APUNTES DE ORGANIZACIN Y MTODOS SEMANA V Diseo de puestos de trabajo En qu consiste y cul es su finalidad?

? En este trabajo se presentan los resultados de una investigacin exhaustiva, cuya finalidad es resaltar la gran relevancia que a nuestro juicio tiene el subsistema de aplicacin de recursos humanos en lo referente al Diseo de los Puestos de Trabajo, ya que entendemos que ste representa una fuerza motora importante en el desarrollo productivo de las organizaciones en sentido general. INTRODUCCIN En estos tiempos, se escucha con frecuencia frases como: gran parte de la competitividad de la empresa reside en el bienestar del empleado; administrar con las personas, en lugar de administrar personas; pero ms all de ser frases trilladas, la experiencia ha demostrado que una buena parte del xito del empleado en el desempeo de su trabajo viene dado por su grado de adaptacin al puesto y al entorno. Es por eso que las organizaciones avanzadas buscan equilibrar la armona del trabajador con la competitividad de la empresa, por lo que, encontrar un acoplamiento ptimo entre empleado y puesto de trabajo es un objetivo que debe ser establecido desde el principio. Fernndez, (2004): Para que los profesionales estn motivados y trabajen a pleno rendimiento, uno de los requisitos es que se encuentren cmodos, en el sentido ms amplio de la palabra, en su puesto de trabajo. Adems, la motivacin y muy especialmente su antnimo, la desmotivacin, son sentimientos que se irradian, contribuyendo a forjar un determinado clima laboral que repercute exponencialmente en la productividad de toda la organizacin. Por lo tanto, la adaptacin del puesto de trabajo no responde a frmulas mgicas sino que es el resultado de la confluencia de multitud de factores que tienen que ver con un buen diseo, anlisis y descripcin de puestos. Raventos, (2004): El mejor diagnstico es aquel que responda al diseo ptimo de cada plaza ocupacional, analizada individualmente, y que permita al conjunto de la organizacin alcanzar la armona y el mximo rendimiento. Efectivamente, las nuevas teoras de gestin han demostrado la ineficacia de las ideas tradicionales que el mundo de la empresa tena equivocadamente asumidas. La productividad ya no es sinnimo de tiempo que se pasa en el puesto de trabajo, ahora, la tendencia mayoritaria sita a la persona por delante de la organizacin y, por ello, que el trabajador desempee su labor ptimamente y, en este afn, la simbiosis entre persona y puesto clave. BASE CONCEPTUAL Actualmente, el concepto de puesto o cargo tambin se ha visto afectado por la globalizacin y las exigencias del mundo moderno. Esto quiere decir que, no son estables, estticos ni definitivos; todo lo contrario, estn en constante cambio para poder adaptarse a las permanentes transformaciones tecnolgicas, econmicas, sociales, culturales y legales. Chruden y Sherman citado por Chiavenato (1992) definen un cargo como: una unidad de la organizacin, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los dems cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempea, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organizacin. Bryan Livy citado por Chiavenato (1992) define un cargo como: la reunin de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama. Chiavenato (1999), utilizando el termino cargo como equivalente de puesto lo define: un cargo constituye una unidad de la organizacin y consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los dems cargos. La posicin del cargo en el organigrama define su nivel jerrquico, la subordinacin, los subordinados y el departamento o divisin donde est situado. De todas estas definiciones, si bien Chiavenato sintetiza en uno el concepto de cargo citado por los otros autores, se evidencia un enfoque todava tradicional jerrquico, sin embargo otros autores como Mondy y Noe (1997), utilizan un enfoque ms transversal y lo presentan como parte de un proceso. As, Mondy y Noe (1997) lo definen: un puesto de trabajo es la esencia misma del grado de productividad de una organizacin, por tanto, consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organizacin pueda alcanzar sus objetivos. En consecuencia y como se pudo apreciar, existen dos enfoques respecto del concepto de puesto o cargo de trabajo, del cual se tomar el propuesto por Mondy y Noe como base conceptual para el presente trabajo. DISEO DE PUESTOS Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeacin efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en da debieran invertir ms de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseo de puestos claves en la empresa. Muy pocas empresas tienen presente que tambin el puesto de trabajo requiere diseo y una perfilacin viable para la persona que lo detenta. Un diseo del puesto de trabajo errneo es fuente principal de desmotivacin, insatisfaccin y baja productividad de los recursos humanos (Malik, 2000). Es as que Mondy, (1997) seala: el diseo de puestos consiste en determinar las actividades especficas que se deben desarrollar, los mtodos utilizados para desarrollarlas, y cmo se relaciona el puesto con los dems trabajos en la organizacin. Chiavenato, (1999): el diseo del cargo es la especificacin del contenido, de los mtodos de trabajo y de las relaciones con los dems cargos para cumplir requisitos tecnolgicos, empresariales, sociales y

