CURS 3 - Protocol

PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE
CURSUL 3 Protocol i etichet n comunicare i la evenimentele sociale

Ioana Vrsta
2
PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE Ioana Vrsta
EVENIMENTELE SOCIALE
Categoriile de evenimente sociale
3
Consideraii generale
Evenimentele sociale organizate att n relaiile oficiale, ct i n cele private, cu parteneri autohtoni sau strini trebuie privite n special ca un prilej social de apropiere ntre diverse persoane, de o mai bun cunoatere ntre ele i de creare a unui cadru relaxat de colaborare. Practic, aceste evenimente sunt indispensabile punerii n contact a diverselor persoane, altfel dect ntr-un cadrul oficial, de lucru, sau purtrii de discuii informale ntre persoane care deja conlucreaz n cadru formal. La nivelul misiunilor diplomatice, menirea principal a acestor evenimente este lrgirea cercului de cunotine printre oficiali i persoane private din ara gazd i reprezentani ai ambasadelor celorlalte ri strine. Prin intermediul acestui tip de ntlniri este facilitat schimbul informal de informaii. Aceste ntlniri pot fi i un prilej de prezentare a culturii rii gazd i chiar exist ateptri n acest sens. Cnd este planificat un asemenea eveniment este important felul n care sunt fcute invitaiile i lista de invitai, precum i ct de formal sau informal va fi acesta. De asemenea, trebuie acordat o deosebit atenie asupra obiceiurilor locale privind reciprocitatea.
4
Categoriile de evenimente sociale

Evenimentele sociale, formale sau informale, oficiale sau private, cu invitai interni sau strini, sunt excelente prilejuri de apropiere ntre parteneri, de o mai bun cunoatere, ceea ce nu poate duce dect la o eficien mult mai mare n relaiile profesionale pe care acetia le au. Ele sunt, practic, indispensabile unei comunicri eficiente ntre persoane cu preocupri comune, motiv pentru care au fost organizate tot timpul, pe parcursul istoriei, iar ca stilistic au fost adaptate i au evoluat tocmai pentru a rspunde acestui obiectiv social.
5
Recepia
Recepia, denumire care vine de la cuvntul francez recevoir (a primi), presupune o reuniune cu caracter festiv, care se desfoar dup un anumit ceremonial. Se organizeaz de ctre autoritile unui stat sau de ctre ambasade, cu ocazia zilelor naionale, a vizitelor unor personaliti importante, a altor evenimente cu caracter naional i internaional, sau de ctre companii, organisme social-culturale ori persoane private, cu prilejul inaugurrii unor obiective de interes deosebit, al semnrii unor contracte importante, al unor vernisaje, aniversri etc.
Recepia anual de la National Academy, New York, gravur pe lemn de W. S. L. Jewett, publicat n Harpers Weekly, mai 1868
6
Recepia
n cazul recepiilor diplomatice, este vorba de o form de contacte i de dezvoltare a relaiilor ntre membrii corpului diplomatic dintr-o capital i ntre acetia i autoritile, cercurile politice, economice i culturale ale statului de reedin. De regul, recepiile au loc n a doua parte a zilei, cu ncepere de la orele 18:00 sau 19:00. n unele cazuri, durata recepiei este indicat n textul invitaiei, pe care se menioneaz c aciunea se va desfura ntre orele 18:0020:00 sau 19:0020:30 (este un obicei practicat curent n SUA, dar rar ntlnit n Europa), n alte cazuri se precizeaz doar ora nceperii, rmnnd ca ncheierea manifestrii s se fac odat cu plecarea ultimului invitat, contndu-se pe faptul c invitaii nu vor abuza de ospitalitate i se vor retrage, dup un timp rezonabil, care se aproximeaz, n cazul unor astfel de aciuni protocolare, la aproximativ dou ore.
7
Cocktailul
Cocktailul este manifestarea protocolar cu acelai nume cu denumirea anglo-american a amestecului de buturi care conin alcool i crora li se adaug sau nu, dup gust, sirop, suc de fructe, sifon, coincidena de nume explicndu-se prin faptul c, la origine, era o reuniune la care se consumau respectivele amestecuri de buturi. Aceasta, spre deosebire de recepii, unde formalismul referitor la alegerea meniului, inclusiv a buturilor este mult mai clasic.
Persoane socializnd la un cocktail, imagine din filmul Mic dejun la Tiffany, 1961
8
Cocktailul
n prezent, prin cocktail se nelege o ntlnire cu un formalism mai redus dect cel al unei recepii, care poate avea loc att n jurul amiezii, ct i dup amiaz sau la nceputul serii. Ocaziile cu care se organizeaz cocktailurile i durata de desfurare a acestora sunt aceleai ca i n cazul recepiilor.
9
Vin dhonneur
Vin dhonneur este o aciune protocolar similar cocktailului, ns mai restrns dect acesta n privina varietii i cantitii produselor oferite invitailor. De origine francez, ea era iniial conceput ca o mic ceremonie oferit de municipaliti, companii etc. n cursul creia se bea vin n onoarea cuiva sau pentru a srbtori ceva. Se organizeaz, mai ales, n jurul prnzului, cu o durat, de obicei, de o or. Toate aceste trei tipuri de aciuni ofer posibilitatea de a primi, n acelai timp, mult lume i, pe lng marcarea unor evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit organizatorilor s rspund unor invitaii anterior onorate de ei.
10
Dejunul i dineul
Dejunul masa de prnz i dineul masa de sear sunt alte genuri de reuniuni protocolare folosite n activiti de relaii oficiale, de afaceri sau private. Invitaia la astfel de reuniuni este considerat expresie a unei atenii deosebite din partea gazdei, fa de cel cruia i este adresat, precum i a dorinei de a ntreine i dezvolta raporturi apropiate cu invitatul. Rspunsul favorabil dat unei invitaii reprezint o dovad a disponibilitii pentru relaii cu respectiva gazd.
Dineu de Crciun, Washington Irving's The Sketch Book, 1876, desen Randolph Caldecott
11
Dejunul i dineul
Dejunurile se organizeaz, de regul, ncepnd cu orele 12:30-13:30 i, dat fiind faptul c se desfoar la mijlocul zilei, ceea ce presupune c unii invitai mai pot avea i alte activiti n programul acelei zile, de obicei au o durat de dou ore. Aceasta n timp ce dineurile, care ncep, de obicei, n jurul orelor 20:00, pot dura i peste trei ore.
Dintre aceste dou aciuni protocolare, dineul este cel care are un caracter mai solemn, semnificnd un grad superior de manifestare a consideraiei fa de cei invitai. Numrul participanilor la un dejun sau un dineu poate varia de la o persoan la cteva sute, n funcie de prilejul cu care este oferit i de posibilitile materiale ale organizatorilor.
12
Mic dejunul de lucru

