Programa de certificacin de Black Belts ASQ

6. Metodologa Seis Sigma Medicin

P. Reyes / Septiembre 2007

Fase de medicin

Propsitos:

Determinar req. de informacin para el proyecto Definir las Mtricas de los indicadores del Proceso Identificar los tipos, fuentes y causas de la variacin en el proceso Desarrollar un Plan de Recoleccin de Datos Realizar un Anlisis del Sistema de Medicin (MSA) Llevar a cabo la recoleccin de datos

Salidas

Diagnstico de la situacin actual del problema

6. Metodologa Seis Sigma Fase de Medicin

A. Anlisis del proceso y documentacin B. Coleccin y resumen de datos DPU, DPMO C. Probabilidad y estadstica D. Histogramas y distribucin normal E. Anlisis de capacidad de proceso F. Anlisis de Sistemas de medicin
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6A. Anlisis y documentacin del proceso

Un proceso es un conjunto de recursos y actividades que transforman entradas en salidas agregando valor. Las actividades deben ser documentadas y controladas. Se analizan los tpicos siguientes:

1. Herramientas 2. Entradas y salidas del proceso

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6A. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Diagramas de flujo Mapas de proceso Procedimientos escritos Instrucciones de trabajo Anlisis de proceso Documentacin del proceso

6A. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo o mapa de proceso es til para comprender el proceso. Puede describir la secuencia del producto, contenedores, papeleo, acciones del operador o procedimientos administrativos. Es el paso inicial para la mejora de procesos, ya que facilita la generacin de ideas.

6A. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Diagramas de flujo Organizar un equipo para examinar el proceso Construir un mapa de proceso para representar los pasos del proceso

Discutir y analizar cada paso en detalle Preguntarse Por qu lo hacemos de esta manera? Comparar el proceso actual a un proceso imaginario perfecto

6A. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Diagramas de flujo Hay complejidad innecesaria? Existe duplicacin o redundancia?

Hay puntos de control para evitar errores y rechazos? Se realiza el proceso de acuerdo a como est planeado? Puede realizarse el proceso de manera diferente? las ideas de mejora pueden venir de procesos muy diferentes? 8

6A. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Smbolos de Diagramas de flujo

6A. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Diagramas de flujo - Ejemplo

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6A. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Mapas de proceso - beneficios Permiten visualizar el proceso que se est describiendo Describen el proceso con smbolos, flechas y palabras sin necesidad de oraciones La mayora usa simbologa estandarizada (ANSI Y15.3) Si se usa software el nmero de smbolos puede llegar a 500

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6A1. Herramientas

Diagramas de flujo o mapas de proceso

Permiten comprender la operacin del proceso Normalmente representan el punto de inicio para la mejora

Pasos para elaborarlo (Smbolos ANSI Y15.3)

Organizar un equipo para examinarlo Construir un diagrama de flujo representando cada paso Discutir y analizar detalladamente cada paso Preguntarse Porqu lo hacemos de esta forma? Comparar esta forma con la del proceso perfecto Existe demasiada complejidad, duplicidad o redundancia Se opera el proceso como est planeado y puede mejorarse?

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6A1. Smbolos de diagrama de flujo

Proceso

Desicin Documento

Datos

Proceso Predefinido

Preparacin Operacin Entrada Manuales

Conector Con. pgina Display Almacen Terminador 13

Smbolos para Diagramas de Flujo

Iniciar/Detener Transmisin

Operaciones (Valor agregado)

Decisin Inspeccin /Medicin Transportacin

Almacenar
Entrada/Salida Retraso Lneas de Flujo 14

6.1 Mapa de Proceso:

Es el diagrama de flujo de un proceso que muestra cmo se realiza un trabajo. Inicio Paso 2A Paso 1 Paso 2B Paso 2C

Paso 3

Retrabajo

No

Bueno?

Fin

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Diagrama de flujo / Anlisis del valor

Actividades con valor agregado

Actividades sin valor agregado

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Cmo Ayuda un Mapa de Proceso?

Una vez que podemos ver las cosas -podemos hablar de ellas. Los pasos que no agregan valor se hacen ms evidentes. El retrabajo y las reparaciones son obvias. Se puede llegar a acuerdos.

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Diagramas de Flujo Existentes

Creados para un propsito diferente. Con frecuencia no reflejan los puntos de inicio y Fin adecuados. No son cmo es. Quieren ser No sealan el desperdicio.

