ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS

GRUPO 4

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE HONDURAS DEL VALLE DE SULA

CLASE: ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS

SECCION: 19:01

TEMA: INFORME DEL MS-PROJECT

CATEDRATICO: LIC. REN ISAAS CASUL.

NOMBRE DEL GRUPO: GNOME # 4

INTEGRANTES CESAR AUGUSTO SIERRA OBANDO LEONIDAS LEONARDO FUENTES CASTRO DAVID ALEXANDER GONZALEZ OSORIO LORWING JARIB MIRANDA DUBON FECHA DE ENTREGA: 07-MAYO-2012

# CUENTA 20022001810 20070010228 20070011169 20082002617

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Introduccin

Este trabajo muestra una comparativa detallada de la herramienta que se usa para la gestin de proyectos. El Microsoft Project 2010 una aplicacin para realizar tareas bsicas y avanzadas de administracin de proyectos, dando a conocer su utilizacin, ventajas y desventajas.

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MICROSOFT PROJECT 2010

Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Historia
MS Project es un software de administracin de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft. La primera versin del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compaa que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derechos del software en 1985 y produjo la versin 2. La versin 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versin 4 para DOS fue la ltima versin para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versin para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versin para DOS introdujo el concepto de Lneas de dependencia (link lines) entre tareas en la grfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Est disponible en dos versiones: Standard y Professional.

El ciclo de vida de un proyecto pasa por tres fases:

Planificacin: En la fase de planificacin se planifican las diferentes tareas y se asignan los recursos. Seguimiento: En la de seguimiento se da avance al proyecto y si es necesario se modifica la planificacin. Cierre: En el cierre se completa el avance de las tareas.

Para empezar una buena planificacin se debe conocer muy bien los elementos que componen un proyecto, los campos importantes en el proyecto y diferentes estados del proyecto.

MS Proyect utiliza los siguientes elementos:

Proyecto: Planificacin de un conjunto de tareas, durante un periodo de tiempo a los cuales puede asignar recursos. Tarea: Actividad planificada en un proyecto. Recurso: Persona, material o costo que se puede asignar a una tarea.

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Los elementos del proyecto darn mucha informacin y toda esa informacin se ver reflejada en los campos. En MS Proyect existen muchos campos a nivel de proyecto, de tarea y de recurso.

Campos principales:
Comienzo: Indica la fecha de comienzo de una tarea o proyecto. Fin: Sera la fecha de finalizacin de una tarea o proyecto. Duracin: Tiempo hbil o tiempo laboral que transcurre desde que comienza hasta que finaliza una tarea o proyecto. Unidades: Sera el porcentaje de una jornada laboral que un recurso dedica a una tarea. Costo: Sera el costo de un recurso, el costo de una tarea o el costo de un proyecto.

La planificacin de un proyecto va a transcurrir en el tiempo, MS Proyect tiene las siguientes unidades de medida que se identifican con letras. m h d s ms Minutos Horas Das Semanas Meses

Por defecto la duracin se mide en das y el trabajo en horas.

Estados de un proyecto
Previsto: Qu dije? Ejemplo duracin prevista, costo previsto. Actual: Qu digo? Ejemplo duracin actual, costo actual. Real: Qu realmente digo? Ejemplo duracin real, costo real. Variacin: Qu ha cambiado? Ejemplo variacin de duracin, variacin de costo.

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Mapa del proyecto: la gua bsica para la administracin de proyectos

El Mapa del proyecto puede ayudarle a cumplir los objetivos del proyecto mostrndole cmo trabajar con normas y prcticas de la metodologa de administracin de proyectos mientras usa Project 2010. El Mapa del proyecto sigue las fases del ciclo de vida del proyecto: Comenzar un proyecto Planear un proyecto con tareas, presupuestos y recursos. Realizar el seguimiento y controlar el proyecto. Cerrar el proyecto.

Comenzar un proyecto
La fase de iniciacin de un plan de proyecto sirve para prepararse para crear una programacin en Microsoft Project. Las actividades que engloba esta fase son: Preparacin de unos estatutos en el que se recoja el alcance del proyecto a alto nivel. Identificacin de las partes interesadas. Familiarizacin con las herramientas de comunicacin y programacin que se necesitarn para administrar el proyecto.

Planear y crear una planificacin

Despus de aprobar e iniciar un proyecto, llega el momento de prepararlo utilizando el software de programacin. Las actividades que engloba este paso son: Agregar tareas a una programacin. Crear relaciones entre las tareas usando la definicin y la vinculacin de tareas. Asignar personas y otros recursos a las tareas.

Realizar el seguimiento y controlar el proyecto

Una vez que el proyecto est en marcha, necesitar saber qu est ocurriendo en cada momento para llevar un seguimiento. Las actividades englobadas en esta fase son: Saber qu vistas de Project le ayudan a descubrir problemas en la planificacin. Tomar medidas correctivas para combatir los problemas de las tareas que estn afectando a la fecha de finalizacin del proyecto. Comunicar los problemas y posibles soluciones al equipo y a las partes interesadas.

