MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA LAS MANCOMUNIDADES DE MUNICIPIOS EN PROCESO DE FORMACION CONSTITUIDAS EN GUATEMALA

CHIQUIMULA, GUATEMALA 2011

CONTENIDO
No. de Pgina INTRODUCCION JUSTIFICACION OBJETIVOS DEL MANUAL MARCO LEGAL MARCO INSTITUCIONAL ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DESCRIPCION ORGANIZACIONAL Asamblea General Comit de Vigilancia Junta Directiva Oficina Intermunicipal de Planificacin DESCRIPCION Y ESPECIFICACION DE PUESTOS Asesora Externa Gerencia General Unidad de Fortalecimiento Institucional Unidad de Gestin de Proyectos Unidad de Gestin Ambiental, Recursos Naturales y Riesgo Unidad de Fomento de Desarrollo Econmico y Social Encargado (a) de Mantenimiento Departamento de Administracin Financiera 3 4 4 4 6 7 8 9 10 11 13 16 16 17 23 28 35 40 45 48

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INTRODUCCION
Para alcanzar el efectivo funcionamiento, de cualquier mancomunidad conformada en Guatemala, debe contar con una estructura que le permita un trabajo en equipo. Cada miembro del equipo debe conocer y cumplir las funciones que le corresponden para alcanzar eficientemente los objetivos de la Mancomunidad. El Manual Organizacional Bsico para las Mancomunidades de Municipios en Proceso de Formacin Constituidas en Guatemala, que ahora se presenta, tiene como propsito contribuir al logro de los objetivos del Programa de Apoyo a la Descentralizacin y Fortalecimiento Municipal de las mancomunidades que recin inician sus operaciones, y que an no cuenten con un manual bsico. El documento es resultado de un proceso de recopilacin, revisin, anlisis, integracin y complementacin de informacin relacionada con el tema, proporcionada por diferentes mancomunidades actualmente conformado y fortalecido institucionalmente. Este manual, en su versin preliminar, debe validarse por la Mancomunidad y retomado para ser evaluado y actualizado, las observaciones y recomendaciones que surjan en el proceso de revisin, deben analizarse e incorporadas a este documento. El presente trabajo, contiene referencias al marco legal que regula el establecimiento y prestacin de servicios intermunicipales; las principales competencias de la Mancomunidad, contenidas en la legislacin vigente y algunos principios que debieran regir la gestin municipal e intermunicipal. Se incluyen las facultades que la Mancomunidad tiene segn la ley; la organizacin de la Mancomunidad, iniciando con la propuesta organigrama ideal base, a partir del cual y de acuerdo a las condiciones particulares de la Mancomunidad. Seguidamente, se describe cada uno de los puestos incluidos en el organigrama con la informacin siguiente: unidad a la que pertenece, titulo del puesto, funcin bsica, funciones y responsabilidades, supervisin, relaciones internas y externas, requisitos de educacin formal y experiencia, responsabilidades de de disponibilidad, bienes econmicos, documentacin e informacin, condiciones de seguridad y salud laboral, condiciones de trabajo de ambiente y riesgos. El producto final contenido en estas pginas es el fruto del trabajo de la revisin bibliogrfica de los trminos de referencia para la contratacin del personal administrativo, tcnico y operativo de diversas mancomunidades constituidas en Guatemala. Al contar con el presente instrumento, las mancomunidades fortalecen su normativa interna y establece con claridad las funciones que deben realizarse en cada uno de los puestos de trabajo as como los niveles de jerarqua y canales de comunicacin y coordinacin, para que las relaciones laborales se desarrollen con eficiencia.

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JUSTIFICACIN
El Manual Organizacional Bsico para las Mancomunidades de Municipios en Proceso de Formacin Constituidas en Guatemala, indica de manera el contenido de los diferentes puestos, en tanto que las especificaciones establecen los requisitos legales, profesionales, tcnicos y la experiencia ideal o deseable para el respectivo cargo. La descripcin de funciones ofrece de manera escrita los deberes y otras condiciones relacionadas con el puesto y proporciona informacin sobre lo que se hace, como y por que se hace. Es importante comprender la dinmica de la organizacin interna de cada una de las mancomunidades. Existe una base organizativa que debe respetarse no importando que se tengan que ir ejecutando varios y diversos proyectos; el sistema organizativo esta diseado de manera que podrn conformarse varios equipos tcnicos a la vez. La elaboracin de un Manual Organizacional Bsico para las Mancomunidades de Municipios en Proceso de Formacin Constituidas en Guatemala, radica en la necesidad que tienen las mancomunidades que estn en etapa de formacin de resolver la necesidad de contar con una base que les permita orientarse organizacionalmente en cuanto a las funciones y atribuciones de su personal.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Mantener y lograr una solida herramienta organizacional, que contribuya al desarrollo de Planes de Gobierno Municipal e Intermunicipal, de conformidad con las prioridades establecidas y la capacidad disponible. Lograr que se establezca claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos, y se precisen las funciones asignadas a cada unidad administrativa de la mancomunidad. Dotar a las mancomunidades de municipios que se encuentran en etapa de formacin de un instrumento administrativo, que permita que los funcionarios y empleados orienten su quehacer con base a las funciones de su puesto de trabajo.

MARCO LEGAL
Las disposiciones legales que en Guatemala regulan el establecimiento de las Mancomunidades de Municipios, son: a) b) Cdigo municipal: Art. 10 Asociacin de municipalidades. Cdigo Municipal: Art. 49, 50 y 51, Mancomunidades de Municipios. Pgina 4

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Las ordenanzas y reglamentos emitidos por las Municipalidades asociadas, tambin constituyen parte del marco legal de la prestacin de los servicios, por lo que deben respetarse, hacerse del conocimiento de autoridades, funcionarios y empleados municipales y estar disponibles para cualquier consulta. En relacin a las ordenanzas y resoluciones del Concejo Municipal en el caso de las municipalidades asociadas y de la Junta Directiva en el caso de la Mancomunidad, son de observancia general, es conveniente recordar que los mismos deben publicarse en el Diario Oficial para que tomen vigencia, como lo estipula el artculo 42 del Cdigo Municipal. Los que son de observancia interna, no deben publicarse en el Diario Oficial, solamente hacerse del conocimiento del personal para su debido cumplimiento. COMPETENCIAS DE LAS MANCOMUNIDADES Y ASOCIACIONES EN MATERIA DE PRESTACIN DE SERVICIOS INTERMUNICIPALES. El Artculo 2. De la Constitucin Poltica de la Repblica indica que Es deber del Estado, garantizarle a los habitantes de la Repblica la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona. De conformidad con el artculo 35, inciso e) del Cdigo Municipal, Decreto 12-2002 del Congreso de la Repblica, es competencia del Concejo Municipal, el establecimiento, planificacin, reglamentacin, programacin, control y evaluacin de los servicios pblicos municipales, as como las decisiones sobre las modalidades institucionales para su prestacin, teniendo siempre en cuenta la preeminencia de los intereses pblicos Las municipalidades podrn asociarse para la defensa de sus intereses y el cumplimiento de sus fines generales, podr celebrar acuerdos y convenios para el desarrollo comn, de conformidad con el artculo 10 del Cdigo Municipal, las asociaciones municipales se constituirn para la defensa de sus intereses municipales, departamentales o regionales, y para la formulacin, ejecucin y seguimiento entre otros, de la prestacin de servicios municipales. Las Mancomunidades de municipios son asociaciones de municipios, constituidos para la formulacin comn de polticas pblicas municipales, as como la prestacin eficiente de servicios de sus competencias, artculo 49 del Cdigo Municipal. En el artculo 72 del Cdigo Municipal, se indica que El municipio debe regular y prestar los servicios pblicos municipales de su circunscripcin territorial y, por lo tanto, tiene competencia para establecerlos, mantenerlos, ampliarlos y mejorarlos, garantizando un funcionamiento eficaz, seguro y continuo. Artculo 73 del Cdigo Municipal, indica la forma de establecimiento y prestacin de los servicios municipales, inciso b) La Mancomunidad de municipios.

