CODIGO 318928 Documentar procesos y procedimientos aplicando mtodos normalizados adoptados por la organizacin

Nombres y apellidos Eliana Marcela Campos Quiones Oscar Cruz Danny Carolina Garca Luis Armando Guzmn Sierra Laura Carmenza Len

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Regional Cundinamarca Centro Agroecolgico y Empresarial Fusagasug Marzo de 2013

CODIGO 318928 Documentar procesos y procedimientos aplicando

mtodos normalizados adoptados por la organizacin

Nombres y apellidos Eliana Marcela Campos Quiones Oscar Cruz Danny Carolina Garca Luis Armando Guzmn Sierra Laura Carmenza Len

Evidencia de conocimiento-Procedimientos para conservacin de documentos en la organizacin Asesora Tecnicopedaggica Lic. Alba Luz Mndez SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Regional Cundinamarca Centro Agroecolgico y Empresarial Fusagasug

Concepto:
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener la integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a travs de la implementacin de medidas de preservacin y restauracin. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: siempre ser mejor preservar que restaurar.

Se debe optar por el mtodo que le conviene a la organizacin por razones de accesibilidad, conservacin, seguridad, etc. Digital

Manual o
Tangible

CONSERVACION DIGITAL:
La conservacin digital consiste en una serie de actividades reguladas de modo sistemtico que permite la conservacin por largo tiempo . Los metadatos son informacin acerca del objeto digital , lo cual es importante si queremos retener su contexto.

Procedimiento:
Conservacin :Preserva el contenido como la apariencia de los documentos digitales por medio de polticas y procedimientos implementados al interior de una organizacin

Copias de seguridad: Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital.

Actualizacin: se refiere a la copia informacin digital de un soporte almacenamiento a largo plazo a otro mismo tipo, sin ningn cambio en documentos.

de de del los

Metadatos: Se crean en el momento mismo de la produccin de los documentos.

Preservacin de la tecnologia:Sistemas operativos , software de aplicaciones orignales, controladores de medios

Migracin. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnologa a otra , Hardware o software.

Utilizacin de estndares. Se aplica al software los soportes perdurables son al hardware. Codificar y formatear los objetos digitales.

Almacenamiento: aspectos financieros , accesibilidad , perdurabilidad, legibilidad y preservacin de la autenticidad.

1. Bases de Datos :En algunos casos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin.

2. Hardware: Digitalizacin

Escneres

dispositivos

de

3. Software: Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se maneja en la empresa

4. Redes: Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores

5. Usuarios :A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados

6. Administradores: Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor

CONSERVACION DE DOCUMENTOS TANGIBLES:

las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores

5. Usuarios :A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados

6. Administradores: Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor

CONSERVACION DE DOCUMENTOS TANGIBLES: Transferencia archivo central

Comunicacin: Cuando una unidad administrativa desee realizar una transferencia de documentacin, la persona 5. Usuarios :A travs una cuenta de Usuario, se responsable de de dicha unidad se pondr en lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados contacto con el archivo central de la empresa (si la tiene o quien haga sus veces), informando acerca de la documentacin que quiere transferir y de su volumen, a fin de que el archivo pueda valorar la disponibilidad de espacio y cualquiera otra circunstancia que pueda afectar a la 6. Administradores: Desde el puesto del Administrador del transferencia, acordando conjuntamente Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexanlos detalles y datos la fecha de la operacin. en la base de del servidor

las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores

CONSERVACION DE DOCUMENTOS TANGIBLES:

las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores

Requisitos:
Expedientes completos Sin clips gachos pegante carpetas o algo que afecte su conservacin. 5. Usuarios :A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el a los documentos digitalizados Destruir acceso duplicados. Solo originales o copias nicas. Dentro de cajas normalizadas. Solo una serie documental Numeracin de cada caja.
6. Administradores: Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor

CONSERVACION DE DOCUMENTOS TANGIBLES:

Medidas de seguridad:
redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores

Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern adoptar las medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos. No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar 5. Usuarios :A travs de una cuenta de Usuario, se donde existan documentos. lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave general del agua al trmino de la jornada laboral y revisarlos peridicamente. No mantener en el Archivo materiales 6. Administradores: Desde el puesto del Administrador del inflamables(gasolina, petrleo, cera, etc.). Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan Disponer de extintores de polvo qumico en la base de datos del servidor seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.

GRACIAS