QU SON LOS BIENES NACIONALES?

SON LOS BIENES PROPIEDAD DE LA NACION, PUEDEN SER: BIENES MUEBLES: ESTAN CONSTITUIDOS POR MAQUINARIAS, MUEBLES Y DEMS EQUIPOS QUE POSEEN VIDA TIL SUPERIOR A UN AO, DE CARCTER PERMANENTE, QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN FORMA CONTINUA POR UN LARGO TIEMPO SIN PERDER SUS CARACTERSTICAS, COMO POR EJEMPLO VEHCULOS DE TRANSPORTE, MOBILIARIO Y EQUIPOS DE OFICINA.

BIENES INMUBLES: ESTAN CONSTITUIDOS POR LAS TIERRAS, TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES.

QUIENES SON LOS RESPONSABLES DEL CUIDADO Y CUSTODIA DE LOS BIENES NACIONALES?
En los organismos o entes de la Administracin Pblica, el Jefe de la unidad a la que han sido adscritos los Bienes Nacionales es responsable del control y custodia de los mismos, as como tambin de su mantenimiento preventivo y correctivo. El incumplimiento de estas normas genera responsabilidades administrativas, civiles y judiciales, de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales vigentes.

QUE ESTABLECE EL REGLAMENTO ORGNICO DEL MINPPTRASS EN RELACIN A LOS BIENES NACIONALES?

Una de las competencias que le corresponde a la Oficina de Administracin y Gestin Interna es: Dirigir y controlar las actividades relacionadas con la adquisicin, custodia, registro de bienes muebles e inmuebles; as como la asignacin respectiva y vigilar por la preservacin y mantenimiento de los mismos.

QU DEBEMOS SABER SOBRE EL CUIDADO DE LOS BIENES NACIONALES?

Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes, materiales y suministros del Sector Pblico Nacional debe velar por su buen uso y conservacin y adoptar las medidas que corresponden para facilitar su correcto registro y control. A tal fin estn obligados a cumplir las normas y procedimientos que se establezcan para realizar cualquier acto y/o para informar cualquier hecho que implique modificacin de la situacin de los bienes que se le han asignado y no pueden adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningn ttulo, sin sujecin a las disposiciones legales y procedimientos previamente establecidos. Los responsables patrimoniales de uso deben velar por la custodia y el mantenimiento de los bienes y materiales a su cargo.

QU DEBEMOS HACER EN CASO DE NECESITAR INCORPORAR, DESINCORPORAR O TRASLADAR UN BIEN NACIONAL?

Toda incorporacin, desincorporacin y traslado de cualquier bien mueble, dentro y fuera de las oficinas del Ministerio, debe ser notificado previamente a la Divisin de Bienes Nacionales adscrita a la Direccin de Finanzas, cuyos nmeros telefnicos son: (0212) 4084324, 4084333 y 4084397. As mismo, en el caso en que ocurran extravos o robos de bienes muebles se debe notificar inmediatamente a fin de llevar a cabo los trmites administrativos y legales correspondientes.

POR QU ES NECESARIO LA VERIFICACIN O REALIZACIN DE LOS INVENTARIOS FSICOS DE LOS BIENES NACIONALES?

Verificaciones: Es necesario controlar, a travs de verificaciones fsicas peridicas, los siguientes punto: Si los bienes realmente existen, Si estn debidamente asignados a los responsables de su administracin y custodia, Si estn realmente asignados a los proyectos impuestos, y si la ubicacin geogrfica del bien es la registrada, Si el bien est siendo utilizado eficientemente, Si el estado de mantenimiento del bien es el adecuado, Si los bienes estn siendo utilizados por los responsables patrimoniales de uso para los fines previstos y Si cumplen todas las normas de administracin, y registro. Las verificaciones deben efectuarse con continuidad y con la frecuencia que permita la deteccin temprana de diferencias y de posibles problemas operativos del sistema de los bienes, materiales y suministros.

