MSc.

ROCO PAZMIO ACOSTA

CONCEPTO

Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques Tiene como objeto el de regular y establecer las normas y la utilizacin del Fondo de Caja Chica a fin de que estos cumplan con el propsito para el cual se los autoriza. Estos fondos servirn nicamente y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo.

FONDO DE CAJA CHICA

OBJETIVO

AMBITOS DE APLICACIN

Se sujetarn a las disposiciones establecidas en este reglamento a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de su administracin y manejo.

DE LA CUANTA DEL FONDO

El monto del Fondo de Caja Chica ser hasta un monto que no exceder de US$ 500.00, el mismo que ser aprobado por el Presidente, y ser utilizado nicamente y exclusivamente para el fin creado. Para la creacin del Fondo de Caja Chica, los vicepresidentes o la mxima autoridad del rea que estableciere la necesidad de ampliar el fondo, formular la solicitud correspondiente al Presidente, en la que justificar el requerimiento de apertura o ampliacin del Fondo de Caja Chica caso contrario se devolver al rea solicitante sealando las razones En funcin de las necesidades de las reas correspondientes que lo soliciten y la disponibilidad presupuestaria. El valor mximo por cada pago no podr sobrepasar el 20% incluido impuestos del monto asignado como Fondo de Caja Chica. En caso contrario, se realizar con aprobacin de la mxima autoridad hasta el 40% del fondo.

SOLICITUD

DE LA SOLICITUD DEL FONDO

AUTORIZACIN

PROGRAMACIN Y APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA.

CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS

Obtener la autorizacin del Presidente Ejecutivo Aprobada la solicitud ser enviada al Vicepresidente Estos recursos no sern utilizados para mantener cuentas. En caso de que el administrador incurra en pagos no contemplados, se objetar por escrito con sus razones

DESIGNACIN, UTILIZACIN Y PROHIBICIN

DESIGNACIN
DESIGNACIN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL. La designacin de la custodia la realizar la mxima autoridad de cada rea. En caso de vacaciones, enfermedad, comisin o ausencia temporal justificada de la persona responsable, el superior jerrquico se encargar de su administracin. Se utiliza para pagar la adquisicin en efectivo con visto bueno del jefe inmediato. Ser empleado o funcionario de la Empresa. Haber recibido la induccin del manejo de Caja Chica por parte de las autoridades.

UTILIZACIN Y
CAMBIO DE ADMINISTRADOR

PROHIBICION ES
UTILIZACIN DEL FONDO

En caso de rotacin o traslado administrativo de la persona responsable, la mxima autoridad delegar a otra persona con una acta de custodia saliente y otra acta de custodia entrante. Arreglo Adquisicin de registros oficiales Adquisicin de mapas, planos, etc. Suministros y materiales de menor cuanta Adquisicin til de aseo y limpieza. Certificados de cheques, etc.

DEL FONDO DE CAJA CHICA

PROHIBICIONES

Pago de servicios personales. Gastos de uso personal de los funcionario o empleados Anticipo de viticos. Cambio de cheques personales. Reposicin de gastos con fechas anteriores, etc.

MANEJO Y USO DEL FONDO DE CAJA CHICA

MANEJO,
USO Y REPOSICIN DEL FONDO DE CAJA CHICA
DOCUMENTOS PARA EL TRMITE DE RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD Y LIQUIDACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

No se incluir facturas o planillas de pago que por su naturaleza no estn determinadas para el fin al cual fueron destinadas. Los gastos se resumirn en un formulario en orden numrico y secuencial, legalizada con firma de responsabilidad, haciendo constar las retenciones. El responsable de la custodia velar que se cumpla todas estas normas de control y el incumplimiento dar lugar a establecer responsabilidades. Cuando est utilizado el 60% del Fondo de Caja Chica Por efectos del Rgimen Tributario los comprobantes de venta y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes. Entregar con los documentos soporte. La orden de pago por concepto de reposicin. El formato consolidado de pagos y retenciones. Soporte de los pagos originales. Las copias de los comprobantes de retencin. En los comprobantes de venta, debe incluir en anverso el cancelado y el reverso el sello de responsabilidad del rea.

