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V08
Carlos Petrella petrella@fing.edu.uy, cpetrell@ucu.edu.uy Docente de grado y postgrado de la Facultad de Ingeniera de la UdelaR y de la Facultad de Ingeniera y Tecnologas de la UCU. Ingeniero de Sistemas, Master en educacin y en Administracin de Negocios y Doctor en Ingeniera.
Con mi reconocimiento al coordinador del Posgrado de Gestin de Tecnologas: ING. RUDIGER VON SANDEN al director de mi tesis de Doctorado en Salamanca: DR. LUIS JOYANES AGUILAR A mi mentor en Teora de Sistemas: ING. ERWIN REIZES
El desarrollo del nuevo abordaje no fue sencillo porque ha requerido plantear un cambio en los modelos mentales que habitualmente se utilizan para comprender la realidad y tambin en los modelos conceptuales. Las dificultades de asimilacin han sido enormes. Los instrumentos apropiados para encarar el abordaje de los sistemas con un enfoque sistmico, tardaron mucho en formalizarse con el rigor de un modelo formal para especificar sus partes, y sus reglas. A pesar de la importancia que tiene poder ver la realidad como un sistema integrado de muchos objetos que interactan, la Teora General de Sistemas (TGS) surgi recin a comienzos del siglo XX como reaccin al enfoque mecanicista de la investigacin y tomando como referencia a los modelos biolgicos que caracterizan a los seres vivos. Ludwig von Bertalanffy, fue el precursor ms notorio de este enfoque, proponiendo un modelo conceptual integrador que puede ser aplicado en campos muy diferentes, ms all de los sistemas biolgicos de su especialidad acadmica original.
Estas ideas sobre los posibles aportes de una visin sistmica para comprender la realidad social son las que dieron sustento al enfoque propuesto en el proyecto de investigacin de doctorado de Carlos Petrella en la Universidad Pontifica de Salamanca para analizar los procesos de conservacin del estatus quo y la innovacin a escala nacional y ms especficamente al estudiar una empresa paradigmtica del sector energtico nacional. Esta aproximacin inicial al estado del arte respecto de la teora general de sistemas y su aplicacin a las ciencias sociales, forma parte del referido trabajo de investigacin, pero tiene su origen en los intercambios de opiniones en el equipo docente del Postgrado en Gestin de Tecnologas de la Facultad de Ingeniera de la Universidad de la Repblica en Uruguay hace mas de diez aos. Fue en ese entonces que se comenz a experimentar colectivamente la potencia del enfoque de sistemas y a generar aportes para integrarlo al proyecto de postgrado con la participacin de algunos precursores como Rudiger von Sanden, 1 2 Pablo Darscht, Omar Viera y Daniel Meerhoff, entre otros docentes en la FIng de la UdelaR.
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Fing Facultad de Ingeniera de la UdelaR UdelaR Universidad de la Repblica Oriental del Uruguay
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Un enfoque de sistemas sobre las organizaciones nos aparta del viejo esquema de analizar por separado las estructuras, los procesos y las conductas para comprender el comportamiento empresario de los agentes. La aproximacin sistmica asociada con la capacidad de innovar, basada en la necesidad de una visin compartida, el dominio de la tecnologa y la importancia de la capacidad de aprender concuerda con la visin de Peter Senge (1992) referida a la necesidad de contar con empresas inteligentes, abiertas y flexibles para poder desarrollar exitosamente emprendimientos en el siglo XXI. A todo esto se agrega como se planteara precedentemente la importancia de compartir ideas y aspiraciones. Adicionalmente, el rol de la sociedad y las personas en las innovaciones no puede ni debera soslayarse. Por otra parte, Peter Senge y su equipo (2004) hacen un esfuerzo muy importante para que estas ideas conceptuales aterricen en la prctica mediante estrategias y herramientas que ayuden a construir una organizacin abierta al aprendizaje. En la propuesta prctica respecto de La quinta disciplina, se plantean estrategias para desarrollar el pensamiento sistmico sobre la base