Organizacin & Procesos Empresariales.

CON QU PROBLEMAS SE ENFRENTA UN GERENTE?

Su personal no sabe a quien obedecer
No sabe de dnde obtener fondos No cuenta con normas adecuadas de funcionamiento

SISTEMA

Necesita un mejor control de la empresa

CONTBIL

Recibe tarde los informes

GERENTE
El personal necesita de una mejor capacitacin Requiere de ms espacio

Requiere de ms personal

CONCEPTOS DE ORGANIZACION Y METODOS

EQUIPOS O SERVICIOS DESTINADOS A:

INVESTIGAR ESTUDIAR ASESORAR ACONSEJAR

SOBRE ORGANIZACION Y RACIONALIZACION DEL TRABAJO EN CUALQUIER ORGANISMO O EMPRESA. J.Jimnez A.

OTROS CONCEPTOS DE O& M

ESPECIALIDAD BASADA EN EL AUMENTO DE LA EFICACIA Y LA RENTABILIDAD DE LOS PROCESOS BUROCRATICOS, ASI COMO EL CONTROL DENTRO DE LA EMPRESA.

R.G. Anderson.

FACTORES QUE MOTIVAN LA NECESIDAD DE LOS SERVICIOS DE O& M

RAPIDO CRECIMIENTO ECONOMICO. AVANCE ACELERADO DE LA TECNOLOGIA. MODIFICACION DE LOS SISTEMAS DE PRODUCCION. APARICION DE MAQUINAS Y EQUIPOS MAS MODERNOS. PROCEDIMIENTOS OBSOLETOS. CRECIMIENTO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL. DISPONIBILIDAD DE TIEMPO REDUCIDO DE DIRECTIVOS Y AUTORIDADES.

FACTORES QUE MOTIVAN LA NECESIDAD DE LOS SERVICIOS DE O& M

NECESIDAD DE ACTUALIZAR PERMANENTEMENTE:

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO. MANUALES DE ORGANIZACION. MANUALES DE FUNCIONES. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. PLANIFICACION DE ACTIVIDADES. CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.

FUNCIONES GENERALES DE ORGANIZACION & METODOS

A. REFERIDAS A ORGANIZACION

Elaborar Informes de diagnstico. Estudiar y analizar permanentemente la estructura organizacional y de procedimientos de la Entidad. Estructuracin y distribucin de actividades. Elaborar y mantener actualizados los Manuales.

FUNCIONES GENERALES DE ORGANIZACION & METODOS

A. REFERIDAS A ORGANIZACION Formular Proyectos de reglamentos. Difundir las tcnicas de organizacin. Realizar implantacin, seguimiento y actualizacin de los nuevos sistemas. Factores fsicos, layout. Realizar estudios de tiempos y movimientos. Evaluacin cualitativa y cuantitativa de Recursos humanos. Otros.

FUNCIONES GENERALES DE ORGANIZACION & METODOS

B. REFERIDAS A METODOS

DIAGNOSTICAR SOBRE METODOS DE OPERACION Y LOS SISTEMAS DE INFORMACION. RACIONALIZAR METODOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO. FORMALIZAR LAS RUTINAS DE TRABAJO. UNIFORMAR OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS. AGILIZAR EL FLUJO DE LA INFORMACION. ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS, FORMULARIOS, DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS, CONTROL PERMANENTE. DISENAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MAS EFICIENTES ACONDICIONAMIENTO DE SISTEMAS.

CONCEPTOS BASICOS DE O & M

FUNCIONES: Reunin lgica y armnica de las actividades afines ACTIVIDADES: Las cantidades de trabajo especfico que que debe realizar una unidad o una persona para que se pueda realizar funciones. OBLIGACIONES O DEBERES: Son las actividades que tiene que realizar un individuo debido al puesto que ocupa en la organizacin. RESPONSABILIDADES:Es la obligacin de rendir cuenta de la ejecucin de los deberes asignados(tiene carcter personal y no es delegable) LA AUTORIDAD Es el derecho de una persona a

