La Funcin Notarial y su Ejercicio en el Extranjero.

Responsabilidades Notariales.

Expositor: Lic. Erick Eduardo Lpez Sandoval

La Funcin Notarial:
Es la actividad que el Notario realiza para lograr la creacin del instrumento publico, es el que hacer del Notario.

Entendiendo al Notario como profesional del Derecho investido por el Estado de fe pblica para hacer constar y autorizar actos y contratos en que intervenga por disposicin de la ley o a requerimiento de parte y tramitando la jurisdiccin voluntaria.

Teoras que explican la funcin notarial:

Teora funcionarista. Teora profesionalista.

Teora eclctica. Teora Autonomista.

Encuadramiento de la funcin notarial:

En la Actividad del Estado: Es cuando encontramos al Notario Asesor, Consultor, Cnsul, Escribano del Gobierno desempeando cargo o empleo pblico nombrado por el Organismo Ejecutivo. Art. 7 Dto. 82-96, 10, 78, 81 # 1 y 6 CN y 43 LOJ

 En el Ejercicio de la Profesin Liberal: Es el verdadero campo en el que el notario ejercita su funcin ya que desarrolla su actividad sirviendo a los particulares por eso se dice que es un profesional libre Dto. 5477. Mixto: Es en el que el profesional se desempea en un empleo para el Estado de tiempo parcial, y la otra parte del tiempo ejerciendo libremente la profesin. Art. 5 # 2 CN.

ACTIVIDADES QUE DESARROLLA EL NOTARIO EN LA FUNCION NOTARIAL

Funcin Receptiva : La desarrolla el Notario cuando al ser requerido, recibe de sus clientes en trminos sencillos la informacin. Funcin directiva o asesora : El Notario puede asesorar o dirigir a sus clientes, sobre el negocio que pretenden celebrar, aconsejando sobre el particular.

 Funcin legitimadora: La realiza el Notario al verificar que las partes contratantes, sean efectivamente las titulares del derecho, estando obligado a calificar la representacin en los casos que se ejercite, la cual conforme a la ley y a su juicio debe ser suficiente.
Funcin modeladora: El Notario desarrolla esta actividad dando forma legal a la voluntad de las partes, encuadrndola en las normas que regulan el negocio.

 Funcin preventiva: El Notario debe prever cualquier circunstancia que pueda sobrevenir en el futuro, debe evitar que resulte conflicto posterior, previniendo tales circunstancias. Funcin autenticadora: Al estampar su firma y sello el Notario le est dando autenticidad al acto o contrato, por lo tanto stos se tendrn como ciertos o autnticos, por la fe pblica de la cual est investido.

Finalidades de la Funcin Notarial

Seguridad: Para darle firmeza al documento notarial. Valor: Frente a terceros, que es la eficacia y la fuerza que otorga la intervencin del notario entre partes y frente a terceros. Permanencia: Que se le da a los actos a travs de diversos medios legales y materiales para garantizar la reproduccin autntica del acto.

Ejercicio de la funcin notarial en el extranjero

La funcin notarial es muy importante para el trfico jurdico internacional, es base tambin para la doctrina de la autonoma de la voluntad, va en bsqueda de la certeza jurdica en un negocio jurdico determinado.

Funcin notarial internacional en funcin del sistema jurdico

En el sistema latino:
El notario es un profesional del derecho con conocimientos profundos de la materia siendo un profesional y tcnico del derecho con una slida formacin jurdica y muy respetado en la sociedad en que desarrolla sus funciones.

En el sistema latino mixto:

Estudia paralelamente la carrera de abogado as como la de notario siendo tambin un profesional y tcnico del derecho mediando en negocios en que interviene la voluntad de las partes, sin embargo los estudios no son tan profundos en este sistema como en el sistema anterior.

 En el sistema jurdico anglosajn:

En este sistema el notario no es ni tcnico, ni un profesional del derecho, sino simplemente un fedatario, no posee estudios profundos sobre la materia y su funcin se limita a ser testigo de las firmas que le ponen las partes cuando comparecen ante sus oficios. Es mas que todo un fedatario o un testigo presencial de la firma por parte de los comparecientes por lo que no esta aqu reflejado esa seguridad jurdica que debe existir en el trafico internacional.

