Quin tiene la culpa, la gente, los proyectos o la organizacin?

Francisco Rafael Fermn, PMP

Resumen del Expositor

Francisco Rafael Fermin, tiene ms de 32 aos de experiencia en proyectos y gerencia de proyectos. Es miembro fundador del captulo venezolano del PMI y certificado PMP desde 1995. Ha sido gerente de proyectos mayores de Infraestructura. Ha participado en proyectos de transformacin e implantacin de Gerencia de Proyectos y Oficinas de Proyectos para empresas como PDVSA, Movistar-Venezuela, BOD, CANTV y Banesco. Ha desarrollado, actividades acadmicas para el PMI, IIGP, IESA, Universidad Catlica Andrs Bello (UCAB) y Centro Internacional de Educacin y Desarrollo (PDVSACIED), entre otros, participando en la formacin de ms de 9.000 personas

Agenda
Introduccin Elementos Constituyentes Algunos Involucrados Conclusiones

Proyecto Fallido

La Organizacin culpa al Proyecto, el Proyecto culpa a la gente y la gente culpa al Proyecto y a la Organizacin

Quin tiene la culpa, la gente, los proyectos o la organizacin?

Elementos constituyentes

La Gerencia de Proyectos
Conocimientos del rea de Aplicacin (Tcnicos) Conocimientos de Gerencia y Administracin

Gerencia de Proyectos

Productos o Resultados del Proyecto

Planes, EDTs, Diagramas de Gantt, Clculo de precedencias, Anlisis de varianza, Diseo de mtricas, Uso de metodologas, Valor ganado, Perfiles de Progreso Fsico y Financiero, Gerencia de riesgos, Reportes de status, Estimacin y Nivelacin de recursos, Entrenamiento

Comunicacin, Motivacin, Liderazgo, Confianza, Valores, Desarrollo del equipo, Flexibilidad, Toma de decisiones, Visin de negocio, Habilidad para negociar, Manejo de las expectativas, Habilidad para alcanzar objetivos y balancear demandas contradictorias

Planes, EDTs, Diagramas de Gantt, Clculo de precedencias, Anlisis de varianza, Diseo de mtricas, Uso de metodologas, Valor ganado, Perfiles de Progreso Fsico y Financiero, Gerencia de riesgos, Reportes de status, Estimacin y Nivelacin de recursos, Entrenamiento

Comunicacin, Motivacin, Liderazgo, Confianza, Valores, Desarrollo del equipo, Flexibilidad, Toma de decisiones, Visin de negocio, Habilidad para negociar, Manejo de las expectativas, Habilidad para alcanzar objetivos y balancear demandas contradictorias

Pensamientos ntimos
Me estn dando una oportunidad o me acaban de echar un problema encima? Liderando un proyecto o arreando ganado? Yo contra el mundo Cmo hago para que el equipo me siga cuando sus gerentes funcionales les sealan otra direccin? Yo hago el trabajo y otros se llevan la gloria All viene el fastidioso de los viernes, a buscar datos para acusarme ante la Gerencia Ya aparece nuevamente el cliente, seguro trae una de sus nuevas y maravillosas ideas

Bienvenidos

Sabidura Popular

Sabidura Popular

Slo el conocimiento nos har libres

Algunos Involucrados

El Proyecto
Falta de claridad en el Inadecuada definicin del Estimaciones errneas de Desarrollo de un inapropiado
Objetivo

Alcance

Riegos

Duracin

Recursos

Plan de Gerencia

Alta probabilidad de desviaciones que superen las expectativas de los involucrados

Taxonoma de Proyectos Ciclo de vida y fases Criterios de jerarquizacin Definicin y Desarrollo Control de cambios Asignacin de recursos

PROCESOS

SISTEMAS

GENTE
Medicin de conocimiento Formacin continua Manejo del cambio

Gestin de Portafolio
Planificacin y Control Reportes e indicadores

La Organizacin

La exitosa ejecucin de los proyectos, requiere de una Organizacin en la que estos puedan desarrollarse, crecer y fructificar

La Organizacin

El diseo organizacional y la cultura, determinan en buen grado las posiciones y el comportamiento de la gente.. All se definen premios y castigos

Los trabajadores rpidamente aprenden a seguir aquellos elementos que los conduzcan al xito personal

La Organizacin
Para la Organizacin, el proyecto no genera valor. Genera Capacidad Para Generar Valor. Los proyectos de hoy representan los ingresos de maana Las Organizaciones son evaluadas en base al valor generado Es natural, que haya entonces prioridad para resolver problemas operacionales, sobre la demanda para ejecucin de los proyectos

La Organizacin Recomendaciones
Clara diferenciacin entre proyectos y trabajo operativo.
Reconocimiento del rol de Gerente de Proyectos como profesional integrado a la Organizacin.

