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ADMINISTRACIN DE COMPRAS El rea de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la empresa, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los dems departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores. Las compras representa la existencia de materia prima para la produccin y venta. La ptima administracin del departamento de compras y de nuestros almacenes consiste en contar con la disponibilidad de estos recursos al momento de ser requeridos por los departamentos de la empresa, basndonos en la implementacin de polticas que nos permitan decidir cunto y cundo se presenta el punto de reposicin de mercancas. Una buena administracin del departamento de compras se centra en cuatro aspectos bsicos: 1) Requerimientos de los departamentos solicitantes. Produccin. 2) Punto de reposicin. 3) Artculos de mayor cuidado. 4) Fluctuacin de precios de adquisicin. La correcta administracin de las compras y de almacenes consiste en disponer de la materia prima requerida para la operacin al menor costo posible, con la mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago.

QUE COMPRAR?, CMO COMPRAR?, A QUIN COMPRAR?, son las preguntas bsicas de la gestin de compras. En realidad es muy poco probable que nos encontremos con una empresa que considere econmico fabricar todo el material que utiliza. Por otro lado, la funcin de compras, es a menudo la que gasta ms dinero en una empresa y por lo tanto su buena gestin supone una oportunidad para reducir costos y aumentar los mrgenes de beneficio.

SITUACIONES QUE DAN ORIGEN A LA COMPRA EN UNA ORGANIZACIN Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando el departamento o encargado de compras recibe una requisicin de compras por parte de otra persona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o de algn otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra FUNCIONES QUE REALIZA EL REA DE COMPRAS Dentro de las funciones que realiza el rea de compras podemos encontrar las siguientes: Investigacin de precios Eleccin de proveedores, relaciones con los mismos, emisin de rdenes de compra, inspeccin de pedido, investigaciones de mercado Cobertura de facturas.(esto es solo cuando no hay un rea de mercadotecnia o si se realiza en colaboracin con la misma)

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CICLO DE COMPRAS Es un proceso dentro de la gestin o administracin de compras que se realiza de forma cclica donde intervienen los proveedores, los medios de pago y la empresa

BANCOS

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL REA DE COMPRA Debemos tener claro que el rea o departamento de Compras en una organizacin debe perseguir siempre los siguientes objetivos: Reduccin de los Costos y obtencin de utilidades: La reduccin de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el rea de compras debe buscar trabajar con el menor nmero de recursos econmicos posibles, buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de seleccin de proveedores y operacin dentro de la organizacin. Brindar un servicio El departamento de compras debe servir y apoyar a los dems departamentos de la organizacin en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realizacin de una compra. Obtener financiamientos: El rea de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorizacin de la administracin y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control, as como el cumplimiento con los parmetros que la empresa establezca para las compras.

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Controlar los tratos comerciales con los proveedores El rea de compras debe de ser quien se encargue nicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de informacin que solo les interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayar confianza y seguridad en que recibiremos tanto el trato como la mercanca en las mejores condiciones y segn lo pactado y lo planeado TIPO DE COMPRAS Para comprender las adquisiciones que la empresa lleva a cabo, las mismas se clasifican y agrupan segn su naturaleza y caractersticas, es necesario aclarar que sta clasificacin de las compras no es nica y puede variar dependiendo de cada autor y del enfoque o la visin del mismo y en el mbito empresarial debe acoplarse a las necesidades de cada A continuacin se presenta la siguiente clasificacin: 1. Compras anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es el caso del abastecimiento. Tambin pueden ser compras especulativas, las cuales dependen del criterio que se tenga sobre el futuro. 2. Compras de emergencia: Es cuando debemos realizar compras no planeadas, sin la cual es la empresa no podra cumplir con sus objetivos. 3. Compras de excedentes: consiste en comprar ms de lo que se va a utilizar, para tener una reserva de materia prima en caso de emergencia, o imprevistos. 4. Compras de artculos relacionados: Son aquellas compras que no van destinadas a la produccin, sino a la operacin de la empresa ya sea en reas contables o administrativas. 5. Compras de elementos especiales: Se dan por ejemplo en la compra de maquinaria, son compras de artculos importantes para la empresa pero que no van relacionadas con los insumos que esta utiliza

Dentro de las normas de las compras se deber tener siempre en cuenta los siguientes factores:
a. La Calidad

Es forzoso basarla en las exigencias de las especificaciones tcnicas y de la clientela. Para ello deber colaborar con los proveedores y departamento tcnico para fijar correctamente las normas a seguir al controlar la calidad de las mercancas a comprar.

