Gestin y Empresas : Unidad 2, Teora de sistemas

Las empresas no existen en forma aislada, dependen de sus condiciones externas y forman parte de sistemas mas grandes, como la industria a que pertenecen, el sistema econmico y la sociedad en su conjunto, Koontz, 12 edicin La teora de sistemas entrega una forma simple de modelar las organizaciones centrndose en la estructura y en las relaciones de interdependencia entre las diversas reas de la empresa. Un ejemplo son los sistemas de control de inventario just-in-time, la coordinacin debe ser muy precisa entre compras, produccin, marketing, etc.

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Un enfoque de sistemas es la idea de que las empresas se componen de partes y esas partes interactan entre si para alcanzar las metas corporativas. (stock, ventas, mantencin, produccin, etc.) Es posible destacar dos caractersticas de los sistemas: Holsticos = Sistema como un todo en funcionamiento y los cambios producidos en cualquier parte del sistema afectan a la totalidad.

Sinergia = La suma de interaccin de las partes de una empresa en funcionamiento conjunto es mayor que el efecto de las partes trabajando por separado, 2+2=5.

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Sistemas Cerrados y abiertos. Cerrados : Aquellos que no necesitan interactuar con su entorno, en este caso es posible observar que las empresas no son y no pueden ser sistemas cerrados porque sus inputs (entrada) los obtienen del entorno. Abiertos : Reconocen que las organizaciones deben recibir energia (inputs) de sus entornos externos en forma de recursos productivos.

Ejemplo: General Motors recibe piezas de proveedores independientes, el trabajo del mercado laboral, y el capital de inversionistas.

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Los insumos consideran los recursos humanos, capital, etc. los consumidores demandan productos mas elaborados, a precios razonables, proveedores desean compras de sus productos e inversionistas adecuados retornos de inversin. La tarea de los administradores es transformar los insumos en productos de manera eficaz y eficiente. Sistemas de comunicacin, como integrador de funciones administrativas y como enlace de la empresa con su ambiente externo

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Definicin:
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o interdependencia. Los lmites o fronteras entre el sistema y su ambiente dependen de cada organizacin.

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La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prcticas, pero s producir teoras y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicacin en la realidad. La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas:
1. 2.

3.

Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro ms grande. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva.

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Desde un punto de vista histrico, es posible observar: 1. La teora de la sistema en administracin us el esquema hombre-mquina, pero se limit al nivel de trabajo manufactura. 2. La teora de las relaciones humanas ampli el enfoque hombre-mquina a las relaciones entre las personas dentro de la organizacin. 3. La teora estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado. 4. La teora del comportamiento trajo la teora de la decisin, donde la empresa se ve como un sistema donde los participantes en toman lineas de accin que, que caracterizan al comportamiento organizacional. 5. Despus de la segunda guerra mundial, a travs de la teora matemtica se aplic la investigacin operacional, para la resolucin de problemas grandes y complejos con muchas variables. 6. La teora de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones tpicas de prestacin de servicios, en los que es necesario programar la cantidad ptima de operadores para una esperada afluencia de usuarios. 7. Las teoras tradicionales han visto la organizacin humana como un sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensin de la retroalimentacin (feedback), bsica para sobrevivir. 8. El enfoque antiguo fue dbil, ya que trat con pocas de las variables relevantes de la situacin total y muchas veces se ha sustentado con variables inadecuadas.

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El concepto de sistemas no es una tecnologa en s, pero es la resultante de ella. El estudio de las organizaciones humanas revela "lo general en lo particular" y muestra las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente tpico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos" que mantienen un continuo intercambio de recursos, energa e informacin con el ambiente. La TS permite identificar los fenmenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayora de las veces de naturaleza completamente diferente. LOS ELEMENTOS CONCEPTUALES DE SISTEMAS SON: Un conjunto de elementos Dinmicamente relacionados Formando una actividad Para alcanzar un objetivo Su campo de accin como intercambio de recursos, energa e informacin. Para proveer informacin, energa y productos finales.