n ultimii ani, att n mediul politic, dar i n cel de afaceri, din cauza programelor foarte condensate, a aprut o nou specie de eveniment social micul dejun de lucru. Preocupai s ctige timp, mai ales n momentul n care fac o deplasare n strintate, att oamenii politici, ct i cei de afaceri, au ales s dedice i aceast parte a zilei discuiilor profesionale. Micul dejun s-a dovedit a fi un cadru potrivit pentru acestui tip de discuii, permind totodat i realizarea economiei de tip dorite. Un mic dejun se desfoar la primele ore ale dimineii, respectiv cu ncepere de la orele 8:00 sau 9:00, cel trziu, i nu dureaz mai mult de o or i jumtate. De obicei, se invit un numr mic de persoane, maxim zece, pentru a permite discuii cu participarea tuturor participanilor.
13
Mic dejunul de lucru

Aceast formul se folosete i n cazul vizitelor unor delegaii strine, cnd, din cauza programului ncrcat, nu se poate realiza o reuniune protocolar de mai mare amploare, dar se dorete purtarea unor discuii directe cu anumite persoane. Exist, ns, ri n care acest tip de ntlnire nu este ncurajat, micul dejun fiind considerat n continuare o mas a zilei care nu poate fi dect privat.
14
Etapele de organizare i modul de desfurare a evenimentelor sociale
15
Etapele de organizare
Pentru o bun desfure a unui eveniment este foarte important modul n care acesta este conceput i felul n care sunt derulate toate activitile prealabile. n continuare vor fi enumerate toate etapele care trebuie avute n vedere.
a. Identificarea obiectivului pentru care este organizat evenimentul b. Alegerea tipului de eveniment care va fi organizat c. Stabilirea listei de invitai
Acest fapt se face, n mod obligatoriu, n urma consultrii cu persoana n numele creia se adreseaz invitaiile. Dac pentru un dejun, dineu sau ceai cu caracter privat este uor de stabilit o astfel de list, afinitile personale fiind criteriul principal de alegere, n cazul recepiilor, cocktailurilor i al celorlalte reuniuni cu caracter oficial sau de afaceri, ntocmirea listei este o operaiune dificil.
16
Astfel, pentru recepii, cocktailuri, vin dhonneur, unul dintre criterii este obiectivul organizrii evenimentului, ceea ce permite includerea pe list n primul rnd a categoriilor de oficiali i a altor persoane care activeaz n domeniul respectiv sau au afiniti cu acesta. De exemplu, la o aciune consacrat vizitei unei delegaii strine, vom avea n vedere, n primul rnd, omologii membrilor delegaiei i oficialii sau reprezentanii companiilor care au relaii cu ara de unde vine delegaia sau sunt interesate de stabilirea unor relaii cu aceasta. n cazul dejunurilor sau dineurilor oficiale mai puin al celor la nivel nalt este bine s se aib n vedere ca, pe ct posibil, s fie invitat cte o singur personalitate de prim rang, n onoarea creia, de regul se ofer dejunul sau dineul, pentru a permite gazdei s-i acorde atenia cuvenit. Prezena a dou sau mai multor figuri marcante la acelai dejun sau dineu poate prilejui unora dintre ele nemulumirea de a nu se fi bucurat de atenia ateptat.
17
d. Consultarea telefonic a celor vizai
Dup ce proiectul listei de invitai a fost ntocmit, cu excepia recepiilor, cocteiurilor i a vin dhonneur, pentru celelalte aciuni protocolare se trece la consultarea telefonic a celor vizai, spre a vedea dac pot accepta invitaia. Aceast activitate se desfoar prin secretariatele sau compartimentele de protocol ale gazdelor i ale celor invitai. Este politicos s se rspund n aceeai zi sau a doua zi, pentru a permite organizatorului aciunii s invite o alt persoan, n cazul primirii unui rspuns negativ din partea celui iniial avut n vedere. Acest rspuns trebuie dat n termeni politicoi, mulumindu-se i exprimndu-se regretul de a nu putea participa. Primirea confirmrii verbale a participrii nu exclude necesitatea trimiterii unei invitaii tiprite, aceasta dndu-i invitatului certitudinea c aciunea despre care a fost anunat va avea loc i oferindu-i, spre aducere aminte, elemente asupra datei i locului de desfurare.
18
e. Elaborarea textului invitaiei
Textul invitaiei trebuie vzut i aprobat de persoana care va avea n mod formal rolul de gazd. Coninutul unei invitaii trebuie redactat ntr-o anumit form i trebuie s cuprind urmtoarele informaii:
Cine invit i numele celui care este invitat Motivul i natura evenimentului Locul, data i ora desfurrii evenimentului inuta vestimentar solicitat Dac invitaia este adresat doar destinatarului sau poate s vin nsoit Datele de contact la care se poate rspunde la R.S.V.P. (rpondez, s'il vous plat)
f. g. h. i. j. k. l. m.
Conceperea grafic a invitaiei i alegerea suportului pe care va fi tiprit Scrierea numelui i a contactelor destinatarului pe invitaie i pe plic Transmiterea invitaiilor prin curier Stabilirea meniului Aranjarea slii Alegerea modului de servire Plasarea la mas Pregtirea discursurilor i toasturilor
19
La mesele-bufet, care se organizeaz atunci cnd se dorete invitarea unui numr mai mare de persoane, nu se face un plan de plasament. Totui, pentru a marca atenia deosebit acordat oaspetelui de onoare, gazda va avea grij s se aeze la masa la care se afl deja invitatul de onoare sau soia acestuia, sau s-l ghideze pe unul dintre acetia spre o mas unde s ia loc mpreun. Acelai lucru urmeaz s-l fac i soia gazdei cu soul/soia oaspetelui de onoare sau cu o alt persoan important, dac invitatul de onoare a venit singur.
20
Invitaia
21
Pe cine invitm
Conceperea listei invitailor la un eveniment este determinat de obiectivul cu care este organizat acesta, de importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este organizat, precum i de nivelul la care este organizat acesta. n cazul n care evenimentul este unul cu participare internaional, dac natura i prilejul cu care este organizat evenimentul permite, este recomandat s existe un echilibru ntre nivelul i numrul invitailor strini i cel al repezentanilor rii gazd. Acest fapt va permite tuturor participanilor s gseasc mai uor subiecte de discuie. Pentru c obiectivul principal al evenimentelor sociale, indiferent de natura lor este acela de a oferi un cadru care s permit invitailor s se cunoasc i s poarte conversaii. Mai precis, s socializeze. Meniurile, decorurile, programele artistice i alte activiti organizate nu sunt dect mijloace care au menirea de a-i aduce pe invitai laolalt.
22
Pe cine invitm
n comunitatea diplomatic sau consular este foarte bine neleas nevoia fiecruia de a-i face repede ct mai multe cunotine. Acesta este i motivul pentru care, n mediul diplomatic, sunt invitate persoane care ocup anumite funcii chiar dac nu au fost prezentate n prealabil i chiar dac nu ai primit o invitaie similar din partea lor. Tot n mediul diplomatic, atunci cnd se organizeaz un eveniment i sunt invitai membri ai guvernului rii gazd, atunci evenimentul devine oficial, indiferent cum a fost conceput iniial i, n consecin, se aplic protocolul internaional.
23
Pe cine invitm
n situaia n care se dorete organizarea unui eveniment instituional sau corporatist, pentru a nu avea niciun fel de dificultate i niciun fel de repro din partea persoanelor care nu vor fi invitate, n funcie de specificul sau tema evenimentului se vor invita persoane din categorii ce corespund acestora. Criteriile pot s nu fie, ns, ntotdeauna extrem de clare. Alegerea invitailor fiind determinat de prilejul evenimentului, nu este ntotdeauna posibil s desemnezi instituii sau grupri autorizate i perfect omoloage. De exemplu, pentru a primi membrii unei delegaii strine, vom putea face apel la omologii lor locali, invitndu-i sau nu pe superiorii lor ierarhici.
24
Pe cine invitm
Un alt criteriu dup care vor fi selectai invitaii, n cazul unei participri internaionale, const n limbile vorbite de acetia. Este preferabil ca acetia s poat conversa ntr-o limb de circulaie internaional. Invitatul care nu cunoate nicio limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat mpreun cu interpretul su. La evenimentele unde este necesar invitarea diplomailor, va trebui s se evite participarea acelora care reprezint ri care nu au relaii ntre ele. Dac totui la o mas mai larg este inevitabil invitarea acestora, gazda va trebui s aib n vedere un astfel de plasament, nct, chiar dac ordinea de precdere o cere, locurile lor s nu fie alturate.
25
Pe cine invitm
n cazul evenimentelor formale, fcnd lista invitailor, vom avea n vedere dispunerea la mas a acestora i problemele de natur protocolar care pot aprea prin prezena anumitor invitai. Astfel, dac vor fi mai muli invitai de onoare, va fi dificil s i se atribuie fiecruia locul potrivit. Din acest motiv, este indicat s nu fie invitate simultan dou oficialiti de rang egal, dac nu poate fi asigurat o consideraie egal pentru ambele. n concluzie, lista invitailor trebuie conceput n aa fel nct s favorizm un climat de armonie evitnd aducerea laolalt a persoanelor incompatibile, dar n acelai timp oferind invitailor notri ocazia de a face noi cunotine.
26
Cum redactm invitaia

Textul invitaiei trebuie, de asemenea, s cuprind urmtoarele informaii: Cine invit Conform crei formule de curtoazie Cine este invitat n ce scop Cnd are loc evenimentul n ce loc Cum putem rspunde Care este inuta vestimentar Cum se ajunge acolo
27

Cine invit
O invitaie este nominal sau personalizat dac n textul acesteia este scris, de obicei de mn, numele invitatului, ntr-un spaiu rezervat n acest scop. n cazul n care numele destinatarului nu este inclus n textul invitaiei, aceasta este obinuit.
28

Cui i este adresat invitaia
O invitaie, dac nu are nicio precizare n acest sens, este valabil doar pentru o persoan i nu este transmisibil. Pentru a evita orice nelmurire, este de preferat ca precizarea s se fac la sfrit, printr-o indicaie scris distinct. Aceste precizri sunt valabile doar pentru invitaiile obinuite, cele nominale fiind, ca regul, adresate doar persoanelor precizate n textul acesteia.
29

