Sistemas de Apoyo a la Administracin y Planeacin

El contenido de este documento est basado principalmente en los siguientes libros:

Introduccin a la Administracin General (Chiavenato) Anlisis y diseo de Sistemas de Informacin (James A. Senn) Estos apuntes fueron elaborados para uso personal y como investigacin docente, por lo que pueden presentar errores e incluso no hacer mencin de todas las fuentes de investigacin ya que es solamente un borrador y no pretende ser distribuido. Subidos a la web para fines de almacenamiento, cualquier uso o distribucin que los medios de almacenamiento en la internet le den es bajo su responsabilidad, de quien almacena y de quien hace uso ilcito de ellos.

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Temas:
1. Concepto de Sistemas Organizacionales. 2. Sistemas para el procesamiento de transacciones. (tps) 3. Sistemas de Informacin Administrativa. (mis) 4. Sistemas para el soporte de decisiones. (dss)

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1. Concepto de Sistemas organizacionales.

Ejercicio 1: 1. Qu es un sistema? 2. Anota tres ejemplos de sistemas 3. Qu es una Organizacin? 4. Anota tres ejemplos de organizaciones

Algunas definiciones: Parte de un Universo (con una extensin limitada en espacio y tiempo) Un conjunto de objetos relacionados entre si mismos y entre sus atributos Es la estructura u organizacin de un todo ordenadamente, donde se muestran claramente las relaciones entre sus partes. Es un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre s localizadas en un cierto medio ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo .

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O quiz algo ms simple: Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados que interactan entre si para lograr un fin determinado.

1. Concepto de Sistemas organizacionales.

Los habitantes de un pas viven inmersos en un sistema econmico en el que se llevan a cabo actividades de intercambio de bienes y servicios, con la finalidad de obtener algn beneficio de tales intercambios. De acuerdo a los elementos dados por Chiavenato : Sistema se define como: Conjunto de elementos interdependientes que interactan para desarrollar una actividad, operando con insumos y unidos en un ambiente para suministrar informacin, energa o materia. Organizaciones: Son un sistema de actividades, que estn coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en comn. Chiavenato(2000) Organizacin: Forma de llevar acabo los objetivos mediante la coordinacin de los recursos disponibles para lograr los objetivos y la simplificacin del trabajo. L. Mnch (2007) Sistemas organizacionales. En un sentido amplio, es un sistema integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre s, con la finalidad de alcanzar objetivos de la organizacin e individuales

Aristteles afirm que "el todo es ms que la suma de sus partes", esta es la definicin del problema bsico de un sistema, el cual todava en estos das es vlido.

Cualquier organizacin puede ser concebida como un sistema. Una compaa, por ejemplo, posee componentes (mercadotecnia, manufactura, ventas, investigacin, distribucin, contabilidad y personal) los cuales trabajan juntos para obtener utilidades que beneficien tanto a sus empleados, como a sus accionistas.

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Caractersticas de las organizaciones

Las principales caractersticas de la complejidad de un sistema son las siguientes: Complejidad: Referente a la estructura, diferenciacin vertical y horizontal existente entre las organizaciones. Anonimato: nfasis en las tareas u operaciones ms no en las personas. Lo importante es que la actividad se realice no quien la ejecuta. Rutinas estandarizadas: comunicacin. Procedimientos y canales de

Contribuir en accin; es decir, disposicin de sacrificar el control de su propio comportamiento para beneficiar la coordinacin para alcanzar el objetivo que los une. Esta razn es la que fundamenta la existencia de roles y funciones dentro de las organizaciones; diferenciadas, pero interrelacionadas.

Estructuras personalizadas no oficiales: Propios de la estructura informal. Tendencias a la especializacin y la proliferacin de funciones: El objetivo es separar las lneas de autoridad formal de la competencia profesional o tcnica. Tamao: Nmero de personas y dependencias que conforman la organizacin. Chiavenato(2000)

Recursos/Informacin/Energa
Humanos, Materiales, Financieros, etc.

Procesamiento
Empresa

Resultados
Bienes y Servicios JOSE GPE ROSTRO

Retroalimentacin

Caractersticas de las organizaciones como Sistemas Abiertos

1. Comportamiento probabilstico no determinista. Su comportamiento no es previsible porque en la organizacin influyen muchas variables o cambios que no son totalmente comprensibles. 2. Son parte de una sociedad mayor, constituida de partes menores. Son un sistema dentro de otro sistema. Donde el simple anlisis de las partes no logra comprender la totalidad. 3. Interdependencia de las partes. El cambio de una de las partes provoca impacto sobre las otras. 4. Homeostasis o estado de equilibrio. Estado firme, es decir, estado de equilibrio cuando satisface dos requisitos: unidireccionalidad y progreso. 5. Frontera o lmite. Las organizaciones tienen fronteras que las diferencian de los ambientes, las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad. Es por medio de esta que existe la interfaz. 6. Morfognesis. Tiene la capacidad de modificarse as mismo y su estructura bsica. 7. Resistencia. Capacidad de enfrentar y superar perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que desaparezca su potencial de autoorganizacin. Esta determina su grado de defensa o vulnerabilidad a presiones ambientales. Unidireccionalidad o constancia de direccin: A pesar de cambios la organizacin sigue el mismo fin, usando otros medios. Progreso en relacin con el fin: La organizacin mantiene cierto grado de progreso de acuerdo a los lmites definidos.

