PRENSA

Qu es?
O Una reunin con periodistas

para informarles sobre un acontecimiento, en donde se tiene el compromiso de contestar aquellas preguntas que se refieran sobre el asunto anunciado.

O Es el medio idneo para

comunicar mensajes corporativos de importancia. O Para los asuntos cotidianos se utilizar una nota de prensa.

O Con una rueda de prensa se

pretende satisfacer el objetivo de dar a conocer una comunicacin de inters que concierne a la entidad.
O Con las ruedas de prensa podemos

ayudar a construir la imagen pblica de una organizacin.

CONSIDERACIONES PARA SU REALIZACIN

1. Intentar enterarse de qu ruedas de prensa tienen agendadas los periodistas. 2. Hacer oportuno el asunto 3. Presentarlo de manera atractiva 4. Organizarla adecuadamente 5. Contar con buena estrategia de convocacin 6. Elaborar buen material de apoyo.

CONVOCANDO A LA RUEDA DE PRENSA

O Se deber planear con anticipacin
O Si el asunto es de suma importancia se

puede organizar de un da para otro o para horas posteriores a lo acontecido. O Si se tiene un conocido en los medios, ponerse en contacto para revisar como anda la agenda de los medios. O De preferencia planearla con una o dos semanas de anticipacin.

Informacin para invitar a la prensa

Sealar que se trata de una rueda de prensa Se indicar el contenido, slo para captar la atencin de quien tiene que decidir si asigna a alguien para cubrirla. Encontrar un ttulo que sirva como gancho e incluir tres o cuatro lneas que introduzcan el tema incluyendo datos y argumentos llamativos.
No facilitar ms informacin ya que si se extienden demasiado el medio puede considerar que tiene suficiente informacin y no acudir a la rueda.

O Elaborar una lista con los medios que se

quieran invitar. O Tener el correo al cul se mandar la invitacin. O Confirmar de recibido el correo, por telfono o va correo electrnico. O Elaborar la lista final de los medios confirmados.

O Importante si un medio de radio por lo

general te pueden pedir entrevistas, pero estas deben realizarse despus de la rueda de prensa no antes, ya que los medios podran molestarse.

O El horario ms recomendado para

elaborar una rueda de prensa es por las maanas.

O Por la tarde por lo general los medios se

dedican a editar sus notas, por lo que se deber tener consideracin de que la rueda de prensa tenga un horario apropiado para ellos.

El lugar

quin o quines lo dirn? (los organizadores)

Qu se dir?

Los medios

EL LUGAR

O 1. Capacidad de la sala. Hay que calcular el

nmero de personas que van a acudir. (verificar la lista de confirmados) O 2. Cuidar la decoracin, sobre todo si van cmaras de televisin y fotgrafos. O 3. Detrs del lugar donde estn sentados los representantes de la compaa y en la parte ms visible del frontal de su mesa deber situarse los logotipos corporativos para que aparezcan en las fotos y tomas televisivas;

O En la sala deber existir informacin

corporativa de carcter general (memoria anual, folleto corporativo, material audiovisual, etc
O Tener dispuestas y ordenadas

alfabticamente las acreditaciones de prensa.

O Cada uno de los oradores deber tener

delante suyo un identificador de sobremesa con su nombre bien visible;

O El responsable de relaciones pblicas y

sus asistentes han de llegar con bastante antelacin a la sala, pues siempre hay periodistas que concurren 30 minutos antes del inicio de la conferencia. O Se debern hacer pruebas de megafona para evitar errores de audio durante la rueda de prensa.

O La duracin mxima recomendable es de

30 minutos (incluidas preguntas)

O El lugar ha de ser amplio, cerrado, con

buena acstica y temperatura agradable.

los medios

O Es necesario organizar a los medios por

grupos (cmaras, fotgrafos, radios, prensa escrita).

