ORGANIZACIN DE EVENTOS

QU ES UN EVENTO ? El evento es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada, encaminada a lograr objetivos propuestos, bien sea de ndole empresarial, asociativo o particular.

QUIENES PARTICIPAN ?
Los eventos renen diferentes personas

que pertenecen a distintos colectivos, con identidad e intereses propios . En ellos se intercambian opiniones y puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos especficos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o cientficos.

QUE REALIZAN?
En ellos se intercambian opiniones y

puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos especficos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o cientficos.

XITO DEL EVENTO

El xito de un evento depende

de su planeacin detallada, sin desconocer la importancia de las dems etapas que contribuyen en gran medida al logro de los objetivos propuestos .

QUIENES INTERVIENEN?
En un evento intervienen tres clases

de agentes que son:

Organizadores, Conferencistas, Asistentes e Invitados.

ORGANIZADORES
El grupo de personas encargadas de planear, dirigir, organizar y realizar el evento. En este grupo se encuentra: El Coordinador General El Coordinador Administrativo El Coordinador de Servicios Generales El Coordinador de Relaciones Publicas

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL COMIT ORGANIZADOR COMIT DE ADMINISTRACIN Subcomit de Administracin de personal

COMIT DE RELACIONES PBLICAS

Subcomit de Divulgacin

Coordinador General

Coordinador Administrativo

Subcomit de presupuesto Y finanzas

Subcomit de Inscripciones
Subcomit de Recepcin y alojamiento

Coordinador de Servicios Generales

Subcomit de Suministros

Coordinador de Prensa y Secretarial

Subcomit de Informacin y Documentacin Subcomit de Protocolo y Actos sociales

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL
COMIT ORGANIZADOR COMIT ADTIVO Y FINANCIERO COMIT RELACIONES PBLICAS

COORDINADOR GENERAL COORDINADOR ADTIVO Y FINANCIERO

Subcomit de Logstica y Servicios generales

Subcomit de presupuesto y Finazas Subcomit de suministros Subcomit de prensa y secretarial

Subcomit de Divulgacin Subcomit de Inscripciones Subcomit de Recepcin y Alojamiento Subcomit de Informacin y documentacin Subcomit de Protocolo y actos sociales

COORDINADOR DE RELACIONES PBLICAS

COORDINADOR GENERAL
La organizacin del evento es dirigida

por el Coordinador General, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo.

Su perfil exige conocimientos de

administracin, relaciones publicas y excelentes relaciones humanas.

FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL

Intervenir directamente en la conformacin

de los comits y asesorarlos en la definicin de las actividades propias. Orientar a los coordinadores de los diferentes comits en la parte de administracin y ejecucin. Liderar la labor de coordinacin en forma permanente con el comit organizador.

CONFORMACION DE COMITES
A continuacin se relacionan los comits que generalmente se establecen en la organizacin de un evento

COMIT ORGANIZADOR
Est integrado por los coordinadores de

cada comit. Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organizacin y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecucin, seguimiento y evaluacin del evento para su visto bueno y toma decisiones.

COMIT ORGANIZADOR (2)

As mismo, tiene a su cargo la elaboracin

y coordinacin del programa general de trabajo, debe tener a su disposicin todos los recursos humanos, tcnicos y financieros.

COMIT DE ADMINISTRACION
Se encarga de administrar y manejar todos

los recursos humanos, financieros y fsicos necesarios, facilita los medios econmicos y materiales y controla su adecuada utilizacin. Se ocupa del apoyo logstico en general para el xito del evento. Depende directamente del Director General.

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS

Le corresponde elaborar el

presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecucin de fondos y aportes para financiar el evento. Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturacin de inscripciones y consignacin en bancos.

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS (2)

Tambin debe llevar el balance financiero y asigna dos personas en tesorera para el manejo del dinero

SUBCOMITE DE SUMINISTROS

Tiene a su cargo la consolidacin

de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y dems implementos necesarios presentados por cada comit. Todo esto debe contar con el visto bueno del director.

COMIT DE RELACIONES PUBLICAS

Tiene como misin crear y mantener la

imagen positiva de la organizacin, en las actividades de promocin, divulgacin y atencin directa de los participantes. Lo conforman los subcomits de divulgacin y publicidad, inscripciones, recepcin y alojamiento, informacin y documentacin, protocolo y actos sociales

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD

Le corresponde divulgar el evento mediante

una muy bien planeada campaa publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografas, volantes, avisos de prensa, radio y televisin. Esta promocin debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa en el publico.

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD 2

El elemento que mas se utiliza en torno a un evento es el plegable, en l se condensa toda la informacin que tiene por objeto orientar al publico para su participacin y asistencia al evento. Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripcin diseo del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelera en general.

SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES

La inscripcin es la vinculacin formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite de inscripcin y pago para asegurar el numero de asistentes. Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de asistentes.

SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES 2

El instructivo de inscripcin debe

hacer claridad acerca de una posible cancelacin por fuerza mayor de una inscripcin o pago y realizado con la debida anticipacin.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO

Tiene como funcin fundamental

atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar informacin y orientacin para mantener la imagen positiva del evento.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO (2)

Reservar tiquetes areos, estar

pendiente de la confirmacin, del hotel, recibir a los invitados y conferencistas, debe trabajar en estrecha relacin con los de transporte, informacin y documentacin.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO (3)

A los invitados se les entrega su tarjeta

de alojamiento y se acompaan al hotel cuando vienen de otras ciudades o pases.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION

Debe ocuparse de todo lo relacionado con: Integrantes del Comit organizador, comits y subcomits Integrantes de la mesa directiva Relacin de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (2)

Itinerarios y tarifas de transportes,

realizar las reservas de regreso Relacin total de los servicios disponibles del evento Mediante listado controlar la entrega de documentacin que se maneje en el evento

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (3)

Preparar un listado de toda la documentacin, papelera y fichas necesarias para diligenciar durante el evento. Esta encargado de suministrar toda clase de informacin a todos los integrantes del equipo de trabajo .

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (4)

Tiene el deber de presentar el proyecto

del programa a realizar. Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los comits, teniendo en cuenta su profesin, titulo o rango y procedencia, incluyendo direcciones y nmeros telefnicos.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (5)

Es el encargado de establecer

contacto con las empresas para lograr representacin mediante puestos de servicio, obsequios y degustaciones.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (6)

Elaborar en detalle el manual de

funciones, presentarlo para aprobacin y solicitar al comit secretarial su elaboracin y luego distribuirlo a los diferentes comits para que cada uno sepa con claridad todas sus funciones y como las debe desarrollar.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES

En la parte social se encarga del

programa en lo relacionado con la instalacin, colocacin de banderas, himnos, refrigerios, ccteles, bufe y otros, as como los actos culturales o recreativos.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES (2)

En el protocolo debe estar

pendiente de la lista de invitados especiales y de las personalidades gubernamentales, civiles, eclesisticas y militares, el envo de la tarjeta de invitacin y del material que ellos necesitan conocer con anterioridad.