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MARCO INSTITUCIONAL DE LA MANCOMUNIDAD

NATURALEZA La Mancomunidad de Municipios se crea como una asociacin de naturaleza civil, no lucrativa, apoltica, no religiosa, con personalidad jurdica y patrimonio propio. VISIN En este apartado se debe identificar la Visin de la mancomunidad que se encuentra en proceso de formacin.

MISIN En este apartado se debe identificar la Visin de la mancomunidad que se encuentra en proceso de formacin.

VALORES

Algunos valores fundamentales con los que se debe identificar una mancomunidad de municipios en proceso de formacin son:

Autonoma Solidaridad Equidad Concertacin y; Respeto

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ORGANIZACION ADMINISTRATIVA
Los niveles jerrquicos establecidos en la mancomunidad son tres: NIVEL SUPERIOR Representado por el componente poltico y tomador de decisiones organizado a travs de tres rganos instituidos: Asamblea General, Junta Directiva y Comit de Vigilancia. NIVEL DE ASESORIA Ejecutado por todas aquellas instituciones de gobierno y organizaciones no gubernamentales y de cooperacin, as como profesionales externos que intervienen para lograr el xito de las acciones mancomunadas. NIVEL TECNICO ADMINISTRATIVO Est representado por la Oficina Intermunicipal de Planificacin, encargada de ejecutar las rdenes y decisiones del nivel directivo y responsable de realizar las actividades necesarias para impulsar los programas y proyectos de la mancomunidad. Est integrado por las siguientes unidades: Nivel Gerencial Gerencia General Departamento de Administracin Financiera Nivel Tcnico Unidad de Fortalecimiento Institucional Municipal Unidad de Gestin de Proyectos Unidad de Gestin Ambiental, Recursos Naturales y Riesgo Unidad de Fomento de Desarrollo Econmico y Social Nivel Operativo Encargado(a) de Mantenimiento

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL NIVEL SUPERIOR DE UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICIPIOS

ASAMBLEA GENERAL COMITE DE VIGILANCIA JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL ASAMBLEA GENERAL

NATURALEZA Constituye el rgano mximo de decisin de la Mancomunidad. Se integra con los Alcaldes y Miembros de los Concejos Municipales de los municipios que tengan calidad de activos, conforme a lo estipulado en los estatutos, reglamentos, normas y disposiciones de la Mancomunidad. Ser presidida por el Presidente de la Junta Directiva y en su ausencia por el Vicepresidente. Es el responsable de definir y tomar decisiones de carcter estratgico que permitan el desarrollo y fortalecimiento ideolgico y poltico. Las reuniones de la Asamblea deben de realizarse generalmente cada seis meses.

OBJETIVO Promover el desarrollo integral de los municipios miembros de la mancomunidad, a travs de polticas, programas y proyectos elevando el nivel de vida de la poblacin.

FUNCIONES 1. Elegir a los miembros de la Junta Directiva y Comit de Vigilancia 2. Conocer, discutir y aprobar planes de trabajo y presupuesto de la mancomunidad, propuestos por la Junta Directiva 3. Aprobar las cuotas de ingreso ordinarias y extraordinarias que deben pagar los asociados 4. Aprobar la estructura administrativa de la mancomunidad y la creacin de puestos y salarios a propuesta de la Junta Directiva 5. Conocer y resolver acerca de los informes de actividades realizadas, estados contables y financieros, planes de trabajo y presupuestos ejecutados que le presente la Junta Directiva. 6. Adoptar las decisiones que sean necesarias y oportunas para la realizacin de los fines de la mancomunidad 7. Reformar estatutos y reglamentos cuando se considere necesario. 8. Autorizar la enajenacin o gravamen de bienes o derechos de la mancomunidad. 9. Acordar la disolucin y liquidacin de la mancomunidad 10. Conocer y resolver denuncias presentadas por Junta Directiva y/o Comit de Vigilancia cuando impliquen perdida de asociado activo de cualquier miembro de la mancomunidad.

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11. Evaluar el cumplimiento de objetivos y metas, planes, programas y proyectos de la mancomunidad. 12. Y las que le correspondieren de acuerdo a su calidad de mxima autoridad de la mancomunidad

COMIT DE VIGILANCIA
NATURALEZA La funcin principal de este rgano es verificar el avance en el cumplimiento de objetivos y metas de la mancomunidad y dems herramientas y estrategias acordadas por la Asamblea General y Junta Directiva adems, constituye el rgano de la Mancomunidad responsable de conocer denuncias, ordenar investigacin, evaluar informes, dictaminar y acordar sanciones cuando a uno o varios asociados activos se les acuse de cualquier falta. Este tribunal ser integrado por tres miembros titulares, en los cargos de Presidente, Secretario y Vocal, electos por la Asamblea General, para lo cual cada Concejo Municipal miembro de la mancomunidad designara a uno de sus concejales o sndicos para participar como candidato a ser integrante del Comit de Vigilancia. La eleccin se har para un perodo de un ao con voto secreto por cargo, eligiendo por simple mayora de votos (la mitad mas uno).

OBJETIVO Lograr que los recursos de la mancomunidad se utilicen en forma adecuada y que su manejo sea transparente.

FUNCIONES 1. Velar por el cumplimiento de la normativa legal de la mancomunidad 2. Verificar el cumplimiento de las funciones de los integrantes de la Junta Directiva 3. Verificar el cumplimiento de las funciones de los funcionarios y empleados de la mancomunidad y de quienes presten servicios a la misma 4. Fiscalizar los recursos patrimoniales de la mancomunidad 5. Efectuar corte de caja, arqueo de valores y revisin de toda clase de documentos sin previo aviso cuando lo considere conveniente 6. Plantear a la Asamblea General o a la Junta Directiva los problemas detectados 7. Velar para que las resoluciones o acuerdos de Asamblea General o Junta Directiva se ejecuten debidamente 8. Recomendar la contratacin de auditoras externas cuando el caso lo amerite

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JUNTA DIRECTIVA
NATURALEZA Es el rgano ejecutivo y administrativo de la Mancomunidad y ejecutor de la Polticas se integra con los siguientes cargos: Presidencia Vicepresidencia Secretaria Tesorera y 4 Vocalas El sistema de eleccin para integrar la Junta Directiva ser por cargos o planilla, segn decida la Asamblea General. La votacin se har en forma secreta, resultando electos quienes obtengan la mayora simple de votos.

OBJETIVO Lograr que la mancomunidad sea dirigida en forma eficiente impulsando procesos asociativos transparentes, solidarios y con equidad para brindar mejores servicios pblicos a la poblacin.

FUNCIONES 1. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, reglamentos y resoluciones de la Asamblea General 2. Velar por la implementacin de la poltica. 3. Promover actividades para mantener y ampliar los programas y proyectos de la mancomunidad 4. En defecto de disposiciones reglamentarias, disponer todo lo que concierne a la creacin modificacin y/o supresin de dependencias y puestos as como el rgimen de administracin del personal y contratacin de servicios en beneficio de la mancomunidad 5. Acordar el otorgamiento de mandatos especiales y designar a los mandatarios que debern ejercitarlos. 6. Administrar el patrimonio de la mancomunidad 7. Autorizar los gastos de funcionamiento y de inversin de la mancomunidad 8. Discutir y analizar el plan de trabajo, el presupuesto anual, los informes sobre las actividades realizadas y los estados financieros contables para someterlos a consideracin de la Asamblea General 9. Aceptar o Rechazar legados y donaciones 10. Conocer las faltas de los asociados y presentarlas al Comit de Vigilancia para la aplicacin de las medidas disciplinarias correspondientes 11. Aquellas otras que le correspondan de conformidad con los estatutos, reglamentos y disposiciones de la Asamblea General, por su calidad de rgano ejecutivo y administrador de la mancomunidad.

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COMISIONES DE TRABAJO DE JUNTA DIRECTIVA OBJETIVO Eficientar la labor de direccin de la mancomunidad mediante el trabajo en equipo y la divisin del trabajo.

TIPOS DE COMISION Cada Comisin de Trabajo se podr conformar con dos o ms miembros de la Junta Directiva de la mancomunidad.