Obiectivul invitaiei
n cazul unui text de invitaie, care ne oblig deja la precizie prin concizia lui, menionarea obiectivului invitaiei trebuie s fie i mai riguroas. Identificarea formulei potrivite este, adesea, pentru organizator un prilej de a-i clarifica cu precizie scopul evenimentului i pertinena sa, innd cont de mijloacele disponibile sau avute n vedere.
n onoarea cu ocazia la dejunul n onoarea la dejunul oferit de la cina oferit cu ocazia la o recepie n cadrul la ceremonia la semnarea crii de onoare de ctre la semnarea acordului ntre
30

Momentul la care ncepe evenimentul
Alegerea momentului la care este stabilit nceperea evenimentului trebuie s in seama att de disponibilitatea personalitilor menionate sau doar invitate, ct i de cea a locului ales i a mijloacelor necesare pentru derularea evenimentului. Alegerea datei i a orei trebuie s se bazeze pe verificri riguroase prealabile, fr de care att organizatorii, ct i personalitile invitate pot fi supuse unor situaii jenante. Toate confirmrile referitoare la aceste detalii se vor lua n scris, pentru a nu exista confuzii.
31

Locaia n care este organizat evenimentul
Locaia trebuie precizat foarte exact pentru a nu exista nicio confuzie sau vreun impediment care s determine neajungerea la timp a invitailor. Dac aceasta este una notorie, se va preciza doar cldirea, intrarea i sala dedicat evenimentului. n cazul n care aceasta este una mai puin cunoscut, se vor preciza numele cldirii, dac are unul, numele slii, precum i adresa potal exact (strada i numrul). Pentru locaiile care nu se afl n zone cunoscute, pe spatele invitaiei se poate tipri o hart pentru a orienta invitaii.
32

Confirmarea participrii
Fr a ti cu ct mai mare exactitate participanii la un eveniment, nu pot fi respectate riguros normele de protocol. Pentru c protocolul are ca funcie ordonarea locurilor, stabilirea ordinii lurilor de cuvnt, a locurilor i a precderilor. Din acest motiv, este foarte important rugmintea de la sfritul unei invitaii R.S.V.P. (rpondez, s'il vous plat). Imediat dup aceste iniiale se va trece data limit pn la care sunt ateptate confirmrile, precum i contactele la care se pot face telefon fix, telefon mobil, fax, e-mail. n cazul evenimentelor mai puin formale, cu mai muli invitai, pentru a se evita rapelurile insistente ale organizatorilor, se poate folosi formula regrets only, n loc de R.S.V.P., care presupune contactarea organizatorului doar n cazul n care nu putei onora invitaia.
33
Cnd o expediem
Invitaia trimis cu mult timp nainte de data evenimentului este un semn de atenie fa de invitai i, n acelai timp, d mult mai mult greutate evenimentului. Expediat n ultimul moment, d senzaia de improvizaie i, n plus, prezint riscul ca personalitile a cror prezen este important s fie deja ocupate. O astfel de aciune, atunci cnd nu exist justificarea unei situaii excepionale, prejudiciaz reputaia organizatorului. Pentru o invitaie la mas este nevoie de un interval de dou-trei sptmni, o lun fiind termenul ideal. Pentru o recepie, minim zece zile, ideal fiind dou sptmni.
34
Tratarea invitailor
35
Ordinea protocolar precderea

