Modelo de Estrutura do Plano de Gerenciamento de Projeto

<NOME DA EMPRESA>

PROJETO: <NOME>

PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO

Verso: X.X Data: XX/XX/XX

Responsvel: <Gerente do projeto> Aprovado por: <Patrocinador/Gerente do Programa>

Sumrio
Sumrio.........................................................................................................................1 1

Check-List para Conduo de Projetos........................................................................3 1. Fase de Iniciao...................................................................................................3 2. Fase de Planejamento...........................................................................................4 3. Fase de Execuo e controle................................................................................5 4. Fase de Encerramento..........................................................................................5 Ficha de Cadastro de Oportunidade de Projeto............................................................6 Termo de Abertura de Projeto - project charter............................................................7 Formulrio de Stakeholders..........................................................................................8 Nome......................................................................................................................8 Cargo/Competncia...............................................................................................8 Formulrio para Gerenciamento de Riscos..................................................................9 Declarao do Escopo................................................................................................11 Plano de Gerenciamento do Escopo..........................................................................13 Formulrio de Acompanhamento do Projeto..............................................................16 Formulrio de Lies Aprendidas................................................................................17 Ata de Reunio............................................................................................................18 Formulrio para Distribuio de Informaes do Projeto............................................19 Parte interessada (destinatrio)...........................................................................19 Assunto/Contedo da informao........................................................................19 Folha de Registro de Alteraes do PGP...................................................................21 Descricao_PGP...........................................................................................................22 Modelo de Estrutura Analtica do Projeto (Grfica)....................................................23 Modelo de Dicionrio do EAP (DEAP)........................................................................24 Modelo de Cronograma...............................................................................................25 Modelo de Oramento.................................................................................................26 Formulrio de Acompanhamento do Projeto(2)..........................................................27 Modelo de Plano de Gerenciamento das Comunicaes...........................................28 Modelo de Autorizao do Trabalho...........................................................................29 Modelo de Plano de Gerenciamento de Aquisies...................................................30 Modelo de Declarao de Trabalho............................................................................31 Modelo_Declaracao_trab..........................................................................................31 Formulrio para Gerenciamento de Riscos................................................................32 Modelo de Lista de Verificao da Qualidade.............................................................36 Modelo de Plano de Gerenciamento de Pessoal........................................................37 Modelo de Avaliao de Desempenho Individual.......................................................38 Modelo de Matriz de Atribuio de Responsabilidades..............................................41 Modelo de Reao da Equipe do Projeto...................................................................42 Modelo de Plano Integrado de Mudanas..................................................................43 Modelo de Aceite de Produtos ou Servios................................................................44

Check-List para Conduo de Projetos

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto:

Questes Fundamentais: A partir da definio das cinco fases do ciclo de vida de um projeto, identificar as perguntas mais relevantes relacionadas com cada fase, listando-as na forma de uma lista de verificao.
Sim No

1. Fase de Iniciao
1. A proposta coerente com a Viso e o Planejamento estratgico da organizao patrocinadora do projeto (organizao de origem) e com o Planejamento estratgico da executora? Os recursos estratgicos estaro disponveis para conduo do projeto? Foi formalizado um Project Chart, que define a justificativa, objetivo, os produtos do projeto (resultados e especificaes) as premissas e os obstculos do projeto? As premissas relevantes foram estabelecidas e validadas junto ao cliente? A Estratgia e o Escopo do projeto esto claramente definidos? A proposta possibilita Resultados e Retorno sobre o investimento compatveis com as espectativas da organizao? A avaliao qualitativa e quantitativa da viabilidade do projeto consistente e defensvel? Uma avaliao preliminar de riscos foi realizada? O grau de certeza das estimativas suficiente para o nvel de risco que a organizao possa tolerar? As principais partes interessadas e afetadas foram adequadamente envolvidas ? Foi preenchido o formulrio de stakeholders? J foi definido quem ser o Gerente deste projeto, com a Capacitao e Experincia requeridas? A equipe necessitar de alguma forma de suporte, treinamento, direcionamento e/ou acompanhamento diferenciados? Toda informao relevante necessria para prosseguir o projeto esta disponivel e organizada? O Project Chart foi submetido e aprovado pelo cliente e organizao? Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o lanamento do projeto e o comprometimento das pessoas envolvidas?

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Prosseguir para fase de planejamento do escopo? Assinatura GP: Espao para justificativa, caso o projeto seja abortado

102681696.doc

2. Fase de Planejamento
Sim No

2.1 Declarao do escopo e plano de gerenciamento do escopo

1. 2. 3. 4. 5. 6. A declaro do escopo foi elaborada pela equipe de projeto, e os deliverables (produtos) identificados? Foi elaborado um oramento incluindo custos fixos, variveis e lucro? O oramento foi elaborado pela equipe de projeto juntoao setor financeiro? O oramento foi aprovado pela Diretoria da empresa? A equipe de projeto elaborou o plano de gerenciamento do escopo e definiu responsabilidades? Cliente aprovou oramento e escopo do projeto?