Comisin para el Fortalecimiento Institucional Municipal Velar porque se logre consolidar una estructura eficiente, funcional, slida y eficaz para brindar servicios mancomunados, a travs de impulsar polticas y programas que mejoren la capacidad instalada, tcnica, administrativa y financiera de los municipios mancomunados. Comisin para Obras y Servicios Intermunicipales Velar por que se promuevan polticas y programas que permitan orientar y administrar el desarrollo fsico del territorio y la prestacin de servicios pblicos mancomunados dentro de un ordenamiento territorial en respuesta a necesidades reales compartidas.

Comisin de Gestin Ambiental, Recursos Naturales y Riesgo El objetivo de esta comisin ser fomentar en la mancomunidad desarrollo sostenible de los recursos naturales, para garantizar un ambiente sano, seguro y sustentable.

Comisin de Fomento del Desarrollo Econmico y Social Encargada de promover la intervencin de los diferentes sectores en actividades intermunicipales que permitan el crecimiento econmico, social y equitativo en los municipios mancomunados.

FUNCIONES DE CADA COMISION 1. Velar por que se cumpla con eficiencia la ejecucin de las polticas, planes, programas y proyectos, de acuerdo al eje de trabajo correspondiente con relacin a la gestin integral de la mancomunidad. MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 12

2. Ser el enlace entre el nivel tcnico y la Junta Directiva 3. Informar en reuniones de Junta Directiva la situacin general del componente que corresponda 4. Velar por que se realice el monitoreo y el seguimiento del plan de trabajo de la mancomunidad

OFICINA INTERMUNICIPAL DE PLANIFICACION

NATURALEZA Unidad tcnica que coordina y consolida la formulacin de diagnsticos, planes, programas y proyectos de desarrollo intermunicipales o mancomunados, se constituye en medio para fortalecer las oficinas municipales de planificacin de cada una de las municipalidades miembros de la mancomunidad. Podr contar con el apoyo sectorial gubernamental, no gubernamental y de agencias de cooperacin, segn el caso lo amerite. Est conformada por cuatro Unidades Tcnicas en concordancia con los ejes de trabajo que se han priorizado: Fortalecimiento Institucional Municipal; Gestin de Proyectos; Gestin Ambiental, Recursos Naturales y Riesgo; y Fomento del Desarrollo Econmico y Social. Fundamenta su creacin en el artculo 96 del Cdigo Municipal que indica: Las municipalidades podrn contratar en forma asociativa los servicios de un coordinador de sus oficinas municipales de planificacin

OBJETIVO Propiciar la elaboracin, integracin y seguimiento de los planes, programas y proyectos de inters intermunicipal, a efecto de optimizar el empleo de los recursos disponibles, tendientes a la materializacin de las metas y consecucin de los objetivos mancomunados

FUNCIONES 1. Responsable de producir la informacin precisa y de calidad requerida para la formulacin y gestin de las polticas pblicas municipales en concordancia con las polticas pblicas nacionales, en la mancomunidad; as como mantener actualizadas las estadsticas socioeconmicas del rea mancomunada, incluyendo la informacin geogrfica de ordenamiento territorial, de recursos naturales, de medio ambiente y de riesgo a travs de las Unidades que la conforman. 2. Servir como apoyo tcnico en materia de desarrollo socioeconmico y modernizacin administrativa de las municipalidades que conforman la mancomunidad. MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 13

3. Fortalecer las relaciones entre entidades de desarrollo pblicas y privadas y la Junta Directiva de la mancomunidad. 4. Fortalecer tcnicamente a las Oficinas Municipales de Planificacin de los municipios miembros de la mancomunidad. 5. Planificar, gestionar, ejecutar y evaluar planes, estudios, programas y proyectos intermunicipales que maximicen la utilizacin adecuada de los recursos municipales al compartir costos y beneficios dentro de una economa de escala y fomenten el desarrollo econmico local y social en forma integral y sostenible de los municipios mancomunados. 6. Otras actividades que le encomiende la Junta Directiva.

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA INTERMUNICIPAL DE PLANIFICACION

GERENCIA GENERAL

ASESORIA EXTERNA

UNIDAD DE FORTALECIMIENTO MUNICIPAL

UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS

UNIDAD DE GESTION AMBIENTAL

UNIDAD DE FOMENTO DE DESARROLLO ECONOMICO

ENCARGADO(A) MANTENIMIENTO

DE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

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DESCRIPCION Y ESPECIFICACION DE PUESTOS ASESORIA EXTERNA

NATURALEZA Consiste en el apoyo, asesora y asistencia tcnica o financiera brindada por instituciones del sector gubernamental, organizaciones no gubernamentales y organismos de cooperacin que intervienen en el mbito municipal mancomunado.

OBJETIVOS Brindar asesora a la Gerencia General y personal de la Oficina Intermunicipal de Planificacin en los ejes de trabajo que se apoyen con el programa o proyecto auspiciado por el cooperante a quien representa. Garantizar la transparencia en la gestin de los recursos donados por el cooperante representado.

FUNCIONES 1. Asesorar a la gerencia general en procesos de ejecucin y evaluacin de actividades inherentes al proyecto. 2. Coordinar con las instituciones que auspician proyectos en la mancomunidad para definir e impulsar una estrategia integral de cooperacin y ejecucin. 3. Dar seguimiento al proyecto bajo su responsabilidad. 4. Apoyar en el fomento y desarrollo de estrategias de sostenibilidad de la mancomunidad. 5. Prestar apoyo en la formulacin de herramientas de planificacin de la mancomunidad. 6. Asistir a la Gerencia General de MANCUERNA en reuniones de Junta Directiva cuando sta lo requiera. 7. Todas las funciones especficas que determine el organismo cooperante auspiciador.

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GERENCIA GENERAL
NATURALEZA Nivel ejecutivo responsable de velar porque las polticas y directrices emanadas de la Junta Directiva se implementen. Representa al mximo nivel administrativo por lo que debe dirigir y coordinar las acciones de las Unidades subalternas y coordinar la planificacin de las actividades correspondientes. Es responsable del resultado de las operaciones de la mancomunidad.

OBJETIVOS Lograr que se operen las polticas, estrategias y directrices de desarrollo integral y sostenible emanadas de la Junta Directiva de la mancomunidad con eficiencia y eficacia. Coordinar el trabajo tcnico de la mancomunidad para que se ejecuten las disposiciones de la Junta Directiva con eficiencia y eficacia.

FUNCIONES 1. Aplicar el proceso administrativo en el desarrollo de las actividades tcnicas, administrativas y financieras, para el logro de los objetivos de la mancomunidad 2. Ser responsable de la administracin del personal de la mancomunidad 3. Coordinar la preparacin de planes, programas, proyectos y Presupuesto de la mancomunidad para someterlo a consideracin de Junta Directiva 4. Analizar, evaluar y refrendar los planes de trabajo y los Estados Financieros para someterlos a aprobacin de Junta Directiva 5. Revisar y refrendar en forma conjunta con el Presidente de Junta Directiva y el Tesorero, cheques y/o documentos de valor por las operaciones y compromisos a solventar por la mancomunidad, en su calidad de Cuentadante 6. Gestionar recursos financieros externos 7. Promover coordinacin interinstitucional para beneficio de la mancomunidad 8. Coordinar los mecanismos necesarios para que los procesos de trabajo se documenten y sistematicen en forma adecuada 9. Representar a la Junta Directiva cuando fuere designado 10. Presentar informes peridicos del trabajo realizado a la Junta Directiva 11. Todas las actividades que ordene la Junta Directiva o la Asamblea General inherentes al cargo.

