DISEO DE SALIDAS DE SISTEMAS

Las salidas en cualquier sistema de informacin es uno de los requisitos ms importantes para los usuarios de dicho sistema, ya que de no resultarles til podran desistir de su uso fracasando inevitablemente. Estas salidas pueden tomar muchas formas: la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, as como las pantallas, microformas y sonidos. Por ello es indispensable identificar, detallar y especificarle a cualquier usuario la capacidad de un Sistema para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior.

Identificar las salidas que produce un sistema de informacin, as cmo las caractersticas de los dispositivos de salidas y los diferentes mtodos y utilizacin. Estudiar las necesidades de salida del sistema ; presentacin de la informacin y diseo de salida impresa y de pantalla, como algunas de las temticas que abarca esta presentacin.

Una salida, es aquella que se entrega al usuario por medio de un Sistema de Informacin, donde los datos requieren un procesamiento extenso antes que se conviertan en salida adecuada.
Las salidas tambin son tiles y esenciales para asegurar el uso de un Sistema de Informacin, la cual comprende varios objetivos que un analista de Sistemas trata de obtener cuando disea la salida. La salida pueden tomar muchas formas, la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, microformas y sonido. Una salida se usa para denotar cualquier informacin producida por un sistema de informacin , ya sea impresa o en una pantalla que ser entregada a los usuarios.

Para que las Salidas sean tiles y esenciales, debemos trazarnos los siguientes objetivos:

Estos objetivos, son los primordiales que un analista de sistema de informacin debe trazarse en su meta de disear salida de sistemas de Informacin.

Reglas: Toda Salida debe tener un propsito. Si la salida no es funcional, no debe ser creada, por los costos de tiempo y materiales de las salidas. No es suficiente que se ponga a disposicin de los usuarios un reporte o pantalla debido a que sea tecnolgicamente posible de hacerlo. El analista de sistemas es quien debe en la fase de anlisis determinar cules propsitos aplicar a la hora de ejecutar una Salida.

Es difcil personalizar una salida para muchos usuarios, por que con un gran sistemas de informacin sirviendo a muchos usuarios habr que tener en cuenta muchos propsitos. Se deben disear con base en entrevistas, observaciones, consideraciones de costos y de prototipos , de esta forma se disean salidas que atiendan a muchos usuarios, aunque no todos las necesiten y las prefieran. Hablando en trminos generales, es posible crear salidas siempre y cuando sea crea especficamente para el usuario, y cuando se les diseada para un sistema de soporte de decisiones altamente interactivo.

Parte de la tarea del diseo de salida es decidir la cantidad de salida que sea correcta para los usuarios. Como regla til, hay que tener en cuenta que el sistema debe proporcionar lo que cada persona necesita para complementar su trabajo. Hay que tener en cuenta los tomadores de decisiones, cuando hay que decidir la cantidad de salida, aunque frecuentemente ellos no necesitan gran cantidad de salida, en especial si hay una forma fcil para accesar ms.

Hace referencia a la salidas impresa en papel, desplegada en pantallas, difundida por bocinas y guardadas en microformas. Para hacer usada y til, la salida debe ser presentada al usuario adecuado, por este motivo se debe asegurar primero que las salidas estn revisadas por los tomadores de decisiones, Sin importar qu tan bien estn diseados los reportes, por que de lo contrario no tendrn ningn valor.

La Temporalizacin adecuada de la salida puede ser crtica para las operaciones de cualquier negocio, por este motivo en esta fase del ciclo de vida del desarrollo del sistema, se debe tener en cuenta qu salida es necesaria , y en qu momento es preciso para distribuirla al usuario y con qu frecuencia se debe hacer. Adems hay que tener en cuenta a cerca de quin est recibiendo la salida, y preocuparnos que la distribucin se haga dentro del tiempo establecido para esa salida.

Este es otro de los objetivos en el diseo de salida, donde la salida puede tomar muchas formas como reportes en papel, informacin en pantallas VDT, audio con sonidos digitalizados que simulan voz humana y microformas.

Aqu se debe pensar cmo la funcin influencia la forma y cmo el propsito pretendido influencia el mtodo de salida que es escogido. Por lo tanto, los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida en forma audible.

La salida siempre ser un resultado de una computadora y pueden ser: Un reporte. Un documento. Un mensaje.

