EL TRABAJO POR PROYECTOS

Un proyecto se puede definir como la descripcin y desarrollo de un proceso que permite resolver un problema y orientar un proceso de cambio mediante la instrumentacin de estrategias apropiadas dentro de un horizonte de tiempo y espacio dados.

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EL TRABAJO POR PROYECTOS

Otra

definicin: conjunto de actividades planificadas ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio nico.
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IMPORTANCIA DEL TRABAJO POR PROYECTOS

La expresin de cualquier idea de intervencin sobre la realidad, tanto a nivel privado como pblico, a travs de proyectos, es hoy da casi un cdigo universal de comunicacin. Ante esta situacin, el conocimiento y la habilidad para identificar, formular y gestionar proyectos, cobra cada vez ms importancia.
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DIMENSIONES DE UN PROYECTO
En un proyecto debe especificarse claramente:
QU POR QU Se quiere hacer Se quiere hacer Descripcin del proyecto Fundamentacin o justificacin, razn de ser y origen del proyecto. Objetivos, propsitos. Metas Localizacin fsica (ubicacin en el espacio) Actividades y tareas. Mtodos y tcnicas. Cronograma. Destinatarios o beneficiarios. Recursos humanos. Recursos materiales Recursos financieros

PARA QU CUNTO DNDE CMO

Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se va a hacer

CUNDO A QUINES QUINES CON QU

Se va a hacer Va dirigido Lo van a hacer Se va a hacer Se va a costear

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CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO

Orientado a metas Involucra la realizacin coordinada de diferentes actividades Cada actividad es finita, tiene un principio y un fin concreto Conforma en conjunto un producto o servicio nico Es ejecutado por personas Tiene restricciones de disponibilidad de recursos Es planeado, ejecutado y controlado
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ORIGEN DE UN PROYECTO
Un proyecto surge para: satisfacer una necesidad, remover obstculos que impiden la satisfaccin de esa necesidad, desarrollar una capacidad, resolver problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio, aprovechar una oportunidad o una ventaja, evadir o superar una debilidad o una amenaza.
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ORIENTACIONES DE UN PROYECTO

Desde el punto de vista de sus propsitos y de sus relaciones con el entorno los proyectos pueden tener diferentes orientaciones: Mantener un estado de cosas que se considera satisfactorio, o el equilibrio de un sistema. Adaptar una institucin, actividad o servicio a un ambiente que ha cambiado. Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de cambio.

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CLASIFICACION DE LOS PROYECTOS

Criterio de producto: Proyectos econmicos directamente productivos y proyectos sociales o de servicios no directamente productivos. Criterio de mtodo: Proyectos de investigacin, de accin, y proyectos de investigacin - accin. Criterio de instrumentacin: Proyectos de desarrollo, experimentales y piloto. Criterio sectorial: Proyectos para industria, comunicaciones, agricultura, salud, educacin, etc. Criterio de cobertura: Nacionales, regionales, sectoriales, institucionales, empresariales, corporativos o individuales.
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CRITERIOS PARA LA EVALUACIN DE PROYECTOS

Factibilidad tcnica: Analiza la relacin entre medios y fines. Factibilidad econmica: Responsabilidad de recursos humanos, materiales y financieros. Factibilidad social : recurso humano, condiciones culturales y sociales. Factibilidad ambiental : nivel de impacto. Costo beneficio: dimensin financiera que se refiere a la recuperacin de la inversin. Costo utilidad: Relacin entre el costo y la importancia o beneficio social. Costo eficiencia: Costo relacionado con el logro de objetivos.
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Qu es la Gestin de Proyectos?

En su versin ms bsica, la Gestin de Proyectos ha sido tradicionalmente considerada como un mtodo o conjunto de mtodos orientados a conseguir la integracin de todo aquello que debe hacerse para que un proyecto alcance sus objetivos.
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Variables de la Gestin de Proyectos

Tiempo

Calidad

Costo

Los objetivos de un proyecto, de acuerdo con esta metodologa clsica, se pueden sintetizar en tres variables: el costo, el tiempo y la calidad (o funcionalidad, o rendimiento, dependiendo del objeto y naturaleza del proyecto). La Gestin de Proyectos, a este nivel, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sera posible, al menos en un plano terico, conseguir una mayor calidad empleando ms tiempo y a un mayor costo.
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Variables de la Gestin de Proyectos

Objetivos del proyecto Para cada una de las tres variables, la Gestin de Proyectos dispone del correspondiente instrumento de planificacin y control: la calidad se determina y verifica por medio de las especificaciones/planos o prescripciones del proyecto (documentacin tcnica); el costo, mediante el presupuesto; y el tiempo, con el programa o calendario del proyecto.