un proceso de enriquecimiento de los arquetipos y los mapas de proceso, el desarrollo prctico del dominio personal, opciones para trabajar con los modelos mentales, formas de construir una visin compartida y el desarrollo del aprendizaje en equipo. Tal vez lo ms interesante de la propuesta es que describe los experimentos, investigaciones, escritos e inventos de cientos de personas convencidas de que este es un buen camino para mejorar las organizaciones que adems aportan su propia experiencia sobre la aplicacin del enfoque. (Senge y otros, 2004: XI) Sin embargo, la propuesta sistmica de Senge (1992) sobre las organizaciones, no slo queda reducida al mbito de objetos de estudio como las empresas y su entorno cercano. Roldan Tomasz Surez Litvin (1998) destaca un aspecto interesante de La Quinta Disciplina que suele pasar desapercibido. Se trata de que en ese discurso aparentemente orientado a lo racional y lo tecnolgico, podemos encontrar elementos que indican la presencia de un proyecto social a gran escala que trasciende lo que, tradicionalmente, era considerado el mbito de lo organizacional. En segundo lugar, el referido estudio plantea la posibilidad de que este proyecto social basado en el enfoque de sistemas, se aleja drsticamente del proyecto social propio de la modernidad, representado por el referido autor como: el discurso filosfico de la Ilustracin. El artculo de Surez Litvin plantea una indagacin diferente apuntando a la esencia del cambio promovido por el enfoque de sistemas planteado por Peter Senge (1992) en La Quinta Disciplina. Esta esencia es identificada con un cierto modo de pensar la plenitud del ser humano que dibuja una relacin indita, absolutamente armnica, entre el individuo y la organizacin. Se muestra cmo este cambio implica un nuevo modo de organizacin de la sociedad en su conjunto. Finalmente, se muestra cmo este cambio, en sus distintos niveles, y a pesar de hacer uso de nociones modernas como sus vehculos, rompe por completo con el proyecto de la Ilustracin. Y esto genera nuevos enfoques para el abordaje de cuestiones como por ejemplo, el cambio organizacional en una organizacin especial y las transformaciones estructurales en todo un sector de actividad o incuso en un pas como el Uruguay o una regin como la comprendida por el Mercosur. La teora de sistemas puede darnos indicios sobre las razones del comportamiento de un determinado actor en el contexto de un sistema y sus circunstancias. Posiblemente el enfoque sistmico puede ayudar a entender con mayor profundidad, fenmenos que van ms all de acciones aisladas de determinados componentes activos de las organizaciones humanas. Acciones que tienen que ver con el contexto y circunstancias en que se producen determinadas conductas. los empresarios buscan la renta y se resisten a ser innovadores porque as lo eligen o porque su entorno se los impone? El fenmeno del rentismo se explica como la consecuencia de intenciones y acciones de los actores inmediatamente implicados, o es el resultado del contexto poltico institucional que estructura el conjunto de relaciones en las que estos actores estn insertos? Cul es la explicacin ms adecuada? . (Zurbirggen, 2005. 10). La autora seala en su tesis de doctorado sobre el tema de redes rentista que: Menos frecuentemente se encuentran trabajos que hagan referencia al carcter sistmico y complejo del
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Entradas
Ingresos del sistema que constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas
Proceso
Transforma una entrada en salidas y puede ser sustantivo o de apoyo dependiendo de las modificaciones que opere sobre las entradas para obtener las salidas.
Salidas
Resultados que se obtienen al procesar las Entradas y que son el resultado del funcionamiento del sistema el propsito para el cual el sistema ha sido creado.
Retroalimentacin
Se produce cuando las salidas las influencias del contexto, vuelven a ingresar como recursos informacin.
Lmite
Separa al sistema de su ambiente y funciona como filtro manteniendo un grado de autonoma e interdependencia.