De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida pueden ser impresa o presentada en una pantalla.

Primero se deben identificar las necesidades de los usuarios. Orientar la organizacin hacia su satisfaccin, as como alcanzar sus objetivos. Determinar el potencial para los recursos de la salida. Observar la situacin en la organizacin y sus colaboradores, que s realmente cumplen sus funciones con respecto a esa salida. Identificar cundo y con qu frecuencia es necesaria la salida, para que s se den oportunidades de salida y de mejoras al sistema.

El mtodo que se utilizar ser impresa o presentada en pantalla.

Quines son los que reciben estas salida, por ejemplo para los usuarios internos y externos. Detalles necesarios: por ejemplo, la cantidad de datos sugiere si deben emplear mtodos de impresin o de presentacin en una pantalla.

Cada vez que se disea una salida, es necesario pensar sobre como la funcin influencia la forma y como el propsito pretendido influencia el mtodo de salida que se escoge. Es posible conceptualizar la salida como externa (que sale del negocio )o interna (que permanece dentro del negocio ).

SALIDA EXTERNA Este tipo de salida es muy familiar, ya que se presenta en anuncios, recibos, cheques de pago, reportes anuales, etc. Estas poseen instrucciones para que sean usados de forma adecuada. Mucha salida externa contiene el logotipo y colores corporativos de la compaa.

SALIDA INTERNA

La salida interna incluye diversos reportes para los tomadores de decisiones. Estos reportes van desde los reportes cortos de resumen ( por ejemplo, un reporte que sintetice los totales de ventas mensuales ) y los reportes detallados (Por ejemplo, un reporte de las ventas semanales por vendedor).

1. Quin usar la salida?

2. Qu tantas personas necesitan la salida? 3. Dnde se necesita la salida? 4. Cul es el propsito de la salida? 5. Cul es la velocidad a la que se necesita la salida? 6. Con qu tanta frecuencia se necesitara la salida? 7. Qu tanto ser o deber ser guardada la salida? 8. Bajo que reglamentos especiales es producida, guardada y distribuida la salida? 9. Cuales son los costos iniciales y recurrentes de mantenimiento y artculos de consumo? 10. Cuales son los requerimientos ambientales (ruido, temperatura, espacio, cableado, etc.) de tecnologa de salida?

Mtodo de Salida Impresoras

Ventajas
Maneja grandes volmenes de salidas. Est al alcance de las Organizaciones Flexible en los tipos de salida, ubicacin y capacidades. Altamente confiables.

Desventajas
Pueden ser ruidosas. Problemas de compatibilidad con el software. Dependiendo del modelo pueden ser lentas. Pueden requerir materiales de consumo caros y especiales.

Pantallas VDT

Trabaja transmisiones en tiempo real en lnea a travs de redes ampliamente dispersas. Aprovecha las capacidades de la computadora para el movimiento dentro de bases de datos y archivos. Buena para mensajes efmeros, accesados frecuentemente. Buena para usuarios individuales. Buena si la salida es muy repetitiva. Es muy buena en donde el trabajador necesite tener as manos libres para otras tareas.

Requiere cableado y espacio donde estar Todava puede requerir documentacin impresa Pueden ser costosas si se requiere para muchos usuarios.

Salida Audio

de

Es cara en su desarrollo Tiene aplicacin limitada Todava no es perfecta Se necesita un cuarto dedicado donde la salida no interfiera con otras tareas

Comparacin de Mtodo de Salida

Mtodo de Salida

Ventajas
Maneja grandes Volmenes de Informacin. Reduce espacio que se requiere para almacenamiento. Preserva materiales frgiles Evita problemas de pasar hojas en reportes.
Tiene gran capacidad. Permite salida multimedia. Tiene una recuperacin rpida, comparada con el papel y las microformas. Es meno vulnerable al dao. Reduce el papeleo. Puede ser actualizado y muy fcilmente. Elimina las etiquetas telefnicas. Puede ser difundido con mayor rapidez .

Desventajas
Requiere Software especial para fcil acceso. Necesita equipo especial para imprimir una copia en papel. La inversin inicial es costosa.

Microformas

CD-ROM

Su desarrollo es costoso. Es ms difcil de actualizar. Es ms difcil de usar en Red.

