MTODOS DE ARQUIVAMENTO

ARQUIVAMENTO
Deve-se levar em conta as finalidades e a estrutura

institucional e as caractersticas ou natureza dos documentos. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e admitir expanses. Na organizao de um arquivo ou fichrio os elementos constantes dos documentos: nome (remetente, destinatrio ou pessoa referida no documento); local, nmero, data e assunto.

CLASSES DE ARQUIVAMENTO
1) Bsicos Alfabtico Geogrfico Numricos: a) Numrico simples b) Numrico cronolgico c) Dgito-terminal Ideogrfico (por assunto): a) Alfabtico - de ordem enciclopdica - de ordem dicionria b) Numrico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexao coordenada

CLASSES DE ARQUIVAMENTO
2) PADRONIZADO a) Variadex b) Automtico c) Soundex d) Mnemnico e) Rneo

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DIRETO:

Busca o documento onde est guardado. SISTEMA INDIRETO: Para localizar o documento precisa-se de consulta a um fichrio. SEMI-INDIRETO: Alfanumrico

TIPO DE ARQUIVAMENTO
Horizontal:

Documentos ou fichas arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Vertical: Documentos ou fichas dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

MTODOS BSICOS
Mtodo Alfabtico Simples. Principal elemento: NOME. Mtodo direto Dispostos rigorosamente em ordem alfabtica Notaes nas guias podem ser: Simples ou Abertas: A, B, C; Aa, Ab, Ac. Compostas ou Fechadas: Aa-Al; Am-Az. e) Deve ter as pastas miscelneas: correspondentes eventuais. f) Vantagens: rpido, direto, fcil e barato. g) Desvantagens: gera erros quando o volume de documento grande.
1) a) b) c) d)

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

1) Nomes de pessoas fsicas: considera-se o

ltimo sobrenome e depois o pr-nome. Ex.: Joo Alves Silva Marcos Ferreira da Silva Andr Luiz Ribeiro Machado Arquivam-se: Machado, Andr Luiz Ribeiro Silva, Joo Alves Silva, Marcos Ferreira

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

2) Sobrenomes iguais: prevalece a ordem alfabtica do prenome Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Carlos Villa-Lobos Antnio Monte Verde Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Antnio Villa-Lobos, Carlos

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

4) Sobrenomes formados com a palavra Santa, Santo ou So no se separam. Exemplo: Srgio Santa Rita Luciano So Paulo Tiago Santo Cristo Arquivam-se: Santa Rita, Srgio Santo Cristo, Tiago So Paulo, Luciano

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

5) As iniciais abreviadas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo:J. Silva Jos Silva Arquivam-se: Silva, J. Silva, Jos

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

6) Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados. Exemplo: Priscila da Costa Pedro de Oliveira Arquivam-se: Costa, Priscila da Oliveira, Pedro de

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

7) Sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho no se separam, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Jorge Oliveira Filho Paulo Borges Neto Renival dos Santos Costa Filho Arquivam-se: Borges Neto, Paulo Costa Filho, Renival dos Santos Oliveira Filho, Jorge

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

8) Os graus de parentesco s sero considerados quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

9) Ttulos no so considerados na alfabetao.Apresentam-se ao final do nome, entre parnteses. Exemplo: Ministro Gilberto Gil Professora Carla Farias Arquivam-se: Farias, Carla (Professora) Gil, Gilberto (Ministro)

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

10) Nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. Exemplo: Paul Muller Jorge Schmidt Arquivam-se: Muller, Paul Schmidt, Jorge

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

11) As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas em letras maisculas. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam GordonOBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John OBrien,Gordon

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

12) Nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome. Exemplo: Angel del Arco y Molinero Jos de Oviedo y Baos Manuel Vsquez Murilo Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Vsquez Murilo, Manuel

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

13) Nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como apresentam. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

14) Nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem.
Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getlio Vargas The Library of Congress

Mtodo Alfabtico: Regras de Alfabetao

15) Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo:II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3)

Mtodo Geogrfico
Sistema direto Principal elemento: LOCAL ou

PROCEDNCIA Melhores ordenaes geogrficas: a) Nome do estado, cidade e correspondente b) Nome da cidade, estado e correspondente c) Nome do pas, capital ( demais cidades) Correspondente

Mtodo Geogrfico
a) Nome do estado, cidade e correspondente

Quando se organiza um arquivo por estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.
Exemplo: Amazonas Manaus Luisa Sobral So Paulo So Paulo Roberta Pimenta So Paulo Campinas Jorge Freitas Arquivam-se: Amazonas Manaus Sobral, Luisa So Paulo So Paulo (Capital) Pimenta, Roberta So Paulo Campinas Freitas, Jorge

