1

Por favor indique:

1.- Quin Soy 2.- Grado Acadmico 3.- Qu hago en la Contralora del Estado 4.- Para qu estoy aqu ?

A Confucio se le confiere haber dicho que si l fuera gobernante del mundo, lo primero que hara sera arreglar las definiciones de las palabras, ya que de ellas depender la accin.
4

Un obstculo oculto a la unidad de gestin para la calidad son las diferencias en las premisas, conceptos e incluso en el significado de las palabras claves
J.M. JURAN 5

A partir de ahora y en esta Actividad

Organismo Institucin Empresa Negocio Entidad Es hablar del mismo trmino

Base y Soporte de la Informacin

1.- ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario

2.- ISO 9001:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos

3.- ISO 9004:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad Recomendaciones para la mejora del desempeo
7

MAPA DEL ORGANISMO PRODUCTIVO ESTRATEGICO

COMPETENCIA
Caractersticas BIENES Y SERVICIOS CLIENTES

Necesidades y Expectativas
Especificacin PROCESOS INSUMOS

ENTORNO
PROVEEDORES

Usuario final Empleados Socios Comunidad

ATRIBUTOS DESPERDICIOS ATRIBUTOS

Satisfaccin

ALIANZAS COOPERACION ESTRATGICAS

TECNOLOGA
9

Misin: Razn de ser del Organismo

1.- Qu hace 2.- Para quin lo hace 3.- Con quin lo hace 4.- Para qu lo hace ?
Debe ser auditable, medible y cuantificable
10

La Misin debe desagregarse en:

1.- Objetivos y metas sobre qu hace 2.- Objetivos y metas sobre para quin lo hace 3.- Objetivos y metas sobre con quin lo hace 4.- Objetivos y metas sobre para qu lo hace

11

Objetivo: lo que se DESEA lograr

1.- Verbo en infinitivo 2.- Medible, cuantificable 3.- Indica tiempo

Ejemplo: Incrementar la produccin de calzado en el ao 2009

12

Meta: lo que se TIENE que lograr

1.- Verbo en infinitivo 2.- Medible, cuantificable 3.- Indica tiempo 4.- Especifica la cantidad
Ejemplo:

5.- Especifica el tiempo

Incrementar la produccin de calzado de 200 pares/da a 250 pares/da a partir del 01 de Enero de 2009
13

Revisar verbos que son utilizados para Metas 1.- Emitir 2.- Realizar 3.- Coordinar 4.- Elaborar 5.- Tramitar 6.- Desarrollar 7.- Impulsar 8.- Promover 9.- Apoyar 10.- Preparar

Taxonoma de Bloom
Verbos que expresan objetivos en los diferentes niveles del proceso de pensamiento ( niveles cognoscitivos )

Evaluacin Sntesis Anlisis Aplicacin Distinguir Conocimiento

Definir Repetir Registrar Memorizar Nombrar Relatar Subrayar Identificar Planear Proponer Disear Formular Reunir Construir Crear Establecer Organizar Dirigir Preparar Juzgar Evaluar Clasificar Estimar Valorar Calificar Seleccionar Escoger Medir

Comprensin
Interpretar Traducir Describir Reconocer Explicar Expresar Ubicar Informar Revisar Determinar Aumentar Incrementar Disminuir

Aplicar Emplear Utilizar Ilustrar Operar Dibujar Esbozar

Analizar Diferenciar Inspeccionar Comparar Constrastar Criticar Discutir Debatir Examinar Catalogar

Dramatizar Probar

Misin de la Contralora del Estado Tchira

Promover el Perfeccionamiento de la Gestin de las entidades sujetas a control a travs de actuaciones fiscales, asesoras, determinacin de responsabilidades y participacin ciudadana, con el propsito de erradicar la corrupcin e impunidad y mejorar la calidad de vida de los habitantes del Estado Tchira.

16

Esquema para la formulacin y desarrollo de la MISIN de un organismo

1.- Debe responder a la RAZN de SER de la Contralora: PROPOSITO fundamental y debe formularse con base a los siguientes aspectos: a.- Qu hace la Contralora? Todo lo referente a las auditorias para el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes estadales, etc. b.- Para quin lo hace? Para la comunidad del estado Tchira c.- Con quin lo hace? Con personal altamente motivado y capacitado en procesos de auditoria, control fiscal y mejoramiento continuo d.- Para qu lo hace? Para incrementar el control fiscal y la percepcin positiva de la comunidad hacia la Contralora del Estado

2.- Como se observa,

los 4 aspectos desarrollados son auditables, medibles y

cuantificables y de all se deben desprender los objetivos y metas estratgicas de la Contralora, es decir, objetivos y metas de cantidad, productividad, calidad y oportunidad 3.- Una vez formulados los puntos 1 y 2, La MISIN debe desarrollarse con la participacin de todo el personal, para que adquiera carcter de arraigo y pertenencia

4.- Despus de desarrollada la MISIN, se debe plantear la VISIN como lo que se espera que la Contralora logre en el FUTURO

18

Visin de la Contralora del Estado Tchira

Controlar la gestin de los rganos y entes de la Administracin Pblica del Estado Tchira, sin excepcin alguna, a travs de actuaciones fiscales innovadoras.

