GUA TCNICA COLOMBIANA 185

DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL

QUIMICOL S.A. NIT 230.908.111-1 QDC795

Medelln, 8 de febrero de 2010 Seor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crdito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogot D.C. Asunto: Solicitud de Crdito

Distinguido seor Trujillo:

Nuestra empresa en su futuro quiere ampliar sus lneas de produccin con miras de brindar un ms eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y prximamente a los de Latinoamrica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto

Por esta razn solicitamos a su entidad la aprobacin de un prstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crdito se respalda por las escrituras de la compaa avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura

Agradezco su colaboracin a esta solicitud.

Mnica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crdito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas

Redactora:

Elsa Rosero Baquero

Transcriptora: Mara Lizarazo

Calle 17 50-02

Telfono 367 20 32

Medelln, Colombia

ESTILOS

TRMINOS Y DEFINICIONES

ABREVIATURA: Representacin

ANEXO: Documento o

de una palabra o grupo de palabras, obtenida por la eliminacin de algunas de las letras o slabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. ACRNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razn social. Ejemplo: CAFAM: Caja Compensacin Familiar. ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunin o situacin especfica.

elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe, sirve para complementar y aclarar. ASUNTO: Sntesis del contenido de la comunicacin.
CARGO: Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizacin y personas naturales; igualmente , en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.

CERTIFICADO: Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CIRCULAR: Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externadamente. CDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin que produce el documento. Hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica y otros. Antes llamado tambin, nmero, referencia o consecutivo.

CONCLUSION: Juicio critico y razonado del anlisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa clara, concisa y lgica. CONSTANCIA: Documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad. COPIA: Fiel reproduccin del documento. DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesa con la cual se finaliza una comunicacin. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicacin.

ENCABEZADO: Ttulo de la comunicacin que se realiza, lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. ESTILO: Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin. INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para dar conocer resultados de procesos administrativos. INTERLNEA: Distancia vertical entre los renglones.

INTERLNEA LIBRE: Rengln sin escritura. LNEAS ESPECIALES: Lneas de anexos, copia e identificacin del transcriptor. LOGOTIPO: Smbolo que identifica a la organizacin. MRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pgina impresa. MEMBRETE: Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. MEMORANDO: Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos .

MODELO: Esquema de

distribucin de zonas que le permite la organizacin la diagramacin de su papelera. OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto. PORTADA: Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la identificacin del documento. RAZN SOCIAL: Nombre que identifica a una organizacin. REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin. REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

SALUDO: Frase de cortesa con la cual se inicia la comunicacin. SIGLA: Abreviatura conformada

por las letras iniciales de cada palabra de una razn social. SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envo. TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacin. ZONA: Espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

ZONAS
ZONA 1: Membrete

que incluye razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el nmero de identificacin tributaria (NIT), las medidas son: 14 cm. horizontal y 3 a 4 cm. Vertical (desde el bode superior de la hoja)

ZONA 2: Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda las siguientes medidas entre 1,5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado y con letra ms pequea.

ZONA 3: espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento; es complementaria de la zona1.

MRGENES

Se recomienda las siguientes mrgenes Superior: 3 y 4 cm. Inferior: 2 y 3 cm. Lateral izquierdo: 3 y 4 cm. Lateral derecho: 2 y 3 cm.

ESTILOS
Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas:

BLOQUE EXTREMO -

BLOQUE SEMIBLOQUE.

BLOQUE EXTREMO
Todas las lneas parten del margen izquierdo BLOQUE Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

SEMIBLOQUE
Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una sangra de 5 espacios a 10 espacios. FUENTE Toda comunicacin se debe escribir en una forma clara, agradable a la vista del lector. La fuente debe ser homognea, con el fin de presentar inconvenientes para su lectura, impresin, digitalizacin y microfilmacin. Los tamaos que se que se recomiendan estn entre los 10 y 12. Se sugiere no utilizar negrilla.

Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

Zona 3

2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto:

Entre 3 cm y 4 cm

1 interlinea libre

Entre 2 cm y 3 cm

1 a 2 interlineas libres Despedida:

4 a 5 interlineas libres

Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas

Zona 2

Entre 1.5 cm y 2.0 cm

Quimicol S.A. NIT 123.123.546-1

CNI-8-012

Bogot D.C., 26 de junio de 2010

Seor GERMN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitacin Empresarial S.A.. Transversal 36 45-80 Bogot D.C..