Para crear la cuenta el fondo, se debita la cuenta caja chica y se acredita la cuenta bancos
FECHA 02/02

LIBRO DIARIO
PARCIAL DEBE $100,00 $100,00 HABER

DETALLE -23CAJA CHICA BANCOS v/Se crea Caja Chica

Para reponer el fondo, se debita la cuenta gastos y se acredita la cuenta bancos

FECHA 02/03

LIBRO DIARIO
PARCIAL DEBE $90,00 HABER

DETALLE GASTOS tiles aseo Gasto transporte Gasto servicio BANCOS v/Se repone Caja Chica -28-

30,00 25,00 35,00

$90,00

Para disminuir la cuenta de caja chica , se debita la cuenta bancos y se acredita la caja chica
FECHA 02/04

LIBRO DIARIO
PARCIAL DEBE $40,00 $40,00 HABER

DETALLE BANCO -36CAJA CHICA v/Se disminuye Caja Chica

La caja chica se basa en reglamentos legales especficos, documentos que respaldan los gastos, Auxiliares contables pertinentes y asientos contables
1. 2. 3. Lea el reglamento del manejo del fondo de Caja Chica y elabore un mapa conceptual Vamos a visitar una empresa y observaremos el manejo de la cuenta caja chica (realizar una gua de observacin) Realizaremos un ejercicio aplicado a una empresa, con los documentos que sustenten el proceso contable

Actividades para tarea 1 :

Formen grupos. Al momento de asistir a la Universidad busque 3 compaeros del mismo nivel, tome en cuenta que el trabajo en grupo permite aprender con ms eficiencia Busquen en la pgina web y lean el reglamento El grupo debe analizar y exponer el contenido cientfico de la lectura, para elaborar un mapa conceptual de lo ms relevante de la normativa y reglamento del manejo de caja chica
www.pacifictel.net/transparencia/docs/ReglaFondoCajaC.pdf -

Actividades para tarea 2 :

Observen el proceso contable del manejo de cuenta caja chica y realicen una gua de observacin Realicen un flujo del efectivo del fondo de caja chica. Pueden apoyarse en la siguiente web

Elijan libremente la empresa que van a visitar

www.educarchile.cl/Portal.Base/Web/VerContenido.aspx?ID=13 5594

Actividades para la tarea 3 :

Simulen a las personas que manejan el fondo de caja chica como son: el contador, el auxiliar de contabilidad, y la persona que realiza las transacciones correspondientes a los gastos supuestos del mes El contador debe elaborar los registros contables pertinentes El auxiliar de contabilidad deben elaborar los 6 primeros documentos que sustentan los gastos y el auxiliar de la cuenta caja chica La persona que realiza los gastos deber proporcionar al auxiliar de contabilidad el documento legal que respalde el gasto. Debemos reunir toda la informacin y realizar una sola carpeta para que sea entregada a tu tutor. Puede apoyarse en la siguiente web
www.associatedcontent.com/article/83491/cmo_usar_una_caja_chica_en_su_ pequea.html - 73k -

TABLA DE VALORACION DE LA CUENTA CAJA CHICA Marque con la letra que le corresponda en la escala de: Totalmente (T), en Gran Parte (GP), Parcialmente(P), Ninguno (N), califica de acuerdo al grado de cumplimiento. ITEMS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El mapa conceptual justifica la parte legal del manejo de caja chica El mapa conceptual contiene los elementos y pasos de la aplicacin de caja chica La gua de observacin responde al manejo del fondo de caja chica El grupo particip activamente en la elaboracin de flujo del efectivo Las pginas web fueron de ayuda para las tareas Los documentos que se deben realizar en el manejo de este fondo son pertinentes 8. El auxiliar de la cuenta caja chica est elaborado con sus elementos 9. El trabajo final tiene la documentacin legal y contable ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) )

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El manejo correcto de la cuenta caja chica le va a posibilitar aplicar en forma personal y profesional. Se transfiere que el fondo es manejado por 2 personas diferentes, el Contador solo emite el cheque y contabiliza, mientras la persona encargada del manejo de este fondo, deber conocer la parte legal y tendr que manejar con tica profesional.