A acorda fiecruia un loc corespunztor, conform precderii la care are dreptul i rangului pe care l are reprezint una din cele mai importante probleme care trebuie avut n vedere, n materie de protocol. Instrumentele utilizate pentru a stabili precderea i rangul provin din diferite surse listele de ordine protocolar oficiale stabilite de state i de marile instituii, regulile diplomatice, adaptate de-a lungul timpului n relaiile internaionale, semnele de deferen practiate ntr-o societate fa anumii membri ai si, sau curtoazia reciproc manifestat ntre indivizi sau grupuri d eindivizi. Bineneles, este important s se in cont i de cerinele specifice alte fiecrei situaii i care decurg din motivele pentru care se desfoar evenimentul respectiv.
36
Considerente generale
Oricare ar fi regimul politic, de la autocraie la democraie, oricare ar fi mediul, de la cel mai elementar pn la cel mai complex, oficial sau nu, instituionalizat sau contestatar, public sau particular, persoana considerat a fi cea mai important va ocupa ntotdeauna locul cel mai bun. Cercurile oficiale sau complexe, prin numrul persoanelor implicate i prin ierarhia responsabilitilor, dispun, de obicei, de o ordonan scris a precderii care guverneaz aceast ierarhie i a crei aplicare este imperativ.
37
Considerente generale
Tradiia i precedentele conteaz foarte mult n precizarea rangului fiecruia, pentru c ele definesc ceea ce se cheam cutum. Cu toate acestea, pentru a fi respectat, ordinea protocolar trebuie s corespund evoluiei societii i mutaiilor care i afecteaz organizarea. Rolurile i funciile fiind ntr-o permanent mutaie, fiecare nou situaie antreneaz noi precedente care modific treptat ordinea protocolar cunoscut i respectat anterior. Regulile impuse de ordinea protocolar nu sunt nici imuabile, nici uniforme. n acelai timp, relaiile tot mai frecvente i mai diverse ntre ri favorizeaz nivelarea multor particulariti. Totui, aceast tendin este atenuat de fora conveniilor specifice fiecrei societi n parte. n acest moment putem spune c procesul de globalizare, dincolo de regulile de relaionare, unanim acceptate, a reuit s conving naiunile s conserve i s cultive normele de protocol i de etichet care le particularizeaz.
38
Egalitatea statelor
Statele suverane sunt egale ntre ele. Acest principiu, respectat ca una dintre cele mai preioase ale evoluiei relaiilor internaionale, i gsete mplinirea n sistemul Naiunilor Unite. Importana acordat rilor pe criterii economice, culturale sau istorice ar putea fi discutabil sub un aspect sau altul, deci susceptibil de a genera situaii conflictuale care nu ar predispune la relaii calme i fructuoase. Acest principiu de egalitate implic precizarea unor criterii obiective pentru a stabili rangul efilor de stat i cel al delegaiilor naionale. Cnd la un dineu sau la o ceremonie particip mai muli efi de stat, criteriul de stabilire a rangului, exceptnd gazda, va fi cel al datei la care ei i-au preluat prerogativele funciei este vorba despre ordinea de precdere personal fr a avea importan dac eful celui mai mic stat din lume va fi atunci plasat naintea cele mai mari puteri. Aceast formul s-a dovedit cu att mai eficient cu ct rivalitile dintre state au fost mai accentuate.
39
Principiul ierarhiei
Att societile, ct i organizaiile conduse pe principii preponderent egalitare nu se pot sustrage principiului ierarhiei un superior preced un subordonat. Egalitatea de anse i egalitatea n faa legii niciodat nu trebuie confundate cu egalitatea statutului. Puterea nu poate fi mprit, iar dovada cea mai elocvent este eecul triumviratelor n cursul istoriei. Cel mai celebru n secolul XX este triumviratul asigurat de Malenkov, Molotov i Hruciov, dup moartea lui Stalin, n care guvernau mpreun Uniunea Sovietic. Atunci cnd cei trei erau mpreun, lumea cuta s descopere un indiciu ct de mic care s demonstreze ntietatea unuia n faa celorlali sau care s reflecte calitatea de lider a vreunuia. Se urmrea cine merge nainte, ctre cine se ntorc ceilali, la cine sunt mai ateni. inuta lor vestimentar, att de riguros uniform n aparen, era totui cercetat pentru a descoperi cine e eful. Pentru c dintre cei trei trebuia s fie numai unul.
40
Precderea nu se deleag
Prin acest principiu se nelege c o persoan care reprezint o alta nu se poate atepta s fie tratat la fel. Pentru ca onorurile s fie aceleai, trebuie ca persoana nlocuitoare s fie de acelai nivel, cum ar fi un ministru reprezentat de un alt ministru. Un secretar de stat care nlocuiete un ministru nu va fi obligatoriu invitat s ia cuvntul, nici s ia loc la prezidiu. Dac va ine o alocuiune sau dac este invitat s ia loc printre invitaii de onoare, va ocupa un loc care corespunde precderii lui, nu a persoanei pe care o reprezint. Un membru al familiei regale, care face o depalsare n numele coroanei, sau soia efului statului aflat n vizit din motive oficiale vor avea dreptul la atenii deosebite, n funcie de importana vizitei lor.
41
Vrsta i vechimea
Vrsta i vechimea sunt dou caliti similare care stabilesc o anumit precdere. Prima cere ca oamenii mai n vrst s i precead pe cei mai tineri o form de repect universal acceptat. Regula referitoare la vechime se refer la doi titulari ai aceleiai funcii, cel care deine funcia de mai mult timp avnd prioritate. n cazul n care amndoi dein funcia de la acelai moment (ex. nvestirea unui nou cabinet), prioritate are cel mai n vrst. Fostul titular al unei funcii va fi plasat dup cel care este n funcie, iar titularul onorific va fi, de asemenea, plasat dup cel care ocup funcia.
42
Invitaii strini
Precderea n cadrul unei delegaii strine este dat de regulile din ara respectiv, nu de regulile locale. Dac aceast ordine nu ne este cunoscut, este indicat s ntrebm la ambasada rii respective. Un alt principiu spune c invitaii strini trec naintea celor locali sau, cel puin, li se atribuie un loc privilegiat n cazul unei ceremonii. SUA nu respect aceast regul, iar acest fapt ine de regulile locale.
