CONTROL INTERNO

Confiar es bueno, pero controlar es mejor

CLAUDIO E. PACHECO GIRALDO
CPC No. 19783 CARGO: cpacheco1208@hotmail.com

Lima, abril del 2010

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PROYECTO

Elaboracin del Manual de Control Interno.

Implementacin Departamento de Control Interno.

Elaboracin del Manual de Funciones.

DEFINICION
- Actividades secuenciales para lograr los objetivos. - Medio / Fin

C.I.

El control interno es un ? proceso (afectado por las personas ? y niveles de la organizacin) Limitaciones destinado a proporcionar una razonable seguridad ? para alcanzar los objetivos de: Confiabilidad de la informacin. Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Previo Posterior

Cumplimiento de leyes y normas.

POR QU EL CONTROL INTERNO?

Una gran sorpresa es la que uno se puede llevar si no toma en cuenta la importancia de establecer un adecuado control interno en una organizacin, es increble pero se han detectado diversidad de formas en que se producen grandes desfalcos, fraudes, apropiacin ilcita, robo sistemtico, etc., da a da por la falta de un adecuado y efectivo Manual de Control Interno as como la inexistencia y/o indebida aplicacin o mal entendimiento del personal de las polticas y procedimientos emitidas por la Gerencia General (a travs de los Manuales de Organizacin, Funciones y Procedimientos).
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EL CONTROL INTERNO:
BASE DONDE DESCANSAN LAS ACTIVIDADES Y OPERACIONES DE UN HOTEL
EL MEJOR SISTEMA DE CONTROL INTERNO, ES AQUEL QUE NO DAA LAS RELACIONES DE LA EMPRESA

ES UN INSTRUMENTO DE EFICIENCIA Y NO UN PLAN TIPO SHERLOCK HOLMES

MANTIENE EN UN NIVEL DE ALTA DIGNIDAD HUMANA LAS RELACIONES ENTRE GERENCIA, JEFATURAS Y COLABORADORES (EMPLEADOS Y OPERARIOS)

Revisin, actualizacin, mejoras y mantenimiento permanente de los Manuales de Organizacin, Asegurar el estricto Funciones, cumplimiento Procedimientos de las polticas y Mtodos trazadas ascomo porel laManual compaa. de Control Interno

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL:

Proteger sus activos contra despilfarro, fraude, robo sistemtico o ineficiencia Asegurar la exactitud y confiabilidad en los datos contables y operacionales Asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la compaa.
Revisin, actualizacin, mejoras y mantenimiento permanente de los Manuales de Organizacin, Funciones, Procedimientos y Mtodos as como el Manual de Control Interno.

Revisin, actualizacin, mejoras y mantenimiento permanente de los Manuales de Organizacin, Asegurar el estricto Funciones, cumplimiento Procedimientos de las polticas y Mtodos trazadas ascomo porel laManual compaa. de Control Interno

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL:

Evaluar en forma permanente el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa. Permitir la preparacin de Estados Financieros acordes con las Normas de nacionales e internacionales Financieras. Permitir a la Empresa lograr los objetivos y metas que se hayan trazado en cuanto a eficiencia, confiabilidad, calidad, seguridad y productividad de los procesos y funciones de cada trabajador en su rea. Reflejar sus logros tanto en una mejor rentabilidad, como en una buena calidad del servicio a brindar al cliente.
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Impedir que una sola persona maneje todas las fases por las cuales pasa una transaccin, desde el principio hasta el final. Cuando las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o ms empleados intervienen en cada transaccin, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra.

La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de:

La efectividad entonces, depende del La consistencia y Conocimiento de preparacin de los los nmero adecuado empleados que procedimientos y de empleados COMPETENTES realizan la polticas de la funcin. empresa. para hacer el trabajo en cada nivel.
Ningn sistema de control interno es perfecto y siempre deber darse seguimiento a la mejora continua del mismo

REVISION DE CONTROL INTERNO

Toda organizacin requiere de revisin de los procesos del control interno, y normalmente se requiere que sea una persona no involucrada en el proceso de funciones de la empresa, esta persona puede ser un CONTROLLER o ASESOR CORPORATIVO, aunque en algunas Organizaciones utilizan la figura del Auditor Interno quien si pertenece a las planillas de la Empresa.

