EDUCACION (ISO 9001: 2000- GTC 200) I.

INTRODUCCIN En todos los sectores de la economa las empresas buscan obtener buenos resultados, ampliar la cobertura de servicios y lograr mejores niveles en la satisfaccin de sus clientes, para lograr este objetivo se han aplicado sistemas de gestin y administracin que en muchas organizaciones han dado excelentes frutos mejorando as la calidad, rentabilidad, minimizar los costos y ampliar la cobertura de los servicios. La Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO) cuyo representante de Colombia en el ICONTEC tiene la finalidad de elaborar y publicar normas tcnicas y guas internacionales, como producto de ese trabajo aparece la norma ISO 9001 de 2000 conocida en el mundo como Sistema de Gestin de la Calidad, esta norma proporciona herramientas que mejoran la gestin, genera confianza en los clientes asegura en un futuro tener competencia y sostenerse en un mercado cada vez ms globalizado y de mejor calidad. Para el sector educativo en establecimientos de educacin formal, en los niveles de preescolar, bsica, media y en establecimientos de educacin no formal se crea la GUIA TECNICA COLOMBIANA (GTC 200) como un documento que establece directrices para la implementacin de un sistema de gestin de calidad eficaz que cumpla los requisitos de la norma ISO 9001:2000, esta gua es aplicable a establecimientos tanto Pblicos como Privados. Nuestra firma dentro de sus servicios brinda asesora, para la implementacin de estas normas, dado que sus consultores y asociados tienen la competencia, conocimientos y experiencia para ESTABLECER, DOCUMENTAR, IMPLEMENTAR Y MANTENER estos sistemas. II. REFERENCIAS NORMATIVAS ISO 9000:2000 ISO 9001:2000 GTC 200: 2005 ISO 19011 ISO 9004 III. JUSTIFICACION 1. Los establecimientos educativos dependen de sus estudiantes, como clientes a quienes les pertenece el derecho a la educacin, el establecimiento educativo debe conocer las necesidades, requisitos y expectativas de los estudiantes y padres de familia, de esta manera debe identificar ,entender y definir los procesos de gestin educativa

interrelacionados (directivos, acadmicos, administrativo financiero y de la comunidad), estos procesos deben estar diseados para mejorar en forma continua la eficacia, y efectividad de desempeo de la organizacin, se debe promover un liderazgo que dinamice la participacin de todos los estamentos de la comunidad educativa con el propsito de alcanzar los objetivos que hayan sido establecidos en el Proyecto Educativo Institucional y por el Sistema de Gestin de la Calidad (GTC 200). El personal de los establecimientos educativos en todos sus niveles (directivos, docentes, administrativos y de servicios) deben estar involucrados en el desarrollo de su Sistema de Gestin de la Calidad y adquirir el compromiso total de que aporte su experiencia y habilidades para que sean aprovechadas en beneficio del establecimiento educativo y se logre el cumplimiento de las metas. IV. OBJETIVO GENERAL: Brindar una asesora integral para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestin de la calidad basada en la norma internacional ISO 9001:2000 y la Gua Tcnica Colombiana GTC 200:2005 con el objeto de lograr la certificacin de sus procesos. V. OBJETIVOS ESPECIFICOS: *Asesorar el proceso de sensibilizacin del personal (directivos, docentes, administrativos y de servicios) con el fin de capacitarlos y comprometerlos en el establecimiento del sistema de Gestin de la calidad. *Asesorar la elaboracin del mapa de Procesos y la caracterizacin de los mismos. *Asesorar la elaboracin de la documentacin de la Institucin que exige la norma ISO 9001:2000 y la GTC200:2005, el control documental en concordancia con las tablas de retencin documental aprobadas si existen en la Institucin. * Asesorar el establecimiento, control, confidencialidad y preservacin de los registros exigidos por la G T C 200 de 2005, las entidades normativas y de control y las necesidades de la Institucin. *Asesorar la elaboracin del Manual de Calidad *Asesorar la implementacin, de la Planificacin del Sistema de Gestin de La Calidad segn los requisitos y lineamientos de la Norma ISO 9001:2000 y la Gua Tcnica GTC 200. *Asesorar los procesos relacionados con la gestin de los recursos humanos en el Sistema de Gestin de la Calidad segn la norma ISO 9001:2000 y GTC 200: 2005. *Asesorar la implementacin de los elementos principales para la medicin y mejora continua de los procesos (mapa de Procesos) bajo el enfoque de la ISO 9001:2000 y GT 200: 2005.