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personales del ocupante del cargo. Como se puede apreciar estas definiciones se relacionan en contenido, pero se hallan algo pobres. A continuacin, mencionaremos a otros autores que tratan el tema desde una ptica algo ms amplia. Gmez-Meja (2000), describe el diseo de puestos como: proceso de organizacin del trabajo a travs de las tareas necesarias para desempear un cargo especfico. Fernndez (2001) opina: el diseo de puestos de trabajo es el procedimiento metodolgico que nos permite obtener toda la informacin relativa a un puesto de trabajo. As mismo, Chiavenato en su libro Gestin del Talento agrega: el diseo de los cargos es el proceso de organizacin del trabajo a travs de las tareas necesarias para desempear un cargo especfico. Incluye el contenido del cargo, las calificaciones del ocupante y las recompensas de cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la organizacin. Analizando el conjunto de concepciones aqu citadas, sacamos como conclusin que, el Diseo de Puestos de Trabajo es un proceso de organizacin del trabajo que tiene como objetivo estructurar los elementos, deberes y tareas de los puestos de una organizacin, atendiendo el contenido, requisitos, responsabilidades, condiciones, calificaciones y recompensas de los ocupantes, para lograr que el desempeo de los puestos ocupe un lugar en la oferta de valor que se desea brindar al cliente. ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS Frecuentemente, se escucha a los empresarios decir que su manual de descripcin de puestos no les ha aportado nada. Otros peor an, que no se necesita el manual de puestos ya que los trabajadores saben con exactitud lo que deben hacer. De cualquier forma, todos concluyen con el mismo resultado, es decir, su manual de descripcin de puestos no es importante, ni necesario. No obstante, como se ha ido describiendo a lo largo del presente trabajo, el acontecer de la vida productiva que presentan y reflejan las empresas en la actualidad, teniendo en consideracin los cambios que tanto a nivel macro como en su entorno individual se presentan, nos indica que se presenta un cambio organizacional inevitable, de donde podemos destacar, que para que las empresas logren continuar e incrementar su nivel de ventas, rentabilidad y productividad, que les traera como resultado una consolidacin en el mercado y mayor aceptacin por sus clientes, es indispensable contar con personal de muy alta calidad y con un elevado grado de compromiso con la empresa; es decir, se debe contar con la persona ideal para cada puesto de trabajo, que cumpla con el perfil y los requerimientos necesarios tal como lo indica el anlisis de puestos. Ya lo deca Fuertes y Pereda citado por Garca (2001): Un buen anlisis y descripcin de puestos ha de recoger toda la informacin relativa a los puestos de la organizacin: el espacio fsico, ambiente o entorno de trabajo, herramientas a utilizar, funciones y tareas del puesto, responsabilidades, conocimientos etc.; es decir, todo lo que directamente o indirectamente influye o puede influir en el correcto desempeo de un puesto de trabajo. Por lo tanto, el anlisis y descripcin de puestos de trabajo es un proceso que consiste en determinar mediante un riguroso estudio los elementos o caractersticas inherentes a cada puesto. (Harper y Lynch, 1992). Pero el anlisis y descripcin de puestos como su nombre lo indica, est conformado por dos trminos: por un lado, el anlisis de puestos y por otro, la descripcin de puestos. Algunos autores como Cuesta (2005), fusionan ambos trminos; pero la mayora de la literatura consultada trata los trminos por separado para de esta forma definirlos minuciosamente. Por consiguiente, existen dos puntos de vista. Autores como Chiavenato (1999), opinan que la descripcin de puestos es el punto de partida para el anlisis de los mismos y la determinacin de las especificaciones de los puestos. Otros como Mondy y Noe (1997), Folch (1997), Cuesta (2000) coinciden en que el anlisis de puestos proporciona la informacin necesaria para la definicin de los requisitos o especificaciones de los puestos que se deben recoger con la descripcin de puestos. En este sentido y para la realizacin del presente trabajo se tomar como referencia los criterios expuestos por Mondy, Folch y Cuesta. Ahora bien, y qu es el anlisis de puestos?. Chiavenato (1999), define el anlisis de cargos como: el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El anlisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le ataan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeo. El anlisis de puestos es conocer todas y cada una de las tareas que ha de llevar a cabo una persona en un puesto de trabajo, as como los requerimientos mnimos para ocupar el mismo, para que sea desempeado en forma eficaz (Gama, 1992). Gomez-Meja, (2000): el anlisis de puestos es un proceso sistemtico de recoleccin de informacin para tomar decisiones respecto a los puestos. El anlisis de puestos identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado puesto. El anlisis de puestos segn Mondy y Noe (1997) es: el proceso sistemtico de determinar las habilidades, deberes y conocimientos necesarios para desempear puestos en una organizacin. Es una tcnica esencial siempre presente de recursos humanos, que proporcionar datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto. El mismo autor, propone desarrollar el anlisis de puestos cuando: Se funda una organizacin y se inicia un programa de anlisis de puestos por primera vez. Se crean nuevos puestos.

