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GESTIN DE FLOTAS

ELEMENTOS

A CONSIDERAR EN LA GESTIN DE FLOTAS


DE MANTENIMIENTO DE VEHCULOS DE FINANCIACIN PARA ADQUISICIN DE VEHCULOS

CICLOS

HERRAMIENTAS

Qu es una flota de transporte?

Conjunto de vehculos destinados a

transportar mercancas o personas y que


dependen econmicamente de la misma empresa.

Dimensionamiento y Estructura de la Flota

Tipos de Servicios Tipo de Mercanca Tipo de Expediciones Tipos de Clientes Crecimiento esperado Legislacin Tipos, cantidad y caractersticas de vehculos y conductores

Anlisis Financiero

Anlisis de Riesgos

Flota Propia y/o Subcontratada

Flota Propia o Subcontratada

Sobre la base de los tipos, las caractersticas y la cantidad necesaria de vehculos, hay que revisar o tomar decisiones acerca de: Estructura de la flota Qu parte propia y qu parte subcontratada Zonas geogrficas Sistema de financiacin de la flota propia Compra con financiacin propia Compra con financiacin externa Leasing Renting Sistema de contratacin de la flota subcontratada En exclusiva, compartida con otras empresas, o alianzas Autnomos Cooperativas de autnomos Otras empresas de transporte

Flota Propia o Subcontratada

Flota Propia Costos fijos Absentismo Inversiones Costes combustible Gestin Mantenimiento Gestin Formacin Costo Total Capacidad ajuste Motivacin Si Media empresa Si Si Si Inferior Baja Segn circunstancias de la

Flota Subcontratada No Muy bajo No Impacto diferido No No Superior (1) Media alta Alta

Impacto directo

(1) Actualmente el coste de un autnomo puede ser inferior al de un vehculo propio

Razones para disponer de flota propia

Las empresas que tienen flota propia lo hacen por una o varias de las siguientes razones: Diversificar el riesgo Por ejemplo ante una huelga de transportistas Mayor capacidad de control y confianza para determinados servicios: Clientes crticos Servicios especiales, etc. Competencia, flexibilidad y disponibilidad de conductores de la plantilla Menor coste total si se realiza un control y una gestin excelentes Elevados costes de sustitucin al querer desprenderse de la misma: Coste econmico de los despidos Clima laboral e incidencia en el servicio

Por qu gestionar la flota?


Cumplimiento de las regulaciones:
Horas de servicio. Regulaciones de velocidad, etc.

Localizacin automtica se vehculos, seguimiento y rastreo


Situacin del vehculo. Comportamiento de conductores.

Fiabilidad de las operaciones de los vehculos.


Diagnstico de vehculos. Gestin de condiciones.

Seguridad y responsabilidad.
Reduccin de costes. Acuerdos rpidos. Plizas forzadas.

Gestin ptima de la cadena de suministro


Control de frontera y aduana. Cadena de suministro visible. Sistema de transporte integrado. RFID

Principales beneficios de la gestin eficiente de flotas


Mejora en la gestin de la flota a travs de aprovechar los vehculos infrautilizados Ahorros gracias a la automatizacin de la planificacin de rutas. Reaccin ante imprevistos de cualquier tipo de manera inmediata, para satisfacer al cliente y afianzar su confianza
MEJORA DE LA CALIDAD DE SERVICIO.

REDUCCIN DE COSTES.

AHORRO DE TIEMPO

Las normativas legales introducidas en un sistema de gestin de flotas se tienen en cuenta durante la planificacin sin posibilidad de error.
CUMPLIMIENTO DE LAS NORMATIVAS.

Productividad / Competitividad

La productividad se puede definir como una relacin entre los resultados de un proceso y la cantidad de recursos empleados. Por ejemplo: servicios de entrega realizados / n de horas empleadas servicios de entrega realizados / n de vehculos empleados servicios realizados / litros de combustible empleados llamadas atendidas / n de personas de atencin al cliente La productividad tambin se puede medir como la relacin entre los resultados de un proceso y el coste de los recursos empleados. Veamos algunos ejemplos: servicios de entrega realizados / coste de las horas empleadas servicios de entrega realizados / coste de los vehculos empleados servicios realizados / coste del combustible empleados llamadas atendidas / coste del equipo de atencin al cliente Cmo se relacionan las dos formas de medir la productividad?

Productividad / Competitividad

El grado de aprovechamiento de los recursos disponibles, es fundamental en la optimizacin del coste de los mismos. Veamos algunos ejemplos: n de horas empleadas / n de horas disponibles n de horas de uso de un vehculo o de una flota / n de horas disponibles n de viajes en carga / n de viajes realizados ocupacin del espacio de un vehculo / espacio disponible peso real cargado en los vehculos / capacidad de carga de los vehculos El cumplimiento de los compromisos acordados con los clientes es el requisito necesario, aunque no suficiente, para ser competitivo. Veamos algunos indicadores: n de servicios correctamente realizados / n de servicios pactados n de incidencias solucionadas en plazo / n total de incidencias n de unidades daadas en el transporte / n total de unidades transportadas

n de reclamaciones de clientes / n total de servicios

Competitividad
SERVICIOS REALIZADOS

PRODUCTIVID AD

COSTES

COMPETENCIA

OCUPACIN REAL / DISPONIBLE N SERVICIOS POR VEHCULO COSTE POR SERVICIO COSTE POR VEHCULO COSTE FLOTA / UNIDADES FLOTA COSTE DEPT. TRFICO PLANIFICACIN Y GESTIN DISEO DE LA RED / RUTAS

COSTES EXPLOTACI N

SERVICIOS VENDIDOS VALOR POR UNIDAD

RENTAB ILIDAD VENTA S GASTOS GENERALES

PERSONAS SISTEMAS

SATISF AC.CLI ENTE

CALIDAD DE SERVICIO

FLOTA / RECURSOS

PROCESOS

Procesos

PROCESOS OPERATIVOS

CLIENTE

RECOGIDAS EN CLIENTE Y CONTROL


Atencin Cliente Planificacin recogidas Cumplimiento horarios Control y etiquetado Cubicaje / tasacin Documentacin Deteccin incidencias

