INTEGRACIN DE EXCEL Y ACCESS

PARA LA AUTOMATIZACIN DE REPORTES

Pablo Magallanes Fajardo pablo.magallanes@hotmail.com

CONTENIDO

Presentacin Introduccin a Access Creando tablas en Access Construccin de consultas en Access Elaboracin de funciones en Access Construccin de consultas avanzadas en Access Funciones en consultas, pivotar consultas, unin y exclusin de datos Conexin de Access con Excel Distintos Formatos de presentacin en Excel Tablas, Tablas Dinmicas, Grficos, Grficos Dinmicos Automatizacin de recargas de informacin con macros en Excel

PRESENTACIN
Por qu es necesaria la integracin?

ASUMO QUE USTEDES

O Realizan reportes o informes repetitivos que requieren consolidar, integrar, agregar y calcular la misma data constantemente. O Son Analistas que dedican la mayor parte del tiempo preparan informes o reportes y esto los limita para realizar otras actividades (como analizar dichos informes) O Son estudiantes que tienen curiosidad por entender como utilizar Excel con Access. O todas las anteriores.

TALLER:
Utilizaremos un caso de Estudio Revisaremos la parte terica y practica inicial (1h15) Tendremos un receso (15 min) Practicaremos ejercicios de manera individual (1h00) Compartiremos lo aprendido con el resto(30m)

CASO: NEGOCIO DE VENTA DE CELULARES

Empresa con 3 aos en el mercado Mas de 30 vendedores 10 Almacenes, principalmente en Quito y Guayaquil Sistemas provee de una base diaria de las ventas, adems nos ha entregado los maestros de datos (Articulo, Vendedores y Clientes) La empresa requiere tener informacin de lo siguiente:
Ventas y Margen acumulado al fecha, comparativo vs el ao pasado Cumplimiento de presupuesto por Vendedor y Almacn Top Vendedores, Artculos y Almacenes por Ventas y Rentabilidad

ACCESS VS EXCEL
Utilice cuando

Utilice cuando

Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos. Conserve una gran cantidad de datos (miles de entradas) Desee ejecutar consultas complejas Necesite que muchos usuarios trabajen en la base de datos y desee opciones slidas que expongan los datos que se vayan a actualizar.

Necesite una vista simple o no relacional de los datos Desee ejecutar principalmente clculos y comparaciones estadsticas de los datos, por ejemplo si desea mostrar un anlisis de costos y beneficios en el presupuesto de la compaa. Sepa que el conjunto de datos tiene un tamao que permite administrarlo

CONSIDERE
Con Access el manejo de la informacin en base de datos permite simplificar el trabajo con el paso del tiempo, al inicio puede ser tedioso. Si un reporte debe ser generado continuamente Access facilitar este trabajo. Excel facilita la creacin de contenido que puede ser fcilmente distribuido y agregado a distintos reportes o informes. Utilizar Access para procesar los datos y Excel para la presentacin provee lo mejor de ambos mundos,.

INTEGRACIN DE ACCESS Y EXCEL

Proceso con Access

Unir, agregar datos a la base Consolidar informacin Calcular resultados

Presentacin con Excel

Tablas y grficos dinmicos con resmenes Reportes e informes con formato Automatizacin de la recarga de informacin

INTRODUCCIN A ACCESS
Conceptos Bsicos

CONCEPTO BSICOS
Crear una base de datos desde cero Pegar datos de otro origen en una tabla de Access Importar datos desde otro origen

Asistente de importacin

CREAR UNA BASE DESDE CERO

Inicie Access. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicacin del archivo, haga clic en Examinar, situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos y, a continuacin, abre una tabla vaca (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos.

PEGAR DATOS DE OTRO ORIGEN

Abra el Excel con la informacin del taller Copie el contenido de la hoja Vendedores En Access, en la vista de hoja de datos, pegue el contenido copiado. Access asignar automticamente el formato segn el contenido que se este copiando, adicionalmente colocar como nombre de campos al primer registro que encuentre (es decir los encabezados de la columnas que seleccionamos) Guarde la tabla con el nombre de Vendedores.

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN

En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar, en este caso escogemos Excel En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en la opcin deseada bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o creando una tabla vinculada que mantenga un vnculo al origen de datos. Haga clic en Aceptar. Access inicia el Asistente para importacin.

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN (1/7)

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN (2/7)

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN (3/7)

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN (4/7)

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN (5/7)

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN (6/7)

IMPORTAR DATOS DESDE OTRO ORIGEN (7/7)

CREANDO TABLAS
Edicin del contenido

CREAR UNA TABLA EN MODO DISEO

CREAR UNA TABLA EN MODO DISEO

EDITAR TABLA

RELACIONAR CONTENIDOS

Por qu crear relaciones de tabla?

Para trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todas los ventas de cada cliente, deber crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Ventas

RELACIONAR CONTENIDO

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista. Haga clic en Crear.

RELACIONAR CONTENIDO

RELACIONAR CONTENIDO

CREANDO CONSULTAS
Consolidar el Contenido

CONSULTAS
Consulta para sumar las ventas de cada mes y ao Consulta para sumar las ventas por vendedor en cada mes y ao Consulta para sumar las ventas por almacn en cada mes y ao Consulta para sumar las ventas por marca en cada mes y ao Consulta para sumar las ventas por forma de pago en cada mes y ao

CONSULTA DE SELECCIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CONSULTA DE AGRUPACIN

CREANDO FUNCIONES
Expresiones Complejas

CREACIN DE UN MODULO

CREACIN DE UN MODULO

FUNCIONES PUBLICAS

CONSULTAS AVANZADAS
Expresiones Complejas

AGREGAR UNA FUNCIN A UNA CONSULTA

AGREGAR UNA FUNCIN A UNA CONSULTA

PIVOTAR UNA CONSULTA

PIVOTAR UNA CONSULTA

PIVOTAR UNA CONSULTA

PIVOTAR UNA CONSULTA

PIVOTAR UNA CONSULTA

PIVOTAR UNA CONSULTA

PIVOTAR UNA CONSULTA

CONSULTAS CON PARMETROS

VENTA LTIMOS 60 DAS

CONEXIN CON EXCEL

Expresiones Complejas

AADIR LA CONEXIN DE DATOS

AADIR CONEXIN DE DATOS

AADIR CONEXIN DE DATOS

AADIR CONEXIN DE DATOS

AADIR CONEXIN DE DATOS Y AGREGAR

RESUMIR INFORMACIN

OTROS RECURSOS
http://office.microsoft.com/es-hn/support/formacionFX010056500.aspx http://chandoo.org/ http://www.visualliteracy.org/periodic_table/periodic_table.html http://databases.about.com/od/tutorials/ss/exceltoa ccess.htm