DIAGRAMACION

Objetivos
Comprender la importancia de soportar el quehacer de la organizacin con diagramas y mapas de proceso. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organizacin para desempearse eficazmente. Aplicar la diagramacin para comprender en forma ordenada operaciones, formatos y mtodos de trabajo.

Utilizar puntualmente el trazo de mapas de proceso como herramienta de anlisis organizacional.

Introduccin
Las organizaciones demandan recursos tcnicos que les permitan precisar, mediante diagramas y mapas de procesos, los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lgica y consistente.

En su calidad de instrumentos administrativos, estos recursos compendian en forma ordenada y detallada las operaciones de los rganos que intervienen en ellos, los formatos que utilizan y los mtodos e instrumentos de trabajo con los que determinan responsabilidades en la ejecucin, control y evaluacin de sus acciones.

Diagramacin
Diagramar es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican la interrelacin de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos.

Caractersticas de los Diagramas

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997: Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin.

Caractersticas de los Diagramas

De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Caractersticas de los Diagramas

Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993: Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. Dar las bases para escribir un informe claro y lgico. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el nuevo procedimiento.

Caractersticas de los Diagramas

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995: De uso, permite facilitar su empleo. De destino, permite la correcta identificacin de actividades. De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin. De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin. De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad. De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Tipo de Diagramas
Segn su forma:

Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.
Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Tipo de Diagramas
Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente representativos

Tipo de Diagramas
Por su propsito:

De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribucin de mltiples copias de formas a un nmero de individuos diferentes o a unidades de la organizacin.
Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de progresin horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organizacin o a los individuos.

Tipo de Diagramas
De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El trmino labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical.

Tipo de Diagramas

De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa formato vertical.

Tipo de Diagramas
De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico.
Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace).

Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico incoherente o no convencional transmite un mensaje deformado e impide comprender el proceso que se pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos, a los que se les confiere un significado preciso, y de convenir en determinadas reglas relativas a su aplicacin:

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

American Society of Mechanical Engineers (ASME), los cuales, a pesar de que son aceptados en reas de produccin, se emplean escasamente en el trabajo de diagramacin administrativa, pues se considera que su alcance se enfoca a los requerimientos de esta materia.

Smbolos de la norma ASME para elaborar diagramas de flujo Simples

Smbolo Representacin Operacin. Indica las principales fases del proceso, mtodo procedimiento Inspeccin. Indica que se verifica la calidad y /o cantidad de algo. Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los empleados, materiales y equipos de un lugar a otro. Depsito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo de los hechos. Almacenamiento permanente. Indica el depsito de un documento o informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.

Smbolos de la norma ASME para elaborar diagramas de flujo Combinados

Smbol o Representacin

Origen de una forma o documento. Indica el hecho de elaborar una forma o producir un informe. Decisin o autorizacin de un documento. Representa el acto de tomar una decisin o bien el momento de efectuar una autorizacin.

Entrevistas. Indica el desarrollo de una entrevista entre dos o ms personas.

Destruccin de documento. Indica el hecho de destruir un documento o parte de l, o bien la existencia de un archivo muerto.

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

American National Standard Institute (ANSI), que ha preparado una
simbologa para representar flujos de informacin del procesamiento electrnico de datos; de ella se han adoptado algunos smbolos para diagramas de flujo administrativos.

Smbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo.

Procesamiento Electrnico de Datos
Smbol o Representa
Terminal. Indica el inicio o la terminacin del flujo, puede ser accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin. Disparador. Indica el inicio de un procedimiento, contenido el nombre de ste o el nombre de la unidad administrativa donde se da inicio. Operacin. Representa la realizacin de una operacin o actividad relativa a un procedimiento. Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos. Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Smbol o

Representa
Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo. Direccin de flujo o lnea de unin. Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. Operacin con teclado. Representa una accin en que se utiliza una perforadora o verificadora de tarjeta. Tarjeta perforada. Representa cualquier tipo de tarjeta perforada que se utilice en el procedimiento.

Smbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo.