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Cerrar el proyecto
Todos los proyectos llegan a un fin, pero eso no significa que el trabajo haya terminado. Si no registra los xitos y los desafos del proyecto, estar condenado a repetir los mismos problemas en el siguiente proyecto. Las actividades que engloba esta fase son: Informar de los xitos y desafos del proyecto al equipo y las partes interesadas. Archivar el proyecto para que se pueda utilizar con el fin de garantizar el xito en proyectos futuros.

Observar lo que impulsa la fecha de finalizacin del proyecto (ruta crtica)

Uno de los primeros pasos en la administracin de proyectos es descubrir la forma en que cambia la fecha de finalizacin del proyecto a medida que cambian los requisitos de las tareas y los recursos. Se denomina Ruta Critica. La ruta crtica es la serie de tareas (o incluso una nica tarea) que dicta la fecha de inicio o la fecha de finalizacin calculadas del proyecto. Si una sola tarea presenta un retraso en la ruta crtica, la fecha de finalizacin del proyecto completo tambin sufrir un retraso. Ver la informacin del proyecto de este modo tambin se conoce como el mtodo de ruta crtica para la administracin del proyecto.

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Conocer Microsoft Proyect

Cuando pensamos en una herramienta como lo es Project y sabemos que sta es de la familia de Office, lo primero que viene a la mente de alguno de nosotros es: Es igual de fcil que Word o Excel, pero cul va siendo nuestra sorpresa cuando al abrir este programa lo primero que observamos es un men completamente extrao a lo que acostumbramos a ver en Office. (Figura 1).

Figura 1. Men principal de Microsoft Project 2010 A primera vista nos damos cuenta que en la cinta, la nica pestaa que conocemos es Archivo, y efectivamente esta pestaa se usa para lo mismo que en las otras aplicaciones de Office.

Pero la ventana completa que nos abre cuando comenzamos a usar Project es la siguiente (Figura 2).

Figura 2. Primera impresin de Microsoft Project 2010. Despus de un tiempo de haber experimentando el funcionamiento de cada icono, se puede concluir que al igual que las otras herramientas de Office, no es necesario ser un experto para poder usar esta herramienta y solamente usndolo podremos realizar los pasos necesarios para gestionar un proyecto.

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Programar actividades a un proyecto

Realmente es muy sencillo empezar un proyecto en Project 2010. A continuacin se muestra los pasos bsicos para crear tareas (Figura 3).

Figura 3. Pasos para crear y programar un proyecto. 1. En este punto escribimos el nombre de la actividad que se tiene que desarrollar para el proyecto. 2. En esta casilla se coloca la duracin. No hay problema si no ponemos nada, ya que si colocamos la fecha de comienzo y de fin, esta se llena de manera automtica. 3. En estas dos casillas se colocan las fechas de inicio y fin de la actividad. Si no colocamos alguna de ellas pero se coloc la duracin, la otra se autocompleta de manera automtica. 4. Esta casilla nos sirve para decidir si queremos hacer la programacin de la actividad de manera automtica o de forma manual. 5. Este punto sirve de alerta para cada actividad, si existe alguna situacin especial, aparecer un mensaje de aviso, como por ejemplo que algn recurso (personas), este sobre asignado. 6. Si alguna actividad necesita ser terminada para comenzar otra, esta casilla nos da esa informacin. 7. Al llenar los campos mencionados con anterioridad, automticamente se formar el diagrama de Gantt.

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A nuestro proyecto necesitamos asignar recursos (humanos, materiales, monetarios, etc.). En Project 2010 es muy sencillo hacerlo. Solo damos click en el icono que se encuentra debajo de la pestaa de Archivo y nos aparece una lista de opciones, naturalmente seleccionamos la que se encuentra sealada en la figura 4.

Figura 4. Agregar recursos al proyecto.

Dar de alta recursos para un proyecto

Posteriormente nos aparece una imagen como la mostrada en la figura 5. Los puntos sealados, son los bsicos que deben de capturarse para posteriormente hacer la asignacin de recursos. 1. Nombre del recurso (Persona, servicio, material, etc.) 2. Alguna clave o iniciales 3. Se refiere al porcentaje que se va a necesitar durante la actividad. Si vamos a necesitar el recurso durante toda la actividad (100%) o solo la mitad (50%). 4. El costo del recurso 5. Si algn recurso, refirase personal, trabaj tiempo extra, aqu se coloca el costo de esa persona por el tiempo que est trabajando de ms. 6. Agregar otro recurso. 7. La forma en la que va a ser pagado el recurso.

Figura 5. Formulario para la asignacin de recursos. Gnome UNAH - VS

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Asignar recursos a las tareas de un proyecto

Finalmente, cuando tenemos las tareas y los recursos para el proyecto, solo hay que asignarlos, y al igual que lo mostrado con anterioridad, esto se hace de una manera muy sencilla (figura 6). 1. Primeramente, seleccionamos la pestaa de recursos y damos click en el botn de asignar recursos. 2. Seleccionamos el o los recursos para cada tarea y se da click en el botn de agregar.