Calidad

Costo Tiempo

Presupuesto Especificaciones Programa

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FASES DE UN PROYECTO

Planificacin

Fases

Programacin

Control

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FASES DE UN PROYECTO
La Planificacin requiere desglosar el proyecto en actividades, estimar recursos, tiempo e interrelaciones entre actividades. La Programacin requiere detallar fechas de inicio y terminacin. El Control requiere informacin sobre el estado actual y analiza posibles cambios cuando surgen dificultades.

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PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Determinacin de objetivos Definicin del proyecto Determinar los recursos necesarios Organizacin del proyecto

Fases de un proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO

Secuencia de actividades Programacin de recursos Asignacin de recursos

EJECUCIN DEL PROYECTO

CONTROL DEL PROYECTO COSTOS CALIDAD CURSO ELABORACION DE PROYECTOS TIEMPO

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PLANIFICACIN
Problemas que se superan con una correcta planificacin: Definicin inadecuada de las necesidades del cliente Indefinicin en las especificaciones de los objetivos Falta de concrecin del punto final del proyecto Comunicacin deficiente sobre las necesidades y cambios del proyecto
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QU SE DEBE CONSIDERAR EN LA PLANIFICACIN?

Para la elaboracin de un plan se requiere la siguiente secuencia: 1. Cul es la situacin actual? 2. Hacia donde se ha de evolucionar? 3. Qu cambios se han de introducir y a que afectan? 4. Qu recursos sobran o faltan y qu costos supondr? 5. Cmo, cundo y para quien se llevar a cabo el cambio?
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PLANIFICACIN
1.- Determinacin de objetivos
Resultado Coste Tiempo

2.- Definicin del proyecto

PLANIFICACIN

Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades

3.- Determinacin de los recursos necesarios 4.- Organizacin del proyecto

Equipos de proyecto
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PROGRAMACIN
Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relacin existente entre las distintas actividades para lograr una asignacin de recursos ptima Grficos Gantt y los mtodos CPM y PERT

CONTROL DEL PROYECTO

Costo
Calidad Tiempo
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Tcnicas de planificacin y control de proyectos

A.- GRFICAS GANTT
Fecha actual (15 de julio)
INVESTIGACIN DE MERCADOS
DESARROLLO DEL CONCEPTO TESTS DE VIABILIDAD DISEO PRELIMINAR DISEO DEL PROCESO FABRICACIN DE PROTOTIPOS PRUEBAS DE MERCADO DISEO FINAL LANZAMIENTO

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul

Ago Sep Oct Nov Dic

Tiempo (meses)

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Tcnicas de planificacin y control de proyectos

B.- MTODO DEL CAMINO CRTICO (CPM)
ETAPAS
Mtodo del camino crtico (CPM)

1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas actividades. 2.- Calcular los tiempos de cada actividad. 3.- Calcular la holgura de cada actividad. 4.- Determinar el camino o caminos crticos.
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Tcnicas de planificacin y control de proyectos

Mtodo PERT

C.- MTODO PERT: Program Evaluation and Review Technique Duraciones aleatorias
Tiempo pesimista

Tiempo normal o ms probable

Tiempo optimista

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PERT y CPM

Tcnicas de red. Ambas elaboradas en los aos cincuenta: CPM por DuPont para plantas qumicas. PERT por la marina de Estados Unidos para los misiles Polaris.