SALIDA LARGA DISTANCIA


Plan de Transporte Descarga y clasificacin Carga correcta Cumplimiento horarios

LLEGADAS A DESTINO
Cumplimiento horarios Descarga Control y clasificacin Deteccin incidencias - llegadas por error - bultos sin identificar - bultos con roturas

SALIDA A REPARTO / ENTREGA A CLIENTE


Asignacin a rutas Plan de medios transporte Control carga para reparto Cumplimiento horarios Confirmacin de entregas Comunicacin incidencias Atencin al Cliente

CLIENTE

Atencin al Cliente y Solucin de Incidencias


PROCESOS DE SOPORTE
DISEO RED LOCAL DISTRIBUCIN GESTIN Y MTO. FLOTA VEHCULOS DISEO RED NACIONAL DISTRIBUCIN DISEO RED LOCAL DISTRIBUCIN

SISTEMAS INFORMTICOS Y DE COMUNICACIONES

SELECCIN, FORMACIN Y MOTIVACIN PERSONAS

PLANIFICACIN DE NECESIDADES Y GESTIN DE COMPRAS

Indicadores de Procesos Operativos - Visin Global

PROCESOS OPERATIVOS
CLIENTE

CLIENTE

RECOGIDAS EN CLIENTE Y CONTROL


Atencin Cliente Planificacin recogidas Cumplimiento horarios Control y etiquetado Cubicaje / tasacin Documentacin Deteccin incidencias

SALIDA LARGA DISTANCIA


Plan de Transporte Descarga y clasificacin Carga correcta Cumplimiento horarios

LLEGADAS A DESTINO
Cumplimiento horarios Descarga Control y clasificacin Deteccin incidencias - llegadas por error - bultos sin identificar - bultos con roturas

SALIDA A REPARTO / ENTREGA A CLIENTE


Asignacin a rutas Plan de medios transporte Control carga para reparto Cumplimiento horarios Confirmacin de entregas Comunicacin incidencias Atencin al Cliente

% Recogidas correctas Kg por recogida

% de Incidencias Coste Flota / Kg recogidos

% Horarios de Salida

% Ocupacin Vehculos

Coste Flota / Kg transportados

% Horarios de Llegada

% Entregas correctas Coste Flota / Kg entregados

% de Incidencias Kg por expedicin

Coste Flota / Facturacin

Margen o Rentabilidad por Vehculo

Responsabilidad social de la empresa

La Responsabilidad Social de la Empresa es la integracin voluntaria por parte de las empresas de las preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y en sus relaciones con sus interlocutores.

Definicin dada en el Libro Verde que present la Comisin Europea en Bruselas el 18 de julio de 2001 para fomentar un marco europeo para la responsabilidad social de las empresas. (www.jussemper.org/Inicio/Recursos/Actividad%20Corporativa/libroverdedelaue.html)

Calidad de servicio
Comunicacin boca a oreja Comunicaciones externas a los clientes GAP4 Entrega del servicio (incluyendo contactos anteriores y posteriores)

GAP5

Necesidades personales

SERVICIO ESPERADO

SERVICIO PERCIBIDO

GAP3 Conversin de percepciones en especificaciones de la calidad de servicio

Experiencia pasada

GAP2 Percepcin de los directivos sobre las expectativas de los consumidores

GAP1 Fuente: PARASURAMAN;ZEITHAML Y BERRY (1985)

Tipos de Sistemas de Gestin

Entre los tipos de herramientas informticas ms utilizados se encuentran los siguientes: Sistemas de Optimizacin de Red de Distribucin Sistemas de Optimizacin de Rutas de Reparto Sistemas de Gestin de Flotas Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin En esta ponencia nos centraremos en los dos ltimos tipos de sistemas

Sistemas de Gestin de Flotas - Tecnologas

Tecnologa de Localizacin por GPS Posicionan el vehculo mediante receptores de seales de satlite, con precisin de entre 5 y 15 metros. Red de Comunicaciones GPRS / GSM Comunicaciones entre la Flota y el Centro de Gestin a travs de la red de telefona mvil GPRS / GSM, mediante trfico de datos GPRS, SMS e incluso voz.

Sistemas de Gestin de Flotas Funcionalidades


Identificacin del conductor y del vehculo Posicin del vehculo y control de la ruta seguida Control de velocidad Control de tiempos de conduccin y descanso Nivel de combustible, control de repostajes y control de consumos Control de carga y descarga (apertura de puertas) Alarmas y avisos Comunicacin con el conductor (mensajes, rdenes de trabajo, etc.) Consultas por internet, o por intranet, y generacin de ficheros Excel Generacin de informes (estndar o personalizados) Cartografa personalizada con puntos de inters (talleres, clientes, etc.)

Sistemas de Gestin de Flotas Componentes

Vehculo: Equipamiento de localizacin (antena, navegador) Equipamiento de comunicaciones Sensores En el Centro de Control de Gestin: Ordenador Monitor Conexin a Internet

Sistemas de Gestin de Flotas Tipos de Servicio

Estndar Bsico Instalacin del equipamiento en vehculos Acceso ilimitado a plataforma web a travs de Internet Consultas e informes estandarizados Alojamiento de informacin en Centro Procesamiento Datos (CPD) Mantenimiento informacin histrica limitado (1 a 2 aos) Cartografa actualizada Tarifa plana por vehculo Formacin de usuarios Servicios adicionales o alternativos Instalacin en CPD de la empresa (Intranet) Monitorizacin de condiciones a travs de sensores Personalizacin de consultas e informes Servicio a Medida

Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin Funcionalidades (I)

Gestionan los procesos operativos y las reas funcionales de una empresa de transporte, incluyendo: Solicitud, planificacin y control de Recogidas Control, tasacin, etiquetado y documentacin de la Mercanca Plan de transporte de rutas y camiones de larga distancia Carga y salida de camiones de larga distancia Asignacin de repartos Control de carga, documentacin y salida de camiones a reparto Confirmacin de entregas Registro y gestin de incidencias Gestin de reembolsos y de portes debidos Facturacin a clientes Control de facturas de proveedores Actualizacin de maestros (flota, rutas larga distancia, rutas de reparto, clientes, proveedores, servicios, tarifas, etc.)

Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin Funcionalidades (I)


Se considera de gran utilidad que integren: Etiquetaje y lectura basados en cdigo de barras Integracin con sistemas de wireless o de radiofrecuencia Integracin con sistemas de clasificacin, cubicaje y tasacin automticos Sistema para confirmacin y comunicacin de entregas on-line Escaneado de albaranes de entrega Conexin con sistema del cliente (trazabilidad)

Poltica de gestin de flotas

Documento escrito que recoge en

relacin con el uso de los vehculos:


los criterios de gestin de la empresa Las responsabilidades.

Gestin del combustible

Gestin de los vehculos

Normas de uso de los vehculos

Poltica de gestin de la flota. Gestin del combustible

Se entiende por gestin del combustible el diseo y la puesta en prctica de un sistema de control, supervisin y, muy especialmente, de seguimiento del consumo de carburante global e individualizado de los vehculos de una flota de transporte. Poltica de aprovisionamiento. En funcin de las rutas. Sistema de control y mejora. Global a nivel conductor

Poltica de gestin de la flota. Gestin de los vehculos

Renovacin de vehculos Requisitos bsicos Seguridad Economa Flexibilidad SOSTENIBILIDAD Proceso de seleccin de vehculos Mantenimiento del vehculo. Propio, externo, mixto. Criterios de programacin. Sistema de control y mejora continua.

Poltica de Gestin de Flotas. Normas de uso del vehculo

Calidad en el trabajo.
Cumplimiento de horarios Cumplimiento de rutas

Medio Ambiente
Estilo de conduccin Gestin de residuos

Seguridad patrimonial (Security)


Normas de estacionamientos Actuacin en caso de sospecha

Atencin al cliente
Buen trato Gestin de incidencias

Seguridad personal (Safety)


Estilo de conduccin Revisin y cuidado del vehculo Estado psicofsico Cumplimiento de normas internas y de cliente

Poltica de Gestin de Flotas. Derechos y deberes del conductor

DERECHOS DEL CONDUCTOR. Los marcados en el convenio sectorial. Recibir formacin continuada DEBERES DEL CONDUCTOR Mentalidad y Responsabilidad: Prever riesgos y anticipar las maniobras a ejecutar. Conocer las alternativas para solucionar problemas Evitar comportamientos arriesgados. Antes de subir a la cabina, realizar una comprobacin visual Seguir todas las normas establecidas para el uso de los vehculos Previsin y anticipacin

Sistema de gestin del combustible


Tomar medidas de consumos de la flota de una manera adecuada y analizar su evolucin flota: Establecimiento de un estndar de consumo (tanqueado del vehculo) Medicin puntual del consumo del vehculo . Observacin del consumo durante un periodo de tiempo (3 meses). Utilizacin de estndares generales de consumo. Definicin de un margen de control en funcin del tipo de circulacin predominante del vehculo. Elaboracin de un procedimiento operativo para el control de la gestin del combustible. Sistemas manuales Hojas de control de consumo. Herramientas de microinformtica Excel, Access Software de gestin de flotas

Indicadores y estndares de referencia


Litros/Tm y km. Litros consumidos por TM transportada (pasajero) y kilmetro recorrido. Litros/100km. Litros necesarios para consumir 100 km de recorrido. Litros / h en toma de fuerza Litros consumidos en una hora de funcionamiento de la toma de fuerza Litros / 100 km en ralent. Litros consumidos por momentos de ralent del vehculo por cada 100 km recorrido.

La Huella del Carbono

La huella de carbono es la cantidad de emisiones contaminantes de gases de efecto invernadero (GEI), emitidos por cualquier tipo de actividad humana. En el caso de productos o servicios, la huella de carbono es la cantidad total de emisiones de GEI que se generan en cada una de las fases que componen su ciclo de vida. La huella de carbono tambin puede referirse a procesos, proyectos, o eventos, y siempre se mide en toneladas de CO2 equivalente. La huella de carbono es un instrumento para determinar, evaluar y comunicar el efecto de los productos, servicios y organizaciones en el cambio climtico. La comprensin de cmo se generan estas emisiones y de dnde provienen es crucial a la hora de abordar medidas para su reduccin.

La Huella del Carbono

PRIMER PASO Clculo del CO2 equivalente


Calcular el CO2 equivalente emitido por una organizacin, o generado por un producto, servicio, proyecto, o evento, de la siguiente forma: En un producto o servicio se calcula actualmente aplicando lo dispuesto en los referenciales PAS 2050 o GHG Protocol. En el futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO 14067, actualmente en fase de elaboracin. En una organizacin se calcula actualmente aplicando lo dispuesto en los referenciales PAS 2060 o GHG Protocol. En el futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO 14069, en elaboracin. Las empresas que realicen adecuadamente el clculo de su Huella de Carbono y sea verificado por AENOR, o cualquier otra entidad autorizada, obtendrn la marca de Huella de Carbono, que podrn usar en sus comunicaciones comerciales.

La Huella del Carbono

La huella de carbono es una herramienta para la mitigacin del cambio climtico y contribuye a: La reduccin de emisiones de CO2 en productos y organizaciones La creacin de un mercado de productos y servicios con reducida generacin de carbono. La identificacin de oportunidades de ahorro de costes en las organizaciones. La demostracin ante terceros de los compromisos de la organizacin con la responsabilidad social y medioambiental La reduccin de emisiones de GEI van asociadas a mejoras en la eficiencia energtica y a la disminucin del uso de materias primas durante la fabricacin de los productos, lo que redunda en ahorros econmicos para las empresas

La Huella del Carbono

SITUACIN ACTUAL En estos momentos, la situacin legal sobre la Huella de Carbono en los bienes o productos de consumo se encuentra en una fase inicial. Actualmente, los pases que tienen programas nacionales y ya estn utilizando la Huella de Carbono son: Francia, Inglaterra, Alemania, Suecia, Japn, Corea del Sur y Estados Unidos. Los productos que ms estn usando la Huella de Carbono son los alimentarios, de perfumera, elctricos, detergentes y del hogar. En los prximos aos ser de obligado cumplimiento en la mayor parte de los pases ms industrializados, as como en los pertenecientes a la Unin Europea.

