ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Yamel Surez Andere Bienvenidos!!

ORGANIZACIN
La organizacin tiene diversas aceptaciones en la literatura administrativa. Una como sinnimo de empresa y la otra como fase del proceso administrativo, sobre la cual nos vamos a ocupar.
Veamos algunas definiciones sobre organizacin

 La organizacin implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.

 Consiste en dividir y relacionar el trabajo

para alcanzar las metas fijadas: establecer las estructuras organizacionales, delinear las relaciones o lneas de enlace que faciliten la coordinacin, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puestos.

 La organizacin es el proceso de disponer y

destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, en una forma tal que pueden lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente.

 Organizacin es la estructuracin tcnica de

las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismos social, con el propsito de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

Consiste en:

Identificar las actividades requeridas, agruparlas en reas y puestos de trabajo, asignar y jerarquizar tanto los puestos como las funciones correspondientes.

Su importancia radica: En su papel como promotora de la eficiencia administrativa

Propsito y naturaleza de la organizacin.

La estructuracin de las funciones y actividades

organizacionales, mediante la generacin de reas funcionales, puestos y niveles jerrquicos que faciliten la coordinacin del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribucin y manejo de los recursos, as como en el logro de los objetivos organizaciones. Estos emitidos, estn implcitos en lo denominado ORGANIGRAMA.

 La organizacin define y orienta el trabajo en

el interior de la empresa, por lo que principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.

Otros objetivos de la organizacin:

1. Establecer los departamentos o reas funcionales

especializadas de la empresa. 2. Definir jerarquas, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa. 3. Definir qu labor debe desempear cada unos de los miembros de la organizacin mediante la elaboracin de descripciones y perfiles de puestos.

ORGANIZACIN
El organigrama describe grficamente los

puestos en la compaa y cmo estn organizados.

Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.

Presidente

Los ttulos muestran el trabajo desempeado

Las lneas representan la relacin superiorsubordinado

Produccin

Finanzas

Recursos Humanos

Marketing

Produccin 1

Produccin 2

Los cuadros representan trabajos distintos

Obrero 1

Los niveles de administracin estn indicados por el nmero de capas horizontales en la grfica. Todas las personas o unidades estn en el mismo rango y reportan a la misma persona estn en un nivel.

Obrero 2

ORGANIZACIN
Qu entendemos por una organizacin formal y una organizacin informal?
Organizacin formal. Es aquella que se establece de

manera deliberada para alcanzar un objetivo especfico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con polticas y reglamentos de accin claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
Organizacin informal. Se refiere a las relaciones sociales

y se desarrollan espontneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras especficas.

ORGANIGRAMA GENERAL
Organizacin Formal

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IMPORTANCIA

- Rene los recursos para alcanzar metas y resultados deseados - Facilita la innovacin - Utiliza la fabricacin y tecnologa moderna - Se adapta e influye en un ambiente cambiante - Crea valor para los propietarios, clientes y empleados - Acomoda los desafos de diversidad, tica, etc.

Retos organizacionales
Cinco reas sometidas a tratamiento
1. 2.

3.
4. 5.

Administracin de las organizaciones en un entorno global. Diseo y estructuracin de las organizaciones. Mejora de la calidad, empowerment y competitividad. Reduccin de la complejidad, incremento de la velocidad y aumento de la capacidad de reaccin a los cambios del entorno. Administracin de la empresa segn valores ticos.

Las Organizaciones como Sistemas

Teora de sistemas: Se centra en la estructura y relaciones o interdependencia entre las partes de la organizacion La organizacin esta formada por partes y que stas interaccionan entre si para alcanzar los objetivos de la empresa

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

La teora general de sistemas o TGS, como se plantea en la actualidad se encuentra estrechamente ligada con el trabajo del bilogo alemn Ludwin von Bertalanffy, en 1925.

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Es una herramienta que permite la

explicacin de los fenmenos que suceden en la realidad y que permite hacer posible la prediccin de la conducta futura de esa realidad, a travs del anlisis de las totalidades y las interacciones internas de estas y las externas con su medio
.

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

1 ) La TGS aplica mecanismos interdiciplinarios, que permitan estudiar a los sistemas no solo desde el punto de vista analtico o reduccionista el cul estudia un fenmeno complejo a travs del anlisis de sus partes, sino tamben con un enfoque sinttico e integral, que ilustre las interacciones entre las partes . ( El todo es mayor que la suma de las partes )

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

2 ) La TGS describe un nivel de construccin terica de modelos que se sita entre las construcciones altamente generalizadas de las matemticas puras y las teoras especificas de las disciplinas especializadas que en los ltimos aos han hecho sentir la necesidad de un cuerpo sistemtico de construcciones tericas que pueda discutir, analizar y explicar las relaciones generales del mundo emprico.