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Aprovecha al Equipo

Haz recorridos, entrevistas y revisiones de los diagramas de flujo y los estndares existentes.

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Haz el Mapa del Proceso lo ms Pronto Posible!

El mapa de un proceso...

seala con claridad la regin en la que el equipo se debe enfocar. evita que el equipo salga de los lmites del proyecto.

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El Inicio y el Fin Se Deben Poder Medir

Selecciona los puntos de Inicio y Fin donde se llevan a cabo acciones que se pueden medir.

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Ejercicio Rpido - Inicio y Fin

Proceso
Ensamble de Asiento Dibujos de Ingeniera Manufactura en Riel de Asientos Cuentas por Pagar

Inicio

Fin

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Ejemplos - Inicio y Fin

Proceso
Ensamble de Asiento Dibujos de Ingeniera Manufactura en Riel de Asiento Cuentas por Pagar

Inicio
Marco de metal puesto en lnea Requerimientos del Cliente Operacin de Prfiles Estampados Recepcin de la Factura del Proveedor

Fin
Inspeccin Final Cliente Recibe el Archivo CAD Inspeccin Final Depsito Electrnico

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Permite que la Gente vea el Mapa del Proceso

De ser posible, la gente que trabaja en el proceso debe poder ver una copia grande a escala del mapa del proceso. Las revisiones, sugerencias y correcciones son bienvenidas!

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Herramientas de un Mapa de Proceso

Rotafolios y Marcadores. Hojas para Rotafolio y Notas Autoadheribles.

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Pasos para Elaborar un Mapa de Como equipo... Proceso

1. Establezcan los puntos de Inicio y Fin del proceso. 5. Discutan, revisen y modifiquen.

2.

3.
4.

Hagan una lista de los 6. Hagan un segundo recorrido pasos del proceso y entrevistas. mediante una tormenta de 7. Aadan pasos de inspeccin, ideas. retrabajo, reparacin y Realicen el primer desperdicio en las notas recorrido y entrevistas. autoadheribles.
Elaboren una lista de los 8. Elaboren un mapa de proceso proceso clave en las notas cmo es. autoadheribles.

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Hazlo fcil!

En este momento, el mapa de proceso cmo es debe ser de alto nivel, pero debe incluir todos los pasos primarios necesarios para obtener la mejora deseada (es decir, los pasos con valor agregado relativos a los CTQ, CTC, CTD). Idealmente, muestra de cinco a diez pasos. Agrega ms detalles posteriormente.

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Paso 1: Puntos de Inicio y Fin

Declaracin del Problema: El cliente espera los dibujos modificados demasiado Revisen la declaracin del tiempo. problema. Describan los procesos que causan el problema. Proceso: Proceso de revisin de dibujos.

Pregunta: Comenten los puntos de Cul podra ser el punto Inicio y Fin que se pueden de Inicio? medir. Pregunta: Cul podra ser punto de Pnganse de acuerdo y Fin? regstrenlos. 28

Puntos de Inicio y Fin

Declaracin del Problema: El Cliente espera demasiado tiempo los dibujos modificados. Proceso: Proceso de revisin de dibujos. Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos.
Fin: Se entrega el archivo de dibujos (CAD) al Cliente. 29

Paso 2: Tormenta de Ideas sobre los Pasos del Proceso

Escriban Inicio y Fin donde todos lo puedan ver.

El equipo aporta ideas sobre los pasos del proceso que existen entre el inicio y el fin.

Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. Pregunta: Cules son algunos de los probables pasos del proceso entre los puntos de inicio y fin?

Fin: El archivo CAD se entrega al Cliente. 30

Pasos del Proceso

Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. Pasos a seguir: Bosquejar el cambio requerido. Calcular el impacto del cambio. Determinar cules dibujos necesitan cambiarse. Cambiar los dibujos apropiados. Fin: El archivo CAD se entrega al Cliente.

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Paso 3:

Primer Recorrido y Entrevistas

El equipo recorre el proceso existente. Observen cmo se hace el trabajo.

Platiquen con la gente (entrevisten).

Tomen notas.

Enfquense en los pasos del proceso. 32

Paso 4:

Notas Autoadheribles
Crear Boceto
Reunin con el grupo Localizar Archivos CAD Calcular Impacto Enviar al Cliente

Escriban los pasos del proceso en notas autoadheribles.