19

Esquema de caracterizacin de las unidades organizativas Procesos Claves

RECUERDE: 1.- Todas las unidades organizativas o dependencias producen algo: varios bienes o varios servicios o ambos. Identifquelos 2.- Identifique el proceso que produce lo que la unidad organizativa entrega como resultado 3.- Haga una lista de las cosas que hace para producir el bien o el servicio, comience con verbo infinitivo 4.- Identifique los insumos que necesita para realizar el trabajo: equipo, herramienta, documento, lista, ficha, informe, personal, formato, procedimiento, mtodo, ley, reglamento, convenio, etc. ( recuerde todo tiene un nombre que lo identifica, caracterstica y atributo) 5.- Identifique quin debe entregar el insumo por insumo Unidad o cargo responsable Proveedores Entradas (Insumos) Proceso Salida (producto) o Resultado Usuarios (clientes)

Quienes entregan los insumos (unidades organizativas)

Lista de insumos que se requieren para el proceso ( incluya los atributos)

Lista de Actividades que transforman los insumos en el producto ( comenzar con verbo, ejemplo: verificar, chequear, registrar, anotar, tipear, recibir, entregar, llamar, firmar, escribir, informar, calcular, llevar, confirmar, conducir, manejar, limpiar, barrer, colocar, sumar, restar, etc)

Producto o Servicio que sale del proceso Ejemplo: pago cheque, informe, dictamen, informacin, nota de prensa, video, evaluacin, valuacin, conciliacin contable, informe financiero, inspeccin, tendencia, grfico, tabla, estadstica, presupuesto, POA, atencin, plan, programa,

Unidad interna que recibe el producto o servicio

Organismo externo que recibe el producto o servicio

20

Esquema de caracterizacin de las unidades organizativas Procesos Claves

1.- La caracterizacin debe hacerse para cada producto o servicio, de a uno por uno

Unidad o cargo responsable Proveedores Entradas (Insumos) Proceso Salida (producto) o Resultado Usuarios (clientes)

21

Proveedores

Insumos

Procesos

Producto/ Servicio

Clientes externos

Clientes internos Atributos Desperdicios Atributos

22

y las Direcciones, Divisiones y Departamentos deben tener Misin : NO

Propsito General: El propsito general u objetivo funcional , describe la contribucin global de la unidad a la consecucin de los objetivos y metas de la Contralora del Estado: indica la razn de ser de la unidad en la organizacin. Recuerde, no se requiere una lista detallada de las actividades que se espera que usted realice, debe centrarse en lo que se espera que la unidad logre. UN EJEMPLO DE OBJETIVO FUNCIONAL PARA LA UNIDAD DE

PRESUPUESTO ES:

23

Planificar, programar, dirigir y controlar la Gestin Presupuestaria de la Contralora, a fin de garantizar la oportuna y eficaz implementacin de las polticas y directrices del presupuesto de acuerdo a lineamientos de la Contralora del Estado y de la Contralora General de la Repblica. El Objetivo Funcional contiene: Accin: Funcin: Resultado: planificar, programar, dirigir y controlar la Gestin Presupuestaria de la Contralora garantizar la oportuna y eficaz implementacin de las

polticas y directrices del presupuesto Guas de accin: de acuerdo a lineamientos de la Contralora del Estado y de la Contralora General de la Repblica.

24

ATRIBUCIONES / FINALIDADES / RESPONSABILIDADES / ACTIVIDADES / TAREAS: Las finalidades son diseadas para hacer especfico el sentido global y amplio que describi en el objetivo funcional, son declaraciones breves que indican los resultados finales ms importantes por los cuales la unidad es responsable. La estructura interna de cada finalidad es la siguiente: a.- verbo de accin (cmo incide la unidad): dirigir, supervisar, realizar, b.- funcin (sobre qu incide): c.- resultado final (para qu, para lograr qu?) Recuerde, no haga una lista de las actividades, tareas individuales o pasos que se deben dar para obtener el resultado final, nicamente haga nfasis en los resultados y sobre que funcin acta para lograrlos.
25

