?

Bsr

* LO J, W
os AReuvos. os ARQUIvsrAs
E em Paris cm 1964 elc parcac tc recebido umr consagno intcmacional, apcsar
p'ais.s 1l

{rtu.9
A eRQutvsrcazsr
dizcm respeito a um cstabelecintcnlo, um cot?o ou uma famtian. O princpio da provenincia foi asim pronrulgado. Contudo s no V Congrcsso Intemacional dos Arquivos rcalizado

s: / os FUNDAMNTos DA DIscIPLtNa anquwsttca

J.?.

rtrrrctirratt

to dos prrcpios ar4vsticos

Tnta'se l{r em arquivsticrr trs princpios que constituem o fundamento dr disciplina.

princpio da prove' do princpio dl tenirorialidillc, do princpio do respeito pelos funrlos ou do sculo XIX e sobrctudo rrinciu c rtir tbordagcur dos trs idadcs. Utilizados dcsde o inrl
no srlculo

&

ntuitos

o terenr aplicrdool
a estar

0 princpio dr provenincia ;er:i discutido, aprofundado, contestado, ms continua

vos, serve agora de fundamento claborao das normas dc descrio dos arquivostr.

xx. constituem a ppria basc da arquivstica moderna'

na basc da arquivstica modernr Criado inicialmentc pora mclhorar a organizao dos arqui'

i.2. l.

princpio da territorirtidadc

,l
3.2.3. A abordagcm das trs idades
tr.r,g

segundo o qual os O princpio da tenitorialidarle defirrc-se cono sendo *[...] o princpio

,'l
A abordagem
das trs idadcs assenta nas etpas de vida dos documentos. Na idade activa,

ruquitos phlicos, prprios dc um tcrirrio' segucn o destino deste ltimotsn' aplicado proNo irrcio, cstc princpio no relcva da arquivsrica, mas sin do dircito
priedudc. para exprirnir o scu

o documento serve regularnientc pera a adnrinistreo; na

idde scmiactiva,

utilizado oca-'

dirtito quc o vcncedor cligc

ao vencido a deposio dos do-

sionrlmente, c na idade inactiva. dcstrudo ou consenado dc modo permanentc. H poucos textos sobre a abordagcm mils a sua aplicao gcnenlizou+e rapidamentc. .oriunda dos
.t
I

uma rcndio ou de cuntent6$ rclrlivos s tcrras conquistrdas no monpnto da assinrtura de gcncralizou'sc a todas dc paz. Com o tempo, a outorga dos documentos dc um pas
um rrutado

Estados Unidos e tem as suas razes nas'rcflexoes quc os arquivistas e os rccords

lnnagert

Este modo de irs irctividldcs dc transmisso dc jurisdio ou dc transfcrncia de mandato. das Nacs uncionanrcnto torne-se mais oltcial com a adopio da Conveno lnternacional de Bens, Arquivos unidirs. conveno de viena sobrc a succsso dos Estados cn nltria
e

tivcram de fazer para resoh'cr os scus prlema.t de masa documental, no princpio do sculo. Os princpios arquivsticos sio, pois, muito rcccntes. Elcs mostnm o descnvolvimcnto incquvoco

dr disciplina que nhr

nccessidadc dc assentar as suas prticas em bases mais

restituio de Dvidas dc Estrdosc. Alm disso, o princpio rlc tcritorialidade foi aplicado perlo do local de cria' certos fundos de arqui,ro a imfituics ou a ccntros dc arquivo situados por divcrsas nzcs. A ttulo dc excmplo, foi em P!tc com i0. e quc tinhrm sido deslocados

tericas. Por sua vcz, estcs princpios serviram para alimcntar o efinamcnto dos mtodos e favorcceram a esttuno deles.

du Qubec nas huse rrcstc princpio quc sc efcctuou a rcgionrlizao dos Archives nationalEs difcrentcs regies administntivas da provncia cnlrc os anos t970

3.J,

A cotrstituio dc rrrrr corpus cientfco

deseuvolvuretilo da Jornuo

c 1980'
Um corprs cientfico constitui-sc de diversas mmciras, mas sobretudo atravs da publicao de nanuais da especialidade e da criao de actividades de formao.

a2

.,1,1.

0 princpio

da provenincia

0 arquivisu atinaquivs-

giu maturidadc suficicnte par te uns e outros.

cont O princpio da provenincia r[.'.1 consistc cm deinr agrupados, scm os misturar
ou dc uma outros. 0 arquivos [...] provcnicmcs dc uma administraq de um estabelccimento Dsde o incio do sculo

xtx. surgiram cm difercntes

pases vrios manuais dc

ticae!. Concebidos por arquivistas cuja compctncia reconhecidas ou por assocircs pro-

pessor sica ou moral [.,,1s.

fissionais*, descrcvem as prticas nacinais em matia de concepo e de tratamcnto dos

arquivos.

I I

l !

o princpio do provenilrcia atribudo a Natalis dc wailly. um historiador francs, chefe do lntcrior francs que, da Sccio Administntivadc Arquivos Departrmentris do Ministrio que pmmulga que un I $-t I , inspira ao scu ministro. Sr. Duchtel, o contedo de uma circular tll cnr diunte os documcntos quc provenlnm dc um corpo' dg um estabelecimento' de una que apcnu frnrlia ou dc um indivduo rlevero scr agrupados c no misturados com aquelcs

.,.

A gublicao de manuais rcpesene uma ctrpa ne constuio de uma disciplina cientl icaft. Estas obras articulam a teoria e as prticas em tomo de uma abordagem nica c permitem a tnnsmisso do estado dos conhecimentos bem como o estabelecimento de uma tra: dio.

{
r

l
1t

il

5 /O,S FTJNDAMENTOS D DSCTPLINA 'RQUIVSTICA fomrra-o em Arquivnicr inicin.se no sculo XIX coll a crino dc grandcs cscOlat cspccializfl(ls: colc rlcs Cfurtes cm Paris cnt 1821. a tlc Vicnl cnt 1854, r tlc Madrid ern
l856 c
rr

os .Reuvos, os AReulvlsl'As
pctncia c demonstrur o seu sat'oir-faire. O esprito de corpo

EA

Rnqutvst"tc'rr.;:s
pcl;r

proisioml manifestltlrr

criro de msociaes prossionais constitui umr elapa importilntc no desenvolvimr.'nto dr profisso. Com efeito, nelas quc assenta doravrnte o rcconhecimenlo profissioull c moo social.
Quanto disciplina, esta dcscuvolvcu-sc dc forma muito dinimicr. A especillizlo nos domnios

dc Florenas em 1857. A par destas instituies cspecializadirs, encontramos uni-

prtr-

vcrsithdes, tnto

ni

Europo como cm

fricl

na Amricn, que oferccem uma formao em

nn;uivsrica no princiro, scgundo ou tcrcciro ciclo univenitrio. no prognma de histrl, de

cincia.

dl

informao ou noutroseT. A criao de uma seco sobre a ormao c o apcrei-

dl cria0, do trltmento (classiica0, rccuperrIo),

as

da conservlo e r tlilrsrro

ronselho nternrcionll de Arquivos, aquando do Xll Congrcsso ornrcnto tlos nrquivistas no Irrtcrnacional dc Arquivos em i992, dcmonstra a dimenso que a formaio em Aquivsticr adquiriu no mundo irrtcim.
As gmndes instituia de arquivo organzam regularmentc estgios dc forma0. O nnis conhecido deles todos o cstgio intcrnnciourl dos Archives nr(ionlles de Fmncc quc rccebi, todos os rnos, arquivistas prorrcnienlcs dos qurtro cantos do mundo. Os Archivcs naaionales

dos arquivos foi consideravelmente apefcioildn. Novas possibilidrdes se oferecent. pirrti-

lculrrmenre

suscitrdu pelo aprrecimenlo da infonntica, cuj:ts caprcidrdes aindl niio forant

todu explondas.
Os arquivos, os rrquivistas c a arquivsticlt siio, pois, de todos os tempos. Relctlrn rlc

umr longr tradiIo dr qual podem extrair lies e encontlr a sur razo de ser.
os desaios futuros? Quais so as rlteraes ntaiores que

lr'trrs

qulis

se podem aprccnder c que

a

irirt
-

du Canrdr tantMm tn scsscs dc formriO em lngua frrncesa c inglcs, sobre a gestio

dos documentos e sob os arquvoc histricos.

ilfectilr sensivelmente o papel dos arquivisuts, o eslatutg dos arquivos c

evoluio rll utlui

Tnta*e de um modo de formao

que sc

vstica?

'---:i
as poltics

eson por drr a conhrrer a sur compelneil e a frzer bcncfciirr dela a comuniddc arquivstr. As nssocires proisionais, cuja criaio remonta a mendos do sclo, asseguam o aper. feionmento dos seus memtrrus, pornto de uma boa pafle rtos arquivistu quc exeicem a po. isso num detcnninado pas, numa pmvnir ou nunr cstadon. Apcsar dc hrver pogamf,s de formao institucional. iemprc preciso contar com o papcl
nh:rnr cstrs

No plano poltico, novas atirudes emcrgenl flce informa0. Os governos iuclinuur-se cadl vcz mlis para se munirem de informa0, dl qurl frzcm pte
rclatit'ls
ao.t

aquivofl. Vrios pases doptaml

vqo do patrimnio escrito,

leis sobrc a designaIo

dl memril nrcionule

it consr'-

As organizaes mudam dc atitude facc informro e envered.arupelo movinrcnto dc

rcconhcimento dos recursos informacionais. 0s administradocs contilm com

indispnvcl quc

desempe-

r inlurrurio

associqfts prn asegurar

acrualiz4o dos conhecimentos.

pan gerir cfrcrzmente as suas empresas, pan aumentir a produtividrde e pilm ilssesurilr 0
scu ciescinrcnto.

Eis em traos lagos um frrsco histrico dos arquiros e dr arquivstica. Quisemos demons-

trar o clo csueito exi.stcntc cnre csta histrir c as caractcrsticas polticas. cuhurais c econ.
micas pnprias r cada um dos grandes perodoe

Novos meios fazem o slu nparecimrnto. As tecnotogirs ctn infornao dcsenlolvuur-sr'

dr histrir da humanidrde. Deste modo, pude-

pan responder

novas necessidades dc trtrir, de accsso e de difus0. As telcconuniclius

mos vedficar tlc que mancira marcaam a fonna e o

papl

dos rrquivos nos divenoss

tips

simpliicam-sc c ppularizam-se. A velocidadc dc tnnsmisso dumcnta. Novos srrportes viro

surgindo. Os arquivos mudan de forma.

dc rctividldcs. Ehs condicionaram o lugar quc <rupam os scus reiponsveis nrs sociedadcs.

O nosso objectivo oo rcalizar csta rctrospectiva era pcrmitir conhecer mclhor as origens
da proisso. Constrta-sc, pois, quc scmpre

A arquivsticn situa-sc no cruzanento de novos contextos culturais, dos novos nttxlos dc

gestio tal como das novrs tecnologias. Ela cst na conluncia dc vrias disciplinu: inlirr-

honr

pcssoas lfcts guardq conscrvao ou

ao lfatrmento dos docurtos. O papel delas variavr no tempo e consoilrtc os mrndrts

m{ticg cincias dr infrmao. histria, lingusticq aqucotogia, ctnologia, ctc. Ao servius

dc algumas dehs, cla tcm por obrigno servir-sc das oulras,

que lhes eram confindos. Hojg as instituies prcvcm lugares oicialmentc atribudos a
arquivislas ou a rcssots que excccm unes pmfissioirais deste tipo. Dc modo gcral. mandatos mis amplos lhcs ocrtorgados. Estes uaduzcm- cm objectirns dc conseruro, de' acesm e de avalialo da informaio. Os adminstradorrs ignorrm por wzcs os tipos dc servios que os arquivistas

im de assegumr r cvoluiio

c o seu dcsenrolvimento. Pela sur prpria naturcza, ela responde s necessidudes rJus orglnismos on dos indivduos quc criam os documcntos, m,rs coda vez mais confrontadl conr
os problcmas levanados pcla mundializlo dos mcrcados e a dcinio dc novas fronreir,rs.

pdem fornccer. Btcs ltimos dcvcm portlnto pmmove

a sa oom-

A arquivstica tem, pois, como obrigso encontrar soluo para estcs novos problemus to

f
I

-=.:

.i / os FUNDAMENTOS DA DISCPLINA ARQUIVSTCA

ntcsmo tempo quc rprofund a sua idcntidadc c mtntem a sua coes0. Eis alguns belos desal. Os arqrrivos docu[tc[llm

OS A{QUIVOS, OS ARQUIVTSTAS E A

ARQUTVSTICA/s7 )

$ ob

dc anc.

os invcstigao dc amanh,

It No scu rclatrio intirulado Jc corrrarre. M, SYMONS bascil r totalirtth dos cstudos canrdirnos na uti'

.
Nolts
I Frnst K)SNER ( I 1721, rchitus in the Ancicn World, Ltrnbridgq Huvard Univcrsity Prcss. p, :/rtear. p. XXVll. 283 pp.

liralo dor arquivos cm vri:rs rcrs rntrc rs quris

pol d.
2 vols.

as cincias.

T, ll. B, SYMONS (19751 Sc comattrc; lc rap'

la

Counnittian sur

kt

tulet camdicuttts, Ottawr. Asocilion dcs nniwaits et collgcr dl Canadl

tt
le

lbid.,

149.

t
I

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sur

Jcan FAVIER (1978),

dcs archivcs ds l'histoic,,

Courer dc l'llNESC4 Maro, p. 12.

critc ct gcsdon dcs archivcreo XIJC siclc dc docunctrtatoa, n." 3 (Muo), p, 86.

a XX'siclc; r{lc-

xioff

lr:i.uation nnrsc". fewr nn3hrlbina

FAVIER (1975). op. cir.. p. 8.

'Jcrn c Lucie FAVIER (l9S$). ks Anhives natiualu: qrrrii:c riclcr d'hittoirc, Puis, Nrrhun. 235 pp. I Luciana DURANTI (1989), .Thc Odisscy of Rccords Manrgcrso, Rccordt Mall.agentcnt QuarterlS. rol. !1, n." 3 (lulln). p. l, vol.
21. n." 4 (Outubro). pp. 3-t

:r Robcrt-ilcnri BAUTER (196), op. cit.. p.

ll22

- tan

l. Jcm FAVIER

(19?5),

Llr

arcJliycr, Prrir. Prssrs

!r.Arlministntion dc I'Egyflc sous Domricn (cn 89 ep. J.4.): c,uegi*nnru dcs rtclrruions dc propr
t.,Tcxtct ct docuneut d'histoirc, Peris. Hechcnc, 1959, p. 189. :r Robcrt Hcnri BAUTIER (1968). op. a., p. l4 l. 5 Rohct-l leni EAUTIER ( 196 1), op.

Univcrsitaircs dc Fnnce, 124 pp,

'

Lucirna DURANTI. op. cit, vol, 23, n.' 3 (Jullrot, p. 3

'ltlcn,g.6
; lio LOD0LINI (1989),
I

cit. p.

I 1 25.

rll

gcstion dcs documcnrs ct

l'rrchivistiquo,

Manageucnt

ol Rcconlcil

x trlarel

BAUDOT (1963),

.ks

Archivcs municipalcs drns

h Fnrc rh

l'Ancicn Rginrcr, rctiwm,

ufinnnon: Colralrghq

Disc

iplhut, lvtnclrcn, Saur. p. 157.

vol. 3, pp. 23-24.

I
l'f

Robert.Hcnri BAUIIER (i961 t. .Lcs

rchivclr,

cm C. SAMARAN

L'hhtoirc

rl rdlr/tfiddd, Pir.
.

Grllimud. p.

ll2E.
.ta
phasc

' '

:r Luciana DURANT nos

rnigosj{

cirados rccrc abuudantcmcnte o papcl dos notrios no dcscnvolvimcnto

dreretot ndndstil?,t|,

Rotrcrt:Hcnri BAtmER (19681

cnrirh rh l'histoin

dcs archivcs: la constitution d'ls &pts

18,

Robcrt-Hcnri BAUTTER (l96El, qp. cr.. p.

1,15.

d'urhivcs ct la naisrancc dc l'archivistiquc (XVI-XIX siclc)r, rcliulrr,

Jcan

p. 143.

t lbid.,p.t4l.
s Charlcs SAMARAN (19?8),

FAVIER (1975), op. cit,,g,9,

ch

Chticr dc la Trmoillo, llnc longuc

4{15.

vc

d'lru,lit, Rtcwils

d'trudcs

rr

Robat-Hcnri BAUTIER (1968f, op. cr:r, p.

l4t.

dc Clwlcs Sonnm.Gcnvc. Dmr, vol. 2,. p.

't: preciro contu,to rcconhccrr qur o plpcl que os rrquivos dcscmpcnhrnm cnquanto provl s oi possvct
im

cirilizncs ondc r tscritir era utilizoda nrs adminstncs. Na ltr ld:rdc Mddil, na {pocr das invtc b-

' , . .

rtlbd.. p,108.

!!

Frddric

d'AGAY (f9E9), .Lcs rchivcs familirlcs d'Agay ct la p&iodc volutionnairo, Galtc det

hrri*, cn
snr.s

pcscna dc tcstcmunhas quc grnnth

r vrliddc &

um acto. Alis.

ir

tcvar tcrnpo a quc as pcr.

oniirzr, n.'

146.147. p. 316.

conicn apnls nun acto csnito, r[,..] r povl cm lribunal to rc cmtcilria com uml simples

dcpcp.

s Picnc SANTONT (19891, .Archivcscr violcncc; pmpos dc h loi du

I norlcr

an

llr,6a:rttc dcr

on-

nrrs o cscrito sozinho insuficicnte. Naquclas

socicds ncdicvlfu

ondc cont:tm lrnlo como o cscito. o gso.

nr n.'
5

146-147, p.205.

o rilo rru a prrlavn, c tnditro oral tnz algo mais do quc um sirnplcs complcmcnto dc informaloa, cm

nuorc, traditirrl- aa tto,tcn ga

lcts do tJ.r congrtrso dl

Socir{ dcs hjtoricns rttvistcs

arpr. dc forcitFc.
p 69.

r lbr4 p. zl0.
Id- ibid.
malcira c a pdrl.onm trmhm utilirados nos .cscritrios'

nmt ruprlcur publh, Air<n-Prcrcmc,

1-5 Junho 19E2, Air-cn-Provcncc. Uniwrsit{ rl Provcrce. 19E3,

Anguidrdc. Como pucos doclmcn

Elio Lodoliui (19891, op, cil.. p. 157. rr Podcmol citar. a ttulo dc c:rcmplo, uml inrrnigao lcvldr

"

los chegam at ns sob tssa orm4 no os abordrrcmos ncstc lcrto.

cabo por socilogos da Univcrsit dc

Icrn FAVIER (1975i op cir.. p. E.

tlontrrl r pi doi tquivos nligiosos rb cununida&s fcmininu do Quebquc. Nicolc LAURIN, Daftllc IUIEAU c Lonainc DUCHESNE (lt9l).I h rqlwe d'an nwdc aftli: lct cournmautls rcligrlrla da

s placrs dc

tgila slo

objccto dc um. crptulo imporlantc (pp. I Z.?0) da obra dc Ernst POSNER j

ctrdr-

lnuu

au Qnibcc dc

IW 1970,

Monral, Lc lour, 424 pp.

tf PLN|O O VELHO. .Histril

Naruratrn,

livro Xlll, citado cm Texks ct docuncnts d'hittoirc,Puis,

quc rc gcmnlizou

r'0s

trabdhor robre rhnogafiq gcntica c docnt hcnditdrhs do Ccntrc univcrsiuirc dc rcclrcrcks

sn

Hachcttc. 1959, pp. 33-34.

lcs populrtions (SOREP). dirigido

os do Plograma dc

pr

Gnd BOUCIIARD dr Univcrsit du Qubcc

Oricoutimi, ban cooo

s O c{dicc

jl

cristir

antcs do

lnvcsig4tro cm Dmognfir Hilricl dr Univcrsi dc Monrd, dirigido por Huhrt

CtlA

'

pctgrnio. Contudq foi r putfu &sc morncno

BONNEAU c lacqws LGAR sio disto cxcnrplo.

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d'rudit .

5R

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ARQUTVISTAS E A

ARQUIVS'rlC^/5e

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'
lc

6
(

sr

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!"$9;, .p611qxa rdnrinhrnrirc

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? aftilir.

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?r

Ver a po0rkiro o urigo dc

MicM DUCIIEIN

.h

clc du trsor; l'volutioo dcs instrutncnts d.'

nclrcrchc d'architrs du Moyen.gc

nos jours d'aprs dcs crcmplcs fnnais",

rciler ct bibliuthlqrcl.

ilt

rlr

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0rlgqra. rol.

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n.'' I

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t Robcn.l{cnri B^UTIER ( 1961). qp. cit, p. I l 2. :'Robcr.-Henri BAUTIER l1963l, qP. ciL. p' l'16'
D

[rcct

BAUDOT (19611op. cir.,

9.26.

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DARE1IBERG-

lio

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(

r
m

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Clrnrls SAitlRAN (l9i$L

Prrr

rt tsnklle 0ONNOT (19$91.