Dando un paso ms deberamos profundizar en los modelos mentales condicionantes. Como propsito ms que entender los componentes de un sistema y sus dinmicas de interaccin -, deberamos potenciar las habilidades naturales de los agentes para pensar sistmicamente, si queremos capitalizar realmente los aportes generales de la teora general de sistemas. No sera mucho mejor que la forma para identificar y solucionar problemas nos orientara en vez de condicionarnos? Con este enfoque buscaremos siempre delinear propuestas abiertas y flexibles. Esa es la base conceptual de las mejores prcticas, que se proponen. Y la idea sera depositar una parte importante de la confianza en la propia organizacin representada por su gente, no por sus manuales. Cada problema est asociado a un potencial riesgo en las organizaciones y es por ello que la bsqueda de soluciones, llevada adelante por quien mejor conoce la operativa, har ms eficiente y efectivos dichos procedimientos Lo cierto es que: Las simplificaciones nos llevan al principio a considerar la complejidad como algo asociado con las estructuras de las organizaciones. Luego, cuando el modelo esttico nos decepciona, aceptamos de mala gana el cambio como algo inherente a la vida en el siglo XXI. Y a las cansadas - cuando parece que podremos saber que pasar - debemos lidiar con la incertidumbre,
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Interpretar adecuadamente la realidad es el primer gran desafo para desarrollar un proyecto. Hace aproximadamente dos aos se defini la Reforma del Estado tomando como base un alcance y un enfoque profesional del emprendimiento. De esta concepcin no necesariamente errada, deriv que los referentes para conducir inicialmente la llamada madre de todas las reformas deberan ser expertos en administracin de empresas pblicas. Ms de un ao despus precisamente cuando los problemas polticos pusieron en jaque las todava incipientes propuestas de cambio debi repensarse el enfoque de dichas transformaciones institucionales. Las dificultades para instrumentar propuestas de cambio llevaron a rever los alcances del proyecto y a poner gente con mucho ms peso poltico al frente de estos desafos. Este viraje y cambio de concepcin tampoco est necesariamente errado. Pero no cabe duda de que con el mismo nombre, se identificaron dos proyectos muy diferentes y se llamaron para actuar administradores de perfiles muy distintos. Tomando como referencia las lneas de pensamiento utilizadas para cualquier sistema social, cuando consideramos especficamente los proyectos; el "pensamiento sistmico" contribuye a interpretar mejor la realidad en la que se va a desarrollar un emprendimiento y tambin la problemtica interna del proyecto como sistema, para lograr que las formulaciones iniciales sean ms consistentes y la ejecucin pueda ser mejor administrada. Y esto es posible con este enfoque de sistemas, en la medida que los factores externos que pueden influir positiva o negativamente han sido identificados con mayor precisin y pasan a ser partes de la formulacin del emprendimiento, constituyendo una base para generar acuerdos sobre lo que hay que hacer para cumplir con las metas establecidas, utilizando los recursos programados, en los tiempos acordados. Y descubriendo los mejores puntos de apalancamiento para provocar los cambios deseados en la realidad. A veces las circunstancias no previstas imponen dinmicas diferentes para enfrentar los acontecimientos. Frecuentemente son necesarias opciones ms flexibles para definir qu se puede hacer y cmo hacerlo. El enfoque de sistemas puede aportar mucho, precisamente en estos casos. Una idea es abrir la propuesta a la participacin de los agentes. Se puede construir un modelo integrado para diagnosticar y proponer mejoras en cualquier sistema administrado con la participacin activa de los agentes internos del sistema. Estructuras complicadas, cambios complejos y escenarios cambiantes, son parte de las reglas de juego vigentes de la evolucin de las organizaciones. Actualmente no alcanza slo con una visin reduccionista para comprender la dinmica del cambio en una organizacin. De la misma manera, no es suficiente slo con el pensamiento sistmico para enfrentar adecuadamente la imprevisibilidad. Se requiere capacidad para convivir con el cambio y para tolerar el caos. Este es el camino que marca el autor para orientar los pasos para acompaar exitosamente los procesos de cambio organizacional en el siglo XXI. (Petrella, 2004)
Tampoco es un tema menor la forma de abordaje de los emprendimientos de cambio que se estn proyectando. Prcticamente todos los especialistas en diseo de procesos uruguayos formados
