Gestin de compras del sector publico y privado

Lic. Administracin de empresas Materia: Administracin de compras e inventarios Equipo: Omar Cordero Rodrguez Cristina Kiau Dorta Guadalupe Jurez Garca Mayra Celene Chan Martnez Karina Marin Osalde

Modalidad en las Licitaciones

La adquisicin de insumos y servicios

ndice
Introduccin
Marco terico Objetivos del sistema de compras

El proceso de compras
Planeamiento Ejecucin Control

Los problemas del proceso Eplogo

Casos excepcionales A discutir Conclusiones

Introduccin
Marco terico
Las compras pblicas deben respetar la reglamentacin vigente en la jurisdiccin de ejecucin, Nacin o Provincia. Por lo tanto, segn quien sea el efector aplicar una normativa diferente. Este trabajo se basar en la normativa nacional, siendo esta similar a la utilizada en la Ciudad de Buenos Aires y de la Provincia de Buenos Aires. Cabe destacar que los procedimientos descriptos corresponden a licitaciones pblicas o privadas, como as tambin a contrataciones directas, excluyndose otros regimenes de excepcin como ser reconocimientos de gastos, caja chica o compras menores

Introduccin
Objetivos del sistema de compras
Transparencia: como sector pblico se debe asegurar que los actos que se ejerzan sean claros, despojados de dudas sobre negociados y corrupcin. Eficiencia: este punto tiene una doble lectura, por un lado la relacin costo/beneficio que implica los controles durante el proceso de compra, y por el otro, lograr la eficiencia en el gasto, consiguiendo el insumo a un valor acorde al mercado, modalidad de pago, cantidad, etc. Equidad: Se logra a partir de dar igual respuesta ante igual necesidad, evitando desigualdades en salud generados por cuestiones de acceso econmico. Por lo tanto el proceso de compra de asegurar la oportunidad, brindando los insumos y servicios en tiempo y forma. Control presupuestario: Se debe llevar un control estricto sobre el gasto evitando gastas el erario pblico sin respaldo presupuestario.

El proceso de compras

El proceso de compras
Planeamiento
Desarrollo de un plan de compras Estimacin de consultas y estudios a realizar Estimacin de insumos por consulta y practica (realizar protocolos) Estimacin global por servicio de insumos y costo Determinacin de stock mnimo y puntos de re-pedido Organizacin general Desarrollo de procedimiento que regula el proceso de compras Determinacin de un vademcum, con normativas claras para aprobacin y baja de drogas o insumos. Catalogacin de drogas, insumos y servicios necesarios Formacin de un registro de proveedores Separacin de funciones y asignacin de responsabilidades en el rea de compras

El proceso de compras
Ejecucin
1. Solicitud de compras con su correspondiente autorizacin: debe figurar el numero de catalogo y el valor aproximado. 2. Autorizacin por la autoridad: Se puede autorizar desde la direccin y a travs de comits especficos, segn como sea determinado por el organismo 3. Afectacin Preventiva de fondos 4. Armado de pliegos particulares y especificaciones tcnicas: Se debe determinar fecha, lugar y hora de apertura de ofertas. 5. Acto administrativo de aprobacin de pliegos y llamado a licitacin

El proceso de compras
Ejecucin
6. Publicidad de la compra: se realizan a travs de Internet, boletn oficial, organismos representativos, carteleras e invitaciones particulares segn sea la norma y tipo de compra. Apertura de ofertas: se realizan como acto pblico donde los oferentes pueden tomar nota de las ofertas y las observaciones realizadas Evaluacin administrativa: se realiza la observacin de la documentacin presentada por el proveedor, como ser la inscripcin al registro de proveedores o el libre deuda de impuestos. Incluye el control de precios mximos autorizados Evaluacin tcnica: se verifica el cumplimiento de lo solicitado respecto a lo ofertado

7.

8.

9.

El proceso de compras
Ejecucin
10. Preadjudicacin: Se selecciona a los proveedores y se publica la preadjudicacin a travs de Internet, boletn oficial y carteleras. A partir de su publicacin corrern los das estipulados para presentar impugnaciones Afectacin definitiva de fondos: Se ajusta el valor estipulado al valor real. Acto administrativo de aprobacin de la compra Emisin de la Orden de Compra: la misma es el compromiso formal por la cual se perfecciona la compra. Recepcin de insumos

10. 11. 10. 11.

El proceso de compras
Control
Documentacin de observaciones, inconvenientes y problemas presentados durante el proceso de compras Evaluacin de los procesos establecidos y del programa de compras Evaluacin de los resultados de la compra, costos y condiciones. Evaluacin de relacin insumo producto

Los problemas del proceso

Planeamiento
Inadecuado desarrollo del procedimiento de compras Falta de organizacin en el rea de compras Falta de protocolos Vademcum abierto Falta de definicin de polticas de incorporacin y bajas de drogas, insumos y servicios en el vademcum Excesivos pasos de control No adecuacin del insumos requeridos a los presupuestos asignados

Los problemas del proceso

Ejecucin
Falta de presupuesto Falta de catalogacin de los insumos o servicios Fallas en los pliegos y especificaciones tcnicas Demoras en los procesos internas o externas Renglones desiertos Precios excesivos Fallos de formas en la presentacin de los proveedores Fallos de fondo en la presentacin de los proveedores Fallas en las evaluaciones tcnicas Impugnaciones Falta de fondos para el compromiso definitivo

Los problemas del proceso

Control
Falla en los procedimiento de la recepcin, control y conformidad de los bienes Falta de documentacin de las observaciones y problemas presentados durante el proceso Falta de evaluacin de los procesos establecidos y del programa de compras Falta de evaluacin de los resultados de la compra, costos y condiciones. Falta de evaluacin de relacin insumo producto.