Algunos ejemplos de finalidades son: 1.- Controlar las diferentes partidas presupuestarias a fin de asegurar que cada egreso tenga su respaldo presupuestario segn el presupuesto anual aprobado 2.- Dirigir, Coordinar y Controlar el desarrollo del programa mensual de produccin a fin de garantizar la cantidad, calidad y oportunidad de la entrega de los productos Ntese que las finalidades contienen los 3 elementos explicados anteriormente: Accin: Funcin: Dirigir, coordinar y controlar las diferentes partidas presupuestarias

Resultados: asegurar que cada egreso tenga su respaldo presupuestario y soportes fsicos, segn el presupuesto anual aprobado
26

Visin Estratgica: Calidad y Productividad en la Organizacin

27

VISIN

La visin es el arte de ver las cosas invisibles

Jonathan Swift
28

Seguridad, Higiene y Salud Laboral Gerencia RR-HH Mercadeo Planificacin, programacin y control de las operaciones Sistemas de calidad Investigacin y desarrollo Distribucin en planta Ventas Finanzas Suministros Mantenimie nto Organizaci n, informacin,

29

 Todas las personas pueden ver la tctica con la que realizo mis conquistas, pero son pocos los capaces de ver la estrategia que posibilita la victoria
Tzun Tzu

30

TCTICA: "es claramente el arte de emplear las armas en el combate para conseguir su mejor rendimiento

En el campo organizacional, el combate es la lucha por lograr objetivos y metas y las armas son: los precios, los plazos de pago,

la calidad, la innovacin,

el servicio, los tiempos de entrega, la publicidad, otros.

31

La misin de la Contralora

define su

poltica, la estrategia es la aplicacin de dicha poltica en el entorno y las tcticas son los medios de aplicacin de la estrategia.

32

"La Gerencia Estratgica

es el arte de

reunir todas las facetas del manejo de un organismo en busca de una mayor

competitividad La Estrategia: Para saber a dnde vamos y como lograrlo.

La Organizacin: Para llevar a cabo la estrategia eficientemente.

La Cultura: Para dinamizar la organizacin y animar a su gente

34

Enfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La norma ISO 9000:2000 apartado 3.4.1 define un "Proceso" como: "Conjunto relacionadas transforman resultados. de o actividades que interactan, de mutuamente las cuales en entrada

elementos

35

Representacin esquemtica de un proceso

36

QUE ES PRODUCTIVIDAD

Su expresin operacional es la relacin: Productos Productividad Insumos = Marco de Referencia de la expresin operacional: Estratgica: Porque la mejora de la productividad de hoy ha
der ser fundamento de la mejora futura. Integral: Porque nos interesa que la mejora de la parte no desmejore el todo. Y, porque nos interesa que contenga todos los factores (Tecnolgicos, organizativos y de las personas) . Global o Ecolgica: Porque la mejora de la productividad de la organizacin no debe ser a costa del medio ambiente.

Manual

37

QU ES EFECTIVIDAD?

Grado de logro de las metas de productos planificadas. Manual FIM.

EFECTIVIDAD =

PRODUCTO OBTENIDO PRODUCTO PROGRAMADO

38

QU ES EFICIENCIA?

Grado de Cumplimiento en el uso de los recursos planificados. Manual FIM. Relacin entre los resultados alcanzados y los recursos utilizados. ISO/FDIS 9000:2000.

EFICIENCIA=

RECURSOS PROGRAMADOS RECURSOS UTILIZADOS

39

EFICACIA
EFICACIA: Medida del grado de realizacin de las actividades planificadas y de obtencin de los resultados planificados. ISO/FDIS 9000:2000.

EFICACIA = IMPACTO LOGRADO

Ejemplos para la Contralora: % Satisfaccin del ciudadano 0 % de corrupcin 0 % de impunidad % de mejora de calidad de vida
40

AUTORIDAD

RESPONSABILIDAD

CALIDAD P R O V E E D O R E S PROCESO COSTO

PRODUCTO

ENTREGA

INDICADOR DE GESTIN INDICADOR DE VERIFICACIN PERSONAS

SEGURIDAD

MORAL

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD SOBRE LOS INDICADORES DE VERIFICACIN Y GESTIN

41

Artculo 10 (LOAFSP).- Los presupuestos pblicos expresan los planes nacionales regionales y locales, elaborados dentro de las lneas generales del plan de desarrollo econmico y social de la Nacin aprobadas por la Asamblea Nacional, en aquellos aspectos que exigen, por parte del sector pblico, captar y asignar recursos conducentes al cumplimiento de las metas de desarrollo econmico, social e institucional del pas; y se ajustarn a las reglas de disciplina fiscal contempladas en esta Ley y en la Ley del marco plurianual del presupuesto. El plan operativo anual, coordinado por el Ministerio de Planificacin y Desarrollo, ser presentado a la Asamblea Nacional en la misma oportunidad en la cual se efecte la presentacin formal del proyecto de ley de presupuesto.