.ks

archivislcr dc

h rillc

dc l"rrscillc pendanr la Rvolurion,. Gn:crrc r/cr

!t

"lr

Chrid dc lr Tmoillo,

op. crr. p. 408'

t.

ocrsiio dr unr cltetistr coccdidr a Crrol Couturc no nrbito dl entissilo rrt'dcrr !'tJ'l\7

Jr'rn'

rrnirrr. n.* l{Glt?.

p. 381. Estc migo t1.{. cnte otns coi*u, a hirtdria dc um rgidr dos

rqrh.or,

dc

-Piene Wrllol.mluitkta 1mk;n l do CanrdS. hmrnuva

roe rnor l97lt dcri<fu

pcrda dc urn gnndc nmcro dc

infonuqi'**

nluirs

Mur*lbr. Loui*.CharL: Thhrs.

Mircitlc MSSOT. Sylvic dc 6LNt c Otivicr VERNIER (t989). op. ct., p.210. It Hcni COSTAM^GNA figEgl, .Lrs archivcs cominunrler nu XVll. siclc das ks lts rtc h lrahon

t lhr & ncndogh

noccsrra

boa

conscrufu do: lius magnticas. Vct urnb{nr tloniqttc

dc

G. MRSN (l98tf, .Oir sont lcs donn& d'amrn?p' rcrins, vol. 12 (Mro)' pp. l'?0. Siml dos tcrnpos, o Conce il cudicn des archivcs fcz da conscrvaio dos fiquivos um! dts suu pritrri.
rlrulcs de rco pan os rnos 1990, Publicou canrdis.n der

Satoiu, Gailrc der arciirrr, n,* la6l4?, p, J0l, s Por ocasilo do ?0f
rnivcrsirio
rta

olluntel fu ruwet:ldtion d$ locunetrtr d'nrrlr'cs (Ourvir,

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n'

Rcvolulo Fnnccsr a Garrc r/rr ar/rri'cr publicou um nilmco crpc.

rahh,rs. 1990. ll0. I 9 pp,) c conrrtou umr rrquivistr pro{issionrl parr agir conttr !(rroil

rtcuno juno dor rquivot $bre tste

the Frumh

stlo. rLl $rtfun

dr'r srchitcs

Rctolurion',Anrrilrn Anltir.rr ml. ll,

" t ljrnciro),

lt Pur

urnr nqilo das obns sobc rstc rstunto. vcr Picnttlc BERCERON (199!),

P.!4.

lcctronigucrr. rc'cr, vol, 23. n."

Noa scw anigos

(lnvcrnof. pp. 5l'70.

mbn r c d

histria dos rtconls nnnagcrs.Luci:rna Dumnti dd gnnde nlcvincia rncsmo a mpnrstro dc quc clcs rcrirm os primciros nos plccc qc .src [mos ntro tm

m raballo

doc nottior ncstr Poca -nos dicil lrnilhsr

.gcorcr dc documcntos.,

tt Or rclaios lnuair drs insrhuiihr nrcionais dc rrquivos do Qucbcqut c do Crnrd scrrinrnr dc itt*tru' r nprodu&r dc undos ou dc docuntnor cujn divulglu cn coniidcnd:r priorit:iriit. rncntos dc difusq. nclurm t .Tcrminologic thivisriqu,. n.$ I (lutho'Dczcnbro 197'l). p. 52' 5 Vcr pane de$l obn nkc o ^crt dr tmitorirlidadc. pirftio r

dc$r qrinilo, porqur

lqos o dirccto, crtm ! pK]

iscs lcaais Gnruda ino nlo diminui o inlcrcssc do rnbnlho Lucimr

DUMN!

(199).

rltc oliscyof

Records

(Julho), pp.

l-l I c vot. 2!, nl

& funrto por cla n'rliz4h sobc o asgnto. Vcc iftnaErt,Rcror/r Mtrnagenar Quaaerk,td.!!.n,, !

Vr Gill$ HON (19?lt, .l-r r{gaoolisdon dcr archivc:,. rcllrtr. n.'2 (JulhoDczcmbnrl.
8

pp.

'l I

4 (Ourubml, pp. 3. I

l.

rRotc-Hcnri . BUTIER(!968! op. cr.. p. l.l', ibil. Butier rclata quc o arquivsta dc Luh Xlll, 11r{or,loc Godcroy. ptticipa nrs negociticr do Tntrdo dc Mumter corn r Lonrr, krdolhc o rc outorgrdo a mksfo & crplor,n os diplocus dr Lmne

t4J.

Franois BEAUDIN (19781, .Le polirhuc d rgionalisntion dct rchivcr nrconalcs du Qubcc: onrlcrncnt dc

l'inrcntrirc nucionrl dcr Archhcr du Qr[co,rclrilcr, vol.

H

(trlaro],

pp.3'6.

['liclrcl DUCHEIN (19??L

rtr

nrpct der fonds

cn rchvhtiquer, Oa:.c[t. tlct trchh'lt, n'97. p.

i1.
15.

n lbid",g.13. ir

'r Robcd-lcnd BAttlER (t96ll, ry. rfi. p. I lt5. s Rdcrt-tknd BAUTIER (l968L
qp cr.. p. tal.

r Ron GARON (1969). .L'c Firipe dc prcvenmcc', lrrirrr.

Etc cg na base do |SAD (Gtrl)

vol. l, n' 2 (Julho'thzembml. p'

s'Roqr.Htnri DAUTIER (19l),

f,

Ergcn rctudnrntc

o Corlho tmcrnrcional dc Aquivm c rhs ltglcs

op. cir., p. I 137.

de ducripion &s tlocrnenlr d'orcllfucr, Orrq Burcru crnadien dca lnhivhlcs (t Publicriio &str obra tclt
vindo r rcr citl ded 19891.

Tnta'sc dl segunrta comirro do ncsmo nomc, rcndo a primcin sido crirda cm lg4g.

(ro /

os FUNDAMNTOS rA DISCTPLINA ARQUIVSTICA

4r

Vr

a cstc

001rito urn cstulo RAtvlP

scr publicrdo cm btcve. Pirkko RSTAS (1fl12). rtalrals arrd

Ttn &nts at

Archvcs

Aththkt atiot dad Rrrl,nk

langncat
Thcrrc

&tlP Jtr@i Prb. Uncso. Prul

397 pp.:

"' Eir

alguns dos primcros rnmuds publicados:

R. SCHELTENBERG (19{f [9561, rlalcar

'

rln'\itcs: Princ\rksorrtla;tniqalaftticrgq Suonk Manqurerrt, Enghwood Oifs.

SEAU

Univcrsity oChicrgo

lVillirm BEIIEDON

(1969),

N,1., Rentict unc

Hail X-2?l pp.: Carul CO{IIURE a lgrn-Yrm ROU$

ll98!r. bs orchiwt au Xt slclc:

dptc

aw

bcloialr dc

I'adniaimtioa a

dc

rcchcrchc,

Mont1. Uniwnt dc Montrftl. Scr{orial E&rll, Vl{91 pp.: rlichcl ROBERGE

cunetts arlninhm'R

lllfill.Ia

gation da do-

Qu$d. Drrantcoto,

216 pp.

ASSOC^TION DES RCHIVISIES

FMNA|S

(19101, Muwel d'architistiErl'.Wodc

pmquc

lct

Archit'ts publquts

Num artigo

cr fiurcc. Pris, S.EV.P-E N- 805 pp, rohc rLrr t4c dc l'inniuionndsrtioo scicnliliquo. Tcry

N.

Olk qr c

rFtrcmr

um modclo um

dc dcsenvolvimcnlo dc unra disciplinr. Scgunrh

osc modclq o primeim ckmnto incidc or onrtiurilo rh

runjunt,r dc idcias cocrcntcs. dc Fndigmls. Eleboram-sc onccitoc c M pmposics

figrm unr aor outms.. rcr lciaicer

'tmy
dc

N. CLARK

(lt7?). .lts
2{.

t{rs

dc l'institutionnalisrtion scicntifiquo,

icrre iltrcraatiomlc

l'hfunwttiur,

uoL

n'{

pp. 6!lll.7 I 3. A

pcpnlio$

manuris constitui urm hrna dc incgr4io drs dic.

crtcr componcntcs dc

urna

dircifinr.
Marccl Lljcuncsc rr, umr bol srrtcsc dat difc-

'
rcu*

Rrrhrt.Hcnri BAinER (196ll. orr. cit. p. I l3{.

No incio do rcu

u'

ortig plicrdo nl revir

'{rcliur.

cscohr dc parrlmcdo r c srnto, Msccl LIEUNESSE (1986).

.L'rriviciqpc.
des

unc lcicrrc d

l'nnnntion

la rcchcrchc d'un

nilicu dc ormnlonr. rcftitt vol.

18, n,' 3 (thzcrnbro). pg. 35-4?.

'

*
1967
-

A ttulo.rh

crcnplo,u dli doi tcrgs& rrividcs dl Assaition

livins

du Quhc

&de
o[ce-

pnnitc constrtar

a granrlc varicdde rlc rsrunloe rbordldos, bcm como o tigo

& rpfci!mcnto

cdo, Vcr

[oni* GGN0N-ARGUIN (l121, L'orfuistiqttq ret rteus,

tol] hittairc

@ur lS0, Sdntc.lby,

Prcr*cr dc I'Univcrsir du Qrbcc. pp. 143.t50.

'CrmlCOLIIUREci{rrrdI|UNESSE(199!},{/grilarau apolitiquaatchiuaipfuulcnavle,
Qudhc. Docurncntor,
4 17

pp.

-lt,
:."

...1 v

tI I
L

l-.

1...:'

cAPnnr3
o PRNCPIO DA PROVENTNCIA
E O FUNDO DE ARQUIVOI

0
-J

princpio da pronnincia: a basc tcrica, a lci que rcgc lodar as intervencs artlut-

vsticas. O respcito dcne princpiq na orguizaio e m lstamcnto dos arqiwr qualqucr quc scja a rua origcm. idrde. naturcza ou suport,.gmtc a constlluilo e a plcna crisncirr du unidadc de base em arquisticr, a sabcr. o fundo dc

aquivo.0 pincpio dr pmveninch

rrsluo, o fundo dc rquivq irnpcm-sc rquivstica. uma rcz gc csh

das informacs gcradu por um ao mandato c das

$n n

objectito gcrir o conjunn

orgnismo ou por ma per$u no

tmbio

rcdvidad$ ligadas miss0.

ro uncionrmcmo do dito orylrnismo

ou ao funcionamcnto c r'ida da refcrida pessoa Pcnsc-sc

n1g!gio,lvrliqio, lg!!j!gg.
iuervcnfts

clasiic'rc0, dcscdtro.

comlnica$o ou nr cqrnno

doa rrquivor: todm as

do arquivista dcvcm oconcr sob o signo do princpio da provcniEncia c, partidr. dn rcconhccimcno do furdo de.arquivo como unidab ccilal drs opraes arquivsticas.

l. O princpio LI.

da pnneninch

Crioo e elluo do prindplo

hn
de

una disclptina. un princ-pio uma tci apthwl pan tudo, por todos

cm lodis lrs

situaest. Em arguivsticl. o princpio dc provenincir dcsc

rip.

Com cfcito, o ntulo

tnbalbo elaborado pdo historiador

rancs Natrlis dc \Vailly (l805-1886) e nprovndo pclo

ministro
modo dc

dr hlcta T. Duchitel rcvctou-sc, psluionmntc. muito mais do guc un

simptcs

fanr, Nrima circrtar cmitida a 24 dc Abril dc 1841, Natalis dc Wailty, cnlio chce

til;

Nf,

/ og Ijur.tDAMEN'ia)5 !}

tscIPuN ARQU|VSTIC/.
dcpartamcntais do Ministrio do Interior, propunha:

o pRrNciPro

r.rA PROVEt.ttI'lCl E

o FU!.lLlo

DE

ARqUIvCtlSl
as

, irit

i;ir
'*

da

ditiso administrativa dos arquivos

'

mal colocados, us, os Nonc-Anrerid$os, no dcalbu do

tcrccin milnio para intcrprctar

ii" ilir
it,,
i

ol...l arrcgar os docuntntos por fundoq isto , rcunir todos os ttulos [documcnos] proverrirntri:. de 'rlnr cp(,. dc un: qkbelccinrentrr. Ce rrnra
sc1:urrtiri urta detcrmhiada ortlem os dilercntcs

vontadcs dc unr dministrador francs dc mcados do sculo XH. Contudo, podemoS dcfcn'

anrlil ou rle utn indivrJuo, e r.iispor

1...J{o. .|rn

dcr n irlci;1 lrstultc inreesr;rnte dc guc dc l\lail!y, adurinistiador e arquirrista, tiuha inical"
nrcnis

udos

dism. Fcrcsccnava,

prir

antes dtr ruaiS nada objectirts d pura gcso admistrzr'a|3. Scrn

quatr dc modo

iI, ii

cvitr qilalquer tcntao dr coruiruir coleccs: a[...J

dcsse cs:rbelecincnlo, dcsse corpo ou.dessa famlia

os documenos que apcnas m

relao

algum dinrinuir a sua irnprincia, podcmos pcnsnr que elc qrrcria quc os arquivislas deixasscm de perda dcfinirivarnenrc os documenlos produzidos pclas administracs, odcngndu
-S

ccnr o cstlbclecincnto, um coryo ou uma frmilia no dcvem sc confundidos com o fuDdo

[...]rr. Sabemos agora guc Natalis dc acabava, com astas popostas. dc dar uma persogtfq4e clisciplinar prpria dos arqui.Wailly vstas' forncccndoJhcs uma mancira originat dc abordar os arqvos, guc prmitia evitar os
.cr'c c ircpalvcis cros guc so conctiam dqsdc

por assuntgs oU de outro modo qualqucr Scm que tivcssem em conta

Organismo produ'

tor.r. Dc cco

modo. elc descjava gue os arquit istas no esquecescn nuDcar nas suas intcr-

r,cncs, quc o,s arquivos

sio cm primeiro luga o Produto das actividadcs dc.uma pcssoa

h muilo coil

a organizto dos arquivos

fsica ou moral e quc uma partc imPotntc do seu valor provrnjustamenc do facto dc pode-

---r>

xlr :rlisunlo. por tcma ou pu outro qualguu facor. Arsim nasceu a prirncin conrponcntc do princpio da provcnimia scgundo r qurl cada un dos undos de arquivos diercnc dos scus
scnrclhlntcs. Ao propor csta abordagcm (rcunio dos documcntos consoantc a pcssoa fsica

cn

paa ins administrativos ou de invcstigaitl. lestcnunhar dc modo privilcgiado essas

mesmas aclividsdcs. organizao geral

Nio arrmsva clc alguns dias depois da difuso da clcbrc circular: tA

fundos a nica verdadciramente conrtnicntc para so asscBurd o Ponto

pr

\t'ou morul quc os criou ou rcccbeu), Natalis de l{ailty acabava dc fazcr sair a arguivsrica da ,/ anrrquil c. mris inportantc. instalava-a lobc uma bass slidl que lhe pcrmitiria. postcriorI mcntc. ctoluir normalmcntc parit o cslaluro dc disciplina. Alis, inlcressanlc veriicar que I os arquiristas do Estado dr kssia adoparam o Pmrcnien:prin:1y' dasdc 1881. Fizcram- -no unin,lo-sc. no sem dircutdadsr. a Hcinrich von Sybcl. dirccor dos Aquivos do Estado
da Pnissir. e a

dcscnrp,nho de uma ordcm rcgular e uniforme [...]n? aSc, em vcz dcsse mtodo, que sc podc

dizcr bascado na nalurcza drs coisas, or proposta uma ordem terica [por trssunto ou outrJ
os arquivos

icaro

nunra desorrlcnr gue

dificilmcnlc

se conseguir

rcmediar [...] Em qualqucr

I

gilla oqr.nl,pglo quc no por fundos, corE-se o tisco de nio sabcr ondc cnconta um docunintot,..tsto tcva-nos a arrmrr guc a apticao do princpio da provcnincia e o fundo de
arquivo so rcalidadcs arquir'sricas guc sc justifica pcrfcitamcntc ligar rlc
prcocupaes adrninistraivas. Parece to impcrioso para o atquivista no

1
I

Mu

Lrhmann. autor do rcgulamcnlo dc

dc Julho dc

l88l

rclativo ao

onu

directa a

Gthtinrs

Staotsalrcfu (Arquivos dc Estado Sccrctos dc Berlinr), segundo o qual cstcs deviam

alEru a ordcm drda

aplic:rr; *1...J o rcspcito pcla ordem original c pclas designaocs originaisrn. Atravs do sislenra do ficgi.rmlrrrrj divulgldo cntc clcr c quc se podcria delinir cono o antepassado afas-

ros docuncnlos pcla administrao guc os iransfcre enquanto scmiar.livos ou arguivos dci' nilivos. quanto prrscc prtural que o adnrinistrador no nristurc, duents o scu pcrodo dc actividade. os scus arguivos com os dc outra cntidadc. tm disso, se os documcntos j

tllo

tlns nossos planos dc classilcaq oc Alcmics prepraram o caminho para o enunciado

csto "

dr scsundr compncnlc do princpio da prorrnincia. compncnh quc diz rcspcito ordcm

intcnra do undo. a vcz do arivistas hotandcses S. Mullcr. J. A. Fci c R. Fruinto, que, cur 1898.

bcm oryanizados. o que cada vcz mais corrcnlc nas nossas adminiracs modcrnas, o admi-

nistndor no dcvc dcsorganizJos antcs da sua transfcrncia para os arquivos como docu'
mentos semiactivg3 ou arquiros dcinitivos. Nunra administnio guc sc rnuniu dc uma tica dc organizao cn mrria dc arquivos. o arquivista s tem. pois, dc rcspcitar a grdcm

linnan: sO sistemr dc organiz4o

dos dounwntos fieia-sc o sistcma quc scve

pl.'
,1_.
.

prra n clitssicao c dcpois para a'ordenao dos documcntos no intcrio do fundol dcve blscrr-sc nl organizio prirnitiva do fundo dc arguivo quc concspndc em linhas gcrais
pio da prorcnincia foi umbrn

dos docunrcntos existcrte. evidente que o princpio da prortnincia c o fundo dc arquiro

oryanizrio dr administno dondc provcnicntclr. Com variacs c adaptacs. o princ-

rdoptdo

pctoa Ingla:srr

(atitw

gmup),os ltalianos c os
Canadianos

' '

sc aplicam organizao dos arquiros durantc a sua asc aciiva, scmiacliva c ao longo de toda

il suc co6scvao pcrmrncntclt. Durantc

ncntcos documcntos

princiro pcrodA o administrador vcda diftcil-

Espnhois (fomlol. c por grorp).

lirr

mais tardq pelos Amuicanos

plos

(recodr

da sua unidadc dc ligao institucional scrcm misluadoscom osdocu.

:.-l I
'

mcnlos dc outras unidades. E para tal no ncccssrio

fazr aplo

a princpios arquisticos.'

l\l:rs qnal cra cnto o rlcamc da circular dc

Natrlir dc \{ailly? O autor tinha unicamenlc

O uncionamcnto adnrinistrativo normal dita cslr mmcira dc ngir. Mais tardc, quando os do'
cumcnos passam iara

cm vista unr objcctiro arquivstico? Quc gucria clc protcgcr? Estamos pmmvctmcntc muito

un perodo

dc semiactividadc, cles no dcvcm sct ntisturado$ com os I,

[:-,
I

8?'