Prosseguir para fase de definio do escopo? Assinatura GP: Espao para justificativa, caso o projeto seja abortado

Sim

No

2.2 Definio do escopo, planejamento do tempo, recursos, qualidade, custos, comunicao

1. Os pacotes de trabalho da WBS foram completados e elaborado o dicionrio da WBS? 2. Os pacotes de trabalho foram desdobrados em atividades e estas foram seqenciadas? 3. Foram identificados e datados os marcos do projeto? 4. Os Recursos foram adequadamente alocados s atividades? 5. Um oramento detalhado foi conduzido para gerar a linha de base de custos do projeto? 6. Existem Cronogramas, Marcos e Oramentos estabelecidos? O Processo de desenvolvimento de fornecedores e aquisio est sistematizado e conhecido? Os Termos de referncia (SOW) para fornecedores esto definidos? 7. Est definida a metodologia de Implementao e a sistemtica de gerenciamento do projeto? 8. As Responsabilidades esto claramente definidas? 9. Um plano de qualidade visando assegurar os resultados e especificaes foi estabelecido? 10. Existe um sistema para documentao do projeto? 11. Foi estabelecido um plano de comunicao para todos os envolvidos (relatrios e eventos)? 12. Toda a documentao gerada foi integrada em um Plano detalhado do projeto? Foi realizada uma avaliao detalhada de riscos? Medidas contingenciais foram previstas? 13. O Plano do projeto foi submetido e aprovado pela organizao? 14. Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o incio da execuo e o comprometimento das pessoas envolvidas?

Prosseguir para fase de execuo? Assinatura GP: Espao para justificativa, caso o projeto seja abortado

102681696.doc

Sim

No

3. Fase de Execuo e controle

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. A Equipe esta integrada e motivada para a execuo das atividades (team-building)? A Liderana reconhecida pela equipe, pela sua habilidade na comunicao, administrao de conflitos e influncia de pessoas? A Equipe requer treinamento especifico nas tecnologias envolvidas? A Equipe esta capacitada na soluo de problemas e tomada de deciso? Os Fornecedores e interfaces da organizao esto integrados ao projeto? O Processo de Negociao com fornecedores tem sido harmonioso e prospero (ganhaganha)? As mudanas de escopo tm sido controladas e aprovadas? O Impacto das mudanas simulado, avaliado e, aps implementado, recoloca o projeto na trilha de seu objetivo?

As informaes tm sido distribudas segundo o plano de comunicao? 9. O cronograma est sendo cumprido dentro dos prazos? 10. O projeto est dentro do oramento? 11. As lies aprendidas esto sendo registradas no formulrio adequado? Os riscos esto sendo monitorados? 12. As Reunies de acompanhamento esto ocorrendo conforme programado?

8.

13. As

atas esto sendo elaboradas e as demandas dos stakeholders registradas e inseridas no projeto? 14. Os Desvios entre Planejado e Realizado esto sendo identificados? 15. As medidas corretivas esto sendo analisadas e implementadas? 16. O Progresso e as auditorias esto sendo registradas e arquivadas?

Prosseguir para fase de encerramento? Assinatura GP: Espao para observaes

Sim

No

4. Fase de Encerramento
1. 2. 3. 4. 5. Foram Realizados os procedimentos de encerramento do projeto (auditoria de resultados, encerramentos contratuais e administrativo)? O Processo de transio esta encaminhado, assegurando a operao do produto do projeto? A organizao patrocinadora do projeto, os clientes e/ou usurios e a equipe do projeto esto satisfeitos com os resultados? Foi conduzida uma reunio de balano do projeto, concluindo-se as lies aprendidas (o que fizemos bem e onde podemos melhorar)? Que resultados podem ser compartilhados e utilizados com propsitos institucionais e/ou mercadolgicos?

Projeto considerado encerrado? Assinatura GP: Assinatura Gerente Geral: Assinatura do cliente: Espao para observaes

102681696.doc

Ficha de Cadastro de Oportunidade de Projeto

Identificao do Cliente
Empresa: Nome contato: Telefones: Endereo:

Tipo de Projeto (Breve descrio do projeto)

Responsvel pelo atendimento ou venda

Nome: Data:____/____/_______ O contato foi: ( ) Telefnico ( ) Presencial

Agendamento da visita preliminar

Data:____/____/_______ Horrio: Local:
102681696.doc

Termo de Abertura de Projeto - project charter

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ Justificativa do projeto <citar a razo pela qual o projeto necessrio, os objetivos estratgicos associados, e os benefcios que o projeto trar>

Objetivo(s) do Projeto < descrever o(s) objetivo(s) do projeto, ou seja, o que se quer alcanar com os resultados do projeto, e relacion-lo(s) com o(s) objetivo(s) estratgico(s) da empresa> Descrio do produto do projeto <citar e descrever as entregas do projeto>

