BENCHMARKING NACIONAL E INTERNACIONAL

CONTENIDO
I.

Presentacin.
Introduccin

I.

Antecedentes.

Qu es Benchmarking? Orgenes del Benchmarking Por qu Benchmarking? Ventajas aspecto de Benchmarking

II.

Pasos de Benchmarking.

Planeacin Anlisis Integracin Accin Madurez

III. . Conclusiones

introduccin
Por lo general las empresas tienen que competir no slo con empresas de la misma regin, sino que se presenta una competencia cada vez mayor con otras empresas de otros lugares y pases. Por esta razn las empresas deben buscar formas o frmulas que las dirijan hacia una productividad y calidad mayor para poder ser competitivos. Una de estas herramientas o frmulas es el Benchmarking

ANTECEDENTES Qu es Benchmarking?

Es el proceso de identificar, comprender y adaptar las prcticas y procesos sobresalientes de organizaciones de todo el mundo, es un mecanismo que ayudar a las diferentes organizaciones a mejorar su desempeo.

ANTECEDENTES

Si usted conoce a su enemigo y

se conoce a s mismo no tiene por qu temer el resultado de mil batallas

Sun Tzu, General Chino 500 A.C.

ANTECEDENTES Orgenes del Benchmarking

En 1979 XEROX inici un proceso denominado Benchmarking competitivo para combatir la competencia. Primera etapa: se realizaron comparaciones de la calidad y caractersticas de los productos de XEROX con los de otras empresas similares. Segunda etapa: se realizaron comparaciones de costos de produccin.

 Los competidores vendan mquinas por lo mismo que le costaba a XEROX hacerlas

Gracias al Benchmarking XEROX pudo identificar los nuevos procesos, los nuevos componentes de fabricacin y los costos de produccin de los competidores. XEROX cambi su forma de produccin adoptando estndares de la industria.

La alta direccin orden que en todas las unidades de negocios y centros de costos se usara Benchmarking. El Benchmarking y los empleados

se definieron como elementos fundamentales para lograr la calidad en todos los productos y procesos.

Por qu Benchmarking?
Permite incorporar las mejores prcticas de cualquier organizacin a los

procesos internos.

Proporciona estmulo y motivacin a los funcionarios pblicos cuya creatividad se requiere para realizar y poner en prctica los hallazgos de Benchmarking.

Por qu Benchmarking?

Supera la renuencia al cambio arraigada en las organizaciones El Benchmarking permite a los funcionarios pensar fuera de la caja.

El Benchmarking es parte de la mejora continua en una organizacin que de manera permanente busca mejorar el desempeo.

Por qu Benchmarking?

Nivel de desempeo

El Benchmarking acelera la innovacin y el cambio

Mejora continua

Mejora trascendental

Mejora continua

Tiempo

Ventajas
1.
2. 3.

Contribuye a satisfacer en forma ms adecuada las necesidades de los clientes internos y ciudadanos.
Ayuda a determinar mediciones pertinentes de productividad. Coadyuva a lograr una posicin competitiva.

4.

Permite tener conciencia y buscar las mejores prcticas de las organizaciones, sectores y gobiernos en todo el mundo.

Para obtener un buen benchmarketing se debe tener en cuenta lo siguientes aspectos

CALIDAD : que se refiere al nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de producirlos.
PRODUTIVIDAD: es la bsqueda de la excelencia en las reas que controlan los recursos de entrada, y la productividad puede ser expresada por el volumen de produccin y el consumo de recursos los cuales pueden ser costos o capital .

TIEMPO : al igual que de la calidad, simboliza la direccin del desarrollo industrial en los aos recientes.

1.PASOS DE BENCHMARKING
Planeacin Planear es tener una visin globalizada de lo que se quiere realizar dentro de la organizacin.

Dentro de la planeacin existen tres pasos que son: 1. Identificacin de que se va a someter al benchmarketing 2. Identificacin de organismos comparables 3. determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
a. La clave para determinar a qu se le debe aplicar Benchmarking es identificar el producto o servicio sustantivo de la organizacin.

Planeacin
Tambin se puede someter a Benchmarking
las reas con problemas de la organizacin La formulacin de preguntas es una herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking

Qu es ms critico para el xito de la organizacin? El ahorro de del presupuesto Mayor cobertura en los servicios brindados a los ciudadanos

Qu reas estn ocasionando los mayores problemas? Qu productos se proporcionan a los clientes

internos/ciudadanos?

Qu problemas se han identificado en la operacin? Qu mediciones de desempeo estn siendo atendidas?

Planeacin Otra herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking son las mediciones actuales de desempeo. Es necesario ver si son los suficientemente amplias y si no estn orientadas hacia el rea especifica, ejemplo: recursos humanos, administrativa Se deben tomar en cuenta para la seleccin de lo que se va someter a Benchmarking

Su importancia para la organizacin

Las razones de existencia de los procesos

Planeacin

Qu tan importante es el objeto de

Benchmarking para la cadena interna proveedor-cliente o para la

satisfaccin de los usuarios finales ciudadanos?

