Organizao de Eventos Esportivos: Marketing e Jornalismo

Basileu Rodrigo Tavares

Eu, o intrometido
Formao Primeiros eventos Academia de Comrcio Faculdade de Comunicao AtlticaUFJF Jogos Universitrios de Juiz de Fora Phormar Formaturas e Eventos Wadson Ribeiro Elaborao de projetos DUO e AUJE

Organizao de Eventos Esportivos

Teoria ou prtica O diferencial do profissional de comunicao ver como evento e no somente como competio esportiva Quem pode fazer? Imprescindvel saber administrar
Planejamento Organizao Direo Controle

Empreendedorismo
preciso ter tcnica, criatividade, bom senso, dedicao, comprometimento, viso e acompanhamento

Histria dos eventos esportivos

A fonte clssica de referncia Jogos Olmpicos Foram 1170 anos de Jogos, que comearam em 776 a.C e s terminaram no ano 393 d.C, quando a Grcia foi conquistada pelos Romanos; O esporte, quando conceituado como empreendimento, produto de sculos de histria. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atrao para as massas: Egito Lutas (1.850 a.C) Roma Coliseu (1.500 a.C) Irlanda Arremesso peso (1.160 a.C) China Arco (530 a.C) Prsia Plo (651) Japo Sum (754) Inglaterra Crquete (1520) Frana Tnis (1635)

Tipologia de eventos esportivos

Olimpadas evento suis generis ao mesmo tempo
gnero e espcie (tipo) de evento, dado o seu carter singular. Competio que rene vrias modalidades esportivas e consome alguns dias na realizao das diversas categorias. Tem periodicidade prpria (na origem das mais antigas);

Campeonato evento em que os concorrentes se

enfrentam pelo menos uma vez e tem uma durao relativamente longa. Recomendvel quando h disponibilidade de tempo e de recursos;

Torneio competio de carter eliminatrio, que

realizada em um curto espao de tempo. Dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendvel quando se tem pouco tempo e um grande

Tipologia de eventos esportivos

Taa ou Copa - uma varivel dos torneios ou campeonatos; com
exceo dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento;

Festival atividade esportiva participativa e informal. Visa a

integrao e a promoo da modalidade, alm de motivar os participantes e familiares;

Gincana evento recreativo que conta com diversas estaes

criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer;

Desafios atividade normalmente individual, que tem os

processos de escala como referncia.

Exibio evento de performance individual ou coletiva, em que

so valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.

Os Jogos Universitrios de Juiz de Fora JUJF

Histria; Resgate; O JUJF Moderno; Iniciativa pblica e privada; Reconhecimento da CBDU; Plano gestor de trs anos retomada,
expanso e confirmao;

Desafios.

Etapas da organizao esportiva

Planejamento (pesquisa) Pr-evento (organizao) Desenvolvimento (execuo) Ps-Evento (avaliao)

Planejamento esportivo CALENDRIO

Critrios relacionados ao sucesso do evento:
perodo do ano, data especfica, horrio, frequncia, durao e intensidade;

Riscos ou oportunidades?
coincidir com eventos cvicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais; coincidir com outros eventos similares; coincidir com outros eventos de grande porte; coincidir com a grade de programao dos meios de comunicao; no desafiar hbitos, costumes e prticas locais.

Planejamento esportivo LOCAL

Localizao e estrutura so fundamentais; Possibilidades: arenas, estdios, ginsios,
quadras, piscinas, pistas, parques, ruas;

Pontos a se levar em conta:

Objetivos e porte do evento; Condies econmicas dos participantes; Facilidades de acesso; Condies tursticas; Condies de hospedagem; Concentrao local dos participantes; Custo x benefcio.

Planejamento esportivo PBLICO

Definio mercado.
demogrfico,

do pblico-alvo a partir do Qual segmento ser focado?

comportamental, psicogrfico

Pesquisa deve se basear em critrios: geogrfico,

(fatores psicolgicos, sociolgicos e antropolgicos, assim como benefcios desejados, auto-imagem e estilo de vida, que vislumbram identificar como o mercado segmentado para tomar decises particulares sobre um produto, pessoa, ideologia);

Os eventos esportivos tm como caracterstica alcanar vrios tipos de segmentos interessados e potenciais formadores de opinio, como: organizaes
(acionistas, fornecedores e revendedores), lideranas comunitrias, governo e polticos, associaes e sindicatos, veculos de comunicao, funcionrios.