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 Se modifican de manera significativa los puestos como resultado de nuevas tecnologas, mtodos, procedimientos o sistemas. Folch citado por Mondy (1997) opina: el anlisis de puestos proporciona un resumen de deberes y responsabilidades en relacin con otros puestos, los conocimientos y habilidades necesarios y las condiciones de trabajo en las que se realiza. En sntesis, los autores coinciden en afirmar que, con el anlisis de puestos se pretende determinar por un lado las tareas, responsabilidades y requisitos que el puesto exige y por otro, los conocimientos y habilidades para desempearlo adecuadamente. De tal forma, el anlisis de puestos sera un proceso de determinacin de las funciones o actividades, responsabilidades y deberes, objetivos y condiciones que debe poseer un puesto y el tipo de persona que contenga las cualidades, cualificacin, conocimientos, habilidades y capacidades que le permita desempearlo adecuadamente. Ahora bien, todas esas tareas, requisitos, responsabilidades, conocimientos y habilidades son plasmados en documentos bsicos y muy tiles para recursos humanos: descripciones y especificaciones de puestos. La descripcin del cargo se refiere a las tareas, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones. (Chiavenato, 1999) Mondy y Noe, (1997): la descripcin de puestos es un documento que proporciona informacin acerca de las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. Las cualidades mnimas aceptables que debe poseer una persona con el fin de desarrollar un puesto especfico se contienen en la especificacin del puesto. Chiavenato, (1999) aade: La descripcin del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Mondy y Noe, (1997): La especificacin del puesto es un documento que contiene las capacidades mnimas aceptables que debe tener una persona a fin de desempear un puesto especfico. Los aspectos que se suelen incluir en este documento son los requerimientos educacionales, la experiencia, los rasgos de la personalidad y las habilidades fsicas. En general, la descripcin del cargo presenta el contenido de ste de manera impersonal, y las especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin respecto de las caractersticas humanas que se requieren para ejecutar el trabajo, expresadas en trminos de educacin, experiencia, iniciativa, etc. Es preciso sealar que en la descripcin de puestos debe plasmarse no lo que se hace; ya que lo que se est haciendo puede que sea errneo y requiera una revisin; por eso, la descripcin del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no a lo que realiza el ocupante. CONCLUSIONES De esta manera y con todo lo expuesto hasta aqu, podemos argumentar que es indispensable contar con el anlisis de cada uno de los puestos, esto permitira la posibilidad de obtener todas las caractersticas e informacin relativa a cada uno de los cargos. Adems el uso de esta informacin permitir establecer la descripcin y especificacin de cada puesto, y a su vez proporcionar la base para unificar los subsistemas que conforman la gestin de los recursos humanos. DESCRIPCIN Y ANLISIS DE CARGO Para comenzar se podra definir el cargo como la agrupacin de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar especfico dentro del organigrama de la empresa. Se podra decir entonces que la descripcin de cargo no es ms que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. Esta descripcin debe incluir: Cules son las funciones del ocupante Cuando hace el ocupante estas funciones. Porque el ocupante hace dichas funciones (objetivo). Como hace el ocupante sus funciones. Justo despus de la descripcin de cargo viene el anlisis de cargo, el cual podramos definir como la especificacin de las cualidades que debe tener el factor externo al cargo como tal. Es por esto que se le denominan factores extrnsecos, los cuales estn formados bsicamente por el perfil con el que deber cumplir el futuro ocupante. Este anlisis debe incluir: Requisitos Intelectuales Requisitos Fsicos Responsabilidades implcitas Condiciones de Trabajo Entonces podemos decir que la descripcin y el anlisis de cargo son la base fundamental de cualquiera de los trabajos que se realizarn en RRHH, ya que tanto la descripcin como el anlisis nos pueden servir de gran ayuda o gua para todas las etapas posteriores dentro de los procesos que cumplir, como lo son el reclutamiento y seleccin, la capacitacin, la administracin de sueldos, higiene y seguridad, entre otras.