Procedimiento del notariado en el extranjero

El procedimiento notarial en el extranjero se divide en dos: 1. A travs de los requisitos de forma. 2. A travs de los requisitos de fondo. Tambin suele denominrseles requisitos extrnsecos e intrnsecos, respectivamente.

 La forma:
Aqu rige la Locus Regit Actum, es decir, el lugar en donde se autorizo el negocio jurdico que se trata.

El Fondo:
En el que rige la Lex Loci Executiones, es decir, en el lugar del cumplimiento de los actos o negocios jurdicos y la Lex Loci Celebrationis, referido a la forma de validez de los actos.

Sin olvidar que todos los documentos otorgados en el extranjero y deban tener efectos jurdicos en nuestro pas, deben llevar sus pases de ley o firmas en cadena como se les conoce, debiendo protocolizarse dicho documento para su plena validez en el pas.

Focalizacin de la importancia de la funcin notarial en el extranjero

Brindar Certeza Jurdica.
Encuadra la voluntad de las personas que lo buscan dentro de los parmetros de la ley, le da vida jurdica a los actos jurdicos de las partes. Evita un caos jurdico si no tuvisemos con nosotros la funcin notarial que va a conciliar los intereses encontrados, muchas veces, de los particulares.

Regulacin:
La Ley del Organismo Judicial, en sus capitulos del II al IV, analiza aquellas normas referentes a la materia (artculos 24 al 44), por lo que debemos remitimos al mismo.
Se debe referir a las leyes denominadas Voluntarias o de Orden Privado; de acuerdo al Principio del Respeto de la autonoma de la Voluntad, tan firmemente aceptado en la actualidad por nuestra materia.

Documentos provenientes del exterior

Los documentos pblicos otorgados en el extranjero, y en particular los notariales, no suelen ser admitidos por nacin alguna sin un mnimo de legalizaciones a fin de asegurar su autenticidad y legitimidad; exigiendo que los mismos estn legalizados y llenen los dems requisitos necesarios para su autenticidad en el lugar donde se empleen.

Se debe asegurar dos factores primordiales:

La autenticidad del documento: La posibilidad de falsificaciones ha impuesto, de antao, la necesidad de alguna forma de autenticacin de los documentos procedentes del extranjero, en especial los notariales, con el fin de comprobar la certeza de la firma y el carcter del funcionario que lo autoriza. La carencia, en el pas donde ha de producir sus efectos, de un registro donde pueda cotejarse la firma, rubrica y sello del notario u otro funcionario autorizante, obliga a exigir tal autenticacin.

La legitimidad del documento:

En muchos pases latinoamericanos los documentos extranjeros gozan de la presuncin de haber sido otorgados de acuerdo con la ley del lugar. En algn otro, se exige que el cnsul certifique como juicio propio, o basado en los documentos que al efecto exija, que estn extendidos con los requisitos y formalidades extrnsecas que el pas de su otorgamiento deban ser cumplidos para ser considerados documentos pblicos. Este ultimo requisito no se exige en Guatemala, ya que todas las legalizaciones se hacen sin asumir responsabilidad por el contenido del documento ni por la validez de legalizaciones anteriores, nicamente legitiman las firmas y los cargos de los firmantes.

Documentos autorizados por Notario guatemalteco en el extranjero

En el artculo 43 de la Ley del Organismo Judicial Cdigo de Notariado artculos 2 y 6 numeral 2.
En ese orden de ideas, los cnsules o agentes diplomticos de la Repblica acreditados y residentes en el exterior, que sean notarios hbiles pueden ejercer el notariado, al igual que los Notarios guatemaltecos, el requisito es que el acto o contrato vaya a surtir efectos o ejecutarse en Guatemala. En el caso de los Notarios lo deben hacer en papel simple, y protocolizarlos al regresar a Guatemala; tambin lo puede protocolizar otro Notario, a solicitud de la persona portadora del documento.