*Asesorar la planificacin del servicio educativo para cada uno de los grados que ofrece, es decir de la formacin que se espera brindar al estudiante es decir debe haber consistencia entre los objetivos del Sistema de Gestin de la calidad y los objetivos del Proyecto Educativo Institucional. *Asesorar la implementacin de una metodologa que permita evaluar la conformidad de los requisitos del cliente, la ley y la Institucin segn ISO 9001:2000 y GTC 200:2005. *Asesorar el establecimiento de los procesos de AUDITORA INTERNA, en la Institucin para cumplir con un requisito de la G T C 200 de 2005. *Asesorar el establecimiento de los procesos para cumplir con el requisito Revisin por la Direccin en cumplimiento de la G T C 200 de 2005. *Asesorar el diseo, ejecucin, evaluacin y control de los procesos de acciones preventivas y correctivas. *Asesorar el diseo, ejecucin, seguimiento y evaluacin de los planes de mejoramiento del Sistema de Gestin de la Calidad. *Acompaar el proceso de certificacin segn los requerimientos y el programa de preauditora y Auditoria pactado con el Organismo Certificador. VI. ACTIVIDADES GENERALES *Sensibilizacin al personal directivo, docente, administrativo y deservicios sobre la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad GTC 200, UN TALLER AL MES .*Gestin Documental: asesorar la implementacin de una poltica de la Calidad y objetivos de la calidad en cumplimiento de los numerales 4.2. 1.a), 5.3 y 5.4.1de la Norma ISO 9001:2000 y GTC 200 de 2005. *Asesorar el establecimiento de los procedimientos documentados exigidos por la norma ISO 9001:2000 y la Gua GTC 200: 2005 segn numerales 4.2.3, 4.2.2, 8.3, 8.5.2 y 8.5.3. * Asesorar al establecimiento de los documentos requeridos para el cumplimiento de los objetivos que le permita asegurara eficaz planificacin operacin y control de sus procesos numeral 4.2.1 a) de la norma ISO 9001:2000y GTC 200:2005. *Asesorar la elaboracin del mapa de procesos en cumplimiento al numeral 4.1.a) de la norma ISO 9001:2001 y GTC 200:2005. *Asesorar la caracterizacin de los procesos en cumplimiento al numeral 4.1.b) de la norma ISO 9001:2000 y GTC 200:2005. *Asesor la elaboracin de indicadores de evaluacin y seguimiento a los procesos en cumplimiento al numeral 4.1.c) de la norma ISO 9001:2000.

*Asesorar la elaboracin de procedimientos documentados para el control de la documentacin en cumplimiento a los numerales4.2.2.b) segn el mapa de procesos y la norma ISO 9001:2000 y la Gua GTC 200:2005. *Asesorar la planificacin del servicio educativo por cada uno de los Grados en cumplimiento a los numerales 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.3.1, 7.3.3, 7.3.5 y 7.3.6 de la norma ISO 9001:2000 y GTC 200:2005. *Asesorar el establecimiento de un procedimiento para el control de documentos en cumplimiento al numeral 4.2.3.a), b), c), d), e), f), g) de la norma ISO 9001:2000y GTC 200:2005. *Asesorar los procedimientos necesarios para cumplir con los registros exigidos por la norma ISO 9000:2000 y GT200:2005numeral 4.2.4. *Asesorar la elaboracin de un Manual de la calidad en Cumplimiento al numeral 4.2.2 de la norma ISO 9000:2000 y GTC 200 de 2005. *Asesorar la implementacin de la planificacin como una herramienta del Sistema de Gestin de la Calidad en cumplimiento de los numerales 5.3, 5.4.1, y 5.4.2 de la norma ISO 9001:2000 y la Gua GTC 200:2005. *Asesorar a la Institucin en la implementacin de procesos para determinar la responsabilidad, autoridad y comunicacin del Sistema de Gestin de la Calidad en cumplimiento a los numerales 5.1, 5.5.1, 5.5.2 y 5.5.3 de la norma ISO 9001 y GTC 200 de 2005. *Asesorar a la Institucin a establecer los procedimientos para efectuar la Revisin por la Rectora (Direccin) en cumplimiento a los numerales 5.6.1, 5.6.2 y 5.6.3 de la norma ISO 9001 y la norma GTC 200 de 2005. *Asesorar el establecimiento de los procedimientos para la gestin de los Recursos Humanos para cumplir con los numerales 6.2.1. y 6.2.2.de la norma ISO 9001 y la gua GTC 200 de 2005. *Asesorar a la Institucin en la planificacin y desarrollo de los procesos necesarios para la realizacin de la prestacin del servicio educativo en cumplimiento al numeral 7.1. de la norma ISO 9001 y la GTC 200 de 2005. *Asesorar los procesos relacionados con el cliente en cumplimiento a los numerales 7.2, 7.2.1 y 7.2.3 de la norma ISO 9001 y la GTC 200 de 2005. *Asesorar los procesos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios en cumplimiento a los numerales 7.4, 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 de la norma ISO 9001 y la gua GTC 200 de 2005. *Asesorar los procesos relacionados con el control, validacin, identificacin y trazabilidad, propiedad del cliente y preservacin del servicio educativo en cumplimiento a los numerales 7.5, 7.51, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4 y 7.5.5 de la norma ISO 9001 y la GTC 200 de 2005.