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Diferencia entre Descripcin y Anlisis de Cargo Como diferencia podemos citar que la descripcin de cargo se encarga de este mismo como tal, sin dar importancia a otros factores externos, mientras que el anlisis de cargo se fija nicamente en las cualidades con las que debe cumplir el futuro ocupante para desarrollar las tareas y aceptar las responsabilidades antes descritas. APLICACIN DEL ANLISIS DE CARGO EN LA DETERMINACIN DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO Para determinar las necesidades de entrenamiento de un cargo en especfico se deben haber realizado obligatoriamente la descripcin y el anlisis de cargo. Comparando el perfil exigido para el cargo y las funciones que se deben realizar en el mismo, podemos determinar cul es el entrenamiento adecuado para darle a un empleado que comenzar a desarrollarse en un cargo determinado. Las funciones que el cargo exige permitirn crear un plan de induccin en donde el supervisor pueda crear un entrenamiento acorde a las actividades que deber desarrollar el empleado para el logro de los objetivos. INTERRELACIN DEL ANLISIS EN PLANIFICACIN DE LAS TCNICAS DE RECURSOS HUMANOS El eje predominante en la historia del anlisis estratgico ha sido la bsqueda de enlaces entre decisiones estratgicas y rendimiento empresarial. Hasta hace pocos aos, no se haba planteado la existencia de nexos de unin significativos entre la estrategia empresarial y la gestin de los recursos humanos. Las investigaciones sobre estas dos dimensiones de la realidad empresarial haban seguido caminos separados y, desde el punto de vista de la gestin estratgica, la perspectiva social de la empresa haba quedado relegada a un segundo plano. Desde siempre, ha sido necesaria la gestin de las personas para que funcionen las organizaciones. Por ejemplo puede ser preciso contratar a personal nuevo o adaptar las competencias del personal existente; cuando los empresarios se empezaron a plantear la necesidad de gestionar los recursos humanos y estructurarlos en la empresa, la mayora de las decisiones que deban responder era el nmero de trabajadores que tenan que contratar y para qu perodo debido en la mayora de los casos a ajustes de produccin El Desarrollo del Recurso Humano, pretende ampliar y desarrollar las capacidades futuras en el empleado, y en este sentido, trasciende las exigencias del cargo actual que este ocupa, lo prepara para asumir funciones ms complejas y nuevas responsabilidades. De esta manera, el desarrollo de recursos humanos guarda una mayor relacin con la existencia de: Planes de Desarrollo de Carrera con un enfoque longitudinal del crecimiento y desarrollo individual de los empleados. Planes de Sucesin de Cargos con un propsito de asegurar un suministro adecuado de talentos en los recursos humanos para las necesidades proyectadas en el futuro segn los planes estratgicos de la empresa. Puesto que en la mayor parte de las organizaciones, los cargos se proyectan y disean sin contar con la dependencia de ARH, falta saber cmo lo proyectan y lo disean con las otras dependencias. En otras palabras, es necesario que se analicen y se describan los cargos, para conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de poder administrar los recursos humanos empleados en ellos. La ARH, llama cargos a las funciones. El anlisis de cargos constituyen la base de cualquier programa de Recursos Humanos, como: Ayudar a la elaboracin de los anuncios, a la demarcacin del mercado d emano de obra, a elegir donde reclutarse, etc., como base para el reclutamiento de personal. Determinare l perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se aplicaran las pruebas adecuadas, como base para la seleccin de personal. Suministrare l material necesario segn el contenido del os programas de capacitacin, como base de la capacitacin del personal. Determinar, mediante la evaluacin y clasificacin de cargos, las franjas salariales, segn la posicin del os cargo sen la empresa ye l nivel del os salario sen el mercado como base para la administracin de salarios. Estimular al motivacin del personal, para facilitar la evaluacin del desempeo y verificar el merito funcional. Servir de gua del supervisor en el trabajo con sus subordinados y guiad el empleado para el desempeo de sus funciones. Suministrar datos relacionados con higiene y seguridad industrial, en el sentido de minimizar la insalubridad y peligrosidad comunes aciertos cargos. Como los cargos son diseados por los dems organismos, la ARH precisa describirlos y analizarlos para conocer mejor las caractersticas, habilidades, aptitudes y los conocimientos que requieren los ocupantes para desempearse mejor en ellos, con el fin de conocer mejor las exigencias que el cargo impone. En lo fundamental el anlisis y la descripcin del cargo representan una parte fundamental de cualquier trabajo de ARH, pues permite ayudar al reclutamiento y seleccin del personal, el entrenamiento, la administracin del os salarios, la evaluacin del desempeo, la higiene y seguridad ene l trabajo, adems informa a l supervisor o al gerente de lnea el contenido y las especificaciones de los cargos de su rea , ya que el anlisis y la descripcin de cargos es una responsabilidad de lnea y una funcin staff.