LAS 8 FASES DE UN PROYECTO DE ORGANIZACION

1.- Planeamiento 2.- Recoleccin de Datos 3.- Anlisis de los datos 4.- Formulacin del Plan 5.- Prueba del plan 6.-Aplicacin del Plan 7.- Presentacin del Informe final 8.- Control Ulterior

I FASE - PLANEAMIENTO DEL PROYECTO

Hacia dnde va su Empresa?... Por qu? ... Qu intenta hacer?... Cmo lo har? ... Cundo lo har? ... A quin le interesa?
EL ORGANIZADOR DEBE PLANEAR TODO EL TRABAJO QUE TIENE EN VISTA

OPERACIONES DEL PLANEAMIENTO DEL PROYECTO

A.- DEFINIR EL OBJETIVO B.- BUSCAR ANTECEDENTES C.- PREPARAR EL PLAN DE TRABAJO

I FASE - PLANEAMIENTO a) DEFINIR EL OBJETIVO

Determine para quienes est destinado EL TRABAJO

I FASE - PLANEAMIENTO a) DEFINIR EL OBJETIVO

Determine el tipo de resultado que busca

I FASE - PLANEAMIENTO a) DEFINIR EL OBJETIVO

N 1 2

Establezca cunto tiempo se necesita para completar el proyecto

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

FASES DEL PROYECTO

PLANEAMIENTO DE TAREA RECOLECCION DE DATOS

3
4

ANALISIS DE LOS DATOS

ELABORACION DE PROPUESTA PRUEBA DE PROPUESTA PRESENTACION INFORME CONTROL ULTERIOR

5 7 8

I FASE - PLANEAMIENTO a) DEFINIR EL OBJETIVO

determine quines tendrn que ayudarlo

I FASE - PLANEAMIENTO b) BUSCAR ANTECEDENTES

1.- Revise y estudie los reglamentos, manuales y documentos existentes 2.-Revise los informes y memorndums que se sabe o se cree que contienen los puntos de vista u opiniones de otros observadores.

I FASE - PLANEAMIENTO b) BUSCAR ANTECEDENTES

3.- Obtenga y analice datos estadsticos que permitirn evaluar el volumen del trabajo a afrontar 4.- Discuta el servicio a estudiar con personas informadas de los problemas y su estructura actual

I FASE - PANEAMIENTO c) PREPARAR EL TERRENO

*- Invite al personal superior a los responsables del rea a participar en el estudio nombrando sus representantes *- Seleccione los departamentos que sern estudiados y donde se probarn ms adelante los nuevos procedimientos *- Cuide que sean Informados los departamentos elegidos. *- Consulte con el personal superior y las reas interesadas en el Proyecto

ALTO !!!!!!... PREGUNTESE

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

Cul es la manera ms adecuada para realizar la Recoleccin de Datos? Por qu debemos realizar la Recoleccin de informacin? Cmo influye el elemento humano en la recoleccin de informacin? Se puede aprovechar la recoleccin de datos para favorecer el mejoramiento de los procedimientos existentes?

FASE II - LA RECOLECCION DE DATOS

OPERACIONES PRINCIPALES

A.- Preparese B.- Entreviste a los empleados C.- Examine el trabajo D.- Anote los hechos E.-Averige los hechos F.- Haga una descripcin de la situacin actual

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

A) PREPARESE

1.- Orientacin Preliminar del Analista:

a) Estudie los datos existentes sobre los procedimientos actualmente utilizados b) Estudie los organigramas de la parte donde actuar y sus relaciones con las. dems partes

2.- Preparacin de las preguntas a formular:

a)- Prepare las preguntas
a ser contestadas durante la fase de RECOLECCION DE DATOS

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

A) PREPARESE

3.- ORIENTACIN A LOS JEFES *Asegurese que todos los jefes estn enterados de la naturaleza y objetivos de su misin.

