PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR DOCUMENTOS.

(PR-CC-035-01 / ISO 4.2)

Objetivo:
Establecer una metodologa para asegurar que los documentos del Sistema de Calidad sean elaborados, revisados, aprobados, emitidos y controlados de una forma estandarizada.
Inicio
Coordinacin de Departamento Se detecta la necesidad de elaborar o actualizar algun documento. Coordinacin de Departamento
Lista de asistencia.

Responsabilidades.
Coordinador de Calidad. Controlar los documentos del sistema de gestin de calidad. Asegurar que se estn utilizando nicamente documentos actualizados. Coordinadores de rea. Desarrollar, elaborar, implementar y mantener actualizados los procedimientos, instructivos, formatos de trabajo, especificaciones, normas y/o manuales del departamento a su cargo. Solicitar las actualizaciones correspondientes a la coordinacin de Calidad de la U.N.

Se realiza la difusin e implementacin con las personas y departamentos involucrados.

Coordinacin de Departamento Se realiza en funcin de las actividades realizadas en el departamento. Coordinacin de Departamento

Alcance: Todos los diferentes

niveles de documentacin del Sistema de Calidad; aplicable a todo el personal de la empresa que tenga la responsabilidad de elaborar documentos para el departamento a su cargo.

Se emite evidencia de la difusin y se comparte listado a calidad y Recursos Humanos.

Aprobado por Gerencia.

Medidores de Desempeo.

Se solicita revisin y actualizacin del documento a calidad. Calidad distribuye copias actualizadas y estandarizadas.

Fin

Polticas.
Todo puesto de la Estructura Organizacional, puede elaborar documentos basndose en la estructura de este procedimiento. Todo procedimiento, instructivo, formato o documento del SGC, se basa en la actividad operativa del departamento emisor.Los procedimientos son mandatorios para la realizacin de las actividades de cada departamento. El personal del departamento debe apegarse a lo descrito en procedimientos, instructivos, normas, especificaciones y/o manuales de la unidad de negocio.

Documentacin del sistema de calidad actualizada al 100% .

No
Adecuado ?

Si

Formatos aplicables y/o Reportes Generados.

Lista de distribucin. FO-CC-035-01 Lista maestra de documentos. FO-CC-035-01

Coordinador de Calidad: Ren Quijada

Gerencia: Manuel T. Lopez

Rev. Ene. / 13 Nivel / 03

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

(PR-CC-035-02 / ISO 4.2)
Objetivo: Establecer la forma de
control de todos los registros del Sistema de Calidad para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin. Con el propsito de demostrar que el SGC se encuentra funcionando.
Inicio
Coordinacin de Departamento Generacin de registro de acuerdo a las actividades descritas en Manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo. Coordinacin de Departamento

Responsabilidades.
Coordinadores de rea. Archivar sus registros o formatos que generen de forma que prevengan su deterioro o dao y aseguren su fcil acceso. Vigilar que todos los registros o formatos en papel sean realizados con tinta y legibles; as mismo que estn protegidos contra humedad, deterioro y/o dao al momento de archivarlos y/o almacenarlos . Actualizar los registros de calidad de acuerdo a la actividad operativa pudiendo ser estos en papel y/o formato electrnico.

Resguardo y archivo de registro como evidencia de realizacin de actividades.

Registro de Calidad

Alcance: aplicable a todo el

personal de la empresa que tenga la responsabilidad de generar registros para tener una evidencia de la realizacin de las actividades inherentes a su departamento.
Utilizacin del registro en las actividades descritas en Manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo. Usuario

Fin

Si
Actualizado ?

Medidores de Desempeo.

No

Registros del sistema de calidad actualizados al 100% .

Coordinacin de Departamento

Adecuar registro a las actividades vigentes descritas en Manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo.

Polticas.
Los formatos/registros a conservarse deben ser identificados en cada uno de los documentos generados del Sistema de Calidad. El llenado adecuado de los registros de calidad es mandatorio como evidencia de la realizacin de la labor asignada. El no llenar los registros de calidad y guardar evidencia de su realizacin, es detonante de acciones correctivas , preventivas y/o de mejora.

Formatos aplicables y/o Reportes Generados.

Listado de Registros. FO-CC-035-04

Coordinador de Calidad: Ren Quijada

Gerencia: Manuel T. Lopez

Rev. Ene. / 13 Nivel / 03

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CAMBIOS.

(PR-CC-031-01 / ISO 4.2)
Objetivo:
Establecer la metodologa a seguir para el manejo de los cambios, modificacin y/o actualizacin de actividades en los procesos de la unidad de negocio y como afectan en el SGC.
Inicio
Coordinacin de Departamento Se detecta la necesidad de realizar un cambio en algn proceso de la unidad de negocio. Desempeo de la Operacin. Auditorias. Reportes del cliente. Acciones correctivas,preventivas y/o de mejora. KPIs
Procedimientos.

Responsabilidades.
Gerencia / Coordinadores de rea . Comunicar, difundir e implementar las actividades que se actualizarn o cambiaron y tienen afectacin en procedimientos , instrucciones y mtodos de trabajo. Realizar las actualizaciones en los documentos afectados del SGC. Coordinador de Calidad. Realizacin del formato de control de cambio como evidencia de la actualizacin y cambio en procedimientos.

Coordinacin de Departamento

Se difunde e implementa a travs de cursos de entrenamiento

Alcance:

Este procedimiento aplica para todos los procesos y documentos que se desarrollen dentro del Sistema de Calidad y deber ser observado por todo el personal .

Desempeo del Departamento

Coordinacin de Departamento Se valida su aplicacin en el piso de trabajo y/o actividad administrativa.

Es dimensionado y evaluado el impacto del cambio. (Motivos, razones.)

No
Es apropiado ?