La medicin de indicadores de gestin, que en estricta lgica tendra que iniciarse por el proceso integral de la Planificacin Estratgica, debe involucrar en forma

democrtica y participativa a todos los funcionarios implicados en la produccin de un bien y/o servicio, o una funcin (actividad), por lo que su desarrollo e

implementacin debe beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios

43

Indicadores. Son instrumentos de medicin de las variables asociadas a las metas

Indicadores de Gestin
Son un conjunto de indicadores y se refieren a mediciones relacionadas con el modo en que los bienes y/o servicios o productos son generados por el organismo. Valor del Indicador. Es el resultado de la medicin del indicador y constituye un valor de comparacin, referido a su meta asociada
44

Los problemas generales detectados en la utilizacin de indicadores: a)Falta de concrecin de los objetivos conseguir. y metas a

b) Informacin deficiente o bien no homognea, que dificulta su comparacin. c) Establecimiento de indicadores de carcter cualitativo de difcil evaluacin objetiva. d) Establecimiento de indicadores de difcil cuantificacin. e) Inexistencia de estndares adecuados.

45

f) Exceso de indicadores que diluyen el resultado. g) Implantacin de indicadores que no se mantienen en el tiempo o sin un seguimiento y control posterior. h) Falta de implicacin y de consenso para que los resultados obtenidos tengan la aceptacin adecuada. i) Falta de impulso y apoyo de la direccin. j) Ausencia de incentivos para su aplicacin.

46

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

El Plan Operativo Anual es un documento donde se definen los programas y proyectos estratgicos que llevar a cabo el Organismo. Debe responder a las directrices contenidas en el Plan Nacional de

Desarrollo, as como a las orientaciones financieras y de disciplina fiscal establecidas por la Contralora General de la Repblica en el marco plurianual del

presupuesto y en La Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico.

47

OBJETIVO
Un objetivo, se refiere a un resultado que se desea o necesita lograr dentro de un perodo de tiempo especfico. Es un valor aspirado por un individuo o un grupo dentro de una organizacin; una clase especfica de un propsito fundamental y define en forma ms concreta a ste o una parte del mismo; es un estado futuro deseado de una organizacin o de uno de sus elementos. A pesar de que el objetivo debe lograrse en el futuro, se determina un lapso especfico para su realizacin.

48

OBJETIVOS ESPECFICOS
Expresan los logros a alcanzar con la ejecucin del proyecto. Dichos logros deben dar respuesta a los objetivos y metas programadas en el Plan Operativo Anual, as como a lo establecido en el instrumento de seguimiento y control del mismo como son los informes de Ejecucin Fsica

49

Una condicin fundamental para el proceso de formulacin y construccin de mecanismos de control en un sistema, es poder contar tanto con objetivos claros, precisos, cuantificados, como con el conjunto de las actividades claves que se emplearn para lograr los objetivos propuestos. Sin esta definicin no es posible conocer el punto de llegada, ni las caractersticas del resultado que se espera. Se entiende por cuantificar un objetivo la accin de asociarle patrones que permitan hacerlos verificables.

50

PRESUPUESTO 2009

Plan Anual de Contrataciones

Plan Anual de Personal

Plan de Inversiones

Plan Operativo Anual 2009 (POA)

Plan de Desarrollo del estado Tchira

Lneas Generales del Plan Nacional de Desarrollo Econmico y Social

51

PLAN INVERSIONES 2009

Acciones para Fortalecer el Plan estadal de Inversiones

1.FIDES 3.LAEE 5.SITUADO

ORGANIZADO POR CADA ORGANISMO

52

Qu es y cul es el Propsito de la Planificacin Estratgica ? Es el proceso de decidir anticipadamente lo que una empresa realizar y de cmo lo va a ejecutar, y debe determinar:
misin global identificar resultados claves fijar objetivos especficos

La planificacin estratgica es vista como un sistema de procesos por cuanto es una actividad integradora que debe aprovechar al mximo la efectividad de una organizacin como un sistema de acuerdo con sus metas retadoras

Definiciones claves
Formulacin de Escenarios Pronstico cualitativo que se describe como conjunto alternativo de posibles ocurrencias futuras donde se anticipa el impacto de eventos sobre la organizacin Oportunidades externas Se refieren a las tendencias sociales, polticas, econmicas y tecnolgicas que pueden beneficiar significativamente la organizacin Amenazas externas Se refieren a las tendencias sociales, polticas, econmicas y tecnolgicas que son potencialmente perjudiciales para el xito de la organizacin