OS

FUNDA'ENOS DA DTSCTPLNA ARQUTVSTICA

O PRI^*CPIO D FROvNtNcIA

Eo

FUNDO

DE^Rerjrvo./ti3

;t.
I
I

dc outas unidadcs. No momento dc organizar docunenlos que scrEo conservatlos

nenlcmcnlc devido ao seu valor de tcstcmunho, o arg[ivista

ir*oa ordem

'

1,3.0s tlais graus do pfincpio ila protcninca

le apcnas dc respcitar

dos documentos j eslabclccidn. No tem nada quc criar outra ordcm que mislurc os undos ou que nrodiiguc n sua otdcrn inlcrnr. Tbndo os nrquivos sido nrg:rnizados !r m(rntlnt. graas intcncno de uma arquivstica situadr no coraio

un primciro

grau do princpio da provcnincia quc pcrrnitc isolnrccircunscrcvrr a

cntidrdc quc constiuri um undo de arquivo no que rcspcitr ao modo como cslc se distinguc
dc qualquer outro. Alm disso.

dr nclo adnrinistrativa

do

h um scgundo

grau que'visa o rcspeito ou a reconsrituiiro

organismo, baslr ao arquivista rcspeitar a ordem dos documentos estnhlccida, no nomenl0 dir sun criao c dunnlc toda a sur cxist0ncia

da ordcm intcrnr do fundort. 10s dois graus do princpio da provcnimia eslio ctlrurcnre

admini-mtiri: Praticar assim uma arqios

ilustrrdos nos csqumas 5.3. c 5.4 do optulo 5 sobrc as unidadcs dc trabalho.)

vhiie

rncional cujas intcrvcnes vclam pela organizao c.pvlo tntnmento de todos

documentos produzidos c rcccbidos por um organi.'no no mbito das ruas aclividades. e islo ro longo da
sua cvolu0. lsto dcverir pr lm a uma arquh'stica de sobrcvivncia que
'

t.3.t. 0 primeiro grau do princpio da provcnincia

No scu primciro grau. o princpio da provcnincia lcva-nos a considcrar o unrto
nrguivo como uma cntidad disnta.

s sc prcocupnssc com os orquivos a partir do momento cm que a administrao produtora dcixassc dc ler recursos ps20.

rtc

lan

tbes consagrnr e niio vissc nclcs mris nenhum iflleesse cuflo

Asim, aplicado ao primeiro gmu o pincpio dl pnrorgamo, no cxcrc-

vcnincia qumdo sc deixm juntos ou quando se agrupamt sc tiveren sido dispcrsos. todos
os documenlos criados ou rcccbidos por dctcrminada pcronagcm, ou

!.2. Delinio

;i::

cio drs surs rcspcctivat actividades. E cstc primciro

gnu cm r

sua nplcn{o tunlo no plauo

:..
princpio da provenincia. guc conpofla duas vertcnlcs, tleinc-se corno o n [...J princpio fundamental segundo o qual os arquivos de umr mesma povcni8ncia no dcvem 'scr misturndos-eom os de outra provcnincir c dcvem scr conscrvados segundo a sua
ordcm primitiva, caso eri$taln ou ro princpio segundo o qurl cada documcnlo dcve ser cotocado no undo dondc provm
G, nesse

do vnlor primrio dos docuncntos de arquho c0m0 no plano do seu valor sccundrio.

respeito destc prineiro gnu esencial prra que os documcntos de arquiuo conscrvcm

a sua plena utilidadc arlminislrativa. urla vcz quc os documcnlos activos c scmi:rclivos dc uma unidadc formam uma cntidadcprpria guc no podc ser nisturada com os dorumenros dc uma ou dc vrias oulras unidads. Por outro lado. eslc primeiro gmu tambnr indispr'n-

fundo, no seu tu-!a dc origcmtrx. Tanto de

un
rla

srct plcna cristncia do tor dc G$cmunho do documcnro.dc arquiy-o.,-yisto gue o prprio unrlo de orquivo, de que depcndc csse valor, proc.Oc irciiamcntc d.ssc csprilo,

I
t.

ponto de vista tcrico como dc um ponto dc tista prtico,

r nplicllo

do princpio

pmvenincia gamntq po um lrdo. a ordem estritamcntc administrrtivrr quc prcsidc

orgrnizr[o dos documcntos nas unidadcs c guc rstcs drvem conscrvar c; po outro. o
valor de testemunho quc alguns delcs tm. Estc princpio cxprimc a prpria cssncia do yalor de lcstcmunho dc qtrc falrra Baldassarc Boniacio no sculo

1.3.2.

scgunrto grau do princpio

dr pmvcni0.ncia

t
li,
l1

xvtl ou da cvidrnrinl

'lairrr posteriorncnte explicada por Sir l{itary

.oulms.
Por dcfinitlo

No scguntto grau, o princpio rta prottnincia cxi-ee quc lodos os documcntos rlc unr funrlo dc arguivo ocupen utl determinndo luga gue lem dc ser rcspeitado ou rcsrrbelccido. cusu ordem

Jenkin.on, T. R. Schellenberg e muitos

t,
.t"

primitirt ou a ordcm original tcnhr

sido modiicadr por qurtqucr raz0. No ptlno rlo

o.lglglgjlglirg
d!

(\'c ponto 2.1 do prcscntc captulo)

ryn 'prc inleEantc

.!l

qre o pnncPro

pru t

{o podc cristtr

vator primrio dos documcntos octivos c scmiactivos. csir propostr porctc prreiumcnle
nnturat dcsdc quc tenha sido drda una ordem aos documcntos. aqui que cntm cnr linhir dc conta o prpcl cssencial dos qurdros dc classitcao pra os docuncntos

. Ora, o dccumcnlo dc arquivo que nEo faz

de um fundo de arguivo

ten cvidcnlcneile un valor intrnseco de inorna-

niws

cujr npli-

, mcsmo guc niio se the possa atribuir plenamente essa ordem administrativa c cssc valor
dc tcrtcmunho ort erfularrtal

cao pcrdura quando os docuncnlos sc tornum scmiaclivos ou arquivos delinitivos. Ncsrcs clsos. o arquivi$a que agiu c montrnrc tc apcnas dc asscgunr o rcspcito desr ordcm, que

tnlue.

vir alis a constitui um clcincnto suplcncntar cm rclno ao vator dc lcstcmunho!'r.

Nl

it
8d i {,.s FUNDMr\n'c}$ DA

DISCtPrit{A ARQUIVSTIC

0 i,Rij.rdPto p6

1,1ie'vEtlE\Cl" O !UNDO D.ARQUIVO./85

,l"i r a'

'!

I'

il'Ir

auncia dc um quadro dc classiicao para os rctivos, o arquivisa cscolbc cntre as scguinlcs possibiliddcs: conswa a or&m cxis{entc, lcnla ccooslituir a ordcm primitiva ou apli'

nho dos documentos dc um fundo dc arguivo. Quanto mais no fossc Por csla azo, scri!

li;,

bastartc vantajoso, pam no dizcr csssncial, adcrir a cstt PhcPio

Mts,l m4r A aqliu-

clr ([tri ordemL) rurlisrnc

'
'

opinio-de vrios aulorcs, cntre os o deste princpio oferece iliver$as outas'-*inag6n!: na

c !;cgurnrurc o nrcthor guia lr(:$tr mat. sl;irn. quatrdo um undo de

qrisSchellcubcrgrr.ElapcnnirecnrprirucirolurtcrenconleaEalurc.zldosdocuttrcrts,
tr?tar.

li:r ii ilt
r

lii'

arquiyo lbi j olganizado rdenadp pcla adminisUaio produtora. Ecil um abuso quc o

Con ecito, 0s arguivos $e0 0 produlo das mtit'idadcs de um organisnto ou de uma

arquivistt quiscssc

voltt

a orgsdzlo. lis, tcria lcmPo c mcos

tsa tal? Em compcnsaconsiste

pessor. Ora, os documeros qus compcm esse$ arguivos foram produzidos para respondcr
a

oryanizados. o ;'ro, Sc os arguivos dc uma nidadc no esliverem

papl do arquivisa

objcctivos mito prccisos, no mbito dc acti.'!det piculues. dcciso dc conscrv-los

ert colmaltr cssa lacuna anlcs qc os rcfcridos afquivos sc loncn $miactivos ou aguivos

no mcio guc os viu nasccr (primciro grau do prircpio da provcnincia) c no

lugu cxacto que

ltt r.. :!'

rjclnirivos. Se isso no or possvcl, o arquivisla devc cscolhcr crte

a econstituio d 0rdcm

ncsse momcnto lhcs foi atribudo (segundo grau) tem muito mais cm conls

nalurcza dos

.i,,

prinritiva ou ums organizao quc responda outo3 imperativos, comg 0S da invcstiga0.

no Quanlo ao impacta sobrc o valor dc cctcmunho dos doc{mcntos, os espccialistas esto dc acodo sobre o caclcr indispnsvcl do segundo grau do princpio da provcnin-

documcntos e das particularidades de funcionameno do organismo a quc clcs dizcm rcspcito, do quc conscguiria uma organizao por assunto. por ordcm cronolgica ou outrq gualqucr.

A apticao do princpio da provcnincia

o scu csultsdo, o undo dc uquivo, lcvam

cir, Pcla nossa parlc, cstamos convcncidos guc o PincPio da provcnincia, cm lemos do
segundo grau. esscnciat para um valor dc tcstcmunho complcq aPesa dc a cxistncil

igualmcnlc o protissional da arquivstica a considcrar gnndcs conjunhs dc documentos cm

rrz de docurngnlos

pa. O organisrno criador ou

E :'rcseoa

qc cuniu os documcntos pclas

do fundo dc arquivo no dcpcndcr dclc.

suas actividsdcs d uma unidadc objcctiva dc agrupamcnto qucjunta todos os documcntos pro-

vcnicntgs dc uma mesrna origcm, criando dcstc modo conjuntos mais fceis de gcrir. F,stc 1.1.

oplicao

do prilupio da provenitrcio

proccdimcnlo pemite, cntrc outas vantagens, evilar a intcpctsio c gualqucr subjactividada que the posa eslar associada, ybto que um documenlo normrlmcnte tcm rpcnas uma

Pnra abordar dc rnodo dinmico o princpio da provcnincia. preciso situor cronologi-

nica provcnincia.

ciuntc a aplicao dcc princpio no ciclo dc vida do fundo dc uguivo. Assim, o princpio da provcnincia, lanto no primeiro como no Ecgundo
cnquando os docmcntos cm ptcna fasc

princpio da prorcnincia atorccc tambm a rccupeno da informa0. Bcarman c

gnu, podc scr aplicado a priori rcvr csPondccm ao sc r"lo Primrio ou a pot'

Lyllc demonstraram-no bem a0 cxplicarern que o conhccimento do organisnro criador, da sua

miss0, do mandato, das actividadcs, do funcionamcnto, do cstilo dc gcstq das rclacs cxis-

teriui, no momcnto cm que ot document so adquiridos pto scwio dc aquivos dcvido

ao scu vittor dc tcstcmunho. Nesls ttimo cas{t, O aquivisN dcvc Ftroccdc a uma rcconsli-

tencs cnlc cstas compnctcs, stro outos tantos actocs susccptttis dc facilitar

r ntup'
r con-

no da inormao contida nos documcnlosx. Coiludo rcsalta da sur crposiio guc

lui:io porque os documenlos folam tansfcidos cm dcsordcm-ou Poque uma ordcm qual'
qucr subsliuiu a ordem primiliva. Quando prcciso cconsilum ou mais fundos ou cnto

diio sinc

qua non prra a cristncia dessa possibilidadc residc no facto dc

r unidadc de buc

quc o fundo dc arquivo ter sido rcspcitada.

rcstitui a ordcm intema dc um'fundq a aplicao do primpio da pmvcnincia rsume ple' nilmcilc o sc scntido orcolot rduo c dclicadq
tica dc sobrcvncia.

A aplicao do princpio dl provcnincia maximiza o Poccsso dc gesto dos uquivos.

Para cada uns das funcs arquivsticas, o princpio da prwcnincia fornccc grandes cixos,

vio qle

r cst

Pratica uma uquivs-

um quadro gcral dc intervcno bascado nrs canctcrsticas c nas aetividadcs da pcssoa moral. ou sicr

.'..

quc sc rccrc. Alm

disq

o princpio da prownlncir pcnnitc aplicu o princpio

-$

l.l, As

vantogcns da dpt:rcaao

do rrincwio da provcnincia

dc univcrsalidadc, t0 caro aos aguivistas c quc

{...J rcm a sua rplicao

prca naquilo a

quc sc dccidiu chanar a noo do gcral ao particuladrr. Isto

corc

um mtodo dc trabalho

,;:

l'-ll i,

A aplicao do princpio da provcnincia o nico mcio gridadc administrativa dos arquims dc uma unidadc

&

ganntir. por un lado'

intc'

ao arquivista, cm scguida

cn virludc do gual clc cnsidcra primciro

mais pguenas

as unidadcs dc trabalho maiorcs, c.

q pq

g0lor o Plcno valo dc lcstmu-

,t

'l

116

/OS FUJ'IDAN4ENTOS DA DTSCIFLNA ARQUIVSTICA

PRINCPIO DA PROVENTNC! E O FL'NDO DE ARQLIIVO..til

Pir ltimo, a aplicro do primpio da prorcniSncia climina qualqucr possihilidade rlc

disttsso dos documcntos ctivos. scmiactivos. o dc arquivos ddfinitivos, dispcrso que
pode lcvar
s

a "provcnincia" c u "pcrtinncia"

[rcnitorial] das act:u [...J:b. Mas somentc no scuhr

r-N

gue este princpio surge nss obras dc arquivstir:a. Os conflitos rnilirares

dcscolouir:riio

prda incmcditel

da informao contcrtual que rcsulta da pctcna dos referi-

dc r'rios pascs dcram lugar a vrios livos sobrc o msunto. Em 1983, a Conriso do Dirciro

tlos documcntos a um fundo de arquiro. Acrcsccncnros a tcrninrr quc vrios dos cnos comctitlos crtstrt do princpio dr prote. nincia Jroden ser corrigidos ou, mclhol aindr, cvitrdos com a realizriro dc instrumcnlos dc

Intcrnacionrl das Nacl Unidus deinc uma prtica intenscional da paflilha dos arquir,os no
elaborar a Crinveno de Vicna sobre a Sucesso dos Estados em

milrii dr Bcns, Arquivus

s Dvidas de Estdort (vcr Anrxo l).

descrio documcntal apropriados. Por cxcnrplo. cm vez dc sc dcsmembrar um fundo de arquivo parl classiicar os documcnlos quc o com@cm por ordcm lcmtica ou cronolgica,
1.6.2. Dclinio

deixansc os documentos nos

um cronolgico.

scus rcspcctivos undos c constiloi-se unr ndicc tenrticb ou

0 princpio

da

proltnincia tcnituial distinguc-sc

em primcim lugar do

pincpio

d:r Jnr-

rinfncia territori:rt pclo facto'dc o piimciro scr unr dcrivado do princpio da pmrtniincilr L6. Pncpo dn prcvenincia

pritrcpo

tla

tcrrirorialdnde tlos nrquivosrt

cnquilnto o segundo o seu oposto. O princpio da provcnincin lcrritoriirl cstipula quc

os irquh,os de\tcriant scr conservados nos servios de arquivo do erritrio ern que

"1.,,1

fonnr pro.

Ncr pe
dc um

do captulo, dcscjrmos csscncialmcnle rcatar as rclres cxistcnles cntre o

duzidos [..,Jr0n. E$e tcnitrio podc scr um pas, unrn rcgio udministmtiva (pmr'ncin,I-dllr,r',

princpio da provcnncir c o da tcnitorialidade dos arquivos. O lcitor pcrccber gue sc tnra

bnrt bahri

etc.l ou at unrn institui0. Podcr-se-ia. pois, dcini-lo dcslc modo: princpio dcrivado rlo
princpio da prortnincia gue preconiza
-que

questo e no dc

propors

baseadas

numr lcoria geral do dircito

tentao dc

os arquivos sejam conscrvados nos serv!uri dc

inicmrcional rm nairia dc arquivos. Alm dism, no conscguimos rcsistir

pm-

arquivo do tenitrio cm quc oram produzidos 0u, mclhor, na inslituio produtora do fundo.

pr

um ataryamcnio da dclinio do primpio da rcnirorialidndc dos arquivos prra thc dar

O princpio da pcrtinncir tcnitorial . por seu tado, um c[...t conccito opsro ao princ. pio da provcnincia segundo o qual. scm sc lcr cm conta o scu tugar dc criao, os arquivos
devcriam scr cntegues 0 sen'io de arquivo conr jurisdio nrquivl;tica sobre o tcnitriio

um scntido no plano institucional.

0 valor

do prinpio da renitoriltidade rcside no facto de r[...) para quc os orquivos pere

I
rlrr

man4an vivos

scjan utilizados

mcllnr cntcndidos, clcs devem, o mris possvel.

ser con-

que o contcdo deles sc rcfcrcrlr. Vcrifrcamos imcdiamnrcnlc a consequncir principal

scrvsdog nos meios dondc cm:rnam ou guc inlucnciEm a sua produol!*,

A inrponncia

aplicliio dcstc princpio, a srhcr: o no cumprimcnto do princpio dr provcnincia que podc

do princpio da provcnincia tcritoriat, no cntanlo rcconhecida petos arquivistas, dcvcria ser objecro dc maior alen0. A sua cvoiuao c cstita lttao com o prinrpio da pmvcnincir

letiu dispeLsio sica dos docunrcntos de um mcsnro fundo ou criao dc cotecirr,s.

Scgundo o princpio da pninncia. um rncsmo funilo porleria vcr uma prrte dos rtocurnen. tos num prs e a rstxnte noulro. Assim aplimdo, o princpio da pcrtinncia tenitori:rl

fcm dclc um princpio fundamcntal

"

e incontornrc| cm aquir'sca.

vidl

contrariar o prprio undamento dr arqui$stica.

1.6.1. Eroluo do princpio

t..3. plicao do princpio O intcrcmbio tle nrquivos cnfrc colcctivirtrdcs tcnitorinis distintts no data dc ontcm.
Jtr

cm t286 rshtimos primeira lransfcrncia oficiat conhccida de arquivos rclativos a tenitrios guc foram cnlregucs ao rci dc Ingtatcnas. A partitha dc arquh,os cnlrc cstados foi, ao longo dos ltinos sculos, objccto dc inneros tntdos e acordoCt,

princpio dr tenitorirlidrde aptica-se a trs nveis: nacional, regiorurl c insritucionll,

os dois primciros mas lca.sc por a. Como vcrcmos, lt

A litcratura arguirstica reconbpc j titorialidrde.

lils, no sculo xtv

[e a) distino entre

r[...] csboavrm-sc j alguns dos princpios do futum dircilo intcrnacional dos arquivos:
entrcga dos tulos de

rssunio do plano institucional lcva-nos a um alargamcnlo da dcinio do princpio dr

tr.

arivo ro mcsmo tempo guc

os prprios

teniios

l:,.;

_,

li

l';t.tht

I)MIJN'os LA rrlsciF.Llt !4 x.(tu\rs.l]c

O I'RINC}iI TJA PROVENINCIA E O FLJAIDO DE ARQUIVO,/Sg

. flauo mcional
Na nlano nacional, 0 cslsdos sobeanos sclem dc ponr(r dc rcfcrnca ao princpio

oi crindo. Por excmplo. no Qucbcque, cm confornridade com o princpio dr tcritoielidadc, vrios fundos de arquivo cgrcssaram ao lugar de orryC-n do scu Poduo dcpois dc tcrm
errdo nunla regio prxima otr aastada

ilt

tenriori;llidadc, Com

cfe

ilo, csics ni frrguenutncnlc, aguando ilc uccsscs tl sla-

dori. dc procedel a intcrcmbios de arquivos entte

ri,

os quais i podcm revelar nruilo pro-

" Plano nstilucional

O plano institucional aqucle que. por cxtenso, d um scntido mais lao

hlenlticos. o que aconlecc quando derermirados pascs !e cusam a enrregar os aryui,

vo.'i d:r entiga administrao ao csado Eccnlcmcnt ornado indcPcndcntc. .{At h pouco

ao;rincpio de

tcllpo. as rcgras rclativas sucesso de estrdos cnm [...J bastantc confusas. Tirdavia, con I pnitica bcncficiada pcla dcscolonizao e pclos trabalhos dc coditicao rcalizados desdc
1967

rcnitorialidadc dos arquivos. Com cfeito, este principio advogr quc os orguivos scjam con-

nrdo o mais pelo possvcl do lugar

dcvem scr guardados

da sua criao c a sua aplicao s!3:ilca quc clcs

os criou.

pla

Comisso do Dircilo Intcrnacional das NOcs Unidas. csta rnatria doraurntc

pctl instituiio que

Ncc

caso o princpio da

tcnitoriflidrdc

ntais ctara, sc bcm quc sc no possa afirmar guc um rcgimc cocrcnc c complclo lcnha surgido [...]rtr. Foi neste conlerto quc foi claborada em 1983 con'eno de vicna sobre as srrcc.rscs

lca rcduzido sua cxprc5so mais simplcs.

Por outras palavras, lcmos como adquirido guc os dos nos scrvios rtc atquivo do tcnitrio

tl..,l

arquivos dcvcm scr conscrva-

en que foram produzidos [...Jlen, devamos, logica' cna o seu prprio

tlc Estados en malra de Bens, Dh'idds c Arquh,os de htado, Esta conveno consagr,
cnrc outras coisas, o dircito
qo.r.rqucr,q{furlr.i.q

nrcnle, poder aplicar o mesmo raciocnio ao plano institucional. As instituies, scmc!li"na

dos cstados,

*1! d. .:t_1{9r Pordiri,

-peimanccc

0g

pjilha

dc arguivos por ocasio dc succs,

de

nio

so as entidades mclhor colocadas para organizar c con

ainda

tcrn-morr+iao que urn nmcr insuicicnre

fia dc rccrncia maiodr

arguiro? O invcstigador tcrn alis vantsgem cn guc ls instituics o faam' Um fundo rtingc,
n0 mcio cm quc foi produzido, o nximo de pcrtinncia c dc signilcado. Do mcsmo modo que o um documento fora doicu mcio gcogrfrco c cuhural pcrdc pcrtinncia, o rm*na coisa

fl;i-i usinoul!.

Ela scrve conrudo hojc em

dos juristas, scndo

pruticamcntc o nico quadro crisentex, e a opinio de quc cla rl...J rclcctc cm gcnl a

prtica internacionalltr. convm, cm contnpartid4 prccisar guc eh no objecto dc un& ninridadcr.

crcsccnlemos pbr ltinro quc a comeno dc vena na *inspira apenas no princpio
rl:r tcnitorialidade. mas faz igualmantc recrncir

acoilecc com o ariuivo.de uma instituio sc estc no for consenado por ela- <Um doduncnlo pelcncc cfcctivamcnlc a um dado mcio c no

pdc su

cntcndido scm um conhcci-

mcnlo pelo nrcnos clcmcntar dcssc rneio4or. lm disso, no caso dc inmeras instuics, o

ro pincpio

da pcrtinncia renitoriat, o guc

arquivq

complctado com publicacs c ontes orais quc no te cncontran nccessariamcnte

contraria o princpio da pmvcninciart

fora da instituio produtora do undo.

A rplicao dc um princpio nunca to simplcs como o scu cnunciado c o princpio da

Plano ngional rcnirorialidade no cscapa a eslr ega. Em dircito inlcnscional, os arquivos lm, scm contradio. uma importncia dc primcin ordcm visto quc ([...] asscgutam a continuidadc das O pincpio da tcnitorialidrde aplicado ao ptrno raionat porco dicre, do

pnto

de

visu

actiddadcs administrativas c prcscrvam os inlercsses das ppulacs visadas [...] c [...] so em primciro tugu o garantc da lcgitimidadc c da soberania dos cstadoCrr.
devcm. pois, colaborar na claborao dc uma

tcricr. do aplicado ao plano nacional. cando rmbos ascntcs cm cntidadcs gcogicas ou rdnrinistntivrs. o plano r4ional distinguc-r nomaadamentc pto rcro de dclimirar melhor
o lugar dc produ6o dc um fundo. H gucm rcgionalismo normal, c at essenciat.