Planejamento esportivo PBLICO

Uma das tcnicas que ajuda na hora do sucesso de um evento a voc saber do seu target primrio se ele gosta da proposta do evento. Se ele no gostar, quem ir competir?

Planejamento esportivo REGULAMENTO

Fundamental para uma competio justa, organizada e dinmica. Deve observar as seguintes caractersticas:
Objetividade Preciso Clareza Abrangncia

 Estrutura bsica de um regulamento:

Histrico ou justificativa; Descrio da competio
Objetivo; Participantes; Categorias; Programa; Direo (do evento); Datas, locais e horrios; Fases e sistemas de disputa; Data e local; Nmero de inscritos por modalidade; Especificaes para cada modalidade; Condies para inscrio; Valor da inscrio;

Planejamento esportivo REGULAMENTO

Inscries

 Estrutura bsica de um regulamento (cont.):

Normas disciplinares
Arbitragem; Penalidades; Recursos;

Planejamento esportivo REGULAMENTO

Premiao
Direitos dos participantes; Relao de prmios;

Disposies gerais
Cerimnia de abertura e encerramento; Atividades especiais.

Etapas da organizao
O Lead esportivo
O que: qual ao vai ser desenvolvida? Quem: quem ser o responsvel pela sua
implantao? Qual o pblico-alvo (target primrio e secundrio)?

Quando:
(calendrio)?

quando

ao

ser

realizada

Como:

como a ao vai ser implementada (passos da ao)? Quais modalidades? Qual a premiao? abrangncia?

Onde: onde a ao ser desenvolvida? Qual a

Por que:
quais objetivos? por que foi definida esta soluo (resultado esperado)? Por que pode dar

Etapas da organizao anlise de viabilidade

Pesquisa de mercado necessria para se saber o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se est operando; nfase deve ser principalmente sobre:
Proposta temtica do evento (ideal); Definio de data e local mais adequados; Perfil dos participantes potenciais.

Etapas da organizao anlise de viabilidade

Para avaliar a viabilidade do evento, um dos principais mtodos adotados a anlise SWOT Strenghts (foras), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaas) Sun Tzu, autor de A Arte da Guerra, em um de seus principais conselhos, fala: Concentre-se nos pontos fortes, reconhea as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaas.

Anlise SWOT

Levantamento de recursos
Tcnicos e desportivos; Recursos materiais material de expediente e secretaria, de participante, grfico, para a imprensa, sonorizao e iluminao; Infraestrutura; Recursos humanos;

Organograma de um evento esportivo

Comisso de Honra Comit Organizador Comisso Disciplinar

Coordenao Geral
Coordenador Geral

Coordenao Geral
Comisso de Finanas Assessoria de Imprensa* Assessoria Jurdica Comisso de Controle

Direo Tcnica
Secretaria Geral Coordenadores de modalidades Coordenadores de arbitragem Supervisor geral dos boletins tcn.

Direo Operacional
Comisso Cientfica; Comisso de Comunicao e Marketing* Comisso de Cerimnias e Eventos Culturais* Comisso de Segurana Comisso de Voluntrios Comisso Mdica Comisso de Transporte Comisso de Hospedagem e Alimentao

Comit de Comunicao e Marketing

Elaborar as estratgias e o plano de comunicao; Estabelecer a programao visual da competio bem como cuidar da imagem e das marcas envolvidas com o evento; Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados; Escolha adequada de meios de divulgao; Estabelecer relaes comerciais com os patrocinadores, apoiadores e provedores; Coordenao das assessorias de imprensa e relaes pblicas; Produo de cartazes, mala direta, mailing; Construo de site; Perfis nas mdias sociais;

E a verba?
Vender o mais difcil a primeira edio ento...; Trabalho aliado do Comit de Comunicao e Marketing com o Comercial do evento (Comercial interno x Agentes Comerciais); Leis de Incentivo ao Esporte; Como ir ao mercado?; Desenvolver:
Prospeces de mercado; Elaborao de propostas; Formalizao de contratos; Delineamento de parcerias .