 Para el caso de los cnsules y agentes diplomticos, que sean notarios y que ejerzan en el extranjero, esta previsto e el articulo 10 del Cdigo de Notariado, que sus protocolos sean de papel de lino o similar. Los documentos autorizados en el extranjeros por Notario guatemalteco necesitan pases legales, esa es la excepcin, y adicional nicamente debe cubrirse el impuesto a que estuviera afecto en timbres en el documento original y protocolizarse.

Obligaciones posteriores a la protocolizacin

Aviso al Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de diez das, de cada protocolizacin, el cual debe contener: Lugar y fecha en que fue expedido el documento. Funcionario que lo autorizo. Objeto del acto. Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a quienes se refiera.

La indicacin de que los impuestos se han pagado en el acto de protocolizacin.

La omisin o demora del aviso har incurrir al notario en una multa de veinticinco quetzales. (Art. 40 Ley del Organismo Judicial).

El testimonio especial, tambin al Archivo General de Protocolos, dentro de los 25 das hbiles siguientes, en dicho testimonio debe incluirse el acta de protocolizacin y el documento protocolizado, que pasan a formar uno solo. (Artos. 37 del Cdigo de Notariado y 40 del Decreto 2-89 del Congreso LOJ). Expedir el Testimonio o Primer Testimonio para el interesado, haciendo constar el Notario en la razn final que el impuesto fue cubierto en el documento original. Este testimonio le servir para efectuar la inscripcin en los registros respectivos, dependiendo del acto o contrato de que se trate.

Si se trata de un mandato o poder se registra en el Registro de Mandatos del Archivo General de Protocolos.

Proyecto de Aviso
SEOR DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS: ERICK EDUARDO LPEZ SANDOVAL, Notario, de datos de identificacin personal registrados, atentamente: AVISO Que con fecha doce de septiembre de dos mil diez, en acta de protocolizacin que le correspondi el numero ochenta y tres (83), protocolice un documento proveniente del extranjero conforme los datos siguientes: Fecha y lugar: Expedido el 9 de septiembre la ciudad de Manhatan, Estado de New York Estados Unidos de Amrica Autorizado por el Infrascrito Notario. Objeto: Mandato General con Representacin. Otorgante Gali Humberto Sian Dominguez, a favor de su seor padre Vicente Augusto Sian Morales. En el documento original protocolizado se pago el impuesto correspondiente a la Ley del Timbre Fiscal y Papel Sellado Especial para Protocolos, por medio de dos timbres fiscales del valor de cinco quetzales cada uno. Guatemala quince de Octubre de 2011. Lic. Erick Eduardo Lpez Sandoval COLEGIADO No. XXX CLAVE XXX 8. Calle 6-06 Zona 1 Edificio ELMA Oficina 501-502 Tel. 2232-2827

Impuestos
Si se trata de mandatos generales Q. 10.00 y mandatos especiales Q. 2.00; al cubrirse el impuesto en el documento original que se protocoliza, en el testimonio o primer testimonio ya no se cubre, haciendo constar el Notario, que el impuesto fue cubierto en el documento original, de lo contrario caeramos en la doble tributacin. En el testimonio especial que tambin se enva al Archivo General de Protocolos, se debe cubrir el impuesto del timbre notarial de Q. 10.00 por cada protocolizacin. (Decreto 82-96 del Congreso de la Repblica).

Validez de los documentos protocolizados:

El hecho de protocolizar un documento proveniente del extranjero, no le da una validez especial, el documento sigue conservando su misma calidad, solo que ahora esta protocolizado, el hecho de la protocolizacin es por exigencia legal, lo que hace es darle perdurabilidad, conservacin y facilidad de reproduccin. El Decreto 2-89 del Congreso LOJ, como es natural, no le da validez ni efecto alguno en Guatemala a los documentos o disposiciones particulares provenientes del extranjero si menoscaban la soberana nacional, contradicen la Constitucin o contravienen el orden publico (Art.. 44).