Informes y tratamiento de la informacin.

Ejemplo de informes

Anlisis de los datos


Traspasar a un grfico todos los datos de consumo. Establecer un margen de control en funcin del tipo de circulacin predominante del vehculo. Recabar informacin de las rutas y otras variables que incidan en el consumo de aquellos das que el consumo medio supere el estandar + margen de control

Ejemplo resultados individuales mostrados a conductor


Numrica

y textualmente para cada parmetro de medicin

Las auditoras energticas

Objetivos Revisar la gestin de las flotas y detectar las ineficiencias que se cuantifican en unidades de gasto de combustible por carga o viajero transportado. Proponer medidas para reducir las ineficiencias que se particularizan en funcin de les caractersticas de cada flota. Metodologa. Los vehculos se monitorizan mediante un sistema que combina la informacin de un GPS con la de la propia electrnica del vehculo. Se controlan tanto los resultados del consumo como los factores que pueden afectar en mayor medida al consumo de combustible. La monitorizacin se centra en las rutas, cargas del vehculo y en la forma y actitud de conduccin del conductor.

Auditorias de eficiencia energtica en el transporte

P-H-V-A sobre:
Conductores Vehculos Rutas

Programas de mejora de la eficiencia de la flota


Metodologa

de implantacin
Ciclo 1
Anlisis de resultados Emisin de informe ciclo: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes

Diseo
Toma de datos de vehculos Instalacin de dispositivos Informacin a trabajadores

Toma datos
Histrico de consumos Mantenimientos Definicin de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores

Ciclo 2
Anlisis de resultados: Vehculos Rutas

Mejora
Aprobar medidas correctoras sobre: Vehculos Rutas Conductores

Conductores
Comprobacin sabotajes Filtrado y seleccin conductores 3 semanas especiales

1 a 2 semanas

3 a 5 semanas

3 semanas

Casos prctico: Empresa de transporte pasajeros

Ahorro alcanzado:
en tres ciclos sucesivos del proceso de mejora

Ahorro potencial estimado


alcanzando valores de referencia en sucesivos ciclos

Retorno de inversin

250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0 -50.000

160.000

fe b10 m ay -1 0 ag o10 no v10 fe b11 m ay -1 1 ag o11 no v11 fe b12 m ay -1 2 ag o12 no v12 fe b13 m ay -1 3 ag o13 no v13
Ahorro acumulado Gasto acumulado Beneficio acumulado

Toma de decisiones
Personas.
Polticas de formacin. Sistemas de seguimiento y control Establecimiento de sistemas de incentivos.

Rutas.
Eleccin del vehculo Eleccin de ruta Tasa de ocupacin.

Vehculos.
Mejora en los procesos de mantenimiento . Renovacin de la flota

Personas

En un escenario tan competitivo y tan duro, la diferencia la van a marcar ms que nunca las personas. Cambiar la visin de los recursos humanos por parte de muchas empresas. Las personas se asumen como una carga para la empresa. Motivar, apostar por los empleados y fomentar la formacin Fomentar las actitudes. Fomentar la creatividad y la innovacin. Los ltimos cntimos de cada operacin los van a ganar siempre las personas motivadas, trabajando en equipos excelentes, haciendo bien su trabajo diario, manteniendo satisfechos a los clientes, e inventando mejoras y soluciones de valor.

Personas

SITUACIN ACTUAL DE LA FORMACIN Y LA PREVENCIN Algunos datos preliminares del estudio realizado por el CEL y AECAF, en relacin con la formacin de los conductores: Las empresas ms grandes y las ms concienciadas forman a sus conductores en: Conduccin segura y prevencin de riesgos 50% Conduccin eficiente y ahorro de combustible 25% Primeros auxilios y extincin de incendios 15% Otros (tacgrafo digital, etc.) 10% Las necesidades de formacin se determinan bsicamente a partir de : Incidencias surgidas durante el ejercicio anterior Resultados de las auditoras Nuevos requisitos legales. Tendencia creciente a: Entregar al conductor un Manual del Conductor, incluyendo normas o recomendaciones para una conduccin segura y eficaz , con copia controlada. Realizar revisin mdica inicial y anual obligatoria, para determinados puestos de conduccin. En trminos econmicos, esas empresas emplean en formacin alrededor de unos 100 por Conductor. Una elevada proporcin de las empresas entrevistadas detectan la necesidad de formacin en ingls, para sus conductores de internacional.

Personas

AYUDAS A LA FORMACIN Todas las empresas disponen de un crdito anual para financiar la formacin de sus trabajadores, mediante bonificaciones en los seguros sociales. Mejoras en el Contrato para la Formacin, tras la reforma laboral de 2010: Bonificacin del 100% de las cuotas empresariales a la Seguridad Social Bonificacin en la cuota empresarial a la S.S. de 500 o 700 , en caso de mujeres ,durante 3 aos, si se transforma el contrato en indefinido. Slo para trabajadores menores de 25 aos, o sin lmite de edad para discapacitados, inscritos en las oficinas de empleo, y sin titulacin para un contrato en prcticas. Para obtener la bonificacin, el Contrato para la Formacin deber suponer un incremento en la plantilla de la empresa. 15% de la jornada (mnimo), dedicado a formacin terica para el puesto Retribucin al trabajador por el salario mnimo interprofesional

Personas

RIESGOS LABORALES - TRANSPORTE DE MERCANCAS Cada da en Espaa mueren dos trabajadores y siete tienen un accidente grave, 1.848 tienen un accidente leve, y 46 una enfermedad profesional (Ao 2010). En un estudio especfico realizado para el sector del transporte de mercancas por carretera en 2008, se obtuvieron las siguientes conclusiones: En el 14,4% de los accidentes con vctimas haba un vehculo de transporte. Las vctimas mortales en esos accidentes, supusieron el 24,8% del total. En el 39% de los casos, el responsable directo fue el conductor del vehculo de transporte. La distraccin es el factor que concurre en la mayor parte de los accidentes, seguido por el incumplimiento de las normas de circulacin.