43
Alte reguli
Printre convenienele practicate este i aceea prin care un brbat cedeaz locul unei femei. Cu toate acestea, n cadrul unui eveniment oficial, titularul unei demniti i va ocupa locul care i revine, fr ca sexul s aib vreo importan. Totui, aceast regul rmne valabil cnd este vorba despre demnitari de acelai rang. La o ceremonie sau la un spectacol cuplurile sunt plasate mpreun, conform rangului titularului funciei care justific invitaia. La mas normele sunt diferite
44
Ordinea alfabetic
Ordinea alfabetic reprezint o metod utilizat adesea cu succes pentru a stabili cine este plasat naintea cui. Aceasta nu este o ordine de precdere propriu-zis, dar se folosete atunci cnd anumite persoane, delegaii sau drapele trebuie s beneficieze de un tratament strict egal. Limba aleas va fi cea a locului unde se desfoar evenimentul, limba oficial a organizaiei sau oricare alta asupra creia s-a czut de acord. De exemplu, la deschiderea Jocurilor Olimpice de Iarn de la Lillehammer, n Norvegia, delegaiile au defilat n ordinea alfabetic norvegian. Pentru a evita ca folosirea ordinii alfabetice s favorizeze permanent o anumit parte i, astfel, s ia natere arbitrariul pe care dorim s l evitm, se trage la sori litera alfabetului care va determina primul loc, celelalte urmnd la rnd. Aceast metod este adoptat la ONU, ordinea alfabetic fiind cea englez. Aceasta cu toate c, n Carta Olimpic, limba oficial a Jocurilor Olimpice este desemnat franceza, iar aceasta nu a fost folosit ca limb oficial nici la alte ediii ale Jocurilor Olimpice.
45
Ordinea locurilor
Dreapta nainte de stnga Conform tradiiei occidentale, locul cel mai important dup locul din centru, ocupat de gazd sau de invitatul de onoare, este locul din dreapta fa de acest centru. Obiceiul este adoptat din Biblie, unde exemplele n acest sens sunt foarte numeroase. Cel mai elocvent este acela c la Judecata de Apoi, cei alei vor sta la dreapta Tatlui, iar pctoii n stnga. n acelai timp, n cel mai celebru tablou care ilustreaz aezarea la mas Cina cea de tain de Leonardo da Vinci Iisus l are n dreapta pe sfntul Ion, apostolul pe care l-a iubit cel mai mult.
46
Ordinea locurilor
47
Ordinea locurilor
n egal msur, rdcina latin a cuvintelor stnga i dreapta este elocvent n ceea ce privete statutul acestora. Stnga se spune sinister, adic sinistru, iar dreapta prin dexter, adic dexteritate, ndemnare. n politic, expresiile stnga i dreapta dateaz din timpul Revoluiei Franceze. Pe 28 august 1789, Adunarea Naional trebuia s hotrasc asupra dreptului de veto al regelui. Parlamentarii favorabili acestui drept s-au aezat n dreapta preedintelui Adunrii, iar cei care se opuneau n stnga. Acest fapt st la baza tradiiei.
48
EVENIMENTELE FORMALE
Aezarea la mas
49
Reguli generale
Dac la o conferin sau la o ceremonie ierarhia instutuiilor reprezetate este imperativ, deci nu este permis nicio derogare, la un dineu trebuie s se in cont de statutul personal al invitailor. Astfel, la o conferin internaional, efii delegaiilor vor fi plasai n ordinea alfabetic a rilor reprezentate, fiind vorba despre un protocol obiectiv. La dineul care i va reuni pe participani sau la ceremonia la care asist, ns, vor fi plasai nti efii de delegaie care sunt efi de stat i fiecare dintre acetia conform vechimii prelurii acestei funcii, apoi efii de delegaie care sunt efi de guverne, urmai de efii de delegaii care sunt minitri i aa mai departe. Mai precis, se va ine cont de statutul lor personal. Pe lng aceste reguli care in de precdere, se vor avea n vedere i o serie de norme precise, de natur individual sau destinate facilitrii comunicrii.
50
Reguli generale
Invitaii strini La un dineu la care sunt att invitai locali, ct i strini, este absolut necesar conceperea unui plan de aezare la mas, altfel tendina fireasc fiind aceea ca fiecare s se aeze lng cineva cunoscut, deci n grupuri distincte. Planul de aezare la mas trebuie s garanteze amestecul invitailor. De asemenea, este important ca numrul invitailor locali s fie mai mare dect cel al strinilor pentru a evita plasarea celor din urm n capetele meselor, n cazul se alege modul francez de plasare la mas Mai precis, invitaii strini au prioritate n faa celor locali, conform standardelor protocolului european. Sunt, ns, ri n care aceast regul nu se aplic, cum ar fi SUA.
51
Reguli generale
Afinitile lingvistice n momentul n care se concepe planul de aezare la mas se va ine cont de limbile cunoscute de fiecare dintre invitai, fie c sunt strini sau locali. Acesta este un motiv de derogare de la regulile de precdere, pentru c nimic nu poate fi mai deranjant la un dineu dect plasarea unei persoane ntre altele dou care nu nicio limb comun pentru a putea purta o conversaie. Este n sarcina gazdei s fac precizri n acest sens, n timpul aperitivelor sau nainte, pentru a nu exista niciun fel de alt interpretare asupra acestui detaliu.
52
Reguli generale
Afinitile personale n condiiile n care regulile referitoare la precdere nu sunt nclcate, invitaii strini i locali cu funcii similare sau cu interese comune vor fi plasai unii lng alii, la aceeai mas. De altfel, nc de cnd este conceput lista invitailor trebuie s se in cont de acest detaliu. n acelai timp, se va avea n vedere ca o persoan mai puin vorbrea s fie plasat lng un invitat mai volubil. A aeza una lng alta persoane care vorbesc puin nu va reprezenta niciodat garania unei conversaii susinute, la fel cum, a-i aeza alturi pe cei care vorbesc mult va da natere unui surplus de animaie sau unor rivaliti nedorite.
53
Reguli generale