Correo electrnico

Por lo general tiene mayor resolucin. No se le puede formatear Es difcil de transportar el contexto de los mensajes.

La el diseo de salida de sistema de informacin ste se debe representar en formatos, cmo :

Grficos conos Formatos Tabulares

 En los sistemas de informacin basados en computadora el formato grfico constituye un rea en continuo crecimiento gracias a la existencias de los software que produce diagramas y grficas de alta calidad, y que adems permite usar datos provenientes de las bases de datos.
Las grficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse transparencias de color por medio de cmaras especiales que pueden conectarse a la computadora.

 Grficas de curvas: stas grficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para sealar el aumento en los gastos de los sistemas de produccin, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia global de los gastos, adems de indicar qu categora de gasto es la que presenta el mayor cambio. Grficas de sectores: describen partes de un todo que guardan relacin con un desarrollo o actividad en particular. Grficas de reas: muestran cambios en el desempeo a lo largo de varios perodos de tiempo.

 Grficas de barras y escalones: Estas muestran cambios en categoras.

Miden puntos de dato desde la escala horizontal hasta el nivel apropiado de la escala vertical. Cada perodo puede ser discreto, como en las grficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en las grficas de escalones. Con frecuencia, se superponen varios objetos para comparar las categoras de un ao a otro.
Mapas: Estos pueden mostrar con eficacia variaciones a travs de distintas zonas geogrficas. Los mapas generados por computadora tienen la misma efectividad para mostrar las ventas o la penetracin en el mercado.

Todo reporte grfico en forma impresa o de pantalla debe incluir un ttulo y la fecha en que se prepar. Aadir nmeros de pginas para una serie completa. Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad. Para los datos verticales, las etiquetes deben colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad. El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra.

Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus etiquetas.
Se pueden utilizar tipos en negritas, itlicas o subrayados para recalcar las frases o palabras importantes. Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de maysculas en palabras, ttulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad. Emplear la misma tipografa.

Manejo del volumen de informacin: Separa la informacin en grupos ms pequeos, lo que permite recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad. Por lo tanto, la informacin fragmentada asla los elementos y facilita su comparacin.

Facilidad para la presentacin efectiva de datos: Las grficas son ms adecuadas para detectar tendencias en el desempeo de la empresa y facilita las comparaciones, adems ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en una serie de reportes.
Satisfaccin de preferencias personales: Se debe preparar la informacin de acuerdo a las necesidades de un campo determinado u ambiente especfico. Tambin es importante utilizar formatos de presentacin que resulten familiares.

El Uso de los conos son la representacin grfica de la entidades descritas por los datos. stos comunican informacin en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada, ya que duplican imgenes con las que los usuarios estn familiarizados. Con su uso eliminan la necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o nomenclatura especiales.

Seleccionar conos que sean reconocidos y comprendidos por los usuarios. Si no existe ningn cono familiar para determinada situacin, se puede emplear etiquetas para que los usuarios la evidencien, aprendan y recuerden Utilizar el mismo cono para representar los mismo conceptos a travs de diferentes medios de salida. Evitar el empleo de etiquetas en los conos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad. Mantenga el mismo tamao entre los diferentes tipos de smbolos.

El color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseo de la salida. De hecho, una buena prctica para los analistas es primero disear la salida en la mejor forma posible y luego considerar el empleo del color, por eso, recomendamos el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla, adems, mantener la consistencia en el uso del color a travs de toda la salida en reportes de un sistema. El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales. Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la informacin ms importante. Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa. Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.

Tabulacin de Datos:

Se deben resaltar los siguientes aspectos:

Excepciones a las expectativas normales. Categoras ms importantes de actividades o entidades. Resmenes de las categoras o actividades ms importantes. Identificacin nica de la informacin. Entidades que dependen del tiempo.

Formato

Tabular:

El formato tabular debe utilizarse bajo las

siguientes condiciones: Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones. Cuando los detalles son presentados en categoras discretas. Cuando cada categora debe tener una etiqueta. Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.

Se deben hacer salidas impresas cuando sea absolutamente necesario, ya que el desarrollo de un sistema de informacin debe reducir y no aumentar, el nmero de reportes impresos de la organizacin. Usando la informacin obtenida por medio de la fase de determinacin de requerimientos de informacin, y habiendo decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseo fsico. La fuente de informacin a ser incluida en los reportes es el diccionario de datos.