Personas

RIESGOS LABORALES TRANSPORTE DE MERCANCAS Los accidentes de trfico suceden: De da: 77,6% De noche: 22,4% Los accidentes de trfico con vctimas tienen lugar en: Carretera convencional: 57% Autova: 36% Autopista: 7% Los conductores accidentados eran: Profesionales por cuenta ajena: 79,0% Profesionales autnomos: 11,4% Otros: 1,6% Se desconoce: 8,0%

Razones para promover una conduccin eficiente


Reduccin del consumo (entre un 5 y un 20%) Disminucin del estrs de conductor y pasajeros (ndice de confort) Reduccin del nmero de accidentes de trfico Disminucin de los costes de mantenimiento Disminucin de las emisiones de CO2 y gases contaminantes Mejora en la calidad del servicio Mejora de la profesionalidad del conductor (autoestima)

Formacin a todos los niveles


Formacin a alta direccin Introduccin a la gestin de flotas Conduccin eficiente Formacin a mandos intermedios. Gestin de flotas Conduccin eficiente Observacin del comportamiento en la conduccin Liderazgo para la mejora de la conduccin Formacin a conductores Integrada en el plan de formacin de conductores Conduccin eficiente

Plan de formacin
Tema Reciclado Metodologa Conductor (Horas) Supervisor (Horas) Gerencia (Horas)

1) Conduccin preventiva
2) Conduccin Econmica 3) Estrs, Fatiga y cansancio 4) Propia de la actividad (carga y descarga, atencin cliente, ) 5) Ergonoma

Observ. anual Cada 3 aos


Observ. anual Cada 3 aos Cada 3 aos Cada 3 aos

TyP
TyP T TyP

7
6 6 3

4
6 7 N/A

4
4 4 N/A

Cada 3 aos

TyP

Plan de formacin
Tema Reciclado Metodolog a TyP TyP TyP TyP Conducto r (Horas) 3 8 4 4 Supervis or (Horas) 3 8 4 4 Gerencia (Horas) 3 8 N/A N/A

1) Primeros auxilios 2) Seguridad Activa (antivuelco) 3) Extincin de incendios 4) Actuacin en emergencias

Cada 3 aos Cada 3 aos Cada 3 aos Cada 3 aos

Sistemas de seguimiento y mejora de la conduccin


Definir

indicadores y objetivos Anlisis de resultados:


Global, con todos los conductores Individual, para los casos especiales
Coaching

con los conductores especialesMejorar la eficacia del programa Acompaamiento / observacin de la conduccin

Programas de mejora de la eficiencia de la flota


Sistema

de gestin basado en:


estilo de conduccin

SW de gestin de la flota

Integrar todas las acciones

Programas de mejora de la eficiencia de la flota


Auditora
Formacin de supervisores Formacin de Direccin

+ formacin + coaching
Formacin de conductores 1 Formacin de conductores 2
Anlisis de resultados Emisin de informe ciclo: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes Anlisis de resultados: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes Filtrado y seleccin conductores 3 semanas especiales

Toma de datos de vehculos Instalacin de dispositivos Informacin a trabajadores

Histrico de consumos Mantenimientos Definicin de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores

Entrega de resultados a conductores Coaching de conductores

Diseo

Toma datos

Ciclo 1

Ciclo 2

Mejora
Aprobar medidas correctoras sobre: Vehculos Rutas Conductores

1 a 2 semanas

3 a 5 semanas

3 semanas

Subvencionable como auditora y FTFE

Programas de mejora de la eficiencia de la flota


Resultados
Formacin de supervisores Formacin de Direccin

esperados
Formacin de conductores 1 Formacin de conductores 2
Anlisis de resultados Emisin de informe ciclo: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes Anlisis de resultados: Vehculos Rutas Conductores Comprobacin sabotajes Filtrado y seleccin conductores 3 semanas especiales

Toma de datos de vehculos Instalacin de dispositivos Informacin a trabajadores

Histrico de consumos Mantenimientos Definicin de rutas para toma de datos Establecer valores de referencia para indicadores

Entrega de resultados a conductores Coaching de conductores

Diseo

Toma datos

Ciclo 1

Ciclo 2

Mejora
Aprobar medidas correctoras sobre: Vehculos Rutas Conductores

1 a 2 semanas

3 a 5 semanas

3 semanas

ahorro acumulado

10% 10 %

3% 13 %

2% 15 %

El concepto de ruta

Itinerarios o recorridos que debe realizar un vehculo, para atender las necesidades de entrega o recogida de todos los clientes que tiene asignados en una jornada de trabajo.

Por qu la planificacin de rutas?


Rentabiliz ar al mximo los servicios

Minimizar el uso de la flota.

Minimizar los costes de transporte.

Reducir distancias y tiempo de recorrido.

Proceso de planificacin de cargas


Agrupacin de entregas por origen/destino. Programacin segn fechas y conductores.

Recepcin de pedidos.

Realizacin del transporte.

Confeccin de la documentacin.

Asignacin de vehculos y conductores.

Entrega de la mercanca.

Recogida de albaranes.