Encontrar Especif.

Coloquen las notas sobre la pared. Por ahora slo dejen las notas.

Cambiar Dibujos

Hacer Caf

Crear Paquete de Archivos

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Paso 5:Comentar, Revisar, Modificar

Comenten, repasen y modifiquen el mapa del proceso en las notas autoadheribles. Pnganse de acuerdo en los pasos que se deben conservar. Pnganse de acuerdo en los pasos que se deben eliminar. Retengan solo los pasos importantes del proceso.

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Pasos Importantes del Proceso

Informacin suficiente para facilitar la mejora. Resultados que se puedan medir. Podran producirse defectos (CTQ, CTC, CTD). Un inicio y un fin definidos.

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Pasos Importantes
Crear Bsquejo

Reunin con el grupo Localizar Archivos CAD Calcular Impacto Enviar al Cliente

Qu pasos podran ser importantes en el mapa del proceso que aparece a la derecha?

Encontrar Especif.

Cambiar Dibujos

Hacer Caf

Crear Paquete de Archivos

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Paso 6:

Segundo Recorrido y Entrevistas

Vuelvan a recorrer el proceso. Busquen pasos que hayan pasado por alto.

Revisen pasos de inspeccin, retrabajo, reparacin y desperdicio.

Tomen notas.

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Paso 7:

Aadir Cambios
Solicitud de Cambio del Cliente

Agreguen notas autoadheribles.

Reunin con Ventas

No

Aadan inspecciones.
Aadan retrabajo y reparaciones.

Crear Bsquejo

Calcular Impacto

Impacto OK?
S

Aadan desperdicio.
Por ahora dejen todas las notas.

Cambiar Dibujo
No

Dibujo OK?
S

Crear paquete de archivos

Enviar a Cliente

Cliente recibe archivos CAD

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Paso 8:

Mapa del Proceso Cmo Es

Solicitud de cambio del Cliente

Reunin con Ventas

No

El equipo establece un mapa del proceso tal Crear cual. Bsquejo

Tiene el detalle suficiente para incluir los pasos importantes. Sin demasiado detalle para que se entienda rpidamente.

Calcular Impacto S

Impacto OK?

Cambiar Dibujo
No

Dibujo OK?
S

Crear paquete de archivos

Enviar a Cliente

Cliente recibe archivos CAD

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Cundo Recolectar Datos

Durante la elaboracin del mapa de proceso. Identifica los puntos para la recoleccin de datos, pero no recopiles los datos! Despus de haber creado el Mapa Cmo Es planea la recoleccin de datos sobre los pocas salidas vitales.
Generalmente, cuando se recolectan datos durante la elaboracin del mapa, se toman datos sobre puntos equivocados. La recoleccin de datos se debe planear y enfocar sobre los factores de alta prioridad que son crticos para el cliente! (consulta el mdulo Planeacin de la Recoleccin de Datos)

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Mapa del Proceso Cmo Es

Solicitud de cambio del Cliente

Reunin con Ventas

No

Crear Bsquejo

Calcular Impacto Si

Impacto OK?

Es la condicin base del proceso. Es el inicio de tu viaje hacia la mejora.

Cambiar Dibujo
No

Dibujo OK?
S

Es la oportunidad para la estrategia de impacto de Six Sigma.

Crear paquete de archivos

Enviar al Cliente

Cliente recibe archivos CAD

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Ejercicio 4.2 - Analiza tu Mapa

1. Consulta tu cuaderno de trabajo. 2. Usa el mapa de proceso cmo es que elaboraste para el proceso de la catapulta para identificar:

Productos comprobables Otras salidas del proceso Pasos del proceso sin valor agregado.

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El Mapa de Proceso Cmo Debe Ser

Una vez que se identifiquen las soluciones durante la fase de MEJORA Crea el nuevo mapa de proceso. El nuevo mapa muestra el flujo de trabajo mejorado que ahora tiene - menos pasos - menos actividades sin valor agregado Este nuevo mapa muestra el proceso cmo debe ser que ser una vez que se implementen todas las soluciones. 43

6A1. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Procedimientos escritos Los procedimientos deben ser desarrollados por los que tienen la responsabilidad del proceso de inters

La documentacin del proceso en un procedimiento facilita la consistencia en el proceso.

