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Miguel Lanz Duret nm. 28 - 2 piso, Colonia Periodista, Miguel Hidalgo, Mxico, D.F., CP 11220.
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MANUAL DE USUARIO BW BEX Analyzer
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Miguel Lanz Duret nm. 28 - 2 piso, Colonia Periodista, Miguel Hidalgo, Mxico, D.F., CP 11220. (55) 5557 5660
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1. Introduccin....................................................... 5 2. Utilizacin del BEX Analyzer.................................... 5 3. Navegacin especfica en una consulta. ..................... 9
3.1. Opciones del Bloque de Navegacin.......................11

3.2. Opciones de las variables de seleccin. ..................13 3.3. Opciones del rea de resultados............................15 3.3.1. Caractersticas...............................................15 3.3.2. Ratios .........................................................18
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1.
Introduccin.
El presente documento tiene como objetivo detallar el uso de la herramienta que el Business Information Warehouse (en adelante BW) pone a disposicin del usuario final para el tratamiento de las consultas. Esta herramienta en el Business Explorer Analyzer (en adelante BEX Analyzer). Dentro de las funcionalidades que se detallan en este manual se encuentran las siguientes: Uso de las opciones de navegacin en el Bex Analyzer y en el Web Query. Uso de las funciones de men de contexto. Exponer la funcionalidad del bloque de navegacin. Nuestra recomendacin es que este manual sirva nicamente de base para que el usuario juegue con todas las opciones posibles dentro de los mens. No hay nada que pueda hacer de forma irrecuperable, as que pierda el miedo y lncese a la navegacin en el BW.
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2. Utilizacin del BEX Analyzer.

Automticamente se abrir otra ventana con la aplicacin Microsoft Excel. El BW utiliza Excel como herramienta por defecto para el uso de las consultas. Sin embargo, aparte de las herramientas propias de Excel, aparecer la barra de herramientas propia del Bex Analyzer:
Esta barra de herramientas es la que nos va a permitir la conexin de Excel con el BW. Al pulsar cada uno de los botones se desplegarn distintas opciones que permitirn la personalizacin y el manejo del informe como el usuario crea necesario. Abrir: servir para abrir cualquiera de los siguientes documentos de trabajo: Libros de trabajo: permitir abrir libros de trabajo guardados por el usuario anteriormente (tambin denominados Workbooks). Un libro de trabajo es la ejecucin de una consulta guardada, es decir, un extracto que guardamos de una ejecucin particular de una consulta.
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Es posible guardar en cada hoja del libro de trabajo una query o consulta distinta, de modo que al abrir el workbook tendremos tantos extractos como consultas en cada hoja del libro. Esto se realiza mediante la opcin de Herramientas que se describe ms adelante en este mismo apartado. El libro de trabajo es propio del usuario, si ste lo graba en una de sus propias carpetas (como por ejemplo en Favoritos) el resto de usuarios no tendr acceso al libro de trabajo. Queries: permitir abrir queries o consultas predeterminadas para el usuario y slo aquellas a las que tenga autorizacin. La diferencia con el libro de trabajo es que al abrir el libro de trabajo, abrimos directamente el extracto que en su da guardamos, sin refrescar la informacin, sin que el BW busque de nuevo los datos actualizados. Sin embargo, al abrir directamente una query o consulta el BW buscar los datos al servidor para mostrar la ltima actualizacin de los mismos. Vistas grabadas: permitir abrir una vista grabada de una query.
Excepciones: permitir trabajar y abrir una query grabada con excepciones.

