Sistemas de tipo Workflow

Agenda

Contexto, definicin Arquitectura, componentes Estndar WfMC Qu evaluar en un wf? Beneficios Modelamiento

Contexto en que surgen

Las tendencias imperantes en el mundo de los negocios:

Aumento de productividad Mejor calidad Mejor servicio al cliente Reduccin de costos Entorno cambiante

obligan a las empresas a repensarse a s mismas y redisear sus soportes tecnolgicos.

Contexto: Organizaciones tradicionales (piramidales)

Contexto: Org. Tradicionales: estrategia de automatizacin

Proliferacin de sistemas departamentales inconexos, no integrados y parciales, enfocados al registro y recuperacin de grandes volmenes de informacin La tecnologa es usada para mecanizar antiguas formas de trabajar Sistemas inflexibles que rigidizan las organizaciones

Contexto: Organizaciones modernas (por proceso)

Contexto: Estrategias de automatizacin org. modernas: tecnologas de apoyo al trabajo colaborativo o Groupware

Nueva clase de tecnologas (software y hardware) que ayudan a las personas a trabajar mejor en equipo Crean un ambiente en el cual las personas pueden compartir informacin y otros recursos de la red sin restricciones de tiempo y espacio. Apoyan la comunicacin, colaboracin y coordinacin de las personas

Contexto: algunas estadsticas

10-15% de los ingresos de una org. se gastan en crear, administrar y distribuir documentos 60% del tiempo de las personas se gasta trabajando con documentos 75%-85% de los documentos de negocios estn en papel Un documento en promedio es copiado 5 veces. Un trabajador pierde en promedio 50%-80% de su tiempo buscando informacin

Contexto: impacto de los Workflow

Workflow tendr tanto impacto en informtica como lo tuvieron las bases de datos hace 20 aos.

De Dependencia de datos A Dependencia de flujos

Qu es un workflow? Una aplicacin que ....

Representa procedimientos de trabajo mediante el flujo de documentos electrnicos Transfiere estos documentos de un empleado a otro, de acuerdo a las reglas del negocio Registra los datos en una base de datos administrativa, con fines de medicin y seguimiento

Qu es un wf?: mbito de operacion

Los workflow tienen como misin apoyar procesos estructurados orientados a la administracin caso a caso, en los que intervienen varios actores. Los workflow no son candidatos para:

procesos altamente automatizados e intensivos en transacciones que requieren escasa intervencin humana. procesos colaborativos no repetitivos, creados para un nmero limitado de ocurrencias
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Qu es un wf?: el director de orquesta

Analista

Comit

Cliente

Atencin clientes

Qu es un wf?: pegamento
Departamento Comercial Departamento Produccin Departamento Administracin

Proceso
Orden de compra

Programacin de la produccin

Contabilidad, facturacin

Workflow: aplicaciones tpicas

Solicitudes de crdito o leasing (Bancos, Financieras) Atencin de reclamos y solicitudes de clientes (Bancos, empresas de servicios) Solicitudes de reembolso (Isapres, Seguros) Trmite de pensiones (AFP) Oficinas de partes (adm. Pblica) Procesos administrativos (pedidos internos, rdenes de compra, solic. Vacaciones, ...)

Historia: Evolucin del flujo de trabajo

Explcito pero an parte de las aplicaciones
Interactivo y separado de las aplicaciones

Fsico Papel Proceso manual

Incrustado en las aplicaciones

Arquitectura

Basada en correos electrnicos

inteligencia en el mensaje inteligencia distribuida

Basada en servidor de Base de Datos (orientados a transacciones)

relacionales documentales

Hbridos

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Arquitectura basada en B.de D.