Los procedimientos crticos deben tener su diagrama de flujo correspondiente

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6A1. Anlisis y documentacin del proceso - Herramientas

Instrucciones de trabajo Las instrucciones de trabajo proporcionan los pasos detallados de la secuencia de actividades

Los diagramas de flujo pueden usarse con las instrucciones de trabajo para mostrar las relaciones de los pasos del proceso. Las copias controladas de estas instrucciones se guardan en el rea de trabajo 45

6A1. Herramientas

Entradas y salidas de procesos por medio de una matriz de causa y efecto

La matriz lista variables clave de salida del proceso en forma horizontal y las de entrada en forma vertical Para cada variable de salida se le asigna una prioridad Dentro de la matriz se asignan nmeros que indican el efecto que tiene cada variable de entrada en las variables de salida Se obtiene la suma producto de estos nmeros internos por la prioridad de salida como resultados y se saca el porcentaje relativo

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6A. Anlisis y documentacin del proceso Entradas y salidas

Entradas y salidas del proceso Matriz de causa efecto

Antes de mejorar un proceso, primero debe medirse, identificando sus variables de entrada y de salida, y documentando su relacin en diagramas de causa efecto, matrices de relacin, diagramas de flujo, etc.
Salidas A Importancia Ent 1 Ent 2 Ent 3 Ent 4 Ent 5 5 6 2 3 Totales 3 2 7 B 1 C 6 3 4 D 10 6 2 1 4 3 E 4 Res 84 63 25 22 42 236 % 35 27 11 9 18 100

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P. REYES

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6A1. Las 7 herramientas estadsticas

Diagrama de Causa efecto para identificar las posibles causas a travs de una lluvia de ideas, la cual se debe hacer sin juicio previos y respetando las opiniones. Diagrama de Pareto para identificar prioridades Diagrama de Dispersin para analizar la correlacin entre dos variables, se puede encontrar: Correlacin positiva o negativa Correlacin fuerte o dbil Sin correlacin.

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6A1. Las 7 herramientas estadsticas

Hoja de verificacin para anotar frecuencia de ocurrencias de los eventos (con signos |, X, *, etc.) Histogramas para ver la distribucin de frecuencia de los datos

Las cartas de control de Shewart para monitorear el proceso, prevenir defectivos y facilitar la mejora Cartas de control por atributos y por variables 50

6A1. Las 7 herramientas estadsticas

Diagrama de flujo para identificar los procesos, las caractersticas crticas en cada uno, la forma de evaluacin, los equipos a usar, los registros y plan de reaccin, se tienen:

Diagramas de flujo de proceso detallados Diagramas fsicos de proceso Diagramas de flujo de valor

O Estratificacin para separar el problema general en los estratos que lo componen, por ejemplo, por reas, departamentos, productos, proveedores, turnos, etc..

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Hoja de verificacin

Se utiliza para reunir datos basados en la observacin del comportamiento de un proceso con el fin de detectar tendencias, por medio de la captura, anlisis y control de informacin relativa al proceso
DIA DEFECTO 1 2 Tamao errneoIIIII I IIIII Forma errnea I III Depto. Equivocado IIIII I Peso errneo IIIII IIIII IIIII I III Mal Acabado II III TOTAL 25 20 3 IIIII III III I IIIII III I
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4 TOTAL IIIII II 26 II 9 I 8 IIIII IIIII 37 I 7 87 21

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Hoja de verificacin

Pasos para su elaboracin Determinar claramente el proceso sujeto a observacin. Los integrantes deben enfocarse al anlisis de las caractersticas del proceso.

Definir el perodo de tiempo durante el cul sern recolectados los datos. Esto puede variar de horas a semanas. Disear una forma que sea clara y fcil de usar. Asegrese de que todas las columnas estn claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos. 53

Estratificacin

DEFINICION Clasificacin de los datos o factores sujetos a estudio en una serie de grupos con caractersticas similares.

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Estadsticas

Medidas de tendencia central

Media (promedio de datos) Moda (el valor que ms se repite) Mediana (el valor intermedio con datos ordenados)

Medidas de dispersin

Rango (valor mayor valor menor) Desviacin estndar (medida de dsipersin) Coeficiente de variacin (Desv. Est. / media * 100) para comparar variacin de dos grupos de datos diferentes

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