Las 5Ss

Por qu debemos implementar las 5SS?

La competencia cada vez es mayor
Cambian las necesidades de los clientes Cambian las tecnologas

Pero, Qu significa 5Ss?

Es una metodologa enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las reas de la empresa (oficinas, almacn, etc.)
Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en prctica comn.

Qu significa 5Ss?
Seiri Seiton Seleccionar Organizar

Seiso
Seiketsu Shitsuke

Limpiar
Estandarizar Disciplina

Objetivos de las 5Ss

Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos fsicos o informacin en computadora.
Incrementar la Productividad; Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

Beneficios al implementar las 5Ss

Cero:
1. Retrasos 2. Insatisfaccin de Clientes 3. Prdidas ($$$)

Beneficios personales
1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente.
2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:
Aportar ideas para organizar nuestras reas de trabajo

Beneficios personales
Hacer ms gratas las horas de trabajo
Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo Nos ayuda a desempear nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).

Visin General de las 5Ss

1. ORGANIZACIN 2. ORDEN

5 . DISCIPLINA 4 . ESTANDARIZACION

3 . LIMPIEZA

Resistencia al Cambio
Normalmente escuchamos:
Para qu limpiar si se ensucia de nuevo? Ya tenemos organizacin y orden Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas. Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado? Quiero ver que el jefe haga primero las 5Ss en sus cajones.

Actividad para el participante

Paradigmas identificados en su rea o departamento de trabajo

Qu hacer para romper esos paradigmas?

No ignorarlas:
1. Hablar con nuestros colaboradores, para:
Conocer el origen de su resistencia

Conocer sus preocupaciones y temores

Escuchar sus propuestas

2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera S:
Seleccionar
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:

1. SELECCIONAR

Seiri, la primera S:
Seleccionar
Obsoleto Esta de mas Daado

Es til para alguien mas

Descartar

Se necesita

Transferirlo

Regalarlo

Venderlo

Repararlo

rea de Oportunidad
rea de uso comn (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas

rea de Oportunidad

Cerca o detrs de lockers y muebles Esquinas y pasadizos Detrs de los pilares y bajo las escaleras En los Pisos y pasillos Pizarrones de avisos ya muy obsoletos Afuera, pegado a las cercas o bardas

rea de Oportunidad
TARJETA DE OPORTUNIDAD
Fecha: Area: Oportunidad: Folio:

Actividad a realizar:

Propuesta:

Equipo: Observaciones:

rea de Oportunidad
Control de Tarjetas de Oportunidad
No. Fecha Area Oportunidad Actividad a Realizar Equipo

Seleccionar
Deshacerse de todo lo innecesario del rea de trabajo, en caso de duda:
Asignar un rea especial para colocacin de estos materiales y equipos Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta rea haciendo una relacin
Nombre: Fecha: Localizacin: Razn para etiqueta roja:

Seiri:

Seleccionar
Control de Tarjetas Rojas
No. Fecha Descripcin Categora Razn Fecha decisin Destino Final Responsable Ubicacin

Seiri:

Seleccionar
Peridicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el rea de tarjetas rojas y tomar decisiones

Seiri:

Necesidad Frecuencia de uso de las

cosas:

Guardar en:
Deshacerse de ellas Guardar a distancia Guardarlas en un lugar central en el rea de trabajo Guardar cerca del rea de trabajo o llevarlas consigo

Baja Media Alta

Sin uso en aos Uso entre 6-12 meses Uso entre 2-6 meses Uso > 1 vez al mes Uso >1 vez por semana Cosas usadas diario

Seleccionar
Principio

Seiri:

Solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite

Actividad para el participante

Identificar lo necesario de lo innecesario de su rea de trabajo/ frecuencia de uso

Seiton, la segunda S:
Orden
Ordenar los artculos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificacin, localizacin, disposicin y regreso al mismo lugar despus de ser usados

Seiton:
Objetivos: Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de bsqueda Facilitar la administracin visual Ejemplos de Orden:

Orden

Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios). Etiquetar espacios de almacenaje.

Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalpices, etc.) y muebles

Seiton:
Orden
Mapa
1 A 2 3 4 5

El primer paso para organizar, es dividir nuestra rea de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera

Seiton:
Marcar pasillos y reas donde deben ir las cosas

Orden

Pasillo
Antes Despus

Seiton:
Orden
cualquier persona puede inmediatamente: Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo
Pregunta Que? Respuestas Definir los artculos necesarios (Seleccionar) Identificar los artculos

Donde?

Definir la localizacin
Identificar el lugar

Cuantos?

Definir la cantidad Identificar la cantidad necesaria

Seiton:
Orden
Identificacin de Gabinetes
B

Utiliza letras para identificar gabinetes

A
1 2 3

Divide los gabinetes en columnas y renglones Utiliza nmeros para identificar columnas y renglones

1
2G974 0074D 3G235

2G974

0074D

3G235

2
1G569 6264D 9964D

1G569

6264D

9964D

Seiton:
Orden
Dibujo de contornos

Seiton:
Orden
Cdigo de Colores

Actividad para el participante

Cmo ordenara el escritorio que a continuacin se presenta?

Seiton:
Orden

Orden de avisos y letreros

Seiton:

Designar un lugar especial para colocarlas

Indicar cuanto tiempo van a estar puestas La cinta debe debe despegarse sin daar la pared Los posters, avisos y seales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaos estndar) Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar

Seiton:
Orden
Documentar el mtodo de organizacin Dar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos

Seiton:
Orden
Principio
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Actividad para el participante

De lo que identific como necesario, explicar Cmo lo ordenara, segn lo visto en la sesin?

Seiso, tercera S: Limpieza

Mantener el rea de trabajo impecable y libre de toda suciedad

Seiso: Limpieza
Beneficios
Aumenta la moral del personal y su eficiencia

La imagen del lugar da otra proyeccin

Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

Seiso: Limpieza
Implementacin en cinco pasos: 1. Determinar las metas de limpieza 2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de reas y definicin de responsables) 3. Determinar los mtodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al da en que se limpia, el responsable, y la forma) 4. Preparar las herramientas de limpieza 5. Implantar la limpieza.

Seiso: Limpieza
Hay que dibujar un mapa para dividir el rea de trabajo en zonas ms fciles de manejar

Seiso: Limpieza
Etapas de la Limpieza:
Macro: limpieza general Individual: limpieza de reas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes especficas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)

Micro: limpieza de partes pequeas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.

Seiso: Limpieza
Promocin de un rea de trabajo limpia
1. 2. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas). Limpieza por equipo y rea (pisos, herramientas, etc.).

3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difciles, mtodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza). 4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.

Seiso: Limpieza
Asignar responsables de las actividades de limpieza, definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
Programa de Limpieza
rea Artculos Pisos Responsable J. Ramrez M. Surez H. Snchez J. Hernndez Frecuencia

Diaria Semanal Semanal Diaria

Atencin a clientes

Ventanas Lmparas Adornos

Seiso: Limpieza
Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar Enliste los artculos y equipos de limpieza a utilizar Documente las actividades de limpieza en un procedimiento

Seiso: Limpieza
La oracin de las 5Ss
No tendr cosas sucias No tirar cosas alrededor Limpiar las cosas en forma adecuada Rescribir cosas que se han borrado Pondr cinta en avisos vigentes que se han cado

Seiso: Limpieza
Recomendaciones en la limpieza
Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su rea y equipos

La limpieza e inspeccin es el primer paso del mantenimiento autnomo

Utilizar listas de verificacin de inspeccin y limpieza (con ayudas visuales)

Seiso: Limpieza
Crear disciplina
Embarques Comedor Almacen de Materia Prima Taller de Troqueles

Comunicar

Prensa 1

Prensa 2

Prensa 3

Prensa 4

Almacen de Producto Terminado

M anual
Almacen de Toqueles

de

P r oce dim ie ntos

Oficinas

Prensa 5

Area de Ensamble

Almacen de Producto en Proceso

rea

Prensa # 1

Programa de Limpieza Artculos Responsable Turno Pisos J. Ramrez 1er Prensa M. Surez 2 Lmparas H. Snchez 3 Transportador J. Hernndez 2o