Tipos de rutas

Fijas.- Rutas estandarizadas y permanentes, es decir, no sujetas a cambios. Se caracterizan por tener puntos de recogida y entrega fijos continuos o fijos discontinuos durante un periodo de tiempo. Cada cliente tiene asignado espacio en el vehculo, y a su vez estn asignados flota y conductores. Se dispone con tiempo de la informacin para una adecuada planificacin. Son circuitos cerrados, existen problemas estacionales, hay exclusividad del vehculo a la ruta Dinmicas..- Rutas que atienden las necesidades del transporte cambiante de los clientes, necesitan una planificacin desde el departamento de trfico. Mayor aprovechamiento del vehculo personal y tiempos. Mayores distancias recorridas. Se produce reprogramacin constante de la ruta. Se necesita personal y sistemas de informacin adecuados.

Planificacin de rutas segn el tipo de flota

Flota por cuenta propia. Incidencia del mbito de actuacin. Capacidad de ajuste de las rutas de vehculos en funcin de necesidades. Importancia de personas de planificacin y sistemas de informacin. Flota por cuenta ajena. Flota vinculada.- Criterios de planificacin similares a flota propia Flota subcontratada. Planificacin esta en manos de la empresa subcontratada. Necesidad de sistemas para seguimiento del vehculo

Variables que intervienen en la planificacin de rutas


Tipos de mercanca. Unidad de carga de la mercanca. Demanda de servicios. Secuencia de los servicios.

Tiempos de ruta.

reas de influencia.

Ubicacin de la demanda.

Horarios de los servicios.

Personal.

Cargas de retorno.

Variables que inciden en la gestin diaria

Planificador de rutas debe estar muy pendiente, pues cualquier variacin en las mismas puede significar que todo el trabajo realizado en la planificacin de las rutas pierda gran parte de su validez: Densidad del trfico Fecha realizacin de la entrega o recogida en clientes. Ventanas de tiempos. Tareas a realizar en el cliente. Situacin de los recursos necesarios.

Hoja de ruta
Poblacin, o punto de salida Hora de salida. Poblacin o punto de llegada Hora de llegada. Kilmetros a recorrer. Tareas a realizar en el cliente. Tiempo de trabajo del equipo operativo en el cliente.

Control de la flota. El CMI

PROPORCIONA Visin global del rendimiento del negocio Visin parcelada desde distintas perspectivas PARA QU? Alinear los objetivos hacia una meta comn Comunicar y controlar los objetivos Diagnosticar las causas de los resultados Facilitar la toma de decisiones POR QU? Todos los equipos directivos cuentan con su propia estrategia, pero contemplan la organizacin como un todo? Se estima que slo el 5% de los trabajadores comprende plenamente las maniobras que estn llevando a cabo sus empresas. En el 70% de los casos, la razn de los fracasos empresariales se debe a una mala implantacin de la estrategia y no a su diseo

Control de la flota. El CMI

REQUISITOS Partir de una estrategia clara con objetivos definidos. Comunicar la estrategia y desplegar los objetivos a las unidades organizativas. Medir sistemticamente el grado de cumplimiento. Definir e implementar acciones de mejora CARACTERSTICAS Seleccionar el menor nmero de indicadores posibles Contemplar las magnitudes verdaderamente importantes de la empresa. Presentar las relaciones causa efecto entre los diferentes indicadores. Presentar la visin desde las diferentes perspectivas Financiera Clientes Procesos Personas

Perspectivas del CMI: Qu parmetros asociamos a cada perspectiva?

FINANCIERA
Si triunfamos, Qu valor le entregaremos a nuestros accionistas?

CLIENTES
Para cumplir nuestros objetivos financieros, Qu necesidades de nuestros clientes debemos satisfacer?

PROCESOS
Para satisfacer a nuestros clientes y ser eficientes En qu procesos de negocios debemos sobresalir?, Qu infraestructuras y medios son necesarios?

PERSONAS
Para sobresalir en los procesos clave, Qu habilidades, recompensas, capacidades de organizacin, informacin e innovacin debemos poseer?

Construccin paso a paso


1 Identificar las necesidades de informacin y las variables crticas a monitorizar. Ejemplo: Rentabilidad de la Flota 2 Definir los indicadores de las variables crticas Rentabilidad Flota = (Facturacin flota Coste total flota) / Facturacin flota 3 Identificar los datos necesarios y las fuentes de informacin de dnde obtener los datos de forma fiable y en tiempo til. 4 Definir el proceso para el clculo automtico de los indicadores. 5 Valorar la posibilidad de obtener resultados diarios del indicador. 6 Construir el modelo, junto con IT. 7 Establecer el modelo de gestin y las responsabilidades.

Cuadro de Mando Integral Construccin paso a paso


TASACIN CUBICAJE (m3) VENTAS o FACTURACI N RATIO DE (COSTE/ FACTURACI N) COSTE (/ kg) TRANSPORTE

Indicador mensual del CMI

VENTAS
PRECIO UNITARIO (/ kg) RENTABILIDA D REAL DE FLOTA

PESO (kg) PRECIO AL CLIENTE (/ kg) VENTAS GESTIN FLOTA

Indicadores diarios:
COSTE DEL VEHCULO (/ km) PLAN DE TRANSPORTE DISEO RED

Hablan sobre la eficiencia diaria y permiten corregir o tomar decisiones con agilidad. Anticipan el resultado del indicador mensual

MANTENIMIENTO DE VEHCULOS.

Objetivos del Mantenimiento Alcance Estrategias de Mantenimiento Planificacin y Organizacin del Mantenimiento Realizacin, Anlisis y Control de Gestin Procesos Costes de Mantenimiento

Concepto de Mantenimiento

Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecucin permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los vehculos que componen la flota.

Tipos de mantenimiento

Correctivo.

Es aquel que se ocupa de la reparacin una vez se ha producido el fallo y el paro sbito de la mquina o instalacin.