CULES SON LOS ARTCULOS DE LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL RELACIONADOS CON LOS BIENES NACIONALES?

La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal establece: Artculo 2: La Contralora General de la Repblica, en los trminos de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y de esta Ley, es un rgano del Poder Ciudadano, al que corresponde el control, la vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como de las operaciones relativas a los mismos, cuyas actuaciones se orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones y cualquier tipo de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su control. La Contralora, en el ejercicio de sus funciones, verificar la legalidad, exactitud y sinceridad, as como la eficacia, economa, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los resultados de la gestin de los organismos y entidades sujetos a su control. (Omisiss). Artculo 91: Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras Leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin: 2.- La omisin, retardo, negligencia o imprudencia en la preservacin y salvaguarda de los bienes o derechos del patrimonio de un ente u organismo ().

CULES SON LOS ARTCULOS DE LA LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA RELACIONADOS CON LOS BIENES NACIONALES? La Ley Orgnica de la Administracin Pblica, establece: Artculo 77: Son competencias comunes de los ministros o ministras con despacho (Omisiss) ejercer la superior administracin, direccin, inspeccin y resguardo de los servicios, bienes y ramos de renta del ministerio. (Omisiss). Artculo 82: La cuenta del ministerio a cargo de las finanzas pblicas comprender, adems, la Cuenta General de Rentas y Gastos Pblicos, la cual centralizar el movimiento general de todos los ramos de rentas y de gastos y la Cuenta de Bienes Nacionales adscritos a los diversos ministerios, con especificacin del movimiento de los bienes muebles e inmuebles, de conformidad con la ley respectiva.

CULES SON LOS ARTCULOS DE LA LEY CONTRA LA CORRUPCIN RELACIONADOS CON LOS BIENES NACIONALES?

Artculo 21: Los funcionarios y empleados pblicos responden civil, penal administrativa y disciplinariamente por la administracin de los bienes y recursos pblicos, de conformidad con lo establecido en la ley. Artculo 53: Cualquiera de las personas indicadas en el artculo 3 de esta Ley que teniendo, por razn de su cargo, la recaudacin, administracin o custodia de bienes del patrimonio pblico o en poder de algn rgano o ente pblico, diere ocasin por imprudencia, negligencia, impericia o inobservancia de leyes, reglamentos, rdenes o instrucciones, a que se extraven, pierdan o deterioren o daen esos bienes, ser penada con prisin de seis (6) meses a tres (3) aos.

CULES SON LOS ARTCULOS DE LA LEY CONTRA LA CORRUPCIN RELACIONADOS CON LOS BIENES NACIONALES? Artculo 62: El funcionario pblico que por retardar u omitir algn acto de sus funciones, o que por efectuar alguno que sea contrario al deber mismo que ellas impongan, reciba o se haga prometer dinero u otra utilidad, bien por s mismo o mediante otra persona, para s o para otro, ser penado con prisin de tres (3) a siete (7) aos y multa de hasta el cincuenta por ciento (50%) del beneficio recibido o prometido (). Artculo 71: El funcionario pblico que en forma indebida, directamente o por interpuesta persona, con aprovechamiento de las funciones que ejerce o usando las influencias derivadas de las mismas, hubiere obtenido ventaja o beneficio econmico u otra utilidad para s o para un tercero, ser penado con prisin de dos (2) a cuatro (4) aos.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO DE BIENES NACIONALES SEGN LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA?
Adquisicin de Bienes: Las adquisiciones de bienes, ya sea por compra, donacin, canje o construccin, deben ser registradas oportunamente al costo de adquisicin, construccin o de avalo en los casos de ser adquiridos por donacin o canje. La adquisicin de bienes inmuebles, debe estar respaldada por documentos debidamente inscritos ante el Registro Pblico. Control Perceptivo: El control perceptivo debe practicarse al momento de la recepcin de los bienes adquiridos, para asegurarse que el precio, calidad y cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en las Ordenes de Compra. Cdigo de Identificacin de los Bienes: Cada organismo o ente debe tener los bienes debidamente identificados con etiquetas o marcas, con el mtodo, cdigo y fecha de rotulacin establecido para tal efecto, estn en el almacn o en uso, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO DE BIENES NACIONALES SEGN LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA?