2. Identificar organismos comparables

Las investigaciones de Benchmarking deben comparar cosas comparables. Tambin deben descubrir las mejores prcticas donde quiera que existan, aunque sea en otros sectores u otros pases.

a)

Considerar competidor en los trminos ms amplios

PLANEACIN

Identificar operaciones comparables en el sector, donde se usan las mejores prcticas, mtodos o procesos.

b) Asegurar la comparabilidad

Las organizaciones con alta satisfaccin del cliente se deben medir contra organizaciones con alta satisfaccin del cliente. Las caractersticas de los productos deben ser genricas.

PLANEACIN
Tipos de Benchmarking
1. Benchmarking interno Comparacin de las operaciones internas, de funciones similares en diferentes unidades de operacin.

Coordinacin administrativa de la Subsecretara de Ingresos vs. Coordinacin administrativa de la Subsecretara de Egresos

Ventaja: facilidad para obtener datos e informacin, no existen problemas de confidencialidad.

PLANEACIN
2. Benchmarking competitivo
. Comparacin contra las organizaciones que ofrecen los mismos servicios

VS.
Mxico

Muestra ventajas y desventajas comparativas entre organizaciones similares.

PLANEACIN
3. Benchmarking funcional
Comparacin contra organizaciones lderes aun cuando se encuentren en sectores dismiles al de la propia organizacin.

Ventaja: Aceptacin ms fcil de las prcticas encontradas en sectores dismiles que de aquellas del mismo sector. Se enfoca sobre una base ms objetiva.

PLANEACIN
4. Benchmarking genrico Comparacin de funciones o procesos similares no importando que el producto, servicio o sector sea distinto.
Proceso de licitacin VS.

Ventaja: Descubrimiento de una tecnologa fcilmente transferible, de resultados ya probados, replicable con slo pequeos ajustes.

PLANEACIN
Una vez que se ha logrado comprender a qu se va a aplicar Benchmarking y el tipo deseado de Benchmarking (o la combinacin) se tiene que identificar las mejores organizaciones, las cuales las podemos encontrar en:

Publicaciones de las cmaras industriales Bases pblicas de datos Asociaciones profesionales Embajadas

Fuentes Externas

PLANEACIN

Asociaciones profesionales Publicaciones sobre el sector Informes especiales del sector Publicaciones funcionales del giro Peridicos funcionales Seminarios

3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar

Fuentes internas

datos

Base de datos de bibliotecas

Revisiones internas
Publicaciones internas

PLANEACIN

Expertos Fuentes universitarias

Observadores de organizaciones
Anuncios Boletines Investigacin Original Retroalimentacin de los ciudadanos

Encuestas telefnicas Servicio de preguntas Redes Firmas de consultores

ANLISIS

4. Determinar la brecha de desempeo actual

Una vez que tengamos los datos de las mejores prcticas, el siguiente paso es compararlos con las operaciones internas y encontrar la brecha comparativa:

medida de diferencia entre el desempeo interno de la organizacin y el de la organizacin con quien nos estamos comparando.

ANLISIS Tipos de brecha

Negativa
Las prcticas externas son superiores

Paridad

No hay diferencias importantes entre las prcticas

Positiva

Las prcticas internas son superiores

ANLISIS
Existen dos pasos para analizar las diferencias entre las
prcticas y evaluarlas:
MISIN MISIN VISIN VISIN INDICADORES INDICADORES
IMPACTO IMPACTO COBERTURA COBERTURA EFICIENCIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD SATISFACCIN SERVICIO

1. Cualitativa:

mediante

el
OBJETIVOS OBJETIVOSESTRTGICOS ESTRTGICOS PROYECTOS PROYECTOS

anlisis descriptivo de la

oportunidad operacional. La
descripcin tiene que
INSUMOS INSUMOS

PROCESOS PROCESOS

RESULTADOS RESULTADOS
PRODUCTOS PRODUCTOS SERVICIOS SERVICIOS

desglosar el proceso hasta el componente ms pequeo.

NECESIDADES NECESIDADES RETROALIMENTACIN DE DELA LAPOBLACIN POBLACIN

2. Cuantitativa:

mediante

la

ANLISIS

cuantificacin analtica del tamao

de la oportunidad. Determina y mide la dimensin de la brecha.
5 Determinar los niveles de desempeo futuros

Una vez definidas las brechas de desempeo

actual ser necesaria la proyeccin de los niveles del desempeo futuro.

ANLISIS
Benchmarking busca constantemente el cambio, la actualizacin y
mantenimiento de las mejores practicas, con el objetivo de cerrar completamente la brecha y lograr un desempeo excelente.

Benchmarking,

adems

de

ser

una

herramienta

mediante

la

cual

la

organizacin adopta las mejores prcticas, es un proceso de fijacin de metas en trminos operacionales.

