Diseo de Procedimientos

Diseo de Sistemas industriales

Estructura Procedimental
Se le conoce como documentacin Si no esta escrito es chambre Para el logro de la estandarizacin debe existir la repeticin exacta de los hechos.

Estructura Procedimental Tipos de Documentos

Polticas Normas Indicaciones Procedimientos PEO`S

Conforman el manual de procedimientos o de documentacin

Estructura Procedimental
Poltica: es una indicacin escrita de orden general que regula actividades , actuaciones y decisiones que ataen a toda la organizacin. Norma: es una indicacin escrita de orden limitada o puntual que restringe actividades, actuaciones y decisiones que ataen a un sector de la organizacin. Indicacin; es una regulacin o sealamiento escrito , que puede actuar independiente o como parte de un procedimiento.

Estructura Procedimental
Procedimientos: son documentos que describen paso a paso procesos administrativos o productivos formados por varias actividades productivas y no productivas con el fin de lograr su estandarizacin, mediante la repeticin indicada en el procedimiento.

Estructura Procedimental Contenido de los procedimientos

Descripciones generales Objetivo general Objetivos especficos Alcance o delimitacion Justificacin Parte operativa Indicaciones Control anexos

Estructura Procedimental Contenido de los procedimientos

Descripciones generales: Estas aparecen en la cartula del procedimiento Como el nombre de la empresa y su logotipo Nombre del procedimiento y su cdigo Unidad o seccin a la que pertenece Numeracin de paginas ( 1 de 25) Numero de Edicin del PEO Fecha de emisin y de vencimiento (2 aos) Cuadro de firmas

 Objetivo General: Es la razn de ser del procedimiento. Se debe definir el propsito para el cul se crea el procedimiento. Es recomendable iniciar con un verbo, como: Sistematizar, Reglamentar, Lograr. Objetivos Especficos: definen el contenido del procedimiento indicando lo que pretende hacer en su desarrollo. Alcance o delimitacion: En este rengln se debe definir la amplitud que tiene el procedimiento. Se debe especificar desde donde se inicia hasta donde concluye el procedimiento.

Estructura Procedimental Contenido de los procedimientos

Estructura Procedimental Contenido de los procedimientos

Justificacin: nos muestra el para que es necesario elaborar este procedimiento. Parte Operativa del Procedimiento: Se debe pormenorizar cada uno de los actores que intervienen en el procedimiento, as como las actividades que realizan, utilizando la tcnica playscript. Materiales: Preferentemente en la Instrucciones de trabajo debe detallarse la lista de materiales o insumos a utilizarse para desarrollar el procedimiento. Responsabilidad y Autoridad: Cuando sea pertinente se puntualiza en forma sinttica la responsabilidad y autoridad particular de cada funcionario en la realizacin del procedimiento. Frecuencia Cuando sea pertinente se establece el perodo de tiempo con el que debe repetirse el procedimiento.

Estructura Procedimental Contenido de los procedimientos

Indicaciones: deben reflejar aspectos importantes como seguridad del personal o de los procesos, como colocarse dispositivos de proteccin personal o de la maquina en operacin. Control: debe indicar el responsable de controlar el procedimiento, su actualizacin y edicin. Anexos: contiene elementos que apoyan los procedimientos como flujo gramas, tablas y dibujos, formularios y su descripcin y otros.

DISEO DE PROCEDIMIENTOS
Cmo ser construido el Sistema de Informacin desde el punto de vista del usuario. Considerar los procesos computacionales como Caja Negra

- DISEO DE PROCEDIMIENTOS
Diseo de formularios/documentos Diseo de Sistemas de codificacin. - REQUERIMIENTOS Y/O CONDICIONES PARA EL DISEO INTERNO. Definir Informacin que manejar el S.I.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INSTRUMENTO QUE DESCRIBE LOS PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR UNA FUNCION ADMINISTRATIVA.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES

OPERACIONES :
Es una accin administrativa simple ejecutada por una persona de acuerdo a una orientacin superior.

ACTIVIDAD :
Es un conjunto de operaciones combinadas con un fin especfico, realizado por una o ms personas, en un solo lugar y de acuerdo a una norma escrita que la especifica.

PROCEDIMIENTO :
Es una secuencia detallada de las actividades y de los flujos de informacin que las relacionan, que deben ser ejecutadas en una o varias unidades organizativas como parte del cumplimiento de sus funciones.

VENTAJAS
Facilita la uniformidad de accin

Efectos negativos por relevo de personal se minimizan

Instruccin de personal nuevo se facilita y se acelera Apoya o establece buena base para el control de las operaciones. Ayuda a la evaluacin del trabajo. Permite detectar errores, inconsistencias o cuellos de botella en los flujos de informacin o actividades.

QUE SE DEBE TENER CLARO

(Para especificar un procedimiento) QUE SE DEBE HACER?
Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la accin administrativa

QUIEN LO HACE?
Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea unidades organizativas, cargos o personas.

COMO HAY QUE HACERLO?

Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos que se emplean y los flujos de informacin o de material que deben ocurrir.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO

1. PRECISION
LENGUAJE O SIMBOLOIGA ADECUADA

2. SENCILLO
TODOS DEBEN ENTENDERLO DE LA MISMA MANERA.

3. INTEGRIDAD
DEBE ABARCAR TODAS LAS TAREAS COMPROMETIDAS EN LA ACTIVIDAD.

IMPORTANTE
EL DIAGRAMA RESULTANTE DEBE SER FACIL DE ENTNDER Y AL INTERIOR DE UNA INSTITUCION SE DEBE UTILIZAR UN SOLO TIPO DE SIMBOLOGIA PARA QUE TODOS TRABAJEN HACIENDO USO DEL MISMO LENGUAJE.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EXISTEN PROCEDIMIENTOS :

GENERALES : DESCRIBEN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTER-AREAS. INTERNOS : DESCRIBEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UN AREA

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SON UTILES PARA :

PERSONAS NUEVAS EN LA FUNCION QUIENES REALIZAN AUDITORIAS, ASESORIAS, SISTEMAS DE INFORMACION. ESTABLECER RESPONSABLES EN PROCESOS

INTER-AREAS.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DESCRIBE EN FORMA GRAFICO-NARRATIVA :

Para qu, Qu, Quien, Circunstancia condicionantes (lgica, de tiempo, de lugar), Cmo se cumple una funcin.

DISEAR UN PROCEDIMIENTO
IMPLICA DEFINIR :
- Tareas Involucradas

- Secuencia entre tareas

- Oportunidad de realizacin - Recursos Humanos, Logsticos, etc. Necesarios para implementarlos.

- Unidad Administrativa donde se realizan las tareas.

- Cargos o funciones involucrados. - Formularios, Documentos, Archivos que se utilizan. - Caractersticas operacionales de los formularios, etc.

(volumen, oportunidad, frecuencia, formato, contenido).

- Interrelacin entre formularios y las unidades Administrativas, Funciones.

PROCEDIMIENTOS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO

1 REALIZAR LAS TAREAS QUE SE PRETENDEN REFLEJAR EN ESTE. 2 ESPECIFICARLO (DIAGRAMARLO Y/O ESCRIBIRLO). 3 SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICADO PARA PROBARLO. EXISTEN BASICAMENTE TRES FORMAS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO :
- NARRATIVOS
- ESQUEMATICOS O GRAFICOS - MIXTOS.

RECOMENDACIONES GENERALES
- NO ESPECIFICAR NOTAS EN LA ESCRITURA DE UN PROCEDIMIENTO
LA SECUENCIA DEBE SEGUIR FIELMENTE LA DE LOS PASOS PARA

REALIZAR LA TAREA.
- CADA PASO DEBE DISPONER DE UN PARRAFO SEPARADO Y SI UN PASO LOGICO, CLARAMENTE DEFINIDO, TIENE UN CIERTO NUMERO DE SUBDIVISIONES DEBEN APARECER TANTOS SUBPARRAFOS,

DENTRO DEL PARRAFO, COMO SUBDIVISIONES EXISTAN EN LA

DESCRIPCION DE LA TAREA. - NO DEBE INTENTARSE CONSEGUIR EXPRESIONES LITERARIAS PERO SI CALIDAD EN LA ESPECIFICACION TECNICA.

. LA ESPECIFICACION DEBE SER FACIL DE ENTENDER Y ESTANDAR

PARA TODOS. ( === >UTILIZAR UNA SOLA SIMBOLOGIA Y/O NORMATIVA).

Simbologa para los flujo gramas

FLUJO / TRANSFERENCIA

DOCUMENTOS

PROCESO

ARCHIVAR

SACAR DE ARCHIVO

CONECTOR DENTRO DE PAGINA

CONECTOR FUERA DE PAGINA

DECISION

DISKETTE

TERMINAL

Diseo de PEO`S como se va archivar

Hay que considerar de que manera los procedimientos sern archivados, si sern archivados en flder individuales o en cartapacios y de que manera, con el fin de dejar los espacios correspondientes para hacer perforaciones de 2 o 3 agujeros y que estas no mutilen la informacin, o afecten el acceso a la lectura del documento. 1.5 a 2.5 cm. es lo indicado para esto.

Como se va a escribir
La forma mas comn es la de playscript El lenguaje debe ser sencillo El tamao de la letra debe ser adecuado (12) y el tipo de letra convencional

Como se va editar
Participantes, se debe tomar en cuenta a todos los involucrados y si fuera posible involucrarlos. Firmas, deben aparecer las firmas de quien elaboro, reviso y aprob el procedimiento. Numero de versin, que indica las veces que el procedimiento ha sido actualizado. Divulgacin, es la manera de cmo el procedimiento ha sido dado a conocer entre los participantes y esto debe que dar registrado. Archivo, el procedimiento debe indicar donde se va archivar

Como se va a controlar
Donde se centraliza la documentacin Quienes deben tener copia autorizada Control sobre la actualizacin, segn su vida til (2 aos) cada vez que sea necesaria su actualizacin por cambios importantes. Control sobre la distribucin, a quienes se debe entregar una copia registrada

Tcnica de elaboracin
Paso 1: observacin directa del proceso y toma de datos. Paso 2: consulta en detalle de cada actividad Paso 3: elaboracin del flujo grama Paso 4: describir en detalle cada paso y su secuencia Paso 5: disear los formularios si fueran parte del procedimiento y la forma en que se llenaran. Paso 6: prueba en vivo del procedimiento para detectar ajustes necesarios. Paso 7: hacer los ajustes encontrados Paso 8: editar el procedimiento como definitivo Paso 9: divulgacin entre los participantes y registrar la divulgacin Paso 10: Distribucin de las copias establecidas y esta debe hacerse bajo control Paso 11: archivo de la documentacin en los lugares de uso y de control. Paso 12: control sobre su vencimiento, actualizacin, distribucin y buen uso en la implementacin.