Poltica de prevencin de lavados de activos y financiacin del terrorismo

Organizacin Corona S.A.

Poltica de prevencin de lavados de activos y financiacin del terrorismo

OBJETIVO: Definir las pautas generales para la prevencin, deteccin y el control del lavado de activos y la financiacin del terrorismo actividades, personas o situaciones que puedan tener nexos o involucrar a la Organizacin Corona y sus empresas.

ALCANCE: Organizacin Corona y sus empresas en Colombia.

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POLTICA: La Organizacin Corona cuenta con un gobierno corporativo comprometido con la prevencin de lavado de activos y financiacin del terrorismo, que opera a travs del Cdigo de tica, certificaciones a las operaciones (Normas ISO, BASC), herramientas de conocimiento del cliente y mercado, visitas domiciliarias a posibles empleados, controles al manejo del efectivo y reportes a los organismos de control, entre otros.

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POLTICA: La Organizacin debe tener nombrado ante la junta de cada compaa un Oficial de Cumplimiento para asegurar la adherencia a esta poltica y a las normas de prevencin de lavado de activos y financiacin del terrorismo.

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POLTICA: Esta poltica es complementada con el Manual SIPLA (LEG-MA-1901) para operaciones de Comercio Exterior.

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POLTICA: Deber de reserva: Toda la informacin derivada de la aplicacin de esta poltica est sometida a reserva, lo que significa que la misma slo podr ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes. As, todos los empleados de la Organizacin Corona tienen la obligacin de custodiar y limitar el uso de la misma a los fines estrictamente establecidos en la Ley y en esta poltica, entre los que se encuentra el atender los requerimientos de informacin a la UIAF o entidades de control.

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POLTICA: Conservacin de la informacin: Los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevencin y control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo debern ser conservados por el trmino de cinco (5) aos. Respecto de los documentos que soportan la decisin de determinar una operacin como sospechosa, el reporte remitido a la UIAF, as como los dems formularios requeridos, y los soportes, el Empleado de Cumplimiento es responsable de la conservacin centralizada, secuencial y cronolgica de los documentos por un plazo de diez (10) aos con las debidas seguridades. Estos documentos e informacin sern conservados de acuerdo con la poltica de gestin documental y la tabla de retencin documental que aplique para el manejo de estos documentos.

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POLTICA: Incumplimiento: La Organizacin Corona considera una falta grave, la omisin de cualquiera de los controles, manejo de informacin u otros lineamientos aqu definidos para la prevencin y deteccin de actividades de lavado de activos o financiacin del terrorismo.

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POLTICA: Responsabilidades y Controles: A continuacin se detallan los controles y responsables del proceso establecidos por la Organizacin para prevenir, controlar y detectar el lavado de activos y la financiacin del terrorismo.

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Responsabilidades y Controles:
CONCEPTO Cdigo de tica RESPONSABLE Junta Directiva Vicepresidencia de Asuntos Corporativos RESPONSABILIDADES Y CONTROLES Adoptar el cdigo de tica, disponer su acatamiento y difusin, y aprobar oportunamente las actualizaciones que sean pertinentes. Nombrar el oficial de cumplimiento para cada unidad de negocios Asegurar que los modelos de contratos y acuerdos comerciales cuentan con las clusulas necesarias para proteger a la Organizacin y sus empresas del riesgo de involucramiento. Antes de registrar algn proveedor, realizar el barrido en las listas restrictivas por medio del software de la Organizacin para asegurarse que no est reportado Asegurar que los proveedores (propietarios, personas naturales y jurdicas) no tengan relacin o estn reportados por actividades LA/FT. Realizar barridos mensuales tanto de proveedores como de empleados en las principales listas (OFAC, ONU, etc en el software disponible en la Organizacin). Por seguridad y claridad, los barridos se debern realizar con el documento de identificacin y no con el nombre. Diligenciar oportunamente las seales de alerta enviadas por el Oficial de Cumplimiento para dar cumplimiento con los reportes a la UIAF.

Proveedores

Gerencia Servicios Financieros USC

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Responsabilidades y Controles:
CONCEPTO RESPONSABLE RESPONSABILIDADES Y CONTROLES Dar cumplimiento a los requisitos de conocimiento de clientes detallados en el captulo I. del Manual SIPLA (LEG-MA-19-01) en operaciones de comercio exterior Reportar al oficial de cumplimiento, cualquier cambio en el comportamiento comercial o anomala de algn cliente, que llame su atencin. Diligenciar oportunamente las seales de alerta enviadas por la Gerencia de Servicios Financieros de la USC para dar cumplimiento con los reportes a la UIAF. Diligenciar formato de conocimiento del mercado enviado por el Oficial de Cumplimiento con el fin de conocer el mercado de los clientes segn lo estipulado en el captulo II Manual SIPLA (LEG-MA-19-01) Previa vinculacin con la compaa, verificar al potencial cliente en las listas restrictivas, de acuerdo con lo detallado en el captulo I, numeral 3 del Manual SIPLA (LEG-MA-19-01) Realizar barridos mensuales de todos los clientes en las principales listas (OFAC, ONU, etc en el software disponible en la Organizacin). Por seguridad y claridad, los barridos se debern realizar tanto por el documento de identificacin como por el nombre.

