UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA - ENERGIA

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

BACHILLERES:

EDUARDO ROJAS. JESUS AYALA. JHONY GUTIERREZ. JORGE VALVERDE. CARRILLO VILLENA. NAVEDA MEGO ROSEL. EVERT SOLIS.

CAPITULO 10: GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o resultado del proyecto.

Gestin de las Comunicaciones del proyecto

Descripcin general de los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto, a saber: 10.1 Identificar a los InteresadosEs el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del mismo. 10.2 Planificar las ComunicacionesEs el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos.

10.3 Distribuir la InformacinEs el proceso de poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
10.4 Gestionar las Expectativas de los InteresadosEs el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. 10.5 Informar el DesempeoEs el proceso de recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

10.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto. Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones (p.ej., clientes, patrocinadores, la organizacin ejecutante o el pblico) que estn activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin o terminacin del proyecto. Ellos tambin pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organizacin y poseer diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la organizacin ejecutante del proyecto. Para el xito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de inters, expectativas, importancia e influencia. Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y determinar el nivel y el momento de su participacin, a fin de maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales. La evaluacin y la estrategia correspondiente deben revisarse de forma peridica durante la ejecucin del proyecto para ser ajustadas frente a eventuales cambios.

10.1 identificar a los interesados

La mayora de los proyectos tendrn gran cantidad de interesados. Dado que el tiempo con el que cuenta el director del proyecto es limitado y debe usarse con la mayor eficiencia posible, estos interesados deberan ser clasificados segn su inters, influencia y participacin en el proyecto. Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias para asegurar el xito del proyecto.

10.1 identificar a los interesados

ENTRADA
1,- ACTA DE CONSTITUCION DEL
PROYECTO.
2,- DOCUMENTO DE ADQUISICIONES 3,- FACTOR AMBIENTAL DE LA EMPRESA 4,- ACTIVOS DE LOS PROCESO S DE LA ORGANIZACIN.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS
1,-ANALISIS DE

SALIDA
1,-REGISTRO DE INTERESADOS 2,- ESTRATEGIA DE GESTION DE LOS INTERESADOS

INTERESADOS 2,-JUICIO DE EXPERTOS

10.2 Planificar las Comunicaciones

El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados

Un plan de comunicacin permite al director del proyecto documentar el enfoque ms eficaz y eficiente para comunicarse con los interesados.

Entradas
.1.- Registro de Interesados Este documento contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados .2 Estrategia de Gestin de los Interesados Define un enfoque para aumentar el apoyo y minimizar los impactos negativos de los mismos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto .3 Factores Ambientales de la Empresa

Dado que la comunicacin debe adaptarse al ambiente del proyecto, todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas de este proceso.
.4 Activos de los Procesos de la Organizacin

Las lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia puesto que pueden aportar conocimientos tanto en cuanto a las decisiones tomadas relativas a incidentes de comunicacin como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos similares anteriores

Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de Requisitos de Comunicaciones

Determina las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin .2 Tecnologa de las Comunicaciones
Mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados en el proyecto. Estas dependen de lo sgte: - La urgencia de la necesidad de informacin - La disponibilidad de la tecnologa.

- El personal previsto para el proyecto.

.3 Modelos de Comunicacin
Representa cmo la informacin se enva y se recibe entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor

.4 Mtodos de Comunicacin Comunicacin interactiva. Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin de tipo multidireccional. incluye reuniones, llamadas telefnicas, videoconferencias, etc. Comunicacin de tipo push (empujar). Enviada a receptores especficos que necesitan conocer la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida. Comunicacin de tipo pull (halar). Utilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias muy grandes, que requieren que los receptores accedan al contenido de la comunicacin segn su propio criterio.

Salidas
.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones Es un plan subsidiario del plan para la direccin del proyecto o una parte de l. Proporciona: Los requisitos de comunicacin de los interesados La informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, formato, contenido y nivel de detalle El motivo de la distribucin de dicha informacin .2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen: El cronograma del proyecto El registro de interesados La estrategia de gestin de los interesados

10.3

DISTRIBUIR LA INFORMACION

Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todo los procesos de direccin , el enfoque esta puesto principalmente en el proceso de ejecucin , que incluye la implementacin del plan de gestin de las comunicaciones , as como la respuesta a solicitudes de informacin inesperada. 10.3.1 DISTRIBUIR LA INFORMACION : ENTRADAS Informe De Desempeo Se utiliza para distribuir la informacin sobre el estado y el desempeo sobre el proyecto; deben estar disponibles antes de las reuniones del proyecto y deben ser los mas precisos y actuales posibles. 10.3.2 DISTRIBUIR LA INFORMACION : HERRAMIENTAS Y TECNICAS Herramientas para la distribucin de la informacin.

