UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE YARACUY VICERECTORADO ESPACIO ACADMICO CIENCIAS DEL DEPORTE UNIDAD CURRICULAR SEMINARIO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planificacin como fase del 1. La planificacin como fase del proceso Administrativo proceso Administrativo

WULLIAN MENDOZA

P L A N I F I C A C I N

CONTENIDOS CONTENIDOS

1.

2. 3.

Introduccin: la importancia de los procesos administrativos, para la mejora del funcionamiento de un Instituto deportivo. La planificacin primera fase del proceso administrativo . Nivel estratgico corporativo, punto de arranque En el proceso de planificar

P L A N I F I C A C I N

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

A la fuerza bruta del toro quiso oponer el loro La desarmada fuerza de la idea y apenas comenzada la pelea , aunque verti sapiencia por totumas, del loro no quedaron ni las plumas As por muy noble justa y grande sea sino tiene algo macizo, por si sola lector ninguna idea sirve para un carrizo. Aquiles Nazoa

P A S O S N E C E S A R I O S

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

2 ORGANIZACIN

3 EJECUCIN DIRECCIN

1 1 PLANIFICACIN PLANIFICACIN

4 CONTROL EVALUACIN

EL GERENTE

P A S O S N E C E S A R I O S
Quin soy Y qu hago?

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Para Dnde Voy?

Planificar Planificar

Cmo Trabajo? Qu he logrado

Organizar Dirigir

Evaluar

Quin soy Y qu hago?

Diagnstico Historia de la institucin Estatutos legales (ordenanza) Misin Visin Estructura Organizativa programas de mi competencia Instalaciones a mi cargo Proyectos Personal convenios

Para Dnde Voy?

Cmo Trabajo?

Qu he logrado

Objetivo Anual

internos. Manual de cargos Objetivos Formatos de proyectos Registros de especficos condiciones de instalaciones Proyectos Registro de instancia especficos por debidamente registradas cada objetivo Medios de evaluacin planteado Canales de comunicacin Indicadores Medios de financiamientos Metas Poblacin Presupuesto

general Procedimientos

Indicadores De gestin Metas Productos

Propuesta Gerencial

P L A N I F I C A C I N

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

La planificacin abarca la definicin de las metas de una organizacin, el establecimiento de una estrategia general para lograr esas metas y el desarrollo de una jerarqua amplia de los planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona, por lo tanto, con los fines (qu debe hacerse) as como tambin con los medios (cmo debe hacerse). Robbins 2000.

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P L A N I F I C A C I N

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems funciones. Esta funcin consiste en establecer por anticipado cules son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

P L A N I F I C A C I N

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

C A R A C T E R S T I C A S

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a la previsin. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos potenciales. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.

I M P O R T A N C I A

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

Toda organizacin,

sea pblica o privada, requiere de planificacin a objeto de conseguir los fines para los cuales fue constituida.

Al no planificar, la organizacin no
podr alcanzar sus metas.

Para

alcanzarlas debe contemplar programas y acciones en funcin de dichas metas, tomando en cuenta que el ambiente sufre modificaciones: cambios sociales, econmicos, polticos y culturales, que en una u otra forma influyen en ella.

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo A N T E C E D E N T E S

Revolucin Industrial- pases del polo socialista En 1958, se institucionalizo la planificacin en Venezuela, como labor de anlisis, proyeccin y formulacin de metas generales. Se crea la Oficina Central de Coordinacin y Planificacin de la Presidencia de la Repblica mediante Decreto Ley No. 492. En 1983, la enmienda No. 2 a la Constitucin de 1961, obligaba al Ejecutivo Nacional a presentar al Congreso Nacional, para su aprobacin en el transcurso del primer ao de cada periodo constitucional, las lneas generales del plan de desarrollo econmico y social de la nacin. En 1999, se crea el Ministerio de Planificacin y Desarrollo. El Gobierno venezolano asume la planificacin como: Alta poltica de Estado. En la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, se reafirma la importancia de la planificacin y

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1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

Herramientas

P L A N I F I C A C I N

1. La planificacin como fase del proceso Administrativo

1. 2. 3.

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL Polticas, PLANES, programas Y PROYECTOS NIVEL CORPORATIVO MISIN VISIN OBJETIVOS ESTRATGICOS presupuesto

Herramientas

P L A N I F I C A C I N

1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

1.

2.

3.

En medicina, el Diagnstico es la identificacin de las enfermedades a travs de sus signos y sntomas. En Planificacin la diagnosis es la fase en que investiga un sistema en un momento del tiempo (el presente) y en un perodo retrospectivo inmediato al presente. Su propsito es identificar los problemas, deficiencias e insuficiencias del sistema y la evolucin de ellos en el tiempo, as como los factores determinantes o causas de los problemas. La investigacin diagnstica en Administracin se realiza a travs de indicadores que equivalen a los signos y sntomas de las enfermedades. Los indicadores son, en si, variables.

1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL 1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

P L A N I F I C A C I N

DIAGNSTICO Interno

DIAGNSTICO Externo Polticas Planes Poblacin Servicios Instalaciones

Conocimiento De la Institucin

Presentacin de informe

1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

C M O C O M E N Z A R
DIAGNSTICO Interno

1.