en los aos 80 y 90, han sido influidos por el paradigma de investigacin y de actuacin sobre las organizaciones derivado fundamentalmente del enfoque reduccionista del anlisis de sistemas, dividiendo el elefante en dos o ms partes, para poder entenderlo. (Por supuesto, sin saber que se trataba de un elefante) Y luego procurando sintetizar las partes para tratar de armar el animal original, para saber de qu se trataba. De esta manera, aquellos que tenan experiencia, por lo menos recomponan un ejemplar de la misma envergadura. Con suerte, por ejemplo un rinoceronte (un animal del mismo tamao pero con un cuerno menos). Pero gran parte de la realidad que se buscaba comprender, quedaba fuera del modelo interpretativo y por lo tanto se desconocan muchas veces involuntariamente - relaciones claves en el comportamiento del sistema. Los proyectos no han sido inmunes a esta concepcin que evidentemente simplifica la realidad. Se definan metas, objetivos, actividades, resultados e insumos, lo por supuesto forma parte de la formulacin de cualquier proyecto. Pero muchas veces la realidad especialmente cuando a
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La forma tradicional de trabajo, procediendo sistemticamente por fragmentacin de la realidad que era considerada como algo esttico, pudo resultar muchas veces satisfactoria en el pasado porque la propia realidad era mucho ms estable y las condiciones del entorno ejercan mucho menos influencias sobre los proyectos en desarrollo. Se poda definir un proyecto a dos o tres aos, esperando que razonablemente tanto los objetivos del proyecto, como los insumos requeridos no variaran sustancialmente. Adems las condiciones de la competencia, los aportes de los proveedores y el comportamiento de los clientes, eran considerados como componentes con comportamientos predecibles en el contexto del proyecto. Bajo estos supuestos prevaleca en muchos casos una forma mecanicista de administrar los proyectos. Sin embargo en la actualidad, los objetivos de los proyectos cambian, los insumos no son los mismos y el entorno impone condiciones muy diferentes a las originalmente proyectadas. Y todo ello lleva a la necesidad de cambiar la forma de planificar y administrar los proyectos en el siglo XXI.
A su vez, los apartamientos de lo proyectado con respecto a la realidad no siempre eran adecuadamente percibidos hasta etapas muy avanzadas de cada emprendimiento. Esto derivaba generalmente de la forma en que eran concebidos los instrumentos de medicin. Los instrumentos de diseo de propuestas de partida y el control de calidad de resultados empleados en las intervenciones sobre las organizaciones, eran frecuentemente muy dbiles. Como al verificar el trabajo de anlisis realizado, no se contaban la cantidad de cuernos o colmillos el asunto aparentemente cerraba. El elefante y el rinoceronte, a los efectos del encargo que se deba realizar, parecan ser dos objetos casi iguales. Entonces se daba por demostrado que la realidad y el modelo representado eran razonablemente equivalentes. Y a partir de all construamos una propuesta, que luego de desarrollada e implantada mostraba claramente que la propia realidad del sistema y el comportamiento de los actores la desbordaba. Esto ya no es aceptable. Adems es tambin llamativo el hecho de que los profesionales en el conocimiento de los sistemas (cualquiera sea su perfil) se concentraran en el trabajo como especialistas, sin abrir la cancha aceptando la participacin de quienes ms conocan el emprendimiento para que se lograran acuerdos para mejorar la descripcin del modelo en cuestin. Este es otro punto importante, porque de esa manera se perda la posibilidad de que el conocimiento de la realidad llevase a los directamente involucrados a sospechar que el rinoceronte que se haba armado con tanto esmero, no era muy parecido al elefante del que partimos, al enfrentarnos con la realidad. Lo que rescata la enorme importancia de trabajar en equipos interdisciplinarios con los agentes involucrados con cada sistema. Y esto es particularmente relevante cuando se trata de proyectos de transformacin institucional que provocan quiebres en el estatus quo vigente. Precisamente, sabiendo que es difcil comprender un sistema con el que no convivimos, hay que tener particular cuidado cuando se desarrollan proyectos en contextos y circunstancias que no son familiares para los directores. En tales casos las reglas de comportamiento de los agentes no necesariamente son similares a las que uno conoce y con las que est familiarizado. Muchos choques que luego comprometen el resultado de los proyectos se deben a que los agentes participantes tienen valores, creencias y modelos mentales diferentes, lo que no siempre es tenido en cuenta cuando se formulan los proyectos. Incluso lo que es particularmente relevante pueden confrontarse ideas de lo que es comportamiento exitoso o fracasos que son bien diferentes, sin que ello se haya explicitado en la formulacin del proyecto, apreciada en un contexto ampliado, considerando el entorno en que se va desarrollar.