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 Guia de Anlisis de Cargo Cdigo Personal: - 1. - IDENTIFICACIN: Nombre del empleado: Oficina: Lugar de Trabajo: Divisin: SubDivisin: Departamento: Seccin: Nombre del Cargo: Otros Nombres: Encasillamiento o Actividad: Cargo y Nombre del Jefe inmediato Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional (por enfermedad, vacaciones, etc.). 2. - RESUMEN DEL CARGO: (Resuma en forma general las funciones principales del cargo) 3. - DESCRIPCIN: (Asegrese de incluir todas las actividades que realiza el trabajador indicando: Qu hace?, Cmo lo hace? Y Por qu lo hace?) DEBERES Y RESPONSABILIDADES Frecuencias: Peridicas: Aqullas realizadas semanal o mensualmente Ocasionales: Aqullas realizadas a intervalos irregulares y con frecuencia menor que una vez al mes. ESTRUCTURA DEL ANLISIS DE CARGO La descripcin de cargo es una simple exposicin de la tarea o funciones que desempea el ocupante de un cargo, en tanto que el anlisis de cargo es una verificacin comparativa de las exigencias, es decir, los requisitos que dichas tares o funciones imponen al ocupante; en otras palabras, cuales son los requisitos fsicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeo adecuado del cargo, cuales son las responsabilidades que el cargo le impone y en qu condiciones debe desempear el cargo. En general el anlisis de cargo se refiere a cuatro reas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo: Requisitos Intelectuales. Requisitos Fsicos. Responsabilidades Implcitas. Condiciones de Trabajo. Cada una de estas reas est dividida generalmente en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de referencias que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva, son verdaderos instrumentos de medicin, elaborado de acuerdo a la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si varia la naturaleza de los cargos que van analizarse, cambiaran no solo los factores de especificaciones considerados, sino tambin su amplitud de variacin y sus caractersticas de comportamiento. Requisitos Intelectuales Los requisitos intelectuales tienen que ver con las exigencias del cargo en lo referente a los requisitos intelectuales que el empleado debe poseer para desempear el cargo de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales estn los siguientes factores de especificacin: Instruccin Bsica. Experiencia Necesaria. Adaptacin al Cargo. Iniciativa Necesaria. Actitudes Necesarias. Requisitos Fsicos Estos requisitos tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y esfuerzos fsicos y mentales requeridos, y la fatiga provocada, as como la constitucin fsica que necesita el empleado para desempear el cargo adecuadamente. Entre los requisitos fsicos se encuentran los siguientes factores de especificaciones: Esfuerzo Fsico Necesario. Capacidad Visual. Destreza o Habilidad. Constitucin Fsica Necesaria. Responsabilidades Implcitas Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo (adems de el trabajo normal y de sus funciones) por la supervisin directa o indirecta de el trabajo de sus subordinados, por el material, por las herramientas o equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los ttulos valores o documentos, la prdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o externos, y la informacin confidencial. Supervisin de Personal Material, herramientas o equipos. Dinero, ttulos, valores o documentos. Contactos Internos o externos. Informacin Confidencial. Condiciones de Trabajo Se refiere a las condiciones ambientales de el lugar en donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgo, lo cual exige que el ocupante del cargo se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones.