Mtodo Geogrfico
b) Nome da cidade, estado e correspondente No h destaque para a cidade obedecendo rigorosamente a ordem alfabtica. Exemplo: Anaplis - Gois Marco de Melo Goinia Gois Wagner Almeida Caxambu Minas Gerais Srgio da Costa Arquivam-se: Anaplis - Gois Melo, Marco de Caxambu Minas Gerais Costa, Srgio da Goinia Gois Almeida, Wagner

Mtodo Geogrfico
c) Nome do pas, capital (demais cidades), Correspondente Exemplo: Brasil, Braslia, Priscila Costa Brasil, Belo Horizonte, Alexandre Machado Frana, Paris, Lorena Pascal Arquivam-se: Brasil - Belo Horizonte Machado, Alexandre Brasil Braslia Costa, Priscila Frana Paris Pascal, Lorena

MTODO NUMRICO
a) Numrico Simples b) Numrico Cronolgico c) Dgito-Terminal

MTODO NUMRICO
a) Numrico Simples Indireto Atribui-se um nmero a cada

correspondente de acordo com o registro de entrada. No obedece uma ordem alfabtica. Exemplo: 001- Pedro Corra Machado 002 - lvaro Maia 003 Jos Alves

MTODO NUMRICO
b) Numrico Cronolgico Existe a combinao de ordem numrica e a data. Vantagens: Maior grau de sigilo, menor possibilidades de erro por ser mais fcil lidar com nmeros. Desvantagens: Mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa: ndices auxiliares (fichas), alfabtico-onomstico, de procedncia e de assunto. Exemplo: 0001/2000 ou 0001/02-01-2000 0002/2000 0003/2001 0004/2002

MTODO NUMRICO
c) Dgito-Terminal Documentos numerados sequencialmente. Nmeros dispostos em trs grupos de pares numricos e sua leitura feita da direita para a esquerda. No arquivamento considera-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrios e o tercirio. Exemplo: 000001: 00-00-01; 01-00-00 000002: 00-00-02; 02-00-00 000003: 00-00-03; 03-00-00

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

Separa os documentos por assunto.

Exemplo: FINANCEIRO - Contas a pagar - Contas a receber MATERIAL - Compra de material - Compra de estoque PESSOAL - Abono - Demisso de pessoal - Frias - Salrios

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

a) Alfabtico - de ordem enciclopdica - de ordem dicionria b) Numrico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexao coordenada

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

a) Alfabtico de ordem enciclopdica: assuntos agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Cursos Especializao Formao Ps-graduao Doutorado Mestrado Pesquisas Administrao Cincia Poltica Economia Custo devida Desenvolvimento econmico

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

a) Alfabtico de ordem dicionria: assuntos isolados dispostos alfabeticamente Exemplo: Cursos de Doutorado Cursos de Especializao Cursos de Formao Curso de Mestrado Curso de Ps-Graduao Pesquisas de Administrao Pesquisas de Cincias Polticas Pesquisas de Custo de vida Pesquisas de Desenvolvimento Econmico Pesquisas de Economia

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

b) Numrico Duplex: A documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. Exemplo: 1 - FINANCEIRO 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber 2 MATERIAL 2-1 Compra de material 2-2 Compra de estoque 3 - PESSOAL 3-1 Abono 3-2 Demisso de pessoal 3-3 Frias 3-4 Salrios

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

b) Numrico: Decimal: divide os grupos em nove classes e mais uma reservada para assuntos gerais. A diviso geral dos assuntos parte sempre do geral para o particular. Exemplo: 000 Administrao Geral 010 Organizao e funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimnio 050 - Oramento e finanas 060 Documentao e informao 070 Comunicaes 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes Administrao Geral

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

b) Numrico: Unitermo ou Indexao coordenada: Localiza e identifica documentos a partir de palavraschave. Aconselhada para documentos especiais. No indicada aos textuais. Exemplo: Palavra-chave aliadas a nmeros Reunio 0004 Conselho Curador 0004 Vital, Hugo - 0004

MTODOS PADRONIZADOS
2) PADRONIZADOS a) Variadex b) Automtico c) Soundex d) Mnemnico e) Rneo

MTODO PADRONIZADO
a) Variadex: combinao de letras e cores

visando facilitar o arquivamento e a localizao do documento. Exemplo: A,B,C,D e abreviaes - branco E,F,G,H e abreviaes rosa I,J,K,L,M,N e abreviaes verde O,P,Q, R, S, T e abreviaes azul U,V,W,X,Y,Z e abreviaes - amarelo

MTODO ALFANUMRICO
No considerado bsico ou padronizado. Combina nomes e nmeros. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al = 2 Am-As = 3 At-Az = 4 Ba-Bi = 5