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

A) PREPARESE

4.- ESTABLEZCA CONTACTO INICIAL CON LOS EMPLEADOS * Asegrese que tiene la puerta abierta hacia el personal de ejecucin * Realice charlas informales de orientacin antes de comenzar los estudios

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

Mtodo para recolectar informacin

INVESTIGACIN DOCUMENTAL Fuentes:(archivo, personas) Medios:( documentos, leyes, circulares, instructivos, reportes etc.) OBSERVACIN: Busca completar,confrontar y verificar datos obtenidos en la investigacin documental. CUESTIONARIO:Busca describir hechos y opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. ENTREVISTA:Permite descubrir los aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo.

II FASE - RECOLECCION DE DATOS B) ENTREVISTE A LOS EMPLEADOS

* Asegrese de que ellos comprenden cuales son los propsitos y objetivos de su misin * Destaque la importancia del papel que ellos tienen en el xito del estudio

Solicite e inctelos a dar sus sugerencias para el mejoramiento del servicio * Agradezca cada vez que sea posible * No

critique ni corrija. En este momento Ud. est en la

Recoleccin de datos.

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

B) ENTREVISTE A LOS EMPLEADOS * Analice cada fase del proceso en el orden ms oportuno. *Obtenga un ejemplar de cada formulario, llenado como en un caso real. *Haga un nmero suficiente de preguntas que le permita asegurarse de que conoce todo el proceso.

RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA
EMPRESA............................................................ FECHA ..../...../...... NOTA: Solicitamos que cada funcionario de la Empresa proceda al llenado del formulario en forma personal
formulario en forma personal

II FASE RECOLECCION DE DATOS

NOMBRE Y APELLIDO ........................................................................ .............. CARGO O PUESTO:.................................................................. FECHA DE INGRESO A LA FIRMA:........................................ QUIEN ES SU SUPERIOR DIRECTO: (nombre y cargo).... ....................................................... PERSONAS A QUIEN(ES) SUPERVISA DIRECTAMENTE
NOMBRE Y APELLIDO CARGO NOMBRE Y APELLIDO CARGO

TAREAS UD. DESARROLLA NORMALMENTE. EN EL ORDEN APROXIMADO QUE LAS REALIZA. N Tareas diarias y/o Habituales horas diarias
1 2 3 4 5 N 1 2 3 4 N 1 2 3 4

Tareas Ocasionales y/o periodicas

horas q m

Tareas ocasionales a Intervalos Irregulares

horas q m

INDIQUE DE QUIENES UD. RECIBE INFORMES

NECESARIOS PARA REALIZAR SU TAREA Y CON QU PERIOD.
N 1 2

NOMBRE

CARGO

INFORMES

II FASE RECOLECCIO N DE DATOS

3 4 5 6

INDIQUE QU INFORMES UD. GENERA Y CON QU PERIODICIDAD LO REALIZA INFORME

1 2 3 4 5

ENVIADO A

PERIODICIDAD

FIRMA ....................................

FICHA DE CATASTRO DE FORMULARIOS NOMBRE DEL FORMULARIO............................................... CDIGO......................... DEPARTAMENTO DE:.................... FECHA....../......./...... DESCRIBA LA FINALIDAD DEL FORMULARIO
( ( ( ( ( ) ) ) ) ) UTILIZACIN INTERNA UTILIZACIN EXTERNA SIMPLE INFORMACIN ARCHIVO FORMULARIO NUEVO ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) TOMA DE DECISIONES ACOMPAAMIENTO CONTROL OTROS FORMULARIO EN USO

DESCRIPCIN ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

II FASE RECOLECCIO N DE DATOS

----------------------------------------------------------------------

INFORME CMO SER COMPLETADO EL FORMULARIO

( ) MANUSCRITO ( ) COMPUTADORA ( ) MAQUINA DE ESCRIBIR ( ) OTROS.ESPECIFICAR ..........................................................................................
INFORME EL NMERO DE COPIAS, COLOR Y DESTINO DE CADA UNA, A PARTIR DE LA EMISIN HASTA EL ARCHIVO O DISTRIBUCIN, IDENTIFICANDO TODOS LOS FUNCIONARIOS QUE LOS UTILIZAN.