O En primera lnea deben estar los periodistas

grficos para obtener buenas imgenes. Se los suele ubicar en los laterales para que no interrumpan la visin de los periodistas.
O Normalmente los miembros de la prensa

necesitan un tiempo para montar sus equipos, as que se les recibe antes de que comience la rueda propiamente dicha.

Los organizadores

O Una rueda de prensa inicia con unas

palabras del responsable de comunicacin, dando las gracias a los asistentes y presentando a los ponentes. O Deber existir un staff (rea de comunicacin) encargada de recibir a los medios e indicarles en donde se pueden colocar.

El responsable de comunicacin y relaciones no deber estar en el estrado con los directivos de la empresa NO DEBE SER PROTAGONISTA nicamente dar la bienvenida y si el debate se complica o toma un cauce equivocado, entonces debe entrar en escena.

O Se deber acordar con el dueo del lugar,

sobre todo un restaurante, para que tenga listo el desayuno o el cocktail que se les dar a los medios.

O Se debe elaborar una carpeta informativa

que se entrega al comienzo de la rueda de prensa, una vez que van llegando los medios.
O Esta carpeta cumple con los siguientes

objetivos:
O Contener la informacin sistematizada y

redactada O Facilitar la toma de notas para elaborar la noticia

Qu es un dossier?
O Es un escrito que desarrolla la

informacin que se les dar a los medios en la rueda de prensa.

O Deber redactarse por prrafos, el

primero deber justificar la importancia social del evento sobretodo se debern incluir datos relevantes, el segundo expondr los contenidos del evento que se informa y una conclusin que cierre el mensaje.

O En el dossier se deber incluir quin es y

qu hace la asociacin que lleva a cabo el evento.

O Ejemplo: Dossier de prensa

El dossier debe contener:

O Portada incluyendo los datos de la

convocatoria ( hora, lugar y fecha)

O Nombre de los ponentes con nombre

completo, cargo, funcin en la empresa, datos biogrficos

O Datos de contacto de la entidad (direccin,

telfono, correo)
O Fotos, grficos o material referente al evento.

Durante la rueda de prensa

O Es conveniente variar las voces, pudiendo

incluir hombres y mujeres, cada ponente podr tener un enfoque diferente de qu hablar del tema.
O La exposicin debe ser clara y concisa,

remarcando aquellas partes, frases o palabras que se consideren claves.

Personas encargadas de una rueda de prensa

O Participantes de la mesa de ponentes (3 a

5)
O Organizadores del lugar (2) Uno recibe a

los periodistas, hace el listado de asistentes y reparte los dossiers de prensa, la otra persona atiende a los periodistas en el lugar sobre todo si hay quin pida entrevistas individuales.

Personas encargadas de una rueda de prensa

O Una persona del equipo de organizacin

deber ser quin coordine todo el proceso desde la elaboracin de dossiers hasta el envo final de informacin. O Esta persona deber ser la referencia para los medios y quin coordine y distribuya sus demandas informativas. O Dada la naturaleza de los eventos, puede haber medios antes, durante y despus que requieran informacin.

O Dicha persona ser la voz del evento con

los medios por lo que deber proporcionar su telfono celular.

O Se deber dejar en claro con quin

pueden tener contacto los medios para garantizarles una respuesta rpida y ordenar las entrevistas.

Cuando se termina la rueda de prensa

O Hacer un recuento de los asistentes
O Enviar el dossier de prensa a los medios que

no hayan asistido lo ms rpido posible O Reflexionar:

O por qu han asistido esos medios?
O Por qu faltaron algunos medios? O Intentar recabar opiniones sobre el dossier de

prensa O Ver cules fueron los aciertos y cules los errores

El clipping
O Documento que recolecta todas las

apariciones en prensa escrita, adiovisual, para analizar cmo ha sido abordado el tema.

Y si no llega nadie?
O La inasistencia a una rueda de prensa no

significa falta de inters. O Los medios tienen 3 o 4 eventos a la misma hora que deben cubrir O An asistan 1 o 2 medios de los 15 confirmados la rueda de prensa se deber realizar con un carcter ms informal.