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GESTION DEL ALMACENAMIENTO

Las Bodegas deben ser proyectos de inversin orientados a apoyar la gestin de la empresa.

DEFINICION

La Gestin de Bodega se define como: Proceso integrado a la funcin logstica que trata de la
recepcin, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende adems, la elaboracin y tratamiento de informes, de los datos manipulados.

La Gestin indica:
Dnde y cmo deben ser almacenados los productos. Qu tcnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los procesos internos.

GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE ALMACENES


Gestin de Existencias QU? CUNTO? CUANDO? Gestin de Almacenes DNDE? CMO?

DEBE SER ALMACENADO?

OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin en los procesos de entrega. Control eficiente y expedito del manejo de materiales. Reduccin de costos de almacenamiento.

PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES

1) 2)

3)
4) 5)

Planificacin y Organizacin. Recepcin de materiales. Almacenamiento. Movimientos internos. Despacho de materiales.

PLANIFICACION Y ORGANIZACION

Planificar:

Se refiere a generar un curso de accin anticipado para la ejecucin de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar los recursos anticipadamente.

Organizar: Es asignar personas y


recursos a las actividades planificadas. Implica tambin definir responsabilidades. En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepcin, almacenamiento y despacho.

HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIN

Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar, la planificacin cuenta con dos herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert. - Carta Gantt: Grfico de actividades y tiempos que permite programar y controlar la secuencia de acciones programadas.
PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6

EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT

Detalle de Actividades y Tiempos Bodega Quilicura Das Verificar las recepciones de proveedores 1/2 da Preparar los pedidos de las obras 1 da Almacenar los materiales 2 das Realizar inventario de materiales 3 das Ordenar zona de despacho 1/2 da Colocar denes de compra por faltantes 1/2 da Despachar pedidos de obras 1 da Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 da

RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA Da 1 Realizar inventario materiales Colocar rdenes de compra Ordenar zona de despacho Verificar recepciones proveed. Almacenar los materiales Preparar pedidos de las obras Despachar pedidos de obras Actualizar inventario Da 2 Da 3 Da 4 Da 5 Da 6

PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de mercancas que ingresan a Bodega procedente de zonas externas (proveedores) como internas (empresa). Es necesario: - Recepcionar y verificar mercancas. - Revisin tcnica con el solicitante de la compra. - Generar los documentos pertinentes (guas internas). - Generar nuevos cdigos cuando sea necesario. - Rechazar inconsistencias. - Informar del proceso. - Ajustarse al calendario de recepciones.
La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepcin.

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FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION


Tender hacia un proceso automatizado de recepcin a fin de evitar errores y burocracia. Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias. Las inspecciones no aaden valor al producto. Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique adems tipo de artculos y procedencia. Distinguir entre mercancas internas y externas; las primeras deben contar con un procedimiento ms sencillo. Contar con la documentacin de respaldo que permita verificar tipo de mercanca y cantidad a recepcionar. Proceder al almacenamiento definitivo lo ms rpidamente posible, despus del proceso de recepcin. Registrar e informar del proceso.
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QUE HARA UD.?


Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es muy similar casi igual al especificado en la O.C. y que si existe una diferencia inmediatamente lo solucionamos. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica 150 kg. El transportista le dice es que Uds siempre solicitan 200 kg lo que es verdad segn sus registros. Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total Uds siempre piden 200 kg. Ud. deja constancia en la Gua de Recpcin de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg

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QUE HARA UD.(continuacin)


Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde hace tiempo y han establecido una relacin de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde unos pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la noche, los guardias estn autorizados a encender fogatas en los tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo ocurrido, solicit hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no exista documento alguno de recepcin y por lo tanto no poda responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba profundamente el hecho.

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ALMACENAMIENTO
Definicin: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservacin de los materiales con los mnimos riesgos para el producto, las personas y la empresa. OJETIVOS: Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin. Control ms eficiente y expedito en el manejo de materiales

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1

Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados. Por Zonas: Agrupa productos de caractersticas comunes juntos, en lugares de fcil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso. Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la recogida.

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2

De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en reas de fcil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulacin.
Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, txicas, sustancias qumicas peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisin. De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulacin puede ser tambin ms lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

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ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR ROTACION


Zona de Descarga

CLASE A Fuerte Rotacin

Zona de Carga

Rampa

CLASE B Mediana Rotacin

CLASE C Baja Rotacin

Mostrador a Pblico
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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO


A pesar de ser una funcin importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; stos son:

Depreciacin de equipos, instalaciones y edificios. Supervisin, mano de obra, manejo interno de materiales. Consumo de energa, combustible, calefaccin. Seguros. Deterioros, prdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales almacenados.

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FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO

Contar con referencias nicas entre productos y ubicaciones. Contar con el Plano de Bodega actualizado. Controlar la regla de salida predefinida (FIFO LIFO). Mantener los registros de existencias actualizados. Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artculo. Vigilar la rotacin de productos. Mantener en ptimas condiciones los implementos de seguridad.

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