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GUA PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS

Cartula ndice Descripcin del proyecto Justificacin del proyecto Objetivo general y Objetivos especficos Metas. Localizacin fsica (ubicacin en el espacio). Actividades y tareas - Mtodos y tcnicas. Calendario de actividades o cronograma. Beneficiarios previstos. Recursos humanos. Recursos materiales y financieros. Clculo de los costos de ejecucin y elaboracin del presupuesto. Resultados
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GUA PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS

Cartula Todo documento de proyecto comienza con una primera hoja donde figuran los datos principales del mismo. Nombre del grupo u Organizacin Denominacin (nombre) del proyecto Nombre de la persona de contacto y datos (Direccin postal, telfono, fax, e-mail). Lugar donde se realizar el proyecto (Barrio, Distrito, Localidad) Fecha de elaboracin del proyecto
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Descripcin del Proyecto

Respondemos a la pregunta Qu? En este paso es fundamental identificar claramente el problema que se quiere solucionar mediante el proyecto que se va a elaborar. Si nos equivocamos en la identificacin del tema el error se transmitir al resto del proyecto. No podemos llegar a la solucin satisfactoria de un problema si no hacemos primero el esfuerzo por conocerlo razonablemente. Para ello, es fundamental realizar, antes de comenzar a elaborar el proyecto:

La bsqueda de material sobre el tema. Entrevistas a expertos en el tema. Bsqueda de trabajos anteriores realizados el tema (como una forma de no superponer esfuerzos) Bsqueda de experiencias realizadas en otras barrios y/o en otras localidades, provincias y/o pases.
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Justificacin del proyecto
Respondemos a la pregunta Por qu? Es muy importante destacar: para que una justificacin sea completa y correcta, debe cumplir con dos requisitos:

Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin. Justificar por qu este proyecto que se formula es la propuesta de solucin ms adecuada y viable para resolver ese problema.

Como posibles contenidos bsicos o sub puntos que se pueden incluir en esta parte del informe, le sugerimos los siguientes: Antecedentes Situacin actual o anterior al proyecto Situacin prevista al finalizar el proyecto propuesto Amenazas y oportunidades

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Objetivos

Respondemos a la pregunta Para qu?

Es conveniente hacer una distincin entre el objetivo principal o general y los objetivos especficos:

Objetivo principal o general: es el propsito central del proyecto. Objetivos especficos: son especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar a consolidar el objetivo general.
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Objetivo principal o general:
Es una forma de tener una visin general del tema hacia donde apunta nuestro proyecto. Para definir cmo vamos a lograr nuestro objetivo nos preguntamos: Qu actividades realizaremos? Quines las van a realizar? Cmo nos organizamos? Quines coordinarn el grupo, quines son los responsables de cada actividad? Cmo nos distribuiremos las tareas en el grupo para lograrlo? Cmo lo haremos? Qu actividades nos proponemos y en qu tiempo? Dnde realizaremos cada actividad? Con quin se realizar cada actividad especficamente? Con qu? Con qu recursos contamos y cules nos hacen falta. De qu tipo son los recursos que necesitamos: materiales, humanos, financieros, avales, etc. Qu recursos son imprescindibles y cules pueden faltar sin que el proyecto se detenga por ello.
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Objetivos especficos:

La definicin de los dems elementos del proyecto y la estructura del mismo (componentes) se derivan de estos objetivos. La experiencia muestra que las deficiencias en la formulacin de los objetivos inmediatos es la principal causa de deficiencias en el diseo del proyecto. El objetivo inmediato expone los logros que se esperan del proyecto. Deben ser realistas en el sentido, que sea razonable esperar que se logren dentro de los lmites de tiempo, dinero y recursos humanos del proyecto. Deben redactarse de forma tal que sea posible observar los logros. Que se pueda evaluar el xito o fracaso del proyecto.

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Metas

Respondemos a la pregunta Cunto? se quiere hacer Las metas son logros especficos, indican cunto se quiere lograr con la realizacin del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un mbito o espacio delimitado. Permiten determinar el nivel y composicin de los insumos, las actividades que se necesitan emprender y la forma en que se realizaran esas actividades. Las metas son fundamentales, para que los objetivos no queden solo en buenas intenciones, que nunca se concreten.
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Localizacin fsica

Respondemos a la pregunta Dnde? se quiere hacer Consiste en determinar el rea en dnde se realizar el proyecto. Indicar la ubicacin geogrfica del dentro de la ciudad, Distrito, barrio o manzana, lugar o zona en donde se desarrollar el proyecto.

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Actividades y tareas - Mtodos y tcnicas.