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b. La Cantidad

Una vez que se conozca la planificacin anual de las ventas de la empresa, esta deber sincronizarse con la programacin de las compras, adquiriendo la cantidad precisa de mercancas, tratando de utilizar un mnimo capital de maniobra para permitir mayores economas de financiacin, justificando la cantidad de dinero que habr de inmovilizarse. Es evidente que , no obstante, se debe conseguir una mayor cantidad de mercancas al efectuar una compra ya que ello supondr una economa, as como poder proceder a compras programadas de forma peridica.

c.

El Plazo Muchas veces tiene mayor importancia el plazo de entrega del material que el precio del mismo. Es evidente que la cantidad a invertir en existencias depende del plazo y del precio, tratando de tener siempre un stock mnimo que a su vez de seguridad en la entrega de materiales a la fase de produccin justo a tiempo y en la calidad y momento exigidos. Por tanto la cantidad de capital a inmovilizar con su almacenamiento deber ser ajustada ya que es un gasto a aadir el valor del inters que deba producir dicho capital.

d. El Precio

Su importancia esta bien definida, puesto que siempre se trata de encontrar el mas reducido precio para aquellos productos a comprar que cumplen con los requisitos necesarios. Siempre hay posibilidades de mejorar los precios, por ejemplo, pregunta cul es el importe mnimo para que sea el propio proveedor quien corra a cargo de los costes del transporte, as te ahorrars costes adicionales o si vas a comprar grandes cantidades de un producto, vale la pena preguntar por descuentos. Otra opcin sera a travs de la fijacin de un importe de venta anual con descuentos en el caso de superar tales importes. Pregunta tambin por stocks excedentes donde te puedan reducir los precios.
e. El Coste

Es imprescindible en cualquier gestin de compras conocer el llamado precio de coste de un articulo o servicio comprado. Ciertamente, no solo es el precio que aparece en la factura del suministrador, ya que habr que tenerse muy presentes otros costes suplementarios, como son el coste de adquisicin y el coste de posesin. Coste de Adquisicin.- Este coste de adquisicin aglutina la cantidad de los gastos administrativos previstos para la ejecucin de las operaciones de compras, aadiendo eventualmente los gastos de estudio y preparacin de los pedidos. Coste de Posesin.- En este caso la base de evaluacion esta constituida por la suma de los gastos de almacenaje de las existencias, y los gastos de explotacin de los almacenes

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Coste de Compra.-Es la suma del precio de factura del material comprado ms los costes de adquisicin y el de posesin. Precio de Coste definitivo.- Si analizamos el coste real de las compras, tendramos que tener tambin en cuenta lo que ocurre despus de la compra, en lo que respecta a la puesta en servicio de los productos cuando intervienen los gastos de explotacin y de mantenimiento,como por ejemplo los servicios post-venta, las garantas, el suministro de piezas de recambio, con lo que tendramos una serie de costes acumulativos que gravaran sensiblemente el precio de coste inicial.

Sistemas Logsticos de administracin de compras La logstica es un proceso relacionado con la administracin eficiente del flujo de bienes y servicios su operatividad afecta el desenvolvimiento de muchas reas de la organizacin. Por tal razn, se puede hablar de un sistema logstico que, mediante la sincronizacin de sus componentes, permite lograr el flujo necesario para responder eficazmente a una demanda cambiante y cada vez ms exigente. Por tanto, como todo sistema, su anlisis y la comprensin del mismo puede obtenerse a partir del estudio de sus partes componentes. De esta forma, se puede abordar el sistema logstico considerando los siguientes subsistemas: Logstica de abastecimiento: Agrupa las funciones de compras, recepcin, almacenamiento y administracin de inventario, e incluye actividades relacionadas con la bsqueda, seleccin, registro y seguimiento de proveedores. (Ballou, 2004). Logstica de planta: Abarca las actividades de mantenimiento y los servicios de planta (suministro de agua, luz, combustible, ect.), como as tambin la seguridad industrial y el cuidado del medio ambiente. (Ballou, 2004). Logstica de distribucin: Comprende las actividades de expedicin y distribucin de los productos terminados a los distintos mercados, constituyendo en nexo entre las funciones de produccin y de comercializacin.

