LAS REUNIONES

QU SON LAS REUNIONES

Es una actividad en la que un grupo de personas (o equipo de trabajo) se comunican entre s, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo especfico.

LAS REUNIONES

Caractersticas:

Debe existir un grupo. Comunicacin fluida y constante entre los asistentes. En un lugar concreto y con un tiempo determinado. Las decisiones se toman por consenso. Debe haber objetivos.

LAS REUNIONES

Objetivos:

Informar sobre un tema. Transmitir conocimientos. Resolver un problema. Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientos. Analizar, valorar y planificar estrategias de actuacin, metodologas de trabajo, nuevos productos o servicios... Coordinar funciones de los miembros del equipo.

DIMENSIONES DE LAS REUNIONES

Dimensin del conocimiento: los asistentes buscan informacin, conocer datos para poder solucionar el problema. Dimensin socio emocional: los asistentes pueden tener distintas reacciones emocionales y relacionales entre s.

TIPOS DE REUNIONES

Informativa: para transmitir informacin para y desde el grupo. Los asistentes pueden ser tanto activos (dan informacin) como pasivos (reciben informacin). El conductor o moderador dirige la reunin transmitiendo la informacin o formulando preguntas.

TIPOS DE REUNIONES

De solucin de problemas: se trata de resolver problemas de la empresa o los existentes dentro del equipo. Los asistentes deben participar de forma activa y el conductor slo observa y modera la reunin.

TIPOS DE REUNIONES

De trabajo: se trata de intercambiar informacin, coordinarse, mejorar los procesos de trabajo y planificar las estrategias para mejorar la empresa. Los asistentes participan proponiendo ideas, mientras que el moderador deber dirigir la reunin, pudiendo delegar en otra persona.

TIPOS DE REUNIONES

Creativa: para generar nuevas ideas. Los asistentes deben proponer sugerencias. El moderador acta como animador y sintetizador de las ideas.

TIPOS DE REUNIONES

De negociacin: se trata de conciliar intereses y alcanzar acuerdos. Los asistentes deben presentar sus posturas, opiniones y sugerencias. El moderador debe intentar llegar a un acuerdo y ser imparcial.

LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIN

Hay dos tipos:

Moderador / conductor / animador / director. El resto de los miembros del equipo / grupo.

EL MODERADOR

Tiene que dirigir, orientar y coordinar la reunin. Funciones:

Establecer el tema y aportar la informacin necesaria. Moderar las discusiones. Intentar llegar a acuerdos en la toma de decisiones. Crear un clima de confianza y cordialidad para que los asistentes participen. Fomentar la comunicacin y cohesin del equipo. Dinamizar la reunin cuando sta no avance. Resumir o sintetizar los puntos principales de la reunin y los acuerdos alcanzados.

EL MODERADOR
TIPO Protagonismo AUTORITARIO Protagonista absoluto Los impone Los que l determine Relaciones competitivas No la fomenta Genera culpa, miedo, desconfianza, A presin LAISSEZ FAIRE Deja que algunos miembros sean los protagonistas No los fija No son importantes Relaciones de amistad Deja que participe quien quiera Genera desnimo IMPLICADO Es el equipo

Objetivos Resultados Relaciones interpersonales Participacin Sentimientos

Asumidos y claros por el equipo Se cumplen los fijados Relaciones de cooperacin Anima y estimula la participacin Satisfaccin

Trabajo

Relajado

Al ritmo adecuado

EL MODERADOR

Debe reunir una serie de cualidades:

Positivo. Abierto. Imparcial. Cordial. Animador. Implicado. Mediador. Normativo. Sensible. Sabe pensar.

LOS PARTICIPANTES

Funciones:

Se implica activamente y de forma constructiva. Presenta las ideas de forma clara y autnoma. Escucha a los dems y acepta y respeta sus opiniones. Se centra en el tema sin desviarse. Respeta el orden de los temas y las normas de funcionamiento. Propone sugerencias para el buen funcionamiento del equipo. Intenta suavizar tensiones, mediar en los conflictos y evitar cualquier crtica destructiva.

LA ORGANIZACIN DE UNA REUNIN

Hay que atender a los aspectos temporales:

Antes de la reunin. Durante la reunin. Despus de la reunin.

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Necesidad de la reunin: Es el medio ms adecuado?

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Finalidad de la reunin: por qu? y para qu? Para ello, debemos tener claros los objetivos:

Qu queremos con la reunin? (finales) Cmo lo vamos a hacer? (operativos) Cmo evaluamos los resultados? (medibles)

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Asistentes: debemos saber quin van a asistir a la reunin y prever los problemas que puedan surgir.