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PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EN ETAPA DE CRECIMIENTO DE LA GERENCIA GENERAL

GERENCIA GENERAL ASESORIA EXTERNA

ASISTENCIA TECNICA SECRETARIA

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A. UNIDAD: Gerencia General B. TITULO DEL PUESTO: Gerente General C. FUNCION BASICA: Trabajo ejecutivo que consiste en planificacin, direccin, coordinacin, evaluacin y control de las actividades de la Mancomunidad

D. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Ejecutar decisiones de la Asamblea y Junta Directiva de la Mancomunidad 2. Coordinar los planes de trabajo de las Unidades que conforman la Oficina Intermunicipal de Planificacin 3. Coordinar y dirigir la implementacin del plan estratgico territorial de la mancomunidad aprobado por la Junta Directiva 4. Coordinar y dirigir la formulacin del plan operativo anual de la mancomunidad y someterlo a aprobacin de Junta Directiva; as como implementar su monitoreo y evaluacin 5. Dirigir a la Oficina Intermunicipal de Planificacin en la formulacin de perfiles, planes, programas y proyectos relacionados con la gestin integral del recurso hdrico en el mbito municipal, con base en la poltica hdrica nacional 6. Gestionar y negociar recursos ante instituciones cooperantes. 7. Supervisar y dar seguimiento a los programas y proyectos que ejecute la mancomunidad. 8. Velar por la correcta administracin del recurso humano, fsico y financiero de la mancomunidad. 9. Fomentar y desarrollar mancomunidad. estrategias de sostenibilidad financiera de la

10. Dirigir el diseo e implementacin de polticas y estrategias de comunicacin internas y externas de la mancomunidad. 11. Coordinar la preparacin del Presupuesto de la mancomunidad para someterlo a consideracin de la Junta Directiva. MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 19

12. Supervisar la ejecucin presupuestaria y velar por el uso transparente de los recursos de la mancomunidad. 13. En caso de vacantes en puestos de trabajo de la Oficina Intermunicipal de Planificacin proponer ante Junta Directiva terna de personal para que sta designe nombramientos. 14. Velar por el buen funcionamiento de los servicios que est obligada a prestar la OIMP y dictar las medidas que tiendan a lograr la mayor eficiencia en tales servicios. 15. Organizar y participar en reuniones con Junta Directiva de la Mancomunidad, para la evaluacin, control y seguimiento de las diversas actividades administrativas de la Gerencia a su cargo. 16. Cumplir funciones especficas designadas por Junta representacin en eventos nacionales e internacionales Directiva en su

17. Analizar, evaluar y refrendar los Estados Financieros para someterlos a aprobacin de Junta Directiva 18. Revisar y refrendar en forma conjunta con el Presidente de Junta Directiva y el Tesorero, cheques y/o documentos de valor por las operaciones y compromisos a solventar por la mancomunidad, en su calidad de Cuentadante 19. Promover coordinacin interinstitucional para beneficio de la mancomunidad 20. Generar informes peridicos del trabajo realizado para presentar a la Junta Directiva 21. Otras funciones ejecutivas inherentes al puesto.

E. SUPERVISION: Recibida de: Junta Directiva de la Mancomunidad y Comisin de Vigilancia Ejercida a: Personal de la Oficina de Intermunicipal de Planificacin

F. RELACIONES: Internas: Mantiene relacin constante con la Junta Directiva, los Concejos Municipales de la Mancomunidad, Asesores Externos y personal de la Oficina de Intermunicipal de Planificacin MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 20

Externas: Con autoridades, funcionarios y empleados municipales, personeros del Gobierno central e instituciones pblicas y privadas a nivel nacional e internacional.

G. REQUISITOS: Estudios Educacin Formal: Ttulo universitario en una carrera afn al puesto. Experiencia: Cinco aos en puesto con funciones similares Conocimiento y habilidades: Planificacin Municipal Gestin Municipal Proyectos de Desarrollo Liderazgo Buenas relaciones interpersonales Capacidad para negociar Dominio de paquetes de computacin Microsoft office e Internet

H. RESPONSABILIDADES: Disponibilidad: Para el desempeo de funciones fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Econmica (bienes): Es cuentadante de la oficina, por lo que debe responder como responsable directo o corresponsable ante las acciones tomadas relacionadas a los activos fijos, manejo de fondos efectivos, administracin del presupuesto o inversiones. Por el buen uso de los vehculos, y por el mobiliario y equipo de cmputo para el desarrollo de su funciones. Deber presentar Fianza por manejo de fondos Seguridad y Salud Laboral: Debe velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

I.

ESFUERZO:

La mayor parte de la jornada de trabajo permanece sentado. Asimismo el esfuerzo visual es prolongado y el esfuerzo mental principalmente en el anlisis de proyectos y estados financieros as como en la elaboracin de informes, presentaciones a la Junta Directiva de la Mancomunidad y reuniones frecuentes de trabajo de toda ndole.

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J. CONDICIONES DE TRABAJO: Ambiente: El trabajo se desarrolla normalmente en ambiente agradable contando con buena iluminacin, ventilacin y limpieza, en oficina individual. Riesgos: Durante el desarrollo de las tareas designadas por el puesto, no est expuesto a mayores riesgos, excepto por accidentes de trnsito y aquellos propios por descuido de la persona.

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UNIDAD DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

NATURALEZA Unidad tcnico-administrativa encargada de hacer eficiente el uso de los recursos humanos materiales y financieros de la mancomunidad mediante las polticas de desarrollo institucional que emanan de la Junta Directiva para elevar el nivel de productividad en beneficio de los municipios mancomunados. Responsable de fomentar el fortalecimiento institucional de las municipalidades y el mejoramiento de los servicios prestados por stas, a travs de la aplicacin de estrategias, programas y proyectos intermunicipales.

OBJETIVO Lograr que la mancomunidad cuente con una estructura consolidada, funcional, eficiente y eficaz en el manejo de sus recursos humanos, materiales y financieros con capacidad de brindar servicios de alta calidad y utilizando tecnologa en beneficio de cada municipio miembro.

FUNCIONES 1. Elaborar estudios de investigacin de los municipios mancomunados para generar la informacin necesaria que fundamente las propuestas tcnicas de Fortalecimiento Institucional Intermunicipal. 2. Formular el Plan Operativo Anual de Fortalecimiento Institucional Municipal de la mancomunidad, con base en su Plan Estratgico Territorial. 3. Promover el desarrollo del recurso humano a travs de programas de formacin y capacitacin intermunicipales.

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PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EN ETAPA DE CRECIMIENTO DE LA UNIDAD DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

UNIDAD DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

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A. UNIDAD: Fortalecimiento Institucional Municipal B. TITULO DEL PUESTO: Coordinador C. FUNCION BASICA: Trabajo profesional que consiste en coordinar las actividades de fortalecimiento institucional municipal e intermunicipal en el territorio de la mancomunidad.

D. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Promover y acompaar la elaboracin, ejecucin, mantenimiento y evaluacin del Plan Estratgico Territorial de la mancomunidad. 2. Asistir a Gerencia General en la coordinacin del Plan Operativo Anual de la mancomunidad. 3. Formular y coordinar el programa de formacin, capacitacin y desarrollo personal intermunicipal. 4. Promover y acompaar la planificacin estratgica a nivel municipal y formulacin de planes de fortalecimiento institucional intermunicipal. 5. Promover alianzas estratgicas que permitan alcanzar la visin de la Mancomunidad. 6. Promover el fortalecimiento institucional de las municipalidades miembros de la mancomunidad a travs de la ejecucin de programas y/o proyectos intermunicipales especficos. 7. Elaborar y presentar informes de la ejecucin, monitoreo y evaluacin de los planes, programas y proyectos sobre el fortalecimiento institucional municipal. 8. Participar en reuniones de evaluacin, control y seguimiento de las actividades de la Unidad a su cargo, con Gerencia General y dems personal de la Oficina Intermunicipal de Planificacin. 9. Elaborar trminos de referencia segn los Planes Operativos para la contratacin de Asistencias tcnicas en el tema de Fortalecimiento Institucional. 10. Organizar y facilitar la logstica para la ejecucin de las actividades del componente de Fortalecimiento Institucional.

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11. Promover la elaboracin y sistematizacin de herramientas, procedimientos, normativas, y reglamentos que conlleve la implementacin e institucionalizacin de modelos y estrategias de sostenibilidad de la mancomunidad. 12. Elaborar informes mensuales, trimestrales y al finalizar los programas y proyectos. 13. Todas las actividades inherentes al cargo.