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

3 ) La TGS busca establecer un grado ptimo de generalidad, sin perder el contenido.

OBJETIVOS DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Se pueden situar a diferentes grados de ambicin y confianza: a) Nivel de ambicin bajo pero con alto contenido de confianza, su propsito es descubrir las similitudes o isomorfismos en las construcciones tericas de las diferentes disciplinas, cuando estn existan, y desarrollar modelos tericos que tengan aplicacin al menos en dos campos diferentes de estudio.

b) nivel de ambicin ms alto pero con un contenido de confianza menor, su propsito es desarrollar algo parecido a un espectro de teoras un sistema de sistemas que pueda llevar a cabo la funcin de una perspectiva que analice ms que la suma de las partes en las construcciones tericas.

c) Dado que la ciencia se divide en subgrupos, y que existe una menor comunicacin entre diferentes disciplinas, mayor es la probabilidad de que el crecimiento total del conocimiento sea reducido por la prdida de comunicacin, por lo que otro objetivo de la TGS es el desarrollo de un marco de referencia de teora general que permita que un especialista pueda alcanzar captar y comprender la comunicacin de otro especialista, a travs de un vocabulario comn .

ENFOQUES DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Existen 2 enfoque para el desarrollo de la TGS, estos enfoques deben tomarse como complementarios. 1) El primer enfoque es observar el universo emprico y escoger ciertos fenmenos generales que se encuentren en diferentes disciplinas y tratar de construir un modelo que sea relevante para esos fenmenos.

2) El segundo enfoque es ordenar los campos empricos en una jerarqua de acuerdo con la complejidad de la organizacin de sus individuos bsicos o unidades de conducta y tratar de desarrollar un nivel de abstraccin apropiado a cada uno de ellos, este enfoque es sistemtico y conduce a un sistema de sistemas.

Las Organizaciones como Sistemas

Caractersticas de los sistemas:
Holismo:

Un sistema debe considerarse como un todo. Los cambios en cualquier parte del sistema tienen impacto y le afectan en su totalidad.
Sinergia:

Hace referencia al efecto interactivo de las partes del sistema. La suma de la interaccin de las partes componentes de la organizacin es mayor que el efecto de las partes por separado

Las Organizaciones como Sistemas

Sistemas Abiertos y Cerrados
Sistemas Cerrados:
Se autoconservan y no reciben energa o recursos

externos, es decir, no necesitan interaccionar con el entorno.

Sistemas Abiertos:
Los sistemas abiertos, mantienen relaciones con su

entorno.

a)Cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente que los rodea. b) Abiertos: El concepto de sistema abierto puede aplicarse a travs de enfoques a diversos niveles; yendo de un microsistema hasta un suprasistema.

El modelo de sistemas abiertos

ENTORNO

Procesos
Fuentes de inputs y condicionantes

Inputs
reas de contacto con el exterior ( Adquisicin de recursos): Recursos humanos, recursos materiales, recursos financieros e informacin.

Transformacin
Administracin ( toma de decisiones, planificacin control y estructuracin): produccin; mantenimiento y adaptacin.

Outputs
reas de contacto con el exterior ( Transacciones de salida): Ventas de outputs, publicidad y relaciones publicas.

Oportunidades condicionantes de los outputs

Subsistemas
ENTORNO

1. El S. abierto se relaciona con el ambiente y el cerrado no 2. El S. abierto cambia , crece y se adapta a el ambiente, el cerrado no 3. El S. abierto compite con otros sistemas, el cerrado no

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA

Viene del griego synistanai y significa reunir o juntar.

Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS

De la definicin de Bertalanffy, se deducen dos conceptos; reflejando dos caractersticas bsicas en un sistema: a) propsito u objetivo b) globalismo o totalidad

CARACTERSTICAS BSICAS DE LOS SISTEMAS

La definicin de sistema depende del inters

de la persona que pretende analizarlo.

El sistema total es el que esta representado

por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo

TIPOS DE SISTEMAS

Existe una amplia gama de tipologas para clasificar los sistemas, de acuerdo con ciertas caractersticas bsicas.