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Contenido: saber los temas que se van a tratar en la reunin. Esto se plasma en un orden del da.

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Lugar: es dnde se va a celebrar la reunin. Debe ser un sitio cmodo, bien iluminado y con buena temperatura. Las mesas situadas en forma de U o de crculo facilita la participacin. Contar con medios adecuados (pizarra, proyector, etc.)

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Fecha y horario: debe tenerse en cuenta la disponibilidad de los participantes, as como la hora (cuando puedan prestar mxima atencin) No deben durar ms de 2 horas, en caso contrario, se realizar un descanso de 10 a 15 minutos.

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Material:

Documentos de trabajo: se los entregan antes a los participantes. Documentos para la reunin: como estadsticas, etc. que la presenta cualquier persona que vaya a utilizar en la reunin.

LA PREPARACIN DE LA REUNIN

Convocatoria: documento que debe tener:

Convocante. Fecha y hora de inicio y finalizacin. Lugar. Orden del da. Objetivos. Material que deben preparar los asistentes. Listado de participantes.

EL DESARROLLO DE LA REUNIN

Consta de 3 partes:

Planteamiento. Nudo. Desenlace.

EL DESARROLLO DE LA REUNIN

Planteamiento, nos encontramos con 2 momentos:

Toma de contacto: cuando la gente entra y se saluda. Comienzo:

el moderador deber presentar a los asistentes que no se conocen. Recordar / explicar los objetivos. Clarificar el orden del da. Explicar la metodologa y los tiempos que se dedicarn a cada apartado.

EL DESARROLLO DE LA REUNIN

Nudo: es la fase ms difcil, puede ser que surjan problemas. Las dimensiones interpersonales y laborales deben ir unidas a conseguir un mismo objetivo.

EL DESARROLLO DE LA REUNIN

Desenlace: es donde se realiza la sntesis final y se obtienen acuerdos y conclusiones referidas al qu, cmo, quin, cundo y con qu medios se realizarn las actuaciones.

EL DESARROLLO DE LA REUNIN

El acta de la reunin debe ser redactada y debe darse a cada participante tras haber sido aprobada y rectificada en su caso.

EVALUACIN DE LA REUNIN

Es necesario realizarla en dos aspectos:

De lo acontecido en la reunin. Del grado de cumplimiento de los acuerdos obtenidos.

EVALUACIN DE LA REUNIN

De lo acontecido en la reunin:

Cumplimiento de los objetivos. Decisiones que se han adoptado. Dinmica de grupos. Actitudes de todos los participantes.

EVALUACIN DE LA REUNIN

Momento de la evaluacin:

Al finalizar la misma: puede ser que los asistentes no participen o que se mediaticen las respuestas. Tras la reunin: es ms objetiva, debido al tiempo de reflexin. Al comienzo de la prxima reunin: los participantes evalan de forma oral.

LOS PROBLEMAS EN LA REUNIN

Puede ser que se convierta en una charla de amigos o sea una prdida de tiempo, de ah que se hable de reunionitis (reuniones que no son productivas)

LOS PROBLEMAS EN LA REUNIN

Acciones ms comunes:

Antes de la reunin:

No efectuar la convocatoria adecuada. Elegir unos medios materiales inadecuados (estructurales) No preparar de forma adecuada los temas y tratar de improvisar.

LOS PROBLEMAS EN LA REUNIN

Durante la reunin:

Prolongar la sesin inadecuadamente y no efectuar pausas. Problemas entre miembros o divagaciones en la reunin. No cumplir el orden del da. Discutir soluciones antes de abordar correctamente los problemas. Interrupciones. No alcanzar objetivos previstos. Convocar una nueva reunin.

LOS PROBLEMAS EN LA REUNIN

Despus de la reunin:

No redactar y entregar el acta a los participantes. No evaluar lo acontecido en la reunin. No desarrollar un seguimiento de los acuerdos adoptados.

SALA DE REUNIONES SIN PROBLEMAS

Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad, objetivos y contenido) Asistentes adecuados. Convocar con tiempo y forma adecuadas. Facilitar medios materiales y humanos precisos. Moderador: preparacin y utilizacin correcta de tcnicas adecuadas. Tener en cuenta el aspecto humano y no slo la eficacia y eficiencia. Discutir racionalmente y concretar decisiones finales del parecer del equipo. Llevar a la prctica los acuerdos adoptados.