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Definiciones claves
Fortalezas internas Se refiere a actividades, condiciones o factores internos de una organizacin que favorecen el logro de las metas del organismo Debilidades internas Se refiere a actividades, condiciones o factores internos de una organizacin que limitan el logro de las metas del organismo

Objetivos Expresan propsitos especficos enmarcados dentro de la Misin, hacia los cuales se dirigen los esfuerzos del organismo.. es el fin a que se dirige o encamina una accin o actividad

55

Definiciones claves
Metas Son logros que al alcanzarse nos aproximan a los objetivos planteados, son cuantificables y que a pesar de lograrse, a diferencia de los objetivos, no se termina el evento. Corresponde a las cuantificaciones de las acciones que deben acometerse para lograr los objetivos Polticas Son criterios para la toma de decisiones. Definen orientaciones para la gestin de la gerencia dentro de determinadas directrices

Estructura de la organizacin Disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal.

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Definiciones claves
Cliente: todo aquel que se beneficia del organismo organizacin o persona que recibe un producto ejemplo consumidor, usuario final, minorista, beneficiario, ciudadano y comprador. nota El cliente puede ser interno o externo a la organizacin Proveedor organizacin o persona que proporciona un producto

Procedimiento forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

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Definiciones claves
Documento Medio que contiene la informacin Informacin datos que poseen significado

Operacin Conjunto coherente de acciones por medio de las cuales se pretende alcanzar los objetivos y metas planteadas en el programa

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FILOSOFA DE GESTIN
Principios y valores guas que fundamentan la creacin de la cultura del organismo y que espera que todo su personal adopte como forma de vida. Ejemplo de principios y valores: Participacin Compromiso Responsabilidad tica Respeto Honestidad Humanismo Competitividad La contralora debe desarrollar y definir la visin, misin, principios y valores de la organizacin. Las definiciones deben incorporar a todos los involucrados o beneficiarios de la organizacin: ciudadanos, trabajadores, entidades y comunidad.
59

FILOSOFA DE GESTIN
La contralora debe desarrollar programas para difundir la visin, misin, principios y valores de la organizacin.

La contralora debe desarrollar mecanismos para evaluar y verificar que todos sus trabajadores han internalizado la visin, misin, principios y valores.

La contralora debe desarrollar mecanismos para asegurar que la formulacin de los planes estratgicos y operativos sean coherentes con la filosofa de gestin , los objetivos, polticas y lineamientos

60

FILOSOFA DE GESTIN
Es el manifiesto inequvoco de la contralora con base a:

Propsito fundamental y razn de ser del organismo

Direccionalidad de la gestin

Orientaciones que guiarn las toma de decisiones

Misin de la Contralora

Estrategias, Directrices y Objetivos Estratgicos

Polticas generales de la Contralora

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FILOSOFA DE GESTIN
Planificacin Estratgica Hechos y datos confiables Plan Estratgico

Planes y Programas Operativos realistas y factibles

basado en : rendimientos de procesos internos proveedores requisitos y satisfaccin del cliente datos de la competencia y benchmarking

62

Principio de visualizacin de la Contralora

EN TO R

NO

OP A OR F U AM TU ERA EN NID AZ AD AS ES

MISIN

PLANEACIN ESTRATEGICA ESTRATEGIA ACCIONES

PLAN

CT AT IV AS

D AD FO EBI EN RT LID TR AL AD O EZ ES AS

ES PE

65

FORTALEZAS
Son los aspectos (recursos) internos del organismo (recursos humanos, econmicos, reas de negocio, mercado, productos, etc.) que representan puntos fuertes, es decir, una autntica ventaja diferencial y que hay que explotar al mximo. Su caracterstica principal es que son controlables, porque dependen nicamente del organismo y forman parte positiva de la Contralora. Algunos ejemplos

1.- Cuenta con una declaracin escrita y clara de la misin, visin, polticas, estrategias, objetivos y valores. 2.- Ingreso de talento humano (profesional y tcnico) 3.- Alto ndice de profesionalizacin y capacitacin de los funcionarios. 4.- Manual Descriptivo de cargos 5.- Cuenta con un Plan Operativo Anual por direccin. 6.- Capacidad para crear y mantener programas de atencin al ciudadano en cumplimiento de la misin. 7.- Cuenta con una nueva Direccin: Participacin y Atencin al Pblico. 8.- Infraestructura acorde a las necesidades. 9.- Apoyo institucional prestado a los organismos sujetos a control. 10.- Creacin de la Escuela Gubernamental de Auditora.
66

DEBILIDADES Son los recursos y situaciones que representan una actual desventaja diferencial, constituyndose en obstculos y limitaciones que coartan el desarrollo de la Contralora para alcanzar sus objetivos.