Grado de permeabilidad: Lneas de demarcacin que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente. Interfaz: rea o canal entre los componentes de un sistema a travs del cual hay transferencia o intercambio de informacin, energa, etc.

Resistencia: capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenmeno externo

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Enfoque de sistemas organizacionales de Katz y Kahn.

Katz y Kahn (1970, citados por Chiavenato, 2000) desarrollaron un modelo de organizacin basado en la TGS aplicado a la Teora Administrativa, cabe rescatar en este modelo el papel que se le asigna a la informacin y su trnsito en la organizacin. Las caractersticas del modelo son: Importacin transformacin exportacin de energa: Esta es la base de la interaccin del sistema con el ambiente. La organizacin procesa y transforma los insumos en productos acabados, servicios prestados o fuerza laboral entrenada y capacitada.
Los sistemas son ciclos de eventos: Segn este modelo, todo intercambio de energa tiene carcter cclico.

Entropa negativa: La entropa es el desgaste natural que sufren los sistemas. La organizacin necesita detener el procesos entrpico y reabastecerse de energa, esto se le conoce como Entropa Negativa o Negantropa. Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y procesos de codificacin: La informacin en funcin de los inputs informativos acerca del ambiente y de su funcionamiento con relacin a este. La retroalimentacin negativa ayuda al sistema a corregir los desvos del camino, un mecanismo central o subsistema recibe la informacin que las partes del sistema envan indicando los efectos de la operacin realizada, para luego tomar las medidas correctivas. El proceso de codificacin, hace que el sistema reaccione de modo selectivo a las seales con las que est sintonizado. Estados de equilibrio y homeostasis dinmica: Los procesos de entrada y salida generan un equilibrio (razn del intercambio d energa y relaciones entre las partes) Los sistemas tienen una tendencia natural a la homeostasis. El principio bsico del sostenimiento del carcter del sistema [sealado por Kurt Lewing], indica que los sistemas responden al cambio o se anticipan a ellos mediante el crecimiento, que asimila las nuevas entradas de energa en la naturaleza de su estructura. Las variaciones de este ajuste continuo no siempre logran que el sistema vuelva a su nivel original.
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Diferenciacin: Es la multiplicacin y elaboracin de funciones que conllevan tambin la multiplicacin de papeles y la diferenciacin interna. Equifinalidad: Por esta caracterstica, un sistema partiendo por diferentes condiciones y por distintos caminos, puede alcanzar el mismo estado final. Lmites y fronteras: Las barreras entre el sistema y el ambiente que definen el radio de accin y el grado de apertura del sistema con respecto del ambiente. Como habamos sealado anteriormente, rescatamos de este modelo el papel que cumple la informacin en el sistema, que es el vnculo que une las diferentes partes y permiten la interaccin entre estas. Adems se observa en el modelo de Katz y Kahn las caractersticas tpicas de un sistema abierto. Recordemos que los sistemas abiertos no estn en reposo y ni siquiera son estticos, pues tienden a la elaboracin y a la diferenciacin.

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Caractersticas de las organizaciones como sistemas sociales:

1. 2. Sin Limitacin de Amplitud. Necesitan entradas de mantenimiento y produccin. Tienen su naturaleza planeada. Presentan mayor variabilidad. Las funciones, las normas y los valores son los principales componentes del sistema social. Constituyen un sistema formalizado de funciones.
Independiente de cualquier parte fsica. Representa la estructuracin de eventos o acontecimientos. Entrada de mantenimiento: Permiten el funcionamiento del sistema. Ejemplo Salud fsica y emocional. Entrada de produccin: Es aquello que se procesa para dar un resultado productivo. Ejemplo la motivacin , atrae alas personas y las mantiene trabajando. Estndares de relaciones basados en actitudes, percepciones, motivaciones, hbitos y expectativas de las personas. Requieren fuerzas de control para reducir la inestabilidad.

3. 4. 5.

Funciones: Conducta esperada basada en tareas y requisitos . Norma: Prescripcin y sancin de la conducta. Valores: Justificaciones y aspiraciones en que se basan las normas.