N de Copias 1) y Colores 2) 1) 2) 3) 4) 5) 6)

3) 4)

5) 6)

DESTINO

IDENTIFIQUE DE QU FORMULARIOS SERN TRANSCRIPTOS LOS DATOS PARA EL ACTUAL--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INFORME PARA CUALES DOCUMENTOS SERN TRANSCRIPTOS LOS DATOS DEL FORMULARIO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INFORME CUALES FORMULARIOS SERN SUSTITUIDOS POR EL FORMULARIO PREVISTO ACTUALMENTE--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------NOTA: Anexe diseo de cada formulario, debidamente preparado

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

C) EXAMINE EL TRABAJO

NO QUEDE SATISFECHO CON LO QUE SE DICE

VEALO

UD MISMO!!!

II FASE - RECOLECCION DE DATOS D) ANOTE LOS HECHOS

Anote en formularios especiales para anlisis toda la informacin que Ud. ha visto personalmente o que le fuera proporcionada, contestando a sus preguntas

MODELO DE CUESTIONARIO
EMPRESA
CODIFICACIN

II FASE RELEVAMIENTO CUESTIONARIO PreguntaRespuesta codificada ms una narrativa aclaratoria

Relevado por:
APELLIDO FECHA

Relevado por:
APELLIDO FECHA

AUDITORIA AL

formulario en forma personal RESPUESTAS

NO SI NA OBSERVACIONES COMENTARIOS Y ACLARACIONES

II FASE - RECOLECCION DE DATOS

E) VERIFIQUE LA EXACTITUD DEL ESTUDIO Haga revisar y VENTAJAS firmar los El analista se formularios de asegura que los anlisis por funcionarios datos a utilizar que puedan ulteriormente son asegurar su fidedignos exactitud y su Los funcionarios no integridad. podrn refutar Haga las correcciones luego una que se le informacin que indique tuviera la oportunidad de

II FASE - RECOLECCION DE DATOS F) HAGA EL RESUMEN DEL ESTUDIO

Prepare un resumen indicando volumen de trabajo, formularios, archivos,registros,y/o pasos del procedimiento usado. Mestrelo al personal directivo Exprese su agradecimiento por las atenciones recibidas durante el estudio.

III FASE - ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES

AUNQUE EL ESTUDIO DE ORGANIZACION S EA UN PROCESO PERMANENTE, AQU ES DONDE EL ANALISTA: Extrae las ideas de los datos recogidos Planea posibles conclusiones para: - mejores mtodos de trabajo - mejores formularios PREPARE MENTALMENTE EL PLAN PARA LAS FASES SIGUIENTES

III FASE - ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES

A) PREPARE DIAGRAMAS PREVIOS

1.- Clasifique los formularios de anlisis de acuerdo a los procedimientos. 2.- En cada procedimiento clasifquelos de acuerdo a su orden de ejecucin 3.- Prepare diagramas representando los procedimientos actuales de la oficina

III FASE - ANALISIS DE DATOS

ANALICE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO

*Analice los pasos previos de este procedimiento

* Si ms de un

departamento est involucrado compare los procedimientos.

* Juzgue la utilidad de los pasos del actual procedimiento.

III FASE - ANALISIS DE LOS DATOS

PUEDE UD.?
*ELIMINAR?

*SIMPLIFICAR?

CAMBIAR EL ORDEN?... *COMBINAR?

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO FLUXOGRAMAS DIAGRAMAS DE PROCESOS DIAGRAMAS DE GANTT ESQUEMAS

FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE MAQUINAS
Dpto. tecnico Dpto.compra Rectorado Dpto. tecnico
DEL PROVEEDOR

Tesorera
DEL PROVEEDOR

Contable

Presup.

Pedido 2 Provisin
1

P.P.

P.P.

1 NOTA DE REMISION

Factura

2 Presup. 2

AL PROVEEDOR

4
Nota 2 de Remisin

P.P.

P.P.
5
NR

F 3
CHEQUE

P.P.

O.P. O.P.