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 Ambiente de Trabajo Riesgos MTODOS DEL ANLISIS DE CARGOS Mtodo de Observacin Directa Es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por ser el mas antiguo histricamente como por su eficiencia. Su aplicacin resulta mucho ms eficaz cuando se consideran estudios de micro movimientos, y de tiempos y mtodos. El anlisis del cargo se efecta observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de sus funciones mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observacin en la hoja de anlisis de cargos. Es mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observacin directa, pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observacin. Dado que no es todos los casos la observacin responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompaada de entrevistas y anlisis con el ocupante del cargo o con el supervisor. Caractersticas: Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo. No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores. Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula bsica del anlisis de cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace). Ventajas: Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo. No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores. Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula bsica de cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace). Desventajas: Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el mtodo sea completo. La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el anlisis. No se recomienda aplicarlo en argos que no sean sencillos ni repetitivos. Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con otros para que el anlisis sea mas completo y preciso. Mtodo del Cuestionario Para realizar el anlisis, se solicita al personal (en general, los que ejercen el cargo que ser analizado, o sus jefes o supervisores) que diligencie un cuestionario de anlisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas. Cuando se trata de una gran cantidad de cargos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrtica, es ms rpido y econmico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertinencia y adecuacin de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relacin o las posibles ambigedades de las preguntas. Caractersticas: La recoleccin de datos sobre un cargo se efecta mediante un cuestionario de anlisis del cargo, que llena el ocupante o su superior. La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena de cuestionario). Ventajas: Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visin mas amplia de su contenido y de sus caractersticas, adems de que participan varias instancias jerrquicas. Este mtodo es el mas econmico para el anlisis de cargos. Tambin es el que mas personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los dems mtodos de anlisis de cargos. Es el mtodo ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo no las actividades de los ejecutivos. Desventajas:

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No se recomienda su aplicacin en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito. Exige que se planee y se elabore con cuidado. Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas. Mtodo de la Entrevista El enfoque ms flexible y productivo en el anlisis de cargos es la entrevista que el analista hace al ocupante del cargo. Si est bien estructurada, puede obtenerse informacin acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqus y los cuando. Puede hacerse con relacin a las habilidades requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar informacin obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar la incoherencia en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son validos. Garantiza una interaccin frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminacin de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de anlisis de cargos prefieren este mtodo basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboracin y participacin. El mtodo de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados conel cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados. Caractersticas: La recoleccin de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales. La participacin del analista y del ocupante del cargo es activa. Ventajas: Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor. Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas. Este mtodo es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el anlisis , debido a la manera racional de reunir los datos. No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel. Desventajas: Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos. Puede generar confusin entre opiniones y hechos. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parlisis del trabajo del ocupante del cargo. ETAPAS DE EL ANLISIS DE CARGOS Etapa de Planeacin Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de cargos; es una fase de oficina y de laboratorio. La planeacin del Anlisis de cargos requiere los siguientes pasos: Determinacin de los cargos que deben describirse, analizarse e incluirse en el programa de anlisis, as como de sus caractersticas, naturaleza, tipologa, etc. Elaboracin del organigrama de cargos y ubicacin de los cargos en el mismo. Al ubicar un cargo en el organigrama se logran definir los siguientes aspectos: Nivel jerrquico, autoridad, responsabilidad y rea de actuacin. Elaboracin del cronograma de trabajo. Que especifica por dnde se iniciar el programa de anlisis, el cual podr comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa. Eleccin de los mtodos de anlisis que van a aplicarse. En general, se eligen varios mtodos de anlisis porque es difcil que los cargos tengan naturaleza y caractersticas semejantes. La eleccin recaer en los mtodos que presenten las mayores ventajas. Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el anlisis, basada en dos criterios: Criterio de Universalidad y Criterio de Discriminacin. Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar el campo o actitud de variacin de cada factor dentro del conjunto de cargos que se pretendan analizar. La actitud de variacin corresponde a la distancia comprendida entre el lmite inferior y superior que un factor presenta en un conjunto de cargos. Gradacin de los factores de especificaciones. Consiste en transformarlos de variable continua en variable discreta o discontinua. Un factor de especificaciones se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. Etapa de Preparacin En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo: Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos que conformarn el equipo de trabajo.