Premissas (hipteses) e restries para o projeto Premissas (hipteses) Restries <listar as hipteses que devem ser assumidas pela <listar as restries impostas ao gerenciamento equipe de planejamento, conhecidas at o presente do projeto, principalmente as referentes a momento> custo, prazo e conduo do projeto> Macro Fases, prazos e custo Macro fase

Data limite

Custo

Custo total Principais envolvidos

Designao de gerente Gerente do projeto <nome e funo> Limites de autoridade

102681696.doc

Formulrio de Stakeholders
Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Aprovado por: Assinatura: Verso: _._ Data de aprovao:___/___/_____ Re f Nome Empresa/Equi Cargo/Competnc ia pe e-mail Telefone/Fa x Endereo Obs

102681696.doc

Formulrio para Gerenciamento de Riscos

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ 1 Etapa: Identificao do Risco Denominao do risco: Descrio do risco:

N Identificao

2 Etapa: Avaliao do Risco Impacto: 5 (alto) 4 (mdio/alto) 3 (mdio) 2 (mdio/baixo) 1 (baixo) Probabilidade: 1 (baixa) 5 (alta) 4 (mdia/alta) 3 (mdia) 2 (mdia/baixa)

3 Etapa: Desenvolvimento da Resposta Estratgias para eliminar ou reduzir este risco (minimizar impacto e/ou probabilidade):

Responsvel: Impacto reavaliado:

Data de Concluso: Probabilidade reavaliada:

4 Etapa: Acompanhamento do Risco Ocorrncias e alteraes:

Respostas includas na

Registros adicionais: Verso ou Anexos

WBS/Cronograma
102681696.doc

10

Declarao do Escopo
Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ Justificativa do projeto <citar a razo pela qual o projeto necessrio, os objetivos estratgicos associados, e os benefcios que o projeto trar>

Objetivo(s) do projeto < descrever o(s) objetivo(s) do projeto, ou seja, o que se quer alcanar com os resultados do projeto, e relacion-lo(s) com o(s) objetivo(s) estratgico(s) da empresa>

Descrio do(s) produto(s) ou servio(s) do projeto <citar e descrever os produtos e servios que sero entregues pelo projeto>

Lista de entregas do projeto

Ligaes com outros projetos <caso haja, colocar a interdependncia entre os projetos da organizao>

Estratgia de conduo do projeto <descrever qual a estratgia a ser utilizada para a conduo do projeto (com sucesso)>

Responsabilidades dos setores envolvidos <citar o que cada setor do projeto responsvel para a produo do escopo do projeto>

11

Macro Fases, prazos e custo Macro fase

Data limite

Custo

Custo total Premissas (hipteses) e restries para o projeto Premissas (hipteses) Restries <listar as hipteses que devem ser assumidas pela <listar as restries impostas ao gerenciamento equipe de planejamento, conhecidas at o presente do projeto, principalmente as referentes a momento> custo, prazo e conduo do projeto> Equipe de Planejamento do Projeto <relacionar a equipe de planejamento do projeto, podendo ser colocado, alm dos nomes, os setores, telefones e endereos de e-mails dos mesmos> Observao

102681696.doc

12

Plano de Gerenciamento do Escopo

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ Objetivos do plano de gerenciamento do escopo Estabelecer como o escopo do projeto ser gerenciado Definir como sero tratadas e controladas as alteraes do escopo Gerenciamento do escopo O escopo deste projeto foi definido com o documento de declarao do escopo e detalhado na figura das entregas do projeto na WBS (Work Breakdown Structure). medida que o projeto seguir atravs do seu ciclo de vida, novos estudos sero realizados a fim de reduzir as incertezas e aumentar o grau de estruturao do projeto, o que poder gerar modificaes do escopo. As modificaes do escopo devero ser realizadas de acordo com as prticas definidas neste documento, a partir de reunies de acompanhamento do projeto. Reunies Reunies da equipe de projeto Reunies de planejamento global Reunies gerenciais Gerenciamento de modificaes do escopo Compreende duas fases: 1) Solicitaes de modificao (atravs de formulrio de Modificao de Escopo (ME)) Gerente do projeto vai avaliar e verificar os impactos financeiros e empresariais do projeto. Impactos em prazo acima de 15 dias; impactos em investimentos acima de R$ 5000,00; alteraes de escopo em contratos com terceiros, sero aprovados somente pelo Gerente Geral, juntamente com o Diretor da Empresa. Ateno: Inclusive a empresa Cliente dever utilizar o mesmo formulrio que dever estar disposio no site do projeto. 2) Controle de modificaes Todas modificaes devero ser catalogadas no documento de controle de modificaes. Cabe ao gerente do projeto manter a pasta de controle de modificaes atualizada. Lies Aprendidas Nas reunies devero ser documentadas as lies aprendidas e catalogadas na pasta de modificaes de escopo, em seo especfica para este fim. Ao final do projeto, estas lies sero revisadas por todos e transferidas para o repositrio de lies aprendidas do escritrio de projetos desta empresa. Aprovao Assinatura Gerente do Projeto: Data:____/____/_______ Assinatura Gerente Administr.: Data: ____/____/_______ Assinatura Diretor da empresa: Data: ____/____/_______
102681696.doc