Descripciones de cargo y metas especficas atadas a la ejecucin de proyectos.

Participacin de los Gerentes de Proyecto en la evaluacin de actuacin de los recursos. Medicin de desempeo que considere tanto al logro del equipo como al logro individual

La Organizacin Recomendaciones
Las Organizaciones responden y actan en funcin a su nivel de madurez Hay que intervenir hasta desarrollar una adecuada cultura de proyectos

La Gente

La direccin en la educacin inicia al determina su futuro

cual la hombre

Platn - Dilogos

La Gerencia

El cronograma es un intento comportamiento del proyecto

de

predecir

el

Modificar el cronograma NO VA A CAMBIAR la fecha de completacin del proyecto

Reducir arbitrariamente la duracin, generalmente se traduce en un problema de calidad

Alcance y Calidad

Recursos Humanos

La Gerencia

La actitud gerencial frente al problema de la planificacin y control Ayudar a los proyectos en problema o castigar a los Gerentes de Proyecto? Mucho ayuda el que no estorba

El Gerente de Proyecto
Conocimiento Lo que sabe de gerencia de proyectos

Rendimiento
Lo que puede lograr utilizando el conocimiento Habilidades personales Como se comporta mientras se ejecuta el proyecto (actitud, caractersticas personales y liderazgo, habilidad para alcanzar objetivo y balancear demandas contradictorias)
PMBOK 4th edition, pag 13

El equipo del proyecto

Poder e influencia del gerente de proyectos

El Gerente de Proyecto no tiene autoridad unilateral sobre el esfuerzo para el proyecto, frecuentemente tiene que negociar con los Gerentes Funcionales El flujo de autoridad (influencia) es mas una red de alianzas entre los participantes que una delegacin de poder dentro de la cadena jerrquica La red de alianzas depende en gran medida de su reputacin individual y como esta se refleja en sus logros profesionales
David Cleland & William King, Systems Analysis and Project Management

Motivacin
AMBICIN

MIEDO

ORGULLO

Motivacin y Expectativas

Relacin Esfuerzo Desempeo Relacin Recompensa Desempeo Relacin Recompensas Metas Personales

Algunas Actitudes y Comportamientos

La forma de estimar
Contingencia

Contingencia

Contingencia

Contingencia

Contingencia

La forma de estimar
Contingencia

Contingencia

Inclusin de la Seguridad La contingencia como elemento para proteger al prestigio y no al proyecto

La forma de estimar
50% 50% 100%

Inclusin de la Seguridad Las estimaciones de tiempo y costo toman como base nuestra peor experiencia

La forma de acometer la tarea

100% Dedicacin 0%

Tiempo acordado

100%

Sndrome del Estudiante Retardo en la aplicacin de los recursos a la actividad porque tenemos tiempo

La forma de acometer la tarea

100% Dedicacin 0%

Corolario Si ocurre el milagro de terminar antes, entonces podemos revisar mas o descansar. Es peligroso entregar adelantado.

Tiempo acordado

100%

La forma de acometer la tarea

El trabajador multitasking
30 25 10

20

10

30

20
10 10

EN CONCLUSIN
Solo mediante la incorporacin de la gente adecuada, correctamente relacionados entre si, soportados en una metodologa de ejecucin de proyectos en lnea con el tamao y la complejidad de sus proyectos, metodologa que se enlace y sea reconocida como propia por la Organizacin, estaremos en el camino de la excelencia en la ejecucin de los proyectos.

Muchas Gracias por su Atencin

Preguntas?

Francisco Rafael Fermn, PMP frfermin@iigproy.com