CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y BANCOS

Equipo no. 5

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

Es

efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos transformables en dinero.

Esta

transformacin va ha estar dada con la inmediatez y liquidez de

estos.
Estamos

hablando de un activo circulante, o sea el activo ms lquido con que cuenta una empresa , por tanto esta debe habilitar para su custodia y manejo una serie de procedimientos y principios de control interno.

Un buen control interno del efectivo implica tener separado totalmente el registro de los ingresos y egresos de dinero .

Dividiendo

las funciones del registro entre varias personas de tal forma que el trabajo de una quede verificado con las anotaciones de otra, por cuanto la subdivisin o segregacin de funciones desalienta la comisin de fraudes o delitos .

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Medidas de control interno para desembolso de efectivo. 1. Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los ingresos de caja sean depositados a la brevedad. 2. Todo desembolso se debe efectuar con cheque. 3. Todo cheque daado o inutilizado debe marcarse como anulado y archivarse a lo menos el nmero de serie. 4. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas para su pago ni tampoco formular asientos en los registros. 5. Los cheques presentados a la firma de las personas encargadas deben estar respaldados con toda la documentacin de la operacin, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc. 6. Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos personas diferentes con distinto nivel jerrquico. 7. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una anotacin que fue pagada, anotando en el nmero de cheque, fecha, etc. 8. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente cruzados a nombre de las empresas o personas naturales.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Medidas de control interno para ingresos de efectivo.
1. 2.

3.

4.

5.

Toda operacin de ingreso de dinero debe contar con el correspondiente comprobante de ingreso. El depsito que se realice de los fondos ingresados debe quedar registrado en una planilla de control que ser validado al confeccionar la conciliacin bancaria. La persona encargada de la recepcin de los fondos debe confeccionar al trmino del da un resumen con todos los ingresos recibidos detallando la fuente de estos y confeccionar el comprobante de depsito. Una persona de distinto nivel jerrquico debe autorizar o dar VB para el depsito propiamente tal validando el monto del depsito con todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos. Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de anularse alguno de ellos.

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Medidas de control interno para saldos de efectivos

1.

En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el recuento de todo el dinero, moneda, papel y comprobantes de gastos realizados.
En el caso de cuentas corrientes bancarias la conciliacin bancaria.

2.

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CONTROL INTERNO PARA INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO

Es importante hacer notar que al interior de nuestro sistema de informacin contable, todo el control y fiscalizacin de los movimientos de fondos, se llevar cabo con la utilizacin de los COMPROBANTES DE INGRESOS O ENTRADAS y con COMPROBANTES DE EGRESOS O SALIDAS.

Las operaciones que dan origen a movimientos de fondos son muy diversas y los formularios que acompaan a dichos formularios a su vez son muy variados.
Formulario en caja Otras secciones Facturas de venta Facturas de Compra Boletas Comprobante Entrega de Dinero Comprobante Recibo de Dinero Sobre la base de lo anterior, es que se hace imprescindible un control efectivo sobre los comprobantes de ingreso y egreso, los cuales debern contener a lo menos:
La

fecha Nombre del cliente o proveedor N de la factura que se cancela La forma de pago Numero de cheque, nombre del banco El monto recibido o entregado Firma y timbre del funcionario responsable o de la persona designada por el proveedor

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) FONDO FIJO

Como

medida de mejor administracin de las necesidades inmediatas de dinero que pueden presentarse en las empresas, se crean los fondos fijos. fondos corresponden a montos que se dejan en efectivo en la empresa bajo la custodia y responsabilidad de un funcionario pertinente, previamente designado por la administracin.
cual tambin fijar el monto y los conceptos por los cuales se pueden realizar egresos por parte del funcionario respectivo. estos fondos son designados para cubrir gastos menores al interior de la organizacin y estn dados por la premura con la cual se necesitan ejecutar.

Estos

La

Normalmente

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USO DE LAS CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS

La cuenta corriente es un contrato en virtud del cual una institucin financiera (Bancos) se obliga a cumplir las ordenes de pago dada por la persona, mandante o librador, hasta la concurrencia de las cantidades de dinero que este tuviese en dicha cuenta corriente o del crdito que se hubiese estipulado.

El Cliente, se obliga con el banco a cumplir las normas especificadas en dicho contrato en cuanto al manejo de la cuenta corriente y de los recursos en ella depositadas, como tambin la normativa legal que de ella emane.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

EL CHEQUE
Es

una orden escrita girada por el librador (dueo del cheque o cuenta corriente) contra el banco librado (aquel en que ste tiene su cuenta corriente bancaria) para que ste pague a su presentacin el todo o parte de los fondos que aqul posea.
El

cheque es siempre pagadero a la vista; cualquier mencin en contrario se debe tener por no escrita.

cheque puede ser a la orden; al portador; o nominativo.