13

SOLICITAO DE MODIFICAO DE ESCOPO - ME

ME N Data da emisso:

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Requerido por: Setor: Descrio:

Motivo: Impacto: Escopo: Custo: Prazo: Comentrios: Documento de referncia: Anexos: Parecer:

Aprovao Assinatura Gerente do Projeto: Assinatura Gerente Administr.: Assinatura Diretor da empresa:

Data:____/____/_______ Data: ____/____/_______ Data: ____/____/_______

Aprovada:
102681696.doc

Reprovada:

14

CONTROLE DE MODIFICAES DE PROJETO

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: ME n Descrio Solicitante Data da emisso Data do fechame nto Status

102681696.doc

15

Formulrio de Acompanhamento do Projeto

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ 1. Situao das entregas Prazo (cronograma) Produtos e Situao ou Data de entrega Data de entrega Atraso previsto servios % concluda planejada efetiva (ou nova (dias) (entregas) data)

Custo (oramento)
Produtos e servios Valor orado (VO) Custo real (CR)

Qualidade
Produtos e servios Especificao de qualidade Nvel atingido

2. Aes a empreender:

Responsvel: <pessoa ou setor>

102681696.doc

16

Formulrio de Lies Aprendidas

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____
Aspecto
1. Os produtos entregues correspondem aos descritos na proposta executiva? 2. Foi elaborado um relatrio de auditoria final dos resultados? 3. Houve desvios entre os prazos realizados e programados (baseline)? 4. Houve desvios entre os custos efetivos e os orados (baseline)? 5. Os desvios poderiam ter sido evitados? 6. Ocorreram riscos no previstos? 7. Os clientes/usurios esto satisfeitos? 8. A equipe ficou satisfeita com o apoio dos patrocinadores? 9. Houve cooperao e comprometimento das pessoas? 10. O projeto foi bem administrado? 11. Houve problemas de comunicao? 12. O projeto foi bem documentado? 13. Os fornecedores entregaram seus produtos/servios em conformidade com as especificaes combinadas? 14. O que faramos da mesma forma? 15. O que faramos de maneira diferente? 16. O que sabemos hoje, e que no sabamos antes do projeto? 17. Que recomendaes devemos incluir para melhorar os prximos projetos? Por qu? Por qu?

Sim

N o

necessrio)

Comentrios (utilize folhas adicionais, se

Quais foram as causas dos desvios?

Por qu?

102681696.doc

17

Ata de Reunio
Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Local: Data: Elaborado por: <nome e funo> Aprovado por: <nome e funo> I. Relao dos presentes Nome: Setor/Empresa:

II. Assuntos tratados

III. Decises tomadas

IV. Aes a serem empreendidas

Prazo

Responsvel

Documentos anexos: Enviar cpias para:

Plano do Projeto

Assinaturas <principais envolvidos>

102681696.doc

18

Formulrio para Distribuio de Informaes do Projeto

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ Re Parte interessada Assunto/Con f (destinatri tedo Documento relacionado Meio ou Data ou mtodo Freqn cia Ao esperada Responsvel (Emissor)

o)

da inform ao
<incio ou fim de fase ou do projeto; apresentao de produtos ou servios realizados; aes a serem empreendidas; alterao de procedimentos e ou de prioridades; mudanas autorizadas, etc> Proposta Executiva <memorando, carta, boletim, aviso, documentos do projeto, relatos, ata de reunio, etc>

<diretores, executivos, gerentes funcionais, clientes, gerente e equipe de projeto, etc>

<reunies; e-mail; intranet; canal virtual, etc>

<mensal, quinzenal, semanal, aleatria, etc>

<prazo ou data para a <nome do responsvel pela realizao, resposta sobre produo do documento ou a situao, subsdios para informao> relatrio, divulgao, etc.>

2 3 4 5

Patrocinadores e Gerente do programa

Apresentao

Iniciao

Analista do projeto

19

 102681696.doc

20

Folha de Registro de Alteraes do PGP1

RESISTRO DE ALTERAES Data

Modificado por

Descrio da alterao

APROVAO <ASSINATURA>
Modelo_Estrutura_PGP

Data:

Material adaptado de XAVIER, C.M.S.; VIVACQUA, F.R.; MACEDO, F.R.; XAVIER, L.F.S. Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodoware. 3.Ed. Brasport: So Paulo, 2006.