B.D. Definiciones Motor: Procesamiento de transacciones B.D. Transacciones

Servidor Cliente

Modelamiento y desarrollo

Administracin

Ejecucin y monitoreo
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Arquitectura hbrida: BD y mail

B.D. Definiciones Motor B.D. Transacciones

Servidor de correo Servidor Cliente Modelamiento y desarrollo Administracin Ejecucin y monitoreo

Cmo evaluarlos? caractersticas deseables

Lenguaje (graf.) para modelar el flujo de trabajo Configurabilidad/modificaciones de los flujos en operacin Identificacin de responsables y tiempos de ejecucin de cada subproceso Seguimiento y registro de la historia de la tramitacin: estadsticas Manejo de situaciones de excepcin Asignacin del trabajo a usuarios, de acuerdo a carga de trabajo
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Cmo evaluarlos? (2)

Casos que tienen hijos autnomos (ej; nota de pedido que da lugar a varias rdenes de compra) Integracin con el medio ambiente Paralelismo, puntos de decisin, sincronismo Subprocesos Alarmas Apertura - soporte de estndares (ej:OLE, DDE) API con lenguajes de programacin Seguridad Soporte de documentos, imgenes ...
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Estndares

Workflow Management Coalition

Modelo de referencia Glosario Interfases

Propiedades
Seguimiento Medicin Historia Alarmas Oportunidad

Flexibilidad
Viernes 28

Beneficios

Reducen costos Mejoran la calidad y rapidez del servicio Mejoran el uso y la oportunidad de la informacin Mejoran el control de los procesos Flexibilidad organizacional Diferenciacin en el mercado Eliminacin de trabajo

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Workflow: principales actores

Workflow transaccionales (de produccin)

Filenet, Forte, Eastman, Staffware, IBM Flowmark, Plexus

Workflow de coordinacin (ad-hoc)

Action, Lotus Notes, MS Exchange, TeamWare

Reingeniera de procesos y workflow

El trmino hace referencia a cambios importantes en el manejo y en los procedimientos de las organizaciones Surge a partir de:

la necesidad de ser ms competitivos en un mercado globalizado mantener clientes satisfechos, mediante ofertas personalizadas oportunidades creadas por el desarrollo de las nuevas tecnologas
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Reingeniera y workflow

Reingeniera: cambios en los procesos de negocios pueden provocar mejoras radicales en el rendimiento Parte de las definiciones estratgicas de la organizacin (misin, objetivos ..) y va ganando en detalle (enfoque top down) Workflow: se reorganizan las actividades operativas y se ligan todas aquellas que pertenecen a un mismo proceso (enfoque bottom up)

Reingeniera y workflow
Misin Objetivos

Reingeniera Procesos Workflow Actividades

Funciones

Modelamiento

Mapa no es el territorio

Modelamiento de sistemas

Estrategia
Particionamiento Mltiples perspectivas

Modelamiento de sistemas
Espacio funcional

Espacio de datos

El sistema

Espacio de coordinacin y sincronizacin

Espacio de estados

Modelamiento: metodologas

Metamodelos
Modelos orientados a las tareas: Information Control Net (ICN) de Xerox Modelos basados en estados Modelos orientados al cliente: Bussiness Process Design Language (BPDL) de BDA

En la base: redes de Petri

Modelamiento: Algunos trminos

Procesos o procedimientos Tareas o actividades Estado Rutas Reglas Roles/actores Formularios o documentos electrnicos Transacciones, instancias o casos

Modelamiento: modelo ICN

A21 A22 A24

A23

R1
A1

P2

A3

Or: nodo de decisin &: paralelismo (sincronismo) Ai: actividad Pi: subproceso Ri: Rol Dat: repositorio de info

R2
A5
A4 & &

A7

Dat

R4

A6

Ingresar Solicitud

Ej. Atencin a Pblico

Jefe Depto. Jurdico Emitir Oficio Rechazo Jefe Dpto. Capacitacin Emitir Oficio Rechazo Calificar y Resolver aspectos tcnicos Supervisor

Oficina de Partes
Comunicar resolucin

Asignar Abogado

Jefe Depto. Jurdico

Resolver Aspectos legales Abogado Asignar Supervisor

MODELO: INSCRIPCION OTE SENCE

Jefe Depto. Supervisin

Emitir Director y firmar resolucin Nac.

Modelamiento: BPDL
Peticin
Cliente
0:0:0

Negociacin

Ejecutor

Workflow bsico

Aceptacin

Ejecucin

Modelamiento: mapas BPDL

Ej ecutivo 0:0:0 Escalamiento "etapa1" Geren te d e r ea

0:0:0 Cl iente Workflow Pri mar io

Ej ecutivo Ej ecutivo

0:0:0 Escalamiento "etapa2"

Co mit

Ej ecutivo Ej ecutivo 0:0:0 Deleg acin 2 Factur acin

0:0:0 Deleg acin 1

Despacho