1.- Escaso liderazgo de equipos en las auditoras. 2.- Ausencia de diccionario de indicadores de gestin 3.- Diversidad de criterios en los procesos 4.- Deficiencia de cultura de autocontrol 5.- Dficit de equipos de computacin 6.- Bajo nivel de compromiso y sentido de pertenencia con la institucin. 7.- Deficiencia en la poltica comunicacional interna y externa 8.- Rutinas e inercias existentes.
67

TGN

68

Reglas para la Seleccin 1.- El Participante no interviene, solo el Facilitador da las instrucciones 2.- Las propuestas no tiene orden jerrquico 3.- Se van a jerarquizar con la votacin individual y la suma de todas las votaciones por cada propuesta 4.- La propuesta con ms puntos ocupar la posicin 1 en jerarqua y as sucesivamente

Iniciemos las votaciones segn el criterio de cada uno

En el cuadro de seleccin el n 1 significa: poco relevante, no afecta, no influye, mnima limitacin. El n 10 significa: muy relevante, si afecta, si influye, mxima limitacin y del 2 al 9 son valores relativos que cada participante le asigna a cada propuesta segn su criterio de valoracin particular

69

1.- Escaso liderazgo de equipos en las auditoras. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2.- Ausencia de diccionario de indicadores de gestin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

3.- Diversidad de criterios en los procesos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4.- Deficiencia de cultura de autocontrol 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

70

5.- Dficit de equipos de computacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

6.- Bajo nivel de compromiso y sentido de pertenencia con la institucin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

7.- Deficiencia en la poltica comunicacional interna y externa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

8.- Rutinas e inercias existentes. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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OPORTUNIDADES
Son las posibilidades (hechos o situaciones) que la Contralora es capaz de aprovechar para s, o bien las del exterior a la que pueda acceder y obtener ventajas (beneficios).

1.- Buena comunicacin con la Contralora General de la Repblica 2.- Buena comunicacin con el Ejecutivo Estadal 3.- Credibilidad en el rgano de Control Fiscal por parte de las dependencias sujetas a control y la ciudadana en general. 4.- Alto nivel de relaciones interinstitucionales. 5.- Apoyo de la Administracin Pblica activa para la implementacin de los programas institucionales. 6.- Cultura anticorrupcin en la sociedad regional.
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AMENAZAS
Son riesgos, hechos y situaciones externas a la Contralora que estn presentes en el medio que, siendo previsibles, s ocurrieran pueden dificultar el logro de los objetivos, producir un impacto negativo o una dificultad substancial en su desarrollo. Algunos ejemplos;

1.- Dependencia presupuestaria que afecta el crecimiento ptimo de la institucin. 2.- Altos ndices inflacionarios que afectan la planificacin y ejecucin presupuestaria. 3.- Aumento del nmero de entes y rganos sujetos a control. 4.- Nuevas oportunidades laborales a nivel fiscal con mejor remuneracin.
73

Esta metodologa se aplica tambin de manera participativa con toda el personal. Se combina el mtodo FODA con la definicin de la visin y misin, as como sus objetivos estratgicos, estrategias y actividades. Para qu sirve un FODA?; el anlisis foda es una tcnica imprescindible y eficaz en el diagnostico de la situacin de un organismo, tanto desde el punto de vista interno como externo. Fundamentalmente, esta herramienta sirve para; - Identificar los objetivos estratgicos - Como base para un buen plan operativo

- Identificar las amenazas del entorno a fin de prevenirlas y/o corregirlas - Ver la capacidad de respuesta de la Contralora ante una situacin determinada - Identificar las fortalezas de la Contralora y aprovecharlas - Descubrir nuevas oportunidades de accin para las que se est preparado - Identificar las debilidades de la Contralora, ser conscientes de ellas e intentar mejorarlas. Ejemplo; la comunicacin y el trabajo en equipo, el ambiente laboral, el proceso operativo, la imagen ante los ciudadanos, etc. - Evitar errores previsibles e inversiones innecesarias - Decidir si se debe reorientar la gestin para buscar mejores oportunidades, aunque se tengan que adquirir o desarrollar determinados puntos fuertes del organismo

75

Definir la estrategia El enfrentamiento entre las oportunidades de la empresa, con el propsito de formular las estrategias ms convenientes, implica un proceso reflexivo con un alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en una informacin objetiva. Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organizacin podra desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno. Fijados los objetivos que deben ser jerarquizados, cuantificados, reales y consistentes, elegiremos la estrategia para llegar a ellos mediante acciones del Plan Operativo Anual.