*Asesorar los procedimientos para el control de los dispositivos de seguimiento y medicin necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio educativo en cumplimiento al numeral 7.6 de la norma ISO 9001 y la gua GTC 200 de 2005. *Asesorar a la Institucin para establecer procesos de medicin, anlisis y mejora para evaluar la satisfaccin del cliente en cumplimiento al numeral 8.2 y 8.2.1 de la norma ISO 9001 y la gua GTC 200 de 2005. *Asesorar a la Institucin para establecer un programa de Auditora Interna que se encargue de la evaluacin la conformidad de los requisitos de la norma GTC 200 de 2005 y los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad establecido por la Institucin es necesario aplicar requisitos de la norma ISO 19011. *Asesorar a la Institucin para establecer procesos que permitan evaluar el seguimiento y medicin de los procesos y el servicio educativo en cumplimiento a los numerales 8.2.3 y 8.2.4 de la ISO 9001 y la GTC 200 de 2005. *Asesorar la implementacin de un procedimiento documentado para el control del servicio educativo no conforme en cumplimiento al numeral 8.3 de la norma ISO 9001 y la GTC 200 de 2005. *Asesorar el establecimiento de una metodologa para efectuar el anlisis de datos que permitan identificar acciones de mejora y demostrar la idoneidad, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad, en cumplimiento al numeral 8.4 de la norma ISO 9001 y la GTC 200 de 2005. *Asesorar a la Institucin para establecer procedimientos que permitan mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad implementando acciones correctivas y preventivas en cumplimiento a los numerales 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3 de la norma ISO 9001 y la GTC 200 de 2005. *Asesorar el establecimiento de herramientas de evaluacin, seguimiento y control a los planes de mejoramiento propuestas por la administracin segn revisin Gerencial y resultados de la Auditora Interna. Acompaamiento en el proceso de Certificacin segn el programa pactado con el Organismo Certificador. VII. CRONOGRAMA Los consultores proponen la ejecucin de las siguientes actividades que se encuentran alineadas con los objetivos, las actividades globales propuestas y el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad (norma ISO 9001 y gua GTC 200 de 2005). SENSIBILIZACION DIAGNOSTICO GENERAL Y POR AREA DE LA NORMA ISO 9001 y GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 200 de 2005. ENTRENAMIENTO

POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD DOCUMENTACION IMPLEMENTACION MANUAL DE CALIDAD AUDITORIA INTERNA (SUFUCIENCIA-EFICACIA) IMPLEMENTACION DE ACCIONES SEGN RESULTADOS AUDITORIA REVISION POR LA GERENCIA (RECTORIA) IMPLEMENTACION DE ACCIONES SEGN RESULTADOS DE REVISION GERENCIAL. PREAUDITORIA - ORGANISMO CERTIFICADOR IMPLEMENTACION DE ACCIONES SEGN RESULTADOS DE PREAUDITORIA AUDITORIA DE CERTIFICACION ORGANISMO CERTIFICADOR MEJORAMIENTO CONTINUO. Para el cumplimiento del cronograma en el tiempo propuesto por firma consultora es indispensable que el COMIT DE CALIDAD, REPRESENTANTE DE LA RECTORIA (Direccin) dediquen por lo menos el 40% del tiempo laboral da. VIII. PROCESO DE SENSIBILIZACIN La etapa de capacitacin y entrenamiento es considerada esencial en el desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad, del compromiso y dedicacin de los lderes de cada Institucin depende en gran parte el xito de la certificacin. Los asesores, dada la experiencia la implementacin de Sistemas de Gestin de la Calidad desarrolla un entrenamiento en todo el proceso de la asesora, como esta propuesto en el cronograma de actividades, de esta capacitacin y entrenamiento se dejarn evidencias para la Institucin y para cada uno de los lideres que participen, lo anterior para garantizar el cumplimiento del numeral 6.2.2 de la Gua GTC 200 de 2005. La capacitacin y entrenamiento a los lideres del proceso de implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad se ejecutar integrando las diferentes reas de la Institucin , de esta manera se garantizar la unidad de conceptos y el cumplimiento de los requisitos de la gua GTC 200 de 2005 expuestos en el plan de actividades. Para la sensibilizacin a todo el personal de cada Institucin se desarrollar un cronograma general que tenga en cuenta las necesidades de cada Institucin, es necesario que en esta sensibilizacin participen todos los colaboradores, en cumplimiento a un principio de la gua GTC 200 de 2005 enunciado en el anexo C de la gua, esta