E. SUPERVISION: Recibida de: Gerencia General

F. RELACIONES: Internas: Mantiene relacin constante con el Gerente General, con coordinadores de las distintas unidades de la Oficina Intermunicipal de Planificacin. Externas: Con funcionarios municipales e instituciones pblicas y privadas y organismos de cooperacin a nivel nacional e internacional.

G. REQUISITOS: Estudios Educacin Formal: Estudios a nivel de licenciatura en ciencias econmicas y/o sociales, se valorar estudios de Maestra en Administracin Publica o carrera afn al puesto. Experiencia: De tres a cinco aos en puesto con conocimiento de la actividad central de una mancomunidad y/o funciones similares. Conocimiento y habilidades: Planificacin Estratgica Municipal e intermunicipal Administracin y Gestin Municipal Elaboracin de proyectos Desarrollo de Recurso Humano. Experiencia en Planificacin Estratgica Municipal y conocedor de la realidad Municipal de Guatemala. Liderazgo, Comunicacin y Relaciones Humanas Dominio de paquetes de computacin Microsoft Office e Internet

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H. RESPONSABILIDADES: Disponibilidad: Para el desempeo de funciones fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Econmica (bienes): Por el mobiliario, equipo de cmputo y equipo de oficina para el desarrollo de sus funciones. Documentacin e Informacin: Por la naturaleza del puesto es responsable por la confidencialidad de la informacin consistente en: proyectos, expedientes, estudios as como de la documentacin ordinaria que se maneje en su Unidad. Seguridad y Salud Laboral: Debe velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

I.

ESFUERZO:

Para el desarrollo de su trabajo el mayor esfuerzo lo realiza sentado con atencin visual y mental prolongada para la elaboracin de documentos estadsticos, elaborar y hacer presentaciones, redactar informes, negociar con autoridades municipales, as como elaboracin de investigaciones.

J. CONDICIONES DE TRABAJO Ambiente: El trabajo se desarrolla normalmente en ambiente agradable contando con buena iluminacin, ventilacin y limpieza dentro de las instalaciones y en el campo en los diferentes municipios que se atienden. Riesgos: Durante la ejecucin de las tareas a desarrollar por el puesto, est expuesto a riesgos y accidentes de trnsito en el desempeo de una comisin y aquellos propios por descuido de la persona.

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UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS

NATURALEZA Departamento que asume la responsabilidad de la gestin administrativa de proyectos a travs de organizaciones gubernamentales o no gubernamentales, nacionales o internacionales, cuyo objetivo sea el desarrollo integral de la mancomunidad.

OBJETIVO El departamento de Gestin de Proyectos tiene como objetivo principal generar informes de anlisis sistematizados, procesados y resumidos que permitan estructurar proyectos en diferentes reas prioritarias para la mancomunidad, y en general entregar informacin actualizada y de primera lneas de los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de la mancomunidad en cuanto a perfilacin y gestin de proyectos se refiera.

FUNCIONES 1. Identificar, formular, ejecutar y evaluar proyectos de desarrollo econmico a favor del tejido econmico actual y potencial de Mancomunidad. 2. Elaborar y desarrollar estrategias a corto, mediano y largo plazo para la formulacin, gestin y ejecucin proyectos en beneficio de los actores econmicos dentro del territorio mancomunado. 3. Definir, disear, implementar y mejorar continuamente un modelo de control

de gestin que permita recabar informacin relevante sobre la gestin y consecucin de los objetivos estratgicos de la empresa.
4. Proveer de informacin estratgica a todos las reas funcionales de la

empresa para lograr una adecuada toma de decisiones.

5. Apoyar

el control y coordinacin del desarrollo de los procesos operacionales de la organizacin y su soporte informtico. propuestas para el perfeccionamiento de los sistemas informticos, para que stos integren y optimicen los procesos de trabajo.

6. Elaborar

7. Procurar la eficiencia y constante optimizacin de los modelos operativos

de la empresa, con el objeto de contribuir a la optimizacin de la labor operativa y el cumplimiento de los objetivos de las reas involucradas.
MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 28

8. Apoyar proceso que permita implementar el marco estratgico y proponer

planes de trabajo para el cumplimiento de los compromisos y las metas de gestin de la empresa.
9. Disear los procesos y asegurar los resultados estratgicos de stos. 10. Gestionar, implementar y controlar los proyectos de la Gerencia de

Planificacin y Desarrollo, coordinando acciones y acuerdos con agentes internos y externos de la organizacin, para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
11. Desempear las dems funciones que se le encomienden.

COMPETENCIAS DEL CARGO: 1. Responsabilidad: Creacin de un banco de proyectos conforme a la

planificacin estratgica de los municipios mancomunados y conseguir el financiamiento adecuado para los proyectos conforme a prioridades.
2. Capacidad Analtica: Capacidad para analizar los diferentes componentes

de un problema o situacin, comprender su globalidad, presentar todos los aspectos relevantes y encontrar una solucin, cualquiera sea su grado de complejidad.
3. Planificacin y Desarrollo de Estrategias: Capacidad para manejar y aplicar

herramientas de planificacin y anlisis prospectivo, que permita la anticipacin y creacin de escenarios futuros para orientar los esfuerzos de la organizacin hacia metas realistas de desempeo, en el marco de la misin.
4. Autonoma: Toma decisiones en mbitos de su competencia. Recaba

informacin, la analiza, saca conclusiones lgicas para desarrollar un plan de accin efectivo. Crea y aplica estndares para medir los resultados de su quehacer.
5. Orden y Mtodo: Impulso subyacente para reducir la incertidumbre en el

medio ambiente. Hace esto a travs de ordenar tareas, roles, materiales y/o informacin. Controla la calidad de la informacin, procesos y tareas realizadas.

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 29

6. Orientacin a Resultados: Se refiere al logro eficaz de resultados,

orientndose al cumplimento de metas a travs del establecimiento de condiciones necesarias para la realizacin de las actividades. Fija, controla y evala los objetivos de desempeo para su rea, consistente con los objetivos de la organizacin y las directrices de la Gerencia.
7. Pro-actividad y Anticipacin: Implica una preferencia a actuar con iniciativa,

hacer ms de lo requerido o esperado en un trabajo dado para apoyar y facilitar la labor propia y del equipo, hacer cosas que no se han solicitado, crear nuevas oportunidades o proponer mejoras. Resuelve con rapidez las pequeas complicaciones del da a da.
8. Liderazgo: Capacidad para generar compromiso de los funcionarios/as y el respaldo de las autoridades superiores para el logro de los desafos de la Institucin. 9. Tolerancia a la Presin: Capacidad de continuar actuando eficazmente y lograr los objetivos previstos an en situaciones de presin de tiempo, oposiciones y diversidad. Es la facultad de responder y trabajar con alto desempeo en situaciones de mucha exigencia.

1.

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PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EN ETAPA DE CRECIMIENTO DE LA UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS

UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS

SECRETARIA

DESARROLLO COMUNITARIO

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A. UNIDAD: Gestin de Proyectos B. TITULO DEL PUESTO: Coordinador C. FUNCION BASICA: Trabajo profesional que consiste en coordinar, planificar y gestionar recursos econmicos a travs de la formulacin y perfilacin de proyectos relacionados a los componentes que conforman la mancomunidad.

D. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Realiza los estudios tcnicos; elaboracin y discusin de informes, propuestas, recomendaciones, etc. 2. Disea sistemas, mtodos, normas y procedimientos y elabora manuales y/o documentacin relevante. 3. Habilidad especial para motivar, convencer y vender ideas dentro y fuera de su equipo de trabajo o del proyecto. 4. Planear, perfilar y ejecutar conjuntamente con los dems coordinadores de la Oficina Intermunicipal de Planificacin los proyectos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de cada unidad mancomunada segn las necesidades de cada una. 5. Coordinar la ejecucin e implementacin de proyectos de gran o mediana complejidad tcnica, combinando la supervisin de expertos en distintas reas profesionales y el relacionamiento con muy altos funcionarios del sector pblico, organizaciones internacionales, actividad privada, etc. 6. Habilidad para resolver problemas a travs de un pensamiento analtico, interpretativo e innovador en situaciones fuera de lo comn y que presentan caractersticas singulares y sin antecedentes. 7. Integra y coordina tcnica y administrativamente los diferentes proyectos y/o reas y actividades del equipo de trabajo multidisciplinario. 8. Dirige la accin de los diferentes proyectos ejecutados por la mancomunidad dentro de los trminos acordados con la entidad financiadora. 9. Comparte la responsabilidad el manejo del presupuesto de los proyectos con el (la) administrador (a) financiero (a) proponiendo en qu, cmo y cundo debe ser aplicado, segn los acuerdos o convenios con la parte financiadora. MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 32

10. Es responsable ante la gerencia y la entidad financiadora por la buena marcha y el logro de los objetivos de los proyectos ejecutados bajo su cargo. 11. Es responsable del cuidado y mantenimiento del equipo y mobiliario a su cargo, segn tarjeta de responsabilidad, as como de los informes y reportes que deba rendir a su jefe superior inmediata. 12. Todas las funciones inherentes al puesto. E. SUPERVISION: Recibida de: Gerente General F. RELACIONES: Internas: Mantiene relacin constante con el gerente general y con coordinadores de las distintas unidades intermunicipales de planificacin. Externas: Con autoridades, funcionarios y empleados municipales, proveedores e instituciones pblicas y privadas a nivel nacional. G. REQUISITOS: Estudios Educacin Formal: Profesional de ciencias econmicas: Ttulo a nivel licenciatura de Ciencias Econmicas o Sociales, o una carrera afn al puesto. Experiencia: De tres a cinco aos en puesto con funciones similares, con conocimientos en gestin de y perfilacin de proyectos. Experiencia en trabajo con Mancomunidades y/o municipalidades. Experiencia en administracin de proyectos Experiencia en administracin de personal

Conocimiento y habilidades: Capacidad para liderar equipo de trabajo multidisciplinario Capacidad para optimizar los indicadores de gestin de resultados y procesos Orientacin a los resultados Visin para mejorar los sistemas de gestin de la mancomunidad Conocimientos especficos en software de planificacin de proyectos Conocimientos en software MS Proyect Capacidad para optimizar los indicadores de gestin de resultados y procesos

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Capacidad para planear y evaluar las operaciones, sincronizando el apoyo administrativo con las actividades sustantivas del Proyecto Habilidad para construir equipos y mantener buenas relaciones interpersonales Capacidad para trabajo en condiciones de tensin y simultaneidad de operaciones, para enfrentar y manejar conflictos o problemas aplicando un enfoque analtico, interpretativo y asertivo para superarlos Perfecto dominio de espaol y muy buen conocimiento de ingls como idioma de trabajo (lectura, conversacin y escritura)

H. RESPONSABILIDADES: Disponibilidad: Para el desempeo de funciones fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Econmica (bienes): Por el mobiliario, equipo de cmputo, equipo de oficina, para el desarrollo de sus funciones. Vehculos en las ocasiones que utiliza ese medio de trasporte para el desarrollo de sus actividades en las diferentes municipios que conforman la mancomunidad. FIANZA de fidelidad Documentacin e Informacin: Por la naturaleza del puesto es responsable por la confidencialidad de la informacin y documentacin ordinaria que se maneje en su oficina. Seguridad y Salud Laboral: Debe cumplir y velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. I. ESFUERZO

La mayor parte de su actividad la desarrolla sentado con esfuerzo visual y mental en la elaboracin y diseo de perfiles de los distintos proyectos de cada unidad de la mancomunidad. J. CONDICIONES DE TRABAJO Ambiente: El trabajo se desarrolla normalmente en ambiente en oficina compartida, con iluminacin, ventilacin y limpieza en su rea de trabajo. Riesgos: Durante el desarrollo de las tareas no est expuesto a riesgos, excepto en ocasiones especiales por accidentes de trnsito y aquellos propios por descuido de la persona.

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UNIDAD DE GESTION AMBIENTAL, RECURSOS NATURALES Y RIESGO

NATURALEZA Unidad tcnica encargada de coordinar y facilitar la gestin ambiental, recuperacin, conservacin y aprovechamiento racional de los recursos naturales y la gestin de riesgo en las mancomunidades, a travs de la implementacin de polticas dirigidas al desarrollo sostenible del ambiente y los recursos naturales.

OBJETIVO Fomentar en las mancomunidades el desarrollo sostenible de los recursos naturales, con nfasis en la gestin integral del recurso hdrico en un ambiente sano, seguro y sustentable, en el territorio de las mancomunidades.

FUNCIONES 1. Asesorar a los municipios en la formulacin de mecanismos de aplicacin de polticas del recurso hdrico, leyes y reglamentos; as como de control y de educacin ambiental, en coordinacin con la Unidad de Fortalecimiento Municipal. 2. Fomentar el establecimiento del marco de gobernabilidad ambiental para que los actores territoriales de la mancomunidad interacten en concordancia con el ambiente. 3. Establecer un sistema de informacin ambiental concebido como gestin del conocimiento que contenga las lecciones aprendidas y buenas prcticas ambientales. 4. Supervisar, coordinar y dar seguimiento a las polticas, planes, programas y proyectos ambientales en el mbito de las mancomunidades. 5. Velar por el cumplimiento de las normas ambientales en los municipios mancomunados en coordinacin con instituciones pblicas rectoras.

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 35

PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EN ETAPA DE CRECIMIENTO DE LA UNIDAD DE GESTION AMBIENTAL, RECURSOS NATURALES Y RIESGO

UNIDAD DE GESTION AMBIENTAL, RECURSOS NATURALES Y RIESGO

GESTION AMBIENTAL Y RECURSOS NATURALES

SEVICIOS AMBIENTALES Y RIESGO

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A. UNIDAD: Gestin Ambiental, Recursos Naturales Y Riesgo B. TITULO DEL PUESTO: Coordinador C. FUNCION BASICA: Trabajo profesional que consiste en la planificacin, direccin, evaluacin y control de las acciones de gestin ambiental, recursos naturales, de servicios ambientales y gestin de riesgos en el mbito geogrfico de las Mancomunidades.

D. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. coordinar procesos de investigacin ambiental para identificar reas de riesgo y definir las necesidades mancomunadas que permitan planificar y gestionar los proyectos correspondientes. 2. Participar en la implementacin del Plan Estratgico de las Mancomunidades. 3. Planificacin y supervisin de la ejecucin de actividades en el campo que respondan a resultados establecidos en proyectos que apoyen las actividades de gestin ambiental y de riesgos. 4. Proponer Reglamentos y controles correspondientes al manejo del ambiente y de los recursos naturales de la mancomunidad. 5. Proponer estrategias orientadas al fomento de la conservacin del ambiente, gestin de riesgo y la revitalizacin de los recursos naturales de reas urbanas y rurales en la mancomunidad.

6. Apoyar en la capacitacin a lderes y lideresas comunitarias, tcnicos y tcnicas municipales en los temas relacionados con Gestin de Riesgos. 7. Velar por el cumplimiento de leyes, reglamentos y ordenanzas municipales relacionadas con la gestin del ambiente y los recursos naturales. 8. Coordinar con el resto de componentes de la Mancomunidad a fin de que en conjunto se logren los objetivos y metas de la Organizacin. 9. Generar informes peridicos del trabajo realizado para presentar a la Gerencia General 10. Coordinacin de actividades internas de la Unidad y externas de la mancomunidad en el tema ambiental MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 37

11. Coordinar con otras organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para abordar temas ambientales en el territorio de las Mancomunidades. 12. Orientar y apoyar en el desarrollo de los instrumentos de gestin ambiental y gestin de riesgos de los proyectos mancomunados

E. SUPERVISIN: Recibida de: Gerente General

F. RELACIONES: Internas: Mantiene relacin constante con el personal subalterno, el Gerente General, Asistente de Gerencia, Coordinadores de las dems unidades y dems personal de la Oficina Intermunicipal de Planificacin. Externas: Con autoridades, funcionarios y empleados municipales que conforman la Mancomunidad, y otras instituciones pblicas, privadas y organismos cooperantes.