76

INTERNO / EXTERNO DEBILIDADES

AMENAZAS DA Supervivencia FA Defensivas

OPORTUNIDADES DO Reorientacin FO Ofensivas

FORTALEZAS

77

La estrategia FO

Se basa en el uso de fortalezas internas de la Contralora con el propsito de aprovechar las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el ms recomendado. La organizacin podra compartir las fortalezas y a travs de la utilizacin de las capacidades positivas, aprovechar para entregar los servicios en calidad, cantidad, oportunidad y bajo costo Ejemplo; la Contralora debe adoptar estrategias de desarrollo y crecimiento. Cuando las fortalezas son reconocidas por los ciudadanos, para exaltar las ventajas.

78

La estrategia FA

Trata de disminuir al mnimo el impacto de las amenazas del entorno, valindose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar ms problemtico para la organizacin.

79

La estrategia DA Tiene como propsito disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas, a travs de acciones de carcter defensivo. Generalmente este tipo de estrategia se utiliza slo cuando la organizacin se encuentra en una posicin altamente amenazada y posee muchas debilidades, aqu la estrategia va dirigida a la sobrevivencia. En este caso, se puede llegar incluso al cierre de la institucin o a un cambio estructural y de misin. Ejemplo; se enfrenta a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para luchar. Deja las cosas como estn hasta que se asienten los cambios que se producen.

80

La estrategia DO

Tiene la finalidad de minimizar las debilidades internas, aprovechando las oportunidades externas, esto lo puede realizar una organizacin a la cual el entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar dado sus graves debilidades, pero podra invertir recursos para desarrollar el rea deficiente y as poder aprovechar la oportunidad. Ejemplo; si se abren oportunidades que puedes aprovechar, pero careces de la preparacin adecuada. Cambia de poltica porque las actuales no estn dando los resultados deseados.

81

Las fases del FODA Es un ciclo de planear, hacer y medir, que se concreta en: decisin del asunto objeto de anlisis; recoleccin de datos del entorno (opinin de usuarios y de ciudadanos), del rgano rector (que sean objetivos) y del entorno (marco legal, demogrfico, tendencias, etc.); elaboracin preliminar del FODA por parte del equipo directivo y su posterior contraste con la opinin e informacin de los empleados; diseo de los objetivos y elaboracin de la estrategia para corregir debilidades y aprovechar las fortalezas, y puesta en marcha del plan de accin, auditando los avances. Los factores aplicables a cualquier empresa son; Identificar las habilidades especiales de la Contralora; aquellas que nos hacen destacar. Por ejemplo, la calidad del informe de auditora, la objetividad en la determinacin de responsabilidades, la celeridad de los procesos

82

ESCALERA DE LA COMPETITIVIDAD

Ge Ge Ge renc renc ia r en i a Ge cia de Est 6 OBJETIVO l r ren KA a po R a t EXCELENCIA c i a r D ut g IZ i ina ca COMPETITIVA E d i r e N Pl EXCELENTE Pr ectr -C an oc ice icl ifi eso s ISO 9001-2000 oP ca s ci TQ D : SUFICIENTE n E M CA R I U str Li G at de E ISO 14000 S ra g ica zg A r o A ca I BSICO G i fi E T lan 5SCE A P R SITUACIN P T ACTUAL ES
400 1000 E. F.Q.M. M.B.

Clnico Clnico

SNTOMA

CAUSA

CUANTITATIVO CUALITATIVO

DIAGNSTICO DE ORGANIZACIONES

Normativo Normativo

DESVIACIN RESPECTO AL DEBER SER CUANTITATIVO CUALITATIVO

Competitivo Competitivo

ENTORNO MLTIPLES HERRAMIENTAS COMPETENCIA

Proceso de Planificacin Estratgica

Las premisas sobre el futuro subrayan el proceso de planeacin que empieza con el desarrollo de una estrategia, incluyendo declaraciones de misin y objetivos a largo plazo; Luego viene la programacin a mediano plazo que integra los planes funcionales y traduce la estrategia en planes tcticos. Los planes de operacin son aplicados por medio de acciones especficas. El control y seguimiento se mantiene por medio de la revisin de las condiciones reales y comparndolas con los resultados esperados, y se inician acciones correctivas si es necesario

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Etapas Bsicas de la Planificacin

P R O V E E D O R E S

ANLISIS DEL PROCESO

ANLISIS DEL FENMENO

PROCESO

PRODUCTO
Satisfaccin y Seguridad de las Personas

Opinin del Cliente

ESTUDIO DE MERCADO

INICIO

PLA N

4
DIRECTRIZ

MET A

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Proceso de Planificacin Estratgica