sensibilizacin se desarrollar en un tiempo mximo de dos (2) horas, durante varias sesiones en el tiempo de ejecucin de la Asesora.

IX. PROCESO DE AUDITORA INTERNA Para el cumplimiento del numeral 8.2.2 "AUDITORA INTERNA" Los asesores. se compromete a brindar entrenamiento en la norma ISO 19011, a los lideres que seleccione la Institucin y asesorar el diseo y ejecucin del programa de Auditoria segn la GTC 200 de 2005. X. TIEMPO DE ASESORIA La asesora esta planeada para desarrollar en un plazo de doce (12) meses. Es fundamental aclarar que el Sistema de Gestin de la Calidad es una herramienta de gestin administrativa y de ahorro de costos, uno de los objetivos es lograr la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes y las partes interesadas, por lo anterior se exige el cumplimiento estricto de todas las actividades planeadas en el tiempo propuesto segn el cronograma. XI. COSTOS DE LA INVERSIN Y FORMA DE PAGO Establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad es un plan de inversin, por lo tanto la Institucin debe contar con un rubro en el presupuesto, para atender los costos de la asesora, el costo de la implementacin, los costos de la pre-auditora y la auditora por parte del Ente Certificador. Los costos de la asesora seran pactados de acuerdo a cada caso particular, en funcion del cronograma de actividades planeado en doce (12) meses; para cumplir con el presupuesto definido es necesario desarrollar todas las actividades propuestas en el cronograma. Los costos de la inversin incluyen: Asesora profesional Los asesores se comprometen a designar un gerente de proyecto y un asesor experto en temas de calidad de manera permanente en el establecimiento educativo. Es fundamental que todos los das de la asesora se estn desarrollando las actividades propuestas por INTERNET en los das que no haya presencia de los asesores. Papelera y tiles de oficina para desarrollar la capacitacin y entrenamiento apoyo logstico y administrativo IVA sobre los costos de la asesora (normas tributarias). Es indispensable el pago de un anticipo equivalente al 20% del costo total, y a partir del tercer mes se diferirn los pagos por mensualidades.

XII. COMPROMISOS DE LA INSTITUCION La Institucin integrar un COMIT DE CALIDAD que sern escogidos por el RECTOR de la Institucin. Para el cumplimiento del numeral 5.5.2 de la gua GTC 200 de 2005 cada Rector seleccionar un Representante de la Rectora quien ser el encargado de cumplir las funciones que la norma contempla para el Representante de la direccin. Los asesores brindarn asesora a cada Rector para el cumplimiento de estos dos (2) puntos. Es necesario que la Institucin determine una oficina para la labor de los asesores cuando estn en la Institucin y las reuniones con el COMIT DE CALIDAD, y con el REPRESENTANTE DE LA RECTORA, se debe tener una oficina que garantice la seguridad de los documentos y archivos relacionados con el Sistema de Gestin den la Calidad, as como la confidencialidad de los mismos. Para el desarrollo de la sensibilizacin y entrenamiento propuestos en el cronograma de actividades se debe disponer de un aula. XIII. COMPROMISOS DE LOS ASESORES Nombrar un Gerente de Proyecto quien ser el responsable de la ejecucin del mismo. Disponer de profesionales expertos en Sistemas de Gestin de la Calidad para atender las actividades propuestas en la propuesta de asesora, segn las actividades propuestas. Apoyo logstico y administrativo en las oficinas de la comunicacin telefnica y por Internet mediante nuestra correo electrnico. En el desarrollo de la asesora los profesionales, en la preparacin de los temas de sensibilizacin y entrenamiento, la elaboracin de formatos, elaboracin del manual de calidad, elaboracin de documentos y diseo de otras herramientas de gestin que permitan el cumplimiento de los requisitos de la gua GTC 200 de 2005 sern ejecutados en las oficinas de loa asesores. El trabajo se dar inicio con el diagnostico basado en el resultado de la auditoria interna y la evaluacin institucional.