Alternarea persoanelor de sex diferit n momentul n care este conceput plasarea la mas, trebuie s se ncerce, pe ct posibil, ca brbaii i femeile s fie plasai alternativ. Acest fapt era foarte uor de realizat n momentul n care femeile erau invitate doar n calitate de soii, dar n preznt trebuie s se in cont de precderea care li se cuvine, conform funciei sau titlului deinut. Mai precis, aceast regul nu va fi respectat dac femeilor respective li se cuvine un alt loc. n cazul n care se concepe plasarea la o mas rotund, acest fapt este perfect posibil, iar n cazul n care masa este dreptunghiular, n funcie de tilul deinut de fiecare invitat, aceasta va fi prezidat fie de dou femei, fie de doi brbai.
54
Reguli generale
Separarea cuplurilor ntruct obiectivul principal al unui dineu este acela de a facilita purtarea de conversaii ntre persoane care, cu aceast ocazie, au prilejul de a se ntlni, este indicat separarea cuplurilor. Aceast regul prezint avantajul fie de a nu-i pune pe doi soi n situaia de a-i petrece timpul discutnd ntre ei, ingnorndu-i pe ceilali invitai, fie de a se ignora reciproc. n plus, aceast dispunere le ofer prilejul de intra n contact cu mai multe persoane strine. De asemenea, cuplurile nu vor fi aezate nici fa n fa, n cazul unei mese dreptunghiulare.
55
Reguli generale
Tipul de mas aleas Forma mesei alese poate fi dreptunghiular, rotund, ptrat, n T sau alte forme mai puin utilizate n ultimii ani (n pieptene sau potcoav). Pentru un anumit eveniment va fi ales tipul de mas care permite cel mai bine aezarea invitailor n aa fel nct s fie respectat ct mai riguros ordinea protocolar. n cazul mesei dreptunghiulare, cu locurile ocupate pe ambele pri, cei care prezideaz masa respectiv se vor aeza fie la mijloc maniera francez fie la extremitile mesei maniera englez. Aceste denumiri sunt doar nite convenii, iar adoptarea unuia sau altuia dintre tipurile de aezare la mas nu implic nicio conotaie cultural. Mai precis, se poate adopta oricare dintre soluii, n funcie de circumstane.
56
Reguli generale
n cazul n care trebuie organizat o mas mai restrns, de exemplu pentru patru cupluri, se va adopta o soluie intermediar. ntr-o asemenea situaie va avea prioritate regula referitoare la alternarea sexelor, ncercnd pe ct posibil de a ine cont cui revin locurile din dreapta cuplului gazd. De asemenea, cuplurile nu vor sta alturi i nici fa n fa.
57
Maniera francez
n acest model de aezare la mas, gazda i invitatul de onoare ocup locurile din centru, fa n fa.
58
Maniera francez
Primul loc este cel din dreapta gazdei, iar cel de-al doilea cel din dreapta invitatului de onoare. Al treilea este cel din stnga gazdei, iar al patrulea cel din stnga invitatului de onoare. Urmnd acelai principiu, vor fi plasai i ceilali invitai, n funcie de rangul deinut de fiecare dintre ei. Locurile vor fi completate alternativ din dreapta i stnga.
59
Maniera francez
Pentru ca cei plasai n marginea mesei s nu se simt stingheri, se pot folosi i locurile din capetele mesei care, dei sunt cele mai puin semnificative, ofer cea mai bun perspectiv asupra mesei.
60
Maniera francez
n cazul n care nu exist un invitat de onoare, locul acestuia va fi luat de o co-gazd, iar ordinea importanei locurilor se va pstra.
61
Maniera francez
Aceeai regul referitoare la ordinea importanei locurilor la mas se aplic i n cazul n care la mas sunt invitate cupluri, iar masa este prezidat de cuplul gazd. n aceast situaie, pe lng ierarhia cuplurilor se va ine cont i de alternarea persoanelor de sex diferit.
62
Maniera francez
n cazul n care sunt i invitai strini, se va ine cont de regula rferitoare la alternarea acestora cu invitaii locali. Nu va fi pierdut din vedere nici cea referitoare la alternana sexelor.
63
Maniera englez
Maniera englez de aezare la mas const n plasarea celor care prezideaz masa la cele dou capete ale acesteia.
64
Maniera englez
Aezarea celorlali invitai respect aceleai reguli ca i n cazul manierei franceze de dispunere la mas, respectiv cel mai important invitat va sta n dreapta gazdei, al doilea n dreapta co-gazdei, al treilea n stnga gazdei i aa mai departe.
65
Maniera englez
i n cazul n care sunt invitate cupluri, vor fi respectate aceleai reguli ca n cazul manierei franceze de plasare la mas.
66
Masa rotund
Dac n secolul XIX, n rile aparinnd culturii occidentale era de neconceput folosirea unei mese rotunde, n zilele noastre utilizarea ei a devenit tot mai frecvent, tocmai pentru c permite simplificarea unei organizri destul de complicate. Plasarea invitailor la o mas rotund va prea mult mai simpl pentru cineva care tie s fac o plasare corect la o mas dreptunghiular. Avantajele pe care o asemenea mas le ofer sunt multiple nu mai exist un singur centru de interes, nu mai exist extremiti ale mesei, toi invitaii sunt n apropierea gazdei, iar problemele de limb i de interpretare sunt, de asemenea, rezolvate mult mai uor.
67
Masa rotund
n ceea ce privete prezidarea unei mese rotunde, exist mai multe variante. Cea mai convenabil este cea n care gazda i invitatul de onoare sunt aezai alturi, cu invitatul de onoare n dreapta gazdei. Aceast variant poate fi aplicat att n cazul unui numr par, ct unui numr impar de persoane.
68
Masa rotund
O alt variant ar fi plasarea gazdei i a invitatului de onoare fa n fa. Aceast plasare este posibil, ns, doar n cazul n care numrul de persoane este par.
69
Masa rotund
n cazul n care sunt invitate cupluri, de asemenea, indicat este ca cuplul gazd s fie plasat fa n fa. Bineneles, numrul de persoane va fi par.
70
Masa rotund
n condiiile n care la o mas particip i cupluri de localnici i cupluri de strini, plasarea se va face innd cont i de alternarea localnicilor cu strinii.
71
Masa rotund
72
Masa rotund
Lista de precdere 1. Preedintele Romniei Traian Bsescu 2. Soia Preedintelui Romnei Maria Bsescu 3. Secretarul General NATO - Jaap de Hoop Scheffer 4. Soia Secretarului General NATO - Jeannine de Hoop Scheffer 5. Preedintele SUA George W. Bush 6. Soia Preedintelui SUA Laura Bush 7. Preedintele Comisiei Europene - Jose Manuel Durao Barroso 8. Cancelarul Germaniei Angela Merkel 9. Secretarul general ONU - Ban Ki-moon 10. Preedintele Federaiei Ruse Vladimir Putin
73
Masa rotund
74
Plasarea mesei de onoare