Distribucin de documentos impresos , sistema manuales de archivo , comunicado de prensa y base de datos, electrnicas de acceso compartidos .
Distribucin de documentos impresos , sistema manuales de archivo , comunicado de prensa y base de datos, electrnicas de acceso compartidos . Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos como por ejemplo interface web con software de programacin y de gestin de proyectos.

10.3.3 DISTRIBUIR LA INFORMACION : SALIDAS Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Notificaciones a los interesados Informacin a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general de proyecto . Informe De Proyecto :Los informes formales e informales describen el estado en proyecto e incluye las lecciones aprendidas, los registros de incidentes , los informes de cierre de producto. Presentacin De Proyecto: El equipo de proyecto suministra informacin formal a todos los interesados en el proyecto. Registro De Proyecto: Los registros de proyecto pueden incluir correspondencia , memorandos, acta de reuniones y otros documentos que describe el proyecto.

10.4 GESTIONAR INTERESADOS

LAS

EXPECTATIVAS

DE

LOS

Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presenta Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptacin del proyecto. Abordar inquietudes que aun no representan incidentes, por lo general relacionadas con la anticipacin de problemas futuros . Aclarar y resolver los incidentes identificados , puede generar una solicitud de cambio o puede abordarse fuera del proyecto , por ejemplo derivarse a otra entidad de organizacin . Gestionar las expectativas de los interesados ayuda a aumentar la probabilidad del xito del proyecto, el director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados.

10.4.1 GESTIONAR LAS INTERESADOS: ENTRADA

EXPECTATIVAS

DE

LOS

Registro De Interesados es una lista de los interesados relevantes del proyecto. Estrategia De Gestin De Los Interesados comprender las metas y objetivos lo cual permite determinar una estrategia de gestin . Plan Para Direccin Del Proyecto contiene el plan de la gestin de las comunicaciones. Las necesidades y expectativas , se identifican y analizan y documentan en el plan de gestin de las comunicaciones que es un plan subsidiaro del plan para la direccin del proyecto. Registro De Incidentes Puede utilizarse para documentar y monitorear la resolucin de incidentes , lo mismo que se enuncian con claridad y se clasifican segn su urgencia e impacto potencial. Registro De Cambios se utiliza para documentar los cambio que se realiza durante el proyecto

Activos De Los Procesos De La Organizacin pueden influir en el proceso que incluyen : Los requisitos de comunicacin de organizacin los procedimientos para la gestin de incidentes Los procedimientos del control de cambios La informacin histrica relativa a proyectos anteriores 10.4.2 GESTIONAR LAS ESPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS: HERRMAMIENTAS Y TECNICAS Habilidades Interpersonales El director del proyecto recurre a habilidades interpersonales adecuadas para gestionar las expectativas de los interesados , por ejemplo: generar confianza Resolver conflictos Escuchar de manera activa Superar la resistencia al cambio Habilidades De Gestin Es el acto de dirigir y controlar a un grupo de personas , con el propsito de coordinar y armonizar en grupo para permitirle lograr un objetivo mas all del alcance del esfuerzo individual.

10.4.3 GESTIONAR LAS ESPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS : SALIDAS

Entre los activos de los procesos de la organizacin que puedan actualizarse , se incluyen:

Las causas de los problemas El razonamiento subyacente a las acciones correctivas elegidas

Las lecciones aprendidas a partir de la gestin de las expectativas de los interesados

Actualizaciones Al Plan Para La Direccin Del Proyecto Entre los elementos del plan que pueden actualizarse se incluye el plan de gestin de las comunicaciones, por ejemplo , determinados comunicaciones pueden dejar de ser necesarias , un mtodo de comunicacin ineficaz puede ser reemplazado por otro mtodo. Actualizaciones A Los Documentos De Proyecto

Estrategia de gestin de los interesados . Se actualiza como resultado de la atencin de preocupaciones y la resolucin de incidentes . Registro de interesados . Se actualiza cuando la informacin sobre los interesados cambia, o cuando se identifican a nuevos, o en el caso que originalmente registrados ya no participen en el proyecto. Registro de incidentes . Se actualiza a medida que se identifica nuevos y se resuelven los actuales

10.5 INFORMAR EL DESEMPEO

Durante el proceso de informar el desempeo se compara el estado actual del proyecto en relacin a sus lneas de base. Los informes de avance indican cmo se estn utilizando los recursos y suelen incluir informacin sobre el alcance, el cronograma, los costos, la calidad, los recursos humanos, los riesgos y las adquisiciones.