0s arquivistas
dos arquivos.

pltica intcrnacional dc partilha

riru

ttrcstno qc, r[,-.t para arguivos, um co da

Quano a cstcndcr ao ptano institucional o princpio da tanllorialidadc, isso implica guc as instituics passem doavantc
arquivos.
a tomar as medidas ncccssrias

o princpio

lcnitorialida& dos arquivos [...J prcv

orgnizao dos seus prprios

justanrntc gue os arquiros, reflexo c cmanao

um dado tenitrio, petenm dc rtircito

rocicdrdc quc lhcr deu origcm. c sejam conecrvrdoe onic foram criadoctn. prfciamcnic

nlual quc um fundo dc

arquiro.gnh cm su congudo nr rcgib (ou

na cidadc) cm quc

s0 /

os FUNDAMNToS DA DIscnLrNA AlteuIvsrlcA

o pRlNcpto DA t'Ro\tENlNclA

o FUNDo DE^RetJtvo./9t tide dls

suus

f.

O nriao de

arquim

nisrrativo. pssoa fsica ou monit, reuriiu orgnicn e ruomaticamenlc, cm

unes ou actividadrs{lrr.

2.1. Noio e definio '

No plano canadiano. o undo dc arquiro conespndc definjo seguinu

"Conjunro

dc

documcntos de qualquer :':tureza rcunidos aulon(ica c organicanentc, criados r/ou acumuPara quc haja a ordcm

adninistratira necessria orgrnizao dos docuntenos

nas uni-

dadcs c que possarn cr utilizarlas c cxploradls os infornnes que eles contm, e pilrx que

utilizdos ror nna pessoa sicr ou moral ou por uma farnflio no excrccio rlls ,-uls tctividrdcs ou dls suas funesr{o.
ludos c Que

e$cj! ptsenle cm loda a sua plcnilude a sur qualidade de le$emunhos, os arquivos devem
desenvolver-se num contcxlo paticular o fundo dc atquivo. Scr necessrio lcrnbraraqui quc o fundo dc arquivo unr agrupmnro intelcclunl rlc informncs rcgistadas cm supoflcs dc
toda a esJrcic quc e$o,

nol seja aqui pcrnritido o,.rerlir estts delnies. de modo a rnelhucomprecndrr

sua amptitude.

r maio piltc

das vczrs. natcrial c lsicrntentc dispcrsas? Nestc scn.

*Conjunto dc docunrntos dc quatguer nalurcza...b Esa rasc tcva-nos a

insilir ur

tido, subscrcrnmos as airmacs dc Sylvain Scncat{! quc dcscja quc o fundo de arquivo scjn
dc prefcrncia umn unidrde intetectual e

importf,ncir de sc considcrarcm lodos os documcnts, indcpcndcnicmeuc dr sua ittirttr. suportc. modo dc produ0, utilizqo e contcdo. chlmo-nos na obrigatr0 dc ahrir aqui um prrntcsc para rnalisar o caso dos arquivos cm suporlc informlico. H quenr
d a cntendei que a noo de undo conc grandcs riscos pcrante cstes modos de rcgisro

nio

urna unidadc nratcrirl

fsica. aquilo quc pnnr

ns scmpre foi um fundo dc arquivo, Basta visitar qurlquer dcpsito ondc haja arquivos parrt

confirmar csle faclo;

Pcrccbe-sc mrii.acilmentc estr rcalidldc intclectual cm quc consistc o fundo de arquivo c dscobrcn-sc os.scus fundamentos qu:indo se lcm em conta o duplo valor incrcntc

dr informa0. Diz-se qui muitas tezcs impossvcl precisar a origcm de umir infor
matr0 clcctrnica c que. 'por consequncia, o fundo de erguivo. que sc lxrscil n:r prrt.
qu it

gual-

quer documenlo d um arquivo. Cada docuncnto, qurfuucr qua sej 0 suporlc ou a sua nalureza c indepcndenloncntc dc qualqucr oufia contidc0.

rtnincia, nio podc continua a cxistir. Sc quc comctcmos un cno:io pcnsitr

modernidade do supoe em nada modiica
a

plo

simplcs faclo dc existir, com-

pmblemticaa? Tanto prEiso eslar t(:nt(r

pr01' una ou maid,informacs nclc cncenrdas e gue, obviamcntc. nos

a conhcccr.

origem de unra informao lcgvel para a aprccndcr no scu conlerto, no seu undrr,

valor dc infonnad do documcnto. Alm disso, o agruprmcnto de lodos os arquivos de uml

pcssoa sica ou

como prcciso

vigiu

o pcrcurso da informrio ctectnica. E sc a

s cxpectativas do s nccessidades da

nfiuina nio pndc

noral num conjunto prmitc,

sob ccrtrs condies.

recrirr o coniexlo de rca-

fomccer uma resposta sadsfirtria matrir, tdr,ez ela dct'a ajustar-se

adminisrador c do aqivi$til nli{it disciplina,

a menqs quc ntiirprirur

lizr50 de um sconlccimenlo, o que rodeia a vidn de um pcsonrgen ou dc um organismo,

Enr sunrr, cslc corunto volta a siluar csse contxlo ou cssc mcio circundrnlq no cmpo n0

reja o mundo. quc coisr m quc nos recusamos a acreditor.

cspr0, dcstncrndo-os ntravs rtc umr prspeclh,ao, cste d ralor de pmva gue faz dos
arquiros testemunhos privilcgirdos e objecth'os das componcrttcs dt ,idn da pcssor fsica ou noral que os conslituiu. E estc valor dc prova subdividc-s po scu turno cm valor dc provl

c... rcunidoc rutomtica c organicamente...,

ll,

pois. esse crrcler de

actmutllo cnr.
ou

nolgica (automricamentc) que decon'e d;rs prprias aclividades

tlr pcsor fsicl

rnoral e da ordcm dr sur realizr50. bem como o cto com a misso, on mandltos, os objectiros (orynnicanrnte) da pcssoa sica ou moral. A palavrr rrcunidosr p0 suil rcz quer signiicar

rdnrinistrativa, valor dc prova lcgal.

rrlor dc prora linanccin c vrlor dc pmvr histriia.

Fismus p0 ngom quc valor dc inlormao c valor dc

'+:--.------*-r

pro@r soma drs prrtcsr. sublinhando mont tcm um

cobrir tanto 0s docmentos produzidos como os rcccbidos.

cilnenos dc I I
I
I I

xili ilrquivo, scja qual or

a sua idadc. Eslc duplo vnlor, os arquh,istas ilusram-

c,.. ligaocom as lctiidadcs e as unes,..D Ligam-se desle modo dcfinitirnmeure

criao e cxist8ncir dos arquivos com

.no rfirmando que, cm uguivslica. ro todo maior do quc

r ou as azcs

rte scr rta pcssoa

lsica ou mor;rl.

que. rcunido numa cntidadc. num undo. o arquiro dc uma pessoa Isica ou

Bta ltima pcciso, juntamcnlc com o facto

de os arquivos

sctm doc{menlos prorlu-

vrlor de tcstemunho quc

se

vem ju$apor aovllor de informao quc cada um dos documenlos

zldos ou rcccbidos no mbito das rcferidas actividadcs, pcrrnitc arqnivstica distin. guir-se, como disciplina. da bibliolcconomia c das cincias da informr0.

dessc fundo possui. Esle ltimo, quc uma unidads dc basc para a arquivslica, dcne'se como

(o conjunto drs pcas, indepcndcnlementc

do sua nalurcza, que qualqucr corpo

rdmi-

L
e2 /OS FU]{DAMENIpS DA DTSCTPLINA RQUIVSflCA
J T,'(I'.|CPI Dr'. PR\'I.IhICI g O FUN DE

RQUIVO/93

fundo de arquivo quc lcm a sua origcm hrica na oplicaio do princpio da provc-

.Papincau) ouorganisnro cujr cstrutura relalivamcnle pouco complexa. O mesmo no acon-

nincia d unra pcdra.de togue da prtica arguivslica. Rcprescn4, cm ltinra anliso, a uni'

tccc quando o fundo ds arguivo lem dc cobrr uma rcalidade

unidades cu.iir impcrrrrcia varin. Sci

m
dl

complera. composta de
rJucbeguc. por exe.nrplo,

datb irndanrurml

na qual sc vo

irar

as unidades de uabalho guc iremis abordat ultcr'ior'

gut o arqrrivo do govcrno

nrel{r. e as urrcs arqivsticas.

ftrnna um -undo de arquiv'i

lndo no sc dcveria en6o riturr ao nr'el de cada um dos'

minisrios, de cada uma das dincocs-gcrais, de cada urna das scces? Eis urn problema

2.2. Fundo aberto efundofcchado

O tlcscnvolvinrento da noo de fundo dc arquivo, tanto.n0 que se recre aos docutncn'

estimulane para o lcrico, mas muito embrraoso para o prtico. Aquclc para gucnr o fundo cobre a rcalidadc mais vasta

ma!$'

Assim, os arguivistas de ccrtos pascs da Eumpa dc

d scgundo Duhcin. uq rgi: lrstq para qucm todos os docucrrm maximalislas. Por outro
'

los :rcriros c0r0 importncir de

Dos semiactivos

c aos arguivos definitivo, em nossa opittiio aumenta

G$ distinio

nienlos do Estado formavam apcns unl nico grande fundo,

se estabctcccr uma distino c::tre o fundo abcrto c o fundo fcchado.

cvi'

lado, aquelcs para qucm o fundo cobrc a ntais pcgucna unidadc indivisvcl so os minirnalistas. Scgundo csta cminologia. os.Ctti$Us-aDarinnosr

dcnic ronlo dcmonstra Duchcins. quc

cscncial

para a organizao dos arqui'

quc ligam a noo dc fundo a

rnr dc organismos

que sofrcn variaes dc mandato. Alm disso, cstas noes orneccm uma

undldcs nuito pequcnas. seriam minimatislu, E ns achamos guc no h umr abordagcm

boa ou m, mas vrir.s

rcs;xrsta s gucstes levanladas por Murielle Doylc a propsito da aplicao da noo de fundo aos documcntos activos c scmiactivosf,. O fundo abcrto um conjunto dc rrquivos ao

,uio,

oiuffiirrnritcnr

uma methor adaprao reatidade,

Para cncontrar a justa mcdida cntc csla! abordagens, dcircmos alrr os especialistas.
Segundo Hilary Jcnkinson, um fundo de arquivo constitudo the

qual

r-o

conlinua

juntar-sc documcnlos. Por

acmplq

os aquivos dc um ministrio quc

plos

<[...J archivcs rcsulting

fmm

conlinun a existir azcm parle dc um fundo abcrto. A admitistrao dessc ministrio conti'.
noa ar suas operacs e produz documcntos scm puor. Em conuePanida. o fundgfcchsdo

$ork o

an Adminisuation which rvas an organic whotc,

mmptue in itsclf, capablc of dca-

ling indepcndcntly. without any addcd or cxtcrnal authority, with o,cry side oany business which could normally ba prcsenrcd o

um conjunto dc rrguivos ao qual no sc

irojuntar mais documcnlos, como o

guc

casor Po

ittlr.

Inctizmente, isto abrc um

c$ng

rlc intcnogacs muito

rrzcs cridcnlcs. do arquivo dc una pcrsonagem falocida. Comprcendc-se quc o encerm-

vaslo. Com efeito, havcr hoje ndminhtra@s quc o(cam ncstc ponto uma total autoridadc
sobre bdos os aspeclos do meio circundantc c guc funcionem em circuito fcclrado?

ncnto dc um fuDdo rcmela para actividadcs

j no geram documcnlos c

no para os

pr'

A aborda.

prios documenlos. Assim. podc acolrtccu que rlguns documcnos sc juntem crccpcionalmcnte

8cm propostlr por Ductrcin p!rcc-nos mais rcalisu, mais conlcmprncr c mais pertirrcntc
Assim, os crirgios a clcr. sc cstamos pcanlc um fundo, devedm scr os seguinta:

ao fundo cchado da nossa pcsonagcm, sc sc dcscohir. por cxcmplq um! palc da sua corrcslondncia. Islo nada len a ve com um etoma das aclividades da pcrsonagem, mas antes

--

com r dcscobea de documcntos gcrados quando o undo ainda cra

ah0.

/ {
I

olPan produzir um fundo dc arquivo no sendo quc o uquivhta

d a cse tenno (isto ,

'um conjunto dc arquivos inrngrrcl). um oryonismq scja ctc prblico ou privadq dcye pos
suir um nome e una cxstnciajurdica pprias rcsulantcs de um rcto (lci, dccreto. porta. ria, ctc.) preciso c datado.

2..1.

sintano do furulo

dc arguivo

, ( .
J

A pmpsito do rupcito do pincpio da prorrcnirria, Duchcin airmarn: 4...J mais cil

enunci-lo do guc dclini-lo c dcini-lo do quc

aplic-lo\. O proisional

da arquivstica tcm
de um fundo

'.

'

D1

Elc dctc possuir atribuics prccishs c cstvcis, dcinidas

prum

rcHo com valor

lcg{

ou rgutamenlitr.

J-:
';- l ,ijl ,

consincir

de intcnsidade dcsta verdade gurndo lcm de dccidir sobrc

r situao

dc arguho ondc erista umr hicnrquia rdministrativa complc.ra ou ainda cntidrda adminis'

d A sua posio no scio da hierarquia administrativa devc ser dcinida conr eractido : / : alravs do acto quc lhe dcu origcm; cm prrticular, a sua subodinao a outro organismo dc
nvcl nais ctevado dcvc scr claramcntc conherida.

tntirrre cujas rclaes nio re apcscnlan sob fonna hicquir mu cm rcdeo. Com cfcito,
o undo de arquivo lamcntc simplcs dc siruuquando rccobrc uma entidadc cujos lcs csto claranrcntc dcfinidos: pssoa sica'(o fundo tVilfiid-Lauricr, o fundo

limi'

'
. ,'

d) Dcvc ter um chcfc rcsponsvel, gozando do

pdcr

de dcciso conespondentc ao scu

louh.Ioscph'

nvet hierrquico, Poroutras'patavas, dcvc podcr traur.dos lssuntos da sua compcncia

; .,:

9{ /05 FUND^MENTOS DA D}SCIPLIN^ ARQUIVISTCA

$em lcr d submctos aulomalicamcnlc por dccso a una

o pr(rNcrro D HovENtNcr E o FUNDo DE -4.RQUrvC)/15

I
e as rcsposlas de Duchcin pcrmitiro cncontirr a soluo; noulros, as popsus de lclrrnrrn

tutoriddc supcrior, (lsio no

significa cvidentemente Ere dcr.a usufruir do poder de dcciso para todos 0s assuntos: certos ssunlo$ inrportantcs podcm tcr dc scr submctidos para deciso uo nvel superior da hicrarquia administrativa- Mas. para podcr produzir

c Lylc sero mais rdequadas.

Nio
nifncia,

sc pode. pois, dcsempcnhq tarcl'a dc nrquivista sem rccorrcr ao

sem o qual

Fincpio dir pnn'crugoro ,t1xt* ,

un frrnrlo de arquivo quc

lhe

nto pod. ha.arliifi]Finalmcnte.

csr*

p-

seja prprio. um organisnro dcte gozar do podcr de dccis0. pelo mcnos prra ccflos xssunros). I

glr dn neccssidade incontestvel do princpio

da pmvenincia tanto no plano d;t

otguizllo
lrtl;t-

e do tralamento dos arquivos para fins administrativos cono n0 da sur organizliro c

-l
I

(
*---

a) A sun organizao intcnra dcvc, lDlo

qmsto possvel,

scr conhecidn c

lradt num orya-

ncnro pra fins patrimoniais ou dc intcstigao,

nigrama,
I

lnsistindo no cacer og!l!gqCl11!o ds3llryrvo. csh drfiniiio auloiza-nos a nio dissociar o traamento arquir'stico dos undos conforme cstcs se enconlrcro ";rda na iustituiiur

:l

A aplicno rle$cs cinco princpios cn

as seguintes

.onr.qun.irrt
s condiocs reque-

ondc foram criados; tcnham j passrdo plra um servio dc gestio com tns adrninistruliros
(estdio de pr-arquivagcm cm arguivos inlemrdios), ou lenham j cntrado dcfinitiv;rnrentt

as dh,ises ou scccs

intemrs de um organisrno no correspondcm

nun depsito cncarguc da sua conscrvao pernanenlctr.

Enim. na prtica quolidina que o princpio dr provcrincia c o fundo dc lrquivo qrrc
dela dcconcm sr rcr'clam terdadeiramenle, cm lodo o scu cspltndor c complcxiC::Jc e conr
.

ridas para se produzir um funrto cle arquivo; cm conlrprida.

qurlqwr orgrnismo quc poss! uma cxistncia jurdica e um nwl

poduz um fundo de arquivo, mEstno quc e$c e$eja subordi.

de compelncin prpria

toda a importncia que tm pnra a disciplinu,

nado a ouro organismo

rb nvcl mris ctemdo;

ccntnl produzcm fundos de nrquivo guc lhcs
Nolas:

os rgilos dcpcndenlcs dc um organismo silo pr6prios;

por himo,, surge cono

ircvivel guc sc introduza em arguivslica umt Dovil noo:

| inrJrosshtl cmpcndcr un csudo sobre o undo dc rquh,o c sobrc o primpio qm lhc mr sul'rcrnrc
mnr scr inlucnciado prlos

da hicrarquia dos fundos conespondcnte hicrarquia dos organismos produtores,

rcari

, --D --D '

ttum rguintcl

quc rcconrtndrnoi cm plrticulnr: Crrlo LAROCIIE (19? i t, -(luc

sii.
?.

retando a subordinrio dc ccos fundos cm rclao a dutroes.

niic lc'rcryru dcr fondr? Bquissc d'unc rnhiristiquc druaunlo, ruplcmcnlo dt

5? pp.1 Michcl DUCIIEIN (19?7r.

6aarc rrr rlnirrr,

n,"

tlc

rrpcct

dcs onds cn

lrchivistique: principcs tliodqtcr ct pnrlnrr,s pr;r.

Vcm-se j dcspontar difennles lbordagcns prra natcrirtizar

r nEio de fundo rtc

'

tiqucs.0a;crr /cr nrr[mr, nI9?. pp. 7l-g6t t D*id A. BEARMN c Rirhrd ll. LTLE 19t0. -Thc I'rnrcr
of thr Principlt of Froyrnrnct,. rlrinr,r, n" 2l (lnvcrno). pp. 14.27, t dcsignalo do Fincpo rcguc a normolirnto proposn pla stguintc obra: BUREU CI{N^DIN l)lS ARCI{I\4STES. COIilT DE PLNIF|CA'0N SUR LS NoR{ES DE DESCRTPTIoN (19901, /.r,r
pont
/i11/r,.r

arquiw. ll cvidentcmntc s bodrgcm cstruturalisa dc Cado Lnroctrc guc. pura {!gqr

noo de fundo dc arqilivp, f:rz apclo cstrutura hicrrquica do organismo rcspcctito't.
nesta linha dc idcias

qut mmbm sc sinra Duchcin gurndo tbc

pncc

indispensvet, cm cer.

os cios, cslrulunr os undos para tcr em conh n hienrquia dos organismos produtorcs. Por

rcu lado. Bearman c

Lylc intcrmgrm-sc

sobrc o valor dcsta soluio quc no podc scr lcvpda

la detcripiat tlct locunantt tl'orthitcs, 0ttawr. Iwenu conadicn dtr anhitistcs. t Rictud J. COX (1981. lnd rchivlsts in lhc Unitcd Strlr,. nrcricrrrr ,ln'lilirt, "Prorsriionalisnr (l'crfoL pp. ?!9-:{?. vol. 49,

r't

cm conla gulndo a hier,rquil cxislc apcnas no organigrama dq insthuio scm quc seja.rcal.

mrnte vhr,cl

opoirilr

hi.*rqrr;ffi .t no-coccieCg rceD

dl

las

suas acrividadcs, ou ainda quando o

csritoi

;ffifiiltroJm

,,ez

dr;

t tr{ichd DUCHEIN (19?71. op. rr. p. ?3. , ld., ibil.

l{ubcn COLLIN (t990).

voL

a nisc cn euvrc

du principc du rcspcd dcs fonds. Rcrions rur l'r;rt

rrturl',

irclrirr.
Por$lc

Unra vcz admitido o cuctcr qsscncial

noo de fundo dc arquivo, crcmos que a solu.

2l. n: 2 (Otoror. p. .' 1 O torcnlrll';llinip o quivdrnlc pmrhnico o prinripc tla rupccl /ct/on Esn

l.

rcrminottrgirr ctplicrr

'

o para a problemtica cotocada gntoriamenle lcr em conla

plo

princpio da pmvcniicia no nica. Ela devc obri-

brll$ rtr$

nrnctc

pn r dcsignrio

grincpr

dc

pmrrnncc', Nio

cric

r$r

tip

rlc dicrcll

calidade prpria a cadr meio. Em dcterminados casos, a anlisc

cntrc at dua coisns.

ftiro acnditnr,

por cxcmplo. quc sc nsJrcirl unr dchs dirtinguindo

crdl

um dor urrdtrt

itiilt
96 / OS I3UNDAMENTOS DA DISCIPLINA RQUIVSTTCA O PINCPIO DA PRO\'NINCIA E O FUNDO DEARQUTVO,/-q7

iiip I []'

dc aquitn [prirncim grau do princpio da pnvtnifmial c quc

nrdcm prmitigr tscgu*b gnu do pincpio dr

rpli o ou!o

con$cvsndo nun undo a sur

vkiicr

scgundo o qual os orqrrrur dc uma mclma

prorririfirrie dcvcm conrcrur I oqarivfu utabchci

plo

lli
I,,

powoitncirl.