n cazul n care avem de organizat un eveniment cu muli invitai, cea mai eficient soluie este amenajarea mai multor mese la care s fie plasai invitaii. Este de preferat ca acestea s fie rotunde, egale, cu 8-10 locuri. Masa de onoare este preferabil s fie plasat departe de ua de intrare i de ua prin care se face servirea.
75
Aezarea la un prezidiu
Dispunerea locurilor la un prezidiu trebuie s se fac n aa fel nct locurile centrale s fie ocupate de cele mai importante persoane. Astfel, n cazul n care nu avem un invitat de onoare, locul central va fi ocupat de persoana cea mai important din partea organizatorilor.
76
Aezarea la un prezidiu
n situaia n care avem un invitat de onoare, acesta va fi plasat pe centru, n dreapta efului instituiei sau companiei organizatoare.
77
Amplasarea pentru o conferin

Modul n care este amenajat o sal de conferin are o influen decisiv asupra bunei desfurri a lucrrilor acesteia. Sala trebuie s fie suficient de mare pentru a permite participanilor i delegaiilor care i nsoesc s stea la o distan confortabil, pentru a sigura o distribuie eficient a mesajelor i documentelor i pentru a permite persoanelor s se deplaseze fr a-i deranja pe ceilali. Aeirisirea i iluminarea acesteia sunt, de asemenea, importante. Fiecare delegat care urmeaz s participe activ la discuii va avea n fa o plcu pe care i va fi trecut numele i, eventual, funcia. Plcuele vor avea dubl fa att pentru interlocutorii care vor ti cui se adreseaz, ct i pentru fiecare participant pentru a-i identifica cu uurin propriul loc. De asemenea, vor fi aezate la ndemna fiecruia ap, buturi rcoritoare i pahare.
78