21

Descricao_PGP
I Introduo <Breve resumo do projeto, com histrico, descrio da situao atual e da situao proposta. Deve ser citado o estudo de viabilidade (business case) ou contrato, caso existam>

II Equipe de Planejamento do Projeto

III Documentos de Planejamento por rea A) B) C) D) E) F) G) H) I) IV Concluso < Deve explicitar a importncia do cumprimento do plano para o sucesso do projeto>

Descricao_PGP

22

Modelo de Estrutura Analtica do Projeto (Grfica)

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ Verso: _._

1. Nome do Projeto

1.1 Gerenciamento do Projeto 1.2 Fase1 1.1.1 Plano do Projeto 1.1.2. Controle 1.3 Fase 2 1.4 Fechamento do Projeto

1.1.1.1 <documentos necessrios para o PDP>

1.1.2.1 Reunies de acompanhamento

1.2.1 produto ou servio

1.3.1 Produto ou servio

1.4.1 Relatrio de lies aprendidas

1.1.1.2 .....

1.1.2.2 Relatrios de desempenho

1.2.2

.....

1.3.2

.......

1.4.2 Relatrio do projeto

1.1.1.3 Apresentao do Plano do Projeto(kick-off para execuo

1.1.2.3

.....

1.4.3 Apresentao do relatrio do projeto

Modelo_EAP_Grafica

23

Modelo de Dicionrio do EAP (DEAP)

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ IDENTIFICAO DA EAP <n do elemento na EAP> PACOTE DE TRABALHO <nome do pacote de trabalho da EAP> DESCRIO (<descrio do pacote de trabalho com especificao, funcionalidade, qualidade etc.>) CRITRIO DE ACEITAO <o que ser levado em considerao para se aceitar ou no a entrega do pacote de trabalho

Modelo_Dicionario_EAP

24

Modelo de Cronograma
Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Aprovado por: <nome e funo> Assinatura:

Verso: _._

Data de aprovao:___/___/_____

EDT

Atividade desenvolvida

S1

S2

S3

S4

S5

S6

S7

S8

S9

S10 S11

Modelo_Cronograma

25

Modelo de Oramento
Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ Verso: _._

Oramento por Recurso

Grupo Recurso Custo Unitrio($) Quantidade Unidade Total ($)

Custo do Projeto Reserva de Contingncia Reserva gerencial ou Taxa de Administrao Custo final

Oramento por Atividade

Id 1 2 3 4 5 6 7 8
Modelo_Orcamento

EDT

Atividades

Custo

26

Formulrio de Acompanhamento do Projeto(2)

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ 2. Atividades Pendentes Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____
1. Atividades Realizadas

3. Pontos de Ateno

4. Prximas Atividades

5. Situao em relao ao cronograma planejado

Form_acompto_projeto(2)

27

Modelo de Plano de Gerenciamento das Comunicaes

1. Introduo <Informaes gerais de como devero ser geradas, coletadas, distribudas e armazenadas as informaes a serem produzidas pelo projeto. Definir os responsveis pela gerao, Empresa / rgo / Setor/ Programa: autorizao de mudanas setor da empresa responsvel armazenamento das informaes e pela <nome do cliente; rgo, deo Plano de Gerenciamento pelo Comunicaes. > da empresa que o projeto est inserido> das projeto; programa 2. Definio de Polticas Nome do projeto: <Definir do projeto: Gerente o prazo para a convocao das reunies no planejadas e os responsveis pela elaborao e distribuio funo> da ata de reunio e Elaborado por: <nome eda pauta de reunio; e prazos para a distribuio Verso: _._ elaborao da documentao final do Projeto. Dever ser relacionadas as normas para Aprovado por: <nome e funo> elaborao dos documentos do projeto e se necessrio estabelecer qual a lngua empregada. Se Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ necessrio incluir um glossrio com as siglas, ou termos tcnicos especficos empregados. Todos os documentos devem conter a identificao do projeto, cabealho, rodap, controle de verses, datas, ndice etc., conforme prvia definio da equipe de projeto.> 3. Modelo de Ata de Reunio Ver documento 09_Form_Ata_de_Reuniao.doc 4.Relao das Parte Interessadas Ver documento 10_Form_Distrib_Informacoes.doc 5. Modelo de Relatrio de Desempenho Ver documento 07_Form_Acompto_Projeto.doc / 17_Form_Acompto_Projeto(2).doc 6. Modelo de Autorizao do Trabalho Ver documento 18_Modelo_autorizacao_trab.doc Modelo_plano_GC

28

Modelo de Autorizao do Trabalho

1. Numero na EAP:

2. Descrio do deliverable:

3. Critrios de aceitao do deliverable:

4. Descrio do trabalho:

5. Responsvel:

6. Recursos necessrios/ alocados:

7. Riscos identificados e respostas planejadas: 8. Oramento: 9. Data Prevista para incio: 10. Data Autorizada para incio 11. Data Prevista para fim: 12. Durao Estimada: 13. Dependncia com outras atividades: 14. Aquisies planejadas: 15. Outras Instrues:
Modelo_autorizacao_trab