A CAJA
1) PEDIDO DE PRESUPUESTO 3) SE HACE EL PEDIDO POR TELEFONO 2) AUTORIZACION DE LA COMPRA

5) SE COTEJA ESTOS DOCUMENTOS Y SE HACE CHEQUE

6) SE CONTABILIZA

FLUJOGRAMA
1
INICIO DE PROCESO DOCUMENTO

REMISIN

FACTURA CRDITO

DIRECCION

FLUJOGRAMA SIMBOLOS
ARCHIVO DEFINITIVO

OPERACION

ARCHIVO TRANSITORIO

FLUJOGRAMA SIMBOLOS
A

ARCHIVO ALFABTICO
ARCHIVO POR FECHA ARCHIVO NUMRICO ARCHIVO POR FECHA Y NMERO

F N
FN

U T

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA INTERCONTINENTAL

QUALIDADE TOTAL FIAT

CI

FACTURA CRDITO

DESTRUCCIN

PREPARACIN DE DOCUMENTO
DA ORIGEN A DOCUMENTO CONTABLE

F. C.

Firma documento

U T I C
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA INTERCONTINENTAL

QUALIDADE TOTAL FIAT

CI

FACTURA CRDITO

DIARIO

MAYOR

Verifica y registra verifica CRDITO

y registra

FASE III -ANALISIS DE LOS DATOS

C) ANALICE LOS FORMULARIOS

1.- Analice los formularios de cada procedimiento 2.- Prepare los diagramas de anlisis para los formularios parecidos o relacionados. 3.- Disee nuevos formularios o corrija los antiguos cuando sea necesario. 4.- Haga una estimacin del ahorro y de la racionalizacin de formularios

USO Y DESTINO DE FORMULARIOS

CONTENIDO: DESCRIPCION DEL FORMULARIO EMISOR RECEPTOR CONTENIDO OBJETIVO CIRCUITO DE CONTROL ORIGEN Y DESTINO

III FASE - ANALISIS DE LOS DATOS D) DISCUCIN!!! DISCUTA CON OTRAS PERSONAS SUS CONCLUSIONES SOBRE SIMPLIFICACIN Y ESTANDARIZACION TENIENDO EN CUENTA: 1.- Donde se encuentra? 2.- Quin est disponible? 3.- Qu quiere discutir?

TODO HOMBRE ES UN REFORMADOR ... HASTA QUE LA REFORMA PISE SUS CALLOS.
Ed Howe

IV FASE - FORMULACION DEL PLAN

PLAN GENERAL DE ORGANIZACIN

Elabore un listado de las actividades necesarias para cumplir con los objetivos y planes. Agrupe tales actividades por su similitud y de acuerdo al criterio de departamentalizacin que adopte. Asignar las actividades a unidades de trabajo especfico Definir los deberes, responsabilidades y autoridad de cada unidad de trabajo. Determine el tipo de relaciones que tendrn entre s dichas unidades y stas con el exterior.

IV FASE - FORMULACION DEL PLAN

PLAN GENERAL DE ORGANIZACIN

Elabore el grfico de organizacin Describa los puestos y especifquelo preferentemente por unidad de trabajo definido Disee los espacios fsicos que ocupar la organizacin en general y cada una de las unidades de trabajo disee los sistemas y procedimientos administrativos Elabore los manuales administrativos :(de organizacin, de procedimientos, de polticas)

IV FASE - FORMULACION DEL PLAN DESARROLLO DE FORMULARIOS MODELOS Y PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS

Presente proposiciones de procedimientos y de formularios y/o de cambio. Realice discusiones ulteriores para obtener la aceptacin. Someta a perodos de prueba que aportarn cambios a sus proyectos. Evite presentacin artstica de sus planes.