1. En cuanto a su constitucin los sistemas pueden ser:

a) fsicos o concretos b) abstracto

SISTEMA: Es cualquier cosa que cambie de estado. Es un conjunto de elementos que forman un todo. El sistema de caracteriza por determinados parmetros, los cuales son:
1. Entrada 2. Procesamiento 3. Salida

4. Retroalimentacin 5. ambiente

ENTRADA: fuerza de arranque del sistema que provee material o la energa para la operacin.

SALIDA O RESULTADO: producto final, para lo cual se reunieron los elementos, este debe ser congruente a el objetivo

PROCESAMIENTO O PROCESO: es el encargado de transformar las entradas en productos. (accin)

RETROALIMENTACION: compara el producto con el estndar establecido, su objetivo es controlar (perfecciona)

AMBIENTE: es el medio que rodea externamente el sistema , este es un recurso y a la vez una amenaza para el sistema.
entrada ambiente procesamiento salida ambiente

retroalimentacin

DIMENSIONES DEL DISEO DE LA ORGANIZACION

La Organizacin

Metas y estrategia Ambiente Estructura Cultura

1. 2. 3. 4. 5. 6. Formalizacin Especializacin Estandarizacin Jerarqua de autoridad Complejidad Centralizacin 7. Proporcin de personal

Tamao

Tecnologa

DIMENSIONES ESTRUCTURALES
La Formalizacin La especializacin La estandarizacin La jerarqua de autoridad La complejidad La centralizacin El profesionalismo Proporciones de personal
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DIMENSIONES CONTEXTUALES
El tamao Tecnologa Organizacional El entorno Las metas y estrategia La cultura

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Dimensiones organizacionales
Dimensiones estructurales:
Proporcionan etiquetas para distinguir las caractersticas internas de una organizacin. Crean una base para medirlas y compararlas

Dimensiones contextuales:

Caracterizan a toda la organizacin. Describen el marco organizacional que influye y modela las dimensiones estructurales. Estas pueden causar confusin por que representan tanto a las organizacin como el ambiente.

Dimensiones estructurales
La formalizacin
Es la cantidad de documentacin escrita en la organizacin. La documentacin incluye los manuales de procedimiento, regulaciones ,manuales de polticas. Estos describen el comportamiento y las actividades

La especializacin
Es donde las tareas organizacionales se subdividen en puestos separados. . La especializacin se la conoce como divisin del trabajo

La jerarqua de autoridad
Describe quien reporta a quien y el tramo de control de cada gerente. El tramo de control es el numero de empleado que se tiene que reportar a un supervisor

La centralizacin
Se refiere al nivel jerrquico que tiene la autoridad para tomar dediciones. Estas pueden ser centralizadas o descentralizadas

Proporciones de personal El profesionalismo

Es el nivel de educacin formal y la capacitacin de los empleados Es la dedicacin de personas en varias funciones y departamentos La proporcin de personal se mide dividendo el numero de empleados de una clasificacin entre el total de empleados de la organizacin.

Dimensiones contextuales

El tamao
Es la magnitud de la organizacin, segn se refleja en el numero de personas. Las organizaciones son sistemas sociales, el tamao suele medirse por la cantidad de empleados

La tecnologa organizacional
Se refiere a las herramientas tcnicas y acciones para transformar la produccin , se refiere a como se produce los servicios y productos.

El entorno
Son todos los elementos fuera de los limites de la organizacin

Las metas y estrategias

Definen el propsito y las tcnicas competitivas que la distinguen a otras organizaciones. Una estrategia es el plan de accin que describe la asignacin de recursos y las actividades para enfrentarse al ambiente y alcanzar las metas de la organizacin

La cultura
Es el conjunto de valores, creencias y normas claves compartidas por los empleados, estos valores pueden corresponder al comportamiento tico, al compromiso con los empleados

ENFOQUE DE KAST Y ROSENZWEIG

Segn el modelo propuesto por ellos, la organizacin presenta las siguientes caractersticas tpicas de un sistema abierto: a) La organizacin como sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes caractersticas:
1. Importacin (entradas): La organizacin recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energa de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni autocontenida.
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2. Transformacin (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energa disponible. La organizacin procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

3. Exportacin (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.
4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin- transformacin- exportacin.

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5. Entropa negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrpico para reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. 6. Informacin como insumo: Los sistemas abiertos reciben tambin insumos de tipo informativo que proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relacin con ste.
7. Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energa del ambiente exterior y una continua exportacin de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energa y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.
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8. Diferenciacin: La organizacin tiende a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de roles y diferenciacin interna. 9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 10. Lmites o fronteras: La organizacin presenta barreras entre el sistema y el ambiente. stos definen el campo de accin del sistema, como tambin su grado de apertura con relacin al ambiente.

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