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Preparacin del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc.). Disposicin del ambiente (informes a la direccin, a la gerencia, a la supervisin y a todo el personal incluido en el anlisis de cargos). Recoleccin previa de datos (nombres de los ocupantes de los cargos que se analizarn, elaboracin de una relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizado por los ocupantes de los cargos). Etapa de Ejecucin En esta fase se recolectan los datos relativo a los cargos que van a analizarse y se redacta el anlisis. Recoleccin de datos sobre los cargos mediante el mtodo de anlisis elegido. Seleccin de los datos obtenidos. Redaccin provisional del anlisis, hecha por el analista de cargos. Presentacin de la redaccin provisional del anlisis al supervisor inmediato para que la ratifique o la rectifique. Redaccin definitiva del anlisis del cargo. Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del cargo para la aprobacin (al comit de cargos y salarios al ejecutivo o al organismo responsable de oficializarlo en la organizacin).

EJEMPLO DE LISTAS DE VERIFICACIN PARA EL ANLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO RESPONSABILIDADES COTIDIANAS DE OFICINA Actividad Frecuencia D S M

Escribir etiquetas, cartas, sobres y facturas. Determinar el diseo y el formato, y escribir en el formato terminado. Revisar y corregir errores. Organizar y escribir informes financieros y estadsticos. Tomar dictado y transcribir. Transcribir dictados de grabaciones de voz. Grabar, escribir y distribuir minutas de reuniones. Componer cartas estndares en respuesta a la correspondencia de rutina. Programar citas sin despacho previo, programar reuniones y conferencias y programar viajes, incluyendo las reservas. Preparar salas de reuniones y de conferencias. Mantener, procesar, distribuir y actualizar registros, archivos y documentos. Mantener registros y archivos confidenciales y manejar correspondencia y registros confidenciales. Abrir, ordenar y distribuir el correo. Contestar telfonos, analizar y colocar llamadas, monitorear y seguir grabaciones de correo de voz, derivar a quienes llaman al interlocutor adecuado. Preparar, procesar y verificar facturas, cuentas, cheques y recibos. Mantener e informar sobre las actividades de las cuentas de gastos. Recibir y dar la bienvenida a visitantes, y derivarlos a las personas adecuadas. Mantener y actualizar las listas de correo. Introducir datos electrnicamente y verificarlos. Procesar registros de planilla. Realizar clculos, contabilizar y verificar cifras, rastrear y ajustar errores. Mantener el inventario de suministros de oficina, solicitar nuevos Apuntes de Organizacin y Mtodos Semana IV Pg. N 8

suministros y distribuir los suministros a las personas autorizadas. Programar y hacer el seguimiento de las reparaciones de equipos y contrataciones de servicios. Mantener candados y llaves para los gabinetes de depsito y otras instalaciones, y distribuirlos entre las personas autorizadas. Orientar y capacitar a los nuevos empleados. Programar el trabajo de los colegas segn se le solicite. Manejar efectivo e instrumentos negociables. Mantener la caja de efectivo. Firmar documentos legales. Informarles a otras personas con respecto al personal y a las ubicaciones. Mantener registros de ingresos y egresos de efectivo. Examinar postulantes y solicitudes de trabajo, y realizar entrevistas de evaluacin. Organizar y encuadernar. Hacer fotocopias. Fechar y sellar documentos. Sugerir mejoras en las operaciones y los procedimientos. Modificar las operaciones y/o los procedimientos. Mantener manuales de procedimientos e informacin. Desarrollar un presupuesto operativo para la aprobacin pertinente. Investigar, tabular y resumir los datos de los informes de rutina, peridicos o especiales. Presentar conclusiones de forma oral o escrita. Registrar y verificar asientos o cuentas, libros diarios, registros y libros mayores. Hacer el balance de las cuentas y reconciliar los estados bancarios. Indique el equipo que es parte corriente de las responsabilidades relacionadas con el puesto de trabajo: ( ) Calculadora ( ) Cmara ( ) Caja registradora/caja chica ( ) Computadora ( ) Equipo de dictado ( ) Mquina de fax ( ) Equipo de microfilme ( ) Fotocopiadora ( ) Mquina de franqueo postal ( ) Equipo de seguridad ( ) Clasificador ( ) Conmutador ( ) Procesador de texto ( ) Otros equipos: ________________ ( ) Otras actividades: _____________

Apuntes de Organizacin y Mtodos Semana IV

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