6.

Las funciones siempre estn relacionadas, establecidas y definidas

7.
8.

Inclusin parcial.
En relacin a su medio ambiente.

De las personas solo utiliza los conocimientos y habilidades que le son tiles

Su funcionamiento se estudia en relacin a los intercambios con el ambiente. Teniendo en cuenta Suprasistemas, sistemas y subsistemas.

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Modelo Sociotcnico de Tavistock

Para Tavistock la organizacin es un sistema sociotcnico estructurado sobre dos subsistemas: 1. Subsistema Tcnico: involucra la tecnologa, el territorio y el tiempo. Es responsable de la eficiencia potencial de la organizacin. 2. Subsistema social: Comprende a las personas ( es decir : sus caractersticas fsicas, psicolgicas, relaciones sociales, etc) y la organizacin formal e informal en el trabajo. Este subsistema transforma la eficiencia potencial en real. Proceso Cclico de las Organizaciones: En este modelo la organizacin es percibida como una combinacin entre:

Tecnologa
(tareas, ambiente fsico, equipo disponible=

Subsistema social
(relaciones entre quienes realizan la tarea)

Conversin Transformacin de: Insumos en Productos y Servicios

Naturaleza De Tarea

Caractersticas

Psicosociales

Influyen:

Importacin Adquisicin de: Informacin, materias primas, dinero. INSUMOS

Exportacin Colocacin de: Productos y servicios Para cumplir exigencias del medio ambiente.

Naturaleza
Organizacin de personas

Ejecucin del cargo

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Apreciacin Crtica de la Teora de Sistemas

Confrontacin entre teora de sistema abierto y cerrado 1. Menciona dos aspectos en los que influy el enfoque de sistema abierto al entender la administracin: 2. La visin de sistema cerrado llev a la TGA a varias distorciones, menciona una: Caractersticas bsicas del anlisis sistmico. 1. Describe brevemente tres caractersticas del anlisis sistmico: punto de vista sistmico, enfoque dinmico, multimotivacional, probabilstica, multidisciplinaria, descriptiva, multicausal, adaptativa.
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Carcter integrador y abstracto de la teora de sistemas. 1. Con tus propias palabras describe el carcter integrador y abstracto de la teora de sistemas: 2. Explica el efecto sinrgico de las organizaciones como sistemas abiertos: 3. La teora de sistemas utiliza el concepto de Hombre funcional: descrbelo brevemente. 4. En qu consiste el nuevo enfoque organizacional. 5. Por que se dice que toda organizacin se caracteriza por orden y desorden.
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Caso prctico Wal-Mart & Procter and Gamble

1. Como sistema abierto resaltan principalmente dos caractersticas interdependencia y frontera, esta ltima es el contacto con el exterior o con el ambiente. En el caso de Wal-Mart la interdependencia entre finanzas y ventas, (mientras finanzas trata de ahorrar costos por almacenamiento afecta las ventas, y viceversa al satisfacer la demanda crea grandes inventarios con costos elevados). En cuanto a las fronteras elimin su permeabilidad al grado de crear una interfaz con P&G al cederle la funcin de reposicin de inventarios. Y P&G como sistema abierto puso a prueba su Resistencia (capacidad de superar el disturbio a presiones externas), quien convirti una posible amenaza en una oportunidad. Cada una de las compaas al esforzarse por verse beneficiadas ambas maximizaron su utilidad, WM al reducir costos de mantenimiento, y P&G ahora es proveed preferencial y administra mejor su produccin. Es decir crearon sinergia al multiplicar sus beneficios. La retroalimentacin es ms rpida es decir agilizar la atencin de los pedidos y recuperar el pago sin realizar la triangulacin (conciliacin) pedido-pago-factura. El cual implica tiempo perdido para atender un pedido, retraso en la cobranza. Integrar un sistema externo a sus necesidades, estableciendo una interfaz en la cual no solo se intercambia informacin sino que sino que se introdujo el reabastecimiento entre fabricante y minorista, y no solo eso adems asume una funcin que es la reposicin de inventarios. Rebasa incluso la teora que establece que el interfaz es la transferencia inf., energa etc.

2. 3.

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Tecnologa y administracin
Concepto de ciberntica. Ciencia de la comunicacin y el control, sea en el animal o en la mquina. La comunicacin hace que los sistemas se integren y sean coherentes y el control regula su conducta.
Ciberntica. Comprende los procesos y sistemas de transformacin de la informacin y su concretizacin en procesos fsicos, fisiolgicos, psicolgicos.

Para Bertalanffy, la ciberntica es una teora de los sistemas de control basada en la comunicacin (transferencia de informacin) entre el sistema y el medio y dentro del sistema y el control (retroalimentacin) de la funcin de los sistemas respecto al ambiente. Informacin. Desde el punto de vista popular como cientfico, es un proceso de reduccin de incertidumbre.