Figura 6. Asignacin de recursos.

Tareas y recursos asignados

En la figura 7, se observa un proyecto con tareas y recursos asignados. El punto A seala que existe un aviso, este informa que un recurso est siendo sobre asignado, no quiere decir que este mal, solo que hay alguien o algo que tiene que hacer dos cosas al mismo tiempo. El punto B muestra que la tarea 5 depende de la 4.

Figura 7. Proyecto con tareas y recursos asignados. Gnome UNAH - VS

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Mltiples vistas de Microsoft Proyect

Microsoft Project permite observar un formulario de recursos donde est concentrado cada recurso as como sus caractersticas. Figura 8.

Figura 8. Formulario de recursos.

Microsoft Project 2010, muestra diferentes vistas del proyecto, estas vistas se generan de manera automtica y en ellas podemos ver avances o puntos especficos para la gestin de proyectos. A continuacin mostramos algunos ejemplos de estas vistas. Figura 9 y 10.

Figura 9. Vista calendario.

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Figura 10. Vista de red

Requisitos del sistema

Procesador: Procesador a 700 MHz o superior. Memoria: Memoria RAM de 512 MB o ms. Disco duro: Disco duro de 2,5 GB; tras la instalacin, una parte de este espacio de disco quedar libre si se elimina el paquete descargado originalmente. Pantalla: Monitor con resolucin de 1.024 x 768 o superior. Sistema operativo: Windows XP con Service Pack (SP) 3 (32 bits), Windows Vista con SP1, Windows Server 2003 R2 con MSXML 6.0, Windows Server 2008 con SP2 (32 bits o 64 bits), Windows 7 o posterior.

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Ventajas

Intuitivo Fcil de usar Diferentes vistas para identificar puntos clave del proyecto Compatible con versiones anteriores Administrar y comprender de forma eficaz las programaciones de proyectos. Productividad al instante. Coordinar la informacin existente. Crear diagramas y grficos de aspecto profesional. Comunicacin efectiva de la informacin Obtener un mayor control de recursos y finanzas Acceso rpido a la informacin que necesita Seguimiento de proyectos en funcin de sus necesidades Personalizar Project de acuerdo con sus necesidades

Desventajas

Muy caro, aproximadamente $ 1,000.00 La aplicacin para trabajar en Internet se compra aparte No se trata de un programa multiplataforma (los que funcionan tanto en LINUX como WINDOWS), de manera que tiene restringido su uso a ciertos usuarios. El 80% de los usuarios de MS Project acaba usando tan slo el 20% de sus numerosas opciones, de manera que acaba siendo su aplicacin poco eficiente.

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Conclusiones

o El software presenta mejoras muy valiosas, de las cuales rescatamos principalmente la facilidad para dar formato al Diagrama Gantt, la desactivacin de tareas y el informe escala de tiempo. o Microsoft Proyect es una valiosa herramienta que no solamente nos ayuda en la planificacin y realizacin de proyectos si no tambin permite el seguimiento de los mismos. o Cuando llega el momento de finalizar un proyecto el software nos permite informar los xitos y desafos del proyecto a las partes interesadas y archivar el proyecto para que se pueda utilizar con el fin de garantizar el xito en proyectos futuros. o La ruta crtica en el diagrama de Gantt dicta la fecha de inicio y finalizacin calculada del proyecto, por lo que es importante vigilar el cumplimiento de las tareas para que el proyecto no sufra retrasos.

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Recomendaciones

Ya que Microsoft Proyect no es un software multiplataforma y que solamente funciona en lo que es el entorno de Windows, sera una buena opcin el hecho de crear una versin para los usuarios de Linux, el cual es una comunidad de software que ha creciendo. Agregar una extensin o herramienta que pueda subir los proyectos en lnea con la capacidad de organizar, compartir y actualizar las tareas y archivos. El precio de la aplicacin se considera es demaciado alto por el hecho de que existen otras opciones en el mercado que hasta se pueden conseguir gratuitamente, un pracio accesible para organizaciones no tan grande y que le es muy util la aplicacin pero no tienen el presupuesto para pagar una licencia de tan elevado costo. Facilitar a los usuarios manuales de uso del software para aprovechar las numerosas herramientas con las que cuenta, ya que la gran mayoria de los usuarios solo logran aprovechar lo basico del software desperdiciando todo el potencial que puede dar.

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Bibliografas

http://office.microsoft.com/es-es/project-help/mapa-del-proyecto-la-guia-basica-parala-administracion-de-proyectos-HA101978264.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/project-help/observar-lo-que-impulsa-la-fecha-definalizacion-del-proyecto-ruta-critica-HP010354877.aspx

http://foro.noticias3d.com/vbulletin/showthread.php?t=372640

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