Asunto: Modelo partes mensaje comercial Cordial saludo, seor Cano: Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los ms usados en la comunicacin organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa, y ordenada para cumplir con los objetivos de i informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga ms de tres prrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Espaola. Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicacin efectiva. Hasta prxima oportunidad. Entre 2 cm 3 cm

Entre
3 y 4 cm

MARA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos

Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistema, Contabilidad Redactor: Anglica Duque Mora Transcriptor: Mara Lizarazo Maza

Transversal 98 A 41-90

Telfono 425 56 52

Bogot D.C., Colombia

Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

Zona 3

2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto:

Entre 3 cm y 4 cm

1 interlinea libre

Entre 2 cm y 3 cm

1 a 2 interlineas libres Despedida:

4 a 5 interlineas libres

Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas

Zona 2

Entre 1.5 cm y 2.0 cm

Quimicol S.A. NIT 123.123.546-1

DC-4-015 Bogot D.C., 26 de junio de 2010

Seora NIDIA GONZLES MORA Coordinadora rea Bienestar Capacitacin Empresarial S.A.. Calle 34 45-80 Bogot D.C..

Asunto: Modelo estilo bloque

Cordial saludo, seora Nidia:

Entre 3 cm y 4 cm

Este estilo bloque consiste en que las lneas del cdigo, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto, de la carta, la despedida y las lneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. Agradecemos la aplicacin de la gua.

Entre 2 y 3 cm

MARA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora de Capacitacin

Anexo: uno (un folio) Copias: Recursos Educativos Transcriptor: Anglica Duque Gmez
Transversal 98 A 41-90 Telfono 425 56 52 Bogot D.C., Colombia

Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

Zona 3

2 interlineas libres Asunto:

Sangra de 5 espacios

2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre

Entre 3 cm y 4 cm
Despedida:

1 a 2 interlineas libres

Entre 2 cm y 3 cm

4 a 5 interlineas libres

Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas

Zona 2

Entre 1.5 cm y 2.0 cm

Quimicol S.A. NIT 123.123.546-1

DA-5-007

Santiago de Cali, 26 de junio de 2010

Licenciado GERMN DUQUE MUOS Coordinador Acadmico Desarrollo Talento Humano Actualizacin Empresarial S.A.. Bogot D.C..

Asunto: Estilo Semibloque

Respetado licenciado Duque:

Entre 3 cm y 4 cm
Entre 2 cm y 3 cm

Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. En cuanto a la distribucin del cdigo, fecha, nombre del remitente y cargo se ubica desde el centro de la hoja hacia el margen derecho. La nica diferencia es que los prrafos llevan sangra de 5 a 10 espacios que depende de la eleccin del remitente. Para el ejemplo se aplic una sangra de cinco espacios. Cordialmente,

MARA FERNANDA GMEZ LARA Directora

Copia: Recursos Humanos

Transcriptor: Andrea Forero Gmez
Transversal 98 A 41-90 Telfono 425 56 52 Santiago de Cali, Colombia

1. Denominacin o ttulo DATOS DEL DESTINATARIO acadmico Se recomienda utilizar 2. NOMBRE DEL DESTINATARIO MAYSCULA INICIAL, para Se sugiere escribirlo con MAYSCULA escribir los nombres de las FIJA; de preferencia se escribe los dos denominaciones o ttulos apellidos. acadmicos. Seor Seora 3. Cargo: Se aconseja escribirlo 4. ORGANIZACIN: Se Doctora con Mayscula inicial. Los aconseja escribirla con nombres de cargos muy MAYSCULA FIJA. LOS extensos se pueden distribuir ACRNIMOS Y LAS SIGLAS O en dos lneas para guardar 5. Direccin proporcin visual con los otros CMO ESTEN REGISTRADOS ANTE LA CMARA DE PALABRASdatos. COMPLETAS: Avenida, COMERCIO Transversal, Apartamento, Carrera si se 6. Destino: incluyen letras deben ser en
MAYUSCULAS Calle 21 C Despus se debe dejar 3 espacios Si la direccin incluye Sur (M.I.)

Local Nacional

Melgar Tunja, Boyac Bogot D.C. Internacional NEW YORK Estados Unidos de Amrica

LNEAS ESPECIALES: Si se requieren, se recomienda escribirlas a 2 interlneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamao de letra menor al utilizado en el texto. Anexo: Se detallan en el texto y al final de comunicacin, a 2 interlneas libres del
remitente. La palabra Anexo, segn el caso se escribe con Mayscula inicial. seguida de dos punto(:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el nmero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,) EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didctico).

EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitacin en un folio, dos actas en 10 folios).

COPIA: La palabra copia se escribe con MAYSCULA inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a 2 interlneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados as: TRATAMIENTO DE CORTESA O TTULO, CARGO Y ORGANIZACIN. SI SE DIRIGE A UN FUNCIONARIO DE LA MISMA ENTIDAD, SE OMITE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIN.

EJEMPLO 1 En lnea separada: Copia: Seor Julio Montoya, Gerente AMS Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vlez, Jefe de Aseguramiento de la calidad, COPA EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestin humana Direccin Financiera EJEMPLO 3 Para cdigo de las dependencias : Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 5 En lnea seguida Copia: Seores Juan Daz Prez, Director Tcnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; Csar Arenas, Jefe de Produccin. SE RECOMIENDA NO ENUNCIAR LAS COPIAS FIJAS PARA LA SERIE DOCUMENTAL Y EN EL CONSECUTVO, POR SER NORMAS INTERNAS DE LA CORRESPONDENCIA DE LAS ORGANIZACIONES.

IDENTIFICACIN DEL TRANSCRIPTOR, REDACTOR Y OTROS PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DE LAS COMUNICACIONES

A 2 interlneas libres del remitente o a 1 interlnea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redaccin, transcripcin y dems actividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineado.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no se requiere su identificacin. EJEMPLO Redactora: Gloria Yaneth Seplveda Morales

Transcriptor: Leonardo Hernndez Castillo

NMERO DE COPIAS: El nmero de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y polticas establecidas en la organizacin, con base en las necesidades y bajo los principios de economa, eficiencia y eficacia establecidos por sta.

RECOMENDACIONES:
Es importante que las comunicaciones no presenten errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIN

Se escriben a 1 2 interlneas libres del cdigo y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen (en mayscula inicial) da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto

SALUDO
Se utiliza despus del ttulo de cortesa El nombre para las damas puede ser compuesto Los apellidos para los caballeros Finaliza en dos puntos Apreciado seor Botero Garca: Respetada Gloria Mara: Estimado y Apreciado slo se usa para personas de confianza

Asunto:

Se escribe con Mayscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar

Se escribe a 2 interlneas libres, a partir del ltimo dato del destinatario. Constituye la sntesis del tema del documento. Se debe expresar en un mximo de cuatro palabras. Se omite artculos, preposiciones o conjunciones sin que se afecte el sentido.

DESPEDIDA BREVE (,) O LARGA (.)

Expresin de Cortesa:
Despedidas Breves Terminadas en coma
Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente,

Despedidas con frase de cortesa, termina Terminadas en punto

Agradecemos su gentil colaboracin. Para nosotros en un gusto servirle. Hasta una nueva comunicacin. Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro das.

DATOS DEL REMITENTE

El nombre del remitente se escribe en MAYSCULA FIJA; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.

Fernando Guevara Amzquita FERNANDO GUEVARA AMEZQUITA Jefe de Talento Humano

IDENTIFICACIN DE PGINAS SUBSIGUIENTES:

El encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda, a 0 o 1 interlnea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlneas libres.

CANTIDADES, CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES NUMRICAS

Las cantidades de un texto del uno al nueve se escriben en letras Y del 10 en adelante en cifras Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno. Cuando estos nmeros forman parte de un rango, de un grupo o serie, se Escriben en cifras Ejemplo: La poblacin que se va a evaluar comprende dos grupos: nios Entre 8 y 12 aos; jvenes entre los 13 y 18 aos. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta Que desde el diecisis al treinta se escribe en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras. Las unidades de mil se separa con punto 760.400,00 y los decimales se separan con coma.

NMEROS TELEFNICOS

Telfono (91) 250 20 39 Celular o mvil 312 816 73 80 Telfono fijo 252 41 50

EN CASO DE DOCUMENTOS JURDICOS , LAS CIFRAS SE ESCRIBEN EN NMEROS Y LUEGO EN LETRAS

$35.000.000,00 (Treinta y cinco millones) no es necesario escribir la palabra pesos no se deja espacio entre el signo pesos y el nmero

EN CASO DE DOCUMENTOS LEGALES $1.500,80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos) Primero en nmero y luego en letra Mayscula inicial parntesis