Comunicacin. Ocurre cuando una informacin se transmite a alguien, siendo compartida tambin por esa persona.

El concepto de informacin involucra otros dos conceptos el de dato y de comunicacin:

Dato: Registro o anotacin de un evento u ocurrencia. Banco de datos, es un medio para acumular y almacenar conjunto de datos para que sean posteriormente combinados y procesados. Informacin. Conjunto de datos con un significado, es decir, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo.
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Tarea 1/2p: 1. Describe brevemente la teora de la informacin. 2. Cules son los componentes de la informacin segn la teora de la informacin.

Teora de la informacin
Rama de la matemtica aplicada que utiliza el clculo de la probabilidad. Surgi con las investigaciones de Claude E. Shannon y Warren Weaver para Bell Telephone Company, en 1949. esta teora difera de cualquier otra en dos aspectos:

Tarea 1/2p: Teora de la informacin

a) b) Introducir nociones de estadstica Ser una teora macroscpica y no microscpica, pues visualiza los aspectos generales y amplios de los dispositivos de comunicaciones .

Componentes de un sistema de informacin: fuente, transmisor, canal, receptor, destino y ruido.

Tarea 2/2p:Acompletar el siguiente esquema.
Componente
Fuente Transmisor Sistema telefnico Voz humana Aparato telf. Programa de TV Palco y actores Cmaro, transmisores y antenas Espacio libre Antena y aparato tv Telespectador Esttica, interferencia, mal funcionamiento.

Segn esta teora un sistema de informacin consiste de seis componentes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fuente. Persona , cosa o proceso que emite mensaje, por medio del sistema. Transmisor. Proceso o equipo que opera el mensaje transmitiendo de la fuente al canal. Adems codifica el mensaje para poder transmitirlo. Canal. Equipo o espacio intermedio (transmisor y receptor). Receptor. Proceso o equipo que recibe el mensaje. Este decodifica el mensaje para ponerlo a disposicin del destino. Destino. Persona, cosa o proceso al que se destina el mensaje en el punto final del sistema de comunicacin. Ruido. Es la cantidad de perturbaciones indeseables que tienden a corromper y alterar imprevisiblemente los mensajes transmitidos.

Canal Receptor Destino Ruido

Alambre Otro telfono Oido humano Esttica, interferencia, ruido etc

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Informtica: es la disciplina que lidia con el tratamiento racional y sistemtico de la informacin por medios automticos. En realidad, la informtica es la parte de la ciberntica que trata de las relaciones entre las cosas y sus caractersticas, para representarlas por medio de soportes de informacin; se trata de manipular esos soportes, en lugar de las propias cosas. Tarea 3/2p: Consecuencias de la informtica Consecuencias de la informtica en la administracin. en la administracin. En el mundo de los negocios, la tecnologa se conoce como informtica y aparece bajo la forma de centros de procesamiento de datos (en algunas organizaciones como: bancos y rganos pblicos) o de redes descentralizadas e integradas de computadoras. Ejercicios 1 /2p: Anota 5 consecuencias o influencias que trajo la informtica en la administracin Automatizacin: Operacin automtica de un sistema, proceso o mquina. Significa la transferencia de las operaciones de control, regulacin y correccin del proceso para equipos que sustituyen el trabajo intelectual del hombre, posible con la invencin de las computadoras. Sectores que abarca: 1. Integracin en cadena continua de diversas operaciones realizadas por separado. (proceso de fabricacin, automatizacin bancaria, automatizacin del comercio) 2. Utilizacin de dispositivos de retroalimentacin y regulacin automtica. (petroqumica y robotizacin) 3. Utilizacin de la computadora o red de computadoras para acumular volmenes de datos en bancos de datos, analizarlos, e incluso en la toma de decisiones programadas. Registro de contribuyentes de hacienda. JOSE GPE ROSTRO Las principales consecuencias de la informtica en la administracin son: la automatizacin, la TI, sistemas de informacin, integracin de negocios y el ebusiness

Menciona un ejemplo de: a) Sistema automatizado: Sistema bancario, vas frreas. b) Fabricas automatizadas: Fabricas de automviles, refineras automatizacin total. Con la automatizacin surgen los sistemas automatizados y las fabricas autoadministradas.

Tecnologa de la informacin: representa la convergencia de la computadora con la televisin y las telecomunicaciones.