Gerencia comercial UEN

Clientes

Gerencia Servicios Financieros USC

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Responsabilidades y Controles:
CONCEPTO RESPONSABLE RESPONSABILIDADES Y CONTROLES Asegurar que los candidatos y funcionarios de la Organizacin no estn reportados o involucrados en actividades LA/FT, antes y durante la vigencia de su contrato. Diligenciar oportunamente las seales de alerta enviadas por la Gerencia de Servicios Financieros de la USC para dar cumplimiento con los reportes a la UIAF. En los programas de induccin incluir capacitacin en prevencin de lavado de activos y financiacin del terrorismo La Organizacin Corona, sus empresas filiales y subsidiarias no hacen pagos ni reciben dinero en efectivo (excepcin: recursos de caja menor y los ingresos por ventas en efectivo en los puntos de venta de Almacenes Corona, Sodimac y Vajillas). Ser responsabilidad de los negocios implicados implementar los controles necesarios para prohibir este tipo de pagos. En el momento en que se reciba un pago por un monto superior a $10,000,000 en efectivo, el cajero debe solicitar a la persona que realiza la transaccin el diligenciamiento del formato diseado que contiene campos para recolectar la siguiente informacin: Nombre, Valor pagado en efectivo, Fecha de transaccin, Ciudad, y firma de quien realiza la transaccin. Mensualmente, estos reportes deben ser enviados al oficial de cumplimiento de forma consolidada

Empleados

Vicepresidencia de Gestin integral

Gerencia Servicios Financieros USC Manejo del efectivo Responsable del Punto de Venta Almacenes Corona, Vajillas y Sodimac Gerencia Comercial UEN

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Responsabilidades y Controles:
CONCEPTO Deteccin de Operaciones sospechosas RESPONSABLE RESPONSABILIDADES Y CONTROLES Aquellos colaboradores relacionados con las operaciones de comercio exterior, dar cumplimiento a los controles establecidos en el Manual SIPLA (LEG-MA-1901) Reportar al Oficial de Cumplimiento siempre que tengan conocimiento de una operacin inusual o sospechosa Asegurar que siempre haya un oficial de cumplimiento nombrado en cada compaa Tomando como referencia las seales de alerta propuestas en el Manual SIPLA (LEG-MA-19-01), establecer las seales de alerta y anomalas en el comportamiento de los proveedores, clientes y empleados Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevencin de actividades delictivas en el comercio internacional y en la operacin cambiaria, as como la informacin suministrada por los clientes activos de la sociedad. Implementar los procedimientos generales y especficos que considere adecuados para hacer ms efectiva esta labor. Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevencin de actividades delictivas, que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la empresa. Presentar a la Junta Directiva, o a quien haga sus veces, un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores a su cargo. En el evento que durante un mes calendario la Junta no sesione, este informe deber ser remitido al Representante Legal.

Colaboradores

USC

Reporte de operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo

Oficial de Cumplimiento

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Responsabilidades y Controles:
CONCEPTO RESPONSABLE RESPONSABILIDADES Y CONTROLES Disear, programar y coordinar los planes de capacitacin sobre el tema, necesarios para que los diferentes empleados de la institucin estn debidamente informados y actualizados. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevencin y control de actividades delictivas. Recibir y absolver las consultas de todos los empleados de la entidad en todo lo relacionado con el Manual SIPLA (LEG-MA-19-01) Realizar las verificaciones necesarias, con la colaboracin de la correspondiente rea, para determinar si una operacin inusual en las operaciones de comercio exterior o cambiaria, reviste el carcter de sospechosa. Conservar los registros y documentos relacionados con la prevencin del lavado de activos y financiacin del terrorismo Recibir y analizar todos los reportes internos de operaciones inusuales y sospechosas de lavado de activos. Una vez detectada la operacin sospechosa, deber ser reportada inmediatamente a la UIAF. Ver Procedimiento LEG-PR-1819 Procedimento de Reporte a UIAF. Mensualmente, reportar a la UIAF las transacciones que involucren pagos mediante entrega o recibo de dinero en efectivo por monto igual o superior a diez millones de pesos. Ver Procedimiento LEG-PR-18-19 Procedimento de Reporte a UIAF. En el evento que durante un trimestre no se hayan presentado transacciones en efectivo o operaciones catalogadas como sospechosas que deban ser reportadas a la UIAF, deber reportarse este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros das calendario del mes siguiente Incluir en los planes de trabajo programas de verificacin del cumplimiento del Manual SIPLA (LEG-MA-19-01) y de las normas y controles en materia de deteccin, prevencin y control del lavado de activos.

Reporte de operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo

Oficial de Cumplimiento

Programas de auditora

Audilimited

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DOCUMENTOS QUE PUEDE ESTUDIAR PARA COMPLEMENTAR LA INFORMACIN: Procedimento de Reporte a UIAF LEG-PR-18-19 Guia para evitar ser usado en Lavado de Activos LEG-GU-18-20 Manual SIPLA

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