Procesamiento Electrnico de Datos
Smbolo Representa
Archivo. Representa un archivo comn y corriente de oficina. Nota aclaratoria. No forma parte del diagrama de flujo sino ms bien es un elemento que se le adiciona a una operacin o actividad para dar una explicacin de ella. Teclado en lnea. Representa el uso de dispositivo en lnea para proporcionar informacin a una computadora electrnica u obtenerla de ella

Smbolo

Representa
Cinta perforada. Representa cualquier tipo de cinta perforada que se utilice en el procedimiento. Cinta magntica. Representa cualquier tipo de cinta perforada que se utilice en el procedimiento.

Lnea de comunicacin. Representa la transmisin de informacin de un lugar a otro mediante lneas telefnicas, telegrficas, de radio, etc.

Smbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo

Diagramacin Administrativa
Smbolo Representa
Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser accin o lugar; adems, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin. Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento. Documento. Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms opciones.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo con otra parte del mismo. Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

International Organitation for Standarization (ISO), que ha
elaborado una simbologa para apoyar la garanta de calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas del grupo ISO-9000.

Smbolos de la norma ISO-9000 para elaborar diagramas de flujo

Smbolo Representa
Operaciones. Fases del proceso, mtodo o procedimiento. Inspeccin y medicin. Representa el hecho de verificar la naturaleza, calidad y cantidad de los insumos y productos. Operacin e inspeccin. Indica la verificacin o supervisin durante las fases del proceso, mtodo o procedimiento de sus componentes. Transportacin. Indica el movimiento de personas, material o equipo.

Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso, mtodo o procedimiento.

Decisin. Representa el hecho de efectuar una seleccin o decir una alternativa especfica de accin. Entrada de bienes. Productos o material que ingresan al proceso. Almacenamiento. Depsito y/o resguardo de informacin o productos.

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

Instituto Alemn de Estandarizacin
(Deutsches Institut fur Normung e. V., DIN), que ha desarrollado una simbologa para la norma del proceso de informacin que es similar a la norma internacional ISO-5807.

Smbolos de la norma DIN para elaborar diagramas de flujo.

Smbolo Representa
Datos. Elementos que alimentan y se generan en el procedimiento. Comienza ciclo. Inicio de un ciclo que produce o reproduce un flujo de informacin. Documento. Representa un documento que ingresa, se procesa, se produce o sale del procedimiento. Proceso. Representa la ejecucin de actividades u operaciones dentro del proceso, mtodos o procedimiento. Decisin. Indica un punto dentro del flujo en el que es posible seleccionar entre dos o ms opciones. Operaciones manuales. Constituyen la realizacin de una operacin o actividad en forma especficamente manual.

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

La aplicacin de la simbologa de las normas ISO-9000 y DIN permite homogeneizar y fortalecer los sistemas de administracin, ya que se garantiza la calidad de los productos al optimizar el empleo de los recursos en los procedimientos de trabajo.

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

Materia prima Revisin

Produccin

Control de calidad

No
Decisin S Empaquetado

Almacn

Maquila de ropa utilizando la simbologa ISO-9000

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

Anlisis de informacin Elaboracin de estudio Alternativas de estructura Informacin adicional

Recoleccin de datos

Propuesta

No
Decisin

S
Propuesta aprobada Autorizacin

Modelo de estudio

Estudio para modificacin de estructura orgnica simbologa DIN

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

Existen otras opciones para diagramar sin una certificacin tan estricta y que, por su versatilidad, se emplean en las organizaciones; es el caso de los smbolos del flujograma de ingeniera de operaciones y de administracin y mejora de la calidad del proceso (DO), As como de los diagramas integrados de flujo (DIF), que son una representacin grfica de los modelos fsicos y de comunicacin de un proceso. Sobresalen dos estilos para describir el flujo de datos: 1) YourdonDe Marco y 2) Gane & Sarson.