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Guardar: Permite guardar el trabajo de las siguientes formas: Grabar como libro de trabajo nuevo. Grabar libro de trabajo existente. Modificar ttulo del libro de trabajo. Grabar vista de query como destino de salto. Grabar vista de query global.
Refrescar Query: Refrescar los datos proporcionados por la consulta. El BW accede al servidor y muestra en la consulta los resultados al ltimo nivel de actualizacin. Si lo que tenemos en pantalla es un workbook, es decir, el extracto de la ltima ejecucin que hicimos de la consulta, al refrescar, el BW subir los datos actualizados desde la ltima fecha de carga. Si la consulta refrescada tiene una pantalla de seleccin previa, volver a aparecer para pedirnos de nuevo los datos de seleccin.
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Herramientas. Opciones: Lanzar en Navegador Web. Usando esta funcin, la consulta ejecutada en el Bex Analyzer se visualizar en un browser de Web. Tratar Queries (definicin global). Es la misma opcin que modificar la definicin global de una query. Insertar Query. Es posible insertar una consulta en una hoja del libro de trabajo existente o workbook. (ver Abrir -> Libro de trabajo). Copiar query. Para copiar la consulta a una nueva posicin dentro del workbook. Una vez copiada hay que refrescar la consulta si queremos ver datos actuales. Eliminar query. Para borrar una consulta dentro del workbook. La definicin de la consulta no se borra, lo que se borra es la inclusin de la misma en el libro de trabajo.
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Opciones. Diferentes opciones sobre el uso del Bex Analyzer en general. Por ejemplo es posible trabajar con el libro de trabajo sin conexin con el servidor de BW, o deshabilitando el men contextual de cada celda activa de la consulta, visualizar parmetros propios del servidor, etc. Ayuda. Para acceder a la ayuda on-line del Bex Explorer si esta est instalada y accesible desde la herramienta. .
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3. Navegacin especfica en una consulta.
Una consulta ejecutada tiene el siguiente aspecto:
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Cuando se crea una consulta, al BW se le dice en principio qu filas y columnas van a formar parte de la misma. Normalmente las caractersticas forman parte de las filas (en el ejemplo anterior Captulo), y los ratios o importes forman las columnas (en el ejemplo anterior, Crdito inicial, Modificaciones, Reservado, etc.). Esto es el rea de resultados.
Sin embargo una consulta en BW no es algo esttico, es decir, vamos a poder modificar el aspecto que en su da se decidi era el inicial para el rea de resultados de la consulta (en este caso se da el estado de ejecucin por captulo).
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Si queremos eliminar una caracterstica del rea de resultados, nos ponemos encima de la columna correspondiente, en la cabecera, y hacemos doble clic con el ratn. Automticamente, la caracterstica en cuestin desaparecer del desglose de resultados. (Siempre podremos bajarla de nuevo del bloque de navegacin). De esta forma, podemos cambiar completamente el aspecto inicial de la consulta, porque nos interesa otro desglose de los importes o bien porque es nuestra forma de trabajar. Una vez que hemos modelado la consulta a nuestra voluntad, podremos grabarla como libro de trabajo, de forma que siempre que ejecutemos el libro de trabajo, obtendremos el resultado de la consulta con todas las modificaciones que en su da hicimos, independientemente de cual era el aspecto inicial de la misma.
Las variables de seleccin simplemente muestran la seleccin realizada en la ejecucin de la consulta si sta tiene parmetros de seleccin previos.
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3.1. Opciones del Bloque de Navegacin.
Seleccionar valor de filtro. Permite establecer un valor o conjunto de valores fijos para esa caracterstica, de modo que la consulta se refrescar para mostrar el rea de resultados de acuerdo con el filtro establecido. No es necesario tener una caracterstica en el rea de resultados para mostrar los valores de la consulta filtrando por esa caracterstica.
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Se pueden seleccionar valores individuales o un mbito de valores, segn prefiera el usuario. Se pulsar en la flecha azul para aadir o quitar los valores del filtro. Al finalizar la seleccin pulsamos OK. En ese momento se refrescar la consulta para seleccionar los datos segn el filtro establecido.
Desglosar o bien de forma vertical u horizontal: permitir bajar la caracterstica al rea de resultados (igual que si hacemos doble clic sobre ella con el ratn) y o bien que se muestren los datos de esa caracterstica en cuestin en filas (vertical) o en columnas (horizontal).
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Propiedades: permitir personalizar las propiedades para la query.
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Por ejemplo, si no queremos que cada vez que se refresca una consulta, SAP vuelva a ajustar el ancho de todas las columnas a la longitud mxima, desde la pestaa Ancho de Columna podemos indicarle No ajustar, puesto que por defecto la opcin es ajustar siempre.
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3.3. Opciones del rea de resultados. Segn nos posicionemos, encima de una caracterstica o de un ratio, el men contextual que aparece es distinto. 3.3.1. Caractersticas. Las opciones del men contextual son:
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Back. Volvemos a la pantalla anterior. Back a inicio. Volvemos a la primera ejecucin (en formato y desglose) de la consulta, deshaciendo de forma automtica todas las modificaciones realizadas y accediendo al servidor para traer los datos actualizados a la consulta. Aadir desglose segn. Aparecern todas las caractersticas libres del bloque de navegacin para poder seleccionar la que deseemos y bajarla al rea de resultados. La diferencia entre hacerlo as y hacerlo directamente con un doble clic sobre la caracterstica elegida desde el bloque de navegacin (explicado anteriormente) es que si lo hacemos desde el bloque de navegacin, automticamente baja la caracterstica al rea de resultados pero siempre como la ltima caracterstica en el desglose.