29

Modelo de Plano de Gerenciamento de Aquisies

I Introduo Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor <breve introduo sobre a finalidade do plano e de sua importncia para o da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o gerenciamento do projeto> projeto est inserido> II Referncia Nome do projeto: <referncia ao documento mestre da organizao, regulamentando as aquisies que todos os gerentes devem Gerente do projeto:seguir> III Descrio dos processos e gerenciamento das aquisies Elaborado por: <nome de funo> Verso: <instrues sobre como dever ser os processos de planejamento das aquisies, _._ contratao, administrao e fechamento dos contratos> Aprovado por: <nome e funo> III.1 Anlise make or buy Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ III.2 Elaborao da Declarao de Trabalho e dos critrios de avaliao de fornecedores III.3 Emisso de pedidos III.4 Acompanhamento de pedidos III.5 Seleo de fornecedores III.6 Elaborao de contratos III.7 Administrao de contratos III.8 - Fechamento de contratos IV Avaliao de fornecedores <como sero processo de avaliao de fornecedores no projetos> V Responsabilidades no Gerenciamento das Aquisies <responsveis pelos processos, assim como pelo plano e sua atualizao>
Modelo_Plano_GA

30

Modelo de Declarao de Trabalho

1. Introduo Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor <breve explicao do contexto da contratao em relao ao projeto do da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est cliente> inserido> Nome do da Contratao 2. Escopo projeto: Gerente do projeto: <especificao do produto ou servio, incluindo as quantidades desejadas> Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> 3. Normas de Qualidade Assinatura: Data de a. Qualidade de processos aprovao:___/___/_____ b. Qualidade dos produtos c. Qualidade da Equipe 4. Prazos <perodo de realizao do servio ou prazo de entrega e garantia> 5. Critrios de Aceitao

6. Responsabilidade

7. Instalaes da Contratada

8. Local do trabalho ou entrega do produto ou servio 9. Outros requisitos 10. Relatrios e reunies de acompanhamento

11. Consideraes gerais

Modelo_Declaracao_trab

31

Formulrio para Gerenciamento de Riscos

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ 1.1 Escala para atribuio de probabilidade e impacto Escala de Impacto (I) Objetivo do Projeto Custo Desprezv el 0.05
Aumento insignificante do custo do projeto Atraso insignificante Reduo do escopo no perceptvel Degradao de qualidade no perceptvel

Baixo 0.1
At 5% de aumento At 5% de atraso reas menos importantes do escopo so afetadas Apenas aplicaes mais crticas so afetadas

Moderado 0.2
Entre 5% e 10% de aumento Entre 5% e 10% de atraso reas importantes do escopo so afetadas Reduo de qualidade requer aprovao do cliente

Alto 0.4
Entre 10% e 20% de aumento Entre 10% e 20% de atraso Reduo do escopo inaceitvel pelo cliente Reduo de qualidade inaceitvel pelo cliente

Muito Alto 0.8

Acima de 20% de aumento Acima de 20% de atraso Produto final inutil para o cliente Produto final no utilizvel

Cronogra ma Escopo

Qualidad e

Avaliao qualitativ a Probabilid ade

Desprez vel
5%

Escala de Probabilidade (P) Baixo Moderad Alto o

10% 20% 40%

Muito Alto
80%

<Os valores percentuais adotados para cada empresa podem ser diferentes dos sugeridos acima. O enquadramento em relao ao impacto em cada rea de conhecimento tambm. Estes percentuais devero ser usados na matriz de probabilidade e impacto, a seguir>

32

1.2 Matriz de Probabilidade e Impacto <As escalas para a probabilidade e para o Impacto da matriz abaixo dever ser exatamente as mesmas adotadas na escala para a atribuio de probabilidade e impactro, apresentada em 1.1. Cada clula do interior da matriz abaixo composta pela multiplicao entre a probabilidade e o impacto> Probabilid ade 0,8 0,4 0,2 0,1 0,05 Impacto AMEAAS
0,04 0,02 0,01 0,00 5 0,00 25 0,05 0,08 0,04 0,02 0,01 0,00 5 0,1 0,16 0,08 0,04 0,02 0,01 0,2 0,32 0,16 0,08 0,04 0,02 0,4 0,64 0,32 0,16 0,08 0,04 0,8 0,64 0,32 0,16 0,08 0,04 0,8

OPORTUNIDADES
0,32 0,16 0,08 0,04 0,02 0,4 0,16 0,08 0,04 0,02 0,01 0,2 0,08 0,04 0,02 0,01 0,00 5 0,1 0,04 0,02 0,01 0,005 0,002 5 0,05

1.3 Registo dos Riscos <Composto de uma relao de responsveis pelas atividades de gerenciamento de riscos, dos riscos identificados e suas respectivas descries, causas e sintomas, dos resultados da anlise do risco (exposio / classificao do risco), e das respostas planejadas, incluindo as aes especficas para implementar a estratgia adotada, do oramento e prazos para as respostas e dos planos de contingncias, se couber> Responsveis pelas atividades de gerenciamento de risco <Identificados no passo 1.1> Responsveis pelas atividades de gerenciamento de riscos no projeto ID Nome Organizao / Telefone/E- Envolvimen Cargo mail to 1 2 3 4 1.4 Identificao dos riscos <As colunas do Resigtro do risco so preenchidas durante os passos 1.2 e 1.3> Nmero do Descrio Causas Sintomas Exposio/ Risco do Risco Classificaa o do Risco 1 2 3 4