IV FASE: FORMULACION DEL PLAN a) PREPARAR DIAGRAMAS DE LA SITUACION FUTURA

1.- En base al anlisis de los diagramas de la situacin actual , bosqueje los diagramas de la situacin futura 2.- Evale los diagramas de la situacin futura y los nuevos formularios con los directivos y responsables de los departamentos involucrados. 3.- El xito de la prueba final depende del acuerdo con todas las personas interesadas. 4.- Bosqueje los diagramas de la situacin futura, incluido las sugerencias, para su utilizacin en la prueba. 5.- Destaque el aspecto de los procedimientos de la situacin futura. 6.- Decidase por una estructura que proporcione ptimos resultados

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

PRINCIPIOS DE ORGANIZACION TIPOS DE ESTRUCTURA DEPARTAMENTALIZACION ORGANIGRAMAS MANUALES ADMINISTRATIVOS

PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

LA ORGANIZACIN EXPRESIN DE LOS OBJETIVOS DETERMINAR ESTRUCTURA (formal e informal). DIVISION DEL TRABAJO ( vertical y horizontal) ASIGNACION DE ACTIVIDADES(definicin de cada puesto, autoridad, responsabilidad y relaciones) DEFINICION DE NIVELES JERARQUICOS (centralizacin y descentralizacin) UNIDAD DE MANDO( la responsabilidad el superior en lo que respecta a la actuacin de los subordinados, es absoluta)

PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

LIMITE DE SUBORDINADOS (6/7) (capacidad de control) CLARIDAD ESCALA JERARQUICA(lineas claras de autoridad para cada responsable dentro de la organ,) DELEGACION(RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD) (la autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente) CONTINUIDAD EN EL PROCESO DE ORGANIZACIN Y EN LA APLICACIN DE NUEVAS TECNICAS DEFINICION DE ASESORIAS

PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

DIVISION DEL TRABAJO ( vertical y horizontal) No es eficiente ni deseable en todas las situaciones requiriendo como requisitos bsicos: 1.-Un volumen de trabajo relativamente grande 2.-Una estabilidad en el volumen del trabajo, asistencia del trabajador,calidad de la materia prima, diseo de producto y tecnologa de la produccin.

DEFINICION DE NIVELES JERARQUICOS

LA DESCENTRALIZACIN: Es la dispersin del poder y la toma de decisiones, a niveles de la organizacin sucesivamente ms bajos. Factores que afectan el grado de centralizacin y descentralizacin: Filosofa de la Organizacin Evolucin del crecimiento de la Organizacin Dispersin geogrfica de la organizacin Disponibilidad de controles efectivos Calidad de los administradores en diferentes niveles.

MANUAL DE FUNCIONES
COMPOSICION:

ORGANIGRAMA GENERAL ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL ESQUEMA LAYOUT MISIONES Y FUNCIONES RELACIONES JERARQUICAS INFORMACIONES QUE SE EMITEN EN UN PUESTO INFORMACIONES QUE SE RECIBEN Y ARCHIVAN ESPECIFICACIONES DE LA POSICION: TITULO PROFESIONAL - APTITUDES

ORGANIGRAMA

Es la

REPRESENTACION GRAFICA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA.

Existe varios tipos de ORGANIGRAMAS

DETERMINAR ESTRUCTURA
DEPARTAMENTALIZACION
PROCESO DE AGRUPACION DE ACTIVIDADES

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACION:
POR FUNCION. POR PRODUCTO O SERVICIO POR PROCESO POR CLIENTE POR REGION O ZONA GEOGRAFICA

IV FASE - FORMULACION DEL PLAN

PREPARAR FORMULARIOS MODELOS

1.-En base al relevamiento y anlisis de los formularios, efecte el catastro de todos los formularios: viejos, nuevos o modificados que sern utilizados. 2.- Donde estn provistos formularios nuevos o modificados, suministre la cantidad necesaria para las pruebas

MANUALES ADMINISTRATIVOS
ELABORACION Y USO

TIPOS DE MANUALES GENERAL: - De organizacin,

- De procedimientos, - De polticas. ESPECFICO:- De Reclutamiento y Seleccin - De Auditora Interna - De Polticas del Personal - De Procedimientos de

OBJETIVO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

A) Presentar una visin conjunta de la organizacin B) Precisar las funciones de cada unidad orgnica para deslindar responsabilidades,evitar duplicaciones y detectar omisiones. C)Ayudar a la ejecucin correcta de las labores y propiciar la uniformidad D)Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin del trabajo. E) Facilitar el reclutamiento y seleccin del personal F)Facilita la orientacin del funcionario recin incorporado. G)Propicia el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

