AUDITORIA Y CIERRE DE PROYECTO

TSU.Alvarado Cortez Pedro Elias TSU.Rincon Bojrquez Jos Luis TSU.Herrera Castillo Alfredo

SCOTT ALLEN

Un proyecto esta completo cuando empieza a trabajar para ti, mas que tu trabajar para el.

AUDITORIA 3 tareas importantes:

1.- Evaluar si el proyecto entrego los beneficios esperado a todos los interesados Se manejo bien el proyecto? El cliente quedo satisfecho? 2.- Evaluar lo que se hizo mal y los que contribuyo a los xitos. 3.- Identificar los cambios para mejorar la entrega de los proyectos futuros.

AUDITORIAS DE PROYECTOS

Desempeo del proyecto Una reevaluacin Revisin dela cultura organizacional Evaluar al equipo del proyecto (funciona bien y tiene personal apropiado)

AUDITORIAS DE PROYECTOS EN PROCESO

Permiten cambios correctivos al principio Se concentran en el progreso y desempeo del proyecto Tambin revisan si las condiciones han cambiado

Han cambiado las prioridades? La misin del proyectos es aun pertinente?

AUDITORIAS POSTERIORES AL PROYECTO

Detalladas y profundas Enfatiza la mejora de la administracin de los proyectos futuros Orientadas alargo plazo Los beneficios estratgicos esperados realmente se entregaron?

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA PROFUNDIDAD Y EL DETALLE DE LA AUDITORIA

Tamao de la organizacin Importancia del proyecto Tipo del proyecto Riesgos del proyecto Problemas del proyecto Tamao del proyecto

PROCESOS DE AUDITORIA DE UN PROYECTO

La auditoria no es un a cacera de brujas Comentarios acerca de los individuos o grupos que participante en el proyecto no son recomendables. mantngase en los temas del proyecto y no en que sucedi o quien lo hizo,

Las actividades deben ser muy sensibles a las emociones y a las reacciones humanas. la amenaza a las personas que se evalan debe reducir tanto como sea posible. La precisin de los datos debe ser verificable o ser sealada como subjetiva, de juicio o rumor.

 La admiracin superior debe anunciar respaldo para auditoria de proyecto y ver que el grupo de auditoria tenga acceso a toda la informacin, los participantes y en la mayora de los casos los clientes del proyecto. La actitud depende del modus operandi del liderazgo del audito y del grupo. -meta no es perseguir. -El objetivo es aprender y conservar recursos valiosos de la organizacin donde se han cometidos errores. ser amistoso, objetivo y mostrar empata alienta la cooperacin como ser razonable.

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 El lder de la auditoria debe terminar tan pronto como sea razonable. El lder de la auditoria debe recibir acceso a la administracin superior por encima del administrador del proyecto.

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PROCESO DE LA AUDITORIA DE PROYECTO

Del proceso de la auditoria de proyecto se divide de manera conveniente en 3 pasos:

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PASO 1: INICIO Y ASIGNACIN DE PERSONAL

La iniciacin del proceso de auditoria depende. del tamao de la organizacion y del proyecto
Organizaciones medianas que tienen varios proyecto que se realizan en forma simultanea la auditorias con frecuencia son vista negativamente por los interesados del proyecto

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PASO 2: RECOPILACIN Y ANLISIS DE DATOS.

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PUNTO DE VISTA ORGANIZACIONAL

1La cultura organizacional proporciona apoyo y era correcta para este tipo de proyecto? porque? 2Era adecuado el respaldo de la administracin superior?

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3El proyecto cumpli el propsito que tenia? A.- Hay vinculo claro con la estrategia y los objetivos de la organizacin? B.- El sistema de prioridad refleja importancia para el futuro de la organizacin? C. El ambiente (interno o externo)ha cambiado la necesidad del cumplimiento del proyecto (si el proyecto esta aun en proceso)?

