TEORIA DE LA ORGANIZACIN Y DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

DRA. CAROLL BEJARANO RODRIGUEZ

PRIMERA UNIDAD
La Administracin estratgica y la efectividad organizacional

LOS RETOS ORGANIZATIVOS

Direccin de las organizaciones en un entorno global Diseo y estructura (reestructuracin) de las organizaciones Mejora de la calidad, fortalecimiento de los miembros de la organizacin y mejora de la competitividad. Reduccin de la complejidad, aumento de la velocidad de reaccin ante los cambios del entorno Gestin de la organizacin segn valores ticos y morales.

EL RETO GLOBAL

La competencia extranjera remeci a EE.UU, como en el caso de la Industria automovilstica. La crisis del oriente medio y la implicancia de la importacin del petrleo. La situacin econmica y poltica de China y los TLC Negocios con Hong Kong centro econmico asitico La implementacin de los TLC y las reducciones de las barreras comerciales Nadie puede evadir los acontecimiento nacional o mundiales.

ORGANIZACION

Se define como: Dos o mas personas que trabajan en colaboracin y en conjunto dentro de unos limites identificables para alcanzar una meta u objetivo en comn. Lo que conlleva a: Miembros: personas que la conformar Divisin del trabajo Metas y objetivos compartidos

TEORIA DE SISTEMAS

Proporciona una forma simple de modelar las organizaciones

Centrndose en la estructura y en las relaciones o interdependencias entre las diferentes partes de la organizacin

ENFOQUE SISTEMICO

Representa la idea:

Las organizaciones se componen de partes y que estas partes interactan entre si para alcanzar las metas organizativas La suma de interacciones de las partes de una organizacin en funcionamiento conjunto es mayor que el efecto de las partes trabajando por separado .

ENFOQUE SISTEMICO

Caractersticas adicionales

Holismo:

Considera un sistema como un todo en funcionamiento y los cambios producidos en cualquier parte de un sistema es probable que afecten a todo el sistema

Sinergia:

Hace referencia al efecto interactivo de las partes del sistema en funcionamiento conjunto

SISTEMA CERRADO

Aquellos que perpetan en s mismos so reciben energa ni recursos externos No necesitan interactuar con entornos Tendientes al colapso (Entropa)

SISTEMA ABIERTO

Reconoce que las organizaciones Reciben energa (inputs) de sus entornos externos en forma de recursos productivos Capacidad de procesamiento o proceso de transformaciones y produccin y salida (outputs)

EL MODELO DE SISTEMA ABIERTO

Entorno externo Fuentes y condiciona ntes de los Inputs
Procesos Inputs Transformacin Outputs

rea de contacto Gestin rea de contacto con el con el exterior (toma de decisiones, exterior (adquisicin de planificacin, control Transacciones recursos) y estructuracin Ventas Recursos: Humanos, Produccin Publicidad materiales, Mantenimiento Relaciones publicas financieros e Adaptacin informticos

Oportunid ades y condiciona ntes de los Outputs

Entorno externo

SEGUNDA UNIDAD
Estructura y Diseo de la Organizacin

LA ESTRUCTURA

Las organizaciones necesitan una estructura para:

Dividir la mano de obra y Coordinar el trabajo que se estaba realizando.

UTILIDAD DE LA ESTRUCTURA

Proporciona Diferenciacin: Forma sistemtica de divisin de la mano de obra Integracin: Forma sistemtica de coordinacin

Proporciona Relaciones entre individuos Canales formales de comunicacin Determinacin de responsabilidad en tareas y delegacin de autoridad en el proceso de la toma de decisiones.

ESTRUCTURA APROPIADA

Se caracteriza por tener:

Lneas apropiadas de autoridad y de responsabilidad Diferenciacin e integracin eficaz Canales de comunicacin claros y bien desarrollados.

Es necesaria para realizar operaciones adecuadas en la organizacin y debe proporcionar un rendimiento eficaz.

RECOMENDACIONES

No existe la forma optima de estructurar Depender de su contexto:

Metas Entorno Tecnologa Tamao Cultura

TIPOS DE ESTRUCTURAS

Formal:

Definida por la Direccin y que se puede presentar en organigramas organizativos.

Informal:

No reconocida y sus lneas de relacin, canales de comunicacin, autoridad, poder y responsabilidades que pueden variar enormemente de la configuracin formal.