Seguridad de los Bienes: Cada organismo o ente debe contratar las plizas de seguros necesarias para proteger los bienes que tenga adscritos, de conformidad con las polticas establecidas, para cubrir los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y adoptarn las medidas necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentes de acuerdo a la naturaleza de cada bien. Obsolescencia, prdida o dao de los bienes: Los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables e inventarios, previo el cumplimiento de los trmites legales vigentes y la debida autorizacin, mediante la Resolucin expresa de la mxima autoridad de la entidad respectiva. En caso de bienes muebles cuyo deterioro sea irreversible, debe procurarse la mayor recuperacin econmica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por ventas de las mismas. En caso de detectarse faltantes de bienes debe elaborarse Acta para dejar constancia de tal situacin, avalada por el jefe de la dependencia o quien haga sus veces y por dos personas ms. Registro de Bienes: En todos los organismos de la administracin central y descentralizada funcionalmente, se crearn y mantendrn registros permanentes y detallados de las entradas, salidas, traspasos y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificacin, clasificacin y control de su uso o disposicin.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO DE BIENES NACIONALES SEGN LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA?

Reparaciones de Bienes de Uso: Todas las reparaciones de bienes de uso deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada por el funcionario responsable para tal fin, en concordancia con la programacin de operaciones y la asignacin presupuestaria. Uso y mantenimiento de Bienes: Los organismos o entes de la Administracin Pblica deben utilizar los bienes y servicios del estado, exclusivamente, para los fines previstos en la programacin de sus operaciones. El Jefe de la unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del mantenimiento preventivo y correctivos de los mismos. Custodia de Bienes: En los organismos o entes de la Administracin Pblica, el Jefe de la unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del control y custodia de los mismos.

Inventario Fsico de Bienes: En cada organismo o ente pblico, en forma peridica, o por lo menos una vez al ao, el personal independiente de la custodia y registro contable deber verificar fsicamente la situacin de los bienes que le han sido adscritos y compararlos con los registros

QU SE PUEDE HACER CON LOS BIENES NACIONALES QUE ENCUENTREN EN ESTADO DE OBSOLESCENCIA O DETERIORO?

Los bienes propiedad de la Repblica, que se encuentren en estado de obsolescencia, deterioro, desincorporados o que sean innecesarios para el cumplimiento de las funciones de los entes u organismo, pueden ser objeto de enajenacin. Enajenacin de Bienes del Patrimonio Pblico: Cuando sea necesaria la enajenacin de bienes adscritos al organismo o ente, debe efectuarse de conformidad con las normas legales vigentes que regulan la materia con los procedimientos prescritos para tales efectos y con la aprobacin de la mxima autoridad del organismo, en nuestro caso Ministro o Ministra. Concepto de Enajenacin: accin y efecto de enajenar, de pasar o transmitir a otro el dominio de una cosa o algn derecho sobre ella.

CUL ES EL INSTRUMENTO LEGAL QUE REGULA LA ENAJENACIN DE BIENES NACIONALES Y DE QU MANERA PUEDE REALIZARSE?

De acuerdo al artculo 4 de la Ley Orgnica que regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no Afectos a las Industrias Bsicas, Gaceta Oficial N 3.951, Extraordinario, de fecha 07 de enero de 1987, la Enajenacin de los Bienes Nacionales podr efectuarse a travs de las siguientes operaciones: Venta del bien, con las modalidades de pago del precio que determine la comisin del CENBISP; Permuta por bienes requeridos por un determinado ente u organismo del sector pblico; Donacin en pago del bien, por deudas asumidas por un determinado ente u organismo del sector pblico; Aporte del bien al capital social de empresas del estado; A travs de otros tipo de operaciones que determine la comisin del CENBISP.

