Validacin de la hoja de clculo

Excel es uno de los programas informticos ms comnmente utilizados para realizar clculos automticos o semiautomtica y visualizacin de datos.

Para hojas de clculo de gran flexibilidad el Desarrollo y la Validacin requiere un tiempo considerable

Una hoja de clculo diseada para una sola tarea no puede ser tan poderoso como una hoja de clculo ms flexible, pero es mucho ms fcil de crear y validar.

Cada vez que un clculo tiene que ser repetido durante un largo perodo de tiempo, se debe considerar la generacin de una hoja de clculo validado

Deben tener propsito claro y datos estructurados.

Proporcionar una buena visin conjunta de su intencin. El diseo de la hoja de clculo debe ser bien ordenado, por secciones especficas.

Las frmulas que se utilizan para el clculo deben utilizar celdas individuales.

Se asegura que:
La hoja de clculo es flexible a utilizar para otros productos.

La validacin y revalidacin se puede realizar con facilidad.

La hoja de clculo es ordenada y los valores utilizados para el clculo de los resultados son fcilmente visibles.

La hoja de clculo es flexible en su uso si los valores cambian.

 La validacin de hojas de clculo debe garantizar que todos los datos generados y todas las operaciones y controles realizados con la hoja de clculo y graficos, son vlidos..

Las celdas que contienen valores crticos deben ser protegidos contra el cambio despus de la entrada de datos.

Hojas de clculo que son utilizados por una sola vez y no se almacenan para su uso posterior no necesitan ser validado pero deben ser comprobadas si se utilizan en el mbito de las buenas prcticas.

Plan de validacin

Validacin de hoja de clculo

Documentos de validacin (Protocolo) Ejecucin del plan

PLAN DE VALIDACIN
Nombre del archivo de hoja de clculo, incluyendo el nmero de versin de la hoja de clculo

Ubicacin de almacenamiento de la hoja de clculo Hojas de clculo individuales en el archivo y sus interacciones o conexiones Sistema operativo y software [por ejemplo, Windows 2000 versin 5.0, Microsoft Excel 2000 (9.0.4402 SR-1), incluyendo el servicio de lanzamiento de la versin paquete] Propsito de la hoja de clculo (por ejemplo, clculo de regresin lineal, incluyendo ecuacin, grfico, y la frmula utilizada).

Si la validacin se realiza a posteriori, los datos que se haban generado con la hoja de clculo antes de la validacin y la fecha de que se utiliz la hoja de clculo.

Nombres de usuario (s) que desarrollaron la hoja de clculo y las pruebas de validacin.

El plan debe:
Ser revisado y aprobado.

Se recomienda la participacin de aseguramiento de la calidad

Los resultados reales generados durante la validacin tienen que ser aadidos a completar el protocolo.

REQUISITOS
Los requisitos tienen que ser elegidos de una manera que permite que las pruebas s sean desarrolladas y realizadas para comprobar si la hoja de clculo cumple sus funciones.

Para cada uno de los requisitos se debe realizar una prueba correspondiente.

La seccin de requisitos incluir informacin sobre el propsito, funcin, rendimiento, seguridad y requisitos de diseo.

Ejemplo
Para el clculo de una hoja de clculo de regresin lineal, se describen los siguientes parmetros: Nmero mnimo de entradas que se incluirn (por ejemplo, 10) Clculo automtico de la pendiente y la ordenada en el origen de la regresin lineal de acuerdo con la ecuacin utilizada. Clculo automtico de la desviacin estndar de acuerdo con la ecuacin utilizado. Comprobacin automtica para determinar si el intercepto y la desviacin estndar cumplir con los criterios de aceptacin definidos. Proteccin de todas las celdas, donde no figurarn datos.

DISEO
La seccin de diseo incluir informacin sobre el propsito, el flujo de datos, formatos de hoja de datos , la secuencia en la que se llevar a cabo el clculo.

El contenido o frmulas que son esenciales para cumplir los requisitos de las celdas.

Las celdas que sern protegidas.

PRUEBAS
Incluir informacin sobre el propsito, la documentacin de prueba, revisin y aprobacin, el plan de prueba formal, y ejecucin de la prueba.
Las pruebas con casos conocidos y datos, incluyendo los resultados conocidos tienen que ser desarrollados.