Dc aao. pincpio da provcnircia c cprimpio do

orgrnirrno dc origcmi princpio por vczcs irnplcite no pncpio Rrgislratur.

r*

lq prqvcqit4cio:L@qttltaqqdo
tit uml

Pi19!ry9 4c

rtllxir;

pclor rrndrr (' ddF riarrcir* rk

cipimir * nsuu

rculidrde.

r F:rnr iillii,lEl{ l9tlJi. oh.hr Lchnrarn r ls gprllr. lu rl'odttuitrnu,ui pp.

prrrip

dc povrlll.?'rchn4rrx

.uafunts
t0

ntrulc.;c po| ordcru adntiltistratit't (, iircrt lc tx drrcti$tctlttr dt' mluivo

ulidadc r( cstRl

'

ir'

rlu

orchit'ts

u dc

gcttioil

daorntent: recncl

&

kxtes,Pads. UNESCO

0{l't5/WS/.l}.

r::igurados com o dc ouur unidade

dunnr

arc rctvg ou cmiactvrr'

itr

lli. llj.
' tdun. p. l21c
lulichcl DUCHEIN

(t97?),.tzrtsFa
dcs on&

Fuc3os notrr quc Schclklbcrg

Duchcin utilzanr

tnu

rcrmitrologie dicrcntc purcorir r rr:alidrdc dos

ct archivhtiquc
cslo

princiJxs thorigucr

tl

rlois

gnu

do princpio da prorcnincia. Scbcllcokrg frla do pincpio da pmvenirir

prn

gimim

greu c

do

pr'$lnr. prtiquca, 6arrr drr

arclrir,cs, n.'9?. pp, 88. 89,

na origcm de

princpio do rcrpcito pcr ordcrn originll para o rcgundo grau: T.

ll.

SCHELLENBERG (1988) lt965l. DUCI{EIN (t9i7).

li' rl
l,'
!

"' rnrcrcisrnr nor qc os trquivirt$ hohndcrcs &lullcr, Fcith s huin

um

viso

trur

flr
Jrciro

Mauogcncnt ofnyc.r, Ncw Yorli. Colrtmbia Urvcniry Prus, p, 92. Duclrciq por scu tumq lila tlo rcs-

cldr da Doo dc arquivos, agunrlo r gurl apcmg os dotlrlt ttos com lalo Pctnrncnc Podcm scr chuudor rrqrirns. Ertabctccil.r dcitc modo une disrinIo que os uquivisras mics rzirm cntrc orrlriv, documcnto

rxtcrno do undo pare o pimcim gtau

do rcspito intcflg

prn

o scgundc

Micrl

op. ct., p.'96,

qrr nfccc

coascrno prnrncrrtc.c ot Rcgitttotut quc co&ian r rcrlidadc dos documcntos rindr nr rdmi.

!l Jcan-Yv* ROUSSE^U (1990), op. cit.. p. 13.

:r

ir, I'
I

nisrrqorh oripm. ASSOCI^TION DES RCIIMSIES fRNAlS (1970), Man ucl it'archhistiquc.Thol-

T. R. SCHEI"LENBERG (1988) 19651. op. cir, pp.9l'95.

op.

rt

pnnt1uc

fut thins

publiquct cn Frana.

Pril

S-E

V.EPI"N.. p

22. classcncnt ct la

:: David A, BERMN c Ricbrrd H. LYTLE (1986),

ct, pp. l4'27.

"S

IULLER. ,, A. FETTH c R. FRUIN

(l9l0l, t1nncl pour k

dauipin du onhittt'

:r

tot,h CARDINL ct

al,

(l94l,l:s

ittsrnmc,t,t dc rcchcchc pour lcs atthirct,ltPocrtirt Documntor.

Lr lLyc. A. dc Jagu. p.

ll

P. 13.

i l:'

': Huhcn Collin rviqru cs(a idcia nl inrrodufo dr concmh proilrmiadl duranlc o lF congnrm dl Arsxilrinn dcs erchivius du Quibcc cm Junho dc t990. 0 rcrto da corcrmia oi todavia publicarlo scrn csa nirc cn cuvn du pimpc dc mpa dcs on&. Rlcrionr rur l'dlrt asrtrin: lluhcn COLLIN (1990).

s Errc ponto

rntrdo po Yvcs t^rcroir. uquivisu no Scrvicc dc la documcnuoo dc h Condration dcs

ir

"Lr

syndicats nacionaux (CSN). :r ARcHtvEs NATIoN^LES DU QUBEC. Politique conccnant lcs atchivct ptivct,S.l.n.d.. P. 2
no publicado),

{rcro

ft1u31..

/4rrlitcr. vol,22, n.'2 dpra

c

(Outono), pp.3-E.

!' t' 'l

l'i

"

Na

muito tcmJn j. guc nor

Arirts

naonalcs

ft

Frncc os quivirtas cftctuavan

t or3*

Tcnirios. bcm cono or uquiros rmpctivos (crtrados do Trdsor s chrnes cm PEis). fonm clto

nizq,io por *.runlo ou po lcma. Cf. llubcrt COLLIN (1990), op. rit. p. 4.
'r rictrl DUOIEIN (lt)77'r, olr.cir., p 73. rr Estlr redida& oi dvcrsu vczcr contrmh dunntc o Qur3hc nalizrdr cnr lmho dc l99O

cntrcgug ao rci dc lnglatcna: Robc-Hcnd BAUTIER (1963),

tbs

archivcs

lc dmit intcmalionelr. ccr dc

h tkitm
tF
dt
coqrcsso

Cotftrcncc intcmntiomlc

&

laToblt roudc

ila

archins (Vanovic,

l96l\Pt1

Ditccrioa dcs

dl Asociation

dcs rrhivistcs du

vcr de Fnncc. p. 12, Pon lma

lhtr dculhrdl

dss trnrfcnci$ dc nrquivos lcttnscrdor.dcsdc

uthicsr dlq vcr

o tcrnr: O pirrpio

dl pwniEncir. Vriu

coocrncir rc

llr

rcfcri

Bcrnud MAHIEU (1980)..Tablcru hbroriquc rtcs rccords-pnart su dcs tnnrcra d'uchivgr.crcrlc ln cptiiutc Con$rcucc iutcmdtionalc dc la Toble ruc

dr!.

ranr: S5hain SENCL (1991). .Unc ncrioil s tc tomcpt

fonib d'ircbivc. Conrncnl lcnir comptc du

du archiw

(Cagliari, 1974 Puh, Dircction d$ alchi.

prncipc dc 1rcotcnrc denr un conlcltc oqmiretionmt dynrmar.lerrtr. pp. { I .53: Diam CHRHND ( I 99 t ), nrPccl dcr foDL cr lc nilhu nunicipal

iol'

22,

a,'3

(lnvcrno),

vcr dc Fnncc, pp.2t-37.

JI

!:

lnrcrnoL pp.5g-G!:

*, nit'ts. vol' 22, n'' 3 Mublh DgYL,E(1991)..l.rrc{cadcsordsa h vic &r daunrnEr.rculrr, vol.2!,

rk

:t

Bcmard M^HIEU (1980) ccmcou nais dc 2)

cuju dsls! vlo dc 160l

19?6. Op. ctt.. rllp.2l-37,

Ro-Hni BAt[lER (1963), op. ciL. p. t3.

n." 3 llnr'rrrrnl. pp. 6!-65: Jcan-Yrcs ROUSSEAU (1990). plirrc

olr rspn

dcs onrb.

[r

quintcscnct dc la dirci:

rnhirrrir'.,{rr[irtr.
x'BtinEnu
CANADTN

(futom). pp 9-l{. DES ARCHIVISTFS.Conirt &platlcatm turles rcntni rhdclrlprionll990\,

vol.

?l n'?

Icxto inlcgnl datr convcno da OiLl. com o nmero U'N' Doc. A/lons. l17/14 (1983). ts Publi'

codo no tomo

8Ul984ll dtfuwc glralc

ilc

droit intcnaionol publk,gp.t29-l16.hdc

igualmcntcrcrmcor
como o furamnto

tindo no rclorrio cnrrcauc

Comirrion

lr

l'rrtnir politiquc ct

consthulionncl dtt Qubcc pch Soci{t gub6

if/n
''
F

1wr l ctcfi*kn'dct domncus d'albhts. Orrorn Bunm canadicn dcr rivigcc, Oma p. D5. CONSEIL INERNATIONAL DEs RCHIVES ( l964l.E!secr\ bicon o! Atrhiw Tcrnttologv:

dois & droit intcmrrionrl (vcr bibliognia &uc crpruto).

ideal do dhcito intcmacionrl cm maia de

Erra convcntr0 no

! qui ciudr

tr$itos. Alft,

como o lcilo

pdcl con$til,

1...t

cla PPc, mlg&

rcnth. hryli"

Grllw.

Spanith,

Inliut, tktfi.Irlctdiln. Ettcrb.

P. 15.

mls p!cr, mod$ ds mionlncrlo rurtrrios

boa

pticr

rrquivscr, rzcdo

rplo Fnitncir lcnilqial

.'_,

t)

Diatutlnahc de nminotogk atchtsrirye

o qgrt

tctic

do

rcauintc nndo o prirrpio rh ptovcni8rrirl .Princpio

oe dc

undmrd rtSrdo
ttttc ilm,caiindo.

u orgrur &

unu

tual

rrprtaifir nl dcvtu rcr nitlund om

pcla

dic'

Aldm diss. nlo tcndo lindr rdo rccir por um nncro rigniicvo dc prre nrmb,ru dm Nrcr Unido, nlo bm srltojndico.proprhracnrc diro. Contudo posr eror nscrvrs, rcbmc inporrrru mcnciolJtjl quc
cla dcrn intrcrcr algumar hiptcscr

'{-i I
I

tt c ptircpio incluit

por

rt'.tt o pncp:n ilc tupcto

ofulcn anifual,. Vcr CONSEIL

intctrlllts

cm mdir rlc lcgirh[o intcmuionrl dc arquivoc.

INTt,RNAT,NAL DES ARCHIVES (l9ffr},Dicrtmrin

9.

kllrrffigic

arcktuinigra M[ocll K G. Sru,

lll, l

pfuinr l31,untm

rtclinidoopiacfiodc rcrpio plror&modginrh.Princfibdebrir

uqui

'

r CDNSEIL ,t ld.,tbtd.

TNIERNATTONL

DES RCHIVES (1988). op'

rit, F lt?.

"".'.t "'':],.

.l

ill:

""i
98

/os
':

uNDA{ENTos D DtscpLrNA AReurvtsTlcA

.
(tggl). ,arars

PRINCPIO DA PROVENINC' E O FUNDO DE ARQUIVO,/{,',

comrtsstoN sun uAvE.lrRrouTtquE m

coNsflnmo*rn n, qreura

a dnolingukriqw pll'rncttts la rrision du natur VolitiEtc ct coutttuaucl rtu Qndhcc.Qubtc. Asscnrhlc mtonrih. p. 67 (docunrcnro rlc rrubalho n." 21 ItApenrlrrglir.rrgcntim.oElipaoNrpal.o[,crucacx.lugoslyiamsinlnmstconvcn.io,
d'annlysc instturiotnrlla. juridque

vrntsprs dr inrcgno dos noros rrquivor ldos qunis o rqivos inomlticor! not rquivos txintntcr t's quc I intcgtidc dor fundos sc coloct incquivocrmtntc do hdo dlr vrntlgcnr l"'ln' Porurnto' I couscrrliitr tlrts
orquivos informrimr

plos rcn'ios dc rquivo crirlcnt*

dans

l1llicndollhs ml(dos ditos lnrdicionuis btrrculos nr

(
I

[0i0

dc

&

lndo foi conridcrrdr r.rntnjosa c foi nccilc por unnninrkladt nn 1988. Jcnn-Fitnc WTlLLO f
dcs

9lilll.

Cludc EMANULL| (1991,..Arlivca d lourtraincrr. rclirr.r, vol. ?4, n.'3 (lnnrno). pr. 75.80,
r irnporrfmir dr conrtnlo, No caro panculrr do Qucbquc c do Crnnd. ctolt' to lcilcttrnho de Danicl Tup na Oomnissioo rur l'rt'cnir plitic cr connhrnionml du Qtbec tstf
pulando quc o Canod. conmmc a

Nurrmsr

l'crrcs lrblinhanra

ldrrmr, rol.35. p. llt8.

Por outro

"lnrgrrtion

iouvclhs archirts

ks rcniccl d'rchivcr rrisnnts ou cdetion d'imitutiom sJrriiqnni?".

ldo.

atgunns pgsoar dtcndcm quc

:rcilidrdc dc mnnipuhlo dos drdm toma o pincpio d:r

prticr intcmrcional, sc dcvcril

(1990

ngllu

por ch. COll\llSSlON SttR

L'^V

prorcnincia in:rplicvcl los Rrquiros infonnticos porgu! siio o crirdu ou os crirdores dos dados. Cuntudo, e
urn

loilr cnlio imposiv(l slbcr idcntificrdl com

cont p''tciro qrtt'trl

NIR POLITTQUEETCONSUT0NNEL DU QUBEC p.

),httnnl

tlr*dhntt n." ?? (18 dt Dcrcrllrro),

quco

d oigcm dos dildos nn blnto dc rlrtlos crrttstitrri

o criador do trndo,

l&0.

frto

drboc. A provcnilncia dos documcntos

rn

upoc dc papcl

irtrt

't coMMtssroN D'JDE

DES QUESTToNS AFFRE{IES

reCCesSnn DU QUBEC L/\

ron o indivrluo

ou com o organismo quc, no mbito drs ruas uncs. conxriluiu o conjunlo dor rlrtunrr'nlos

SOUVERAINEI SDCTARI^T DES COMMISSIONS SUR TT PROCESSUS DE DTERMIN/\NON DE

quc

mqfrm

o uado. Por clcnsio. no crso do lrquivo informticq o cri:rrbr dt um:r bust dc drdnr lr uni

I'AVENIR POUilQUE EI CONSflT1DONNEL DU QUBEC

or.t lrnltrtr.

(l99ll. tn

lrrrgion

d'tnts.

h surrtssiut

rtldc grrc pcsirlc

conltituir do conjufito dos dados m bse, puro imprtando qul a oigtm dcltti, 6 i1l1r prrt'

Qlbtt. s*cmblt nliomlc. p.

i.

quc cla krn a nsponsobiliddc dr gcsto global dr brsc.

's Crticl

pr

t'tacs azcdar omn mntul:rtlrt n rcu rcsJrcito, Vcr cm.pnicular Chndcs KECSKErlfTl

C6arlcr Dolhr abordn ramhnr rlc o princpin d.l prolcniincin

rtl:rtittntnlc ms uquilos

intrntrilicrrs'

(1986), .Tlre lvicnna Conlcntion" of 1987n, Pru'tttlttgs o!

ttr \th lbunitil Gtttcral Corftrnrt aud lltgiowtL knmr on rhfuu Atlnitistmim an! E1ional Plnnning lltcthtg: Guc.n tfu Souncs ol liorrn Hirron'; Eattnt nd lnttlrrn Aftico frlgilr (M.utc,Jlnilaad, J-8 nrara ,98r. RorD!. I.csothq Thc Nrtionrt Unirrcnhy o t*nho. pp t9!?{15.
tt Por crcmptq rscglndo ol ditor pincpior, todos
Qucbcquc

im
I

clc qm. lonc

ic

sc tornlr ohsolrto,0 pincpio rni crtgrandccirlu

dos

t tulorirldu gnrs

disciplirtr qrrr o

sru crpco imc

I innrmltizllo

drdol. olt is clcrt lhal thc fondamtntll lhtory undcrlyinl

anhit*. utirh

rltc

to

[c thrconcp othr mlurc

o rccordr

tht principlt wbichrlcrivc fmn thc naturc, nmirim

hllt ralhl

un! rdn,n1rt, Ncs incnation tcchnologhs

hrrt

not chmgcd

r norut thy liltly

to chnngt the rrnrtncntll

os documcntos quc sc

'rinrn dircdlmcnt'.ao
dc

lprincpiodr pcrtin0mir tcnirorialt

ou ura popul;ril0

ldcrcriumt scrJhe cntngucr l...Jr . Vcr Jmqlcs

nnnrn o rccods rs nidcnrc o rctions md tnsntlonr wilh a s;tcific crntrrt o crcrrion md $sf 1...1. h t1$ rcfnshing ro hcar Liv rlytllnd's rclfirmuion 0 lh ctnlrlily ofrhc conmp o prorcnrncc whirh - rs srt$rl

DROSS^RD (19?6), L'arcusion ln mtnrmincd ct l'lontrol, p. 65!,

lt

cat d

Qrlcc Montr{nl, !,tr Prcscs dc l'Unhrrcir

strls ako

nored

- it th

bnsis o rrsscssing thc lruitwolhintsr nnrl rclinbithy of clmlronic rrcor,Js. s thr

Gillcs HON (19?l). rLa r{3ioorlharion dcr anhirclr,

rrilrtr, n.'2

(Julho-Drzrrnhm). p, 5.

rolumc of narcdrl in clctmnic forrn gmws, urcrs ircrsiD!,ly will rcquin rn tht inormation hlnrlling *crt'icc tlum wirh rh robu indicntorr of lnstnonhiness, nlirbilhy. ond r':rlirlity thrt onll' :rrrhiul cornmunity
Jrroridc

r
rr

CONSEIL If{IERNATIONAL DES ARCHIVES (19881. op. ci,.. p. l5?.

(1971). qp.

thrny orn*,

E Doltrr vai nnis longc:

.Anhhirts

must cnsun

thr anhivcs rnd achi'al fundiun! tr' lh{ lrl}

'Gillt fON

rL

6.

rncqcd in r rcr of clcarotric inomilion tnd .by loc ci dirtinclirt idcoliry, Vc mn do thii ht dr'mtrri

ASSOCITION DES ARCI{IV|SES DU QUBEC (1991,. .Rornrc cmrriuionmtk o C/rronl4rrc, vol,2t. n.'I (Maio!. p,2,
riir.. ,p.41.52, " Sylvrin AssoclTt0N DEs ARcHlvlsIEs rRANAls |970t. 't

nchirtr',1lr

tndi!

in or inlct:rction whh orhtr

plrticipnb

in thc inormrtion hrndling-rcrvic

tm

thrt ucltirrl scitntr' is

thc only disriplim rhrt alurhcs signicnncc to thc contcllual rclntions oncords and pmvidts toot*

u ln

rrndtr'

SENCL (199t). op.

Mnnn

d\rhitktiqm.
a

Thtortu .t

t mti!'t!

fut Anhlwt publlt1ucs cn froncc. Pnrir. S.E V,P.E.N.. pp. 2!.2., imprunr frzcr um prncn pn nlcr rodos qunntor c*rjlm kltuhn
quc o unrb

st;rnrting o tlum. \\tc m$ continuc to rmphrtire how viltrl mrintmrncc o Povcnlnff is or rll ust* o clct' glrrtation phtr]lllt irlr hl lrr[ic innnnrrion. tn ndrlitiun. 11? mst cntu thtrt tigorour, !ulo116nro5 rrchitrl plrc - irtolly in r udrtniry tnronmcnr - rlrnt inculcrtc in surknts uchiul tlrory r lnonhJ-rc. r nrr'hi.

turundir cgr unldc natu.

r,nl rdutnion pmgra113 Doducr gndurtcs thomughly gromdcd in rn undcr*aodin3 of the

. nl

dt rrquho mrn a rmkt1io

dc arquiro quc podc ser rtsignrda nrmo mtiundo, Enquanio um

rc cilrhuiu nlturrlmentr c
muitor

o pmduo dc adh,idlder pncis:rs. o outro ruto do anilcio,

dl ulritruicldc,

vcr$ do trro: !

entiddr quc &l

rc$r[

d totllmrntc itm[h! nrtunz: c

rnzio dc mr dor docu.

ripnir'lhc pnr and mtv. nill n'eL prrp.cti. tht only schivists crn ocrr, Ctarlcs l{. DOLLAR (l99lt. "Scirin$ thc crrnc this rrsncirl opponunhy: Aphir,ists n thc inormntion lgo. Cornncatr Dcliwted dt thc Fonrth Plntnrr $r.t.tru,
rcnrnm in udry'* inftrrmation cntimnmrnt. orhc inormltion lnndling di:ciplincs.

rnicti

nrntor que r compcn.

BUREAU CANADIB.I DES ARCI{IVISTS. COT{N DE PLANIFICATTON SUR LES NORMES DE

DESCRIPTION (1990). op.

rit

p.

D4,

Xll lucmttimal Cangnst of Arhhr4 l4ontrtll. pp' 2'3. " Mhhcl DUCIIIN ll917l. ott. cit, pp. 8.1.86, .' Mrhllc DOYI (l99ll. op. ciL, pp. 6l5.

a Num nlario lpnscnrdo no

1988,

blto

rlo t lo Congrcsso lrucralcional

&

Arquivos.

rdizrdo

cm Puis cm

lcrn-Picm Wrllot. uquivim miond do Crnad, drna quc: rSe

rc.rr r

rornr dar vmtrgcm c dcr

r Mirhl DlrCllElN (19?7t. op. rr.. p. ?1. { D!d A. REARMAN ct Richord ll, LYTLG (1986}.

ap. cir..

m. l4'2?.