ESTRUCTURA ORGNICA

La Direccin de Adquisiciones: Participar como Secretario Tcnico del Comit de Adquisiciones del Ayuntamiento, en trminos de la normatividad aplicable; Establecer las polticas y criterios generales para la planeacin de las adquisiciones y las compras consolidadas; Dirigir la integracin del Programa Anual de Adquisiciones; y Las dems que le confieran otros ordenamientos legales, el Ayuntamiento y el Presidente Municipal; Las dems que le sealen las leyes y reglamentos vigentes. Departamento de Compras: Llevar el registro de proveedores del Ayuntamiento; Establecer las polticas y criterios generales para la planeacin de las compras; Revisin de requisiciones por las reas solicitantes; Mantener la actualizacin del padrn de proveedores, Confirmacin y seguimientos de pedidos y suministro de los mismos; Las dems que le sealen las leyes y reglamentos vigentes.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

Puesto: Director de Adquisiciones Jefe Inmediato: Director General de Administracin Personal a su Cargo: Puesto Nm. De plazas Jefe de Departamento de Compras Cont. Padrn De Prov. Auxiliares administrativos 7 Relaciones Internas: Todas las Dependencias Relaciones Externas: Los tres rdenes de Gobierno Federal, Estatal y Municipal.

PERFIL DEL PUESTO

Puesto: Director de Adquisiciones Escolaridad: Contador Pblico, Licenciatura en Administracin, Derecho, Finanzas, Econmica. Experiencia: Haber laborado por lo menos un ao en la Administracin Publica Federal, Estatal o Municipal. Manejo de proveedores, finanzas.

Conocimientos: Facturacin, Procesos de licitacin, Marco jurdico de aplicacin. Habilidades: Entendimiento rpido de los planteamientos demandas de los proveedores, Capacidad resolutiva en problemtica general. Capacidad para planear adecuadamente hacia dnde dirigir las compras, Capacidad de gestin y coordinacin con las instituciones internas y externas.

Perfil del auxiliar administrativo general

Algunos establecimientos solicitan que el Auxiliar Administrativo participe en tareas vinculadas a la comercializacin de sus productos, lo que implica desde recibir pedidos, tener contacto con los proveedores, integrar la cartera de clientes y manejar el inventario de bienes a comercializar en coordinacin con el rea de almacn. Tambin puede tener a su cargo el registro y control de informacin para llevar el consecutivo de las compras y elaborar facturas y cheques.

Regularmente el Auxiliar Administrativo apoya de manera relevante a otras personas en la captura de informacin, el archivo, fotocopiado y entrega de documentos, el manejo de efectivo y de documentos cobrables, as como en la atencin directa o va telefnica a los clientes. Para desempearse adecuadamente como Auxiliar Administrativo es muy til la experiencia adquirida como Secretaria, Recepcionista, Capturista, Operador de Telemarketing, Archivista, Auxiliar de Contabilidad, Auxiliar de Nminas, Auxiliar Fiscal, Vendedor o Gestor de Cobranzas. Igualmente importantes son los conocimientos aplicados para la operacin de los programas de cmputo bsicos (procesador de textos y hoja de clculo). Diversos establecimientos comienzan a exigir conocimientos en el manejo de Internet debido al incremento de las transacciones comerciales, fiscales y financieras que las empresas e instituciones realizan a travs de este medio

Eplogo
Casos excepcionales
Compras con equipo en prstamo Compras de urgencia Variacin en la demanda estimada

A discutir
Calidad pretendida mnima del sistema Compras centralizadas vs. descentralizadas Compras verdes Periodicidad de las compras (anuales, semestrales, etc.)

Eplogo
Conclusiones
Las compras en los efectores pblicos tienen muchas dificultades por lo que impide el cumplimiento de los objetivos del sistema de compras en particular y del sistema de salud en general. Las causas son mltiples e involucra todos los actores como as tambin requiere de la revisin de la normativa, adecundola a los necesidades del sector. A pesar de ser el sistema de salud un sistema de mano de obra intensiva, donde el 70% de presupuesto son sueldos, el nfasis del sistema de compras est puesto en el control de gastos, faltando el control sobre el costo. Como consecuencia, la demora en la provisin del insumo genera, adems de un grave perjuicio sobre el paciente, un sobre costo en la prestaciones. El resultado es el aumentos de ineficiencia e iniquidades en el sistema de salud.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO (GESTIN DE COMPRAS Empresas privadas)

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GESTIN DE COMPRAS

GESTION DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente.