Los subsistemas de abastecimiento y de servicios de planta pueden ser agrupados bajo la denominacin de logstica de produccin ya que ambos tienen una estrecha relacin con las tareas propias de fabricacin de bienes y/o prestacin de servicios (ver Figura 1).

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PROVEEDORES

CLIENTES

TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE COMPRAS Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administracin de compas y almacenes, es equilibrar la inversin en nuestros inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, con la intensin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes y por consiguiente, cubrir los objetivos de ambos departamentos y de la empresa. Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar mtodos y tcnicas de control de inventarios. A continuacin se explican diversos mtodos para tal efecto. i. El Mtodo ABC, En Los Inventarios:

Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios categorizando los productos con el objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su precio de adquisicin o uso delicado merecen una atencin especial y/o permanente. ii. Determinacin Del Punto De Reposicin:

El punto de reposicin consiste en la existencia de un indicador que seala cuando realizar las rdenes de compra, indicando que las existencias de determinado producto han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

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iii.

Reserva O Seguridad De Inventarios:

La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar las situaciones que se crean por cambios impredecibles en la demanda de nuestros productos. iv. Control De Inventarios Justo A Tiempo (Just In Time):

En el control de inventarios just in time, la idea es que se adquieran la materia prima y se entregue para produccin en el tiempo y forma correctos. Esto requiere de proveedores muy confiables, compras muy eficientes y un sistema an ms eficiente de administracin de compras y almacenes.

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ANALISIS DEL MERCADO DE PROVEEDORES Los proveedores que suministran a una empresa determinarn en gran medida el xito de esta. El contar con buenos proveedores no solo significa contar con insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer buenos productos, sino tambin la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.

1. Poder De Negociacin De Los Proveedores Los proveedores definen en parte el posicionamiento de una empresa en el mercado de acuerdo a su poder de negociacin con quienes les suministran los insumos para la produccin de sus bienes. Las condiciones de mercado en el sector de los proveedores y la importancia que ellos tienen para el producto del sector que se est estudiando determinaran la intensidad de esta fuerza. El poder negociador de los proveedores depender de: Las condiciones del mercado. Del resto de los proveedores. La importancia del producto que proporcionan. 2. Criterios De Seleccin De Proveedores Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores adems del precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cuales: a) Precio Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. Al evaluar el precio del producto debemos tener en cuenta tambin los gastos que podran adicionarse a este, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje Tambin se tendrn en cuenta los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por pronto pago, etc. b) Calidad Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de estos sea acorde con los precios que tienen. Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta sus componentes, caractersticas, atributos, durabilidad, etc. c) Pago En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo si ofrece la posibilidad de hacer pagos va transferencia bancaria, o va Internet. d) Servicio de post venta En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantas que el proveedor nos pueda brindar, que garantas nos otorga y cul es el periodo de estas.

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Es tambin importante la capacitacin que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la asistencia tcnica, el servicio de mantenimiento, su poltica de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotacin, etc. 3. Existen dos tipos de proveedor:

Un proveedor est clasificado como interno si las mercancas que se estn entregando ya han sido introducidas previamente en la gestin de stocks (es decir, si el proveedor que suministra las mercancas las esta entregando al que lo requiere). El sistema trata el movimiento de mercancas en forma de pedido de traslado o de entrega.

El escenario ms comn es el de un proveedor externo que tiene un surtido particular de mercancas en oferta en condiciones de mercado. Cuando se ofrecen condiciones diferentes para algunas partes del mercado, el producto puede dividirse en mercados parciales. Las mercancas de un proveedor externo las pide en un centro mediante un pedido de compras. 4. Que debemos tener en cuenta para contactar a un proveedor? Experiencia de la empresa proveedora. Reputacin, (testimonios de otros clientes). Organizacin del proveedor: si tiene un buen sistema de distribucin, personal calificado Localizacin: cuanto ms cerca est ubicado el proveedor mejor. Servicio al cliente: miraremos si son capaces de brindarnos rpidamente toda la informacin que requiramos. Convenios publicitarios: si, por ejemplo nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad. Situacin econmica de la empresa proveedora: una situacin econmica estable podra significar productos de calidad y un abastecimiento seguro. Tamao: Un proveedor pequeo probablemente sea mas directo en su atencin y tenga mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades. Un proveedor grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociacin para nosotros. Fabricante o mayorista: La principal ventaja de los fabricantes con respecto a mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que si podra ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeos.

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