Los informes mas elaborados pueden incluir:

El anlisis del desempeo pasado. Estado actual de los riesgos y problemas.

El trabajo que se completara a continuacin.

El resumen de los cambios aprobados en los periodo. Otra informacin relevante que debe ser revisada y

analizada.

ENTRADAS
1.

Plan para la direccin de proyectos:

El plan para la direccin del proyecto suministra informacin sobre las lneas base del proyecto. La lnea base para la edicin del desempeo es un pan aprobado del trabajo del proyecto, con respecto al que se compara la ejecucin del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la gestin.

2. Informacin sobre el desempeo del trabajo.

La informacin relativa a las actividades del proyecto se recopila, a partir de resultados de desempeo tales como:

El estado de los entregables. El avance del cronograma. Los costos incurridos.

3. Mediciones de desempeo de Trabajo: La informacin sobre el desempeo de trabajo se utiliza para generar las mtricas de actividad del proyecto, para evaluar el avance real con respecto a lo planificado. Estas incluyen entre otras:

El desempeo real del cronograma frente a lo planificado. El desempeo real de los costos frente al planificado. El desempeo tcnico real frente a lo planificado.

4. Protecciones del presupuesto: La informacin relativa a las proyecciones del presupuesto, aportada por el proceso Controlar los Costos suministra informacin sobre los fondos adicionales que, segn se prev, sern requeridos para el trabajo restante. 5. Activos de los procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso informar el desempeo, entre otros: Las plantillas para informes. Las polticas y procedimientos que definen las medidas y los indicadores que se utilizaran. Los limites de variacin definidos por la organizacin.

Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de Variacin El anlisis de variacin es un examen a posteriori de las causas de las diferencias entre la lnea base y el desempeo real. El proceso que consiste en realizar un anlisis de variacin puede variar segn el rea de aplicacin, la norma utilizada y la industria en cuestin. .2 Mtodos de Proyeccin La proyeccin es el proceso que consiste en predecir el desempeo futuro del proyecto basndose en el desempeo real a la fecha. Los mtodos de proyeccin pueden clasificarse en diferentes categoras: Mtodos de series de tiempo. Los mtodos de series de tiempo emplean datos histricos como base para la estimacin de resultados futuros. Mtodos causales/economtricos. Algunos mtodos de proyeccin se basan en la hiptesis de que es posible identificar los factores subyacentes que pueden influir en la variable que se est proyectando Mtodos de juicio. Los mtodos de juicio de las proyecciones, que incorporan juicios intuitivos, opiniones y estimaciones de

.3 Mtodos de Comunicacin Las reuniones de revisin del estado pueden utilizarse para intercambiar y analizar informacin acerca del avance y el desempeo del proyecto. .4 Sistemas de Informes Un sistema de informes suministra una herramienta estndar para que el director del proyecto registre, almacene y distribuya a los interesados informacin relativa a los costos, al avance del cronograma y el desempeo del proyecto. Los paquetes de software permiten al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitan la distribucin de informes a los interesados en el proyecto. Entre los ejemplos de formatos de distribucin, se encuentran los informes mediante cuadros, el anlisis en hoja de clculo y las presentaciones. Las herramientas grficas pueden utilizarse para crear representaciones visuales de informacin sobre el desempeo del proyecto.

Salidas
.1 Informes de Desempeo Los informes de desempeo organizan y resumen la informacin recopilada, y presentan los resultados de cualquier anlisis realizado comparando la lnea base para la medicin del desempeo. Los informes de desempeo se emiten de manera peridica y su formato puede variar desde un simple informe de estado hasta informes ms elaborados. Un informe de estado simple puede mostrar informacin sobre el desempeo, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada rea (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Entre los informes ms elaborados, se incluyen: El anlisis del desempeo pasado El estado actual de los riesgos e incidentes El trabajo completado durante el perodo reportado El trabajo que deber completarse durante el siguiente perodo de reporte El resumen de los cambios aprobados en el perodo Los resultados del anlisis de variacin La conclusin proyectada del proyecto (incluido el tiempo y el costo)

.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden actualizarse, se incluyen los formatos de informe y la documentacin sobre las lecciones aprendidas, incluidas las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas relativas a los informes de desempeo. Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutante.

.3 Solicitudes de Cambio

El anlisis del desempeo del proyecto a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios del siguiente modo:
Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeo futuro del proyecto alinendolo con el plan para la direccin del proyecto. Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeo negativo futuro del proyecto.