Dada su importancia existe la necesidad que su diseo sea flexible, sincronizado con los sistemas de produccin, control y reduccin de costos.

 Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la compaa.

Objetivos de Compras
Continuidad del abastecimiento Negociar precios convenientes Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y

mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad

Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de

suministro en funcin a nuevos procesos productivos

Mantener costos de adquisicin y mantenimiento de stocks

a niveles adecuados, acorde a la estructura de operacin

Gestin de Compras
Planeacin : Generacin, planes y estrategias Ejecucin: Implementar tcticas y acciones. Control y seguimiento: Mecanismos de seguimiento.

Sistemas de Compras
Modelo centralizado: Unidad bsica de compras. Se encarga de todas las asignaciones
Modelo descentralizado: Unidad independiente en cada departamento.

Modelo Centralizado de Gestin de Compras

Financiero

Comercial

Compras

Produccin

Administrativo

Modelo Descentralizado

Financiera

Compras

Administrativo

Compras

Produccin

Compras

Mercadeo

compras

FUNCIN COMPRAS
La funcin de compras se inicia en el momento en que un bien o servicio es buscado en el interior de la empresa y culmina al cesar los derechos y obligaciones establecida con el proveedor.

FASES DEL PROCESO DE COMPRA

Operaciones - Conocimiento detallado de las necesidades. previas - Determinacin de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas.
Preparacin Realizacin

Investigacin del mercado. Preseleccin de los posibles proveedores. Anlisis y comparaciones de las ofertas. Negociacin con los oferentes. Eleccin del proveedor. Confeccin del pedido. Vigilancia y reclamacin de las entregas. Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos. Conformacin de las facturas. Eventual devolucin de los productos no hallados conformes.

Seguimiento

Operaciones derivadas

Recuperacin y enajenacin de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc. Gestin de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

RESPONSABILIDAD DE COMPRAS
Lugares de entrega Fechas de entrega Funcionamientos Unidades de entrega y transporte Condiciones Tratamientos que requiera la mercanca

 Nivel de calidad Uno de los principales objetivos de una empresa es contar con una excelente calidad para con sus clientes. Mantener abastecimiento Desarrollar competencia Reciclar desperdicios generados.

NEGOCIACION EN COMPRAS

La eleccin del proveedor adecuado se har finalmente en funcin de la negociacin de condiciones establecidas por el cliente. En todo proceso de negociacin es fundamental considerar aspectos claves, tanto tcnicos, econmicos como logsticos, para poder ofrecer la cotizacin ms competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente

EVALUACION DE PROVEEDORES

El proveedor debe pasar por un proceso de homologacin basado en una auditora de planta. El Gestor de Compras debe realizar una clasificacin y actualizacin de los perfiles de sus proveedores.

Evaluacin de proveedores reas de accin

Costo de los materiales, servicios y transporte
Calidad de las materias primas Suministro en cantidad y tiempo Capacidad tecnolgica, tanto en los procesos de los proveedores

como en su participacin en la innovacin de los productos del cliente Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad Estilo de gestin, medido como el grado de coincidencia de la cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la compradora.

EVALUACION DE LA GESTIN DE COMPRAS

Evaluar permite darle direccin a las acciones:

Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los resultados esperados La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee una cantidad razonable de recursos para realizar la accin La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones estn alineados con los objetivos globales que se quiere atender La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre s

Listado de indicadores
Duracin de los inventarios: es el nmero de das en que se consumira los stocks disponibles de un material a los niveles de consumo promedio de la institucin. Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institucin se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega.

Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas. Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor la orden de compra respectiva.

Listado de indicadores
Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al nmero de proveedores a los cuales se enva una peticin de oferta para los procesos de cotizacin . Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al nmero de ofertas o cotizaciones recibidas en un proceso de compra. Indicadores de satisfaccin de usuarios: corresponden a una calificacin de la calidad de servicio percibida por los clientes internos del rea de adquisiciones. Indicadores de evaluacin de proveedores: corresponden a una evaluacin de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se asocia a una clasificacin de los proveedores.

Departamento Solicitante

Almacn

Departamento de Compras

Proveedor

Revisa Existencias

Surte Orden de Compra

Solicitud de Materiales

Elabora Requisicin de Compra

Selecciona Proveedor

Lleva Requisicin de Compra

Inspeccin de Materiales

Elabora Orden de Compra

Surte Materiales

Direccion general

secretaria

Director tecnico

Director de produccion

Director de Adquisiciones y suministros

Director Comercial

Director de adminitracion y finanzas

Director de R.H.

Jefe de ingresos

Jefe de egresos

A pesar de la importancia de la gestin de compras, las empresas no le dan la atencin que merece.
Existe la impresin que produccin y ventas son el eje de la empresa y que las compras es nada ms un proceso de apoyo para produccin. .

El nfasis de la gestin de compras est en ordenar y en recibir el producto, sin estar consciente que estos dos elementos son solo unapequea parte de la gestin de compras

Es hasta ahora que las empresas estn reconociendo la importancia del ahorro potencial existente en la gestin de compras.