INTEGRACIN
6. Comunicar los hallazgos de Benchmarking y obtener aceptacin
Hay tres pasos para comunicar los hallazgos de Benchmarking a las personas y organizaciones involucradas:

Determinar los dueos de los procesos y sus necesidades

Seleccionar el mtodo de comunicacin (informes, boletn de noticias, etc.)

Organizar los hallazgos de Benchmarking para su mejor presentacin y comprensin

INTEGRACIN
7. Establecer metas funcionales
Como un resultado de los esfuerzos de Benchmarking es necesario examinar las metas actuales de nuestra organizacin para alinearlas con los resultados encontrados en la bsqueda de mejores prcticas: Impulsar un cambio en las metas. Ejemplo: priorizacin, incluir, excluir

INTEGRACIN
Proceso de fijacin de metas
Misin
Benchmarking debe respaldar la misin La planeacin es el momento para incorporar las prcticas de Benchmarking Las metas de desempeo son declaraciones cuantitativas de las brechas

Hallazgos de prcticas de Benchmarking incluidos Proyectos de Benchmarking implementados

Planeacin Metas de desempeo

Estrategias Tcticas

Las estrategias y las tcticas incluyen las mejores prcticas

ACCIN
8. Desarrollar planes de accin
Se debe tomar en cuenta dos pasos que forman parte del proceso de la planeacin de la accin:
1. Definicin de la actividad o tarea que se quiere realizar: definir quin, qu cuando,

cmo e impedimentos que se

tengan que superar.
Grfica de gantt o PERT, programa de administracin de proyectos project

2. Considerar el respaldo de la organizacin para la puesta en prctica de las mejores prcticas.

ACCIN

Toda organizacin realiza dos niveles de planeacin: la presupuestal anual y la planeacin a largo plazo.

Benchmarking determina las prcticas que se tiene que cambiar con el transcurso del tiempo para hacerse ms competitivos. Benchmarking es la base para los cambios o solicitudes de recursos.

9. Implementar acciones especficas y supervisar el progreso

ACCIN

El valor del Benchmarking se manifiesta cuando la organizacin acta para implantar las mejores prcticas encontradas. Las mejores prcticas deben ser implantadas dentro de la estructura funcional ya existente.

Mtodos 1. Implantacin por la administracin en lnea:

Los dueos de los procesos son los responsables de la implantacin, mayor probabilidad de xito, compromiso y oportuna implantacin.

ACCIN
2. Implantacin de la administracin del proyecto:
Se conforma un equipo de trabajo aparte de los dueos de los procesos, quien ser el encargado de la implantacin. Se utiliza para grandes proyectos.

3. Uso de un zar del proceso: La direccin nombra a una persona quien adquirir y administrar los recursos funcionales para asegurarse de que se implanten las mejores prcticas.
4. Equipo de desempeo: Se conforma un equipo de trabajo, que tambin se conoce como crculo de calidad, quien participar directamente en el proceso de implantacin.

ACCIN
Supervisin del progreso Se debe supervisar peridicamente los procesos en los cuales fueron implantadas las mejores prcticas, con el objetivo de medir los resultados obtenidos y detectar las desviaciones. Recalibrar los benchmarketing Re calibrar es buscar permanente mejores prcticas que permitan a la organizacin permanecer actualizada, ya que las prcticas de la industria estn cambiando constantemente.

ACCIN
Se debe estimular la iniciativa de todas las personas de la organizacin para que lleven a cabo Benchmarking en forma proactiva y permanente, buscando mejores prcticas que sustenten sus planes y objetivos.

Es necesario hacer una evaluacin de recalibracin: Aplicar un cuestionario interno para obtener informacin: De quienes participan en Benchmarking y resultan afectados por el mismo. Las reas de comprensin del Benchmarking. Actitud hacia el proceso de Benchmarking hasta ese momento.

ACCIN
Los resultados de sta evaluacin deben:
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

Planeacin

2. Identificar organismos comparables 3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos 4. Determinar la brecha del desempeo actual

Guiar el proceso de re calibracin. Determinar donde se debe insistir en pasos especficos. Aclarar los pasos si es necesario.

Anlisis

5. Proyectar los niveles de desempeo futuros 6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin 7. Establecer metas funcionales 8. Desarrollar planes de accin

Integracin

Aplicarles Benchmarking de nuevo como parte del proceso de recalibracin para superar los conceptos errneos y obtener aceptacin.

Accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso 10. Recalibrar los benchmarks Lograda una posicin de liderazgo

Madurez

Practicas completamente integradas a los procesos

MADUREZ

El paso de madurez ocurre cuando el Benchmarking abarca a toda la organizacin, las mejores prcticas estn completamente integradas a los procesos.
Se logra la simplificacin de organizacin: identificacin de actividades que satisface necesidades de los ciudadanos y que no son necesarias se eliminan. la las las las

CONCLUSIONES

Benchmarking es la bsqueda de las mejores prcticas que llevan a una organizacin a lograr un desempeo superior. Benchmarking debe aplicarse a los procesos sustantivos de la organizacin. Benchmarking debe ser parte integral del proceso de planeacin y fijacin de metas de la organizacin.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN