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SISTEMA DE INFORMACIN GOSLING ACADEMIC MODULO COORDINADOR DE PROGRAMA

Por medio de Gosling Academic se puede controlar la hoja de vida de los estudiantes, permitiendo en lnea realizar procedimientos tales como: Matriculas de estudiantes nuevos y antiguos Paz y salvos Cargue y consultas de notas Creacin de grupos y horarios de clase Modificacin, cancelacin, inscripcin, registro de estudiantes

El ingreso al sistema se realizara por medio de un acceso directo a la aplicacin ubicado en la pagina web de la universidad www.unitropico.edu.co, en caso de que el acceso se encuentre cado se debe reportar al Departamento de Sistemas de Informacin, si se encuentra en las instalaciones en el rea administrativa puede ingresar al servidor por medio de la siguiente direccin http://192.168.0.235:8080/sistemaInformacion/login.seam

Acceso directo en lnea Gosling Academic

El primer pantallazo nos mostrara la siguiente imagen Para loguearse , se debe seleccionar el rol especifico, en este caso Coordinador de Programa

Seleccionar Rol

A continuacion se digitan los campos correspondientes a Login y Password, el login o nombre de usuario con su respectiva contrasea sera proporcionado por el Departamento de Sistemas de Informacion

1.Digitar Login o nombre de ususario 2.Digitar Password 3. Ingresar


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Al ingresar se mostrara un panel a la izquierda con las diferentes opciones de administracin y consulta tal como se muestra en la imagen

Panel de administracin y consulta

En la opcin Admisiones encontraremos mens de administracin para : Seleccin admitidos y/o consulta estado de admitidos Registro de hoja de vida y prog. Admitidos primer nivel Matricula asignaturas estudiantes primer nivel

SELECCIN ADMITIDOS Y/O CONSULTA ESTADO DE ADMITIDOS

Este panel nos muestra los estudiantes ya inscritos en la universidad a quienes se les debe definir la situacin las cuales pueden ser: SIN DEFINIR ADMITIDO NO ADMITIDO ANULADA 1. Se debe digitar ao y periodo el ADMITIDO REGISTRADO EN EL SISTEMA sistema por defecto nos muestra el ao y periodo activo 2. Seleccionar el estado a consultar. (si no se selecciona el sistema mostrara todos los estados) SIN DEFINIR ADMITIDO NO ADMITIDO ANULADA ADMITIDO REGISTRADO EN EL SISTEMA

5. Dar clic CONTINUAR 2. Seleccionar el programa a consultar

en

4. Tambin se puede consultar las fechas para visualizar si hay entrevistas por realizar Al cambiar algn estado se debe dar clic en Actualizar estados para guardar los cambios

Si es necesario se podr cambiar los estados segn la situacin del estudiante. Despus de admitido y registrado no se podr cambiar ese estado Despus de realizada la consulta se puede imprimir el reporte

Registro de hoja de vida y prog. Admitidos primer nivel

En esta opcin se matricula al estudiante y su hoja de vida se registra en el sistema el cdigo se genera consecutivo, solamente se debe escribir el primer cdigo y el genera los siguientes como tantos alumnos estn admitidos.
1. Se debe digitar ao y periodo el sistema por defecto nos muestra el ao y periodo activo

2. Se selecciona el programa

Se muestra el listado de estudiantes admitidos 4. Se da clic y se matricula el estudiante y se registra la hoja de vida en el sistema de registro

3. Se digita el cdigo inicial el sistema genera los cdigos necesarios segn el numero de estudiantes admitidos 9

Matricula asignaturas estudiantes primer nivel

En esta opcin nos permite matricular los estudiantes de primer semestre con las asignaturas respectivas NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios

1. Se debe digitar ao y periodo el sistema por defecto nos muestra el ao y periodo activo

2. Se selecciona el programa

5. Clic en continuar

3. Se selecciona el plan de estudio

4. Se selecciona la asignatura a matricular

6. Se muestra el listado de estudiantes a matricular 8. Clic en actualizar estados

7. Se selecciona el grupo

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En la opcin Estudiantes encontraremos mens de administracin para : Paz y salvos Matricula de estudiantes por asignatura Matricula de asignatura por estudiante Matricula de estudiantes en curso vacacional Homologacin de asignaturas (Sin nota) Homologacin de asignaturas (Con nota) NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios

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Paz y salvos

En esta opcin se pueden consultar las deudas de los estudiantes y cargarles nuevas deudas si lo requiere.
Para cargar una deuda se debe dar clic en Cargar nueva deuda a estudiante 1. Para consultar un estudiante especifico se debe seleccionar cualquiera de las opciones disponibles para la consulta, ya sea por Cdigo, por ao y periodo, por nombres , apellidos o por fecha

2. Se da clic en Consultar

3. Si el estudiante ha cancelado o se ha puesto al da con la deuda se da clic en Saldar Deuda y confirmar cancelacin de la deuda

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Paz y salvos Cargar nueva deuda a estudiante En esta opcin se cargan las deudas de los estudiantes si lo requieren, las deudas especificadas son ADMISIONES ALMACEN Y LOGISTICA BIBLIOTECA BIENESTAR INSTITUCIONAL DIVISION FINANCIERA LABORATORIO DE QUIMICA REGISTRO Y CONTROL SISTEMAS En caso tal de que su deuda a cargar no aparezca se debe informar al Departamento de Sistemas de Informacin

1. Se mostrara el periodo activo 2. Se debe seleccionar la unidad organizacional o tipo de deuda

3. Se digita el cdigo o nombre del estudiante

4. Se digita una breve descripcin de la deuda

5. Se da clic en Aceptar y la deuda ser cargada

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Matricula de estudiantes por asignatura

Nos permite realizar la matricula acadmica seleccionando la asignatura y cargando los respectivos estudiantes en grupos normales NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios
Recuerde que el proceso de matricula se debe realizar en las fechas establecidas en el Calendario acadmico 1. SeSe mostrara el mostrara el ao y periodo activo activo.

3. Seleccionar grupo 2. Digitar nombre o cdigo de la asignatura 5. Seleccionar Programa 4. Digitar nombre o cdigo del estudiante 6. Clic en Matricular

Aqu se mostrara la capacidad del grupo y los matriculados actuales

Si desea cancelar la matricula de un estudiante al grupo se debe dar clic en Eliminar y confirmar la eliminacin

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Matricula de asignatura por estudiante

Nos permite realizar la matricula acadmica seleccionando el estudiante y cargando las asignaturas respectivas en grupos normales. NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios
Recuerde que el proceso de matricula se debe realizar en las fechas establecidas en el Calendario acadmico

1. SeSe mostrara el mostrara el ao y periodo activo activo.

3. Seleccionar programa 2. Digitar nombre o cdigo del estudiante 5. Seleccionar grupo 4. Digitar nombre o cdigo de la asignatura 6. Clic en Matricular

Aqu se mostrara la cantidad de asignaturas matriculadas 7. Finalizada la matricula se podr imprimir el comprobante de matricula

Si desea cancelar la matricula de una asignatura al estudiante se debe dar clic en Eliminar y confirmar la eliminacin

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Matricula de estudiantes en curso vacacional

Nos permite realizar la matricula de los cursos vacacionales, se debe tener en cuenta que solo permite matricular grupos vacacionales NOTA: Para realizar el proceso de matricula se debe tener cargados los grupos respectivos con los horarios
Recuerde que el proceso de matricula se debe realizar en las fechas establecidas en el Calendario acadmico 1. SeSe mostrara el mostrara el ao y periodo activo activo.