El objetivo del Diseo de Salida Impresa es el manejo del volumen de la informacin generada. La forma ms comn de Diseo de Salida Impresa es la forma pre impresa (incluye smbolos especiales y marcas de la organizacin). Estas formas aumentan el costo del papel, en ocasiones lo duplican, si es recomendada esta forma debe tener respaldo para su uso.

Las organizaciones en algunas ocasiones necesitan varias copias delas salidas, se pueden realizar por medio de impresin lser o fotocopiadora o por medio de papel carbn o papel qumico.

Para el diseo de la salida impresa se tienen en cuentan los siguientes aspectos: Encabezados Datos y detalles Resmenes Lineamientos

Convenciones para el diseo de reporte: Cmo indicar el tipo de dato, cmo mostrar el tamao exacto y cmo presentar la manera de indicar continuaciones en las formas de diseo consecutivas. Calidad de papel, tipo y tamao: Para hacer que la forma diseada sea clara y estticamente agradable. Formas de salida especiales: Por ejemplo: Envo de documentos de retorno a los clientes.

Consideraciones de diseo: Para que se proporcione al usuario la informacin necesaria en un formato legible, y estos deben estar ubicados de tal forma que sean fciles de encontrar, adems todas las columnas deben estar etiquetadas y no se debe utilizar abreviaturas. Atributos funcionales: Todas las pginas deben tener encabezado o ttulo, nmero de pgina, fecha de preparacin, etc., en que fueron impresas. Atributos estilsticos/estticos: Los reportes deben estar organizados siguiendo la forma en que los ojos ven. Se deben utilizar de mrgenes, espaciado y codificaciones y deben estar diseados para ser ledos de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

 La salida de pantalla difiere de la salida impresa, y por lo tanto es efmera. Est ms enfocado hacia el usuario. Est disponible en momentos ms flexibles. No es porttil en la misma forma y veces no puede ser cambiado por medio de interaccin directa.

 Las salidas por pantalla tienen la desventaja del espacio comparada con las salidas impresas, adems los usuarios saben buscar la informacin en un reporte impreso (saben voltear las paginas, etc.), en cambio no podemos suponer esto cundo se disean pantallas. En este diseo se incluyen el uso de grficas e iconos, existen diversas formas de presentar la informacin por pantalla, la ms usada es a travs del uso de ventanas.
Hay ventanas estticas y ventanas de aparicin repentina, las estticas se utilizan para mostrar alguna informacin que el usuario requiera, en cambio las de aparicin repentina sirven para pedir informacin, dar advertencias o incluso mostrar errores.

 Para realizar el diseo una plantilla, se necesita determinar los datos que estarn incluidos en el reporte. El anlisis de requerimientos proporciona esta informacin y el diccionario de datos contiene la informacin descriptiva necesaria. Las plantillas de los reportes pueden formarse a partir de las plantillas de pantallas.

El diseo de una pantalla est compuesta por diferentes reas, stas son: Secciones de una pantalla Diseo de pantallas mltiples Diseo de ventanas Capacidades de ventanas Criterios de diseo para ventanas

 Las ventanas son subdivisiones de la pantalla que hacen posible presentar al mismo tiempo diferentes conjuntos de salida. Capacidades de las ventanas : Puede ser posible reposicionar las ventanas sobre la pantalla, de acuerdo con los detalles del sistema. Su uso debe considerarse cuando la aplicacin lo requiera o deba ser mejorada con facilidades para: Presentar datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo. Para cambiar entre varios programas, mostrando la salida de cada uno de ellos. Mover informacin de una ventana a otra (dentro del mismo programa o entre diferentes programas) Permitir que los usuarios reposicionen la informacin sobre la pantalla para adecuarla a sus necesidades particulares.

 Se debe seguir las buenas prcticas de diseo: ttulos, encabezados, nmeros de pgina y dems aspectos importantes en las ventanas. La plantilla es importante y requiere la capacidad del sistema para cambiar de una ventana a otra. Cuando surge la necesidad de imprimir una copia de pgina, debe ser posible en una forma sencilla.