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4.- Se identificaron y se evaluaron en forma apropiada los riesgos del proyecto? Se utilizaron las necesidades de contingencia? Eran realistas? Han salido riesgos que tengan un efecto mayor del anticipado?
5.- se asignaron las personas y los talentos correctos a este proyecto?

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6.- Si se termino el proyecto El personal se asigno en forma justa a nuevos proyectos? 7.- Que sugiere la evaluacin de los contratistas externos?

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8 el inicio y la terminacin tuvieron xito? Porque? El cliente estuvo satisfecho?

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PUNTO DE VISTA DEL PROYECTO.

1 La planeacin del proyecto y los sistemas de control eran apropiados para este tipo de proyecto? Todos los proyecto de tamao y tipo similar utilizan estos sistemas? porque? 2 El proyecto se adapto al plan? el proyecto quedo abajo o arriba del presupuesto y del programa? Porque?

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3.- Las interfaces y las comunicaciones con los interesados del proyecto fueron adecuadas y eficaces? 4 Si el proyecto se termina, el persona ha sido asignado a nuevos proyecto en forma justa?

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5 El equipo tuvo un acceso adecuado a los recursos organizacionales : personas, presupuesto, grupos de respaldo, equipo? Se presentaron conflictos de recursos con otros proyectos en proceso? El equipo se manejo bien? 6 Que sugiere la evaluacin de los contratistas externos? El grupo de auditoria no debe estar limitado a esta preguntas

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PASO 3: ELABORACIN DE INFORMES

La meta principal de un informe de auditoria es mejorar la forma en que se manejan los proyectos futuros Intenta capturar los cambios necesarios y las lecciones aprendidas de un proyecto actual o terminado.

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Necesitan personalizarse para el proyecto en especifico y el ambiente organizacional.

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LAS CATEGORAS INCLUYEN:

.Tipos de proyecto; ejemplo, desarrollo, construccion .Tamao, monetario .Numero de empleados .Nivel de tecnologa: bajo, medio, ato, nuevo, .Estrategia o respaldo,
ANLISIS:

marketing,

sistemas,

.Misin y objetivo del proyecto .Procedimientos y sistemas utilizados .Recursos de la organizacin utilizados

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Recomendaciones Lecciones aprendidas apndice.

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CIERRE DE PROYECTO

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CIERRE DE PROYECTO

condiciones para el cierre del proyecto. Normales Prematuras Perpetuas Proyectos fracasados cambio de prioridad

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CIERRE DE PROYECTO NORMAL.

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CIERRE PREMATURO

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PERPETUAS

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PROYECTO FRACASADO

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CAMBIO DE PRIORIRAD

ESTO ES DE GRAN IMPACTO. PUESTO QUE PUEDE DEFINIR SI TU PROYECTO CONTINUA O ES OBSOLETO.

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SEALES PARA CONTINUA O CIERRE TEMPRANO DE UN PROYECTO

Con forme al cierre, las personas y el equipo se dirigen a otras actividades o proyectos. comunicar el plan de terminacin y el programa con anticipacin permiten que: 1 aceptar el hecho psicolgico de que el proyecto terminara 2 preparase para seguir adelante

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Incluye 5 actividades importantes: 1. obtener la aceptacin de entrega del cliente 2 cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos 3. resignar a los miembros del equipo de proyecto 4 cerrar la cuentas y ver que todas las notas se paguen 5 evaluar al equipo del proyecto a los miembros de esta y al administrador del proyecto.

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EQUIPO, MIEMBROS DEL EQUIPO Y EVALUACIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTO

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EVALUACIN

Respaldar el desarrollo individual Mejora continua

Cambios

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EVALUACIN DEL EQUIPO

Desarrollo Fortalezas Debilidades

Proyectos futuros
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Evaluacin de un integrante del equipo y el gerente de proyecto

Retroalimentacin de 360 grados

Medir el Desempeo del personal. Medir las Competencias. Disear Programas Desarrollo. de

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Revisin del desempeo Habilidades sociales

Habilidades tcnicas

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