Pueden existir de manera simultnea.

LA ESTRUCTURA Y DISEO

No aparecen al azar sino que los individuos que trabajan en las organizaciones toman decisiones y seleccionan acuerdos estructurales especficos. Es una importante decisin estratgica.

TERCERA UNIDAD
METAS ORGANIZATIVAS Y LA EFICIENCIA

LAS METAS

Los Directivos deben afrontan una tarea importante:

Establecer metas y objetivos que van destinados a satisfacer las necesidades y los deseos de un conjunto complejo de constituyentes internos y externos a la organizacin.

LAS METAS Y OBJETIVOS

Establecen el estado futuro deseado que la organizacin pretende lograr. Las metas

Crean legitimidad para la organizacin Proporcionar la base lgica de su existencia y son tambin las que. Guan las acciones de sus miembros Establecen los estndares para poder medir el rendimiento organizativo

OFICIALIZACION DE METAS

Pueden aplicar organizacin.

diferentes

niveles

de

la

Las declaraciones de la misin o metas oficiales establecen las pretensiones generales de la organizacin como un todo en trmino bastante generales. Las metas operativas son ms especficas y pueden adaptarse a departamentos individuales, divisiones o grupos de trabajo.

CATEGORIAS DE METAS OPERATIVAS

Mercado Rendimiento financiero Innovacin Productividad Desarrollo directivo Recursos Rendimiento Actitudes de los empleados

METAS Y EL COMPORTAMIENTO ETICO

La tica utilitarista: Basada en consecuencias La tica formalista: Basada en reglas Proporciona dos marcos de trabajo potencialmente complementarios para estudiar los problemas ticos en las organizaciones.

CLASES DE METAS
Las metas varan dependiendo de los beneficiarios a lo que vayan dirigidos (primarios y secundarios)

Los primarios

Son aquellos a los que la organizacin desean servir (por ejemplo clientes)

Los secundarios

Son los que se benefician por su asociacin con la organizacin (por ejemplo empleados, proveedores y propietarios).

METAS Y TIEMPO

Metas a largo plazo Pueden requerir ms tiempo o que estn vinculadas secuencialmente al logro de metas anteriores Metas a corto plazo Para algunos objetivos que se logren rpidamente

Es necesario asignar un marco temporal a las diferentes metas

UTILIDAD DE LAS METAS

Gua y direccin. Motivan a los empleados a alcanzar resultados especficos

Unificar o consolidar a los miembros organizativos. La organizacin obtiene legitimidad para sus acciones a partir de la declaracin de su misin y de las metas.

Proporcionan estndares para juzgar el rendimiento de

RECOMENDACIONES EN LA DETERMINACION DE METAS

Deben ser cautos a la hora de utilizar las metas solo para medir la eficacia.

Considerar el nmero de diversidad y complejidad de las metas cuando intenta crear una estructura y diseo

adecuado para gestionarlas

TECNICAS DE GESTION DE METAS

Secuencia Establecimiento de prioridades Generacin de satisfaccin Negociacin.

INDICADORES DE LA EFICIENCIA

Uso adecuado de recursos Uso adecuado de tiempo Mayores niveles de compromiso Menores niveles de oposicin.

CUARTA UNIDAD
TAMAO ORGANIZATIVO CRECIMIENTO CICLO DE VIDA

MEDICION DEL CRECIMIENTO

Indicadores Cuota de mercado Los beneficios Ingresos Presencia geogrfica Nmero de productos Nmero de trabajadores. El buen uso de una medida dada depende del propsito que uno tenga.

CRECIMIENTO Y EL PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO

A medida que la organizacin crece tiende a volverse ms especializado y diferenciado. El personal de apoyo tcnico se multiplica y se aaden supervisores. Esto lleva a una organizacin cada vez ms compleja y burocrtica

CRECIMIENTO Y VENTAJAS COMPETITIVAS

El gran tamao puede producir:

Economas de escala Poder de mercado Poder poltico Otros resultados deseados.

En algunos sectores es un requerimiento para que una empresa sea competitiva

CRECIMIENTO Y DESVENTAJAS COMPETITIVAS

No es siempre una ventaja clara. El gran tamao puede sobrecargar una organizacin por

Inflexibilidad Rigidez Burocracia Apata.