1.- Identificacin 2.- Indice 3.- Introduccin 3.1 Objetivo del manual 3.2 Ambito de Aplicacin 3.3 Autoridad 3.4 Como usar el manual 4.- Directorio 5.- Antecedentes Histricos 6.- Base Legal (Organismo Pblico) 7.- Organigrama 8.- Estructura funcional 8.1 Objetivo de cada Unidad Orgnica

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A) Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin, facilitando un buen nivel organizacional B) Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. C) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo, sirve de gua para aclarar dudas. D) Describir grficamente los flujos de las operaciones E) Servir como medio de integracin, orientacin para el personal recin incorporado y gua para aclarar dudas. F) Propiciar el mejor aprovechamiento de recursos humanos y materiales, reduciendo el periodo de adiestramiento, convirtiendose en valioso instrumento directivo. G)Reducir los errores operativos al mximo posible y evita que los cambios sean apresurados.

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.- Indice 2.- Introduccin 2.1 Objetivo del manual 2.2 Alcance 2.3 Como usar el manual 2.4 Revisiones y recomendaciones 3.- Organigrama 4.- Grficas 4.1 Diagrama de Flujo 5.- Estructura de procedimiento 5.1 Descripcin Narrativa de los procedimientos 6.- Formas 6.1 Formas empleadas 6.2 Instructivo de las formas Empleadas

OBJETIVOS DEL MANUAL DE POLTICAS

A) Presenta una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada administracin. B) Proporciona un panorama general para realizar acciones en cada unidad administrativa, slo los inespedados requiren la atencin de los altos directivos. C) Proporciona marco de Accin, dentro sel cual puede operar libremente, lo que agiliza el proceso decisorio. D) Es instrumento til para la orientacin e informacin al personal, y ayudan a asegurar un trato equitativo. E) Facilita la descentralizacin, al suministrar lineamientos claros a los niveles intermedios. F) Sirve de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLTICAS

1.- Indice 2.- Introduccin 2.1 Objetivo del manual 2.2 Alcance 2.3 Como usar el manual 2.4 Revisiones y recomendaciones 3.- Organigrama 4.- Declaracin de Polticas

METODOS DE ARCHIVO Y REGISTRO

CONTENIDO: TIPO DE DOCUMENTACION CLASIFICACION METODO DE BUSQUEDA PERIODO DE ARCHIVO RESPONSABLE PERSONAL CON ACCESO UBICACION FISICA

V FASE: PRUEBA DEL PLAN

PROBAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS

LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMULARIOS DESARRROLADOS EN LAS FASES PRECEDENTES, NO PUEDEN CONSIDERARSE COMO PRACTICOS HASTA QUE HAYAN SIDO MINUCIOSAMENTE PROBADOS

V FASE: PRUEBA DEL PLAN a) HAGA PLANES PRELIMINARES

1.- Realice los preparativos finales para la prueba con el departamento seleccionado. 2.- Coordine de manera tal a permitir sea observado por los directivos y otros departamentos interesados. 3.- Haga que participe en la prueba todos los departamentos involucrados

V- FASE: PRUEBA DEL PLAN

b) APLICAR LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMULARIOS PROPUESTOS

1.- Realice reunin informativa con los jefes involucrados 2.- Confeccione un calendario de aplicacin de los nuevos procedimientos.

V FASE : PRUEBA DEL PLAN b) APLICAR LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMULARIOS PROPUESTOS

3.- Supervise personalmente la aplicacin del nuevo procedimiento o formulario 4.- Este dispuesto a aceptar sugerencias de cambios de ultimo momento. 5.- Est preparado para cualquier dificultad debido a fallas del nuevo procedimiento e identifique de inmediato las modificaciones necesarias.

V FASE : PROBAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS . OPERACION C: REVISAR LAS PRUEBAS 1.- Revise constantemente y en detalle las operaciones que estn siendo probadas. 2.- Cuando los cambios propuestos dan resultados favorables, concerte una visita para los dems funcionarios interesados. 3.- Acompae a los visitantes durante la demostracin. 4.- Estudie sus sugerencias e incorprelas cuando sea posible.