G. REQUISITOS: Estudios Educacin Formal: Ttulo universitario a nivel de Licenciatura en Ingeniera Ambiental o Forestal o una carrera afn al puesto. Experiencia: De tres a cinco aos en manejo de bosques, riesgo y desarrollo de la biodiversidad, con funciones similares al puesto requerido. Conocimiento y Habilidades: Derecho ambiental Manejo y gestin de riesgo Planificacin Municipal Planificacin y evaluacin de proyectos Servicios Pblicos Municipales Liderazgo Habilidad de negociacin Relaciones Humanas Dominio de paquetes de computacin Microsoft office e Internet

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 38

H. RESPONSABILIDADES: Disponibilidad: Para el desempeo de funciones fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Econmica (bienes): Por el mobiliario, equipo de cmputo y equipo de oficina para el desarrollo de sus funciones. Vehculo en las ocasiones que utiliza ese medio de transporte para el desarrollo de sus actividades en los diferentes municipios que conforman la Mancomunidad. Seguridad y Salud Laboral: Debe cumplir y velar el cumplimiento de las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral establecidas en la Oficina Intermunicipal de Planificacin.

I.

ESFUERZO:

El trabajo lo realizar sentado con atencin visual y esfuerzo mental para elaborar cuadros estadsticos, disear procedimientos, elaborar proyectos, planes y redactar informes. El trabajo de campo lo realiza de pie en los municipios que se visitan.

J. CONDICIONES DE TRABAJO: Ambiente El trabajo se desarrolla en un ambiente agradable de trabajo, en oficina privada o compartida, contando con buena iluminacin, ventilacin y limpieza. Riesgos Durante el desarrollo de las tareas a desarrollar por el puesto, no est expuesto a riesgos, excepto en las ocasiones que viaja en vehculo de la Mancomunidad, para el desarrollo de su trabajo de campo y aquellos propios por descuido de la persona.

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UNIDAD DE FOMENTO DE DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL

NATURALEZA Unidad tcnica encargada de facilitar y dirigir procesos que fomenten el desarrollo econmico local y social de las mancomunidades de municipios, a travs del impulso de planes, programas y proyectos que estimulen el incremento de los ingresos y promuevan el desarrollo de la poblacin.

OBJETIVOS Contribuir al desarrollo integral y sostenible de los municipios a travs del fomento del desarrollo econmico local y social mancomunado, como respuesta a necesidades comunes priorizadas por los municipios miembros, con la intervencin de diferentes sectores en alianzas estratgicas Contribuir a que las municipalidades y los emprendedores locales, generen condiciones que propicien el desarrollo de actividades productivas sostenibles y sustentables, para mejorar los ingresos de la poblacin, a travs de programas y proyectos estratgicos, amigables con el ambiente.

FUNCIONES 1. Definir estrategias productivas que permitan crecimiento econmico sostenible y aplicar modelos intermunicipales que permitan establecer alternativas de desarrollo integral. 2. Determinar las necesidades estratgicas de los productores locales en los municipios que conformen la mancomunidad, con base en investigacin participativa e indicadores de desarrollo aplicables en la zona. 3. Fortalecer el rol municipal en el tema econmico.

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PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EN ETAPA DE CRECIMIENTO DE LA UNIDAD DE FOMENTO DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL

UNIDAD DE FOMENTO DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL

FOMENTO ECONOMICO PRODUCTIVO

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 41

A. UNIDAD: Fomento De Desarrollo Econmico Y Social B. TITULO DEL PUESTO: Coordinador C. FUNCION BASICA: Elaborar el plan de desarrollo econmico social de la mancomunidad de municipios. Realizar las actividades de acuerdo al Plan operativo anual en el tema econmico social dentro del territorio de los municipios que conforman la mancomunidad.

D. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Formular Estrategias de fomento de la economa local e intermunicipal que permitan establecer alternativas de desarrollo sostenible y amigable con el ambiente. 2. Participar en la ejecucin del Plan Estratgico Territorial de las mancomunidades. 3. Dirigir la formulacin y actualizacin del Plan de Desarrollo Econmico Intermunicipales, identificando proyectos estratgicos productivos. 4. Fortalecer las actividades econmicas de los municipios de las mancomunidades a travs de asesora y asistencia tcnica. 5. Coordinar la elaboracin del plan operativo de desarrollo econmico de la mancomunidad. 6. Elaborar informes y reportes a la gerencia general, que se encuentren disponibles para cuando se soliciten. 7. Coordinar las actividades internas de la Unidad y asistir al Gerente en el nivel de coordinacin externo de las mancomunidades en el tema econmico local. 8. Participar en reuniones de trabajo con Gerencia General y dems personal de la Oficina Intermunicipal del Planificacin. 9. Participar en programas de capacitacin.

E. SUPERVISION: Recibida de: Gerente General

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 42

F. RELACIONES: Internas: Mantener relacin constante con el Gerente General, Asistente de Gerencia, Coordinadores de las dems unidades y dems personal de la Oficina Intermunicipal del Planificacin. Externas: Con autoridades, funcionarios y empleados municipales que conforman la mancomunidad, con entidades gremiales, organizaciones de productores, otras instituciones pblicas y privadas y organismos cooperantes.

G. REQUISITOS: Estudios Educacin Formal (Personal de nuevo ingreso): Ttulo universitario a nivel de Licenciatura en una de las Carreras de Ciencias Econmicas o una carrera afn al puesto Experiencia: Cinco aos de experiencia en funciones similares al puesto requerido, con conocimiento en desarrollo econmico Experiencia en diseo e implantacin de sistemas de monitoreo y evaluacin de Programas y/o proyectos. Experiencia en elaboracin de informes econmicos y tcnicos de proyectos sociales. Experiencia en proyectos con participacin de poblacin indgena del rea rural.

Conocimiento y habilidades Administracin Pblica y Planificacin Municipal Excelente capacidad de organizacin y de trabajo en equipo. Capacidad para elaborar informes y relatoras de visitas, eventos y de la ejecucin de sus funciones segn los cronogramas establecidos. Habilidad de negociacin Liderazgo, Relaciones Humanas y Buena Comunicacin Dominio de paquetes de computacin Microsoft office e Internet Capacidad para trabajar bajo presin y de cumplimiento de plazos ajustados. Poseer licencia de conducir.

H. RESPONSABILIDADES Disponibilidad: Para el desempeo de funciones fuera de la jornada ordinaria de trabajo. MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 43

Econmica (bienes): Por el mobiliario, equipo de cmputo y equipo de oficina para el desarrollo de sus funciones. Vehculo en las ocasiones que utiliza ese medio de transporte para el desarrollo de sus actividades en los diferentes municipios que conforman las mancomunidades. Documentacin e Informacin: Por la naturaleza del puesto es responsable por la confidencialidad de la documentacin ordinaria que se maneje en su Unidad y en la mancomunidad. Seguridad y Salud Laboral: Debe cumplir y velar el cumplimiento de las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral establecida en la Oficina Intermunicipal del Planificacin.

I.

ESFUERZO

Su trabajo lo realiza sentado con atencin visual y esfuerzo mental para elaborar y hacer presentaciones, elaborar cuadros estadsticos, proyectos, planes y redactar informes.

J. CONDICIONES DE TRABAJO Ambiente: El trabajo se desarrolla normalmente en ambiente agradable de trabajo en oficina compartida, contando con buena iluminacin, ventilacin y limpieza en la oficina de la Oficina Intermunicipal del Planificacin y en los municipios que conforman la mancomunidad. Riesgos: Durante el desarrollo de las tareas a desarrollar por el puesto, no est expuesto a riesgos, excepto en las ocasiones que viaja en vehculo de la mancomunidad y aquellos propios por descuido de la persona.

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 44

ENCARGADO(A) DE MANTENIMIENTO
NATURALEZA Tiene como finalidad el aseo y orden de las instalaciones de las mancomunidades, garantizando con ello un ambiente agradable.