Cambia la vida de las organizaciones y de las personas en los siguientes aspectos:

a) Comprensin del espacio. Creacin de la oficina y empresa virtual, creacin de archivos electrnicos, reduccin y descentralizacin (uso de las pc) de los centros de procesamiento de datos. b) Comprensin del tiempo. Se le dedica ms tiempo al cliente, la inmediato es la nueva dimensin temporal. El just in time es el resultado de la convergencia de tiempos reducidos en el proceso productivo. c) Conectividad. Surge el teletrabajo, la teleconferencia, que permiten un mayor contacto entre las personas sin tener que desplazarse fsicamente.

La TI transforma en la: Comprensin espacial: con la miniaturizacin, portabilidad y virtualidad. Comprensin del Tiempo: Provee informacin en tiempo real y en lnea (online). La comunicacin es mvil, flexible, rpida y directa. Conectividad: con la microcomputadora porttil, multimedia, trabajo en grupo y estaciones de trabajo.

Ejercicio 2/2p: 1. Con la miniaturizacin, la portabilidad y la virtualidad de la TI que cambios provoca en las organizaciones y en las personas. 2. La TI al hacer la comunicacin mvil, flexible, rpida y directa. Como transforma la vida de las organizaciones y personas. 3. Que efectos trae la computadora porttil y la multimedia en conjunto con el trabajo en grupo y las estaciones de trabajo, en la vida de organizaciones y personas.

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Integracin del negocio. Abarca varias reas de la tecnologa como arquitectura de los Sistemas de Informacin, la conjuncin y administracin de datos, la integracin de aplicaciones, administracin de bases de datos y todo aquello que permita a estas tecnologas utilizarse dentro de la empresa.

Antes de iniciar tema, Ejercicio 3/2p: 1. Qu entiendes por integracin de negocio: 2. Cul crees que sea el objetivo de la integracin de negocio: 3. Qu opinas de la siguientes afirmacin: Hoy en da es imprescindible integrar la TI moderna a la dinmica de la organizacin para el xito. Tarea 4/ 2p: Describir brevemente cada etapa para implementar un sistema de Integracin de Negocios. Etapa 1 Construir e integrar el sistema interno. Es la organizacin interna por medio de software de gestin organizacional, por medio de mdulos especficos y personalizados para cada rea de la organizacin e interconectados entre s, ese conjunto compone un nico programa capaz de mantener el flujo de procesos y controlar e integrar todas las transacciones internas de la organizacin. Etapa 2 Integrar las entradas: La cadena integrada de proveedores. Empieza antes del pedido, en la entrega de la materia prima del proveedor al fabricante, pasando a mayoristas, transportistas, minoristas y por ltimo del inventario del almacn al cliente. Las soluciones a este requerimiento se les llama SCM ( Supply Chain Management o Administracin de la cadena de proveedores). El objetivo del SCM es sincronizar los requisitos del cliente final con el flujo de materiales e informacin a lo largo de la cadena de provisiones para alcanzar un balance entre elevada satisfaccin del cliente, servicios y costo. Etapa 3 Integrar las salidas: La relacin con los clientes. El cliente es la parte esencial de las organizaciones por lo que es necesario aplicar esfuerzos y recursos para mantener esa buena realcin adems se debe considerar la atencin impecable al cliente, por medio de software que administre esa relacin y que se conoce como CRM (Customer Relationship Management o Administracin de Relaciones con el Cliente) que tiene como objetivo fidelizar al cliente, ofreciendo servicios postventa que puedan contar mucho ms que el factor costo. Alta Tecnologa Precitool: www2.precitool.com
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El objetivo final de la Integracin de negocio es: El funcionamiento de todas las actividades centrales de negocio que soportan a la organizacin. Etapas para implementar un Sistema Integrado de Gestin Empresarial:

Etapa 1 Construir e integrar el sistema interno. Etapa 2 Integrar las entradas: la cadena integrada de proveedores Etapa 3 Integrar las salidas: La relacin con los clientes Etapa 4 Integrar el sistema interno con las entradas y salidas. JOSE GPE ROSTRO

4. Integrar el sistema internas con las entradas y salidas. A travs de internet las organizaciones se enfocan en el modelo digital de hacer negocio. De este modo las organizaciones deciden integrar sus operaciones va internet, buscando mayor rapidez, procesos eficientes, reduccin de costos y aumento de utilidades, y ofreciendo productos y servicios ms perfeccionados para el cliente. E-business (motor de la nueva economa). Se da este nombre a los negocios virtuales hechos por medios electrnicos. Las organizaciones grandes o pequeas necesita construir ella misma o por un tercero una infraestructura que le permita mantenerse en la red. Esto es una condicin esencial para participar de las oportunidades que surgen en el mundo del ebusiness Antes de iniciar tema, Ejercicio 4/2p: 1. La web con que sistemas interconecta a los negocios virtuales para hacer negocio: 2. Menciona una oportunidades de negocio surge en el e-business: La web es el medio que permite a los negocios virtuales relacionarse con una malla interconectada de sistemas como: portales de intermediacin de negocio, sitios para asegurar el pago de bienes y servicios, sitios para oferta y bsqueda de bienes y servicios, etc.