(I(t / OS I'UNDAMENTOS

DA DISCTPLINA ARQUTVSTICA

.' trtiil

DUCHEIN (19111, op, ct..

WTI 7[. A cstc csptito'

on$ltcn'lc tambtn

os scguinlcs ttos:

rndisr*. Irri'r.r, vol. 22, n.' 3 (lnvcrno). pp. o-J2; sylvain st*r.nt,: !f Hihry JENKINSON (1965) ;1 19221. ,{ ,olwl d Archirc Adninku
lrrnrphris
and Co. Ltd,,

&{l!{l111,u,911!.19!L4s_'llLUtS,rdy-qoglg,!!dt_llry]!i$,lSU'!ns$g'E!i5lgtmi

;:J.l*

pcrcy Lund

p.

l0l,

Nichcl DUCIIEIN (1911't, op. cit , pp. D-EO {'Carlo LAROCHE (1971) op. cdr.,57 pp.

'!

s Duvkl A. BEARMAN e Richrrd LYTLE (198), op' cr.. pp. l?, l8 c ASsoCl^TloN DS AflClllvlSTES F&q{ls (t970), op. c|, p.

19.

?1,

"'""144

"{" {..
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o

crcm

DE

vrDA Dos DocuMnllros oE

enourSgy:{

t. consrituioeeiotuodbl abordagem -{
I

\.f
Quer ar parrc intcgrantc do urquiuo

^,aol*

\i

o;fs;\j::'":^i {2 l,o r_. r... .

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:L.,. . .

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pssoa fsicr ou a"

i.,firif"-,?c''r'dc vida do rlo-

'r

qualguer documcnto dc arguivo passr pr um ou mais pcrodoslcanctcrizados pctn

rcquncia c ripo dc utitizao que rlclc C feira. Fala-sc cnmo cmcrto guq tal cono

_J, .l
..i

cmlicb

nolo de

&g!9

nu o princpio do

egyc,j!ig, faz prne d:n

o ciclo

bascs cm que rsscnta a-arquivhtica contcmpor$ne!. Cmposro pOr rrs pcrodos,

dc vida hansccndc o trabalho de qualquer arquivisla. bem como 0s supotcs dc

o e de trabalho. c forma o pano dc fundo

,J

infonu.

J,
...i

ro qual

sc apoiam as inlcvcngcs arquivsri-

crs. F.sla moneira dc rbordar

r rcrlidadc

dn organizro c o

tratrmilo doc lrquivos tem

a adcso unnime dos especirlistas quc a cles sc refcrsnr qurndo falam das atr8s idadesr*.

"l
:1
I

A arquivstica rcpartc assim

a vida do documento dc arquivo em trs pcrodos: os rlc ucri-

vidadq dc scrniacvidadc e dc ina-clividadet. Para cstc cspcciatistr, tcr em conrl o eicto

dc vida dos documcntos e as rs idadcs quc o compsm permitc uma rcpanio csscncial dos grandes conjuntos gue formam o arquivo dc uma pessoa hca ou moral. Esrc modo

I
.

dc procedcr um mcio original que os rrquivistas conslrurm, Elc tornou-se unil cspe.

cilcidadc

dt

sua disciplina. O concciro dc ciclo dc vida tnnsforma um conjunro rle rlo-

cumcnlosquantitativamntcdcmasiadoimpantc,dcsmcdidocmntaoaosmciosdc
quc se dispe para sc lhd aze facc, em subconjuntos quc nprcmntsm diferentcs citrarc. rsticas. tsto facilita uma ndirtribuio dos documentos quc compcm o conjunro e tlcixn
1

entrcvcr uma pmbtcmtica quc cnro possvcl abordar com

tesc dc succsso.

pragg1llryg. algunra hipr

I
.,1

'-t

.ir //
I I ! r ().s Fr.,l.tD{,NJ5 f.:.A

j.iin
I r3

DISFLINp- ARQUVSTIC

o clcLo

Df,' v tt>

Dos DOCUrENTos DE RQUrVo /

ti .1.
ir

A crn hisia desa abordrgcrn lew-nos a constata qu, .lJ

que sxiluivos tm ou podsn E, ou

baseia cm dois valorcs

,

ilesignar os documcnos qu.

scja,
- ^i-*:-

ou lnanceira. mas
c:,:-sc apclo iis
'

por raes de ordcm adrninistrativa, tegal / "firrrirrconservar quc eragulilizados conr mcnos do gue os primeiros. frequncia Enfim,

quc l(:i! sc: o rrincr:ito rh..: ilrrar idadcs

!g$l:U;tr.^da:$ lirht', rrc{lgxrtTJl]Ento

a criaic' dos docunrcnttrr qu ait nos.

exprcssiri ,,docu.llcr]os inacdr,{rsri, oarc|tivg1pE1gou. ?-.-.-

(gg$lljlgh!.livorll',

ilcotlri':ivt:l ilrc {ara(cflu{r, a panil CoJ ano.r 1940, .-.-.-!,.-^,,.:-.--r----rF..-

para desigrrar 0s

sll

l@Ug1139trfr!4cs.

Oercccr. inintcnuptamcnrc,

9lg!:jllglrrr-&gjlE1!.-l9rJal9r+rurryeljroJlalllp[istrativo, lgl_gtt{quellrr^ Esses docurncntos inactivos sIo clinrinados ou corrscrvarkrs consoalts

mai* servios atravs dc aaivfttadcs mhiplas e complcxas no

pdia

levar a mais nada senlo

im ou no valor de tcstcmunto, Destcs diversos usos terminolgicos, ns prcfcrimos,

rquando da publicao do livro

'

criao dc arguhos cada vcz mais numcrosos c cuja complcxidadc crcscc imagcm c na
prop{rio dc um csilo dc gcsto mais psado. E isso sem falar da dcmocratizao dos nrcios dc rcpruluio da

lrs

orchives au XXnc sicle. Unc rponsr auxbcsoins de

l'adninistruton cl de Ia recherchr, 0s trmcls (dOcumen.0s activosr, (documcntos scrniacti'

vosrl, documcntos inactivosr.

I
I

;nf

. Para

utilirar

unra

A utilizao

dese crnros-cq actualmcnlt '^nsagtuda. Assim,

erpr*sn ronsagra0a,6r crplosT dguTgnr$com todos os supcs confundidos,.

deprcssa
a

us palavras (documenos ctivosD e <docunrcnlos

scmirctivosr cntaram agon

nos hbitos c

, ' czer is vezcs de Eccgran, cntrc_o pcrodo acti{9c-o ocrrrdnjgctigL Quc h de nrris " -r- nonrul do guc alar dc umcg_od-o gmag!? Evitando rccscrcrrr agui uma histria dr arqui;. ,:i,r '.." vstica. lodavia incresantc lcmbrar quc a nosu disciplina passou dc uma poca. duranlc a )' qu:tl os nnpivos cram conscrrados unicarnentc pelo seu vator dc prora tcgal. pan uma dpoca /
durantc a gual s o valor dc tcstcmunho parccia lcr alguma importncia'. Foi apcnas no prin.

evidcncior.t a imponcia c rt 0 carclc csscncial dc se tcr cm cont! um pcrodo tanpo

so rcconhecidas cm diversas lcis de arquivo, tanto no plano profissional conro no plano legal,
Para alm dcstas considcracs, a cvoluo da disciplina arquivstica. quc caminha

gua

uma intcgrao das suas intcrvcncs, leva-nos s cncaor

t psibilidadc

de popo uma nova

tcrmiuologia quc pcrmita qualificar a palavra <arguivo, consoantc cstc fonad po do:
cumenlos activos, scmiactivos ou inactivos quc aprcsentem valor dc tcstemunlo.

Dcpis dc

vrias invcstigacs, dcpois de crmos comparndo divcrsos usor tcrminolgicos, depois dc

cpio do sculo xx, com Jenkinson c dcpois com Schcllcnbcrg, que sc rwclou a imporlncia
de sc ter cm conts

termosdiscutidocomvriosprofissionois.@ntcsdesi8n3ics:
gngivorcorrrntcs'r,
quc so conrtitudos prdocumentos activos,

quu o rator administrativo gucr o vator dc hscnu0. Quasc ao mcsno

a uma

cglq$Liglgl[gos'0,

lcmpo. scnliu-$c a ncccsidadc dc apclar

rsancc gue prmitissc repartir

grandes quan-

conposos por docunrenlos scmiactivos o oarquivos dcfinitivos'0. guc agrupan os documsnlos inactivos conr valor dc

tidadts dc documcnlos com ralot administrativo. Arguivistas somo Pmtin. Dubosq. Wyffcl c

leslcmunhorl.
oaquivo"

outrli loulcntm cnto htr m pcrodo inermdio con o scu lugar cntrc o pcrodo dc activirtatlc c o
tJe

.
,

.Esta proposta terminolgica tem

diversa\mtagcns)Em primcim lugar, permite rcforar

.-,

inactividada Este prodo intermdio devia permitir cvitar. por um lado, gue

se

e consagra a cxtcnso da palavra

ao@rnrio

qualilcando-o con os tcrmos

guardls*cn documenlos durantc denasiado tempo ;ros locais da adminislra5o dc origcm,

cujos e<paos. j dc ri rcgitos. sc viam amcaados po uma guantidarh inguictantc dc docuncnlos c. po oulrc, guc se lnnsfcrisscm prcmaluamcnlc dcmasiados docurncntos gue dcviam ser conscrvados dc modo Emancnc.

(c0ffcnrc}eointerindio,'Pcrccbc-scconccrlczaavanlagcmdcprccisarbcm'numpri.
mciro numentq quc orJlocuucnlos lgoromnx os-gquir/os

csscmi Bprfur{Dgesa

tgg{gptt

Alm disso, o qualicativo ainterndiorn d conta da realidadc do pcrodo dc

@rygr*igt!$qqgcs

scmiaclividrdc que urn estado de espcra dc um lratamenlo mais dcfinitivo quc scrl

Cgjr@.{9nnlca'91gry[e:g1!g:Darg1[.Etdo.grulgrvida:.
Consornle a poca c o pas, a designao cspcctivn dos documcntos gue ss cncontnm nun ou noulro dos trs pctodos vadou, scm guc com isso os undamcnlos da orditgem ;rlguma vcz fossem amcradm. Assim, udlizanm-se c popuseam-sc as crpesscs cdo-

climinao ou o dc1sito a ttulo dc arquivo dcinitivo. Bta abordagcm tcnninolgica pcr.

mitc-nos tanbm cstabclcccr as distincs quc se impcm cntrc os documcntos aclivos, $c. miadivos ou inacth'os que formam os supotes da infornrao e os arquivos que so rcspu. tivamcntc grpllcs. intcnqdios ou dclnitivos. conformc so constitudos po um ou outo

t...
Ju

tall{$Jtlzgeryl4 ;U/ {yruy,elt yonlywadasignu oulto cmpregaranrsc u cxprescs rdocumenlos scmiaclirosr', ruquivm intcrm. "
os documcntos quc tm a

.J ,/

cro1r4Rs Ag!!!osr. rrrqgivos 0e Eqlor,

rlgJ[rs cotrfftcsr. g1!p!I "?tngigs,vivos*,

^_-

l;-

Por

krdo.

)l /\ pnscntc
' rcr,

'N.R.C: No originrl, arquivor dc gcsllo (r,rvcr dr

3crlrorr). proposrr arminolgicr guc os rutoru da

ilr ' '-\

""" I
.
|
..1

on tlrn vindo gndualnrcntc r rbandonu. rcconlrtcndo r rur ncr raitrIo m cornunidadc rquivr

digs*, rdocumcntos cm pr-arquivogcmln, scmactive recordt, scmcumnl rccorcls, para

prccrindo

r dcrignato lquivo* concntcr (archlvu coumutcsl.

;i
t.

r 14

/ OS FL'ND/\MENTOS F DISCIFI.IN^ ARQLIIVSTIC

r) CICLO DE VD DOS tOCLlEhlTOS D /lItQUlVC)./

par:a o problcnra que

I l-5

dc$rcs coljnlo.$ de docunrcntos. Por

riltimo, isto forncce uma soluo

coloca a

utilir4o actual do {crnro "documcutos inactivoso para signiicar tflrto 0s d0.

cstivcrcn em mentria dc computador, ser flcit e rapidamcnle nccssvcis. Sn sl'ren occcssarianrene utilizados todos os dias, 0s documentos activos tm a sua principll c:rr;u:tcrgica no facto de screnr essenciais ao funcionamenh qrrotidiano. Salvo cxccp0,
es{ct; ducu-

cumenl0s a eliminar como 0s que lcvcm .ser guffdados. Com efcitq muita ente ve nessr rlesignnio. com razo, um rnqao nelltiv e peio-

ncntos c.lo na printcira fise da sua existncia c so conscrvados para rnspondcr aos

olrjcr-

.Erjv! quc s podc scrvir paru

diuulgn
j
no tcnhanr
nrflis

tilos da $ua cria0. quc nrais tarde deinirtnos conro sendo o scu valor prinrrio. Nos clstrs
frcqucntcs em que so guardados em ntcmria de computador, comprccntlc-se que os
cuneDlos chros

scgundo a qual os arqur'istas s devm inlfrcssrr-se por informnes que

dt-

valor.'[,lais, esses documenlos, inactiros para

pessoa moal 0u fsica que os produziu, so

ssan ;er centritlizados ou descentralizados. E do mesmo modo, sc a infor-

perfeilamenle ac{ivos para o utitizador inkressado pelo vnlor dc leslcmunho que clcs encerrnm. Parecc, pois, comclo alrmarguc cxisie um perodo'de inactit,idade ao ongo do qutl',

nuio nelcs conlida cstiver-em supofle dc pa;rcl, dcvc eno scr guardada o mais peflo possvel do utililryt.rr. nras pode scr ccnralizada ou desccnlralizada, Quando terminn o scu
pcrodo dc actividrde, esses docuneDtos torncm-se scmiaclivos ou passam directrnrr'ntc pu':r o pcrodo de inactit'idrde. Por cxemplo, 0 processo de um mcml'ro do pessoal de umir org;rnizro devcria pclo nrcnos scr nctivo enquanto a refcrida pcssoa cslivc$se ao scrvio

os documentos dcixam dc ter valor

prn'isre prra o produtor. .0s docuDentos

dcsse pcrodo
se

so documcntos inacth'os. dos quais :rlguns so elininados,

nio harendo j razes para

gurrdarcm. cngulnlo oulros siio conscnados pelo scu valor deiccurunho. Parn cslcs, n quc,
alguns chamrm drquivos histricoso, proponlos 0 ttrmo <arquivos definitivosu actuilncnte amplarnenle drutgado na Europa gnrs lei francesa sobrc os arguivos e que d conta, conr

dl insi-

tuiol!. 0s docuntentos contidos

perodo de actividade,
nas

Dessc proccsso rcspondctn perfcitanrente

drfiniio do

r'il:c que so,indispensveis manuteno

d:rs acividlrtes quirridi:r-

uma terminoigir mais positiva, do carctcr dc colservao permancnte. FI, pois. os documcn'los

nctih c os scnriaclivos, ligrdos ao valor primrio.

quc relcvlm respcctivnrnente

dr dita instituio, Prra ml, naurll que sc guarle 0 pocesso enr questo sob l jurisrli:io conrpleta_do scrvio dc pcssoal e a mnior pae do tcmpo nos locais sob a sulr al:ula.
2,t.2, O perodo de semiacrh'idrdc: arquivos inlermdios
o perodo duranle o quat os documcntos asemiactivosn, que ormam os arqivos inrcr-

dos arquivostimnles e dos arquivos intermdios, e quet tomados inaclit os, conhecem quei
a

elirnin4o tibr a.conscnro pemanene como arquiTos

dinitivos.

'

2, 0s conccitos

nrdios, seja qual for o $upon uilizdo, devcm ser conicnados por razcs administlr,,irrs. lcgais ou l'inanceirrs, nas nio tm dc ser utilizados para assegrar as actividadcs quorirli:rnlrs dc uma sdminislra50. Os documcntos scmiactivos dct cm senrprc respondcr aos objcctor

zz_--'----

\/--J

zl.

tts n'a, iaoa

rh

sul crirorr, mas a baixa fiequncia da

sua utilizoo

niojustifica una conservuco prr-

Como apoio rcrico destc ciclo que

pessoa fsica ou morol cnr tr's des c as noes de valor

ftplrtc a vida dos documcntos produzidos por una flscs prcisu. imponantc c.lrrilicrr.os conccltos das trs idac

xima do utilizado 0u cn mnria de computador, H at quen subdivida o pcrotr rlc scnriactividade cm trs subperodos durantc os quais os docunrentos scmiactivos so uriliz:rrlos com

pdmrio

srcundrio quc orneccm

o rclevo indispcnsvel para pr

muit! requencia dunntc a primcirr. com mcnor frcquncin duranlc n scgunrll. p;ul n
nr terceiralr. Comprecnde-se quc eslc proccdimento seja vlntujoso
e

em pcrspeclivl as trs idrdcs.

n0 seem gursc nunca se possa lornar

inpcrioso pot razcs'econmicas (espa0, cquipamcnto, clc.)

2.1.1. O ncr{odo de rctividndc: arouivo.r corcnts -:.-1.^

^.- --|J\---.---l

--'t\'

Sc panirmos do princpio quc a cconomia dc cspao c dc equipamuuo (classilcndon:s,

ncnrria

dc compundor) o ponto

mxino c dclcrminartc a avor da existncil rlo pcrrrdo

o perodo durante o quat os ducrumrros (:rcli\'osD sIo indispensveis mrnulcno dm

de semiactividrd, comprende.se a vflntagcm de conservrr 0s documt'ntos scmiletitos dc

lctividadcs quotidianas dc uma adrninistraiio. Formam eno o arquivo concnle.

C'hanrados

forma ccntralizada, a fim dc permitir tirar o melhor prosito dc

Quando acaba o pcrodo

un rrma?rnrnrntu i.u*,,.

a scr utiliz.ados frcqcnlamentc devent Jrcrmanccsr o mais pcno possvcl do utilizador ou, se

dt scrnirctividade,

os documcntos pr$$m p:rrn o pcrorlo tle inacti.

: l.tl .t.t

t I6

i os FUNDAMEI\TOS DA DISCI'LINA ARQUIVSTICA

dis em relao

clctl

Di

vlDA Dos DoculENTOS DE RQUt\tO./I !7

disciplilams da

ii;l* ' ! 'It

l '' :

''lt
'
1, t! i

vidadc. Crso inlccssantc e corcnlc o facto de os documcntos quc sc cncontran cm pcrodo dc scrniactividadc regressucm por razes

ao ciclo de vida que aprcsentmos como uut dos undamcntos

divcnu

ao peodo de raividade.

arguivstica contcmpornea, no dispiciendo iruistir sobre a fluitlcz da frontcira o prrodo dc acvidaclt e ti

de,

uigcntc enrc

Pirir ilmtnu o Frrorlo dc serniacvidade. aarnos dc nrivo apclo ao exernplo d(, pr.cesso
dc uni mcmbrrr do pcssoal, ats cvocado. Uura vcz quc o ernprcgado saiu dr organira0, os

sr:nartividiuic. pcstr ilrs precisres quc poCcnr t-rnscer 'cctlos

c1u

ir

Gxtos nornulivo$ ou ,tgulancltarcs. convcnhamos

t (rtc?'

ne.l.a

marit relaiva.

i, Ii
t'.

docurnrntos contidos no seu processo rcam ern ptrod0 de semacrividade. Com sfci0,

esses

Numa mcsma ordem de idcias, o cortc$ ft?ncos e clanrs so por veze$ difceis dc estabclccer cntrc o pcrodo de scmiactividade e o de inactividade. Mais. nessa altura prcciso cstatuir cnlrc a aplicao dos valorcs primrio c sccundrio aos documcntos cm qucsto.
os balanos nancciros de Qucnr pode airmar por cxemplo que, pAra urna dada organizao,
I

dor:urmntos dorcm scmpre concspndcr aos objctivos da sul criao (motivos dc ordcrn

adminisativa. lcgrl ou inanceira), mas a raca frcguncia da sua utilzao no aconsclha

urna conscrvao pcdo do utilizador. Justiica-re, pors, guc scjam armazcnados algurcs guc

nio nos servios administralivos, a firn de sc cconomizar,cspro malcrial ou informtico,

Alm disso. se

982 dcixam de tcr utilizao prcvisr,cl e gue, por consequncia, podcm passar

pra o pcroi

dcpis dc alguns

mcscs ou a de alguns anos, 0 cmpregado voltasse ao scras

do dc inrctividadc para se lransformarcm em arquivos dcnitivos? H muitas vezcs una cea

vio, cstar-saia apo a rcactivar o proccssq evitando assim os inconvcnicnh$. os custos c

imprcciso c uma sobrcpsio cntre os prlbdos dc actividadc c dc scmiactividadc c o mcsmo acontecc com a passagcm do.pcrodo ds semiactividade ao dc inactividadc.

conpticrircs tigadas constituio de um novo proccsso.