33

34

1.4 Mapa de clculo da exposio ao risco <Este mapa preenchido durante o passo 1.3> Risco 1 Impacto (I) (...) n Custo Cronograma Escopo Qualidade Probabilidade (P) (...) n Custo Cronograma Escopo Qualidade Exposio ao Risco (E) (...) n Custo Cronograma Escopo Qualidade n Avaliadores 1 2 3

1.5 Respostas aos riscos <A resposta planejada para o risco preenchida durante o passo 1.4> Ris co N 1 2 3 4 5 Resposta planejada para o Risco

35

Modelo de Lista de Verificao da Qualidade

Produto ou Requisito Critrio de Mtodo de Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor grupo de Aceitao Verificao da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o produtos projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____
Modelo_Declaracao_trab

36

Modelo de Plano de Gerenciamento de Pessoal

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ 1.1 Recrutamento e Seleo <descreva as fontes internas e/ou externas de recrutamento e as tcnicas de seleo que sero utilizadas no projeto. O local de trabalho onde o contratado ir trabalhar, os beneficios previstos, a remunerao e qual a participao e que rea de RH da empresa poder oferecer equipe de gerenciamento de projetos> 1.2 Tabelas de horrios <citar e descrever os horrios disponveis para os membros da equipe de projeto, tanto individual quanto coletivamente, bem como definir quando as atividades de recrutamento e seleo devem ser iniciadas> 1.3 Critrios de liberao <definir o mtodo e o momento em que cada membro deve ser liberado. Isto facilita a realocao em outro projeto ou em outra rea da empresa e aumenta a eficincia do projeto> 1.4 Necessidades de treinamento <definir como a equipe poderia ser ajudada a obter certificaes que beneficiaram o projeto e como uma competncia especfica poderia ser desenvolvida> 1.5 Reconhecimento e premiaes <definir critrios claros de premiaes como incentivos aos participantes. Lembramos que incentivos so diretamente ligados aos resultados obtidos, tais como reduo de custos, entregas no prazo, decises que afetam a qualidade das entregas etc.> 1.6 Segurana <definir polticas e procedimentos de segurana que devem ser seguidas pela equipe> 1.7 Informaes complementares <poder apresentar o organograma do projeto, uma lista de recursos humanos disponveis e a contratar, a matriz de responsabilidades, o quadro de horrios e das Normas e Polticas de Recursos Humanos>
Modelo_Plano_gerenciamtento_pessoal

37

Modelo de Avaliao de Desempenho Individual

Avaliao de Desempenho Individual
Nome:___________________________________________ Matr.___________ rea_______________ Cargo:___________________________________________ Admisso___________________________

Principais Projetos / Atividades

ANLISE E CONCEITUAO Conceitos de desempenho exigidos para a funo: A no atende B atende parcialmente C atende D supera REAS DE PRINCIPAIS FATORES ENVOLVIDOS A B C DESEMENHO LABORAL Conhecimento do trabalho (Seu trabalho em si) (conhecimentos tericos e prticos necessrios execuo do trabalho) Qualidade do trabalho (exatido, perfeio, confiabilidadedas tarefas executadas) Quantidade de tabalho (volume de tarefas executadas) Senso de economia (uso racional dos recursos necessrios ao trabalho) FUNCIONAL Assiduidade (freqncia ao trabalho) (Sua relao Pontualidade (cumprimento dos horrios de empregatcia) trabalho) Dedicao (empenho com que executa as tarefas) Confiabilidade (discrio com relao a assuntos e informaes confidenciais) Identificao (posicionamentos face aos interesses da Empresa e do trabalho) INDIVIDUAL Autodesenvolvimento (busca individual de (Sua relao consigo crescimento profissional e pessoal) prprio) Iniciativa (habilidade de agir adequadamente indepente de comando) Criatividade (desenvolvimento de aes inovadoras adequadas ao trabalho) Capacidade de anlise (habilidade para detectar e avaliar os aspectos relevantes no trabalho) Segurana no trabalho (preocupao com a preveno de acidentes) Responsabilidade (capacidade de assumir e cumprir seus compromissos) COMPORTAMENTAL Relacionamento (dilogo e integrao ao (Sua relao com o grupo) meio) Cooperao (colaborao efetiva no trabalho atravs de relacionamento com colegas, superiores e subordinados) Flexibilidade / Adaptabilidade (capacidade de adaptao a novas situaes) GERENCIAL Planejamento (estabelecimento de metas, (Sua relao com recursos e programa de trabalho) subordinados) Coordenao (integrao dos recursos EMPREGDOS EM humanos e materiais para a execuo das FUNO DE CHEFIA tarefas) Controle (acompanhamento e execuo das tarefas, providenciando as correes