WEB: En informtica, la World Wide Web (WWW) o Red informtica mundial es un sistema de distribucin de informacin basado en hipertexto o hipermedios

Sistemas de informacin. Son sistemas especficos de bsqueda, colecta, almacenaje, clasificacin y tratamiento de informacin importante y relevante para el funcionamiento de una organizacin. Antes de iniciar tema, Ejercicio 5/2p: 1. Qu es para ti un sistema de informacin? 2. Cuales son los tres componentes que todo SIG posee: A los sistemas de informacin generalmente se le llaman sistemas de informacin gerencial (Mis) y poseen en general tres tipos de componentes: que son los datos, sistemas de procesamiento de datos y canales de comunicacin. En esencia estos sistemas constituyen sistemas computacionales capaces de proporcionar informacin como materia prima para las decisiones que sern tomadas por los integrantes que tomadores de decisiones dentro de la organizacin. Principales componentes de un SIG: datos, sistemas de procesamiento de datos y canales de comunicacin.

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Los SIG se presentan en cuatro tipos de estructura: Centralizada, jerarquizada, distribuida y descentralizada. a) Centralizada: Coloca a la computadora central como punto focal de todos los servicios de procesamiento de datos. Ventajas. Es simple, bajo costo, elimina la duplicacin del equipo y la utilizacin eficiente de los recursos de procesamiento de datos. Desventajas. Es lenta en la respuesta a las nuevas necesidades de la organizacin. b) Jerarquizada. Distribuye la informacin por medio de una organizacin, y segn las necesidades especficas de cada nivel. Los datos se procesan segn el nivel jerrquico e independiente de los dems. c) Distribuida. Consiste en computadoras separadas que proveen datos a diferentes centros independientes, aunque interactan entre si. Desventaja. Estructura muy cara, por tratarse de de un sistema mltiple con lneas de comunicacin y asesoras separadas. d) Descentralizada. Es un reparto de recursos computacionales. Cada regin o divisin tiene su centro de procesamiento. Ventaja. Proporciona mayor seguridad y rapidez en la informacin. Desventaja. Es la ms cara de todas. Antes de iniciar tema, Ejercicio 6/2p: 1. Menciona y describe brevemente los SI que conoces? 2. Realiza una clasificacin de los principales SI: 3. Cual es el insumo o entrada de informacin de los: Sistemas de procesamiento de transacciones TPS, Sistemas de informacin gerencial o administrativa MIS y los sistemas de soporte de decisiones DSS. 4. Y cuales sus salidas. JOSE GPE ROSTRO

PLANEACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

El sistema de Informacin Administrativa global : consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas y la compaa en su conjunto.

Hay compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin.
Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general.

Desventajas de la fragmentacin del sistema: a) Creacin de las barreras de la comunicacin entre sistemas, debido a la naturaleza inconexa de los sistemas. b) No relaciona los subsistemas, ocasionando que departamentos tengan puntos comunes en los archivos de los empleados y sin conexin entre ellos. c) El Costo del tiempo, los recursos y el dinero. En tanto ms se pospone el plan maestro ms cara resultarn las revisiones para unificar y estandarizar el modo de aplicar el mtodo de diseo de sistemas integrado.

Proyectos de Recuperacin Rpida de la Inversin , ejemplo de ellos son: a) Automatizacin de nmina y de las funciones administrativas b) Pronstico de ventas c) Control de inventarios d) Introduccin incontrolada de computadoras personales

Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su informacin.

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Razones para planear los sistemas de informacin: a) Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los planes estratgicos a corto plazo. Concentrarse en los objetivos del SIA. Planear la asignacin de recursos destinados a la introduccin del sistema de informacin administrativa. Garantizar un desarrollo eficiente y sistemtico de los sistemas de informacin. Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA. Equilibrar los costos y beneficios del SIA. Aumentar la participacin de los usuarios en el diseo de los sistemas, con los cuales se evita una resistencia al cambio. Por lo tanto: El gasto de disear e instalar un sistema de informacin puede ser muy costoso. Objetivos tcnicos La planeacin Presupuestos Es indispensable su planeacin y control. Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser incorporados a los planes de la compaa para asegurar que los sistemas no sean descuidados ante la presin de las operaciones. Adems de definir los objetivos de los sistemas futuros de informacin.

b) c)
d) e) f) g)

Que sirven de criterios de control

Beneficios

costos

Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalacin del sistema.

