Administracin de Proyectos Informticos

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS INFORMTICOS

LSIA. Germn Vega Verduzco.

Departamento de Tecnologas y Servicios Informticos Instituto Tecnolgico de Sonora Administrador de Proyectos

Introduccin

Introduccin

Objetivos

Conocer los beneficios que se consiguen al poner en prctica

la administracin de proyectos.

Conocer el proceso de administracin de proyectos y su ciclo

de vida.

Conocer tcnicas de administracin de proyectos para

generar productos efectivos y confiables

Objetivos

Describir el papel del administrador de proyectos Explicar las responsabilidades clave del administrador de
proyectos

Identificar las habilidades significativas que debes desarrollar

en tu papel de administrador de proyectos

Qu es un Proyecto?

Un proyecto es
Grupo de actividades de trabajo relacionadas, organizadas bajo la
direccin de un responsable y con objetivos concretos.

Un proyecto tiene
un alcance, unos resultados a entregar, unas fases de trabajo y una
duracin establecidos.

Otros trminos y conceptos

Objetivos y metas Ruta Entregables Alcance Riesgos Asuntos por resolver (issues) Estatutos del proyecto Costo/beneficio

Trminos y conceptos
Tienen un grupo de metas relacionadas Es esttico, por lo que es fcil verificar si se cumpli Se basan en los objetivos del negocio

Objetivos del proyecto

Trminos y conceptos
Medibles
Metas del proyecto

Orientadas en la misma direccin de los objetivos Llevados a cabo dentro de la duracin del proyecto

Trminos y conceptos
Es el camino u opcin a ejecutar
Desarrollo Cliente / Servidor

Ruta
Reingeniera procesos de negocio

Ejemplo: Desarrollo a la medida

Fusion

Navigator System Series

Usando 4GL / GUI

Usando Power Builder

Medicin Innovacin de de procesos desempeo de negocio

Trminos y conceptos

Entregables

Los entregables son los resultados palpables del trabajo

Resultados a Entregar

Trminos y conceptos

Alcance

Definicin de lmites para conocer perfectamente qu aspectos se incluirn en el proyecto Procesos Recursos Costo Tiempo

Trminos y conceptos

Riesgos

Posibles causas que llevaran el proyecto al fracaso

Trminos y conceptos

Asuntos por resolver (Issues)

Obtener la informacin Generar reportes Actualizar la grfica Validar con el rea Simplificar el reporte

Un elemento, o situacin, que puede interrumpir el progreso del proyecto y que no estn definidos en el convenio o acuerdo de trabajo.

Trminos y conceptos
El plan de trabajo del proyecto divide el trabajo en componentes manejables Los planes de trabajo especifican los recursos que se requieren para completar el trabajo

Plan de Trabajo del Proyecto

Actividades Plan de Trabajo del Proyecto

Trminos y conceptos
Especifican el alcance, los resultados a entregar y los recursos necesarios Es un contrato formal entre el equipo del proyecto y el usuario

Estatutos del Proyecto

Proyecto

Trminos y conceptos

Costo/Beneficio

Vale la pena invertir en el proyecto, en el requerimiento o en el cambio solicitado considerando la inversin necesaria?

Por qu se necesita la Administracin de Proyectos?

Funciones de la Administracin de Proyectos

Resultado para el Negocio
Fracaso xito
Sistemtico

xito

Metodologa como sustituto del pensamiento

Repetible Medible Predecible

Riesgo

2 Administracin del Proyecto 1

manejado Adecuado Irrepetible Riesgo

4 3

Fracaso

desconocido
Desgaste del equipo de trabajo

Marco de trabajo

Marco de trabajo

Estructurar el Proyecto

Terminar el Proyecto

Carta de Constituci n del proyecto

Planificar el Proyecto

Controlar el Proyecto

Evaluar Cambios

Reportar del Status del proyecto

Administracin del compromiso

Administracin del proyecto

Marco de trabajo
Metas y objetivos del proyecto Ruta Entregables Plantilla del plan de trabajo
Actividades
Reingeniera procesos de negocio Desarrollo Cliente / Servidor