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Como ejemplo imaginemos que tenemos los ratios desglosados por Captulo y Artculo y en este orden. Ahora queremos verlos tambin por Subconcepto. Simplemente haciendo doble clic en el bloque de navegacin sobre Subconcepto nos bajar al rea de resultados, obteniendo el desglose de los ratios por : Captulo Artculo Subconcepto Imaginemos sin embargo que nos posicionamos sobre la caracterstica Captulo del rea de resultados y queremos aadir desglose por Elemento PEP. Si lo hiciramos desde el bloque de navegacin, la cuarta columna del informe despus de Subconcepto sera Elemento PEP. Si lo hacemos desde el men contextual de Captulo, el desglose sera el siguiente: Captulo Elemento PEP Artculo Subconcepto
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Intercambiar Caracterstica por. Intercambiar la caracterstica sobre la que tenemos el men contextual (siguiendo con el ejemplo Captulo), por cualquiera de las caractersticas libres que elijamos. Clasificar. Podemos clasificar la caracterstica sobre la que tenemos el men contextual de varias formas, en orden ascendente o descendente segn la denominacin o el campo clave. Pasar a. Al crear las consultas en el BW es posible enganchar cada consulta con documentos explicativos de la misma, o bien con otras consultas de forma que podamos ir navegando de una a otra gracias a esta opcin. Excepciones. Al crear una consulta en BW es posible definir excepciones para los ratios. Una excepcin para un ratio no es mas que definir qu color debe tener la celda del ratio cuando ste tenga un determinado valor o se encuentre dentro de un rango de valores determinado.
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Nos puede facilitar el trabajo de buscar un determinado valor si ste ya se encuentra resaltado por un color. Con esta opcin del men podemos activar o desactivar las excepciones para esta query en concreto. Para que esta funcin est disponible es necesario ante haber definido las alertas.
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Conversin de Moneda. Esta opcin tendr sentido si podemos obtener resultados en diferentes monedas. Podramos convertir a una moneda destino, aunque en el BW debera estar parametrizado el tipo de conversin entre monedas diferentes. Caracterstica en cuestin -> Representar como. Permite representar de diferentes formas la caracterstica seleccionada: con la denominacin, con la clave, con ambas etc... Caracterstica en cuestin - > Suprimir lneas resultado. Por defecto en cada consulta aparece una lnea resultado que es la agregacin de la columna (suma), y por cada caracterstica. Esto podemos variarlo a travs de esta opcin. Caracterstica en cuestin - > Salida acumulada. Acumula la salida de los ratios acumulando siempre con el valor anterior en la columna. Ejemplo: Imaginemos el siguiente listado:
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Si posicionndonos sobre captulo, men contextual, indicamos que queremos la salida acumulada, obtendremos lo siguiente:
Cada valor del captulo, su resultado es su valor acumulado a los valores anteriores.
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Caracterstica en cuestin -> Normalizar. Esta opcin permitir expresar los resultados de los ratios de forma porcentual en funcin del resultado total de ese ratio, del resultado total de ese ratio segn la query (podemos haber filtrado caractersticas etc..de modo que el resultado que estamos visualizando del ratio es su resultado total ,no es el resultado total de la query).... Por defecto la opcin es siempre sin normalizar. Caractersticas (todas). Son las mismas opciones que las ya descritas pero se aplicarn a todas las caractersticas de la consulta y no sobre la que estamos en concreto, con la variante de 3 opciones ms: - Posicin lneas resultado. Por defecto el BW siempre muestra el resultado total de los ratios abajo, despus de todos los desgloses de caractersticas. Es posible posicionarlo arriba con esta opcin. - Suprimir lneas/columnas a cero. Permite anular la aparicin de aquellas lneas o columnas en donde el resultado obtenido en el ratio sea cero. - Anular. Anula las opciones que hayamos podido seleccionar hasta ahora gracias al men contextual.
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3.3.2. Ratios
Las opciones del men contextual son:
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Muchas de estas opciones son las mismas que para el men contextual de las caractersticas, con lo que slo pasaremos a explicar aquellas en las que se encuentran diferencias. Filtrar y Desglosar segn una caracterstica. Podemos seleccionar un ratio y que se nos desglose en concreto para una caracterstica que no se encuentre ya en el rea de resultados (no tendra sentido puesto que si la caracterstica ya est en el rea de resultados ya tenemos el desglose del ratio por esa caracterstica). Aadir desglose segn. Segn cualquiera de las caractersticas que no est ya en el rea de resultados. La diferencia con el punto anterior es que lo anterior lo realiza slo para el ratio en concreto en el que tenemos el men contextual seleccionado, mientras que esta opcin nos aade el desglose por esa nueva caracterstica para todos los ratios del informe. Intercambiar ratios con caracterstica del rea de resultados. Intercambia los ratios por la caracterstica seleccionada, es decir, si los ratios aparecen en las columnas y la caracterstica en fila, al pulsar esta opcin se visualizarn los ratios en filas y los valores de la caracterstica en columnas.
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3.1. Opciones del Bloque de Navegacin.......................11

2. Utilizacin del BEX Analyzer.

Excepciones: permitir trabajar y abrir una query grabada con excepciones.

3. Navegacin especfica en una consulta.

Una consulta ejecutada tiene el siguiente aspecto:

3.1. Opciones del Bloque de Navegacin.

Propiedades: permitir personalizar las propiedades para la query.

Las opciones del men contextual son:

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