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Objetivos de la Planeacin de SIA. Algunos objetivos de la planeacin de sistemas: a) Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicacin en las lneas organizacionales. b) Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en trminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de xito. c) Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes. d) Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento. e) Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la La planeacin ser til y comenzar cuando los objetivos se seleccionen correctamente.

Objetivos centrales de la planeacin del SIA:

a) Que el SIA sea parte del plan estratgico de la compaa. b) Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan estratgico.

empresa y su crecimiento.
f) Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de informacin congruentes, generales, nter organizacionales y que abarquen toda la empresa. g) Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

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Tcnicas e instrumentos de desarrollo de sistemas. Bsqueda de la Informacin. Consiste en aplicar varias tcnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas. 4. Quin lo est haciendo.? 1. Qu se est haciendo?

Al inicio de un proyecto el analista tratar de averiguar

2. Por qu se esta haciendo? 3. Cmo se est haciendo?

El analista reunir los datos en los siguientes niveles:

Ambiente de la industria y de la compaa. La industria La compaa y la alta gerencia. La gerencia media. Gerencia de primera lnea y sistemas de operacin.

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Tratndose de proyectos pequeos, el analista se centrar exclusivamente en los niveles inferiores de la compaa. Los gerentes toman decisiones estratgicas, decisiones tcticas y decisiones de implantacin. Descubrir las oportunidades de la compaa en el mercado. Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compaa. Evaluar las metas y estrategias. Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, produccin, finanzas y otros sistemas dentro de la compaa, los cuales estn relacionados con el sistema total de operaciones. Fijar normas de funcionamiento, mtodos de medicin y tcnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales. Lograr mayor eficacia (consecucin de metas) y eficiencia (disminucin de costos). Prevenir desastres.

Bajo esos encabezados buscamos informacin que les ayude a:

Mtodos de bsqueda de datos. Los mtodos de bsqueda de datos aportan informacin slo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. Buscar organigramas, misiones de la organizacin. Buscar la documentacin referente al actual sistema de informacin administrativa. Examinar los planes de la distribucin fsica de oficinas y plantas. Realizar un anlisis en la estacin de trabajo. Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organizacin relacionada con el proyecto en cuestin. Determinar mediante muestreo estadstico el nmero de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de informacin administrativa. Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de informacin, los problemas que advierten y las decisiones que toman. JOSE GPE ROSTRO

Algunos mtodos.

Elaboracin de tcnicas de entrevista. Primero. El diseador del sistema de informacin administrativa (SIA) entrevistar a los gerentes y a otras personas de rango ms alto que el suyo en la organizacin Segundo. El analista tiene que ahorrar el mayor tiempo posible. Para: Recibir la informacin deseada y ser objeto de consideracin Tercero El analista debe de aprender todo lo posible sobre la actividad del gerente Cuarto. Al Inicio del proyecto. Entrevistar primero gerente para averiguar sus ideas Durante. Vigilar al gerente. Al Final. Conseguir su aprobacin antes de presentar la propuesta de proyecto Aprovechar el tiempo para conocer el estilo del gerente. Ponerse en la posicin del gerente para saber cual ser su reaccin ante la entrevista. Elaboracin de tcnica de entrevista. Todo esto requiere una cuidadosa preparacin de la entrevista Primero. Entrevista a personas de mayor rango. Segundo. Preparacin de la entrevista. Tercero. Aprender la actividad y estilo del gerente y hacer empata. Cuarto. Al inicio de proyecto obtener las ideas del gerente, durante: vigilarlo y al final obtener la aprobacin de la propuesta.

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Programa. Establecer un programa global de la entrevista para despus manipularla y cumplir con los horarios de los gerentes Aprobacin. Se necesita obtener aprobacin del gerente para entrevistar a sus subordinados o buscar informacin aplicando otras tcnicas. Vender el servicio. El investigador siempre es visto con recelo y desconfianza. Por esta razn se debe procurar: a) En la entrevista inicial el analista debe ganarse la confianza del entrevistado, b) No aparentar ser un experto. c) Es indispensable un trato informal. d) Tener un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solucin puede colaborar mediante el SIA. Realizacin de la entrevista. a) Encontrar un lugar donde no haya distracciones. b) Realizar la entrevista para aprender. c) Tener y mostrar inters por lo que dice el entrevistado. d) Escuchar, lo cual significa que permitir el entrevistado hablar con absoluta libertad. e) No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al analista penetrar ms a fondo en los problemas. f) Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizar de modo abrupto. JOSE GPE ROSTRO

El analista procurar:

Anlisis en la estacin de trabajo Descubrir problemas Evaluar el control Medir la salida de trabajo Examinar las transacciones Examinar el flujo de documentos e informes Ejercicio 3P 1. Qu entiendes por anlisis en la estacin de trabajo? 2. Qu debe contener una descripcin de puesto? 3. Cmo analista como representaras las relaciones laborales entre estaciones de trabajo?

