INFORME CONTROL INTERNO

Marzo 12 a Julio 12 de 2012

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Subsistema de Control Estratgico AVANCES Se han realizado actividades de socializacin de nuestro Cdigo de tica, a travs de talleres ldicos con la participacin de todos los funcionarios *El Desarrollo del Talento Humano ha venido avanzando en sus programas, se ha fortalecido el Programa de Bienestar Social, en este periodo se realizaron actividades y se celebraron: el da de la Secretara, Da de la Madre, Da de la mujer, da del Padre, se les hizo un reconocimiento especial a los funcionarios; se han ofrecido cursos de ingles y de comprensin lectora a los hijos de los funcionarios. Se realiz la primera evaluacin de desempeo correspondiente al primer periodo de la vigencia * El Estilo de Direccin se ha identificado por ser competente, ntegro y transparente, realizando seguimientos, se han presentado cambios favorables en nuestros procesos, cada dependencia cuenta con su plan de accin, se redise nuestra pgina WEB, con un estilo ms fresco y de mayor accesibilidad para los ciudadanos *Contamos con el MAPA DE RIESGOS Institucional, se han realizado talleres con las diferentes dependencias DIFICULTADES Dificultad en la elaboracin de los acuerdos de gestin a pesar que la Oficina de Talento Humano ha ofrecido el acompaamiento para la realizacin de estos, no se han formalizado a la fecha, * Incumplimiento en el proceso de re induccin a los funcionarios * Algunos funcionarios han puesto resistencia a adaptarse al modelo de operacin por procesos, este fue socializado por reas pero an no se tiene una conciencia total, algunas dependencias no le dan importancia en el manejo del control de los riesgos, aunque la direccin se encuentra comprometida y se cuenta con el mapa de riesgos institucional. Subsistema de Control de Gestin AVANCES Existen polticas claras de operacin, las cuales se encuentran estipuladas en el Manual de Calidad de la Alcalda de Montera, contamos con un manual de procedimiento adoptado bajo Decreto No. 0146 de 2011 y que cumple con el modelo de operacin por procesos, se realizan controles y evaluaciones a los procesos y procedimientos, permitiendo que se disminuyan los riesgos. * En relacin con el componente de comunicacin pblica, la administracin ha hecho nfasis en fortalecer este componente, actualmente contamos con nueva imagen de la pgina WEB, es de fcil acceso y es actualizada permanentemente, se da cumplimiento a los lineamientos del programa Gobierno en Lnea, de igual forma se elaboraron y difundieron boletines informativos, publicaciones en la WEB y se suministra informacin a

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travs de redes sociales para mantener informada a la comunidad. *Contamos con el equipo de tecnologa e innovacin, que se encargan de hacerle mantenimiento a nuestros Sistemas de Informacin, permitiendo que se hagan los reportes pertinentes. DIFICULTADES Existe un plan de comunicaciones, pero no fue socializado *Falta de programacin en la compra de suministros (papelera) e implementos para las oficinas, llevando atraso en los diferentes procesos. *Las tablas de Retencin documental se encuentran actualizadas, se realiz su socializacin, pero en algunas dependencias, no se ha implementado Subsistema de Control de Evaluacin AVANCES Este subsistema se contina fortaleciendo, a travs de la toma de conciencia de la autoevaluacin por parte de los servidores pblicos, y seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones independientes (auditoras internas y al sistema de control interno) y las auditorias que se aplican a los procesos y procedimientos. *Los funcionarios cada da toman conciencia de que el trabajar en cumplimiento de los procedimientos hace que su trabajo sea ms eficiente DIFICULTADES Se debe trabajar en el fortalecimiento de los planes de mejoramiento individuales teniendo en cuenta que actualmente se cuenta con un manual actualizado por competencias Estado general del Sistema de Control Interno Se ha dado cumplimiento al Plan de Auditoras programada. Se realiza el comit del sistema integrado de Control Interno, a la fechase se han realizado 3 comits. Se hicieron auditoria a la: Secretara de Trnsito, Oficina de asesora Jurdica, Oficina de contratacin, Secretara de Gobierno, y se constituy para cada una un plan de mejoramiento. Se suscribi el Plan de mejoramiento con Contralora Municipal sobre Amoblamiento Urbano (Vallas y Tableros) Municipio de Montera. Se promovi la cultura de autocontrol por medio de un boletn. Como se puede observar, el Sistema de Control Interno, presente un importante grado de solidez, en cada uno de sus subsistemas, componentes y elementos, se debe reconocer que este cambio es cultural en los Servidores pblicos y que es una labor permanente la bsqueda de la sostenibilidad y madurez del sistema. Los puntos dbiles que se presentan (administracin de riesgos, reiduccin y planes de mejoramiento individual) se han identificado plenamente y se espera que con la ejecucin del plan de mejoramiento

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presentado, lograremos consolidar totalmente el Sistema de Control de Interno. Es importe resaltar el compromiso permanente del nivel directivo de la entidad en el logro de estndares de calidad, del mejoramiento continuo, del fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestin Recomendaciones Crear el plan de comunicacin de la entidad. En el plan de capacitacin de la entidad se deben incluir temas de autocontrol, sentido de pertenencia y responsabilidad, servicio al cliente Garantizar la ejecucin y desarrollo de las acciones correctivas que surgen de los Planes de Mejoramiento y Planes de Accin. Fortalecer el proceso de induccin y re induccin. Aplicar el Plan de Mejoramiento individual. Contar con el material necesario para el buen funcionamiento de las diferentes dependencias de la Entidad.

SANDRA MILENA DEHOYOS OSORIO Jefe de Control Interno ALCALDA DE MONTERA