Preventivo.-

Este tipo de mantenimiento surge de la necesidad de rebajar el correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparacin mediante una rutina de inspecciones peridicas y la renovacin de los elementos daados, si la segunda y tercera no se realizan, la tercera es inevitable. Este tipo de mantenimiento se basa en predecir la falla antes de que esta se produzca. Se trata de conseguir adelantarse a la falla o al momento en que el equipo o elemento deja de trabajar en sus condiciones ptimas. Para conseguir esto se utilizan herramientas y tcnicas de monitores de parmetros fsicos. Es un sistema de organizacin donde la responsabilidad no recae slo en el departamento de mantenimiento sino en toda la estructura de la empresa El buen funcionamiento de las mquinas o instalaciones depende y es responsabilidad de todos.

Predictivo.

TPM.

Objetivos del Mantenimiento


Proporcionar a los vehculos la mxima disponibilida d Garantizar la integridad de las mercancas transportadas Conseguir todo lo anterior con el menor coste posible

Garantizar la seguridad de las personas y de los bienes

Cumplir con todos los requisitos legales

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Alcance del Mantenimiento

Se consideran dentro del alcance del mantenimiento: Mantenimiento Programado Inspeccin Tcnica de Vehculos Sustitucin de neumticos Revisiones peridicas recomendadas por los fabricantes Chequeo diario realizado por el conductor Reparacin de averas Limpieza Conservacin de la imagen corporativa
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Estrategias de Mantenimiento
Mantenimiento Propio
Premisa: Vehculos en leasing o en propiedad. Elaboracin Plan de Mto. por: Empresa Fabricante vehculo Programacin y gestin del mantenimiento por parte de la Empresa. Organizacin y medios necesarios: Equipo de personas Red talleres concertados Taller propio (?) Recambios, etc. (?) Sistema de gestin

Mantenimiento Externalizado
Premisa: Vehculos en renting Elaboracin y gestin del Plan de Mto. por la empresa de renting. Programacin de paradas por parte de la Empresa. Reparaciones y mantenimiento legal por la empresa de renting. Organizacin y medios de la empresa: Mnimo para el control del renting.

Estrategia Mixta

Premisa: Flota en leasing, en propiedad, o en renting.

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Planificacin y Organizacin

Estrategias de Mantenimiento Propio o Mixto Necesidad de elaborar un Plan de Mantenimiento Preventivo Necesidad de mantener un Programa de Intervenciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Informacin de partida: Plan de Mantenimiento o recomendaciones de los Fabricantes Revisiones o inspecciones reglamentarias Resultados del chequeo diario por el conductor Distancias recorridas y tiempo de uso del vehculo Anlisis de averas realizado por la Empresa Medios y capacidad del taller propio (si se dispone)
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Planificacin y Organizacin

Plan de Mantenimiento de los Fabricantes. Debe incluir: Revisiones recomendadas, segn los kilmetros recorridos, o el tiempo de uso: Detalle de comprobaciones a realizar Lquidos o elementos a sustituir Duracin prevista de la intervencin Precio en talleres oficiales de la marca Mapa de talleres oficiales o concertados, tanto en Espaa, como en los pases por donde circule el vehculo, con datos de contacto, direcciones y telfonos. Telfonos 24h de asistencia
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Planificacin y Organizacin

Chequeo diario por el Conductor Necesario por: Su propia seguridad y la del vehculo Informar a la empresa de posibles disfunciones que puedan ser susceptibles de provocar averas ms importantes. Recomendacin: Elaborar una lista de chequeo con los datos de identificacin del vehculo y el conductor , y adems: Km al inicio y al fin de la jornada Estado de: neumticos, luces, bocina, espejos, elementos de seguridad, frenos, limpiaparabrisas, enganches, calzos, suelo y cubierta de la plataforma, bateras. Niveles de: aceite, hidrulico, frenos, agua Funcionamiento de indicadores, GPS, comunicaciones, Jornada Formativa Gestin de etc.
Flotas

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Planificacin y Organizacin

PLAN MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTA Elaboracin y Revisin Semestral o Anual, por parte de la Empresa, incluyendo por cada vehculo: Revisiones programadas y fecha prevista Taller donde previsiblemente se realizar cada operacin Revisiones legales o de ITV Duracin prevista de las intervenciones Coste estimado de la intervencin Es un Plan esttico que alimenta al Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de Mantenimiento.

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Planificacin y Organizacin

Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la Flota Elaboracin y Actualizacin Diaria o Semanal, por parte de la Empresa El objetivo es: Mantener visin global de todas las intervenciones pendientes a que debe ser sometido un vehculo en un periodo determinado. Conseguir la mxima disponibilidad del vehculo y el mayor ahorro posible de costes. La correcta elaboracin y ejecucin de este programa es una de las claves de la gestin de la flota.

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Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

El crculo de la mejora continua se inicia: Registrando informticamente todas las intervenciones realizadas: Vehculo Fecha Tipo de intervencin Causa tipificada Coste Indisponibilidad causada Observaciones

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Realizacin, Anlisis y Control de Gestin


Para cerrar el crculo de la mejora continua, es esencial: Analizar sistemticamente: Evolucin del ndice de indisponibilidad de la flota Evolucin de los costes de mantenimiento de la flota ABC de vehculos que generan la indisponibilidad ABC de vehculos que generan los costes Anlisis de las causas de las averas Tomar decisiones de mejora Revisar planes de mantenimiento Realizar cambios en la asignacin de servicios a vehculos Renovar vehculos Programar y poner en marcha las decisiones adoptadas

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Realizacin, Anlisis y Control de Gestin


El Cuadro de Mando de Indicadores de Mantenimiento: Indicadores de Costes de Mantenimiento Coste medio unitario por vehculo y total ( / km) Coste del Mto. Correctivo, sobre el Coste Total de Mto. (%) Indicadores de Indisponibilidad de Flota Tiempo de indisponibilidad real, sobre el tiempo tericamente disponible (%) Indicadores de causas y efectos de las averas Averas causadas por: accidentes, deficiencias en las revisiones, desgaste natural, etc. La Disponibilidad de Flota puede ser un objetivo estratgico del Cuadro de Mando Integral

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Procesos de Gestin de Mantenimiento