El

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

Cheque a la orden:
que se ha borrado las palabras o al portador, pero sin tachar la frase la orden de. Debe llevar el nombre de la persona que lo presente en cobro, por lo que el banco exigir, previo al pago, la presentacin de la cdula de identidad. Por medio de endoso, mediante una firma, puede ser transferido a otra persona.
En
SERIE AZF 5455227 0 - 000555 - 20 - 2
COMERCIAL CATEDRAL S.A.
HUERFANOS 600 SANTIAGO

$ 354.000
DE ABRIL DE 2002

STGO 08
PAGUESE A LA ORDEN DE

MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO
O AL PORTADOR

LA SUMA DE

TRESCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL --------------------------------------------------------PESOS M/L

BANCO AZUL

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

Cheque al Portador:
En

que no se ha borrado las expresiones o al portador ni la orden

de. Es transferible sin necesidad de endoso, pudiendo ser cobrado o depositado en la cuenta corriente bancaria de cualquier persona.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

Cheque Nominativo:
En que se ha borrado, mediante rayas las palabras o al portador y

la orden de. Puede ser cobrado slo por la persona en cuyo favor se ha girado. Puede ser endosado exclusivamente a un banco, en comisin de cobranza, colocando las palabras valor en cobro o para ser depositado en mi cuenta corriente.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

Cheque Cruzado:
En

cuyo anverso se han trazado dos lneas transversales. Puede ser cobrado slo a travs de su depsito en un banco. Tanto los cheques a la orden, nominativos, como los cheques al portador pueden ser cruzados.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) ENDOSO DE DOCUMENTOS

El

endoso se encuentra definido en el artculo 655 del Cdigo de Comercio, El endoso es el escrito puesto al dorso de la letra de cambio y dems documentos a la orden, por el cual el tenedor transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye en prenda lo anterior se desprende que el endoso puede ser de distintas clases:
Endoso

De

translaticio de dominio: Sirve para transferir la propiedad o dominio del crdito representado por el documento
en comisin de cobranza

Endoso Endoso

en Garanta: Este endoso faculta a un Acreedor del endosante para cobrar el documento a su vencimiento y, adems, para aplicar el producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

CONCILIACION

BANCARIA

El objetivo principal de la conciliacin bancaria es el de identificar los valores que representan diferencias entre el Saldo que muestra el banco, y lo que aparece anotado o registrado en la contabilidad de la empresa, en la cuenta de mayor del banco o en el Libro Auxiliar de banco a una fecha determinada. Las diferencias ms comunes que vamos a encontrar en las cartolas del banco y el registro contable son:

Cheques girados y no cobrados, es decir, a la fecha de la conciliacin no han sido presentados para su pago . Depsitos realizados por la empresa que no aparecen registrados en el banco, por diversas causas entre la ms comn, fechas de corte. Gastos cargados en la cuenta corriente que la empresa desconoce.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

En trminos sencillos, la conciliacin consiste en cuadrar, a una fecha determinada, la informacin que entrega el banco con los saldos segn la contabilidad. Por tanto, la conciliacin podemos llevar a cabo por dos mtodos :

Esquemtica: Es aquella modalidad en la cual se parte de uno de los dos saldos, a objeto de cuadrar con el otro saldo en base a las diferencias que se presenten.

SALDO SEGN CARTOLA O BANCO $ ___________ Mas : - Ingresos registrados por empresa, no contabilizados por banco - Disminuciones registrados por banco, no contabilizados por empresa Menos : - Disminuciones registrados por Empresa y no contabilizados por banco - Ingresos registrados por Banco y no contabilizados por Empresa SALDO SEGUN CONTABILIDAD $ ___________

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

Columnas : Se toman todos los antecedentes que implican un movimiento normal de operaciones tanto para el banco, como para la empresa.
EMPRESA DETALLE DEBE HABER BANCO DEBE HABER

SUMA DIFERENCIA

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Clculo de la Conciliacin Bancaria a partir del Saldo de la Cartola Bancaria .

SALDO SEGN CARTOLA BANCARIA $

(+)

CARGOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(-)

ABONOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(+)

CARGOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

(-)

ABONOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

SALDO IGUAL A LIBRO MAYOR CUENTA BANCO

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Clculo de la Conciliacin Bancaria a partir del Saldo del Libro Mayor de Banco .

SALDO SEGN LIBRO MAYOR DE BANCO $

(-)

CARGOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(+)

ABONOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(-)

CARGOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

(+)

ABONOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

SALDO IGUAL A CARTOLA BANCARIA

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios

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1.Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice. 2.Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material. 3.Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difcil de obtener, pues hoy en da, el costo de una computadora personal ya esta al alcance de cualquier pequea empresa.

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4.Deben efectuarse conteos fsicos, peridicos y sistemticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados. 5.Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn, informes de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin para las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado. 6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacn debidamente autorizado.

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7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancas recibidas en consignacin o en depsito. 8. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque. 9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin. 10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

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11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario. 12. Comprar el inventario en cantidades econmicas. 13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas. 14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

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15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de laorganizacin. 16. Conformar los inventarios fsicos con los registros contables. 17. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos.

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18. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. 19. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. 20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. 21. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacn y los registrados por contabilidad.

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22. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o deterioros por negligencia. 23. El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

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24. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe. 25. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni estos, tener acceso a los mismos. 26. Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de u artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

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27. Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en un poca determinada, se aumente la cantidad mxima.

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28. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algn artculo esta llegando al lmite mnimo de existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn. Este le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.

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29. Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de mercancas. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe estn de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual aadir al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artculo.

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30. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que debemos envirselas. En estos casos, aunque la mercanca no haya salido del almacn, se dar de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarn en existencias pero no disponibles.

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El Departamento de ventas pasara informacin al encargado del registro de control de inventarios para que la operacin sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancas al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancas, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.

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31. Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del almacn debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn nicamente si estn respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado.

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El problema de la salida de mercancas del almacn no radica solamente en el control de las mismas sino en como determinar su valor. El lgico suponer que si un artculo fue dado entrada al almacn a un costo de Bs. 10 por unidad, deberemos valorar su salida a ese mismo precio de costo de Bs. 10, pero en la prctica es normal que un mismo artculo haya sido dado entrada a diferentes precios de costo pues al adquirirlos en distintas fechas o a diversos proveedores, los costos de un artculo pueden ser variables.

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