QE ES LA CENBISP)
Es la Comisin para la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico no afectos a las Industrias Bsicas (C E N B I S P), est adscrita al Ministerio de Finanzas y est integrada por cinco (5) miembros y sus respectivos suplentes, y a travs de la Secretara Tcnica cumple funciones de alta responsabilidad en materia de enajenacin de bienes nacionales, la cual debe ser aprobada por la misma. En este sentido, es el organismo rector a escala nacional, que abarca la administracin pblica, los institutos autnomos, las fundaciones y empresas del Estado, segn lo contemplado en la Ley Orgnica que rige la materia. Entre otras funciones especficas, se ocupa de efectuar los anlisis de: Avalos, estudios tcnicos, econmicos y jurdicos de solicitudes de enajenacin provenientes de los distintos entes pblicos. Inspeccin de los bienes susceptibles de enajenacin. Seguimiento de los procedimientos. Reuniones peridicas con la Comisin para la aprobacin de las diferentes solicitudes de la Enajenacin. Atencin de consultas en el mbito pblico.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES?

Procedimientos Administrativos de Adquisicin y Contratacin: Los procedimientos administrativos de adquisicin o contratacin se sujetarn a las disposiciones legales vigentes (Ley de Contrataciones Publicas, Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de obras y otras disposiciones legales y reglamentarias que regulen la materia). Planificacin y Programacin de compras: La Direccin de administracin o la unidad que haga sus veces, a travs de la unidad de compras, debe planificar y programar las compras en funcin de las necesidades y requerimientos del organismo. Separacin de Atribuciones en el Proceso de Adquisiciones o Contrataciones: En el sistema de adquisicin de bienes y servicios se deben segregar las funciones de adquisicin, custodia y registro de los bienes y servicios.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES?

Solicitud y Aprobacin de las Adquisiciones de Bienes y Servicios: Toda adquisicin de bienes y contratacin de servicios debe realizarse previa Requisicin debidamente documentada, autorizada y aprobada por los funcionarios que tengan atribuidas tales funciones. La Requisicin debe estar debidamente fundamentada por el responsable del rea o unidad respectiva y su aprobacin slo podr efectuarse si existe la disponibilidad presupuestaria para el gasto o inversin. Registro de proveedores: Cada organismo de la administracin central y descentralizada funcionalmente, debe mantener un registro de proveedores actualizado en donde se contemple; datos del proveedor (representante legal de la empresa, cdula de identidad, RIF y NIT de la empresa, Acta Constitutiva y modificaciones vigentes, cuenta bancaria, autorizado a cobrar entre otros) descripcin del producto y precio. Dicho registro podr ajustarse a las necesidades y naturaleza de cada organismo. El proveedor debe estar debidamente inscrito en el Registro Nacional de Contrataciones (R.N.C.).

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES?

Ordenes de Compras o de Servicios: Las adquisiciones de bienes o servicios deben estar amparadas por rdenes de compras o servicios, numeradas correlativamente, dichas rdenes deben describir detalladamente el Beneficiario, Nombre, Direccin, RIF o NIT, Lugar de Entrega, Forma de Pago: (abono en cuenta, carta de crdito, cheque), condiciones de la compra (CIF, FOB, FAS y otros) bien u objeto de la orden precios unitarios, monto total, descuentos, lugar de compra: Nacional o Exterior, porcentaje (%) de la fianza de fiel cumplimiento y de anticipo, si la hubiere, porcentaje (%) de la clusula penal y dems elementos que se consideren necesarios para realizar la compra. Es importante utilizar en la adquisicin de bienes, un catlogo de los bienes que adquiere el organismo, a fin de conocer rpidamente las caractersticas del bien para simplificar el proceso. Recepcin de Bienes y Servicios: Cuando la unidad reciba los bienes y servicios adquiridos, los funcionarios responsables deben realizar el control perceptivo de bienes y/o servicios y elaborar la respectiva Acta de Recepcin Definitiva sobre la recepcin conforme de los bienes y debe entregar una copia de la misma a la unidad administradora encargada de su registro.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES?