Definir claramente los procesos y las responsabilidades Documentar los procesos que sean aplicables, dentro de los siguientes procesos posibles: Planificacin y programacin del mantenimiento Ejecucin, registro y control de acciones de mantenimiento Control administrativo y del mantenimiento legal de la flota subcontratada. Seguimiento de los factores clave de xito del mantenimiento: Disponibilidad de la flota propia y subcontratada Costes de mantenimiento de la flota propia Seguir las pautas indicadas en el apartado general de PROCESOS

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Mantenimiento preventivo predictivo


Se basa en inspecciones de sntomas (monitorizado) con una frecuencia mnima. Objetivo.- Anticiparse a la aparicin de averas mediante el conocimiento del estado o condicin del elemento. La optimizacin de este tipo de mantenimiento requiere: Determinacin correcta de los sntomas a inspeccionar. Definicin de limites de aceptacin y rechazo. Diagnostico de averias.
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HERRAMIENTAS FINANCIACIN

VEHCULOS

Alternativas de ampliacin de flota Anlisis de Alternativas Situacin del mercado Ayudas oficiales

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Tcnicas de monitorizado de vehculos

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Sistemas de Gestin del Mantenimiento asistido por Ordenador

En la practica, se trata de un Programa Informtico ( Software ), que permite la gestin de mantenimiento de los equipos y/O instalaciones de una o ms empresas, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc. Los Programas GMAO suelen estar compuestos de varias secciones o mdulos interconectados, que permiten ejecutar y llevar un control exaustivo de las tareas habituales en los Departamentos de Mantenimiento como: Control de incidencias, averas, etc formando un historial de cada mquina o equipo. Programacin de las revisiones y tareas de mantenimiento preventivo: limpieza, lubricacin, etc Control de Stocks de repuestos y recambios, conocido como gestin o Control de Almacn. Generacin y seguimiento de las "Ordenes de Trabajo" para los tcnicos de mantenimiento.
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Ventajas Sistemas GMAO

Nos permiten disponer de gran cantidad de informacin, de una forma adecuada y fcil de extraer. Esto nos permite disponer de un historial de cada vehculo, tanto de caractersticas tcnicas, como de averas, revisiones, sustituciones, fechas de las ltimas incidencias o averas, personal, horas y materiales utilizados en la solucin de los problemas, etc. Permiten programar en funcin de los parmetros que decidamos, las revisiones preventivas y/o predictivas, generando los listados correspondientes para la tarea de los tcnicos, segn los plazos programados. Permiten la gestin de herramientas y/o Stocks de repuesto, avisando cuando un tenemos menos de un mnimo de piezas de un determinado repuesto, generando incluso una orden de compra. Tambin un fichero de proveedores, fabricantes, etc. Pueden gestionar la rdenes de reparacin de equipos fuera de la ubicacin habitual, gestin de garantas, etc
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Gestin medioambiental

En el proceso de mantenimiento de la flota se producen residuos y es necesario un control y una gestin de los mismos para facilitar su tratamiento y eliminacin. Pautas a seguir: Identificacin. Recogida y etiquetado de envases. ALmacenamiento

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Alternativas de Ampliacin de Flota

Las alternativas que tiene una empresa para ampliar su flota son las siguientes: Compra del vehculo sin financiacin externa Compra del vehculo con financiacin externa Renting Subcontratacin Alquiler

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Alternativas de Ampliacin de Flota


Compra sin financiacin externa

Vehculo nuevo 5 a 7 aos alto rendimiento Garanta total de la marca Bajo coste de mantenimiento Alta disponibilidad Menor consumo combustible Menores emisiones atmsfera

Vehculo segunda mano 2 a 3 aos alto rendimiento Ms aos a bajo rendimiento Garanta parcial Mayor coste de mantenimiento Menor disponibilidad Mayor consumo combustible Mayores emisiones atmsfera Menor precio

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Alternativas de Ampliacin de Flota


Compra con financiacin externa Renting
Cuota mensual fija para un mximo de km. Se contabiliza como un gasto de alquiler. Incluye todos los servicios y gastos de: Mantenimiento Seguros e Impuestos Asesora jurdica Reduce gastos admn. Permite: la renovacin del vehculo, o ejercer la opcin de compra.
Leasing
Es una compra a plazos con menos riesgos que un crdito Ms intereses que un crdito Cuota fija que incluye: Amortizacin Intereses IVA Permite amortizacin acelerada Permite deducir IVA Al final del periodo pactado: Comprar por valor residual Renovar contrato Devolver el bien a la entidad

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Alternativas de Ampliacin de Flota


Subcontratacin Profesional Autnomo Empresa de Transporte

Factura por jornada, servicio, o Es una relacin entre empresas por actividad. regulada por un contrato mercantil de prestacin de Cobra en el mismo mes. servicios. Aporta sus propios medios. Cobra a un mnimo de 30 das. Se integra como una unidad Se contrata para un tipo de ms de la flota. servicio especfico, en un mbito Flexibilidad en puntas y valles. geogrfico concreto Con dependencia de ingresos de una sola empresa en un 75%, puede reclamar contrato TRADE.

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Conceptos de gasto incluidos las diferentes alternativas


Compra
G1 Amortizacin Financiero G2 Neumticos Revisiones y Reparaciones Fiscales Seguros G3 Combustible Conductor Estructura Leasing ( slo cubre G1) Amortizacin Financiero Renting ( cubre G1 y G2) Neumticos Revisiones y Reparaciones Fiscales Seguros Alquiler

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Situacin actual del mercado


Dificultades financieras en las empresas Dificultades de acceso a financiacin externa Entre Agosto de 2009 y Septiembre 2010, ms de 5.900 autnomos del transporte tuvieron que abandonar la actividad, y la tendencia se ha mantenido. Cualquier alternativa de ampliacin de flota puede ser recomendable, pues todos los precios y tarifas han bajado o estn congeladas. Hay muchas oportunidades. Segn el nivel de riesgo, las mejores alternativas son: Subcontratacin a empresa externa o autnomos Renting o leasing Compra Antes de tomar una decisin, realizar una comparativa de costes.
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