PROTOCOLIZACION DE DOCUMENTO PROVINIENTE DEL EXTRANJERO, HABIENDO SIDO AUTORIZADO POR EL MISMO NOTARIO QUE PROTOCOLIZA.
Ochenta y tres (83) En la ciudad de Guatemala quince de septiembre de dos mil diez yo, ERICK EDUARDO LPEZ SANDOVAL, Notario, POR MI Y ANTE MI, en cumplimiento de la ley procedo a protocolizar un documento proveniente del extranjero de conformidad con las clusulas siguientes: PRIMERA: El da nueve de septiembre de dos mil diez, autorice un Mandato General con Representacin, en la Ciudad de Manhatan, ciudad de Nueva York, Estados Unidos de Amrica, el cual fue otorgado por el seor GALI HUMBERTO SIAN DOMINGUEZ, a favor del seor VICENTE AUGUSTO SIAN MORALES, el cual consta en dos hojas de papel bond. SEGUNDA: En virtud de lo anterior procedo a protocolizar el documento identificado en la clusula anterior, el que pasa a formar los folios cien y ciento uno del registro notarial a mi cargo, quedando entre las hojas de papel de protocolo numero de Orden M un milln seiscientos mil, y M dos millones seiscientos tres mil; y de registro Cuatrocientos mil dos y Cuatrocientos mil tres, respectivamente. Leo lo escrito y enterado de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo acepto, ratifico y firmo, haciendo constar que el impuesto se cubri en el documento original. Doy fe. POR MI Y ANTE MI FIRMA DEL NOTARIO

PROTOCOLIZACION DE UN DOCUMENTO PROVENIENTE DEL EXTRANJERO AUTORIZADO POR NOTARIO NO GUATEMALTECO

CINCO (5) En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo de dos mil diez, ANTE MI: ERICK EDUARDO LPEZ SANDOVAL, Notario, comparece la seora: VERONICA LISETH TRK TURNER, de cincuenta aos, casada, ama de casa, guatemalteca, de este domicilio, persona de mi conocimiento. La compareciente me asegura encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles, ser de los datos de identificacin personal anotados y me requiere para la protocolizacin de un documento autorizado y proveniente del extranjero, procedindose de la forma siguiente: PRIMERA: La compareciente me hace entrega de un juego de documentos entre los que se encuentra un PODER ESPECIAL CON REPRESENTACIN otorgado por la seorita MARIA ANTONIENTA MONTENEGRO de Norte Amrica, el tres de enero de dos mil uno, por el Notario Publico William Johan Perry Thomas, el cual esta contenido en una hoja de papel bond, redactado en espaol y tiene los pases que exige la ley guatemalteca. SEGUNDA: En virtud de lo anterior procedo a protocolizar en el registro notarial a mi cargo los documentos siguientes: a) Poder especial con representacin antes descrito; b) Certificacin extendida en idioma ingles por Frank S. Zolin, Secretario de la Corte Superior de Nueva York, Estados Unidos de Norte Amrica, con fecha cinco de enero del presente ao; c) Certificacin expedida por el Vice Cnsul de Guatemala, en Nueva York, Estados Unidos de Norte Amrica, con fecha nueve de enero de dos mil uno; al reverso de ese documento aparece la legalizacin respectiva del Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala, el quince de enero del presente ao; d) La traduccin jurada del documento referido que viene en idioma ingles, en una hoja de papel bond, efectuada por el traductor jurado Mayra Odeth Alarcon Lam, con fecha veintids de enero del presente ao. TERCERA: Los documentos descritos pasan a formar parte del protocolo, correspondindoles los folios SEIS, SIETE Y OCHO, quedando ente las hojas de papel de protocolo M dos millones seiscientos cuarenta y tres mil trescientos noventa y uno; y de registro Cuatrocientos mil tres y Cuatrocientos mil cuatro, respectivamente.- Yo, el Notario doy fe: a)de todo lo expuesto; b) que el impuesto respectivo fue cubierto en el documento original; c) que advierto los efectos legales y obligacin del registro; y d) que leo ntegramente lo escrito a la requirente, quien enterada de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo aceptamos, ratificamos y firmamos. Doy fe. FIRMA DE LA REQUIRENTE ANTE MI: FIRMA DEL NOTARIO

FIN DE LA PRESENTACIN
GRACIAS POR SU ATENCIN