El anlisis es un mtodo que sirve para:

Ttulo y descripcin del puesto. La descripcin del puesto contiene: Ttulo del puesto y la relacin jerrquica Resumen de objetivos y funciones Lista de responsabilidades Equipo utilizado. Computadoras Video Archivos Telfonos etc.

Entradas y salidas.
Incluye: Documentos Relaciones verbales Video, etc.

En las estaciones de trabajo se utilizan:

Las entradas y salidas se tabulan para analizarlas y es conveniente examinar contenido, formato, fuente y control. Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo. Es a travs de los diagramas de flujo que se describen las interacciones entre las estaciones de trabajo que toman importancia en la distribucin de oficinas.

JOSE GPE ROSTRO

Medicin del Trabajo Si el analista cree que es posible reducir el nmero de estaciones de trabajo, puede servirse del anlisis de mtodos y de un estudio de medicin del trabajo. Ese estudio revelar el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. El anlisis de mtodos y el estudio de medicin del trabajo revelan el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones.

Diagramas de flujo Son diagramas que constan de smbolos pictricos conectados por segmentos de lneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lgico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / informacin o flujo de autoridad en las organizaciones.

Ejercicio Periodo 3 1. Qu mtodo utiliza el analista para medir el trabajo? 2. Los diagramas de flujo para que le son tiles al analista de SI? 3. Qu es una forma y que es un informe?

Los diagramas de flujo son tiles para l porque le ayudan en:

a) la definicin del problema, b) la formulacin y anlisis del problema, c) la solucin del problema d) la documentacin del diseo de sistemas.

Formas e Informes Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Ms an, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de informacin administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas. El concepto de sistemas de informacin implica una comunicacin por medio de formas e informes formales.

Objetivos de las formas. El objetivo ms importante de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Otros objetivos de las formas son: a) Lograr el control de las operaciones b) Facilitar el flujo, procesamiento y anlisis de datos mediante: la organizacin de los datos y la minimizacin del tiempo de registro eliminando los datos constantes. Adems la organizacin de datos en una forma estandarizada facilita su introduccin, su lectura y su verificacin. Las formas pueden ser diseadas como entradas para un sistema particular de informacin, como salidas de l o como registros intermedios que permanecen dentro de l. Las formas pueden ser entrada salida o registro intermedio en un SI en particular.

Establecimiento de un programa de administracin de formas.

La elaboracin de formas es parte del diseo y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en el gerente de sistemas quien estar alerta ante la posible "proliferacin de formas" en su compaa
Polticas y procedimientos Establecer polticas respecto a numeracin y clasificacin de formas, su obtencin e inventario, su emisin y conservacin, as como respecto al mantenimiento de archivos de formas.

Control del inventario de formas:

No es sensato ordenar una dotacin de formas para largos periodos de tiempo. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarn inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habr necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeas ser excesivo y se requerir mucho tiempo de espera. Archivos y clasificaciones de formas:

El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estndar que se despliegue en el equipo perifrico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numrico, otra para el archivo de ttulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere adems un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numrico se basa en el nmero de identificacin que se asigna a cada forma. Ese nmero puede asignarse en secuencia segn el orden en que lleguen las formas al control.

Anlisis de formas:

El anlisis de formas abarca el diseo de formas y su control. Tiene cuatro objetivos: Determinar la necesidad de informacin: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor nmero de ellos. Los nicos datos referentes a la forma sern los que resulten absolutamente necesarios. Preparar la informacin: El anlisis de la preparacin del material se propone encontrar el modo ms fcil y econmico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operacin e informacin. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines. Presentar la informacin: Los datos se convierten en informacin cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La informacin se presentar en una forma que sea fcil de entender y oportuna para el que toma las decisiones. Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros tambin es parte del anlisis de formas. Qu formas se conservan? Cunto tiempo ha sido conservada cada una? Han sido transformadas en otros medios de comunicacin, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? Cul es la condicin de los datos almacenados?

Mapa conceptual

Objetivos Tcnicos

Planeacin del Sistema de Informacin Administrativa

Objetivos de la Planeacin
Presupuestos

Criterios de control

Proyectos de recuperacin rpida de la inversin

Razones para planear los sistemas de informacin: a) Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los planes estratgicos a corto plazo. Concentrarse en los objetivos del SIA. Planear la asignacin de recursos destinados a la introduccin del sistema de informacin administrativa. Etc.

Ejemplo de ellos son: a) Automatizacin de nmina y de las funciones administrativas b) Pronstico de ventas c) Control de inventarios d) Introduccin incontrolada de computadoras personales

b) c)

d)

JOSE GPE ROSTRO