Conceito Global

38

necessrias) Treinamento (orientao e acompanhamento dos subordinados no trabalho) Liderana (promoo e manutano de esprito de equipe e motivao entre os funcionrios) Tomada de deciso (escolha da alternativa mais adequada para cada situao) Capacidade de delegar (atribuio e controle das tarefas apropriadas aos subordinados) IDENTIFICAO DAS CAUSAS POSSVEIS CAUSAS QUE L IMPEDEM UM MELHOR A DESEMPENHO B O R A (Conceitos A e/ou B) L Insuficiencia de conhecimentos prticos Desatualizao tecnolgica Insuficincia de conhecimentos tericos Insuficincia de manuais, instrues ou rotinas de trabalho Condies ambientais desfavorveis Pouca perspectiva de progresso Problemas familiares ou de ordem particular Problemas de sade Comunicaes internas deficientes F U C I O N I N D I V I D C O M P O R T G E R E N C I POSSVEIS CAUSAS QUE IMPEDEM UM MELHOR DESEMPENHO L A B O R A L F U C I O N I N D I V I D C O M P O R T G E R E N C I

(Conceitos A e/ou B) No tem sido informado seus mritos e deficincias Comportamento imaturo A rapidez exigida demasiada para a natureza da tarefa Falta de adaptido para as funes Dificuldade de relacionamento com colegas e chefia Dificuldade de relacionamento com colegas e subordinados Insatisfao por ser utilizado abaixo da sua qualificao Execuo de tarefas / atividades diferentes das do seu cargo Interesse por outras atividades diferentes das que executa

PROGRAMA PARA MELHORIA DO DESEMPENHO AES RECOMENDADAS L F I C G A U N O E

39

B O R A L

C I O N

D I V I D

M P O R T

R E N C I

COMENTRIOS DO AVALIADO __/__/__ DATA ____________________________ VISTO

Modelo_avaliacao_desempenho_individual

COMENTRIO DO AVALIADOR Nome:_________________________________ Matr.:______________ Cargo:_____________ __/__/__ _____________________________ DATA VISTO

40

Modelo de Matriz de Atribuio de Responsabilidades

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ ED T Produto ou Atividade Membr o da equipe 01 Membr o da equipe 02 Membr o da equipe 03 Memb ro da equip e 04 Membr o da equipe 05 Membro da equipe 06

Legenda: R Responsvel A Aprova C Consultoria I Informa

Modelo_Matriz_atribuio_responsabilidade

41

Modelo de Reao da Equipe do Projeto

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ Relao da equipe do projeto ID 1 2 3 4
Modelo_de_relacao_equipe_proj

Nome

Organizao / Cargo

Telefone / E-mail Envolvimento

42

Modelo de Plano Integrado de Mudanas

Introduo <devem ser rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor o sucesso do Empresa /descritos o objetivo deste plano e a importncia do seu cumprimento parada empresa projeto> responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Solicitao de Mudana (SM) Nome do projeto: <descrever o processo a ser Gerente do projeto: utilizado quando da deteco de uma necessidade de mudana: Quem pode pedir mudana? Como pedir mudana? Quem analisa os impactos? Quem autoriza as Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ mudanas?> Aprovado por: <nome e funo> Assinatura: Data de aprovao:___/___/_____ <Modelo de formulrio de solicitao de mudanas> Empresa: <nome> Solicitao de Mudana n ___/___ Projeto: Solicitado por: Ramal: Descrio da mudana solicitada: Justificativa: Data:__/__/__ Nome: Assinatura: PARECER DO GERENTE DO PROJETO Impactos identificados: No cronograma No custo Na qualidade Em outros projetos Data:__/__/__ Nome: Assinatura: PARECER DO AUTORIZADOR Aprovao ( ) Rejeio ( ) Observaes: Data:__/__/__ Assinatura:

SISTEMA DE MONITORAMENTO (RASTREAMENTO)

<Definir como ser feito o acompanhamento de cada mudana proposta, bem como a implementao das aprovadas. Se houver um software de gerenciamento de mudanas (SGM), definir a forma de acesso ao sistema dentro da empresa, os processos e as responsabilidades pela entrada de dados, distribuio e aprovao pelos responsveis at a implementao da mudana. Em caso de indisponibilidade do sistema ou urgncia na aprovao da mudana, poder ser adotado um formulrio em papel a ser providenciado pela equipe do projeto.>
Modelo_plan_integrado_mudanas

43

Modelo de Aceite de Produtos ou Servios

Empresa / rgo / Setor/ Programa: <nome do cliente; rgo, setor da empresa responsvel pelo projeto; programa da empresa que o projeto est inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e funo> Verso: _._ Aprovado por: <nome e funo> Assinatura do responsvel pelo aceite: Data de aprovao:___/___/_____ 1. Descrio do(s) produto(s) ou servio(s) entregue(s) <listar e descrever os produtos ou servios que foram entregues pelo projeto, referenciando, se for o caso, o numero dos mesmos na EAP> 2. Observaes <descrever as observaes pertinentes ao aceite>
Modelo_aceite_prod_servios

44