OBJETIVO Mantener en condiciones de limpieza y orden, las instalaciones donde se encuentran las Oficinas de la Mancomunidad.

FUNCIONES Limpieza y orden de las instalaciones fsicas de las Mancomunidades. Lavar baos y lavamanos de las mancomunidades. Barrer, sacudir ventanas, superficies de las instalaciones. Trapear pisos quitando el polvo de la mancomunidad. Sacar la basura y limpiar los basureros de todas las reas.

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 45

A. UNIDAD: Operativa B. TITULO: Encargado(a) De Mantenimiento C. FUNCION BASICAS: Tiene como finalidad el aseo y orden de las instalaciones de la mancomunidad, garantizando con ello un ambiente agradable.

D. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Responsable de los instrumentos e insumos de limpieza. Responsable de mantenimiento de reas verdes.

E. SUPERVISION Recibida de: Gerente General F. RELACIONES Internas: Mantener relacin constante con cada una de las unidades existentes en la mancomunidad.

G. REQUISITOS Estudios Educacin Formal: Saber leer y escribir Capacidad de trabajar en equipo Colaborador y participativo Ser honrado y responsable Excelentes relaciones, buena presentacin, organizado, puntual y responsable.

Descripcin general del puesto: Buenas relaciones humanas Intachable conducta Residente en la regin de la mancomunidad Entusiasta y colaboradora

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 46

Atribuciones especficas: Limpieza y ornato de las instalaciones de la mancomunidad Dar aviso acerca de la necesidad de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de las Mancomunidades

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 47

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION FINANCIERA

NATURALEZA Departamento administrativo financiero encargado de hacer eficiente el uso de los recursos financieros internos y externos de la mancomunidad y coadyuvar a elevar el nivel de productividad de los recursos humanos. Proporciona apoyo administrativo para el cumplimiento de las funciones de las diferentes unidades de la Oficina Intermunicipal de Planificacin. Se encarga del control de inventario de los bienes muebles e inmuebles de la mancomunidad, as como del mantenimiento de estos recursos. Es responsable del registro contable de las operaciones financieras de la mancomunidad y de la elaboracin de los Estados Financieros. Controla y supervisa el cumplimiento de normas y procedimientos establecidos. Realizar actividades y procesos administrativos, financieros y presupuestarios que aseguren la ejecucin de las actividades en el tiempo requerido y en la forma estipulada.

OBJETIVO Lograr la sostenibilidad financiera de la mancomunidad a travs de la implementacin de estrategias adecuadas y el manejo y uso eficiente y transparente de los recursos. Administrar eficientemente las finanzas y ejecucin presupuestaria de la mancomunidad, bajo criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia y equidad.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Generar estrategias financieras que permitan lograr la sostenibilidad de la mancomunidad. 2. Generar e implementar controles contables y procedimientos administrativos que optimicen los recursos financieros. 3. Dar cumplimiento a los requerimientos fiscales y dems disposiciones legales vigentes con que tiene que cumplir la mancomunidad. 4. Generar informes financieros de la Mancomunidad.

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 48

PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EN ETAPA DE CRECIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION FINANCIERA

SECRETARIACONTABILIDAD

VEHICULOS

SERVICIOS

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 49

A. UNIDAD: Departamento Administrativo Financiero B. TITULO DEL PUESTO: Administrador (a)/Financiero C. FUNCION BASICA: Trabajo profesional que consiste en coordinar, planificar y ejecutar el rea financiera de la mancomunidad.

D. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Participar en la formulacin del Plan Operativo Anual de mancomunidad. 2. Participar en la ejecucin del Plan Estratgico Territorial de la mancomunidad. 3. Facilitar la preparacin del Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos para que Gerencia lo someta a aprobacin de la Junta Directiva. 4. Responsable del registro y control de operaciones contables generadas en la mancomunidad tanto con el uso de recursos internos como de proyectos financiados por cooperacin externa. 5. Elaboracin de informe financiero mensual e informes varios solicitados por la Gerencia General o Junta Directiva. 6. Dirigir el control efectivo de activos de la mancomunidad (bienes muebles e inmuebles). 7. Revisin de cheques y documentacin de soporte para efecto de pago. 8. Responsable del control de la ejecucin presupuestaria mancomunidad, tanto de ingresos como de egresos. anual de la

9. Dirigir la elaboracin de planillas de salarios del recurso humano de la mancomunidad, as como el pago de los mismos. 10. Planificar, dirigir y controlar la ejecucin del plan de trabajo del Departamento Financiero en concordancia con el plan operativo anual de la mancomunidad. 11. Gestionar y documentar las compras y contrataciones. 12. Dirigir la elaboracin de las Cajas Fiscales mensuales que exige la Contralora General de Cuentas. MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 50

13. Participar en reuniones con Coordinadores y Gerencia General para la evaluacin, control y seguimiento de la ejecucin financiera de los diversos proyectos y programas en ejecucin de la Oficina Intermunicipal de Planificacin. 14. Conforme la calendarizacin establecida, efectuar los pagos correspondientes a constructoras y proveedores verificando previamente que las facturas cumplan con los requisitos fiscales establecidos en la ley de la materia, as como que se cumpla con emitir orden de compra y orden de pago. 15. Brindar apoyo en procesos propios de la Mancomunidad. 16. Proporcionar los insumos que permitan la sistematizacin y evaluacin continua de las actividades de su competencia. 17. Apoyar en las evaluaciones y auditorias externas del proyecto. 18. Encargado de compras y cotizaciones. 19. Dar la aprobacin tcnica a los productos de su competencia que cada tcnico, promotor y/o consultor en el caso que se ejecuten consultoras-debe alcanzar segn lo establecido en los trminos de referencia del contrato respectivo, especficamente en el tema econmico-financiero. 20. Es responsable del cuidado y mantenimiento del equipo y mobiliario a su

cargo, segn tarjeta de responsabilidad, as como de los informes y reportes que deba rendir a su jefe superior inmediata.
21. Todas las funciones inherentes al puesto.

E. SUPERVISION Recibida de: Gerente General

F. RELACIONES Internas: Mantiene relacin constante con el gerente general y con coordinadores de las distintas unidades intermunicipales de planificacin. Externas: Con autoridades, funcionarios y empleados municipales, proveedores e instituciones pblicas y privadas a nivel nacional.

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G. REQUISITOS Estudios Educacin Formal: Profesional de ciencias econmicas: Ttulo a nivel licenciatura de Auditor y Contador Pblico, Administrador de Empresas o una carrera afn al puesto. Experiencia: Tres aos en puesto con funciones similares, con conocimientos en manejo financiero de planes, programas y proyectos financieros. Experiencia en trabajo con Mancomunidades y/o municipalidades.

Conocimiento y habilidades Administracin y Finanzas Municipales Administracin de personal Organizacin Relaciones Humanas Dominio en Office y software de contabilidad y finanzas e internet.

H. RESPONSABILIDADES Disponibilidad: Para el desempeo de funciones fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Econmica (bienes): Como responsable directo por el manejo de fondos efectivos, administracin del presupuesto o inversiones. Por el mobiliario y equipo de cmputo para el desarrollo de sus funciones. FIANZA de fidelidad. Documentacin e Informacin: Por la naturaleza del puesto es responsable por la confidencialidad de la informacin y documentacin ordinaria que se maneje en su oficina. Seguridad y Salud Laboral: Debe cumplir y velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

I. ESFUERZO La mayor parte de su actividad la desarrolla sentado con esfuerzo visual y mental en la elaboracin de cuadros estadsticos, cuadros financieros, clculos matemticos y redaccin de informes.

MANUAL ORGANIZACIONAL BASICO PARA UNA MANCOMUNIDAD DE MUNICPIOS Pgina 52

J. CONDICIONES DE TRABAJO Ambiente: El trabajo se desarrolla normalmente en ambiente en oficina compartida, con iluminacin, ventilacin y limpieza en su rea de trabajo. Riesgo: Durante el desarrollo de las tareas no est expuesto a riesgos, excepto en ocasiones especiales por accidentes de trnsito y aquellos propios por descuido de la persona.

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