Fin

Polticas.
Para aplicar cambios en alguno de los documentos del Sistema de Calidad, la Gerencia y/o coordinadores deben comunicar a la coordinacin de Calidad los cambios al documento, estos deben ser revisados y aprobados por las mismas reas y funciones que desarrollaron la emisin anterior. Para los documentos internos se debern llevar a cabo revisiones anuales, en caso de que dicho documento no haya sufrido modificaciones durante un ao y debern de mandar un comunicado a Calidad indicando el resultado de la revisin.

Medidores de Desempeo.

Actualizacin y difusin del 100% de los cambios que se realizan en la unidad de negocio.

Coordinacin de Departamento

Si
Procedimientos.

Se documenta y/o actualiza en procedimientos, instrucciones, manuales, especificaciones relacionados.

Formatos aplicables y/o Reportes Generados.

Platica de Capacitacin. Lista de Distribucin. FO-CC-035-01 FO-CC-035-02

Coordinador de Calidad: Ren Quijada

Gerencia: Manuel T. Lopez

Rev. Ene. / 13 Nivel / 03

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS.

(PR-CC-030-01 / ISO 8.5)
Objetivo: Establecer los lineamientos para implementar las acciones correctivas y preventivas para eliminar las causas reales o potenciales a las no conformidades del proceso y/o Sistema de Calidad con el propsito de evitar su repeticin u ocurrencia. Alcance: Todos los procesos de la unidad de negocio establecidos dentro del SGC.
Inicio
Coordinacin de Departamento Se detectan causas reales y/o potenciales que afectan el desempeo de la U.N. en funcin del cumplimiento de procedimientos. Auditoria / Calidad Calidad y/o departamento que detecta desviacin levanta la no conformidad y/o accin preventiva al departamento con reas de oportunidad.
Procedimientos.

Responsabilidades.
Gerente de Unidad de Negocio: Tomar las medidas necesarias con
No
Resuelta?

Si

los responsables de rea cuando no cumplan las acciones correctivas y preventivas levantadas en los respectivos departamentos de la U.N.
Coordinadores de Departamento: Implementar acciones preventivas y correctivas. Dar seguimiento y solucin a las

Se cierra no conformidad actualizando los procedimientos y actividades afectadas.

Auditoria / Calidad
Formato de Accin P & C .

Fin
Calidad emite formato de accin preventiva / correctiva y entrega al departamento que provoco la desviacin.

acciones preventivas y/o correctivas levantadas a su departamento de responsabilidad en el tiempo y forma acordado.
Coordinacin de Calidad: Realizar el levantamiento de las acciones preventivas y/o correctivas detectadas en el incumplimiento de procedimientos, instrucciones de trabajo ,polticas y/o manual de calidad de la U.N.

Medidores de Desempeo.

Cierre del 100% de acciones preventivas correctivas levantadas.

las y/o
1

Programa de Resolucin.

Realiza programa de actividades para implementacin y solucin de las acciones correctivas y o preventivas. Coordinacin de Departamento

Polticas. Formatos aplicables y/o Reportes Generados.

Accin correctiva o preventiva. FO-CC-030-01 Control de Solicitudes de Acciones Correctivas y preventivas. FO-CC-030-02 Responsable de rea deber contestar en mximo 5 das con las acciones a efectuar y cumplimiento con su programa de trabajo. Tiempo mximo de Solucin 1 mes.

Coordinador de Calidad: Ren Quijada

Gerencia: Manuel T. Lopez

Rev. Ene. / 13 Nivel / 03

PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA DE CALIDAD

(PR-CC-036-01 / ISO 8.5)
Objetivo: Establecer los pasos a seguir para la realizacin de las Auditorias Internas al Sistema de Calidad, con la finalidad de determinar si es conforme con las disposiciones planificadas, con los Quality Standards Requeriments de Colgate Palmolive & ISO 9000. Alcance: Todos los procesos de la unidad de negocio establecidos dentro del SGC.
Inicio
Coordinacin de Calidad Coordinacin de Departamento Compartir programa de Auditoria.

Responsabilidades.
Gerente de Unidad de Negocio: Solicitar la obligatoriedad a las

1
Coordinacin de Calidad Comunicar a las coordinaciones la fecha de Auditoria.

Emitir acciones de mejora.

Coordinacin de Departamento Cumplir con fechas compromiso

coordinaciones de departamento de la unidad de negocio en el cumplimiento de las actividades descritas en Manual de Calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo y polticas de la empresa.
Coordinadores de Departamento: Desarrollar, implementar, difundir y dar seguimiento a las acciones requeridas, necesarias y comprometidas para solventar los hallazgos de las auditorias. Coordinacin de Calidad: Estructurar la auditoria, realizarla con el equipo auditor . Asegurar que las acciones a implementar por los coordinadores de rea cumplan con las fechas compromiso.

Coordinacin de Calidad Realizacin de la Auditoria con equipo auditor Coordinacin de Calidad

Validacin de la implementacin de las acciones.

No

Medidores de Desempeo.

No conformidades?

Fin

Realizacin y cumplimiento al 100% del programa de auditorias internas.

Coordinacin de Departamento Emitir acciones correctivas y/o preventivas

Si

Polticas. Formatos aplicables y/o Reportes Generados.

Programa Anual de Auditorias Internas de Calidad. Plan de Auditoria . Solicitud de accin correctiva o preventiva. FO-CC-036-01 FO-CC-036-02 FO-CC-030-01 El personal que interviene en las auditorias internas al Sistema de Calidad deber ser independiente al que tiene responsabilidad directa sobre la actividad a ser auditada. Cumplimiento de fechas compromiso.

Coordinador de Calidad: Ren Quijada

Gerencia: Manuel T. Lopez

Rev. Ene. / 13 Nivel / 03