2.1.3. O

nosso modo

carlcsiano dc vcr as coisas tem dc se conormat com

cxistncia dc zonas cinzentas.

prodo dc inactividadq ctiminao ou conscrvao como arquivos dcinitiros prodo a pair do guat os docuncntos rinactivosllr dcxan de lcr valor previsvel

Rcpctimo-to, ncm tudo tem

nlidcz que distinguc o prcto do brunco. Evilcmos dividir o ciclo

de vida de um documerto cm trs perodos distintos c scm ligao. H lugar para cambiantcs.

o panr

organizao guc os produziu. No tcndo j quc rcspondcr aos objectivos da sur

Alm disso, o ciclo de vida dos documcntos no podc ser cornprecndido com clarcza scm quc scjam considcradas outras nocs, ambm cla. na base da arquivstica. Trata-sc dus
noes dc volor primrio c sccundriol6.

cril-

io. os docurrcntoc so ou clirninados ou conscnados como arguivos dcinitiros re possurcm valrn dc tclcmunho, Por cxcnplo, o nosso poccsso de pssoal ou ancs algumas das
pei6 qe o compcm. tcrminado o prodo dc scmiactividadc (rcgra gaal. dcpois da nrorle

2,3. 0 duplo volor dos arquiros

2.3.1. O valor primrio

dr prroa a quc dizcm rcspcilo), pdcriam scr conscvadas como arguivos dcinitivos, sendo
o rato climinado, Pcrccbcmos. poirr gue o processo, quc nosle caso foi dcpurado, no !uar.

drdo pua rcspolrdcr aos objectivos da sua criao mas sirn para tcstcmunhar a prssagcm dessc cnprcg:rrlo

pla

organizao. Ncstc caso, cslamos pca[tc o valor sccundrio do docunento.

O valor primrio dcfinc+c como sendo a gualidadc dc um documcnto bascado nas utiliza:
6cs irncdiaus c rdministrativas que lhc dcram os scus criadorcs, por oulras palavras, nas razcs

2.2. Cnnihiautr,r rye se hnpem ao conccito das irs idades

pan

as

gais

o documenlo foi riado. Por cxcmplq o ralor

pirnrio do dosricr de cmprcgldo

rcside na possibilidade que clc oercce de adminislrar de modo oicial os dicrcntcs aspcctos (con-

O ciclo dc vida dos documentos dc arguivo enoct os dcfcitoc das suas qualidadcs.
Efqoirarncntc. az

tratno, avalhq essa pcssoa prcsts

aplo

ts pcodos quc

o nosso csprito cancsiano nos lcr s coasidcrar

hncficios sociris. rcmuneao, Fomoq formao, ac.) dos semos que nr instituiio. A noo dc valor primrio cst dircclamcntc ligada razo de

corm rmito bcm &timitados. dcnasiado at. prtica corrirma qrr a linln traada cntre o pcro
do

i..

"'
,

scr dc documcntos e Bcobc clctamcnlc a utilizo dos documentos para ins administravos-

& roividadc co

dc smirctividadc tcm muito

is

wr com um clstico do quc

on

uma 2.3.2. O valor sscundrio O ralor sccundio dcfinc-se como scndo a guatidade do doumcnto brscada nas utilizacs
no inrcdiatas ou cicntrcrs. Esta qualidadc radica csencialmente no.teslemunbo

.i

conia csticada. Pan um documcno dcsss, rcr quc o prodo

o

&

scmirctividadc omca dois

trtsanc.hpohrh

sua

airo?Qlrcmpodeafrnurpcrcrnpoiandilc$& nmrdadrugacmlocds adminisuativos dcccsc?

,.-- ,
.'
.,,,.

''i;i'
I

niqo. a frcqrria

dc consulta dcdocumcntos armazgrados

rlc rnodo signifrdito trs anoc c cirwo ruscs dcpoE da criqD &Ics? Sem

qrsc suscita dvi-

pivilegiado

:;I

Tc

t'
I

i,'

r
r

r8

/os

FUND^.ENTOS

D^ DtSCtFLtN RQUTVSTICA

o ctcl-o DE VIDA

DOS DOCLTMENTOS DE

^RQtll\rol
I

r l1'

objccdml? que o donimnlo fornccc. Por excnrplo, o valor secundrio do proccsso dc um cmprcgado, rnriormente citrdo, r$ide n0 tlsremunho quc ele pode ofecer n0 quc s rcfcre t lodos'
os sspccDs da sua passagcm

, pois, com o intuiro dc urilizao mxima da informqo'contida nos argrlin s corrcn"

tcs que o$ adnrinistlidores se munen dc norntas qu rcget

lt organizlio Jos seus do"

o

pla insiruio. Enqulnto

todos os doiumcntos tm um valor pri-

cumcntos. Essts normus aumcntam o cficcia ndnrinistrativr, facilitando a clasiitcao dos

mrio gue dura mais ou menos lcmpo conormc

i
I

gs casos, ncm todos tn ou adquircm nccessa-

itquivos coffenlc$, tomrndo a sua recupcrro nrrris

scu armzrnamcnto ei consequcnlcmcnle. a sua

cil e mrris rpida e raciniilizando

I

riamcnle um valor

rclndrio.

Conro ilustra o qu:rdm apnsentrdo no final do prsentc captulo,

cons\{io.

s unra raca pmpo4o do conjunl dos arquivos de unra pessoa isica ou moral mcrece a

arn.

imnonlrlte dc vlntrtUmr boa orrlnizaclio dos rrouivos conents sera um quuDtid:ldc .,?\r4-.trr---
gcns, lais

o ncccsria conscrvao dos documcilos que apscntam um valor sccundrio.

'l

como:

\_1.--.+-

\4.^-z-

i.
I

- o runrcnto dr elimin.lo
,

dos docunenlos na fonte c

3. s consequncins rrquh,sllcns dr apticro rlo ciOo Ac niao

cumcntnl

lotal;

dinrinrrio dolvolurrtr: dtr'l

I

I.

A aplicro
dcstn abordagem

a acclcrao e n sistemlizaio da organizao dos

documcnos;

i, L.
l. I I

fln pornto

c0r10 consequncia a rcpnio d0 conjunto do

o aumenlo da proreco dr inormao: [m documenlo ben ct:tssilcadol ordrnl,lo

da pcsqtrisa dc informro e o ncto dc otrter dc fornra mais r{pid:l

arquivos cnt arquivos comnlcs (docundos acdvos), arquivos intumdios (documcntos semirc-

ilTunrdo cst r'chlivarncnte sm scgurana;

tivos) c arquivos dclnitiros (pre dos documcntos inactivos com valor de tcslcmunho), Grtllr
um dcslas eac$lri$ dc documcnlos mercce uma ordcm dc rtncnlo panicu}u ligarla dirccamenle urilizaiEo quc as clicilclas fazcm dcles. Examinucmos a seguir as suas spcctitas particularidadcs,'Quanto mais cxaustiro nun ao tratnmcnto propdamcntc dito, a clc nos rccrinnos de nrodo nruito
consagrado

- r acclcrao
nno perlincnte;

r inor-

- r tomlda de deriso esclarecida

-

graas

informro pertinentc; nio rleixr rh pmdulritt

rdministrativa dn orguizliro:

.
1..

n dinrinuio dos inrpactcs negalivos quc mobilidade rlo pessoal

rrimo tivm quc sc intcinmcntc

etn

fu funcs arquivsticasrt.

o aumcnto da cstabitidade, da continuidade

e da ciccia

I
[,:

a oplimizflo da utilizao do cspa0. do equipamento e dos recursos humuosl

a racionalizao e nt a diminuio dos cuslos da organizJo das masas documentnis.

3.1.

A organwo dos docunenlos octiws

arqnws corcntcs

.
t,
I t:.

Em contrapanida, a nusncia dc rlormas quc rcjam a organizao dos aquivos correnlcs

O cstabclecimcno.d nomas rrgcndo a oryanizao dos arquivos comntcs quc permitir tirar o mximo prornilo da informao disponvel e essencial s umr tonn de dcciso

po\roca a nais ou mcnos longo prazo os seguinlcs prtemas:

csclrncidr um dos dcsalos guc

caio. rccu;rno c conscrvao

os administradores dcvcm accitar. Com eeilo. o aumcnto

ssustador do volume de informao levnnh cnda vcz mais dificuldrdcs para

sua classifi-

- a m utilizao do cspao c do cquipamento; - a duplicao indevidr dos sistcnas de classificao;

- o crcscimento do pcssorl, cnurgue a si prprio; - a existncia dc condies de trarrlho ncn0s intcressnlcs:
a pcrda parcial ou totnl da informa50 nccessria a untr tomada dc decisSo cscl:ut'eirl:r,

.:

diluso dn inormao gue fl ililizqlo de suporlcs vnriados dcsdc os imposos pclo

computador (discos, disquctcs, vidcodiscos, discos pticos) quclc quc ainda o mais conhc-

cido c o nais divulgado, o papel, passando pclo microllme c scus derivados. Ora os docmcnlos pmduzidos ou recebidoa plos dhmos scctorcs dc actividade de urna organizao
tlevem scr conscruados duranlc mais ou mcnos tcmpo consoanie o tipo de inormacs nclcs

provocando consequsntemenlc um aumcnto da incertcza;

- a prda
3,2,

de

temp. dc dinhciro c de encrgia,

do's docamuos scnrinc,it,os

contidrs. Criado para conuctizar c

dad'o durante um cc10

rticrlrr

uma ou vrias informacs, o ttocumurto guara

A oryanwo
Uma

cn

orguh'os intcnndos

hmpo no qual dew poder sc rccupemdo rapidamenlc, a fim dc que

p!lc retativamente impoanrc

dos documentos dcvc $er consevada durnntc urrr

iniormao que clc contm scja ecal A consen'ro de um documcnlo nlo um lm em si.

celo lcmpo pila lins adminislralivos, legais ou financcims. Constilucm-ss cntD os rquivo$

]{i r g

U}.r tJr El\r.}, CrS

, r}tsctp!-r NA

Reuvt SilL.

t
O CICI. DE VIDA DOS DOCUMENTf,S DE

RQUIV/I2I

'f

conscrrnao nos tocais adnlinistrativos, cada vez mais cxguos em todas as rdministracs, onde o raror rocariro de cada mctro quadrado de so:ilho riio 0dra {rc runrenar'. os organisnxrs ro r?;rrdqr a admirir mais cedo ou mais tarcre (lue $ l! rl.crilr:nro dc rrot;unN:rrtor pouco uiilizados, cni rwaig rnais aprup.iados c gue o[c. *m una dcnsidadc de armaicnamento mais crevda do gue

internedim' Isso no justilica lodavia uma

cm r'rios organismos a devoluo de um ou dos documcnos unidadc proprietria no dia

seguina ao

pdirtq

c at rnais'raPidarnentc crn casos cxcepcionais. -.

pnr

,tttinr,.fiS@@@

vral pur a saudvel adminisuaso do cenro dc

.ratele

urcnto drrs arquivos intenndios:

u.cJl:y&gASW

flerts

k:r Qcsitc sctn

gue

conhqa para ser

que poporciona wntagens incquvocas. prccisamenlc incraco dcscs dvcrsos clcmcnros c a ronradc de sorucionar uma siruao anonnar qrrc justiir*

plica

os cscritrios, consdrui uma

utodo preciso, graat labcla dc wlecow, o nroncnlo em que sair

ilo

cenro

cli'

rcndhilidadc da conservao dos documsntos semiactivos atravs da racionarizago

crrsro.. dos cpaos,

nii.aio dos arquivos inrcrmdios. Escs csforos d'evcn ier semprc como objccvo ttimo do equipamcnto,

; J;;; ;;;rrra

ninao ou depositado nos arquvos defrnith,os, O rcspcilo dcstc clcmcnto pcrmitc cshbelc'ccr uma circutao indispensvel dos documcnlos semiactivos dcpsitados c planiicu a cvo
luo do ccntro de lratmento.

dos

Dcpois, o tratamcnto dos arquivos inarmdios implica divcrsas opcraes quc foram dcscritas cm

di recupcrao da ioormao c dos sistcmas,

redmcm*c cm ccna
de nctadc os cusros dc scr rcacc{ados para

Rctinndo os docuncnros semiactiros dos rocais de trabarho da organizao c depositando

0s

ks

orchives au XXnc sicle, Une rponse

aw

besons

de l'adnrrislruton ct

de

[uD ccnt' quc

Ia rechcrchelt.

agrupe os arquiros intcrnrdios.

conscnao- Rccupcram'sc ustos c dispndiosos cspac gue ourros

tal.

acclen-sc basunrc a capacidadc dc rccu;rno dos docurncrros guc crcs conrm ao dcpuros, A olnizao dos arquivos intermdios consisle. pois, no estalelccimcnto dc normas prc. cisas quc rcgcm r rransfcncia, da rdminisrrao pan or rocais P,cvistos para csse fln, a arumaq r rccupcro c a conscnao dos documcntos rcaractivos qu. .orpo.r.

irs; r'cupcra'sc quipamcnto guc podc scr urizado para amrmar arguivor conrntes c

@m

asim

3.3,

'#

clininaco dos documcntos inactivosl'

Rcportando-nos deinio das rs idades, vcrilca-sc guc os documcntos cnetidos

pan

o estado dc inactividade so os que pcrderam lodo c qualguer valor primrio prcvisvcl. Escs

documenlos quc dcixaram dc ser tcis s

pssou isicas ou morais

quc s criaram ou rcce-

rrru

tram no cxcrccio das suas actividadcs dcvem scr climinados.

g@gkEl9

:ggliJigUlcvc

rcspcirarum ceflo nmco dc ctcmcnto dc hsc. csrrbclccc guc os documenros semiacrivos,

Mos

os anos, urna quantidadc mais ou mcnot clevadr de docunsnos activos ou scmiac-

scr na uaidadc adminisrntiw gue os criou ou rcccbcu, ywmtncccm pmpricdade-crcr$hu dc.s$ unidr&. Diz-sc cnto dcsscs docrncnlos quc chs So

conservados argurcs sern

livos toma-sc inactiva. Os documentos guc passam dircctamcntc do cstado activo para o inactvo so localizados nas divcrsas unidadcs, Os documcntos inactivos que no adquirinm um vator sccundrio dcvcm ser ento clirninados.

nrsrr'dm arquivos inrermdios. A

deposlrrd*;;;;; ;r.

A lm dc acclclar o

scu stamcnto, as

divcr-)

unidadc

adminhtnrirn &rega

ruas rcsponsabilidades no ccnrro de ratamenro. ma' conscfira o dirciro dc rcactivar ou de

dcsra,r*;;;;,

sas unidadcs administrativas eliminam elas prprias cssc

dc documentos, dcsdc gue

apti-

qucm as normas da labela de sclcco guc no transgridam as

lcis.

;:1ffiiJi:trifi
sur clgrcrsa unoriza.ir
11

{4 A

3.4.

impc que nghuup altcno lcjr f.iu ao modo corno asro dispo$r.s ou organizados os docmcnros scrniactivos dc uma uni&dc scm o conscntimcnlo or. rnirl dcsta ttina. Assim, nio sc poder moditicar a organizao intcrna dos doormc'tos lanr. --"=rerio,qrnquun-lt ou rrard-ros rern a aumrizao da unidadc proprirrrrin-

tO-g

v{-=^/A^--fl

A transfcrnco nara os orouivos defuitws

ql
o

Do conjuno dos docunrntos criados pr umr oryanizao no mbito das ruas actividrdcs,
Q ourros,lPcnaggylrylgg[gcm

t..,

egto

(j'rn{Et{9i&dc.0s

documcntos guc vcrcm adquiddo cslc valor enconlam'

ttito-{:1ggfr rdlmnlal,diz rn pito ndWh gep .. uma unidadcq* &posirou ti'os'

p-

-sc nos lociis da adminisa0, sc ainda lizrrcm parc dos uquircs ooncnlcrs ou no ccntn dc tralamcnto dos arquivos intcrmdios. A im dc aoelcru o pmcsso dc lsttmcntq as divcnu uni-

os

&ct*ntor

az.''

nas

q1c Ec scguem uo scu pAiao.

'ons

qrro, ,

*niffilqr

us&cnmcnrs scmiac.

'),..

'

qrrcrcqrsrrt-ros &vc poder

dadcr administrztivas podcm cnviu clas pprias os doctmcnloe

rtrsdc quc o f4am cm

pn

os arquiros dcfinitivos

''....-

, norm ac'mcntc

r, ,;;

onformid@ com a labcta dc sclcqo cm vigu. O cenlo& talanpnlo

/
I

t,
I

t?l /os FUNDAMENTS D^ Dr$CtPl-.lN .ARQLUvSTICA

dos rrquivos intemdios, por sua vcz. rahsfcrc para os

O CTCLO DE

\4D

DOS DOCU\'IENTOS D RQLtlv

' ll1

aquiror definitivos

os tlocumentos quc

rccottetitullizno rle qualidadc? Contutlo, apesar dc toda a importlncia quc prcciso rrtrihttir
oos urquivos

tnr valor dc lestenrunho. O centro aplica as nonnas prcvistits

nl

tabela de seleco e obtn\

dcinitiros e mesmo quc essa uica qunlidrde de lcslcnrunhos b:rasse piua jtrstli-

junto das unidades rcspctiuq o conscntimcnto plra a msfencia dos documentos. Enquanlo asjusticaes a favor da oryaDiz.:r0. tralxnen0, conserr'.1ic e utilzalo os nrguivos corcntc$ e dos nrquivos intcrmdios parcccm nnturais cm vinudc do scu valor

car

sua organizalio. tratamnto c conserva0, consideramos que

pnciso lernr mais ltlttpr

it

justificro prra sc onalisarcm as dfcrntcs utilizaes a quc clcs podcm

drr lqrr.

ndministratho, o ncsno

[o

aconlce cont os arquivos dcfrnith,os. Julganros $er cssencial

-.-#-__:

3.4.2. A utilizrco dos arouivos definitivos para ins adminislrativos

dcmonstro. A conservao dos documenlos, oue j no tm vulor prc.visvel pnra a instituio quc os prodnz.iu. podcria scrjustificrda cxclusivrmente pclo valor de leslcnunho guc

No sc pdem jusrihcnr plcnnmcnte r oryanizao c o lrlrmcno dos arguivor dcfinitivog Sm ter ctn cOna as necessidadcs admlnisalivas a gue ele por

clcs adquircm. Podcr-se-ia nto fze vnler a rendibilidade ntelcctunl da conscrvaio de documeilos qualificados como arquivos dclnitivos do mesmo modo quc se rcenlua a rendibilidnde puramcnE financeirr no domnio da organizalo e do mtcmnlo dos arquivos corrnlcs c inrcrmdios. Contudo, considcrrmos impoanlc cxaminar ntais de ;rcno divcrsos
actorcs que podcm levar a atargff o leque d:rsjustilcacs que motivam a organizrlo c o

tczcs o tinico a podtr

rcspondcr. Mcsmo quanrto, primcira rista. os iuquivos dctnitivos dcixanm de

str tcis

administlao que os produziu, {Emos quc o scu cotltibuto qualitativo inegvel c qttc
administrao

dert poiler conlar com cles.

As noes de valor primrio e sccundrio trs apesntldrs podcm ltYn a un lillo

intclecnral que preciso cvitar, qunndo so sobrcpostas hs trs idades c as faztm con$ponrtcr, o primcira, aos pcrorlos de octividadc e dc scniactividadc. c a scgunda, ao dc in:rctivi'
rhdC. Estn Sinrptilcao lpresenta, p0 um tado, o documcnto nclivo ou senriaclitro comn trnt

t.
l{
rt

tnlame0to dos dqcl|menlos que ormam os nrquivos definitivos.

Para trl. basc'di:nos-emos cm trs ordcns de justiicacs:

a justiicnIo und:rmcnttt guc

rcside no valor ddiestcmunho quc os

rquilos dernitivos cncenam, I justiicno adminis-

trativa que vantijso cvocar. mcstno quc st inttodur,rm ccrlas clmbilnlcs na lcoria das lrs idades, c a jusriffieo
ras nccssidadcs d

objccto que

Sc conscva

plo

scu valor primriq o qual associado ncccssidade adminis'

rios

guc dcende que os arquivos denitivos podenr lespondcr s inmc-

tntivil, c, por outrO tado - c nisso guc rcside o probtentil -, o documcnto que faz plne
arguivos dclnhivo3 como algo gttc sc conservr

ura

clicntcta wriada.

plo

scu valor sccundrio muitas vczcs xslio'

li,

cindo a uma necessidadc sstrilmntc histrica, Dn a alirmar-se que os arqufg$-tlefinititos

t
(
(
Enr printeho lugar, o quc ju.*iica ou aquilo em quc se bRseir o ualrmcnlo dos arguh'os para

nio tm quatqucr utitidadc para

a administno quc os produziu c qucr Por consequnciir. sri

llWeipiti'os
'$gltygis.'.gitnmonEtjg-4eins$jearu-ta-t!1--eplidael9919qqglg
cumentos pm\'m a cxisrncia do objccto de qualqucr reconstiluio c o il rcnlidade voeada. Este

podcnr scr urilizndos paro lns histricos. r,ai um passo qug:'llzug[g4-Cl-cgrencrt.

efcito'mris pervcrso dcsla viso no mnimo rcstritiva. o de rcduzir bast!ilc o lequc 10li fins
e das clicntelas a valorizar no

t
t
t

Rses do-

r idelidsdc

dcsta ern rcla-

de uma juSifrca0. menosprczando, cntre outril1; ctti$mbiro mais impoilantcs, ou icja, o qdministndor quc criou o documcnlo, sns, um dos clicnlcs Vcriica.se, pois. quc a cquao rclativa utilizao dc arquivos dtfinitiros (arquitos flci-

papl

de hslcmunho pode ser atribudo n pessoas quc onlntenle,

nitiros = v:rlor secundrio = ncccssidadc histrica) conln una rcstriio que printor{irrl
m:rlizrr. Assim, nio sc dcvc associu o valor sccundlrio necessidadc cxclusivamcntc hist-

gnas memria, lonaiio nusd\rl a nconstituio de um ac-ontccinrenlo, dc um coslune, dE

un conto ou dD uDu dccis0. Podc tambm scr econhtcido a objcctos dc nrtureza muscolgida. c o quc nos intcrcssa aqui. o prpl pde

ricl, uma vcz gue SC povA quc

oS documcntos cgnrcrvados por cSSa razo

so Uilizados

plrl
as

Enim,

scr dcsgpJwrhado plcnamcnlc por documcnou

todr a cspcic de ins c que a ncttssidade Punncnlc histrica apenas uml enlr outrils.
Uma vcz comprccndidas accilci cstas Prccises pcrmitem.nos tlcmonstrar a lorlus
nossas clicilelas adminiSUativas qucr mcsmo pnra clas, a posse dc documcnos de lrquivos

ros dc arquiro, manuscritos, otogralas,

rrpor.

plnnnl@nQflr@Qmicrofilmcs

suportu informtios (discos gidos, disquctcs, ihs mqgnticas, disms

piq vidcodisct$.
lomlm pmsrtct uma

visto quc clcs rccordanr dc mnncin objectivo c aut8ntica [s aclividadcs de urui pcssoa ffsica ou
moral. De

deinitivor organizados sc rcvcla um tnfo esscncial quundo tivcrcm dc rccon$liluir fl

cvoluEo c

su:l

cco modq no fazcm os aquivos pute

desscs lestemunho gttc

rcaliur eslutlos rcuospoclivos.