VI FASE: PROBAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS OPERACION D: APLICACION DEFINITIVA DE LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS.

1.- En colaboracin con los representantes de las oficinas interesadas, prepare el calendario de aplicacin. 2.- Provea de antemano ejemplares del Manual de Procedimientos a todas las oficinas interesadas, solicitando su distribucin, con instrucciones y fechas de aplicacin.

VI FASE: APLICACION DEFINITIVA DE LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS

3.- Asegrese de que se cumpla el calendario de aplicacin 4.- En caso de demora, tome las medidas apropiadas 5.- En todo lo que sea posible, asista a los directivos y a los departamentos involucrados para averiguar la aplicacin del nuevo procedimiento.

VII FASE: PUBLICAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS. A PREPARAR MATERIAL PARA LA PUBLICACION.

1.- Haga el ajuste final de los diagramas de procedimientos y de los formularios. 2.- Prepare las aclaraciones si son necesarias. 3.- Calcule el nmero de ejemplares que necesita

VII FASE: APLICAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS B OBTENER ACUERDOS FORMALES

1.- Presente ejemplares de la ltima versin del manual de procedimientos al directorio y a las oficinas interesadas para su revista final. 2.- Haga reuniones de mesa redonda, si parecen necesarias.

3.- Obtenga un declaracin escrita del acuerdo. 4.- Controle su estimacin previa antes de la distribucin del manual de procedimientos.

VII FASE: PUBLICAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS.

C PUBLICACION

1.- Presente el informe final aprobado a computacin para su procesamiento. 2.- Colabore con este departamento para la presentacin final y la correccin de las pruebas.

VIII FASE: CONTROL ULTERIOR.

VERIFICACION DE LA APLICACION DE PROCEDIMIENTOS

1.- En base a visitas o informes, asegrese de la aplicacin de los nuevos procedimientos. 2.- Estudie los motivos de las demoras para remediarlas.

VIII FASE: CONTROL ULTERIOR B HACER INSPECCIONES PERIODICAS.

1.- Visite las oficinas para averiguar si se necesita revisiones de los nuevos procedimientos. 2.- Si es necesario, tome las medidas apropiadas para hacer tales revisiones.

VIII FASE: CONTROL ULTERIOR C REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

1.- A un ao de su distribucin o implementacin la informacin perder valor y el 15 al 20% de la informacin ser inexacta. 2.- A los 2 aos 30 al 35% ser inexacto, adems de la prdida de confianza en el documento 3.-Para cortar la obsolescencia, se debe planear revisiones y actualizaciones que pueden ser de dos tipos:Irregulares y Regulares.

VIII FASE: CONTROL ULTERIOR C REVISIONES Y ACTUALIZACIONES 1.- ACTUALIZACIONES IRREGULARES: las que se realizan conforme sean necesarias (cambio de procedimiento), por razones de seguridad o por otra razn justificable. 2.- ACTUALIZACIONES REGULARES:Es un programa de actualizacin peridica, de por lo menos una vez al ao con el fin de mantenerlos apegados a la realidad. 2.1.-Cuando sea necesario hacerlo cada unidad orgnica presentar los proyectos correspondientes a la unidad responsable para ver su conformidad con las polticas del Ente, y los efectos sobre las otras unidades orgnicas.

VIII FASE: CONTROL ULTERIOR D RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACION 1.- Los analistas tendrn la responsabilidad de que haya una buena comunicacin de los temas. 2.- Llevar un registro de todos los cambios hechos en cada manual y las razones de ello. 3. Aadir al manual una copia de las pginas que se ha publicado, con notas que indiquen las fechas en vigencia. 4.- Incluir una revisin de los manuales en los procedimientos de Auditora Interna. 5.- Incluir una verificacin de manuales como parte del proceso de evaluacin del rendimiento, para asegurar la actualizacin por parte del cliente

CP

GRACIAS!