Dispunerea tuturor prilor trebuie s corespund nevoilor de comunicare ntre acestea. Se vor aplica regulile ordinii protocolare, deja amintite, cum ar fi ordinea alfabetic. Spre deosebire de organizarea unui dineu, n aceast situaie principalul obiectiv este acela de a asigura o bun negociere ntre toate prile prezente.
79

Dispunerea n cazul n care sunt patru delegaii participante. efii delegaiilor vor ocupa locurile din mijlocul mesei fiecrei delegaii.
80

Dispunerea n cazul n care avem ase delegaii. efii de delegaii vor ocupa locurile de la masa central rotund.
81
Reguli privind amplasarea n main, urcarea pe puntea unui vas sau a unui avion n care deplasarea se face cu maina, exist o serie de reguli de etichet n situaia
care trebuie respectate. Astfel, ntr-o main oficial sau ntr-un taxi, locul de onoare este n spate, pe diagonal cu oferul. Urmtoarele locuri ca importan sunt cel din spatele oferului i apoi cel de lng ofer. Dac autoturismul are strapontine, locul al treilea este cel din faa locului de onoare, al patrulea este cel din faa celeilalte persoane aezate pe bancheta din spate, iar al cincilea este cel de lng ofer. O persoan aflat singur ntr-un taxi, se va aeza pe bancheta din spate, pe diagonal cu oferul. De altfel, n unele state ale lumii nici nu este permis aezarea n fa, lng ofer. n cazul n care dou femei i un brbat sau dou femei i doi brbai merg mpreun cu maina, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd pe diagonal cu oferul, iar a brbailor n fa. Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai n vrst sau superior n grad va sta pe bancheta din spate, n spatele oferului, iar al doilea brbat n fa.
82
Reguli privind amplasarea n main, urcarea pe puntea unui vas sau a unui avionmain particular, condus de nsui proprietarul autovehiculului, ntr-o
locul de onoare va fi lng acesta, dup care, n ordinea importanei, urmeaz locurile de pe bancheta din spate, primul fiind cel de pe diagonal cu oferul, apoi cel din spatele oferului. Eticheta cere ca proprietarul s fie ultimul care se urc n main, ntruct el este cel care trebuie s-i ajute invitaii, la nevoie, s ia loc n autoturism i s verifice dac portierele mainii sunt bine nchise. Tot conform acelorai norme, el este cel care coboar primul i i ajut pe invitai s ias din autovehicul. n situaia n care la volan este o femeie, iar ntre invitai se afl i brbai, misiunea de a verifica portierele la plecare i a le deschide la sosirea la destinaie revine unuia dintre brbai, respectiv celui mai tnr sau mai mic n funcie.
83
Reguli privind amplasarea n main, urcarea pe puntea unui vas sau a unui avion ce privete deplasarea sau participarea la un eveniment care are n ceea
loc pe puntea unui vapor, persoana cea mai nalt n rang este cea care calc prima pe punte i prima care prsete puntea, indiferent de pavilionul arborat. La ceremoniile de pe aeroport, oficialitile sunt cele care se mbarc ultimele i debarc primele. Raiunea acestei ordini protocolare este aceea de a nu atepta dup celelalte persoane care l nsoesc n cltorie pn i plaseaz bagajele de mn i i ocup locul, dat fiind spaiul relativ restrns.

CURS 3 - Protocol

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

CURS 3 - Protocol

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE

CURSUL 3 Protocol i etichet n comunicare i la evenimentele sociale

Categoriile de evenimente sociale

Mic dejunul de lucru

Mic dejunul de lucru

Cum redactm invitaia

Cum redactm invitaia

Cum redactm invitaia

Cum redactm invitaia

Cum redactm invitaia

Cum redactm invitaia

Cum redactm invitaia

Ordinea protocolar precderea

Plasarea mesei de onoare

Amplasarea pentru o conferin

Amplasarea pentru o conferin

Amplasarea pentru o conferin

Amplasarea pentru o conferin

PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE Ioana Vrsta

PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE Ioana Vrsta

PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE Ioana Vrsta

Potrebbero piacerti anche