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Caractersticas de los Sistemas: 1. 2. Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen un ordenamiento que trata siempre de alcanzar un objetivo. Totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia. 2.1) Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. 2.2)Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios en el entorno. 3. Enfoque : Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.

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Tipos de sistemas En cuanto a su operacin, estos pueden ser fsicos o abstractos: 1. Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Elementos tangibles que es necesario considerar para su estudio.
2.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, procedimientos e ideas. Muchas veces solo existen en las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: a) Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen en las organizaciones. Si existen en el funcionamiento de una mquina. b) Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin.

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PARMETROS DE LOS SISTEMAS El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Los parmetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcin de un sistema especfico o de un componente. Los parmetros de los sistemas son: Entrada o insumo o impulso (input): Son los recursos que dan la fuerza de arranque del sistema, variables de entrada. Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios, enfoque. Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos. Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): es la funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.

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Retroalimentacin Input Proceso Transformacin Salida - Productos

Ambiente Externo

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EL SISTEMA ABIERTO El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente que influye sobre l, alcanzando un equilibrio dinmico en ese sentido. La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biolgicos y sociales, a saber, clulas, plantas, el hombre, la organizacin, la sociedad) y los sistemas cerrados (como las mquinas, el reloj, el termstato). El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interacta. El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no as el sistema cerrado.

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Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre s: Input: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, mquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades. Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energa y en clulas orgnicas. En la empresa, la produccin es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relacin entre las entradas y salidas. Reaccin al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptndose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona tambin, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura. Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por datos de compras, produccin, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa. Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como mquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ah la funcin de personal y de mantenimiento. Organizacin: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptacin. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de produccin, compras, comercializacin, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsin, el planeamiento, la investigacin y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administracin pueda hacer ajustes. El sistema abierto es un conjunto de partes en interaccin constituyendo un todo sinrgico, orientado hacia determinados propsitos y en permanente relacin de interdependencia con el ambiente externo.

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Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por las propiedades esenciales a cualquier sistema social. La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primaca de inters por la consecucin de determinado tipo de meta sistemtica. Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la especie de situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonoma. Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos como tolerables. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema. Podra no ser fsica. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecnicos y aun de los sistemas biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales bsicas, es identificada por Buckley como su principal caracterstica identificadora.

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Conceptos de un sistema abierto.

Cultura y clima organizacional Toda organizacin crea su propia cultura o clima, con sus propios tabes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretacin en el sistema informal, as como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organizacin atrae, de sus procesos de trabajo y distribucin fsica, de las modalidades de comunicacin y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo. Dinmica de sistema Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicacin de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biolgicos. As, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Para sobrevivir (y evitar la entropa), la organizacin social debe asegurarse de una provisin continua de materiales y hombres (entropa negativa). Concepto de eficacia organizacional La eficacia organizacional se relaciona con que las formas de rendimiento para la organizacin sean mximas. La eficiencia busca incrementos a travs de soluciones tcnicas y econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del rendimiento para la organizacin, por medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios polticos (no econmicos). Organizacin como un sistema de papeles Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posicin en una organizacin. La organizacin se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organizacin es una estructura de papeles.

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CARACTERSTICAS BSICAS DEL ANLISIS SISTEMTICO EN EMPRESAS.

Punto de vista sistemtico: la moderna teora visualiza a la organizacin como un sistema constituido por cinco partes bsicas: entrada, salida, proceso, retroalimentacin y ambiente. Enfoque dinmico: el nfasis de la teora moderna es sobre el proceso dinmico de interaccin que ocurre dentro de la estructura de una organizacin. Multidimensional y multinivelado: se considera a la organizacin desde un punto de vista micro y macroscpico. Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a travs de ellas. Probabilstico: la teora moderna tiende a ser probabilstica, usa herramientas predictivas. Multidisciplinaria: busca conceptos y tcnicas de muchos campos de estudio. La teora moderna presenta una sntesis integradora de partes relevantes de todos los campos. Descriptivo: buscar describir las caractersticas de las organizaciones y de la administracin. Multivariable: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podran ser generados por la retroalimentacin. Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organizacin debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalizacin en los resultados en lugar del nfasis sobre el proceso o las actividades de la organizacin.