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Otro aspecto crucial es la administracin de proyectos innovadores, que replantean los paradigmas imperantes en la realidad. Si un proyecto de este tipo es evaluado con los patrones del paradigma anterior, seguramente va a ser desechado. Hace ya ms de 10 aos planteamos desde Secnet S.A. (Secnet, 2007) una propuesta innovadora para administrar contenidos y la sometimos a la evaluacin de referentes calificados para conseguir financiamiento. Fue rechazada porque no existan antecedentes vlidos con los cuales compararla. Incluso se la consider tcnicamente no viable, sin siquiera realizar una prueba al prototipo que ya entonces estaba funcionando. Se trataba de una propuesta de streaming para desplegar contenidos de audio por Internet diseada en el ao 1998, cuando el paradigma prevaleciente era el de subir y bajar contenidos, con las autorizaciones apropiadas. Evidentemente si un proyecto que genera una ruptura es evaluado con modelos legados, seguramente ser descartado. Para casos innovadores individuales no hay recetas exitosas para abrirse camino. La solucin sistmica pasa por establecer criterios de evaluacin abiertos y generar opciones de financiamiento que no necesariamente empleen modelos convencionales de evaluacin. Como referencia de la potencialidad del cambio de enfoque para desarrollar proyectos con la base de teora de sistemas se relata la creacin del Posgrado en Gestin de Tecnologas de la Facultad de Ingeniera de la UdelaR (Uruguay), usando la TGS para la definicin conceptual del posgrado. El referido posgrado fue diseado usando pensamiento sistmico ha funcionado adecuadamente durante varias generaciones en constante proceso de adaptacin y con muy buenos resultados en su evaluacin por parte de los egresados. Por otra parte, se detect que el uso del enfoque de sistemas en el diseo curricular facilit el armado del posgrado y los procesos posteriores de administracin (no as su aprobacin), generado adems una propuesta ms consistente de funcionamiento en relacin con el resto de las funciones que se desarrollan en la Facultad de Ingeniera y en el resto de la Universidad de la Repblica. Como resultado de los trabajos preparatorios de formulacin del proyecto se complet la especificacin del Diploma en Gestin de Tecnologas, que representa una respuesta de la FIng de la UdelaR a la demanda de formacin de posgrado en cuestiones relacionadas con la administracin y la gestin de tecnologas. (PGT Primera edicin, 2003) Lo que ha resultado innovador fue el desarrollo del proyecto en s mismo, que estableci una propuesta internamente consistente con un modelo de relacin sustentable con el contexto de la facultad y el medio profesional y empresario, adems de indicadores para poder analizar los resultados que se iban produciendo y realizar ajustes en la puesta en marcha. (Reizes, 2003) La propuesta del Diploma incluyendo objetivos y contenidos acadmicos junto con un ejemplo de instrumentacin del cronograma de cursos y su sustentacin econmica, fue aprobada por el Consejo de la Facultad y actualmente ya est desarrollando de manera muy dinmica. El proyecto de Diploma se plante como un medio para formular un posgrado que pudiese contribuir - en el futuro - a la generacin de conocimientos mediante proyectos de investigacin y a la aplicacin de los mismos en convenios con los agentes productivos con la mayor proyeccin posible lo que se fue consolidado gradualmente luego de las primeras ediciones. Para ello se gener una propuesta inicial sustentada por un plan de mediano plazo que con los supuestos ms cautelosos que se haban realizado podra sostenerse acadmicamente y econmicamente durante el ao 2004, a partir del plan elaborado durante el segundo semestre del 2003 que luego se proyect durante los aos 2005 a 2007, estando hoy en curso la octava edicin. El posgrado constituye actualmente una iniciativa exitosa para desarrollar conocimientos y habilidades fundamentales para mejorar la comprensin de los problemas de desarrollo nacionales en reas crticas como los sistemas, las comunicaciones o la logstica entre otros. Es necesario involucrar mucho ms a los agentes cercanos a la ejecucin de cada emprendimiento. La experiencia recogida en los proyectos de transformacin institucional en el Uruguay parece indicar que es importante contar con opciones metodolgicas que reivindiquen la participacin activa y comprometida de aquellos que estn directa o indirectamente involucrados en el diagnstico de una situacin o en el desarrollo de propuestas. Es imperante tener en cuenta que muchas veces se trata de situaciones complejas ante las cuales el conocimiento del contexto tiene un
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FI DE DOCUME TO
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