Premisas Planeacin Ejecucin y control Estudios de planeacin

Propsito fundamental de la organizacin Desarrollo de la Estrategia Principios, valores y creencias Misin, Objetivos, Polticas y Estrategias Planeacin y programacin a mediano plazo Planes funcionales integrados y programas Planeacin corto plazo Metas, Procedimientos, Planes tcticos, Planes de operaciones Realizacin de acciones especficas Revisin/ comparacin de Resultados/ condiciones reales y esperados

Evaluacin de Oportunidades y Amenazas, y Fortalezas y Debilidades de la organizacin ( FODA )

Prueba de factibilidad

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Fases del Proceso de Planificacin

Estrategia

Formulacin de planes a largo y mediano plazo Acciones tcticas metas

Formulacin de planes operativos anuales Actividades por rea

Formulacin de Presupuestos

Control y seguimiento

Expresin Expresin Expresin

fsica econmica financiera

Control de gestin Control operativo

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Fases del Proceso de Planificacin

Planes estratgicos o corporativos: Estn conformados por la Filosofa de Gestin y los planes funcionales

Planes funcionales o tcticos: Conjunto de acciones expresadas cuantitativas y cualitativamente y definidas en magnitud, tiempo y espacio ( referidas a metas ), con las siguientes caractersticas: se refiere al futuro seala acciones tiene elementos de control

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Fases del Proceso de Planificacin

Programa: Es la desagregacin de las acciones y metas previstas en los planes funcionales tcticos, en actividades y tareas especficas, determinando su ejecucin en el tiempo y en el espacio.

90

Control de Gestin

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91

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Co r es acc rec tr io ci (A at ne n gi s JU ST cas AR )

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Ciclo de mejoramiento continuo PDCA

92

Formularios que facilitan la Planificacin Estratgica

95

DIAGNOSTICO 2008

RESUMEN DE ASPECTOS CRITICOS

METAS CON MAYORES DESVIACIONES

CAUSAS INTERNAS

EXTERNAS

96

DIAGNOSTICO 2008

RESUMEN DE ASPECTOS CRITICOS

METAS CON MAYORES DESVIACIONES

ACCIONES CORRECTIVAS INTERNAS

EXTERNAS

97

PLAN FUNCIONAL 2009-2013

DIAGNOSTICO INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES

98

PLAN FUNCIONAL 2009-2013

DIAGNOSTICO EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZAS

PLAN FUNCIONAL 2009-2013

Acciones

Unidad de Medida

2008

2009

2010

2011

2012

2013

100

PLAN OPERATIVO 2009

Acciones e Indicadores

Unidad de Medida

E F

M A

101

PLAN OPERATIVO 2009

MATRIZ CLIENTE PROVEEDOR ANALISIS DEL PROVEEDOR
UNIDAD CLIENTES CLASE DE SERVICIO PRESTADO ATRIBUTOS DEL SERVICIO SUMINISTRADO FRECUENCIA DEL SERVICIO

102

PLAN OPERATIVO 2009

MATRIZ CLIENTE PROVEEDOR ANALISIS DEL CLIENTE
UNIDAD PROVEEDORA CLASE DE SERVICIO RECIBIDO ATRIBUTOS DEL SERVICIO RECIBIDO ATRIBUTOS EXIGIDOS

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PROGRAMA: PROYECTO: Responsable: OBJETIVO: META: Lapso (meses /das) N Actividad Recurso Responsable 1 2 3 4

Ponderacin Evaluacin (%) (%)

Avance al __/__/2009

Comentario

Nombre y Apellido del responsable del programa: Firma: Fecha:

Nombre y Apellido del Director: Firma: Fecha:

FO-NOR-001 Edicin N:01 Revisin N: 0

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Diagrama de flujo del proceso de Planificacin Estratgica Datos del Datos del mbito interno mbito externo Visin Misin Desarrollar la Estrategias Filosofa de Gestin Objetivos Estratgicos Lineamientos Polticas Definir los Planes Estratgicos ( Corporativos ) Definir los Planes Funcionales ( Tcticos ) Definir metas e indicadores de gestin Seleccionar los factores claves de xito Definir variables claves del proceso Definir acciones tcticas Analizar las fortalezas y debilidades

Definir metas cuantitativas

Proceso Presupuestario

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MSc. Ing. Omar Soto Telf. 0276 3479871 0424 7234291 E-mail: omarasciclo@hotmail.com omarasciclo@gmail.com omarasciclo@yahoo.es
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