En su primera etapa el Controller o Ejecutivo encargado deber realizar un proceso de toma de conocimiento de todas las operaciones y funciones que se realizan en todo el Hotel (rea por rea y persona por persona) revisar, analizar y confrontar las mismas con los manuales actuales existentes, juzgar la bondad o no del Control Interno existente en cada una de las reas Administrativas y Operativas de la Empresa, debiendo informar a la Gerencia General cualquier sugerencia de correcciones, cambios, mejoras, actualizaciones, etc. que a su criterio considere necesario realizar, la Gerencia General aprobar o desaprobar su aplicacin. Mientras ms fuerte sea el sistema de control interno, mayor es la confianza que el Directorio y el Gerente General tendrn respecto a la integridad, veracidad y razonabilidad a los Estados Financieros que emita su Contador del Hotel.

RESULTADOS

Adems cuando los controles internos de la compaa son fuertes y correctamente aplicados, el trabajo del Controller puede efectuarse con ms rapidez, con menos investigacin de detalle y mayor efectividad en los intereses del Hotel. Para esta persona el estudio del control interno representa tambin una parte importante de su trabajo. Si los controles son dbiles normalmente los resultados se traducen en DESORGANIZACION, despilfarro, fraude, robo sistemtico, ineficiencia y operaciones improductivas

APLICACIONES QUE SE RECOMIENDAN DESARROLLAR EN LA ORGANIZACIN DE UN HOTEL

Resguardos de caja Chica y arqueos, por lo menos tres veces al mes y SORPRESIVOS. Conciliaciones Bancarias, analizadas y depuradas, su elaboracin no debe exceder de ms de un mes. Revisin quincenal. Arqueos al proceso de venta de divisas, revisin del proceso.

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

APLICACIONES QUE SE RECOMIENDAN DESARROLLAR EN LA ORGANIZACIN DE UN HOTEL

CLIENTES O CUENTAS POR COBRAR

Arqueo de Cartera, tanto nacional como extranjera. Revisin de cobros vs. depsitos en Bancos. Revisin de tarifas y cruce vs. la facturacin y contratos con clientes.

APLICACIONES QUE SE RECOMIENDAN DESARROLLAR EN LA ORGANIZACIN DE UN HOTEL

Rotacin de Inventarios vs la poltica adoptada por el hotel. Entradas y salidas de almacn. Revisin de Mximos y Mnimos. Pruebas selectivas de productos. (Inventario fsico). Caducidad de los productos.

INVENTARIOS

APLICACIONES QUE SE RECOMIENDAN DESARROLLAR EN LA ORGANIZACIN DE UN HOTEL Revisin de facturas vs. registro del pasivo en libros. Revisin de los requisitos fiscales. Revisin de contratos de pagos de Servicios. Revisin de los pagos vs. Bancos. Cuenta bancaria. Verificar que los cheques sean para abono en cuenta. Sello de pagado en la factura. Soporte documental (requisicin compra, o. compra, entrada al almacn, salidas en especie, etc.). Revisin de cheques retenidos en caja por periodos no mayores a lo establecido en la poltica.

PROVEEDORES O CUENTAS POR PAGAR

Lo necesario para que un Control Interno sea efectivo ser:

1. Aplicacin regular. (Bimestral- trimestral). 2. Revisin y actualizacin del CI por cambios de Polticas de parte de la GG o DIR. 3. Revisin y aprobacin por el Directorio o Gerente del Hotel. 4. Tomar acciones (correcciones) rpidas sobre los puntos mas crticos encontrados. 5. Seguimiento y mantenimiento permanente de las Polticas de Control Interno ya establecidas. 6. Respaldo y facilidades de parte del Directorio y/o Gerencia General a las funciones y trabajos que el Controller, Asesor Corporativo y/o Auditor Interno tenga que realizar en cada una de las reas y con cada uno de los trabajadores.