.\

tzr /o.s FUNDAMENTOS DA DTSCIPUNA ARQUIVSTICA

3.4.3. A utilizao dos arquiros dcinitivos para inr dc rcconstituio

o ctcL DE VIDA I]S DOCUMNTOS DE

docunrcilos de uquivos dcinitivos quc
a

i,i iI
,

i Fr
at

^RQUIVO/!Z5
a hcrcditar iedadc

iii' 't r
i [:

'i.,

sccundan para rcalizar cstudos sobrc

dc ccas docnu. Os trubnlhos do Ccntrc intcrunivcnitairc dc rpcbarchc sur lcs populations A rtr:[inirro dl paiavru <p,cs{uisao laz rcfcrncir
a

quak;ucr rsfrrro pan encontrar algunta

(S0REP), quc q historiatlor rard louchart dirige, siip rni rrova derrc tipo dc ulizuo.

,l 't
! i

coi:;1. No casir quc uts intercssa. essc algunra coisa cobrc ulra realidade muito vasE que vri

Jm

eSrcs casos

itncm

rr

dcmoustrar qu( a rcCorrstitrrio histrin, para a qual

Os

uEi-

do cnnhecimeno dc acontccimcntos ao conhccimcnlo dc uma civilizao, passando pelo dc pcsonrgcns, organisnros, inslituiocs. Ora, os meios para conscguirmos csse conhecimcnto residcm

y.o5.dq$qitivos..si,o-ss-nciqis, intcrcsso cspecinlistas de vrias disciplirras. Parccc-nos impor-

tante fazcr valcr esta dimenslo no nrbitO de uma justiicao da organizao c da conservr-

m rcconstituio cnlcr

Jida ern sentido

latq de um cslado dc origcm. O investiga-

dor intcrcsr:rdo pclos arquivos elbctuar

c. conormc os casost o quf

as suas pesquisas no intuito de uma reconstiuio

j no se trata dc uma justilicao dcmasiado vaga que o dos arguivos dcinitivos. Assim, apcla r necessidadcs no dcfinidas da invesligao cm gcral, mtn dc umt iustiicaio dcmasiado restritiva qu considera unicamcnlc as neccssidades dos historiadorcs, as.guais o arquivista dcveria colocar cm primeiro lugrr. Estcs factores dcjustiicao sco simltaneamente mis prccisos s mais detalhados,'dado quc se vo apoiar numa concepo da reconstituio 'quc " prcconiza qua cla scja um nrtodo til a vrias disciplinas. '

,i
t
I

'l:

ir tentar rcconstiuir sqq unidadcs simples c quc ocupam

cspilo{ scos ou lcmpoais mcnsurvcis, c0mo um acontccimento, uma Pesonagem, um

edifcio. uma cslruturr administraliva, um organismo. um costumc. um acDrdc, ou unidadcs

mais complcxu, como um domnio dc actividadc, um tcm, uma pocr. um modo dc vida.

A rcconslituio podc tcr dicrcntes objcctivos. ctuo guc

sc

pdc qucru rcconstituir

um

Dc tudo isto rcssalta quc vrios domnios dc actividade ttm uma ncccssidadc Psmcntc
das fontcs esscnciais quc so os arguivos dclnitivos e quc, ncstc scntido, os qgigs-dc

dlto pun e csscncialmcnte

Ricl

histrico.

quc acontccc com qucn rcconsrini o poccsso dc louis

as circunstncias quc

pn

mclhor conhcccr cssc acurtccimcnto c

o.ro&aram. No entanto.

arivo

sc.torngSm..vcrdadeiros laboratrios pua vria diiciplinas das cincias

ttygryS'

a rconslituio histrica

un mtodo utilizado com vlnlsgcm

Por oufias

disiplins

alm da

das ciEncias sociais c das cincias p,-gas, Do nrcsno modo gue os sicos, os gumicos. os

histrria Por cxemplq como alirmmos no pargnfo tnlcio, os administrdorcs de ma instiruiftr rccomrn rcconsrituio historica, a im de conumarcm dhcitos histicos ou pan comprccndcrcm mclhor as origcns dc uma actividadc, dc uma un0, a im dc cmitircm uma opi-

biOfofo irccisam do scu laboratrio para emprcenttcr c lcvu

cbo as Eurs Pcsluisas, o

,

ngenhciro,ouquieclo,ourbnista.ohistoriador,osocilogo,opoliticlogo,omdico,
o cincsst!, o homcm ou a multtc dc tcatrq o administrador, podcm tambm ctcs prccisar
desSc matcrial dc laboratrio quc so os arquivos para enrprccndcr c lcvar a cabo vrios dos ,seus

i
:

nio sobrc

cstas. Numa mcsma ordem dc

idcirl

quem no cpao

rcgcsso s origcns

cccturdo atnvs de cadazcs. fotografias, manuscritoc, quc vrias grandcs cnprcsas

f*t

rpt^

projrrtos. docuntntos dc arquivos deinith'os pan diwrsos frns c' Po con-

drr um ar rcm a uma campanhr pubticilria? Um anirrcrsio (25, 50 ou !00 anos)

tambm,

Esta divcnidadc dc clicntslas deve intcrcssar.nos muito cspccialmcntc, porquc dcmonstra

muitu rtzcq o momnto plcgirdo

docuncntos quc compcm

Fn m

cmpnsl bmar conrcincia da imprt[ncia dos M muio ela sc tinha

r utilizao

dos

os mais

scus arquivqs dcinitiios c dc cuja cxistncia

sequncia,justifiga-sc plcnamcntc quc se invista na organizaq. na conscnn{g dcstrs fon-

cv;uccido. A artc lcatral or cincmatogrica ccont lmbm cconstituio histrha e, Pa-

iei dc informao quc constitucm,

ciplinas.. ,

petos testemunhos privilegiarlos e objcctivos quc

s neccssidadcs dos

tida a drrrmcnlos dc arquivos &finirivos pua rccrir um trajq onstruir um cen&iq dcinir
un pnonagcm, situu um lugar
e aprcscnlar uma poca Bast mcnciona a tulo dc cxemplo

cpccnan, uma das rcspstas mais adcquadas

cspcialistu dc vrias is-

csus otrras-primas dc reconstituio quc so os filrss Molin

C.rmno. No abusiro atirmar

Nonc da Rosq, Anodeu$

'

'.'\
t..-'

0 ciclo de vida idos

cstas proilu6cs cincmatoglicas dc to

du

qualllads no

tos dr disciptinr arqqivstica. Os. conccitos e as nocs cm guc ssscnt4 guc se trate das trs ,idadcs, das noOes 0c valor prirnrio c de valor sccundiq, so outros tanlos factocs detcminantcs quc vm cstabctecer com ptccis0, por via de conscqu0nciq os modos de organi'

tcriam podido cxistir scm um conjunto dc tcemunhos ondc os arguiros, scm dvida alguma,

trponm um lugu impctrila A uquitcoun

disciplina quc

orlm cxanplo quc ilugn bem o caso dc uma

oub com rnrhgcm azcr rpclo r unn qurntidadc dc doctmcntos'& quivos

. . zao cslcclicos dos arquivos corrcntcs. dos alquivos intcmdios c dos uquiros

&linivos,

1,.J.t . .-'r

dernitivm para rcalizar com rito rcconituics dc gnndc mlo A tcrmiaar uma tisla de caOcs qrrc podcria coinuar, citcnros r

pli.
dos

,,

p@

csrgi!priqcora!qtctralo
numa uquivstica global.

das intcrvenes do

.,.

.1.'

rrdicirnqrcmsiu

rccotdi[thfuhigfiicac

uquivish e

.,t.1
il. t.

'. '': -:

rr /o.s FUNDAMEITTOS D DrSclpLrN^ ARQUTVSTIC^

O CICLO DE

vlDA DOS

DOCU4ENTOS D

/{ReLrrvo/ t??
ln utto

Qunono

4.1

gcrslocilc. on& os ,q[ivos rccbcm um mnimo rle rrcn0. isso fcho corn bost ttls tts id:rddr. hdo. faz-rc nntar quc no utilizmos n clprcso rtcoril drs trs idadrsr corno crtjls possibilidadcr dt uplicro ncctssitrsstm dr scr vcriicdns. Prcqinor
lsc

O ciclo dc vida dos documenlos e os srquilos*

Itouni$ncia intcrnr
I

!c trut;l$c d!: unn hiprtrrt:

rlu

dc conctito ou dt rlrorrhxrnr

Provtnilnch cxrma

dgs.lde
inmtivo c dctc scr clininado. Em conrapnridn,

: prcciso comprmnd* o rcrmo, uinaclit'o'inum contcrto dc ruilizao dos rlmmcnros ritril firrs irrlnrinis.

+
A criao

J
ol r ncqrio
dos dorumcntos

tnth'os. Assim. m documcnro quc jd no tcm lrilidadc pma r rdministr:ro quc o poduriu ou lu.rchru tr rtirrr
sc

clc rprcscnu tm valor dt c$cnuDh. (rm!-se l dr!(ultrltu

t00*
dos documentos

quc

rr pmr
I

dos arquiros deinitivor.

un scrttido lato. d modo a quc clc possa

D[m$ io lcmo qr.alu administrathor

aplics.sr $rnt xos rlui.

vos de pcsrors

sicrs conu ros d; pcsroas monis.

---r'+"r':
rc blrcia mrls an doir pcrodor do quc trn rrlr, Nus mnrr

Elimiu[o
dc documcntor

r H o;os tm quc
cm quc

t orgrnir4tro dor rquivor

inmtinrs

qurntidrdc dc docuntcntor rcrtrih, o scnro comrrn pcrmite

ilo

lcr rn cottt! o prrodo l:rnr|ilo rlc

sri

*mi:rctiridrdc qur r trstc cm dcfinitiro por rozcs dc cconqmir dc crpro c dt ditbim. ccononi:rs qtr
so

Vlh,r primrio IIn nduzidr

DO

F*-;ffit 'i'r.-coini
|
lo
I

,l
Transcrtmir Eliminr5o dc docuinrirroi

cD $t nio d ncccssirirr uplicnt o pcrodo dc rcmiuilidrdc, os doir pcrodor rcsunls co!rm percitlmtntc !$ nors dc v;rlor pri'
o

rcrlirrds st u qurilidds

jstiicnrcm, intcnrsrntc notrr quri ror

c$

mrio c tlc vrlor scMio

dtnidu nnir

rdiantc ncar captttl& Nio cntn rno crn lin}a dt ronra

rlinti.

nitio prulttssh da l;nri! dr utilizlio, 0 docuntcnto

til c rttivo, 00 j nIo riril c rnrna'rr inuc'

inrctilus

liro c dcvt
apnnr

scr clinrinrd ou tnnrfcrido pnra o trquivo dcinitivo, Eur clsos dcstrs.

l!

trs irtadcl pusurn a rr,r'

l'^LOn pnnrnlo

v,rron sEcuNDRto

du*
r

' Em ntados do s&roxs, julgou-sc, cndlmrntc, quc n nrlcnrgnrr aplicrrdr ! orglnizro rlr lqrrir,or; prmas mrdnlm

ru

I
Tnndcilncil

r roluto pcrr o aumcnto rsushdo dc cnonn$ qnrntidrd; dc doomnloc. Mris

nlgumas

nrtilurotr. undirrrrrr, r
um

crdhr, quc o suponc inormtico r mluio miraculosr p:rn os prohL.ru:rr rluc

r *txploso documcnhb 5.t0

de trdos oe documcntnr rcccbidor ou crindor

tcvanlo. Contudo, d prctiso quc nos dcmol conq

Valor semndrlo

l".n"***l dcnhiror
I
{,t
I

r informtiru.pcrmlncc

inrhr

*.fnclu ryoro I 1

vividar.rt rgora.dcmontrurn que o inlurrir do ruponc infomirim nrnimr no quc rm pnpcl. Notrsr nmmo cm cctos cFs rlur n inonntit,l

nrpitr

dirninuillo da quantid,ldc dc documcntos

hm rcndinii! pr! a

furr auncntrt

-- nd

tcrtos: .Robcn-Hcori

n*'tgc*o

dc Cuot Coutlct o Qurdro

dihnrrrc do ql foi publicrrto m

rtno

origlnrl.

I O lchu mconrrr infrrnnrrcs nrito ;rcnincntcr rtltivrs r mu cr,olu[o dr rquir,sricr nns srgrrintus B^UER ( 196l), .Lcl Arivcrr, cm C. SAMARN (ir.l, L'hlsrohc rt tts wttuuh,s, Prrir Gattimmd (LrPliark). pp. tl2l166;Jquti DUC-I|RMErl Jcrn-Ywr ROUSSEU (t9$0t..L'irrrcr.

Com cna lltcmio prctrnrh mnigir-st urn dos pmblcmns rh cdiSo.cunrdiana. na

qull

os

documclos nctir,gs

d{pcndlmc dcs architcr ct dr lr gcslion dcs docunrentr: unc uppmrfic globllr rtc l'lrihirisriqur.', ..ln/rirrlr,

cnm incomchnrnle arsocirdos

un

valor primrio mxinro c ol documcilol scmiarth,os

um rrlm primrio

rtl.

12.

o.' I lJunlo). pp.5.?8: Jon FVIER (1975),

[.r

orrrrrr. Pari:.

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quc prhrb rcr nrfurido. firo ou mlo. Nl mlidada ngt-o.rdc mI*.iS g .*- :or 'a rcqu0nch do utitizrlg {or dpqumnror,, qlr podc rcr nriri}OuziOai ncr ou b,:.-.,-.

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t alit ccc rrpcto dr orgrniza50 dol nquh,os intcrmdioe qtr. cm prilnciro lupar, prmhiu

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duu-rc dc um tingtgcm qm !r lpclq cntn oilnr oois!$

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nrdibtidub dal ruas inrauncl

Q 1gms rpd-arguivagcn, lct'lntr problrmns, poir pmcct considcnr oJrcnrs cono arquir,ot os drrcrrmcn.
parccc-nor prccdttl cr,ih

tor conscnnds dc modo Dcrmrncntc. Or ouror, qucr or rclivG qrrr os rtrniraivos scdon rpcnrt pr.uqui{os,
Ern

conscqltri4

! utilirilo dcir

tcrmo gue no sc roldurn com

dcnitru gkr.

bal da

prhur.nquiw,.
dc

Po& cmaru.sc nas otrrs

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ohr quivrtic:

qur o comco das tr irhdu. quc cucruiza r ugrniralo

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t 0|il!rilo

'Parcc-ms inl insistir no tcto

r utiliz{o dcst! lcnm

no

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dar muis

apopirillr

prrr

porlr, quc

odcptor no plrno lntcmlcionat. No ilagcrudo afirmru quc,

nol nprntmo com o valor tscndsl dos lrquivos dcnirivos,

2s /

os

FUNDAMENTOS DA pISCIPLINI\ ARQUIVSTICA

.arquivos rlcfinirivos,, cujir utitizrio csr rirris rmplrmcnc divulgrdl na Europa c na ricr

0 ttnro

o coctcr

robrcstrk 6ntriona snbrcrrdo dcsrlc quc oi utilizrdo na lci dc rrquivc crn Fcanr), tcm o iilctcsse dc azcr gcmiectivos o dircilo ro nonrc rh pcmranncia dcsscs lquiiros c.de no ncgar os documcntos lctivos c
dc rlrluivos'.
,t

O,

*o,

.rrquivol corcntcsr, .tquivos inlcndior c rarquivr' &finitivorr fonm aprtscnlador como

Jrorlgrrlo

conrrituir os pililr dc

um rrqlivstica globrl

c intcgndr m scguilc lcllo: Jrcqucs DUCHARME c

tcrn-ytcs RoussEAU (lg80l. .L'.inrcrddpcndrncc dcs rahivcs ct r lir gcstion dcs rcurnentsl ulc lppmclrc grlc & l'uchivistiquc', r{rciyer, vol. l?' n'' I (lunln}' p' 27'
r: Na prtica. a cxpcrincir tcndc

dcmonsrar quc, ncslc caso, o pcrodo dc

arti''llrdc cquivrlcntc m

pcn'r de crnpttgo ro qurl sc acruccntan dois anor durunc os quris sc dcvc volur rcqucntcncltc r0 Pocclso. t' Connrilmcn(c ao quc ccrtos cscritor d{o l enlcndcr. rr crcmos quc o Yillot primrio nilo podc scr qurrt tificr,to,
Jr,rir

dc utiliratr0' <rc valor crisc ou ntro cistc, O rluc, no cnlrnro, podc scr qurntificado r frqu0ncil prccirurcntc ch que podc scr mais ou mcnos impctrnlc. Po( irso, no cslilnos dc rcordo com oe rutorcs
na

dn Hmtul l'archfuistguc frlncls quando,

tr

pginr 123. rlam dc vrlor primrio rc{uzido'

Errc afinrrncnto do pcrodo dc rcmirctividaCc rortscntado cm: SS0CIATION DES ^RCtllVlSTES FRANA|S (19701, rrcr rcld'arjhivistiquc,fltloricct pmttquc dcs Archivcs publiquucn Fnncq Prris, s.E V'P.
E.N.. nn.

ltl.l16.

"

E*e rcnrn

utilreto dcntro dos limitcs

ixrlx

nr scco I do pcantc crptulo'

lfisenLlr 3.on -(vil, j cou'^tr.,( ,(,"4 \05 lundnwttq ,dle ,oub;rto- oq"iw'tb'lq'c'o- . l^p@: isnr WYL&L t
(

' dc sn qlrrr Fruco cvolufrlo (primriot ou rlc sincmr imporrlncir (sccrrndirio-). ' tt Oir.-rc dcstc tcstcmrnho clc privilcgialq poquc o docuncntd dc rqoivo oi crirdo $lc
cxrcto r decmpcnho dr rctividrde

" r pvrrs .prirnftior

c qsccurdrio, stro usad:rs na tur rccpio cronolgica. Ntro sc pcnsc quc se

tnlr

no momcnlo

&

quc

rlc

rpoio c da qual d tctcmanho. Diz'sc tamb{m que ohjcc'

fho. poqw. inichlncntc, o &nmento nio foi onrtitu& tsrt Fmiti il8a posilivl o mgrtivrmcltc um

ficrr nnr

rp-co:ts puil

o iltll.

As di{osiet

dr his rclaivu

ro rcrso

! nfomrqlo

trn connrdo prcccdrcia sobrc os rcgulantcntor

stb

ou uo prrtedimenlos inttmos dos orgrnismos visador.

f'A

tirbcl:r rlc sclccfu{catctdict dc corrn.rrro,r)

0 illstrmflo $lc

0emitc a8upr as cgis de cotk

quc' scne&r rtopr.rdrs gor ornr organizrfu, rdministrJrs, difundi-tr, rpllc;l* c controlllas' Fazcmos notu r crin.o, r agrovryo, I lplicatro c r mualiz4to dl tlbct! d selcclo o ngldu ph loi rur ar

Qurhque.

lcs crrfiirc.r.

o6ndc. coolc-sc: caml couluRE c lcan.Yncs R0U9 afthirr au Xftntc siclc: wc rym* anx furop dc l'atlniaittruion ct d la rcchcrchc, SCAU t ItS:!, Lts Mrntr{rl. Univcnit dc Moil{rl.0p. 14&149. ' 'r pan urm dcrr(io mds &rrlhada &su opnp. consltc-rc: cml couTURE c Jcrn-Yvcs RoU$ Pltl
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(l9l).

fapporl uutttct I9XLIg'9i. SaREP Ccnne interunivcnitaire dc rechcrclut

nr lu

popnlatiut,Univcrsir rlu Qu{bcc Montrrl, Unircnit

PP.

kvrl,

Univcnit McGill. Univeni dc

Montrcrl; Sctcmho. 2J6