Resultados a Entregar

Plan de Trabajo del Proyecto

Fusion

Navigator System Series

Usando 4GL / GUI

Usando Power Builder

Medicin Innovacin de de procesos desempeo de negocio

P
Productos de trabajo Productos de presentacin

Etapa Etapa Etapa

Actividad Actividad Actividad

Tarea Tarea Tarea

Base de conocimientos de los proyectos

Administrador de proyectos

Gente
Relaciones

Responsabilidades

Como administrador de proyectos se necesita ser:

Un lder Un administrador de procesos

Ambiente del proyecto

Rol del administrador del proyecto

Dirigir/Motivar al equipo de trabajo para alcanzar las metas del
proyecto

Ejecutar los procesos para la administracin del proyecto

(Estructurar, Planear, Evaluar Cambios, Reportar, Controlar y Concluir)

Mantener el contacto con los usuarios y manejar sus

expectativas

Mantener informado a los patrocinadores del proyecto y al

Director del Compromiso

Funciones de la Administracin de Proyectos

Creacin de los Estatutos Planificacin Estimacin Evaluacin del riesgo Asignacin de recursos Gestin del cambio y de los
asuntos pendientes y control

Estructurar
el Proyecto

Terminar
el Proyecto

Carta de Constitucin del proyecto

Planificar
el Proyecto

Controlar
el Proyecto

Reporte del grado de avance Coordinacin de

conocimientos
Evaluar
Cambios

Reportar
del Status del proyecto

Mantenimiento preventivo Resolucin de problemas

El proceso para la administracin de proyectos

Procesos de Administracin

S P A R C C
Estructura Plan Evaluar Cambios Reportar el Status Control Concluir

structurar el Proyecto
Establecer los objetivos, las metas, el alcance, y las reglas fundamentales del proyecto
Objetivos

Identificar y documentar los objetivos de negocio

Establecer el patrocinio adecuado y obtener aprobacin para el proyecto Definir los objetivos, los resultados a entregar y el enfoque del proyecto Identificar los riesgos y el valor del proyecto

Resultados a Entregar
Estatutos iniciales del proyecto Plan de trabajo de alto nivel

lanear el Proyecto
Crear planes de trabajo y procedimientos detallados para el proyecto
Objetivos

Identificar las fases de trabajo y los plazos de tiempo

Desarrollar un plan detallado de actividades Desarrollar un plan de control del proyecto Obtener aprobacin para llevar a cabo el proyecto Resultados a Entregar

Carta de Constitucin del proyecto perfeccionada Plan de trabajo que incluye recursos Plan de administracin de riesgos

valuar Cambios
Gestionar el alcance y el presupuesto del proyecto
Objetivos

Administrar el alcance del proyecto Obtener aprobacin para efectuar cambios Retener informacin histrica de cambios relativos al alcance

Resultados a Entregar Solicitudes de cambio, Pedidos de cambio, Carta de Constitucin y Plan de Trabajo del Proyecto revisados

eportar el Status del Proyecto

Reportar los progresos del proyecto
Objetivos

Reportar el progreso alcanzado hacia la consecucin de los objetivos

Reportar los asuntos pendientes

Resultados a Entregar

Reportes Semanales individuales y de grupo

ontrolar el Proyecto
Gestionar el proyecto de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo
Objetivos

Verificar y evaluar el progreso en relacin al plan Efectuar los ajustes necesarios en el plan

Identificar y resolver asuntos pendientes

Identificar y resolver riesgos Resultados a Entregar Bitcora de asuntos pendientes Bitcora de riesgos Plan de trabajo del proyecto actualizado

oncluir el proyecto
Finalizar el proyecto y documentar los resultados
Objetivos Finalizar formalmente la fase o proyecto Evaluar la ejecucin del proyecto Identificar las mejoras futuras del proceso

Resumir las lecciones aprendidas

Resultados a Entregar

Aprobacin del proyecto Expediente del proyecto (incluyendo lecciones aprendidas) Plan de evolucin

HABILIDADES IMPORTANTES

Cmo se definen objetivos y metas de un proyecto?