Recibir informacin procesada por la CPU. Reflejar la informacin previamente procesada, dejndola ver en un lenguaje adecuado. Los perifricos estn compuestos por una parte mecnica y otra parte electrnica. Estas partes suelen separarse claramente para dar una mayor modularidad. A la componente electrnica del perifrico se le suele denominar controlador del dispositivo o, tambin, adaptador del dispositivo. Si el dispositivo no tiene parte mecnica (como, por ejemplo, la pantalla de un terminal), el controlador estar formado por la parte digital del circuito. Los dispositivos de salida permiten representar la salida de los resultados con datos o por medio de ellos.

IMPRESORA

Es el perifrico que el ordenador utiliza para presentar informacin impresa en papel.

MONITOR

Es el dispositivo en el que se muestran las imgenes . generadas por el adaptador de vdeo del ordenador o computadora. Es un dispositivo que conectado a una computadora puede dibujar sobre papel cualquier tipo de grfico mediante el trazado de lneas gracias a las plumillas retirables de las que dispone. Dispositivo mediante el cual se imprime una copia de otro impreso, transmitida o bien, va telfono, o bien desde el propio fax. Se utiliza para ello un rollo de papel que cuando acaba la impresin se corta. Algunas bocinas son de mesas, similares a la de cualquier aparato de sonidos y otras son porttiles (audfonos). Existen modelos muy variados, de acuerdo a su diseo y la capacidad en watts que poseen.

PLOTER

FAX

BOCINAS

 Durante el proceso de diseo de salida debemos tomar muy en cuenta la participacin del usuario, el cual es fundamental para el desarrollo del sistema. Es necesario que el usuario interacte en todos los pasos del diseo. Las especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseo lgico del sistema de informacin. Las salidas de un sistema de informacin resulta para el usuario la caracterstica ms importante, es por esta razn que si la salida no cumple con sus expectativas el proyecto podra no tener xito. Es necesario desarrollar los mtodos de salida que comuniquen la informacin con mayor efectividad.

 Las organizaciones de acuerdo con sus necesidades adecuan sus salidas a formas pre impresas, formas mltiples o los documentos de retorno. Las salidas se generan a travs de variados medios como impresoras, cmaras e impresoras de tarjetas. Hoy da son empleadas las impresoras lser por su velocidad y la integracin eficiente de las grficas. La plantilla es el modelo que usan los analistas para mostrar la localizacin de la informacin. El diseo de la plantilla puede ser manual o por computadora. All se marcan valores que son constantes y los variables; adems se indican los resmenes, los totales y las marcas de control para enfatizar puntos especficos de informacin.

Como primer paso en el desarrollo de salidas efectivas tenemos que deben hacerse con miras a un fin especfico, deben cumplir con un propsito definido previamente por el analista. Luego de plantear la salida esta debe ser hecha en funcin de satisfacer los requerimientos de la mayora de los usuarios, para lo cual debemos realizar un estudio y as englobar las necesidades que existen en comn. Otro aspecto importante y difcil de solventar la cantidad de salida adecuada para cada sistema, ya que en la mayora de las ocasiones lo que se busca es disminuir la cantidad de salida innecesaria y poder trabajar con la informacin ms til.

 Por otra parte los medios de distribucin de la salida tambin son un factor importante, ya que cada tipo de usuario posee requerimientos distintos los cuales debemos analizar. Entregar la salida a tiempo s un punto frgil para la toma de decisiones en una empresa, por tanto debe hacerse nfasis en clasificar las salidas para as poder asignar el momento preciso en el que debe estar disponible. Por ltimo, la eleccin del mtodo de salida juega un gran papel en a parte financiera de la empresa, dependido a su vez de varios factores: almacenamiento, velocidad de distribucin, facilidad, tiempo, etc.

SENN, James A. ; Anlisis y diseo de sistemas de informacin. Mxico: McGraw-Hill, 1992.

MORENO MARTNEZ, Gerardo. Anlisis y diseo de sistemas [en lnea]. [consultado el 27 de Abril de 2011]. Disponible EN : http://www.monografias.com/trabajos5/andi/andi.shtml
KENDALL, Kenneth E. ; Anlisis y diseo de sistemas . Mxico : Pretince Hall, c2005.

Muchas gracias a todos y a tod@s y a Usted profesor por habernos dado este bello tema.

FIN