Smbolos de flujograma de Ingeniera de Operaciones y de Administracin y Mejora de la Calidad del Proceso (DO)

Proceso

Proceso externo

Decisin

Decisin: Insumos mltiples Tema

Decisin: Rendimientos mltiples

Procedimiento

Funcin organizacional

Smbolos para diagramas integrados de flujo (DIF)

Estilo Yourdon De Marco
Proceso

Archivo

Entidad externa

Estilo Gane & Sarson

Proceso Archivo Extendida externa

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

La contribucin fundamental de la diagramacin con los smbolos del DO es la posibilidad de compactar la informacin e integrar la relacin operacin/funcin en forma clara, en tanto que con los smbolos del DIF consiste en simplificar la representacin de los procedimientos mostrando el flujo de productos fsicos en el proceso. En ambos casos es ms fcil expresar la relacin de los procesos internos con el entorno. La utilizacin de una norma u otra, o bien su combinacin, depende de las necesidades por satisfacer al desarrollar al trabajo de la diagramacin administrativa.

Smbolos usados en los diagramas de flujo: DOCUMENTO

A

DOCUMENTO

B
SOLICITUD DE CHEQUE

ORDEN DE DESPACHO (Copias 1-3)

1
O FACTURA

2 1 INFORME O DE RECEPCION

Smbolos usados en los diagramas de flujo: LOTE

A
5
5

5
FACTURA Total de lote

B
2 1 ORDEN DE VENTAS O

LOTE

ORDEN DE VENTAS 1 2 3 4

Smbolos usados en los diagramas de flujo: DOCUMENTO

A
1 0 AVISO DE RECIBO 0 ORDEN DE VENTA

0 ORDEN DE VENTA

3 ORDEN DE VENTA 1 AVISO DE RECIBO 1 ORDEN DE VENTA 6 5 4 ORDEN DE VENTA

Smbolos usados en los diagramas de flujo: DOCUMENTO

C
0 AVISO DE RECIBO 0 ORDEN DE VENTA

1 AVISO DE RECIBO 1 ORDEN DE VENTA

Smbolos usados en los diagramas de flujo:OPERACIN MANUAL

A Cargo

OPERACION MANUAL B Encargado de Pedidos

Lee el pedido del cliente

C Encargado de Pedidos
ORDEN DE VENTAS

Prepara Orden de Ventas

Mecanografa de Ordenes de Compra

Smbolos usados en los diagramas de flujo:OPERACIN MANUAL

A Mecangrafa de Ordenes de Ventas

2

Preparar Orden de Ventas por Triplicado y las distribuye

Facturista Cliente

0 ORDEN DE COMPRA

Smbolos usados en los diagramas de flujo:OPERACIN MANUAL

B
0 ORDEN DE COMPRA
1

Empleado de Cuentas por pagar

Empleado de Compras

Mecanografia la Orden de Compra

Smbolos usados en los diagramas de flujo:OPERACIN MANUAL

2 1

0 ORDEN DE COMPRA

Empleado de Compras
Mecanografa la Orden de Compra

Smbolos usados en los diagramas de flujo:OPERACIN MANUAL

A

2 2

Superior d Nomina

Listero
0

Empleado de Nomina
Calcula Horas de Cada empleado y las anota en Suma las horas de las trajetas en el lote

Completa la tira suma: -Numero de Lote -Total de control de las 0

las tarjetas de reloj TARJ. DE RELOJ

horas TARJ. DE RELOJ

Total de Lote

Smbolos usados en los diagramas de flujo:OPERACIN MANUAL

1 ORDEN DE DESPACHO 1 0 ORDEN DE VENTAS

Cliente

Encargado de Pedidos
Prepara Orden de Venta por duplicado

1 0 ORDEN DE COMPRA MAESTRA

Prepara Orden de Despacho por duplicado y distribuye las copias

0 ORDEN DE DESPACHO

1 ORDEN DE DESPACHO 0 ORDEN DE VENTAS

Empleado de Servicio al Cliente

Smbolos usados en los diagramas de flujo:ARCHIVO

A B Archivo de Nombres y Direcciones de Clientes (En orden alfabtico por nombres de clientes ) (Archivo Rotatorio)

"ARCHIVO"