Negocio

Objetivos de negocio Metas de negocio

Gente

Tecnologa
Problemas/Oportunidades

Procesos

Proyecto

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo n

Meta 1

Meta 2

Meta 3

Meta 4

Meta 5

Meta n

Manejo de riesgos

Estructurar
Identificar y evaluar los riesgos del proyecto
Riesgos del proyecto Enfoque de administracin de riesgos

Planear
Desarrollar un plan de administracin de riesgos
Estrategia de administracin de riesgos Acciones de contingencia

Controlar
Monitorear/ Revisar Riesgos
Bitcora de asuntos Solicitudes de cambio Revisin de calidad

Dimensiones en el alcance del proyecto

Organizacional Lgico

Enero

$$ $
Temporal
Entregables

Financiero

Dimensiones en el alcance del proyecto

Lgico

Enero

Representado por el lmite

$ $ $
que marcan los modelos de las reas a examinar:

Almacn

Modelo de datos

Modelo de procesos
Modelo de contexto

Cliente

Procesar orden
Producto

Dimensiones en el alcance del proyecto

Productos que S se van a

desarrollar y entregar
Enero

$ $ $

Productos que NO se van

Entregables

a desarrollar y entregar

Caractersticas especficas
de cada entregable
Producto Producto

Basado en los objetivos del

proyecto y de la fase

Producto

Dimensiones en el alcance del proyecto

Costo para efectuar todo el
trabajo
Enero

Costo del cul es responsable el

$ $ $
Financiero

administrador

Distribucin de los costos del

proyecto, por ejemplo: Hardware Software Consultora Recursos internos

Recursos Internos PCs Licencias Consultora

Cant. 5 10 10 4

Precio $100,000 $14,000 $5,500 $200,000

Total $100,000 $14,000 $5,500 $200,000

$319,500

Dimensiones en el alcance del proyecto

Fronteras de tiempo del

proyecto
Enero

Temporal

$ $ $

Compromisos de fechas
con el cliente

Consideracin de los
eventos externos:
Actividades
Proyecto 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6

1 2 3 4 5

Proyectos relacionados Cierres de ao Expectativas organizacionales

Dimensiones en el alcance del proyecto

Organizacional

Unidades organizacionales
Enero

que participan en el proyecto

$ $ $

Identifica el impacto
organizacional del proyecto
Comercial Produccin Almacn Finanzas

Considera el alcance
geogrfico
Comercializacin

Conciliar las dimensiones en los alcances

Organizacional Lgico

Enero

$$ $
Temporal
Entregables

Financiero

Desarrollar el plan de trabajo

Calendarizar el plan Eliminar las sobrecargas de los recursos Confirmar eventos/compromisos externos

Actividades
Proyecto 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6

1 2 3 4 5

Determinar nmero de recursos por rol

Calcular duracin

Determinar % de utilizacin Definir dependencias de actividades Definir actividades para el plan

Crear el archivo de control del proyecto

Estado Bitcora solicitud cambio
Estatutos iniciales
Estatutos

Bitcora de asuntos

Evaluaciones

Plan del proyecto Plan maestro

Comunicacin

Aprobaciones
Estndares y procedimientos

Bases

Control del cambio

Qu es peor?

No Controlar el cambio

Control del cambio Inconsistente

Cambios tpicos y sus dimensiones

Temporal

Financiero

Entregable

Lgico

Organizativo

Proyecto retrazado

Nueva congelacin del presupuesto

Solicitud de nuevos manuales para nuevas categoras de personal

El negocio Incluir nuevos procesos

sufre una
reestructura

Presupuesto del proyecto

Costos de mano de obra Costos de entrenamiento

Costos administrativos Costos de cmputo Costos de soporte al proyecto

Consideraciones para concluir un proyecto

Aprender del proyecto...

qu funcion bien
Identificar productos de trabajo reutilizables

mtricas, formatos, estndares y procedimientos. . .

qu se debe hacer de manera diferente la prxima vez

identificar dificultades con cada proceso e implementar mejoras

Informacin clave a evaluar

Medir el proyecto real vs. el planeado:

Esfuerzo estimado Roles y responsabilidades Supuestos utilizados en la estimacin

de tiempos, recursos y presupuesto Momentos clave Retrabajos, errores, relacin con requerimientos de cambio

y revisarlos para planear futuros proyectos!

Gracias por su Atencin!