Respondemos a la pregunta Cmo? se quiere hacer Actividades y tareas: Lo que materializa la realizacin de un proyecto es la ejecucin secuencial e integrada de diversas actividades y tareas. Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo de lograr el encadenamiento correcto de las mismas, evitando graves desajustes que influyan en la realizacin del proyecto.

Mtodos y tcnicas: Se trata de especificar el instrumental

metodolgico y tcnico que se utilizar para realizar las diferentes actividades. En el caso de proyectos de trabajo social o de animacin, un criterio bsico y central en la eleccin de mtodos y tcnicas, es el dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven o posibilitan la participacin de la gente en el desarrollo del proyecto.
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Calendario de actividades o cronograma

Respondemos a la pregunta Cundo? se quiere hacer Para realizar el calendario o cronograma del proyecto, existen diferentes tcnicas grficas de apoyo a la programacin que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captacin rpida y global de la secuencias de las actividades. El ms simple y conocido es el diagrama de avance o diagrama de Gantt.

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Beneficiarios previstos Respondemos a la pregunta A quines? va dirigido Determinar y caracterizar la poblacin afectada a quien el proyecto contribuir a satisfacer una necesidad mediante la cobertura de un dficit de servicio demostrado actual y futuro-. Puede haber beneficiarios directos (quienes reciben el resultado del proyecto) y puede haber beneficiarios indirectos (los que si bien no reciben el resultado del proyecto se vern beneficiados con la realizacin del mismo).
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Recursos humanos

Respondemos a la pregunta Quines? lo van a hacer Para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar la cantidad de personas, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quin es responsable de qu y cmo esta distribuido el trabajo. Equipo del Proyecto (Nombres, edades y funciones) Cmo se toman las decisiones en el grupo para desarrollar el proyecto? Cuando la ndole del proyecto as lo requiera, hay que indicar la necesidad de capacitar los recursos humanos que exige la realizacin del proyecto.

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Recursos materiales y financieros

Respondemos a la pregunta: Con qu? Se va a hacer Los recursos materiales: son las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura fsica, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto. Los recursos tcnicos: son las alternativas tcnicas elegidas como las ms indicadas al proyecto, como as tambin las tecnologas a utilizar. Los recursos financieros: consiste en una estimacin de los fondos que se pueden obtener, indicando las diferentes fuentes con que se podrn contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, crditos, etc. Es necesario tambin establecer un calendario financiero, en donde se indica cada actividad en determinado momento del proyecto y cules son los recursos financieros necesarios para llevarlas a cabo. Hay que precisar tambin, la forma en que se irn obteniendo los recursos, asegurando el ritmo de operacin del proyecto, de modo que haya una permanente revisin y nivelacin entre gastos e ingresos. Importante: un proyecto en el que no hay recursos, no es mucho ms que una declaracin de buenos propsitos.
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Clculo de los costos de ejecucin y elaboracin del presupuesto

La funcin del presupuesto es la de asignar recursos, determinar la fuente u origen de los mismos y asegurar el desarrollo normal del proyecto. Por lo tanto vemos que existe una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades. El presupuesto comprende los siguientes rubros principales:

Costo de personal Viticos Locales Material y equipo Gastos de funcionamiento Imprevistos Beneficios

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Resultados

Debe responder a la pregunta qu vamos a lograr? Son los productos tangibles que el proyecto mismo debe producir Los resultados deben describirse lo ms concretamente posible y en trminos verificables Todo objetivo inmediato deber ser apoyado por lo menos por un resultado. Es probable que haya ms de un resultado por cada objetivo. En caso de que el resultado no se corresponda con un objetivo, se deber revisar la formulacin. Tal vez en lugar de un objetivo se haya expuesto un resultado o incluso una actividad, lo cual constituye un error muy comn.

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Factores de xito
Que el proyecto responda a prioridades objetivas
Adecuada consideracin de los intereses de los beneficiarios.

Adecuada formulacin del proyecto

Adecuada planificacin del proceso completo

Suficiente capacidad organizativa y de coordinacin

xito de un proyecto

Que el proyecto se inserte dentro de la poltica sectorial

Respeto de los compromisos adquiridos

Existencia de facultades adecuadas para llevar a cabo el proyecto

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