C D
Ordenes de venta

Secuencia numrica de venta

Ordenes de Trabajo terminadas (Secuencia aleatoria)(Destruirlas al fin de mes)

(Archivo de registros de inventarios en orden numrico de pieza segn cdigo de producto)

Smbolos usados en los diagramas de flujo:ARCHIVO

FACTURAS DE VENTAS 8

Archivo de facturas de ventas (en orden numrica de las facturas) (Destruir despus de dos aos)

5 4 ORDEN DE VENTAS

4 Pone inicial a la Orden de Ventas (Copia 4 y 5) ORDEN DE VENTAS

ORDEN DE VENTAS

Archivo de analisis de ordenes de ventas (Orden Alfabtico por nombres de clientes dentro de cada cdigo de orden de ventas ) (Retener hasta completar el analisis de ventas de fin de ao)

Smbolos usados en los diagramas de flujo:ARCHIVO

Empleado de Cuentas por Cobrar Retira Cuenta de Cliente vencida TARJETA DE CUENTA DE CLIENTE Empleado de Control de Crdito

TARJETA DE CUENTA DE CLIENTE

Archivo de Cuenta por Cobrar a Clientes (Secuencia: nmero de las cuentas)

Smbolos usados en los diagramas de flujo:ARCHIVO

Empleado de Almacen
VALE DE SALIDA DE ALMACEN Empleado de Control de Inventario Extrae la Tarjeta de Inventario anota cantidad de salida VALE DE SALIDA DE ALMACEN

TARJETA DE INVENTARIO

Archivo de Tarjetas de Inventario (en orden numricos de las piezas)

Smbolos usados en los diagramas de flujo:DECISIN

A

B
"DECISIN" Se encuentra el articulo en inventario? SI

C
NO Esta agotado el Stock?

NO

D
SI Es el saldo en inventario menor que el nivel minimo?

NO

SI

Smbolos usados en los diagramas de flujo:DECISIN

A

NO
Es el codigo de producto de Materias Primas Es el codigo de producto de una pieza?

NO
Es el codigo de producto de un compacto?

NO

SI

SI

SI

Smbolos usados en los diagramas de flujo:DECISIN

B

NO
Es un Saldo a pagar vendido?

SI

NO
Es un saldo a pagar atrasado?

SI

NO
Es un saldo atrasado mayor de $1000?

SI

Smbolos usados en los diagramas de flujo:DECISIN

A B
SI 1000 Menos Cual es el Valor de la Factura

Es la Factura de $1000?

NO

Mas de $1000

Menos de 100

100 mas pero menos de 300

Cual es el valor de la Factura?

300 mas pero menos de 1000

5000 o mas

Smbolos usados en los diagramas de flujo:DECISIN

NO
Menos de 100? Menos de 300?

NO
Menos de 1000?

NO
Menos de 5000?

NO

SI

SI

SI

SI

Menos de 9 meses 6 meses o mas de 12

Cual es la antiguedad del Saldo?

Menos de 6 meses 6 meses o mas pero menos de 10

Cual es la antiguedad del Saldo?

12 meses o mas

mas de 10 meses

Smbolos usados en los diagramas de flujo:CONECTOR INTRAPAGINA

SI

"CONECTOR INTRAPAGINA"

ORDEN DE VENTA

Saca el Registro de inventariodel primer articulo(o del siguiente) y lo actualiza

pone marca de verificaciona los articulos procesadosen la orden de ventas

Se procesaron todos los articulos?

ORDEN DE VENTAS B

NO

REGISTRO DE INVENTARIO

Archivo de Registro de Inventario(Codigo de Producto dentro de cada grupo de productos)

ORDEN DE VENTA B

Archivo de Ordenes de Venta (En Orden numerico)

Smbolos usados en los diagramas de flujo:CONECTOR DE PAGINA

8 A
CONECTOR DE PAGINAS 4 A

1 1 Llena forma para nueva cuenta 0 FORMULARIO PARA CUENTA 2 A 1 A Llena forma para evaluacion de Crdito 0 FORMULARIO PARA CUENTA

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