El conjunto de datos utilizados para prueba debe incluir los representativos. Deben incluir los conjuntos de datos que pondrn a prueba los valores que exceden el rango esperado de operaciones normales y comprobar los datos cerca de los lmites de los criterios de aceptacin.

 La prueba ms simple para validar una hoja de clculo es realizar un clculo manual y documentarlo. Todas las pruebas realizadas, los resultados esperados, los criterios de aceptacin de las pruebas y procedimiento para el clculo alternativo (por ejemplo, el clculo manual) debern ser documentados. Las personas que llevan a cabo las pruebas tienen que ser entrenados apropiadamente y deben ser mencionadas en la documentacin.

 Documentacin de todo el procedimiento de prueba debe tener una copia impresa de todos los resultados obtenidos con la hoja de clculo, as como los resultados obtenidos con el clculo alternativo.

 La descripcin de la seguridad incluir informacin acerca de seguridad fsica y lgica. Los procedimientos de seguridad tienen que ser documentados.
Uso de las contraseas para las clulas, hojas de clculo y / o una combinacin de hojas de clculo. (Copia) Procedimiento para la asignacin de las contraseas. Guardar la hoja de clculo (master) slo en unidades seguras donde slo autorizados las personas tengan acceso. Realizacin de una copia de seguridad.

SEGURIDAD

La estrategia de seguridad debe garantizar que las celdas que contienen frmulas de la hoja de clculo no se pueden sobrescribir.

Las hojas de clculo validados deben almacenarse en una unidad de proteccin a la que slo tienen acceso el personal autorizado.

DOCUMENTACIN PARA EL USUARIO Y CAPACITACIN

Incluir informacin sobre el propsito, las responsabilidades y registros de capacitacin.

Se debe explicar el uso de la hoja de clculo, su funcin, las frmulas utilizadas, la localizacin de las plantillas seguras, y el nombre de archivo y la ruta a utilizar para guardar el formulario completo.

CAMBIOS Y CONTROL DE VERSIONES

Los cambios y la seccin de control de versiones incluirn informacin sobre propsito, las responsabilidades, y las pruebas. Los cambios en el sistema operativo y / o en Excel tiene ser documentado, revisado y aprobado.

Descripcin de los cambios

La persona que lleva a cabo el cambio

Fecha en que se complet el cambio.

La persona que realiza la prueba despus del cambio.

Fecha de la ltima prueba

Las hojas de clculo tendr un identificador nico (por ejemplo, nombre de archivo y el nmero de versin). Todos los cambios de la hoja de clculo tiene que ser documentado en un historial del documento.

Cada cambio significativo, requerir revalidacin de la hoja de clculo.

Revalidacin de la hoja de calculo requerida Cambio a una frmula o macro

Revalidacin de la hoja de calculo no requerida Cambio de ordenador

Adicin o eliminacin de una frmula o macro

Actualizacin del software Excel

Cambio de monitor de la computadora

Cambio de teclado del ordenador

Pruebas de actualizacin del sistema operativo

Cambio de ratn del ordenador

ARCHIVO
Incluir informacin sobre el propsito, la clasificacin de registro, y la ubicacin del archivo (s).
Tiene que ser definido que los datos que se generan durante la validacin de la hoja de clculo se clasifica como datos en bruto o resultados ya sean electrnicos o en una copia impresa. Los datos en bruto y todos los datos y documentos que se han generado durante la validacin debe ser archivada.

REVISIN PERIDICA
Incluye la informacin sobre el propsito, proceso, y el intervalo de revisin peridica.

Las pruebas de las funciones de la hoja de clculo debe ser revisado durante la revisin peridica.

Las pruebas previstas, los resultados esperados y criterios de aceptacin deben ser especificados.

REVISIN Y APROBACIN
Todos los documentos de validacin deben ser revisados y aprobados con la participacin de la unidad de aseguramiento de la calidad.

Adems debe contener:

Plan de contingencias de negocios, cuando la hoja de clculo no est disponible (por ejemplo, debido a la problemas de red).

Plan maestro de validacin (por ejemplo, si varias hojas de clculo similares deben ser validados)

Procedimiento (s) y la documentacin de la capacitacin de los usuarios