Acabou. E a? Ps-evento
Uma das caractersticas mais interessantes dos eventos esportivos a possibilidade do patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experincia, da identificao e das emoes vividas pelos torcedores e atletas, fazendo com que os patrocinadores/parceiros dividam da mesma avaliao do evento; Fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforos tarefa de consolidao final do evento, promovendo atividades de encerramento das aes desenvolvidas. Ex.: Cerimnia de Encerramento.

Acabou. E a? Ps-evento
Elaborao de relatrios: Relatrio Geral: Pesquisa inicial; Memorial do projeto; Membros
do comit organizador; Patrocnios e convnios; Relao de participantes; Regulamento; Locais das competies e demais atividades; Tabela de jogos e resultados; Relao de vencedores e premiados; Classificao final; Estimativa de pblico; Registro de cerimonial e apresentaes artsticas; Material grfico e outros formatos de divulgao; Prestao de contas; Custo estimado e final; Bens adquiridos; Cronograma e execuo; Ofcios e cartas de agradecimento; Clipping (eletrnico e impresso); Pesquisas de avaliao (satisfao, recall);

Prestao de Contas:

Entradas e sadas; Saldo bancrio; Contas a receber; Contas a pagar; Notas fiscais; Tributos; Resumo financeiro (balano);
Autoridades; Participantes Organizao de Eventos Esportivos; Colaboradores (equipes de trabalho); Prestadores de servio; Patrocinadores, apoiadores e demais

Cartas de Agradecimento:

Avaliao de Qualidade
Reunies Tcnicas ps-evento internas e externas crticas e sugestes; Pesquisas internas apenas no retratam fielmente o retorno do evento; Ouvir o cliente mostra que tem uma voz ativa no mercado; Ferramenta para estimular a melhoria do evento.

Referncias bibliogrficas
MARIN, Edward Robinson; LOPES, Evandro Lus; PIZZINATTO, Nadia Kassouf. Segmentao psicogrfica de consumidores de produtos de marca prpria:Uma aplicao da escala VALS no varejo paulistano. Universidade de So Paulo. Ago.2008. Disponvel em: <http://www.ead.fea.usp.br/semead/11semead/resultado/trabalhosPDF/670.pdf> . Acesso em: 27 abr. 2011.

MENDES, Ricardo. Organizao de Eventos. Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia da Bahia Campus Porto Seguro, mar.2009. Disponvel em: <http://www.portoseguro.cefetba.br/doc_professores/educacao_fisica_ricar do/2%C2%BA%20Ano/Apostila%20-%20Eventos%20Esportivos%20%202o.%20ano.pdf>. Acesso em: 25 abr. 2011. NBREGA, Renato Garcia. Organizao de Eventos Esportivos. In: AZEVDO, Paulo Henrique. Terminologia da organizao de eventos esportivos. Universidade de Braslia. Disponvel em: <http://vsites.unb.br/fef/downloads/paulo-henrique/linguagem_esportivaph.pdf>. Acesso em: 26 abr. 2011 POIT, Davi Rodrigues. Organizao de Eventos Esportivos. So Paulo: Phorte Editora, 2005. REZENDE, Jos Ricardo. Manual Completo da Lei de Incentivo ao Esporte. So Paulo: All Print Editora, 2008.

Oficina
Montagem de um evento a partir do Lead Esportivo
O que: qual ao vai ser desenvolvida? Quem: quem ser o responsvel pela sua implantao? Qual o pblico-alvo (target primrio e secundrio)? Quando: quando a ao ser realizada (calendrio)? Como: como a ao vai ser implementada (passos da ao)? Quais modalidades? Qual a premiao? Onde: onde a ao ser desenvolvida? Qual a abrangncia? Por que: quais objetivos? por que foi definida esta soluo (resultado esperado)? Por que pode dar certo? Quanto: quanto ser gasto?

Basileu Rodrigo Tavares

zileujf@yahoo.com.br twitter.com/basileutavares facebook.com.br/zileutavares msn: basilajf@hotmail.com