3. Seleccionar grupo 6. Clic en Matricular 2. Digitar nombre o cdigo de la asignatura 4. Digitar nombre o cdigo del estudiante 5. Seleccionar Programa Aqu se mostrara la capacidad del grupo y los matriculados actuales

Si desea cancelar la matricula de un estudiante al grupo se debe dar clic en Eliminar y confirmar la eliminacin

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Homologacin de asignaturas (Sin nota)

Nos permite realizar homologaciones de asignaturas sin nota

2. Seleccionar programa 1. Digitar nombre o cdigo del estudiante

3. Digitar nombre o cdigo de la asignatura

6. Clic en Homologar 4. Seleccionar SI o NO es homologacin externa 5. Agregar una descripcin

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Homologacin de asignaturas (Con nota)

Nos permite realizar homologaciones de asignaturas con nota

2. Seleccionar programa

1. Digitar nombre o cdigo del estudiante

5. Clic en Homologar 3. Digitar nombre o cdigo de la asignatura

4. Digitar Nota

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En la opcin Programas y planes de estudio podemos crear o eliminar los planes de estudio as como editar su informacin.

Permite crear nuevo programa

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Crear nuevo programa acadmico


Ingresar cdigo programa del

Ingresar nombre del programa Ingresar Director encargado Ingresar valor de la inversin

Ingresar cdigo SNIES del programa

Ingresar Perfil Profesional

Ingresar Perfil Ocupacional

Ingresar Misin

Ingresar Visin 20

Esta opcin nos permite crear los grupos y los horarios para el periodo acadmico as como las respectivas consultas de los mismo.

Para crear un nuevo grupo se da clic en Crear nuevo grupo

Se debe digitar ao y periodo el sistema por defecto nos muestra el ao y periodo activo

Se pueden realizar las consultas de los grupos con las opciones mostradas, ao, periodo, cd.. asignatura, nombre asignatura, grupo o tipo de grupo

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Esta opcin nos permite asignarle grupos a diferentes asignaturas, el ao y periodo hace referencia al periodo acadmico activo

1. Digitar cdigo o nombre de la asignatura

2. Se debe digitar el nombre o numero de documento del Docente activo, en caso de no estar el docente activo se debe reportar a TALENTO HUMANO para crearlo en el sistema

3. Se debe digitar el numero del grupo 5. Se debe digitar la capacidad del grupo

4. Se debe seleccionar el tipo de grupo NORMAL O VACACIONAL

6. Se da clic en aceptar para crear el grupo y nos arrojara una mensaje de xito. 22

Creacin de horarios de clase

Despus de creados el grupo de una asignatura se debe crear el horario respectivo, esto se hace consultando la asignatura con cualquiera de las opciones vistas en la opcion de Grupos asignaturas
Se realiza las consultas de los grupos con las opciones mostradas, ao, periodo, cd.. asignatura, nombre asignatura, grupo o tipo de grupo

Se da clic en Horario grupo

Se pueden editar o eliminar los grupos 23

1. Al dar clic en Horario Grupo se nos muestra el resumen del grupo y nos muestra el aviso El grupo seleccionado no posee horarios asignados

2. Procedemos a dar clic en Asignar nuevo horario a grupo

1. Seleccionamos el dia.

2. Seleccionamos la hora inicio, esta en formato 24 horas

3. Seleccionamos la hora final, esta en formato 24 horas

4. Seleccionamos el edificio

5. Seleccionamos respectivo 6. Clic en Aceptar para crear el horario

el

salon

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Los listados nos permiten generar dos tipos de reportes:

Se debe generar la consulta utilizando las diferentes opciones para ello, ya sea por : Periodo Ao Cd.. Asignatura Nombre Asignatura Documento Apellidos Nombres

Los reportes se generan en formato PDF para su impresin.

Se debe generar la consulta seleccionado el tipo de docente y si esta activo o no 25

Actualizar la contrasea, nos permite cambiar la contrasea entregada por el Departamento de Sistemas de Informacin por una personal, en caso de olvidarla el Departamento de Sistemas le asignara una nueva aleatoria.

Digitar contrasea actual

Digitar nueva contrasea

Repetir contrasea nueva


Clic en Actualizar contrasea

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