Prensa 6

Frecuencia Diaria Semanal Semanal Diaria

Entrenamiento

Seiso: Limpieza
Principio
El lugar ms limpio, no es el que ms se asea, si no el que menos se ensucia

Actividad para el participante

Elabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad

Seiketsu, tercera S: Estandarizacin

Mantener las tres primeras Ss:
Seleccin Orden Limpieza

Seiketsu: Estandarizacin
Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la seleccin, organizacin y limpieza son mantenidas en las reas de trabajo

Seiketsu: Estandarizacin
Integrar las actividades en el trabajo de manera regular
Estableciendo procedimientos

Implementando auditorias de revisin

Seiketsu: Estandarizacin
Elemento # Criterio 1 2 3 4 5

Existen letreros para identificar las diferentes reas y sub-reas Se encuentra delimitado el rea de trabajo, maquinaria y equipo. Todos los estantes y artculos almacenados estn claramente identificados Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del rea x x

2 Organizar 3

Seiketsu: Estandarizacin
(Controles visuales)

Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fcil guardarlos por los nios Herramientas y mtodos para control visual
Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores Avisos de peligro Indicaciones de donde deben ponerse las cosas Designaciones del equipo Recordatorios de precaucin en la operacin Ayudas visuales de mantenimiento preventivo Instructivos

Seiketsu: Estandarizacin
(Controles visuales) Hacer que sea fcil verlas a distancia Desplegar los mensajes o dibujos adecuados Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que est bien y que est mal Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fcil y convenientemente Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fcilmente Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el rea de trabajo sea ms brillante y ordenada

Seiketsu: Estandarizacin
(Controles visuales) Pintar las paredes y pisos peridicamente. Todas las reas deben estar identificadas con letreros de nombre y funcin. Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quin es responsable de qu en las 5 Ss. Utilizar marcas de posicin para indicar la posicin correcta de las cosas.

Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

Seiketsu: Estandarizacin
(Controles visuales) Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia Utilizar un pizarrn para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar

Establecer recomendaciones para mantener no slo la limpieza sino tambin la higiene en la empresa
Indicar el estado de avance en 5 Ss en cada rea en funcin de los resultados de las auditoras

Seiketsu: Estandarizacin
Beneficios

No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administracin Visual Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

Seiketsu: Estandarizacin

Se controlan las fuentes de suciedad y basura

Se eliminan los hbitos de acumular cosas innecesarias en oficinas

NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3Ss.

Seiketsu: Estandarizacin
Recomendacin

. Es altamente recomendable que en la elaboracin de los estndares participen quienes deben de realizar las actividades de las primeras 3Ss

Seiketsu: Estandarizacin
Principio

Di lo que haces, haz lo que dices, y demustralo

Actividad para el participante

Elabore su esquema de evaluacin incluyendo nicamente las tres primeras Ss

Shitsuke, quinta S: Disciplina

Hbito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua

Saber

Querer

Poder

Shitsuke, quinta S: Disciplina

(Importancia)

1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hbito

2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente 3. Todos el personal ha hecho suyo el mtodo y lo aplican 4. El rea de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estndares

5. Se busca la mejora continua.

Shitsuke, quinta S: Disciplina

(Formacin de hbito)

Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados

Hacer que todos participen y que hagan algo y despus trabajar en la implantacin (5Ss 3, 5 o 10) Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace Asegurar que no falle la comunicacin, clarificar las ideas y reconfirmar

Shitsuke, quinta S: Disciplina

Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia. Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organizacin y las prdidas.

En la oficina

Las 5 Ss :

La oficina es una Fabrica de papel

Cmo tener una oficina ms eficiente?

Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelera estandarizada
Hacer un programa de trabajo para cada empleado

Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrn en programa para que la gente sepa el estatus
Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas

La campaa de uno solo es mejor

Una sola localizacin para expedientes

Proceso de documentos en el mismo da Juntas de una hora Memos e E-Mail de una pgina Llamadas telefnicas de un minuto Guardar slo una copia del original

Archivos eficientes
Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro Organizar los archivos por: Seccin, cliente, proveedor, tema, tipo de documento, por asunto, por proyecto, departamento, etc. de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

Archivos eficientes
Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos
Slo guardar la informacin que realmente es necesaria, evitar gastar espacio Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta) Cada documento debe indicar la fecha de recepcin y fecha de proceso Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

Actividad para el participante

Realice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5Ss

5Ss
Campaa de Promocin

Campaa 5Ss

Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 Ss
Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie ms lo tomar, de ellos depende el xito o fracaso de la campaa No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 Ss como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas Lo importante es empezar en 5Ss y mantener el esfuerzo

Campaa 5Ss
Entrenamiento

Difusin

Slogans Campaas Posters Folletos

1er Gran concurso de 5s

Campaa 5Ss
Planeacin y operacin Organizacin promocional Educacin Juntas promocionales Actividades paralelas Posters de invitacin a participar Temas del mes Despliegue de las actividades de las 5 Ss en reas de trabajo especficas Docuementacin Implantacin

Campaa 5Ss

Proyectos Kaizen

Organizarlos conforme sea apropiado

Entrenamiento tcnico

Tecnologa Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento

Lanzamiento de equipos Kaizen y certificacin

Campaa 5Ss
Trabajo en equipo Trabajo en equipo Reconocimiento Reconocimiento

Registros de 5Ss

Fotografias (antes, durante y despus)

Poner etiquetas fosforescentes con la P en rea con problema requiriendo atencin

Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.)

Museo de las cosas antiguas (mquinas y herramientas) Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

Competencias
Patrullas y evaluacin cruzada Uso de auditores y listas de verificacin

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

Avisos
Todos los avisos limpios y claros Sin avisos pasados de fecha Todos los avisos estn alineados en su parte superior y a los lados

Administracin de las 5 Ss

Las responsabilidades para las 5 Ss estn claramente delineadas a todos los niveles Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 Ss

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

FORMATO DE EVALUACIN Seleccionar Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso Existen objetos sin uso en los pasillos Pasillos libres de obstculos Las mesas de trabajo estn libres de objetos sin uso Se cuenta con solo lo necesario para trabajar Los cajones se encuentran bien ordenados
Se ven partes o materiales en otras reas o lugares diferentes a su lugar asignado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Es difcil encontrar lo que se busca inmediatamente El rea de est libre de cajas de papeles u otros objetos Ordenar Las reas estn debidamente identificadas No hay unidades encimadas en las mesas o reas de trabajo Los botes de basura estn en el lugar designado para stos Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.) Todas las sillas y mesas estn el lugar designado Los cajones de las mesas de trabajo estn debidamente organizados y slo se tiene lo necesario Todas las identificaciones en los estantes de material estn actualizadas y se respetan Limpiar

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23

Los escritorios se encuentran limpios Las herramientas de trabajo se encuentran limpias Piso est libre de polvo, basura, componentes y manchas Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo estn limpias Las mesas estn libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos. Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida Estandarizar Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operacin El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores Todas las mesas, sillas y carritos son iguales Todo los instructivos cumplen con el estndar La capacitacin est estandarizada para el personal del rea

24 25 26 27 28

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

Gua de calificacin
0 = No hay implementacion 1 = Un 30% de cumplimiento 2 = Cumple al 65% 3 = Un 95% de cumplimiento

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

Evaluacin 5 S's
General Seleccin Orden Limpieza Estandarizacin Porcentajes Puntos 54% 44 47% 14 57% 12 67% 10 53% 8
Regular Bien Excelente

Fecha

> 50 % > 70 % > 90 %

Regular
General
1 0.8 0.8 0.6 0.7 0.4 0.2 0 Bien 1

0.9

Excel.

Estandarizacin

Seleccin

0.6 Regular

0.5

0.4

0.3

0.2

Limpieza

Orden
0.1