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Revisin de la materia legal que rige el rango de actuacin del municipio en materia de deporte educacin fsica y recreacin. (Artculos de la Constitucin, Ley del Deporte, Ley del municipio, ordenanza). Revisin exhaustiva de los programas, nacionales, regionales y municipales de desarrollo en materia de educacin fsica, recreacin y deporte. Determinacin de las competencias del instituto en materia de servicios deportivos. Inventario de materiales deportivos. Revisin de la visin y misin del instituto. Revisin de la estructura organizativa del instituto. Correspondencia entre misin, visin, objetivos y plan de accin del instituto. Revisin de los procedimientos para el reclutamiento efectivo de personal.

1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

C M O C O M E N Z A R
DIAGNSTICO Externo

1. 2.

Datos

estadsticos

de

nmero

de

habitantes. Conocer la infraestructura disponible y sus condiciones en correspondencia con los objetivos establecidos en los planes municipales de desarrollo. 3. Determinacin preferencias que, con relacin a la educacin fsica y el deporte, poseen los habitantes en cada municipio. 4. Revisin de programas de colaboracin inter-municipales en pro de la educacin fsica y el deporte. 5. Revisin de convenios con instituciones pblicas y privadas.

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

P O L T I C A S

Constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la accin de la organizacin. Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Exigen en el caso de los entes pblicos una sujecin a las necesidades del estado planteadas a corto mediano y largo plazo y establecidas en proyectos y leyes. Establecen las competencias del cada organismo dentro de la administracin pblica. En materia deportiva las polticas derivan de la

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

Plan Plan

Instrumento orientador de las acciones de gobierno para alcanzar un nivel de desarrollo predefinido en un tiempo determinado. Define la orientacin de las inversiones pblicas

PLANES DE DESARROLLO OBJETIVOS/ PROGRAMAS POA

PROYECTOS

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

P L A N E S

El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona).

Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que incluyen: objetivo general, especficos, metas, indicadores, recursos, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos, financieros), tiempo.

ORGANIZACIN DEL DEPORTE

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

P R O G R A M A S

conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de datos, etc.

Poltica OBJETIVO PLAN GENERAL Deportiva ESPECILIZACIN DE DEPORTES MASIFICACIN 111

PROGRAMAS ALTO RENDIMIENTO DEPORTE PARA TODOS

2. Polticas, planes, programas y proyectos.

P R O Y E C T O

PROPUESTA TECNICAMENTE ELABORADA QUE INCLUYE ACTIVIDADES ESPECFICAS DENTRO DE UN PROGRAMA. TIENE IGUALEMENTE OBJETIVOS, METAS, ACTIVIDADESY RECURSOS. SU DIFERENCIA RADICA EN SU LOCALIZACIN GEOGRAFICA Y ESPACIAL
Poltica OBJETIVO PLAN GENERAL Deportiva ESPECILIZACIN DE DEPORTES MASIFICACIN 111

PROYECTOS PROGRAMAS UATD ALTO RENDIMIENTO DEPORTE PARA TODOSEID CA BD

3. EL NIVEL ESTRATGICO O CORPORATIVO. 3. EL NIVEL ESTRATGICO O CORPORATIVO.

P L A N I F I C A C I N

NIVEL ESTRATGICO CORPORATIVO corresponde a la cspide de la pirmide organizacional, a la cual le incumbe, aunque no en trminos exclusivos, pero si en lo fundamental, el establecimiento y manejo de las estrategias de la organizacin y la filosofa de gestin. Misin corporativa

Visin corporativa

Objetivos corporativos

Metas y medidas de Actuacin corporativa

N I V E L E S T R A T E G I C O
Razn de ser organizacin.

Misin:

propsito

fundamental

de

una

La Misin debe sealar en trminos amplios pero claramente expresados, las funciones o competencias que la organizacin debe cumplir. Juicio general que identifica el propsito fundamental para el cual fue creada la organizacin y la naturaleza de su negocio. Quines somos?, Cules son nuestros talentos y componentes distintivos? Qu hacemos? Identificando nuestros clientes, socios y mbitos geogrficos. productos,

N I V E L E S T R A T E G I C O

Visin:

Situacin futura deseable para una organizacin que expresa un cambio favorable en relacin con la situacin actual. Es un compromiso que asume la organizacin y sus miembros con un futuro en particular que inspira y orienta sus decisiones. Las Visiones son las imgenes de realidad futura que tiene tanto la institucin como nosotros -como personas particulares, en funcin de los deseos, sueos, ideales, valores y creencias. La Visin es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que nos orienta.

N I V E L E S T R A T E G I C O

Objetivos

Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las funciones y actividades de la organizacin. Se les define tambin como enunciados escritos expresados en palabras o nmeros que describen los resultados que se esperan en un lapso preestablecido de tiempo.

N I V E L E S T R A T E G I C O

Objetivos

Los objetivos se construyen atendiendo a los siguientes requisitos: 1.Expresarlos por escrito 2.Redaccin clara 3.Deben ser medibles 4.Alcanzables 5.Orientados al trabajo y no a las personas. 6.Los objetivos no son actividades

N I V E L E S T R A T E G I C O

Por cada objetivo debe existir estrategias y actividades para su cumplimiento. De acuerdo a la siguiente dinmica:

1. Objetivo General 2.Objetivos especficos 3. Metas(resultados) 4. Acciones concretas.

N I V E L E S T R A T E G I C O

PRESUPUESTO

Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos numricos. Estn relacionados con dinero, ya sea a travs de

ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.

P L A N I F I C A C I N

RECOMENDACIONES

CONOCER LAS POLTICAS CONOCER LOS PLANES FIJAR LOS OBJETIVOS ELABORAR DIAGNSTICO ELABORAR PLAN PROGRAMAS PROYECTOS FORMATOS