Conformacin de Facturas: Cuando la unidad administradora reciba la factura del proveedor antes de proceder a su pago, debe verificar la firma que la autoriza y la confrontar contra la orden de compra, notas de entrega e informes de recepcin, Acta de Recepcin Definitiva de los bienes, la garanta expedida por el fabricante y contrato soporte tcnico y/o de mantenimiento, cuando corresponda. Sistema de Registro de Inventarios: Para cada bien recibido deber elaborarse la respectiva Ficha del Bien, asignarle el nmero de inventario y la fecha de rotulacin, asentarse en el Registro Auxiliar de Bienes o en el Auxiliar de Existencias en el Almacn, si corresponde. Los registros en la contabilidad patrimonial y en los respectivos auxiliares, podrn efectuarse en forma automatizada o manual.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES?

Control de Almacenes o Depsitos de Existencias de Inventarios: En cada organismo o ente debe existir un espacio fsico adecuado para el almacenamiento o depsito de las existencias de los inventarios, que permita el control e identificacin rpida de los artculos o elementos. La mxima autoridad de cada organismo ordenador de compromisos y pagos debe establecer un adecuado sistema para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos almacenados.

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES?

Verificacin Fsica de Inventarios El organismo o ente, a travs de funcionarios independientes del manejo y registro de los bienes e inventarios, debe verificar la existencia fsica de los mismos, por lo menos una vez al ao, en la poca que se considere ms oportuna. La Unidad de Auditoria Interna debe vigilar el cumplimiento de esta norma y observar la toma fsica de los inventarios para garantizar la aplicacin adecuada de los procedimientos diseados para el efecto. Salidas del Almacn Las salidas del almacn deben estar amparadas por una Requisicin de Bienes debidamente autorizada, con el correspondiente Comprobante de Entrega y deben ser descargadas del Registro Auxiliar de Bienes en Almacn,

CULES SON LAS NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES?

Adquisicin de Bienes Las adquisiciones de bienes, ya sea por compra, donacin, canje o construccin, deben ser registradas oportunamente al costo de adquisicin, construccin o de avalo en los casos de ser adquiridos por donacin o canje. La adquisicin de bienes inmuebles, debe estar respaldada por documentos debidamente inscritos ante el Registro Pblico. Control Perceptivo El control perceptivo debe practicarse al momento de la recepcin de los bienes adquiridos, para asegurarse que el precio, calidad y cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en las rdenes de Compra.

QU DEBEMOS HACER EN CASO DE NECESITAR DESINCORPORAR UN BIEN NACIONAL QUE ESTA ADSCRITO A NUESTRA UNIDAD DE TRABAJO?

La necesidad de desincorporacin de cualquier Bien Nacional debe ser notificada a travs de una comunicacin dirigida a la Direccin de Finanzas, adscrita a la Oficina de Administracin y Gestin Interna, solicitando dicha desincorporacin. Se debe indicar: Descripcin del Bien Nacional (Marca, Modelo, Color, Serial) Nmero de Identificacin del Bien Nacional Estado de conservacin en que se encuentra el Bien (bueno, malo, inservible, si le falta alguna pieza, etc.) En caso de equipos de procesamientos de datos, se debe anexar Informe Tcnico emanado de la Direccin de Informtica que avale el estado del bien. Por ningn motivo se puede retirar un Bien Nacional adscrito a la Unidad de Trabajo sin que haya sido verificado y autorizado por la Direccin de Finanzas, a travs de su Divisin de Bienes Nacionales y Seguros Patrimoniales. El incumplimiento de estas normas genera responsabilidades administrativas, civiles y judiciales, de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales vigentes.
OFICINA DE ADMINISTRACIN Y GESTION INTERNA